Рейтинг: 4.8/5.0 (1849 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Поговорим о таком нюансе оформления кадровых документов, как скрепление сургучной печатью или опломбирование. Ведь для некоторых документов это является обязательным требованием, невыполнение которого может привести к печальным последствиям. Но обо всем по порядку.
Для начала определимся, для каких документов это требование обязательно, а для каких желательно, но можно обойтись и без него.
К первой категории (требование обязательно) относятся прежде всего книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книги учета). Так, в п. п. 40 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила) установлены основные требования к ним.
Книги учета должны быть (абз. 4 п. 41 Правил):
— заверены подписью руководителя организации;
— скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Как раз на последнем требовании многие работодатели (а точнее, кадровые работники) «спотыкаются».
А ведь невыполнение даже одного из перечисленных требований приводит к нарушению трудового законодательства и к привлечению работодателя и руководителя к административной ответственности, что подтверждает судебная практика.
Судебная практика. Государственная инспекция труда (ГИТ) в г. Москве в связи с обращением работника провела внеплановую документальную проверку соблюдения трудового законодательства у работодателя. По результатам составлен акт о выявленных нарушениях трудового законодательства и выдано предписание об их устранении. В частности, отмечено о необходимости вести книгу учета движения трудовых книжек, опломбированную или скрепленную сургучной печатью.
Проверяя законность указанных актов ГИТ, судебные органы подтвердили их правомерность, отметив, что ГИТ действовала в пределах своей компетенции, а выявленные в предписании нарушения работодателем трудового законодательства являются очевидными и подтверждаются представленными доказательствами, достоверность которых опровергнута не была (Апелляционное определение Московского городского суда от 02.11.2012 по делу N 11-24946).
Судебная практика. Суд, рассматривая дело по обжалованию актов ГИТ, в которых установлены нарушения, допущенные работодателем, подтвердил их законность. Так, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не скреплена сургучной печатью или пломбой, что является нарушением требований ст. 66 ТК РФ и абз. 2 п. 41 Правил. Указанными действиями работодатель совершил административное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (Постановление Московского городского суда от 10.09.2012 N 4а-1925/12).
Требование об опломбировании (скреплении сургучной печатью) оправдано, поскольку срок хранения заполненной книги. установленный п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утв. Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010), составляет 75 лет .
Для остальных кадровых (и не только) многостраничных документов требование о скреплении сургучной печатью или опломбировании не обязательно, но иногда целесообразно. дабы защитить их, например, от несанкционированной замены или потери листов. К таким документам можно отнести локальные нормативные акты, журналы регистрации (например, по охране труда), книги учета и т.д.
Рассмотрим оба способа защиты документа, отметив, что выбор конкретного способа остается за работодателем.
Скрепление сургучной печатьюГлавное назначение сургучной печати — подтвердить не то, что она проставлена конкретной организацией (или конкретным лицом), а то, что целостность документа (книги, журнала, письма и т.п.) не нарушена.
К сведению. С давних времен надежной защитой для сохранения тайн и секретов важных документов являлись печати, изготовленные из сургуча, о чем свидетельствует и выражение «за семью печатями».
Сургуч попал в Европу из Китая и стал известен под названием «испанский воск». Только испанские мастера длительное время изготавливали сургуч и тщательно скрывали тайну его производства. Но в XVI в. один из немецких авторов раскрыл в своем сочинении столь охраняемый рецепт.
Производство сургуча стало налажено в промышленных масштабах. Возможность купить сургуч появилась у всех желающих. Сургучные палочки стали распространяться по всему свету.
В числе первых, оценивших те возможности, которые давала сургучная печать, стали дипломаты. Поначалу только дипломатическая почта тщательно опечатывалась; государственные секреты требовали соблюдения строжайшей секретности. Постепенно и частные лица стали использовать печати из сургуча; письмо с такой печатью очень солидно выглядело и требовало серьезного отношения.
В XX в. сургуч стал использоваться в более прозаических целях. Почта России запечатывала им письма и посылки. Затем сургучной печатью стали скреплять прошитые и пронумерованные документы.
Сургучной печатью скрепляют, как правило, документы недлительного хранения. поскольку сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется.
В случае выбора этого способа скрепления документов необходимо учесть, что:
1) для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов и пожаров;
2) печать должна быть металлической (латунной) с высокой ручкой;
3) печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно.
Надо отметить, что ни Правила, ни какие-либо иные нормативные правовые акты не дают четких разъяснений о том, какие реквизиты должна содержать печать для опломбирования сургучом указанных книг. Следовательно, на сургучной печати могут быть любые реквизиты, свидетельствующие о принадлежности печати работодателю. например:
— наименование работодателя;
— словесный или изобразительный товарный знак работодателя (ст. 1477 ГК РФ);
— иное изображение, позволяющее установить принадлежность печати работодателю.
Форма печати также может быть любой, не обязательно круглой.
Так как речь идет о печати, необходимо разработать собственный макет и утвердить оттиск печати соответствующим приказом.
Если у работодателя несколько печатей (а может, еще и штампов), то лучше утвердить положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации, в котором упомянуть такой вид печати, как сургучная.
Скрепление пломбой (опломбирование)Правилами требования к пломбе не установлены. Поэтому необходимо определиться, что такое «пломба» и что можно использовать в качестве пломбы.
В нормативных актах само понятие «пломба» не определено.
К сведению. Слово «пломба» происходит от латинского plumbum — «свинец».
В словаре С.И. Ожегова дается следующее определение понятия «пломба» — это жестяная пластинка или сплюснутый кусочек свинца либо другого пластичного материала, которым опечатывают (опломбировывают) различные предметы, товары, помещения.
Отметим, что происхождение и словарное определение слова «пломба» не обязывают работодателя использовать только свинцовые пломбы. В настоящее время пломбы изготавливаются из разных материалов, выбор которых остается за работодателем.
При этом целесообразно учитывать следующие характеристики, которым должна отвечать пломба :
— персональную идентификацию;
— одноразовое действие;
— обеспечение защиты объекта от несанкционированного доступа;
— индикацию вмешательства;
— сдерживание от проникновения.
Такой вывод следует из Межгосударственного стандарта ГОСТ 31282-2004 «Устройства пломбировочные. Классификация» (далее — ГОСТ 31282-2004), действующего с 01.01.2006.
Ведь в п. 3.1 данного Стандарта установлено, что пломбировочные устройства — это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах проникновения.
Учитывая, что Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, при опломбировании книг учета необходимо использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004 .
Среди видов пломбировочных устройств, перечисленных в ГОСТ 31282-2004, для применения в нашем случае наиболее подходят пленочные пломбы. Часто их именуют пломбами-наклейками или индикаторными пломбами. Их используют на стеклянных, деревянных, пластмассовых, металлических поверхностях, а также там, где по техническим причинам невозможно применение иных типов опечатывающих устройств.
Рассмотрим особенности данного вида пломб:
— она может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем;
— на поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки;
— как правило, такие пломбы имеют индивидуальный, неповторяющийся номер;
— о вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить;
— по желанию работодателя на нее может быть нанесен логотип компании, предусмотрена графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего.
Но главное преимущество данного вида пломб состоит в том, что она плоская и не будет создавать помех при заполнении книг учета. При этом пленочная пломба более устойчива к повреждениям, в отличие от сургучной печати или свинцовой пломбы.
К сведению. Ранее действовал ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры», утвержденный Постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Им устанавливалось 7 типов пломб, один из которых — пломбы бумажные. Именно от этого документа пошло применение бумажных наклеек в виде пломбы. Однако ГОСТ уже не действует! Поэтому одной бумажной наклейки для подтверждения выполнения требований по оформлению книг учета недостаточно .
Теперь скажем несколько слов об особенностях использования индикаторных пломб :
— перед нанесением пленки необходимо очистить поверхность от грязи и пыли и произвести ее обезжиривание;
— далее надо снять с пломбы бумажную ленту, наклеить пленку на рабочую поверхность в контрольной зоне и как следует разгладить, чтобы предотвратить образование воздушных пузырей;
— после этого заполнить заверительную надпись.
Обратите внимание: чтобы книги учета считались опломбированными, необходимо вписать номер пломбы в соответствующую строку .
Учитывая, что пленочные пломбы — это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, целесообразно вести журнал учета движения.
В заключение напомним, что невыполнение требований, установленных трудовым законодательством, является правонарушением, за которое предусмотрена административная ответственность. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ с 01.01.2015 штраф, налагаемый на организацию, составляет от 30 000 до 50 000 руб. а на должностное лицо — от 1000 до 5000 руб.
опубликованно. 2016-02-16 09:00:00
Согласно Постановления Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003г. (пункт 41, Глава VI Правил), "Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы". Разрешается для этих целей использование индикаторной одноразовой номерной пломбы-наклейки тип СКР2+ . Вести данную книгу обязана бухгалтерия, а не кадры!
До чего же бывает обидно, когда трудишься на совесть и, казалось быть везде царит порядок но вот приходит проверка проверка Государственной инспекции труда (ГИТ) и не находит ничего более «страшного», чем отсутствие сургучной печати или пломбы на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них! Казалось бы, книга прошита, пронумерована, даже печать стоит. И все равно. штрафуют.
Да, вынуждены признать: несмотря на то что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них введена в оборот еще в 2011 г. до сих пор очень распространенной является проблема ее правильного оформления. И, поверьте, это настоящая «находка» для инспектора ГИТ. Случается, что для выполнения «плана» инспектор идет по пути наименьшего сопротивления и просит представить в первую очередь именно этот документ, а в нем все замечательно за маленьким исключением - отсутствует сургучная печать либо пломба-наклейка. Дело сделано: инспектору - выявленное нарушение, а вам - штраф!
Что делать, спросите вы, чтобы замечаний и штрафа избежать? Конечно же, выполнять все требования закона. Но сначала придется в них разобраться.
Требования к оформлению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них определены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») (далее - Правила). В соответствии с п. 41 Правил книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Вопреки этим строгим требованиям далеко не в каждой организации встретишь книгу, которая была бы скреплена сургучной печатью или опломбирована.
Главная задача пломбы-наклейки – защита от несанкционированного вскрытия!
Неудобство 1. Надо сначала раздобыть сургуч. Это, в общем-то, не проблема, его можно приобрести в магазинах, продающих канцелярские товары, или на почте попросить. Сложнее определить, каким образом и где растопить этот сургуч, при этом умудриться не обжечься самому и не устроить пожар.
Неудобство 2. Надо изготовить специальную металлическую (латунную) печать для сургуча. Согласитесь, все это достаточно трудоемко.
Неудобство 3. Нельзя не отметить и то, что сургучная печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно; более того, сургуч легко повредить, и в итоге со временем печать рассыпается.
По мнению большинства кадровиков, и с этим нельзя не согласиться, вполне бы хватило просто поставить оттиск печати, но что поделать - с постановлением Правительства РФ не поспоришь!
И все же решение проблемы есть. В Правилах написано, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть «скреплена сургучной печатью илиопломбирована».
Наибольший интерес в целях опломбирования данной книги, на наш взгляд, представляют пленочные пломбы. Силовая нагрузка у них невелика, но ведь мы же не вагоны пломбируем :). Главное - это индикаторная способность таких пломбировочных устройств. Пленочная пломба может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем. На поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки.Обычно такие пломбы имеют индивидуальный неповторяющийся номер, помимо этого на них, по желанию заказчика, могут быть нанесены логотип компании, графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего. О вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить.
Удобство использования подобного вида пломбы заключается еще и в том, что она плоская, поэтому не создает помех при заполнении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и по сравнению с сургучной печатью или свинцовой пломбой более устойчива к повреждениям.
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них являются документами строгой отчетности, поэтому Правилами п. Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее п. В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение п. В соответствии с трудовым законодательством на сотрудника необходимо будет завести трудовую книжку в том случае, если специалист отработал в компании не менее пяти рабочих дней. Оформление пенсии Для оформления пенсии сотруднику потребуется оригинал трудовой книжки. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. Сшиваете нитками в бухгалтерии возьмите 3. Можно обеспечить пломбу электронной памятью. Требования к журналу При оформлении документа нужно учитывать следующее: желательно ведение журнала в твердом переплете — в связи с длительным сроком его хранения; страницы должны быть пронумерованы; журнал должен быть прошит, но прошивка должна быть сделана таким образом, чтобы концы шнура можно было оклеить бумагой с внутренней стороны журнала; с обратной стороны на нем ставят пломбу или сургучную печать. DUMPS WITHOUT CVV, PIN OR NY ADDITIONAL INFO. Скачать и журнала движения трудовых Следует отметить: если в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или нет возможности выдать ее на руки, то работодатель обязан направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой.
Содержание статьи Для чего нужен этот документ Обязанность ведения такого журнала для работодателей закреплена законодательно. Если сумма возмещения равна величине затрат организации на приобретение бланка, прибыль равна нулю. Речь идет о следующих периодах времени п. Этот раздел заполняется в случаях, когда работодатель выдает пустой бланк сотруднику, поступившему на работу впервые.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Оформление книги учета движения трудовых книжек и вкладышейВ целях расчета НДС если организация платит этот налог выдача трудовых книжек и вкладышей, в том числе на безвозмездной основе, признается реализацией товаров. Ведение трудовых книжек всегда регламентировалось специальными нормативными актами, как правило, содержавшими образцы заполнения каждого раздела книжки. Ведь дети — самое святое в нашей жизни. Для этого пронумеруйте все страницы, прошнуруйте журнал и скрепите его печатью. Так, в соответствии с п. Как классно, вот точно прекрассная идея - и все под рукой, и в порядке. Такие затраты экономически обоснованны и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода п. Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. Весь объем работ по ведению трудовых книжек можно разделить на две части: однократное разовое решение организационных вопросов, связанных с данными документами, и повседневная постоянная работа по их заполнению.
Размер должен соответствовать формату А4. Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письме от 10 июня 2009 г. Причем учитываются не только книжки сотрудников, которые их уже имеют, но и сотрудников, только начинающих свой трудовой путь и поэтому только заводящих книжку в организации. Вводят данный документ в течение одной недели — это постановление регламентируется правилами и нормативными актами, принятыми на государственном уровне.
Научимся составлять документы в случае выдачи бланков под отчет, уничтожения испорченных, ежемесячного отчета об их использовании, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Что если нет возможности опечатать книгу сургучом или скрепить пломбой? Подтверждает это Минфин России в письме от 27 ноября 2008 г. Но на проходной на Ивовой у охранника я видела список на 20 сотрудников, с некоторыми из них я общалась. Поэтому счет 41, на котором обобщается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, и счет 90 «Продажи», на котором обобщают информацию о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности, удобнее использовать распространителям трудовых книжек. Все записи, вносимые в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, являются предельно важными. WE DONT HAVE BANK LOGINS, CC, WU, PAYPAL or any another stuff and WE CANT GIVE U CONTACTS OF VERIFIED SELLERS.
Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем: Дыроколом шилом проделываются три отверстия.
Трудовые книжки сотрудников — важная документация, которая не терпит легкомысленного отношения и должна храниться под защитой. Работодатель обязан соблюдать некоторые правила ведения документов своих сотрудников и отвечает перед законом за сохранность и грамотное заполнение документа о трудовом стаже и занимаемых должностях каждого работника.
Для опечатывания журналов учета отлично подходят пломбы-наклейки .
Как правильно опечатать и где хранить трудовую книжку?Вопрос, как опечатать трудовую книжку, актуален для сотрудников отделов кадров большинства предприятий и компаний в России. Но поскольку законодательных требований на этот счет нет, в кадровых подразделениях не принято опломбировывать отдельные документы. Как правило, опечатывают при необходимости сейф, где хранятся трудовые книжки. Можно защитить пломбами сам сейф и особый журнал учета официальных персональных документов с записями о трудоустройстве.
Правила оформления журнала движения трудовых книжекВ пункте 41-ом официальных Правил хранения и ведения трудовых книжек описано, как опечатать журнал учета.
Нанесение печати из сургуча позволено законом, но неудобно практически. Печать должна расположиться у самого корешка, скрепляя концы прошивочной нити. Листы журнала от наличия постороннего выпуклого предмета коробятся и заполнение книги становится затруднительным.
Кроме того, со временем такая печать может раскрошиться и придется доказывать проверяющим органам, что сургуч случайно или от старости рассыпался, а не был взломан.
Полимерная пломба в виде плоской наклейки не покоробит стопку страниц, а значит, заполнение книги будет проходить без дискомфорта.
Для опечатывания учетной книги подходят также свинцовые пломбы. Они гораздо меньше сургучных по размерам и требуют из дополнительных инструментов только пломбиратор.
Выбирать, как удобней опечатать специальный журнал учета движения трудовых книжек, вправе руководство компании. Пломбирование обойдется дешевле сургучных печатей.
В соответствии со всеми правилами и нормативными актами руководство компании-работодателя обязано вести контроль и учет передвижения всей документации, которая регламентирует и отражает трудовую деятельность специалиста, пришедшего на ту или иную вакансию. Именно в этом юридическом документе имеются все сведения относительно всех бывших местах приема на работу. В том случае, если трудовая книжка сотрудника имеет специальный вкладыш, то в соответствии с теми же нормативными актами, он должен быть учтен и зарегистрирован. Наличие журнала учета и его ведение является обязательством любой компании, занимающейся трудовой деятельностью на территории Российской Федерации. Причем этот момент совершенно не зависит ни от юридической формы собственности, ни от количества сотрудников и масштабности компании. Читайте инструкцию как вносить исправления в трудовой книжке .
На фото обложка журнала учета движения трудовых книжек
Порядок учета, ведения и храненияНа основании правил заполнения журнала учета движения трудовых в ней должно быть размещено тринадцать граф. При этом необходимо будет соблюдать ряд самых простых правил. Все эти графы обозначаются в соответствии с определенным порядковым номером:
Внимание! Следует учитывать то, что в зависимости от года выпуска книжки ее серия и номер будут разниться. Этот момент стоит учитывать в особенности.
Внимание! Организация-работодатель обязана получить с будущего сотрудника ровно столь, сколько было затрачено на его покупку.
В том случае, если на собрании руководитель принял решение о безвозмездной выдаче бланков, то эта графа остается полностью пустой.
Две колонки, расположенные в самом конце. Заполняют только в том случае, если владельца трудовой увольняют:
При этом необходимо отметить, что книгу учета движения трудовых книжек подписывают как журнал учета или оставляют то же самое название.
Временной период хранения журнала усыновлен на законодательном уровне и составляет около 75 лет. Существуют весьма строгие требования относительно самого журнала. По той причине, что период использования данного акта весьма длителен. Его необходимо будет обернуть в специальную толстую обложку и прошить нитками. После этого документ учета помещают в архив. После прошивки на последнюю страницу журнала выводят оба конца нитки. Их после этого специально заклеивают кусочком бумаги прямоугольной формы. Что такое диверсификация и обзор видов здесь: http://biz-faq.ru/baza-znanij/spravochnik-terminov/chto-takoe-diversifikaciya-i-obzor-vidov.html .
Специалист отдела кадров проставляет на этой бумажке число страниц журнала и дату. В обязательном порядке ее заверяют печатью организации и подписью руководителя компании.
Стоит с особой внимательностью относится к правилам оформления и хранения данного журнала. В будущем, в отделе кадров могут произойти изменения, как следствие заниматься журналом будут разные люди. Только нормированное заполнение и его ведение гарантирует нормальную работу компании. Очень важно, чтобы в данном отделе работали грамотные специалисты, хорошо подготовленные в юридическом плане.
Заполнение журнала учета движения трудовых книжек выполняется специалистом отдела кадров или руководителем предприятия, если такой отдел в данной компании упрощен или работает удаленно. Читайте инструкцию как заверить копию трудовой книжки .
Журнал учета движения образец заполнения пример №1 на фото
Ведение этой книги происходит по специальной форме. В ней указывается дата начала и окончания всего рабочего периода. В нем хранятся сведения о всех трудовых книжках сотрудников данной организации. Указывают все данные о книжках и вкладышах. Все это отмечают в отдельной строчке.
На снимке журнал учета движения образец заполнения пример №2
Акт приема передачиНа сегодняшний день невозможно перемещать документ контролирующий трудовую деятельность физического лица свободно, так как хочется его владельцу. Специально для этого собирают комиссию. Ответственность за передачу документ будет лежать на членах этой комиссии. Причем необходимо отметить, что специально для этого составляют акт передачи трудовой.
Предварительно проверяют все документы и их правильность. Затем составляют специальный перечень документов, которые хранились в архиве предприятия. Самый сложный момент при этом – это непосредственное оформление акта приемки. Выдача на руки этого акта не производится. Ознакомиться с руководством как прошивать и заверять документы можно здесь .
Пример акта приема и передачи трудовых книжек
ВидеоСмотрите на видео как заверить книгу движения трудовых книжек:
В соответствии с российским законодательством вся документация, которая в той или иной мере несет сведения относительно трудовой деятельность физического лица, должна храниться в специально отведенных местах. Некоторые документы, такие как трудовая книжка требуют особого отношения. Этот документ может быть весьма полезен во многих случаях. К нему необходимо относится бережно.
Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек
Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжекКроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа. его необходимо прошить и опломбировать определённым образом.
При отсутствии прошивки и опломбирования руководителю могут быть предъявлены штрафные санкции.
ПрошивкаВ первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.
Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.
После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.
Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено.
Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.
Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).
Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта. После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов.
Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:
Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.
Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.
Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.
ОпломбированиеК процессу прошивки и опломбирования не предъявляется специальных требований.
Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:
После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.
Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.
Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.
Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам. Для этого она должна обеспечиваться:
Так как требование предъявляется лишь к наличию пломбы, а не к её качеству – руководитель или уполномоченное лицо может проявить свою фантазию.
Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению. Можно обеспечить пломбу электронной памятью. При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.
Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал. Прикреплённая должным образом, она вместе с кончиком нити крепится на обложку журнала в обозначенном месте, захватывая одновременно:
Бумажку, которой крепилась (клеилась) нить на обложку журнала. Часть обложки за пределами наклеенной бумажки.
Таким образом, формируется защита, которая состоит в одновременном скреплении нити, бумаги с печатью и обложки журнала. Идентификатор покажет, если производилось вторжение в записи. В этом случае придётся срывать листочек, которым крепилась нить и снимать пломбу, что сразу будет обнаружено работником, уполномоченным на ведение журнала.
При использовании сургучной печати нужно растопить сургуч, налить его в определённое место на внутренней стороне обложки, захватив одновременно шнуровку, часть листа и часть обложки.
Пока сургуч не успел остыть, на него нужно поставить специальный оттиск. Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы.
После того как прошитая Книга учёта опломбирована или скреплена печатью, её можно использовать для внесения необходимых сведений.
При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции.
Заключение.По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.
Организации и индивидуальные предприниматели имеющие в своем штате сотрудников рано или поздно сталкиваются с необходимостью надлежащего оформления Книг по учету трудовых книжек.
На это указывает трудовая инспекция, ссылаясь на п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Заказывать пломбир под сургуч или пломбиратор для пломб, чтобы воспользоваться им один раз обидно. Как выход, мы можем предложить вам воспользоваться нашими услугами. Мы опломбируем вам ваши книги свинцовыми пломбами с нейтральным содержанием, т.к. в Постановлении ничего не сказано, что должно быть на пломбе.
Товары и услуги
Почему выбирают нас
- низкая цена - высокое качество - оперативность (от 1 часа) - собственное производство - новейшее оборудование - опыт сотрудников
ПЕЧАТИ
Новые: от 350 руб.
По оттиску: от 600 руб.
ШТАМПЫ
Новые: от 150 руб.
По оттиску: от 250 руб.
МЕТАЛЛИЧЕСКИЕ ПЕЧАТИ
Пломбиры: от 500 руб.
Пломбираторы: от 750 руб. Пломбы: от 200 руб.
ФАКСИМИЛЕ от 500 руб.
