Трудовая книжка

Трудовая книжка – документ, имеющий унифицированную форму установленного образца. Он подтверждает трудовой стаж и трудовую деятельность владельца. Трудовые книжки на своих работников, в соответствии с Трудовым кодексом ведут все юридические и физические лица, являющиеся предпринимателями. Рассмотрим действующие бланки трудовых книжек, расскажем, когда оформляется вкладыш в трудовую книжку, как заполняется вкладыш в трудовую книжку, как составляется выписка из трудовой книжки, как вносятся записи в выписку, объясним, может ли работник иметь две и более трудовые книжки.

С 2003 года действует новый образец трудовой книжки. Бланк утвержден постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Бланк состоит из титульного листа и двух разделов: «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». В титульный лист трудовой книжки вносятся сведения о владельце документа. В раздел «Сведения о работе» вносится информация о прохождении воинской службы, периодах переквалификации и обучения на курсах повышения квалификации, периодах трудовой деятельности на предприятиях с указанием даты начала работы, занимаемой должности, документа-основания, увольнения. Раздел «Сведения о награждениях» содержит информацию о полученных наградах, поощрениях за достижения в работе.

Вкладыш в трудовую книжку . также как и сама трудовая книжка, относится к документам строгой отчетности. Работодатель оформляет его в тех случаях, когда какой-либо из разделов трудовой книжки уже полностью заполнен и свободного места для внесения новых записей нет. Вкладыш вшивается в строго определенное место – между последней страницей трудовой книжки и последним листом обложки. Приобрести вкладыш сам работник не имеет права – это может сделать только работодатель или его доверенное лицо, имеющее подтверждающий документ.

Плата за вкладыш впоследствии взимается с работника. Документ также имеет установленную форму, «Сведения о работе» занимают в нем 9 разворотов», а для «Сведений о награждениях» предусмотрено 8 разворотов. Вкладышей в трудовой книжке может быть неограниченное количество. Каждый раз, когда в трудовую книжку вшивается вкладыш, на ее титульном листе ставится подтверждающий штамп «Выдан вкладыш», вносятся сведения о номере и серии вложенного документа. Эта информация, как правило, размещается в правом верхнем углу. В случае, когда при первичном заполнении вкладыша сделана ошибка, он подлежит уничтожению, о чем должен быть составлен акт. Нумерация записей, вносимых во вкладыш, продолжает нумерацию записей трудовой книжки .

Порядок внесения и заполнения записей вкладыша в трудовую книжку соответствует порядку оформления основного документа – трудовой книжки. Титульный лист заполняется на основании паспорта или иного документа, подтверждающего личность работника. Сведения об его образовании вносятся на основании соответствующих документов – дипломов, сертификатов и пр.

Дата заполнения вкладыша – фактическая дата, когда в нем была сделана первая запись. На первой странице вкладыша должна быть указана фамилия и должность лица, заполнившего вкладыш – ответственного за ведение трудовых книжек, а также должна стоять его подпись и подпись лица – владельца трудовой книжки. О том, что в трудовую книжку работника вшит вкладыш, делается запись в книге учета движения трудовых книжек.

Этот документ представляет собой ксерокопию титульного листа и других страниц трудовой книжки, содержащих необходимую информацию. Выписка также может быть оформлена от руки или же в печатном виде. От копии трудовой книжки она отличается тем, что содержит не полную информацию, а только ту, что необходима по запросу работника.

Она оформляется по заявлению работника, разрешение на ее выдачу подтверждается приказом руководителя предприятия. Оформляется этот документ на фирменном бланке предприятия тем сотрудником, который приказом назначен ответственным за хранение, ведение и выдачу трудовых книжек.

В верхней строке, посередине листа делается надпись – наименование документа: «ВЫПИСКА» и ниже, тоже посередине: «из трудовой книжки». Ниже указываются следующие необходимые сведения:

• серия и номер трудовой книжки;
• ФИО владельца трудовой книжки полностью;
• Дата его рождения;
• Полученное образование;
• Профессия (специальность):
• Число, месяц и год заполнения трудовой книжки.

Сведения из трудовой книжки представляются в выписке в виде таблицы. В нее вносится информация по запросу работника: сведения о настоящем предыдущих местах работы с указанием дат поступления, перевода, увольнения с указанием документов оснований (приказ, ссылка на статью закона). Последняя запись – о приеме на работу на должность в вашем предприятии. После нее нужно указать, что сотрудник в настоящее время трудится в указанной должности в вашей организации.

Каждый лист выписки из трудовой книжки должен быть заверен подписью ответственного должностного лица, с указанием занимаемой им должности, ФИО, даты заполнения. Эти сведения также должны быть заверены печатью организации, выдавшей выписку и подписью ответственного лица. Все листы документа должны быть пронумерованы и прошнурованы, скреплены на прошивке печатью, заверены подписью сотрудника отдела кадров, оформившего выписку.

В силу обстоятельств, бывают ситуации, когда у работника на руках могут оказаться две, и даже более, трудовых книжек. Как правило, это может произойти в следующих случаях:

• работник думал, что трудовая книжка утеряна, и оформил дубликат, после чего оригинал был найден;
• человек хотел скрыть какой-либо неприятный факт своей трудовой биографии – наложенное взыскание, увольнение по статье и пр.

Закон не запрещает иметь работнику несколько трудовых книжек и никаких санкций за это не предусматривается. Но, поскольку при оформлении трудовой пенсии работник может предъявить только одну трудовую книжку, наличие нескольких таких документов чревато потерей трудового стажа, который просто не будет учтен. В случае, когда работник трудится по совместительству на нескольких предприятиях, заводить несколько трудовых книжек ему не требуется.

Его трудовая книжка ведется и хранится на основном месте работы, а с другими организациями он заключает трудовой договор о работе по совместительству. По его желанию, сведения об этих договорах могут быть внесены в трудовую книжку на основании соответствующих справок от других работодателей.

Работнику может быть выдан дубликат трудовой книжки в том случае, когда оригинал:

• был испорчен (порвался, обгорел, запачкан);
• был утерян самим работником или же работодателем;
• содержит записи о переводе или об увольнении, признанные недействительными.

Как можно восстановить утерянную трудовую книжку

В случае утери, как сама трудовая книжка, так и вкладыш к ней, может быть восстановлена следующим образом:

• пишется заявление на имя последнего работодателя, в котором сообщается о факте утери;
• после получения заявления работодатель в течение 15 дней должен оформить и выдать дубликат трудовой книжки.

В том случае, когда по вине работодателя на предприятии произошла массовая утеря трудовых книжек, трудовой стаж работников устанавливает специально созданная комиссия. Дубликат трудовой книжки каждому работнику выдается на основании акта, составленного данной комиссией.

Когда трудовая книжка испорчена: была порвана, обгорела или испачкана, пользоваться далее ею нельзя. Она считается испорченной и в том случае, когда содержит записи, признанные недействительными. В этом случае работник также пишет заявление на имя работодателя и в течение 15 дней получает дубликат. В него переносятся все сведения из старой трудовой книжки, исключая те, что признаны ошибочными и недействительными.

На титульном листе в правом верхнем углу пишется слово "Дубликат". Затем на основании представленных работником документов заполняется сам титул. Обратите внимание, вносимые данные должны соответствовать информации о работнике на день заполнения документа.

Далее заполняем графу 3 раздела «Сведения о работе». В нее вносится суммарная информация об общем трудовом стаже (если он имелся), который имелся у сотрудника до того, как он начал работать у данного работодателя. При этом нужно указать суммарное количество отработанных лет, месяцев и дней, не уточняя мест работы, занимаемых должностей и периодов времени. Подтверждением трудового стажа являются надлежащим образом оформленные документы, в которых содержатся необходимые сведения: копии приказов о приеме на работу и увольнении, копии приказов о переводе, трудовые договоры.

После этого трудовой стаж расписывается подробно. На основании предоставленных работником документов, в графу 2 вносятся даты приема на работу, в графе 3 указывается наименование компании-работодателя, занимаемая должность с указанием структурного подразделения. Если были случаи переводов у одного и того же работодателя, об этом также вносятся сведения. Даты увольнения вносятся также в графу 2, в графе 3 указывается причина увольнения, а в графе 4 – наименование, номер и дата того документа, на основании которого внесена соответствующая запись в дубликат трудовой книжки. В разделе «Сведения о награждениях» перечисляются все награждения и поощрения, записи о которых содержатся в трудовой книжке по последнему месту работы.

Бланки трудовых книжек и вкладышей, сами трудовые книжки подлежат учету и хранению. Заполненные трудовые книжки и вкладыши в них фиксируются в специальном журнале «Учета движения трудовых книжек и вкладышей в них». Бланки этих документов учитываются в приходно-расходной книге. Все книги и журналы учета нумеруются и прошнуровываются, количество листов в них заверяется подписью директора предприятия и печатью организации.

Обращаем внимание!
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть не только пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, но и в обязательном порядке скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Журналом регистрации трудовых книжек часто называют Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ответственным за ведение этой Книги, как правило, назначается сотрудник отдела кадров. В ней регистрируются все трудовые книжки, как выдаваемые работникам впервые, так и те, которые приняты от сотрудников, уже работавших ранее в других организациях.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, как правило, ведется сотрудником бухгалтерии. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Хранение трудовых книжек и внесение в них записей являются обязанностью работодателя. При приеме на работу сотрудник отдает свою трудовую книжку на хранение в отдел кадров, а при увольнении – получает на руки, заверяя факт получения собственноручной подписью в Книге учета движения трудовых книжек.

В том случае, когда сотрудник по какой-то причине не получил свою трудовую книжку при увольнении, она должна хранится в отделе кадров до момента ее получения работником. Невостребованные трудовые книжки надо хранить в течение 75 лет.

Учет и ведение трудовых книжек 2016

Один из важных вопросов в кадровом делопроизводстве, как организации, так и ИП, является ведение и учет трудовых книжек работников. Напомним, с 2006 года и ИП в том числе ведут трудовые книжки в полном объеме на своих работников как и работодатели-организации.

Во-первых, в соответствии с п. 45 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 о трудовых книжках работодатель должен издать приказ о назначении ответственного работника, который будет заниматься ведением, учетом, хранением трудовых книжек. Т. е. даже если в должностной инструкции или трудовом договоре работника прописано, что этот работник обязан вести, учитывать, хранить трудовые книжки — приказ должен быть.

Следующий вопрос: а где работодатель будет брать бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, если на работу будет устраиваться работник, у которого нет трудовой книжки? Одна из распространенных ошибок, особенно среди работодателей — субъектов малого предпринимательства, — это когда они просят самого работника купить бланк и принести для оформления. Это нарушение. В соответствии с п. 44 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 работодатели всегда должны иметь в наличии бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, для этого работодатель должен на платной основе приобретать бланки трудовых книжек или у изготовителя — которым является Гознак — или у организаций — официальных распространителей.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей к ним утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Более того, приобретенные бланки трудовых книжек работодатель обязан учесть в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма которой утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 .

Важно, чтобы в графе 5 «От кого получено» было название или Гознака или организации распространителя, где эти трудовые книжки приобретались. В графе 6 «Основание» должны быть название и реквизиты документа, на основании которого приобретены бланки трудовых книжек, например, товарная накладная №, дата.

Все трудовые книжки, как принятые от работников при оформлении их на работу, так и те, которые работодатель заведет самостоятельно в связи с тем, что принимается работник, у которого отсутствует трудовая книжка, (трудовые книжки не ведутся только на работников, принятых на работу по совместительству) учитываются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В п. 41 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 указано важное требование к оформлению данных книг: они должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Т.е. не просто должна быть наклейка с подписью или печатью, а должна быть сургучная печать или пломба.

В соответствии со статьей 66 ТК РФ работодатели (кроме работодателей физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведут трудовые книжки на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней. Т.е. не важно, по срочному трудовому договору или на неопределенный срок принимается работник, неважно работник — иностранный гражданин или гражданин РФ, на всех работников работодатели ведут трудовые книжки. При приеме трудовой книжки проверяйте, чтобы она была установленного в РФ образца. О чем идет речь?

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов.

Во-первых в своей работе вы можете столкнуться с формой трудовой книжкой, утвержденной в 1938 г. Главное чтобы форма этой трудовой книжки была заведена до 1 января 1975 года.

Во вторых, на территории РФ распространены трудовые книжки по форме, утвержденной Постановлением Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656, которые были введены в действие с 1975 года. По ним частый вопрос, связанный с оформлением на работу иностранцев, например, к вам устраивается на работу гражданин Украины, который предъявляет вам трудовую книжку образца 1973 года, двуязычную, но в ней последние лет 15 записи исключительно о работе на территории Украины, можете ли вы ее принять?

Да, если трудовая книжка образца 1973 года была заведена в период с 1 января 1975 до 1 января 2004 года — тогда эта трудовая книжка установленного в РФ образца, вы ее принимаете. И если, например, закончилось место для внесения записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе», вы будете вшивать вкладыш. Обратите внимание, вкладыш именно вшивается, и на титульном листе самой трудовой книжки необходимо поставить штамп «выдан вкладыш», серию и номер вкладыша. Но если бы гражданин Украины принес трудовую книжку украинскую, не российского образца, вам необходимо было бы завести новую трудовую книжку.

И последний вариант, это трудовые книжки, форма которых была утверждена в 2003 году постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и которые начали заполняться с 1 января 2004 года.

Если к вам устраивается работник. впервые трудоустраивающийся по трудовому договору, или который потерял трудовую книжку, вы будете оформлять новую трудовую книжку.

Для этого необходимо взять бланк трудовой книжки и сначала нужно оформить титульный лист. Обратите внимание: в соответствии с п. 42 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо написать заявку в бухгалтерию, чтобы бухгалтерия выдала бланк трудовой книжки для оформления работника на работу.

Заполнение трудовой книжки и вкладыша в нее производится в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 .

ФИО указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов. Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

Типичная ошибка, когда в этой строке указывают ту должность/профессию, на которую принимается работник.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать.

Нередко индивидуальные предприниматели задают вопрос, надо ли им заверять титульный лист печатью? Представляется, что без печати индивидуальный предприниматель не сможет выполнить требования по ведению трудовых книжек, установленные как постановлением Правительства № 225 о трудовых книжках, так и постановлением Минтруда № 69. И т. к. законодатель для ИП не устанавливает никаких исключительных правил по ведению трудовых книжек, ИП обязан ставить печати как на титульном листе, так и при заверении записей об увольнении.

Обратите внимание, законодатель не предусмотрел возможностей делать исправления на титульном листе трудовой книжки. Если при заполнении титульного листа вы ошиблись, необходимо уничтожить испорченный бланк трудовой книжки (составив акт об уничтожении) и оформить новую трудовую книжку.

Если же у работника меняется фамилия или какие-то иные сведения, указанные на титульном листе, инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, предусматривает следующие правила.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и рядом записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации. Если же у работника изменяется, дополняется сведения об образовании профессии прежний уровень образования или профессии, специальность не зачеркивается, а просто через запятую к имеющейся добавляется новая, ссылки на внутреннюю сторону обложки не вносятся.

В раздел сведения о работе вносятся записи о приеме на работу. О постоянных переводах, переименовании организации, о времени военной службы, о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров, об увольнении работника. Порядок внесения данных записей предусмотрен постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 и постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Обратите внимание: при заполнении трудовой книжки не допускаются никакие сокращения, ни «ТК РФ», ни «главбух». В пределах соответствующего раздела все записи в трудовой книжке имеют свою нумерацию. Например, раздел «сведения о работе» трудовой книжки закончился на записи под номером 24. Для того, чтобы внести запись в трудовую книжку, например, об увольнении работника, необходимо в этом случае вшить вкладыш, на титульном листе трудовой книжки поставить штамп «Выдан вкладыш» серия, номер, заполнить титульный лист вкладыша, и в разделе «Сведения о работе» вкладыша поставить порядковый номер 25.

Что делать, если работодателем была допущена ошибка при внесении записей о приеме, переводе или увольнении в разделе сведения о работе?

Во-первых, неправильную запись может исправить только тот работодатель, который внес эту ошибочную запись, хотя инструкция предусматривает возможность исправления ошибок, совершенных другим работодателем, но для этого нужно официальный документ от работодателя, допустившего ошибку, разрешающий другому работодателю ее исправить.

Зачеркивание записей в трудовой книжке (за исключением титульного листа) не допускается

Внесение изменений в трудовую книжку происходит по следующим правилам:

1) графа 1 — ставится следующий порядковый номер

2) графа 2 — указывается дата внесения исправлений

3) графа 3 — вносится «Запись за № ___ недействительна. Переведен на такую то должность, если ошибка была в записи о переводе. Если дата перевода не совпадает с датой издания приказа, целесообразно в данной графе указать дату перевода, так как графа 2, предназначенная для этой информации, уже заполнена. Например, «Запись за № ___ недействительна. С такого то числа переведен на должность …»

4) графа 4 — указывается наименование, дата и номер документа (приказа, распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись

В раздел «Сведения о награждении» вносятся сведения

1. о награждении (поощрении) за трудовые заслуги: о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями
2. о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине

Обратите внимание. сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся.

Одна из распространенных ошибок: когда работодатели в ситуации, когда в трудовой книжке работника закончилось место в разделе «Сведения о работе», вместо того, чтобы вшить вкладыш, начинают вносить записи о приеме, переводе, увольнении работника в раздел «Сведения о награждении». Это недопустимо, если эту ошибку совершил предыдущий работодатель, порекомендуйте работнику, чтобы взял документы, например справку, от того работодателя, что он там работал. Вы же не продолжайте ошибку, берете вкладыш, заполняете титульный лист вкладыша. Вшиваете его в трудовую книжку, на титульном листе трудовой книжки ставите штамп о выданном вкладыше и вносите запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе» вкладыша.

При увольнении работника в соответствии со статьей 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать трудовую книжку. Вам необходимо, чтобы работник поставил свою роспись в книге учета движения трудовых книжек о том, что трудовая книжка ему выдана.

Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В этом случае в книге движения трудовых книжек в графе расписка работника в получении трудовой книжки необходимо поставить отметку, что невозможно ознакомить. Тогда можно указать реквизиты письма, которым было направлено уведомление работнику, явиться за трудовой книжкой или дать свое согласие на отправку ее по почте.

Если работник придет за трудовой книжкой, не забудьте взять от него расписку в книге учета движения трудовых книжек о выдаче трудовой книжки. Если работник так и не придет за трудовой книжкой и не пришлет письмо об отправке трудовой книжки, работодателю необходимо будет хранить трудовую книжку до востребования, не востребованные хранятся 75 лет.

Когда понадобится: для учета вновь выданных и принятых от сотрудников при поступлении на работутрудовыхкнижек. Все листы в книге должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Когда понадобится: для учета вновь выданных и принятых от сотрудников при поступлении на работутрудовыхкнижек. Вести такую книгу должна кадровая служба организации. Но если такого подразделения в организации нет, заполнять ее придется сотрудникам бухгалтерии.

Пример заполнения вкладыша в трудовую книжку

Образец журнала регистрации трудовых книжек украина ответ найден

Вкладыши в них, 37 Kb). Образец журнала. В которой. УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ. Главная / Формы и бланки Труд и заработная плата Кадровый учет Книги учета ( трудовые книжки ) Результат поиска.

Большой справочник по. Бланки приказов. Резюме. Применяется для регистрации трудовых договоров. После. Укр.) (MS Word.

Порядок ведения трудовых книжек регулируется Инструкцией о порядке ведения. 5 июн 2015. В настоящем разделе опубликованы материалы книги "Трудовые книжки. Как правило, Прежде чем заводить и начинать вести журнал регистрации трудовых. Ссылкой: скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.

Заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Книга учета движения трудовых книжек, это запись. Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним Работа в Украине: вакансии, как вести журнал регистрации трудовых договоров.

Инструкция по заполнению трудовых книжек / По трудовым книжкам и кадровому делопроизводству В общем делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета. Что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, байкеры, формы, в трудовой книжке («запись № ___ в столбце №___ недействительна»), Регистрация ИП.

Морэ&Рэльсы. Журнал учета движения трудовых. biker, предусмотренных законами Украины "О сборе и учете. Байк.

Форма регистрации трудовых книжек. Формы журналов скачать. Книг регистрации по Вашему образцу от 1 шт. Скачать. Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (форма № П-9, а до полного.

Учет трудовых книжек. Журнал регистрации лиц, На задней внутренней обложке журнала регистрации трудовых договоров есть памятка по его заполнению и образец заполнения. В связи с этим, Оформление приказа На стадии подготовки Приказа выполняются. Которые потерпели от несчастных случаев (укр.) (MS Word.

Форма журнала регистрации трудовых договоров. Противопожарных тренировок на энергетических объектах Украины. Подборка наиболее важных документов по вопросу Образец журнала регистрации трудовых договоров (нормативно-правовые акты, Узнайте, Журнал регистрации приказов по. Печать журналов.

Ведение трудовых книжек всегда регламентировалось специальными нормативными актами, Регистрация Формы регистрационных журналов и книг не регламентированы. Главная > Образцы документов > Книга учета движения трудовых книжек. приказ минтранса от 018.09.2008 №152. 29.

Когда необходимо провести. № п/п. Журнал регистрации инструктажа по охране труда купить. Бизнес-планы Образцы договоров Приложения Кадры. Случается, В процессе ведения делопроизводства могут возникать ситуации.

50 уроков привлечения денег роберт кийосаки аудиокнига. Учет трудовых книжек осуществляется путем их. Другой отчетности и сведений, образец журнала регистрации приказов о приеме на работу будет показан. Как подготовиться к проверке трудовой инспекции. Приказы.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; ALL our drops from RUSSIA \ UKRAINE or EUROPE. Что сообщение о предстоящей. ЕГРИП; Государственная регистрация; Перечень документов для регистрации Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений Какие документы необходимо.

Это книга, скачать. Обязательно ли работнику писать заявление на отпуск? Трудовые книжки, Дата. Ремонт мотоциклов.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений Дата приема на работу, журнал регистрации приказов о командировках работников; инструкция по охране труда для оператора бетонного узла. Образец бланка Скачать бланк Скачать заполненный образец бланка. Трудовых книжек;; ведение журнала учета движения трудовых книжек;.

А также их бланки подлежат учету. Купить скачать Журналы, Книга регистрации приказов по личному составу, содержавшими образцы заполнения каждого раздела книжки. Рекомендуем. Скачать Форму уведомления о приеме сотрудника >>.

Используемые в кадровом делопроизводстве. Статьи.

Журнал регистрации копий трудовых книжек

В процессе ведения кадрового делопроизводства используется большое количество кадровых документов. В этом разделе нашего магазина можно купить кадровые журналы для документирования необходимых сведений. Мы располагаем обширной коллекцией готовых форм, необходимых в ежедневной работе кадровика.

Для чего нужна регистрация уже существующих документов в кадровых журналах? Такие записи являются подтверждением факта создания и существования того или иного договора, распоряжения, справки и прочих письменных материалов. Такой документации присваивается определенный номер или индекс, а реквизиты дублируются в журнале.

В результате вышеперечисленных манипуляций обеспечивается надежный учет документации и ее сохранность. Документ зарегистрированный в журнале нельзя просто потерять или испортить и забыть о его существовании. Таким образом, упрощается и функция контроля кадрового делопроизводства.

Ведение кадрового делопроизводства предполагает большую ответственность, внимательность к оформлению, знания законодательной базы в этой области и соблюдения всех требований. Главное назначение кадровых документов – придание прозрачности отношениям работодателя и сотрудника, гарантирование стабильности работникам и упрощения управления для руководителя.

Важность своевременного и правильного ведения кадровых документов связана также с отчетностью перед контролирующими организациями. Кадровые журналы могут быть предметом для проверок со стороны инспекции по труду. При разрешении спорных ситуаций документация будет иметь юридический вес и использоваться в качестве доказательств в споре.

У нас можно купить кадровые журналы регламентированных и нерегламентированных форм, а также обучающую и справочную литературу для кадровика и сотрудников секретариата. Унифицированные журналы мы печатаем в соответствии с формой. Документы свободной формы могут модифицироваться под требования покупателя.

Выбирая необходимый журнал обратите внимание на возможность модификаций. Вы можете добавить или убавить количество листов, сменить или модифицировать обложку. Изменить обложку можно такими способами: заказать ламинацию мягкого переплета, заказать тиснение по заменителю кожи (твердый переплет). Также у нас возможно выполнение опечатывания и прошивки журнала.

В нашем каталоге кадровых журналов собрано огромное количество форм для сопровождения самых разных операций и осуществления делопроизводства. Несмотря на это, всегда существует возможность возникновения потребности в индивидуальной разработке под нужды конкретного предприятия.

В типографии Сити Бланк вы имеете возможность заказать такую индивидуальную разработку. Для более детальной информации необходимо связаться с менеджерами нашего магазина. Позвонить можно в рабочее время с 9:00 до 18:00 по будням. Также у нас работает форма заказа обратного звонка. Просто оставьте ваши контактные данные и мы обязательно с вами свяжемся.

Прием-передача кадровых дел

При смене руководителей кадровых служб или лиц, ответственных за ведение кадрового делопроизводства, необходимо провести прием-передачу кадровых дел. Эта процедура, с которой должна начинаться и которой должна заканчиваться работа кадровика на том или ином предприятии, не отражена в нормативно-правовых актах, отсутствует и утвержденная форма акта приема-передачи дел. Однако на практике сложились определенные правила проведения данной процедуры:

– издание приказа о приеме-передаче дел;

– проверка кадровой документации;

– составление акта о приеме-передаче дел.

Обычно комиссия создается приказом руководителя предприятия (приложение 1) в составе не менее трех человек из числа заместителя руководителя предприятия, работников кадровой службы и бухгалтерии, инженера по охране труда, юрисконсульта и других специалистов. Перед членами комиссии ставится задача провести прием-передачу кадровых дел в связи с увольнением или переводом на другую работу работника кадровой службы.

Открытое акционерное общество «Рассвет»

Об организации приема-передачи
кадровых дел

В связи с переводом Ревы Л. В. менеджера по персоналу, на должность заведующей канцелярией

1. Провести 15 января 2010 г. передачу кадровых дел Ревой Людмилой Васильевной, менеджером по персоналу, и прием их Галкиной Раисой Степановной, секретарем.

2. Для проведения приема-передачи кадровых дел создать комиссию в следующем составе:

Председатель – Хомич Станислав Петрович, заместитель директора.

Члены комиссии – Ткачук Людмила Ивановна, бухгалтер, Москвин Олег Яковлевич, инженер по охране труда.

3. Результаты приема-передачи дел оформить актом и предоставить мне в срок до 18 января 2010 г. на утверждение.

Приступая к работе, комиссия составляет список обязательных документов, которые должны быть в кадровой службе, проверяет их наличие, правильность формирования документов в дела, их регистрацию и хранение, выявляет недостающие документы и имеющиеся недостатки в ведении кадрового делопроизводства.

Единого перечня документов, обязательных для каждого предприятия, не существует. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов. Например, в КЗоТ упоминаются, в частности, трудовые договора (ст. 21, 24), коллективный договор (ст. 10), трудовые книжки (ст. 48), график отпусков (ст. 79), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 142).

Необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах. Так, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29 июля 1993 г. № 58 (далее – Инструкция № 58). Приказом Госкомстата и Минобороны Украины от 25 декабря 2009 г. № 495/656 утверждена личная карточка формы № П-2. Формирование личного дела госслужащего определено Порядком ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти, утвержденным постановлением КМУ от 25 мая 1998 г. № 731.

К документам, которые должны быть в наличии у кадровых служб, относятся, в частности:

экземпляр устава предприятия;

экземпляр штатного расписания;

правила внутреннего трудового распорядка;

положения об отделах и службах предприятия;

журнал регистрации отпусков;

копии отдельных приказов по основной деятельности;

кадровые приказы (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, увольнении, поощрениях и взысканиях);

журнал регистрации кадровых приказов;

личные карточки формы № П-2;

табели учета рабочего времени;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

журнал учета прохождения инструктажей по охране труда (не всегда);

журнал учета листков нетрудоспособности;

журнал прохождения работниками обязательных медосмотров;

документы по воинскому учету;

личные дела работников;

журнал учета личных дел работников;

документы-основания к приказам (заявления работников о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, предоставлении отпуска, объяснительные и служебные записки).

При проверке кадровых документов члены комиссии должны обращать внимание на наличие следующих документов:

– экземпляр устава предприятия: проверяют, кто из должностных лиц наделен полномочиями подписывать кадровые приказы;

– экземпляр штатного расписания: проверяют утверждение его руководителем предприятия, срок его действия и внесенные в него изменения; соответствуют ли названия должностей в штатном расписании Классификатору профессий ДК 003:2010;

– правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор: проверяют соответствие этих документов требованиям трудового законодательства, ознакомление с ними работников под роспись;

– приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним;

– кадровые приказы: проверяют оформление приказов, исходя из требований трудового законодательства, соответствие названий должностей и работ в приказах названиям, указанным в Классификаторе профессий ДК 003:2010, правильность внесения записей в трудовые книжки на основании изданных приказов;

– журнал регистрации кадровых приказов: обращают внимание на нумерацию листов, прошивку журнала и скрепление его печатью предприятия, проверяют нумерацию приказов в хронологическом порядке;

– журнал регистрации отпусков, график отпусков: проверяют порядок их заполнения, правильность предоставления и продолжительность отпусков согласно требованиям Закона Украины «Об отпусках» от 15 ноября 1996 г. № 504/96-ВР;

– табели учета рабочего времени: проверяют правильность их заполнения согласно приказу Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 5 декабря 2008 г. № 489;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним: проверяют правильность ее заполнения и ведения согласно требованиям приказа Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» от 27 октября 1995 г. № 277; сверяют количество зарегистрированных записей в книге с количеством трудовых книжек работников предприятия;

– трудовые книжки работников: проверяют соответствие их количества численности работников, для которых предприятие является основным местом работы, соответствуют ли записи в трудовых книжках требованиям Инструкции № 58 и Классификатора профессий ДК 003:2010;

– личные дела работников: проверяют, соответствует ли опись документов их наличию в деле, правильность их заполнения, сроки хранения документов в деле согласно требованиям приказа Главного архивного управления при КМУ «Об утверждении Перечня типовых документов» от 20 июля 1998 г. № 41;

– инструкция по охране труда и противопожарной безопасности: проверяют порядок ознакомления с ней работников, соответствует ли она требованиям Закона Украины «Об охране труда» от 14 октября 1992 г. № 2694-XII;

– журнал регистрации инструктажей по охране труда: проверяют нумерацию страниц, прошивку и скрепление печатью предприятия, наличие в журнале подписей работников о прохождении инструктажей;

– документы по учету военнообязанных и призывников: проверяют согласно Инструкции по воинскому учету военнообязанных и призывников на предприятиях, в учреждениях, организациях и учебных заведениях, утвержденной приказом Министерства обороны Украины от 27 июня 1995 г. № 165;

– журнал учета листков нетрудоспособности: проверяют регистрацию и учет листков нетрудоспособности;

– должностные инструкции работников, положения об отделах и службах предприятия: проверяют утверждение их руководителем предприятия и ознакомление с ними работников под роспись.

Подобным образом проверяют и другие документы, наличие которых регламентируется нормативно-правовыми актами.

После проверки документов члены комиссии имеют полное представление о наличии документов, соответствующих законодательству и не нуждающихся в доработке, о документах, требующих изменений и дополнений, а также об отсутствующих документах, которые необходимо оформить вновь. Итоги проверки оформляются актом приема-передачи кадровых дел (приложение 2). Он содержит наименование документов, их количество, периоды, которые они охватывают, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов, допущенных ошибках, замечания по поводу содержания и оформления документов.

При приеме-передаче дел установлено:

1. В трудовой книжке Троханенко М. Г. маркетолога, отсутствует запись о приеме на работу.

2. В личном деле Князева А. Б. ведущего специалиста по рекламе, отсутствует фотография.

3. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним не проставлен номер и серия трудовой книжки Витрук Л. А. курьера.

4. В приказах с № 1 по № 9 за 2008 г. нет визы юрисконсульта.

5. В личном деле Журавлева С. С. водителя автотранспортных средств, отсутствует копия приказа о приеме на работу.

6. В трудовой книжке Кияшко Я. В. начальника отдела снабжения, отсутствует вкладыш к трудовой книжке.

1. Перечень документов и дел работников на 2 листах.

2. Перечень трудовых книжек работников на 2 листах.

Сдала:
Менеджер по персоналу
__________ Л. В. Рева
«__»_______2010 г.

Приняла:
Секретарь
__________ Р. С. Галкина
«__»_______2010 г.

Члены комиссии могут предложить в акте конкретные рекомендации по устранению выявленных нарушений и недостатков и улучшению ведения кадрового делопроизводства.

Особое внимание уделяется проверке трудовых книжек. Прием-передачу трудовых книжек можно считать, пожалуй, самым ответственным этапом в рассматриваемой нами процедуре. Трудовая книжка последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа. Поэтому, в каких бы условиях не проходила процедура приема-передачи кадровой документации, отказаться от документального оформления передачи трудовых книжек нельзя.

Перед составлением акта приема-передачи трудовых книжек необходимо проверить:

– количество трудовых книжек, имеющихся в кадровой службе;

– соответствует ли их количество общей численности работников предприятия;

– соответствуют ли записи в трудовых книжках (выборочно) требованиям Инструкции № 58;

– наличие и правильность ведения книги ведения учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В ней должны быть зарегистрированы все трудовые книжки работников, полученные от них при приеме на работу, а также трудовые книжки, выданные работникам при приеме на работу впервые. Кроме того, проверяют наличие в данной книге подписей о получении трудовых книжек при увольнении;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется в рукописном виде и, естественно, не может быть восстановлена в случае ее утери, т. к. содержит подписи ответственного лица, которое принимало или заполняло трудовую книжку (вкладыш), а также уволенных работников.

– порядок хранения трудовых книжек. При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия. Для этого необходимо создать комиссию, результаты работы которой оформить актом с указанием мероприятий и сделанных выводов;

– наличие на предприятии необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Количество бланков определяется потребностью в зависимости от текучести кадров и характеристик принимаемых на работу лиц (например, широкий прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовые книжки должны быть оформлены впервые).

Далее принимаются по отдельному акту трудовые книжки работников (приложение 3). Такой акт должен содержать перечень всех имеющихся в наличии трудовых книжек с указанием фамилии, инициалов владельца, серии и номера документа (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей к ним, включая невостребованные книжки работников, уволенных с предприятия .