Образец положение о службе доу - результат запроса

вместе с вц определять задачки документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации 4. размещенный пример документа составлен для. Статус службы доу, ее цели, задачки, многофункциональные обязанности закрепляются. Это утверждение можно воспринять как полностью явное, но необходимо отметить, что само понятие документального фонда - это новое понятие. животрепещущие конфигурации в организации деятельности служб доу должны быть отражены в положении об этой службе. И использования документов организации проектирование образцов.

Раздел 2 цели и задачки определяет цель и главные задачки службы делопроизводства. Участвовать в обсуждении управлением организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и способов работы с ними 4. В этом случае в организации составляется положение о службе доу (общем отделе, управлении делами и т. Работа службы доу регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на базе реального положения.

хоть какое структурное подразделение, включая службу, группу, бюро, часть. Целью данной статьи является изложение неких современных подходов к формированию службы доу. Организует разработку номенклатур дел структурных подразделений, составляет сводную номенклатуру дел организации. Ми, временами пересматривать положение о службе доу, отражая в нем те. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в их конфигураций 3. производит мероприятия по совершенствованию делопроизводства и архивного дела в организации. Принимать меры и производить контроль за сокращением лишней инфы в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему) 4. Приведенным в гсдоу примерным положением о службе доу воспользоваться в.

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления

1.1. Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документи­рования и управления документацией в процессе реа­лизации функций учреждения, организации и предпри­ятия.

1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях[76] осу­ществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю органи­зации.

1.3. Наименование и структура службы ДОУ уста­навливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

1.4. В зависимости от принадлежности к опреде­ленной группе организаций, типовых структур созда­ются следующие службы документационного обеспече­ния:

1) в министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации — управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются;

А) секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат кол­легии, протокольное бюро);

Б) инспекция при министре (руководителе ведом­ства), канцелярия (бюро правительственной перепис­ки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машино­писное бюро, копировально-множительное бюро, теле­тайпная и др.);

В) отдел писем (жалоб);

Г) отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

Д) центральный архив;

2) на государственных предприятиях (объединени­ях), в научно-исследовательских, проектных, конструк­торских организациях и вычислительных центрах, выс­ших учебных заведениях и других организациях — от­дел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

А) подразделения по учету и регистрации, контро­лю, совершенствованию работы с документами и вне­дрению технических средств;

Б) подразделение по рассмотрению писем (жалоб);

Д) машинописное бюро;

Е) копировально-множительное бюро;

В ассоциациях и концернах состав и структура служ­бы ДОУ определяется руководством организации. В совместных предприятиях (организациях) — правлени­ем. В акционерных обществах — учредительной конфе­ренцией. В кооперативах состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управле­ниях общественных организаций формируется общий отдел. В состав общего отдела обычно включаются:

В) группа контроля;

Г) протокольная группа;

Д) группа совершенствования работы с документами;

Е) группа писем (жалоб);

Ж) машинописное бюро;

3) копировально-множительное бюро;

В организациях, не имеющих службы документа - ционного обеспечения управления, в структурных под­разделениях работу с документами выполняет секре­тарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ произ­водится в соответствии с установленными нормами вре­мени, утверждаемыми Госкомтрудом России.

1.6. Организация рабочего места и условия труда ра­ботников службы ДОУ регламентируются нормативно - методическими документами Госкомтруда России, Госстроя России, государственными и отраслевыми стандартами.

1.7. Для определения количества работников служ­бы документационного обеспечения управления приме­няются отраслевые нормативы численности, разраба­тываемые на основании типовых межотраслевых нор­мативов численности служащих, занятых в экономи­ческих и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупненных нор­мативов времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Поло­жением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятель­ность работников службы регламентируется должност­ными инструкциями, которые закрепляют рациональ­ное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложно­сти выполнения и квалификации исполнителей.

Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служа­щих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются ру­ководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются. Наимено­вание должностей работников службы ДОУ устанавли­вается в соответствии с Общесоюзным классификато­ром профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Примерная структура текста должностной инструкции дана в Приложении 2[77] .

1.9. Служба ДОУ в своей деятельности руковод­ствуется законодательными и иными нормативно-пра­вовыми актами органов государственной власти и уп­равления РФ и субъектов федерации, распорядитель­ными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкци­ями, методическими рекомендациями учреждений и другими действующими нормативами по вопросам до­обеспечения и настоящи­

1.10. Руководство службы ДОУ должно замещать­ся специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозна­чением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является орга­низация, руководство, координация, контроль и реа­лизация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает сле­дующие задачи:

2.1.1. совершенствование форм и методов работы с документами;

2.1.2. обеспечение единого порядка документиро­вания, организации работы с документами, информа­ционно-поисковых систем, контроля исполнения и под­готовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действу­ющими нормативами;

2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и числа документов;

2.1.4. разработка и внедрение нормативных и мето­дических документов по совершенствованию докумен - тационного обеспечения в организации и подведомствен­ной системе (для организаций, имеющих подведомствен­ную систему), прогрессивных технологий документа - ционного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направ­ленных на реализацию деятельности организации.

3. Функции службы ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служ­ба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов органи­зации, внесение в них изменений;

3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих докумен­тов, осуществление контроля за правильностью оформле­ния документов, представляемых на подпись руководству;

3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения до­кументов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, системати­ческое информирование руководства по этим вопросам;

3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использова­ния документной информации;

3.1.7. организация работы по предложениям, заяв­лениям и жалобам граждан;

3.1.8. организация контроля за работой с докумен­тами в структурных подразделениях;

3.1.9. разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) меро­приятий по совершенствованию форм и методов рабо­ты с документами, а также по повышению исполни­тельской дисциплины;

Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразде­лениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

3.1.11. организация работы архива в соответствии С Положением о государственном архивном фонде РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомен­дациями ФАС РФ;

3.1.12. повышение квалификации работников служ­бы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консуль­тирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

3.1.13. организация рабочих мест, АРМ, обеспечение нормальных условий труда сотрудников службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ

Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имею­щих подведомственную систему);

4.1.2. контролировать и требовать от руководите­лей структурных подразделений выполнения установ­ленных правил работы с документами в организации;

4.1.3. запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы служ­бы ДОУ;

4.1.4. проводить проверку организации документа- ционного обеспечения управления в структурных под­разделениях и доводить итоги проверок до руководите­лей структурных подразделений для принятия соответ­ствующих мер;

4.1.5. привлекать в установленном порядке специа­листов структурных подразделений к подготовке про­ектов документов по поручению руководства;

4.1.6. возвращать исполнителям на доработку до­кументы, подготовленные с нарушением установленных требований;

4.1.7. совместно с ВЦ определять задачи докумен­тационного обеспечения управления, подлежащие ав­томатизации;

4.1.8. подписывать и визировать документы в пре­делах своей компетенции;

4.1.9. разрабатывать положения о структурных под­разделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

4.1.10. вносить предложения руководству органи­зации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

4.1.11. участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

4.1.12. вносить на рассмотрение руководства пред­ставления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

4.2.2. выполнение указаний и поручений руковод­ства и соблюдение необходимых условий труда работ­ников службы ДОУ.

Служба ДОУ взаимодействует:

5.1. со структурными подразделениями организа­ции — по вопросам документационного обеспечения управления;

5.2. с юридической службой — по правовым вопро­сам, связанным с подготовкой документов;

5.3. со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими органи­зациями — по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организаци­онной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенство­вания стиля и методов работы с документами;

5.4. со службами материально-технического снаб­жения и хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычисли­тельной техники, бланками документов, канцелярски­ми принадлежностями, бытового обслуживания работ­ников службы;

5.5. с вычислительным центром — по вопросам раз­работки и внедрения новых информационных техноло­гий с применением средств ЭВТ, оперативной обработ­ки информации и соблюдения требований ГСДОУ и стандартов.

Украина:
г.Александрия
тел. +38 05235 7 41 13 Завод
тел./факс +38 05235 77193 Бухгалтерия
+38 067 561 22 71 — гл. менеджер (продажи всего оборудования)
+38 067 2650755 - продажа всего оборудования
+38 050 457 13 30 — Рашид - продажи всего оборудования
e-mail: msd@inbox.ru
msd@msd.com.ua
Скайп: msd-alexandriya

Схема проезда к производственному офису:
Схема проезда к МСД

Представительство МСД в Киеве: 044 228 67 86
Дистрибьютор в Турции
и странам Закавказья
линий по производству ПСВ,
термоблоков и легких бетонов
ооо "Компания Интер Кор" Тбилиси
+995 32 230 87 83
Теймураз Микадзе
+90 536 322 1424 Турция
info@intercor.co
+995(570) 10 87 83

Положение о Службе ДОУ (примерная форма), Положение (форма)

Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку .

Примерное положение о Службе ДОУ

________________
На примере организации, получившей статус государственной службы.

1.1. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя).

1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется Законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными актами по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Федеральной архивной службы России, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов; Уставом (Положением) об организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, Инструкцией по делопроизводству организации.

1.3. В состав отдела входят следующие группы: секретариат (секретари руководителя организации и его заместителей), канцелярия, копировально-множительное бюро, архив, группа обслуживания автоматизированной системы делопроизводства.

Служба ДОУ оказывает методическую помощь ответственным за документационное обеспечение (делопроизводство) в структурных подразделениях организации.

1.4. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются службой и подписываются руководителем службы, согласовываются с юридическим лицом по правовым вопросам, руководителем отдела кадров и утверждаются руководителем организации.

При изменении функций и задач службы должностные инструкции пересматриваются.

1.5. Службу ДОУ возглавляет руководитель, который назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Квалификационные требования для замещения должности руководителя службы: высшее профессиональное образование по специализации государственных должностей государственной службы или образование, считающееся равноценным, с дополнительным высшим профессиональным образованием по специализации государственных должностей государственной службы. Стаж государственной службы на ведущих государственных должностях государственной службы не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее пяти лет.

Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормативами.

Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

2.1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации.

2.2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.

2.3. Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними.

2.4. Определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.

2.5. Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).

2.6. Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов.

Разработка положения о службе ДОУ - Компания «ИнтерТраст»

Статьи и интервью

В предыдущих статьях нами были рассмотрены вопросы определения численности работников службы ДОУ, выбора организационной формы делопроизводства, определения структуры службы ДОУ*. Следующий шаг в организации делопроизводства: разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций ее сотрудников. При этом, как уже не раз отмечалось, если организация не большая и делопроизводственные функции выполняются одним работником - документоведом или даже секретарем руководителя, разрабатывается только должностная инструкция данного работника.

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационной документации службы ДОУ. Можно считать, что разработка этого комплекта до­кументов завершает организационный этап ее создания. Сегодня мы рассмотрим подготовку положения о службе ДОУ, его структуру и содержание.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ - документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Структура положения о службе ДОУ

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит примерное положение о службе ДОУ, но пользоваться им в настоящее время можно только с учетом изменений, которые произошли в системе управления и действующем законодательстве.

Положение о службе ДОУ в соответствии с ГСДОУ должно содержать следующие разделы:

права и ответственность;

взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

На наш взгляд, нецелесообразно, даже неверно объединять в один раздел права и ответственность службы ДОУ (раздел 4) в силу того, что "право" и "ответственность" - совершенно разные понятия. Рекомендательный характер ГСДОУ допускает вносить необходимые изменения и уточнения.

Раздел "Общие положения" определяет статус подразделения.

Здесь нужно указать:

официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;

кем возглавляется и кому подчиняется служба ДОУ;

какими законодательными и иными нормативными актами руководствуется в своей деятельности;

кем утверждаются структура и штат подразделения;

имеет ли подразделение печать.

Название следующего раздела - "Цели и задачи службы ДОУ" - также нуждается в некотором уточнении. Его целесообразно именовать "Основные задачи" или "Задачи", поскольку цели деятельности - это и есть задачи, которые решает подразделение. В данном разделе указывают, для достижения каких целей или для решения каких задач создается служба ДОУ. Цели (задачи) службы ДОУ определяют характер и направления ее функциональной деятельности.

В статье "Функции и задачи службы ДОУ"* был дан анализ функциональной деятельности службы ДОУ. Если поставить вопрос: для чего, с какой целью служба ДОУ выполняет свои функции, мы получим ответ на вопрос о том, каковы ее задачи:

обеспечение единой технологии создания и обработки документов в организации на протяжении всего их жизненного цикла;

разработка нормативных и методических документов, регламентирующих работу с документами в организации;

совершенствование форм и методов работы с документами.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организационными и технологическими аспектами, она принимает непосредственное участие в совершенствовании форм и методов работы, например:

в постановке задач на разработку автоматизированных информационных систем или в обосновании выбора готового программного продукта для обработки документной информации;

обеспечении режима доступа к информации и ее защиты;

разработке унифицированных форм документов и др.

В разделе "Функции" перечисляют действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.

При этом нужно иметь в виду, что функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы:

общие управленческие (присущие любому подразделению);

специфические (отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности).

К общим управленческим функциям следует отнести:

контроль за деятельностью.

Функции, отражающие технологию работы с документами, безусловно, относятся к специфическим; ведение регистрации и учета документов, контроль исполнения документов и др.

Функции подразделения формулируются отглагольными существительными: совершенствование. разработка. анализ. контроль за. согласование и т. п. Например, для решения задачи обеспечения единой в рамках одной организации технологии создания и обработки документов необходимо выполнять следующие функции:

обеспечение подразделений бланками документов;

обеспечение изготовления документов, их копирования и тиражирования;

контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

установление единого порядка прохождения документов (документооборота );

экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;

регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов организации;

контроль за исполнением документов;

систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;

организация работы с обращениями граждан;

обеспечение защиты документной информации и др.

Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает:

разработку нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) и др.);

методическое руководство и контроль за соблюдением правил работы с документами в подразделениях;

проведение работ по унификации документов, разработку табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности учреждения;

разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;

постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами;

повышение квалификации работников службы ДОУ и ответственных за делопроизводство в подразделениях.

Раздел "Права" положения о службе ДОУ устанавливает, какие действия имеет право она осуществлять, прежде всего, в лице руководителя, для выполнения функций подразделения. В данном случае право - это юридически узаконенная возможность осуществлять или не осуществлять определенные действия. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения.

В раздел "Права" может быть включено право: на издание отдельных документов (например, распорядительных); на ведение переписки; давать подчиненным указания, необходимые для выполнения возложенных на подразделение функций; представительствовать в соответствующих органах от имени организации, а также осуществлять другие действия, необходимые подразделению для реализации своих функций.

Служба ДОУ может быть наделена следующими правами:

требовать от руководства создания условий, необходимых для нормальной организации работы с документами (обеспечения соответствующими помещениями, техникой, канцелярскими принадлежностями и т. п.);

требовать от руководителей подразделений и работников организации выполнения, установленных правил работы с документами;

привлекать в установленном порядке работников организации для подготовки проектов документов по поручению руководства;

подписывать и визировать документы в пределах компетенции, установленной для руководителя службы ДОУ;

вносить предложения руководству по совершенствованию работы с документами и др.

Ответственность обычно формулируется как юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определенных мер воздействия. В разделе "Ответственность" устанавливается, за какие действия (или отсутствие действий) отвечает служба ДОУ.

Критерии оценки в данном случае - это показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы.

Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т. п.

Своевременность выполнения работы определяется соблюдением сроков завершения работы, установленными планами, программами, распорядительными или иными документами.

Служба ДОУ несет ответственность за:

нарушение установленного порядка работы с документами;

утрату или порчу документов;

нарушение норм и правил в работе с документами;

несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами;

невыполнение указаний и поручений руководства.

определяет информационные и документационные потоки подразделения;

устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения;

определяет, в каком порядке и кем рассматриваются разногласия, возникающие в деятельности подразделения.

В процессе выполнения функций, возложенных на службу ДОУ, она взаимодействует с руководством учреждения, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой ДОУ вышестоящей (головной) организации, архивными органами и организациями, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам совершенствования работы с документами.

Какие сложности вас ожидают?

Сложности при разработке положения о подразделении возникают при разграничении и установлении иерархии задач и функций, прав и ответственности.

На практике достаточно часто можно наблюдать их смешение: в задачи подразделения включают функции, а в функции - задачи; права нередко включают в ответственность, а ответственность - в права.

Поэтому при разработке положения необходимо:

правильно распределить информацию по разделам положения;

обратить внимание на то, что все функции подразделения должны быть обусловлены задачами, предоставленные права должны обеспечить реализацию всех возложенных функций, а предусмотренные виды ответственности должны корреспондировать с поставленными задачами и возложенными функциями.

Самый простой путь для решения этой задачи - установить соответствие между задачами, функциями, правами и ответственностью.

Сделать это можно, представив содержание положения следующим образом:

Такая таблица наглядно показывает, какие функции реализуют ту или иную задачу, какие права предоставляются подразделению и, соответственно, какую ответственность должно нести подразделение за невыполнение функций.

Примерное положение о службе документационного обеспечения управления - 3

О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.

1.2. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определённой группе организаций.

1.3. В зависимости от принадлежности к определённой группе организаций, создаются следующие службы документационного обеспечения:

в министерствах и ведомствах — управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приёмная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учёта и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально–множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в научно–исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально–множительное бюро, архив;

в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) — правлением;

в акционерных обществах — учредительной конференцией;

в кооперативах — состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

в аппарате управления общественных организаций — общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально–множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно–правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов;

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учётно–справочной работы по документам;

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы Республики Беларусь;

3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

4.1.4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

4.1.10. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несёт ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ;

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

5.1. Со структурными подразделениями организации — по вопросам документационного обеспечения управления;

5.2. С юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно–исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ;

5.5. С вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно–методических документов.