Как организовать учет бланков трудовых книжек? (Зернова И

Законопроект "О профилактике семейно-бытового насилия" разработан в целях совершенствования законодательства в сфере создания правового механизма реализации предпринимаемых государством экономических, социальных и политических мер в области борьбы с насилием в семейно-бытовой сфере. Его правовой оснойвой является Конституция РФ, а также Конвенция о ликвидации всех форм дискриминации в отношении женщин.

С целью расширения возможностей депутатов, избранных по одномандатным округам законопроектом "О внесении изменений в статью 37 Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" предусматривается рост числа работающих на общественных началах помощников депутатов, избранных в одномандатных округах. Законопроектом предлагается увеличение их численности до 60 человек.

Законопроектом "О внесении изменения в статью 16 Закона Российской Федерации "О приватизации жилищного фонда в Российской Федерации" предлагается распределить ответственность по обязательствам проведения капитального ремонта домов между всеми собственниками данного жилищного фонда (наймодателями) пропорционально времени нахождения дома в соответствующем ведении.

Дата размещения статьи: 01.10.2016

Обеспечение работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей к трудовым книжкам осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках" (далее - Порядок N 117н).

Согласно п. 2 Порядка N 117н изготовителем указанных бланков является Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединение "ГОЗНАК" Минфина России (далее - изготовитель).

Однако обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее - распространители), которые соответствуют требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка N 117н).

В этих целях учреждения заключают договоры с изготовителем или распространителями на поставку бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку.

Согласно п. 5 Порядка N 117н доставка бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку может осуществляться следующими способами:

- службами доставки защищенной полиграфической продукции;

- представителем учреждения со склада изготовителя или распространителя;

- иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Организация учета бланков трудовых книжек

Как требует п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила N 225), в учреждении учет бланков трудовых книжек и вкладышей в нее должен быть организован:

- сотрудниками бухгалтерии - в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- сотрудниками кадровых служб - в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Приложением 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69). В этой книге нужно регистрировать сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием серии и номера каждого бланка.

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена в Приложении 3 к Постановлению N 69. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя учреждения, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил N 225).

Кроме того, учреждение должно организовать бухгалтерский учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Из п. 337 Инструкции N 157н <1> следует, что бланки трудовых книжек и вкладыши к ним приравниваются к бланкам строгой отчетности. Их бухгалтерский учет должен быть организован в соответствии с положениями этого пункта, то есть бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны учитываться на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним на забалансовом счете 03 следует организовать:

- в разрезе лиц, ответственных за их хранение и (или) выдачу;

- в разрезе мест хранения;

- в условной оценке: один бланк - один рубль, а если это установлено учетной политикой учреждения - по стоимости приобретения бланков.

Движение бланков строгой отчетности на этом счете следует отражать на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие бланков трудовых книжек и вкладышей к ней при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения о их списании (уничтожении) должно оформляться на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании) по стоимости, по которой такие бланки были ранее приняты к учету.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию учреждения отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей в них и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного кассового ордера.

Аналитический учет по счету должен осуществляться в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц и мест хранения в книге по учету бланков строгой отчетности.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил N 225).

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя учреждения.

За нарушение предусмотренного Правилами N 225 порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Оформление работнику трудовой книжки - платная услуга?

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них приобретаются за плату в рамках заключенных с изготовителями и распространителями договоров.

При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее с него должна взиматься плата в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил N 225), за исключением следующих случаев:

- неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48);

- массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств) (п. 34).

В перечисленных ситуациях стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель.

Таким образом, оформление трудовой книжки вновь принятому работнику (ранее не имевшему трудовой книжки) является платной услугой, если иное не предусмотрено внутренним локальным актом учреждения.

Налог на добавленную стоимость

Согласно п. 1 ст. 39 НК РФ передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, а в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом, передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу на безвозмездной основе признаются реализацией товаров, работ или услуг.

Следуя положениям вышеуказанной статьи, а также п. 1 ст. 146 НК РФ, операция по оформлению работнику трудовой книжки является объектом обложения НДС.

Если бюджетное (автономное) учреждение не освобождено от уплаты НДС в соответствии со ст. 145 НК РФ, при реализации трудовых книжек работникам оно должно исчислить и уплатить налог.

При безвозмездной передаче трудовой книжки база по НДС определяется как стоимость указанных товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, установленных в порядке, предусмотренном ст. 105.3 НК РФ и без включения в них налога (п. 2 ст. 154 НК РФ).

В то же время в пп. 4.1 п. 2 ст. 146 НК РФ сказано, что выполнение работ (оказание услуг) казенными учреждениями не признается объектом обложения НДС.

Отсюда у казенных учреждений оказание услуг по оформлению трудовой книжки не является объектом обложения НДС.

Налог на доходы физических лиц

При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Если услуги по оформлению трудовой книжки оказываются на возмездной основе, дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает.

Если же эти услуги оказываются на безвозмездной основе, то стоимость трудовой книжки будет являться доходом работника в натуральной форме и облагаться НДФЛ в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Это подтверждается Письмом Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367.

Страховые взносы во внебюджетные фонды

Из п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Федеральный закон N 212-ФЗ) следует, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Поскольку стоимость бесплатно оформленной работнику трудовой книжки не является выплатой или иным вознаграждением, начисляемым в пользу работника в рамках трудовых отношений, в данном случае отсутствует объект обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ).

Стоимость бесплатно оформленной работнику трудовой книжки также не облагается взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. 12 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

В бухгалтерском учете расходы, связанные с приобретением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, следует относить на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (Приказ Минфина России от 21.12.2012 N 171н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов").

Приобретение бланков трудовых книжек отражается следующей корреспонденцией счетов:

- задолженность учреждения перед поставщиком по поступившим бланкам трудовых книжек:

Дебет счетов 0 401 20 226 "Расходы на прочие работы, услуги", 0 109 XX 226 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг в части прочих работ, услуг"

Кредит счета 0 302 26 730 (000) "Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам";

- оплата полученных бланков трудовых книжек:

Дебет счета 0 302 26 830 (000) "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"

Кредит счетов 0 304 05 226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим работам, услугам", 0 201 11 610 (000) "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства", 0 201 21 610 (000) "Выбытия денежных средств учреждения со счетов в кредитной организации".

Одновременно следует отразить поступление бланков трудовых книжек на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

Учетной политикой учреждения можно предусмотреть к этому счету субсчета 03/1 "Бланки строгой отчетности" (м. о. л. - кассир) и 03/2 "Бланки строгой отчетности" (м. о. л. - сотрудник отдела кадров).

Передачу кассиром бланков трудовых книжек сотруднику отдела кадров нужно отразить записью по уменьшению забалансового субсчета 03/1 "Бланки строгой отчетности" (м. о. л. - кассир) и увеличению забалансового субсчета 03/2 "Бланки строгой отчетности" (м. о. л. - сотрудник отдела кадров).

Следует обратить внимание на то, что казенное учреждение не вправе оставлять в своем распоряжении средства, полученные за платные услуги. Они перечисляются в соответствующий бюджет (п. 3 ст. 161 БК РФ).

Далее рассмотрим, как отразить в бюджетном учете казенного учреждения операции по начислению и перечислению в бюджет доходов от оказания услуг по оформлению работнику трудовой книжки за плату:

а) учреждение осуществляет отдельные полномочия по начислению и учету платежей в бюджет. Плата за оформление трудовой книжки поступает в доход бюджета, минуя лицевой счет учреждения:

- начислен доход от оказания платных услуг по оформлению трудовой книжки:

Дебет счета 1 205 31 560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг"

Кредит счета 1 401 10 130 "Доходы от оказания платных услуг";

- отражены расчеты с администратором кассовых поступлений на основании извещения (ф. 0504805):

Дебет счета 1 304 04 130 "Внутриведомственные расчеты по доходам от оказания платных услуг"

Кредит счета 1 303 05 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет";

- зачислены средства в доход соответствующего бюджета:

Дебет счета 1 303 05 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет"

Кредит счета 1 205 31 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг".

Одновременно делается запись по уменьшению забалансового субсчета 03/2 "Бланки строгой отчетности" (м. о. л. - работник отдела кадров);

б) учреждение осуществляет отдельные полномочия по начислению и учету платежей в бюджет. Плата за оформление трудовой книжки поступает в кассу учреждения:

- начислен доход от оказания платных услуг по оформлению трудовой книжки:

Дебет счета 1 205 31 560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг"

Кредит счета 1 401 10 130 "Доходы от оказания платных услуг";

- поступила в кассу учреждения от работника плата за оформление трудовой книжки:

Дебет счета 1 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения"

Кредит счета 1 205 31 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг".

Одновременно делается запись по уменьшению забалансового субсчета 03/2 "Бланки строгой отчетности" (м. о. л. - работник отдела кадров);

- наличные денежные средства, полученные за оформление трудовой книжки, сданы на лицевой счет учреждения:

Дебет счета 1 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам"

Кредит счета 1 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения";

- зачислены наличные денежные средства на лицевой счет учреждения:

Дебет счета 1 304 05 226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим работам, услугам"

Кредит счета 1 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам";

- произведены расчеты с администратором кассовых поступлений на основании оформленного извещения (ф. 0504805):

Дебет счета 1 304 04 130 "Внутриведомственные расчеты по доходам от оказания платных услуг"

Кредит счета 1 303 05 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет";

- перечислены денежные средства в доход соответствующего бюджета:

Дебет счета 1 303 05 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет"

Кредит счета 1 304 05 226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим работам, услугам".

Пример 1. В кассу казенного учреждения поступили наличные средства в сумме 150 руб. за оказание услуг по оформлению трудовой книжки от вновь принятого на работу сотрудника. Наличные денежные средства сданы для зачисления на лицевой счет учреждения, открытого в ОФК, и затем перечислены в доход бюджета.

Эти операции будут отражены в бухгалтерском учете следующим образом:

Учет расходов на приобретение бланочной продукции и служебных удостоверений в бюджетных и автономных учреждениях

Во многих случаях учреждение приобретает бланки тех или иных форм (например, доверенностей на управление транспортными средствами) или разрабатывает их самостоятельно (например бланки служебных удостоверений для сотрудников). В общем случае «книжная и иная печатная продукция» учитывается в составе материальных запасов учреждения (то есть по соответствующим аналитическим счетам счета 0 105 00 000 «Материальные запасы»). Соответственно, расходы на покупку таких ценностей отражают по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ. При передаче бланков для использования в деятельности учреждения их стоимость включают в текущие расходы. Фактическую стоимость таких ценностей формируют в общем по рядке.

Исключение из данного правила предусмотрено, в частности, для бланочной продукции, которая относится к документам строгой отчетности. Ее отражают на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Стоимость изготовления такой продукции учитывают в текущих расходах учреждения и оплачивают за счет статьи 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. К подобным ценностям относят бланки:

• ценных бумаг;
• квитанционных книжек;
• голограмм;
• аттестатов;
• дипломов;
• удостоверений;
• трудовых книжек (вкладышей к ним);
• других документов, изготовленных типографским способом по форме, утвержденной правовым актом органа власти, содержащих номер, серию, имеющих степень защиты и специальные требования по их хранению, выдаче и уничтожению.

По общему правилу расходы на приобретение (изготовление из материалов подрядчика) объектов, которые в дальнейшем в соответствии с положениями действующей «Инструкции по применению

Единого плана счетов бухгалтерского учета…», утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, могут учитываться в составе нефинансовых активов и относятся на соответствующие статьи группы 300 «Поступление нефинансовых активов» КОСГУ. При этом расходы на приобретение объектов, относящихся к материальным запасам, осуществляются за счет статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

Бланочная продукция строгой отчетности, к числу которой относятся, например, и бланки удостоверений, изготовленные типографским способом по форме, утвержденной правовым актом органа власти, содержащие номер, серию, имеющие степень защиты и специальные требования по их хранению, выдаче и уничтожению, согласно п. 118 Инструкции № 157н не учитывается в составе материальных запасов. Ее учет организуется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (п. п. 332, 337 Инструкции № 157н).

Таким образом, расходы по изготовлению бланочной продукции строгой отчетности (в том числе и бланков удостоверений) не могут быть отнесены учреждением на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ. Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации, утвержденным приказом Минфина России от 21.12.2011 № 180н, расходы, связанные с изготовлением (приобретением) бланочной продукции, подлежат отнесению на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Данное правило применимо и в случае осуществления расходов, связанных с изготовлением бланков удостоверений (относящихся к бланкам строгой отчетности).

М. Миллиард, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

В. Пименов, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Бланки строгой отчетности учитывают на забалансовом счете в разрезе лиц, ответственных за их хранение (выдачу), и мест хранения в условной оценке: один бланк, один рубль. Учетной политикой учреждение может быть установлено, что бланки учитываются по стоимости приобретения.

За счет субсидии на выполнение госзадания учреждение приобретает бланочную продукцию. Ее стоимость составляет 2950 руб. (в том числе НДС — 450 руб.). Продукция будет использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится.

Учреждением приобретаются бланки доверенностей на управление транспортными средствами в количестве 20 шт. Три из них были переданы водителям, занятым перевозкой управленческого персонала. Данные бланки к документам строгой отчетности не относят. Операции по приобретению бланков будут отражены в учете учреждения записями:

Дебет 4 105 36 340 Кредит 4 302 34 730

• 2950 руб. — учтены затраты на приобретение бланков доверенностей и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 302 34 830 Кредит 4 201 11 610

• 2950 руб. — перечислены денежные средства с лицевого счета в казначействе поставщику бланков;

Дебет 4 109 80 272 Кредит 4 105 36 440

• 442,50 руб. (2950 руб. 20 шт. × 3 шт.) — списана стоимость трех доверенностей, оформленных на водителей учреждения.

Учреждением оплачивается изготовление бланков служебных удостоверений в количестве 10 шт. которые относятся к документом строгой отчетности. Согласно учетной политике учреждения бланки учитываются по стоимости приобретения. Из них 5 удостоверений были переданы управленческому персоналу учреждения для использования. Операции по приобретению удостоверений будут отражены в учете учреждения записями:

Дебет 4 109 80 226 Кредит 4 302 26 730

• 2950 руб. — учтены затраты на приобретение удостоверений и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 302 26 830 Кредит 4 201 11 610

• 2950 руб. — перечислены денежные средства с лицевого счета в казначействе поставщику удостоверений;

• 2950 руб. — учтена стоимость бланков строгой отчетности увеличением забалансового счета 03;

• 1475 руб. (2950 руб. 10 шт. × 5 шт.) — списана стоимость 5 оформленных удостоверений, переданных сотрудникам для использования, уменьшением забалансового счета 03.

Обратите внимание: почтовые марки или маркированные конверты относят к денежным документам. Их стоимость учитывают на счете 0 201 00 000 «Денежные средства» (аналитический счет 0 201 35 000 «Денежные документы»).

Все статьи цикла «Бюджетный учет в России»

(состоит из 38 статей)

Учет бланков строгой отчетности

Документ. Учет бланков строгой отчетности

Учет бланков строгой отчетности

Бланки строгой отчетности - это бланки определенных типовых или специализированных форм, перечень которых утверждается Государственным комитетом по статистике Украины по согласованию с Министерством финансов Украины или министерствами и ведомствами по согласованию с Государственным комитетом по статистике Украины и Министерством финансов Украины, напечатанные, как правило, на специальной бумаге, имеющие обязательную нумерацию (как правило, типографскую), находящиеся на строгом учете, особом хранении и по которым установлена строгая отчетность по каждому виду бланков и местам хранения. Причем сущность особого хранения состоит в обеспечении невозможности несанкционированного, свободного и неконтролируемого доступа к ним, с одной стороны, и невозможности их уничтожения (как умышленного, так и по неосторожности), с другой стороны.

К бланкам строгой отчетности относятся:

1. Путевой лист (формы N 1, 2), служащий основанием для учета транспортных работ и списания горючего. Данный бланк печатается на обычной бумаге, но содержит типографскую нумерацию.

2. Товарно-транспортная накладная (типовые формы 1-ТН, 1-ТН спирт, утверждены приказами Министерства транспорта и Министерства статистики Украины от 29.12.95 г. N 488/346 и от 03.01.97 г. N 378/3/417/103 соответственно), порядок использования которой утвержден приказом Министерства статистики Украины и Министерства транспорта Украины от 07.08.96 г. N 228/253, служащая основным документом для перевозки грузов автомобильным транспортом, основанием для оприходования на баланс и списания с баланса товарно-материальных ценностей, осуществления бухгалтерского, складского и оперативного учета. Печатается на обычной бумаге с типографской нумерацией.

3. Доверенность (формы М-2 и М-26). утвержденная приказом Министерства финансов "Об утверждении Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей" от 16.05.96 г. N 99, зарегистрированным в Министерстве юстиции 12.06.96 г. N 293 (инструкция зарегистрирована под N 293/1318), с изменениями и дополнениями, - основной и единственный документ, по которому производится отпуск покупателям или бесплатная передача сырья. материалов, топлива, запчастей, инвентаря, скота, семян, удобрений, инструментов, товаров, основных средств и других товарно-материальных ценностей, а также нематериальных активов, денежных документов и ценных бумаг, причем доверенность должна быть выдана непосредственно (и только!) самим покупателем (получателем).

Печатается на специальной бумаге с типографской нумерацией.

4. Приходный кассовый ордер формы КО-1, применяемый в качестве бланка строгой отчетности с 01.03.99 г. в соответствии с приказом Государственного комитета по статистике Украины от 27.07.98 г. N 263, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 12.08.98 г. N 508/2948, для оформления факта поступления денежных средств и денежных документов в кассу предприятия.

5. Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей формы М-20, применение которой в качестве бланка строгой отчетности начинается в соответствии с приказом Государственного комитета по статистике Украины от 25.02.99 г. N 76 с 01.04.99 г. (ранее приказом от 27.07.98 г. N 263 этого же комитета начало применения было предусмотрено с 01.03.99 г.) для оприходования и списания товарно-материальных ценностей, осуществления складского, бухгалтерского и оперативного учета в тех случаях, когда не выписывается товарно-транспортная накладная.

В соответствии с п.6.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. N 88 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 05.06.95 г. N 168/704, все бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах, специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

На предприятиях всех форм собственности оприходование бланков строгой отчетности по фактической стоимости приобретения осуществляется на основании следующих документов:

- товарно-транспортной накладной (или накладной на отпуск товарно-материальных ценностей);

- приходно-расходной накладной формы СЗ-1 на бланки строгой отчетности, утвержденной приказом Министерства статистики Украины от 11.03.96 г. N 67 "Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности".

Согласно указаниям по применению и заполнению форм первичного учета бланков строгой отчетности, утвержденных этим же приказом, основными документами, применяемыми для учета состояния и движения бланков строгой отчетности, являются:

1. Приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности формы СЗ-1 (указанная выше), применяемая для оформления поступления на склад и отпуска со склада бланков строгой отчетности. В ней отражаются: наименования предприятий (отправителя и получателя), их идентификационные коды, номер доверенности, какого числа и через кого осуществлен отпуск бланков, номер по порядку, наименование бланков строгой отчетности, данные о фактическом отпуске бланков (количество книжек, серия бланков, номера бланков с номера по номер), данные о получении бланков (количество книжек, серия бланков, номера бланков с номера по номер) и подписи лица, разрешившего отпуск, получателя и лица, осуществившего отпуск этих бланков.

Оприходование на баланс предприятия полученных бланков строгой отчетности в синтетическом бухгалтерском учете осуществляется по цене приобретения на счете 05 "Материалы", субсчет 3 "Прочие материалы", бухгалтерской проводкой:

Дт 05/3 "Прочие материалы"
Кт 60 "Расчеты с поставщиками"
Кт 61 "Авансы"
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Кт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

В аналитическом учете бланки строгой отчетности при этом отражаются по цене приобретения по видам бланков, учет применяется количественно-суммовой.

Затраты на приобретение бланков строгой отчетности включаются в валовые затраты предприятия в соответствии с п.5.1 статьи 5 Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. N 283/97-ВР, с изменениями и дополнениями.

У предприятий, ведущих счет 18 "Валовые затраты", в налоговом учете делается проводка на приобретение бланков строгой отчетности только по цене фактического приобретения, а сумма налога на добавленную стоимость, уплаченная поставщику, относится на счет 68 "Расчеты с бюджетом" сразу или через использование счета 67/1 "Налоговый кредит". При этом делаются следующие записи в налоговом учете:

а) на включение в валовые затраты стоимости бланков строгой отчетности:

Дт 18 "Валовые затраты"
Кт 60 "Расчеты с поставщиками"
Кт 61 "Авансы"
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Кт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами";

б) на оприходование бланков на баланс:

Дт 05/3 "Прочие материалы"
Кт 18 "Валовые затраты";

в) на налог на добавленную стоимость, уплаченный поставщику за полученные бланки строгой отчетности:

Дт 68 "Расчеты с бюджетом"
Кт 61 "Авансы"
Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
или
Дт 67/1 "Налоговый кредит"
Кт 60 "Расчеты с поставщиками"
Кт 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и
Дт 68 "Расчеты с бюджетом"
Кт 67/1 "Налоговый кредит".

Проводка составляется в зависимости оттого, какое из двух событий произошло раньше: оплата или получение товарно-материальных ценностей. В этом смысле операции по движению бланков строгой отчетности, расчетам за них не имеют отличий от операций с другими товарно-материальными ценностями. Особенности бухгалтерского учета бланков строгой отчетности состоят в том, что они учитываются не только на балансе предприятия, но и за балансом на забалансовом счете 004 "Бланки строгой отчетности" по номинальной (или законодательно установленной цене). Оприходование в забалансовом учете осуществляется бухгалтерской записью:

Приход 004 "Бланки строгой отчетности".

При этом проводка делается односторонняя, без использования обычного в бухгалтерии принципа двойной записи.

Следует отметить, что для разных видов бланков строгой отчетности в забалансовом учете существуют различные цены:

1) бланки путевых листов и товарно-транспортных накладных оцениваются по фактической стоимости приобретения, но не менее 0,1 минимальной заработной платы за один бланк путевого листа или один комплект (три штуки) товарно-транспортных накладных, что определено Инструкцией о порядке изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом и учета транспортной работы, утвержденной приказом Министерства статистики Украины и Министерства транспорта Украины от 07.08.96 г. N 228/253, с изменениями и дополнениями.

Данное положение вызывает определенные неудобства в работе бухгалтерии, поскольку изменение размера минимальной заработной платы влечет за собой изменение в оценке и учете бланков строгой отчетности. По мере роста размера минимальной заработной платы необходимо вычислять новую стоимость указанных бланков, сравнивать со старой и на разницу делать бухгалтерскую запись:

Приход 004 "Бланки строгой отчетности".

Причем данная проводка осуществляется только в суммовом выражении без изменения количественных показателей.

Поскольку с 01.01.99 г. размер минимальной заработной платы составляет 74 гривни, то один бланк путевого листа или один комплект товарно-транспортной накладной должен в забалансовом учете оцениваться в 7 грн. 40 коп. А это абсолютно противоречит логике. Да и как можно связать стоимость бланка, пусть даже и строгой отчетности, с величиной минимальной заработной платы. Что у них общего. По всей видимости, нет предела абсурду;

2) цена за один бланк доверенности установлена приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. N 99, с изменениями и дополнениями, внесенными приказом Министерства финансов Украины от 19.02.98 г. N 37 "О квартальном бухгалтерском отчете", в размере 1 грн. 50 коп.;

3) номинальная цена за один приходный кассовый ордер и один комплект накладных на отпуск товарно-материальных ценностей пока не установлена в нормативном порядке, поэтому ценой отражения этих бланков в забалансовом учете может являться фактическая стоимость их приобретения до тех пор, пока Министерством финансов Украины не будет установлен иной размер.

Увеличение количества видов бланков строгой отчетности, без сомнения, преследует благую цель: ликвидацию "левого" товара, однако полностью не устраняет неучтенный товар и теневую сторону торговли. Как показала практика, сложности от загромождения учета возникают у всех честных налогоплательщиков. Дельцы "из тени" получат и "теневые" номерные, типографские "бланки строгой отчетности" без отчетности, причем внешне их очень трудно будет отличить от настоящих. Опыт уже есть: на акцизных марках упражнялись несколько лет.

2. Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности за год формы СЗ-2, применяемая для учета бланков строгой отчетности на складе предприятий всех форм собственности, пронумерованная, прошнурованная, скрепленная печатью и подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В ней отражаются: наименования бланков (для ведения учета отдельных видов бланков строгой отчетности в книге выделяется определенное количество страниц), дата записи, от кого получены или кому отпущены бланки, основание операции (наименование, дата и номер документа), приход и расход по количеству книжек, серии и номера бланков, идентификационный код предприятия. При этом в расходной части отражаются бланки, переданные материально ответственным лицам для выполнения ими функциональных операций по использованию данных бланков. Такая передача осуществляется в синтетическом учете по фактической цене приобретения проводкой:

Дт 05/3 "Прочие материалы"
Кт 05/3 "Прочие материалы".

В аналитическом учете по счету 05/3 "Прочие материалы" осуществляются изменения по материально ответственным лицам, а оценка бланков при этом остается фактической. В аналитическом забалансовом учете смена материально ответственных лиц также отражается, но оценка бланков строгой отчетности не изменяется, записи осуществляются по номинальной (законодательно установленной) стоимости. Заполненные бланки строгой отчетности могут выдаваться:

- только лицам, работающим на предприятии,- путевые листы и доверенности (в отношении доверенностей это положение регламентировано приказом Министерства финансов Украины от 18.10.96 г. N 226);

- лицам, работающим на предприятии, или представителям транспортной организации - перевозчика груза (водителям, экспедиторам) товарно-транспортные накладные;

- материально ответственным лицам получателя (покупателя) на основании доверенности вместе с грузом - накладная на отпуск товарно-материальных ценностей;

- всем, без исключения, лицам, осуществившим взнос денежных средств или денежных документов в кассу предприятия - квитанция от оформленного приходного кассового ордера, сам же приходный кассовый ордер остается в кассовых документах для данного предприятия.

Выдача (использование) бланков строгой отчетности определенным образом фиксируется:

1) выдача путевых листов отражается в диспетчерском журнале, листы которого прошнурованы и пронумерованы, скреплены печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера;

2) выдача товарно-транспортных накладных отражается в журнале регистрации, оформленном аналогичным образом;

3) выдача доверенностей фиксируется в журнале регистрации доверенностей типовой формы М-3, также пронумерованном, прошнурованном, скрепленном печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В нем отражаются номер записи по порядку, дата, срок действия доверенности, должность и фамилия лица, получившего доверенность, наименование поставщика, номер, дата контракта (наряда, спецификации, уведомления или другого документа), подпись получившего доверенность лица, отметка об использовании доверенности (номер и дата приходного документа на полученные по доверенности ценности) или возврате доверенности без использования. Указанные реквизиты являются обязательными;

4) выдача и использование приходных кассовых ордеров фиксируются в регистрационном журнале формы КО- 3, пронумерованном, прошнурованном, скрепленном печатью и подписями директора и главного бухгалтера. В нем указываются: идентификационный код и наименование предприятия, приходный (расходный) документ (дата, номер), поступление и расход средств на заработную плату, премии, командировки, хозяйственные расходы и т.д. по каждому физическому лицу.

3. Акт на списание использованных бланков строгой отчетности, составляемый для списания бланков с подотчета материально ответственного лица,- форма СЗ-3. Данный бланк заполняется комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, один раз в месяц. В нем указываются: наименование бланков строгой отчетности, количество книжек, серия бланков, номера бланков с номера по номер, сколько всего использовано и подлежит списанию, идентификационный код предприятия, подписи членов комиссии, фамилия, имя, отчество материально ответственного лица. Акт утверждается руководителем предприятия.

На основании данного акта в бухгалтерском учете осуществляются проводки:

а) на балансе по фактической стоимости приобретения:

Дт 20 "Основное производство"
Дт 26 "Общепроизводственные расходы"
Дт 44 "Издержки обращения"
Кт 05/3 "Прочие материалы";

б) за балансом по номинальной (законодательно установленной) стоимости:

Расход 004 "Бланки строгой отчетности".

4. Акт проверки наличия бланков строгой отчетности формы СЗ-4, применяемый для проверки фактического наличия бланков строгой отчетности при поступлении на склад. В случае расхождения фактического количества и данных сопроводительных документов один экземпляр акта передается поставщику. В акте отражаются: идентификационный код предприятия, дата составления, по данным фактическим и данным сопроводительных документов количество книжек, серии бланков, номера бланков с номера по номер, выявляется излишек или недостача. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем предприятия. Порядок учета излишков и недостач не отличается при этом от учета других товарно-материальных ценностей. Излишки оприходуются бухгалтерской записью:

Дт 05/3 "Прочие материалы"
Кт 60 "Расчеты с поставщиками".

В забалансовом учете делается на номинальную стоимость запись

Приход 004 "Бланки строгой отчетности".

Это означает, что осуществляется приход всего фактического количества поступивших бланков строгой отчетности.

Недостача относится на счет 84 "Недостачи и потери":

Дт 84 "Недостачи и потери"
Кт 60 "Расчеты с поставщиками"
Кт 76/3 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"
Кт 61 "Авансы".

После выяснения причин при предъявлении претензии поставщику делается проводка:

Дт 63 "Расчеты по претензиям"
Кт 84 "Недостачи и потери".

5. Карточка-справка по выданными и использованным бланкам строгой отчетности формы СЗ-5, используемая для ведения аналитического учета выданных и использованных бланков строгой отчетности по каждому материально ответственному лицу, по каждому виду бланков отдельно, ведется на основании документов форм СЗ-1 - СЗ-4. В ней отражаются: идентификационный код предприятия, фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, дата, наименование бланков строгой отчетности, основание (номер и дата документа), получение, использование и остаток бланков строгой отчетности по количеству книжек, сериям, номерам бланков с номера по номер.

Данный остаток при инвентаризации сопоставляется с фактическим и выявляется излишек или недостача бланков строгой отчетности. Излишки оприходуются:

а) на балансе предприятия проводкой:

Дт 05/3 "Прочие материалы"
Кт 80 "Прибыли и убытки".

В налоговом учете в составе дохода от внереализационных операций данная сумма попадает в валовые доходы:

1) Дт 05/3 "Прочие материалы"
Кт 48 "Валовые доходы";

2) Дт 48 "Вахтовые доходы"
Кт 80 "Прибыли и убытки";

б) в забалансовом учете делается проводка по номинальной (законодательно установленной) стоимости и количеству:

Приход 004 "Бланки строгой отчетности".

Недостачи относятся на счет виновных лиц. Выявление недостачи сопровождается проводкой по фактической цене приобретения:

Дт 84 "Недостачи и потери"
Кт 05/3 "Прочие материалы".

Одновременно по номинальной (законодательно установленной) цене:

Расход 004 "Бланки строгой отчетности".

Вся сумма недостачи, если вина материально ответственного лица установлена, относится на счет 72 "Расчеты по возмещению материального ущерба" по фактической балансовой стоимости:

Дт 72 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Кт 84 "Недостачи и потери".

Следует отметить, что согласно Порядку определения убытков от кражи, недостачи, уничтожения (порчи) бланков строгой отчетности, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.96 г. N 116, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Кабинета Министров Украины от 27.08.96 г. N 1009, размер убытка от кражи, уничтожения (порчи) бланков строгой отчетности исчисляется с применением коэффициента:

5 - к номинальной (законодательно установленной) стоимости;

50 - к стоимости приобретения по тем бланкам строгой отчетности, по которым не установлена номинальная (или законодательно установленная) стоимость.

Поэтому в случае выявления при недостаче вины материально ответственного лица последнее должно возместить стоимость с учетом указанных коэффициентов, при этом на разницу между стоимостью с учетом коэффициента и стоимостью приобретения бланков строгой отчетности делается проводка:

Дт 72 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Кт 83 "Доходы будущих периодов".

Возмещение ущерба оформляется проводкой:

Дт 50 "Касса"
Дт 70 "Расчеты по заработной плате"
Кт 72 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Согласно постановлению Кабинета Министров Украины от 20.01.97 г. N 34 излишек средств между стоимостью возмещения и покупной стоимостью (балансовой) при недостаче бланков строгой отчетности подлежит перечислению в бюджет. При этом делается бухгалтерская запись:

Дт 83 "Доходы будущих периодов"
Кт 68 "Расчеты с бюджетом".

Следует отметить, что согласно подпункту 7.4.2 статьи 7 Закона Украины "О налоге на добавленную стоимость". если налогоплательщик осуществляет операции по продаже, освобожденные от налогообложения или не являющиеся объектом налогообложения в соответствии со статьями 3 и 5 этого Закона, суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные (начисленные) в связи с приобретением бланков строгой отчетности, стоимость которых относится к составу валовых издержек производства (обращения), относятся соответственно к составу валовых затрат и в налоговый кредит не включаются. При этом на балансе предприятия учет бланков строгой отчетности будет осуществляться по полной стоимости, включая налог на добавленную стоимость. Если приобретенные бланки используются частично в налогооблагаемых операциях, а частично - нет, то в сумму налогового кредита согласно подпункту 7.4.3 этого Закона включается та часть уплаченного (начисленного) налога при их приобретении, которая соответствует части использования таких бланков в облагаемых операциях отчетного периода.

И последнее: списание бланков использованных доверенностей осуществляется на основании типовой формы М-2а, утвержденной Инструкцией к приказу Министерства финансов от 16.05.96 г. N 99, акта на списание бланков доверенностей, составленного комиссией, назначенной руководителем предприятия. В данном документе отражаются; идентификационный код предприятия, состав комиссии, номер по порядку, выданные доверенности (серия, с номера по номер, количество), из них использованные доверенности, по которым получены ценности и представлены отчеты, с указанием количества, серии, номеров бланков, и возвращенные без использования доверенности с указанием количества, серии и номеров бланков, количество и стоимость подлежащих списанию бланков доверенностей по цене приобретения и номинальной стоимости. Акт подписывается членами комиссии, лицом, отвечающим за регистрацию доверенностей, и утверждается руководителем предприятия.

Из всего вышеизложенного следует, что расширение круга форм бланков строгой отчетности имеет в целом достаточно негативное значение:

1. Резко возрастает объем бухгалтерских операций, а следовательно, трудовых затрат бухгалтерских работников вследствие наличия достаточно большого количества "сопроводительных" документов по учету, хранению, движению бланков строгой отчетности.

2. Система учета отличается от учета других товарно-материальных ценностей, причем в сторону усложнения: наличие синтетического и аналитического учета на балансе в одной оценке и аналитического учета за балансом в другой оценке лишь увеличивает вероятность ошибок и путаницы.

3. Резко возрастает интенсивность и без того тяжелого бухгалтерского труда или происходит увеличение штата управленческого персонала. И тут возможны две беды: или ухудшится качество работы, или не останется производителей - все перейдут в разряд учетчиков и управленцев.

4. Увеличиваются затраты на выписку документов на отпуск товарно-материальных ценностей, что, в свою очередь, скажется на обороте предприятия по реализации.

5. Возникают трудности с использованием бухгалтерских программ и компьютерной техники для заполнения бланков строгой отчетности, поскольку ранее и доверенности, и приходные кассовые ордера, и товарно-транспортные накладные, и накладные выписывались с использованием персональных компьютеров и не было необходимости в приобретении типографских бланков.

6. Увеличивается себестоимость продукции, работ, услуг и уменьшается предпринимательская прибыль.

Следовательно, использование в практике такого большого количества форм бланков строгой отчетности трудно назвать иначе, чем ненаучная система выжимания пота из бухгалтерских работников и "съема" денежных средств с предприятий, но не в доход бюджета, а в доход типографий. И конечно же, опять происходит рост влияния и значения чиновников и различного рода проверяющих.