Инструкция по делопроизводству нормативный документ иркутской области

2.1. Поступающая в суд корреспонденция принимается экспедицией и регистрируется в группе регистрации документов и дел отдела делопроизводства. Корреспонденция принимается экспедицией из почтовых отделений, от фельдъегерской службы, от представителей юридических лиц и граждан в течение всего рабочего дня. Все документы на имя председателя суда передаются в секретариат председателя (секретарю в приемную).

При поступлении документов специалисты экспедиции сверяют соответствие наименований, количества документов и количества листов в них наименованиям и количеству, указанному в приложениях.

В поступивших судебных делах сверяется наличие документов дела с их внутренней описью, имеющейся в деле.

Конверты прилагаются к документам.

2.2. При просмотре доставленной почтовой корреспонденции специалисты экспедиции проверяют сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, подписанным начальником отдела делопроизводства. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.

2.3. В случаях отсутствия в почтовых поступлениях указанных в приложении или описи дела документов, повреждения документов и упаковок составляется акт в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя специалистами экспедиции. Первый экземпляр акта прилагается к поступившим материалам и передается вместе с ними по принадлежности в судебный состав или подразделение, второй направляется отправителю, третий хранится в делах экспедиции ( приложение N 1 ).

2.4. Вопрос о возможности рассмотрения поступивших материалов при отсутствии тех или иных документов или об их возвращении заявителю решается в судебном составе или подразделении в зависимости от их значимости.

2.5. Поступившая корреспонденция подбирается (сортируется) по категориям: исковые заявления, заявления, апелляционные жалобы, кассационные жалобы, заявления об обжаловании решений, действий (бездействия) судебных приставов-исполнителей, заявления, связанные с исполнением судебных актов, заявления о пересмотре судебного акта по вновь открывшимся обстоятельствам, заявления об оспаривании решений третейских судов, дополнительные материалы к судебным делам, законодательные, нормативные, служебные документы и т.д.

2.6. При большом объеме поступающих документов сортировка может производиться и по другим категориям: заявления, вытекающие из гражданско-правовых отношений, из административно-правовых отношений, заявления по делам о несостоятельности (банкротстве), заявления об установлении юридических фактов и т.д.

Регистрация процессуальных документов ведется отдельно от других документов.

Поступившая корреспонденция передается из экспедиции в группу регистрации в день поступления, но не позднее первой половины следующего рабочего дня.

2.7. На полученном документе специалисты экспедиции проставляют регистрационный штамп суда в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа, а при отсутствии свободного поля – на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа и указывают дату его поступления.

2.8. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по правилам регистрации писем.

Текст поступивших в подразделения телефонограмм записывается получателем в журнале телефонограмм и факсограмм, электронных сообщений ( приложение № 2 ) и оперативно передается руководителю, которому адресовано сообщение. Поступившие по электронной связи телеграммы, факсограммы и электронные сообщения регистрируются в указанном журнале. В случае необходимости отправитель извещается о необходимости досылки оригинала документа. В секретариате председателя суда (приемной председателя суда) ведется журнал приема-передачи телефонограмм и факсограмм, электронных сообщений, поступивших на имя председателя и его заместителей.

Листы названных журналов должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью канцелярии.

2.9. Не подлежат регистрации и передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам возвращенные отделениями связи в связи с ненахождением адресата почтовые отправления с копиями судебных актов, с уведомлениями лиц, участвующих в деле, о времени и месте судебного заседания.

2.10. На пакетах с пометкой "Лично" проставляются дата поступления и учетный номер. Такие пакеты не вскрываются и учитываются в специальном журнале по реквизитам, указанным на конверте, после чего передаются под расписку адресатам. Подобная корреспонденция становится официальным документом лишь после возвращения в канцелярию для регистрации и направления на рассмотрение по принадлежности.

При поступлении в одном конверте нескольких документов по разным, не относящимся друг к другу вопросам, конверт прилагается к тому из них, для которого наиболее важна дата отправления. К остальным документам прилагаются в необходимых случаях ксерокопии конверта.

2.11. Ввиду сокращенных сроков рассмотрения ходатайств и заявлений об обеспечении иска, заявлений по делам об административных правонарушениях, о приостановлении, возобновлении и прекращении исполнительных производств, об отложении исполнительных действий документы, содержащие такие ходатайства, подлежат немедленной передаче из экспедиции в группу регистрации. После регистрации в день получения они передаются по реестру в судебные составы согласно специализации или судье, в производстве которого находится дело.

2.12. На все дела, рассматриваемые в первой инстанции, заводятся статистические карточки, которые заполняются во всех судебных инстанциях по мере совершения процессуальных действий и принятия судебных актов.

2.13. Регистрация поступающих в суд документов, материалов и дел также производится в базе данных ПС "Судопроизводство", а также на регистрационных карточках и в журналах регистрации установленной формы.

2.14. Перед регистрацией документа и вводом информации по нему в компьютер по вопросам, не связанным с рассмотрением судебных дел, специалисты канцелярии проверяют в базе данных наличие имеющихся материалов, в том числе и судебных дел, относящихся к поступившему документу, и составляют к нему информационную справку ( приложение N 3 ).

В справке может быть указано также наименование ранее поступившего документа, дата его поступления, фамилия, инициалы заявителя, наименование обратившейся организации, инициалы и фамилия исполнителя, результаты рассмотрения, фамилия лица, подписавшего ответ.

В случае нахождения документа на исполнении, последующие документы направляются председателю соответствующего судебного состава или в структурное подразделение, где ведется работа по ранее поступившим документам.

2.15. Заявления и жалобы, а также другие документы, не связанные с рассмотрением судебных дел и предназначенные для доклада председателю суда, заместителям председателя суда (согласно распределению обязанностей между ними), регистрируются в ПО «Дело» и передаются под расписку в журнале входящей корреспонденции в секретариат председателя (секретарю в приемную).

2.16. При поступлении в суд дела, рассмотренного вышестоящей инстанцией, по которому обжалуемый судебный акт оставлен без изменения, в компьютерную карточку дела вводится информация о дате поступления дела, результате рассмотрения вышестоящей инстанцией. Дело в этот же день передается по журналу регистрации в судебный состав. При наличии резолюции судьи "В архив" дело передается специалистом судебного состава в архив.

Если судебное дело вышестоящей инстанцией направлено на новое судебное разбирательство в суд, судебный акт которого отменен полностью или в части, регистрационный номер его не меняется и в день поступления дело передается в секретариат председателя суда (секретарю в приемную). При наличии резолюции председателя суда дело по журналу регистрации передается в указанный в резолюции судебный состав для рассмотрения.

2.17. Если вышестоящей инстанцией судебное дело направлено на новое рассмотрение в другой арбитражный суд, оно регистрируется в суде первой инстанции по очередному номеру поступающих исковых заявлений (заявлений) и оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 3.9 настоящей Инструкции.

Процессуальные сроки при этом исчисляются с момента поступления судебного дела в суд для нового рассмотрения.

Документы по делопроизводству

Как официально назывались документы делопроизводства, записи устных показаний в учреждениях России 17-18 вв.

СКАЗКИ документы делопроизводства, записи устных показаний несудебного характера (отчеты должностных лиц, сообщения купцов о торгах и т. п.) в государственных учреждениях России 17-18 вв. Энциклопедия "История отечества", "Большая.

УТВЕРЖДЕН приказом ректора № 5У^ «/ ^ » 2013 г. Инструкция по делопроизводству государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования.

Рубрика: Менеджмент Реферат на тему: Нормативные документы делопроизводства. Содержание Введение 3 1.Нормативно-методическая база делопроизводства 5 2.Разработка нормативных.

Какие виды распорядительных документов издает руководитель организации? Как правило, руководители организаций, действуя единолично, издают приказы и/или распоряжения. В органах.

Очень часто работа с кадровыми документами в организациях находится в плачевном или запущенном состоянии. Как правило, руководство организации вспоминает о том, что необходимо.

организация и ведение документооборота особенности оформления различных видов документов международные стандарты по.

Всем организациям рано или поздно приходится сталкиваться с проверками со стороны трудовых инспекций. Но далеко не все предприниматели знают, как проходят проверки трудового.

В интернет-магазине Read.ru широкий выбор книг по делопроизводству, документообороту и. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее - Инструкция) разработана.

Термины и определения в области делопроизводства и архивного дела установлены ГОСТ Р 51141-98, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 № 28 Согласно пункта.

Нормативные документы делопроизводства

Нормативные документы делопроизводства.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

- технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- унифицированные системы документации;

- нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1.).

Рис.1 Структура нормативно-правовой базы делопроизводства

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. " (4.4, ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.

Федеральный закон содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. " (4.4, ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.

Федеральный закон содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- Государственную систему документационного обеспечения управления.

1. основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

2. нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

3. нормативные документы по организации архивного хранения документов.

В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.

Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. " (4.4, ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы "О Государственном гербе Российской Федерации", "О языках народов Российской Федерации", "Об участии в международном информационном обмене", "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров", "Об обязательном экземпляре документов", "Об электронной цифровой подписи", "О коммерческой тайне", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О бухгалтерском учете" и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Назовем также ряд Указов Президента РФ: "Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ", "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне"; постановлений Правительства РФ: "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности", "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации". Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов.

Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении. Вот эти документы:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) [5].

ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации до-кументационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие такой системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.). О перспективах развития документационного обеспечения управления в РФ см. п. 1.3.2.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, агентствах, службах.

Типовая инструкция, отражая определенную специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30–2003 в отношении требований к оформлению управленческой документации (см. ниже).

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"

от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов, на которые по мере необходимости в настоящем пособии будут делаться ссылки.

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30–2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению деловой документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст. (рис. 1.8). В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ р 6.30–97 и его предшественников ГОСТ 6.38–72 и ГОСТ 6.39–72.

Требования ГОСТ Р 6.30–2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документа ции (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011–93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

В свете вступившего в силу с 1 июля 2003 г. Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ [15], который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30–2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление органи-зационно-рапорядительной документации (нет выбора!), то добровольность не следует истолковывать как необязательность. Речь может идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30–97.

Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации. По мере необходимости на них будут делаться соответствующие ссылки.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536) и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Общие требования, предъявляемые к номенклатуре дел, закреплены в части 3.4 "Основных правил работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.

Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536) и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Общие требования, предъявляемые к номенклатуре дел, закреплены в части 3.4 "Основных правил работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство, М. Ростов-на-Дону Феникс 2007

2. Наумов И.Н.Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов Пензенский государственный университет. 2003г

3. Корнеев И.К. Делопроизводство М. Проспект 2007

4. Басаков М.И Делопроизводство, М. Ростов-на-Дону Феникс 2006

5. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93. – М

Инструкция по делопроизводству - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы со

Инструкция по делопроизводству (документационному обес­печению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок ра­боты с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Ти­повые инструкции, а также действующие государственные нор­мативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, темати­ческие разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распро­странения Инструкции (например, «Инструкция распространя­ется на все документы», «. на административные документы», «. кроме конфиденциальных документов» и др.), ответствен­ность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с до­кументами в учреждении в целом и в ее структурных подразде­лениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:

• вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;

• виды и разновидности документов, используемые для до­кументирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

• общие правила подготовки и оформления документов;

• правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

• порядок изготовления и размножения документов;

• правила оформления и заверения копий и приложений;

• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

• порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих пра­вила подготовки документов коллегиального органа, а также за­местителей руководителя. Некоторые организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформле­ния документов.

Раздел «Организация документооборота» включает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих до­кументов;

• организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

• основные инстанции движения документов;

• порядок подготовки и отправки исходящих документов;

• порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает организа­цию регистрации входящих, исходящих и внутренних докумен­тов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание приня­той технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливают­ся принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их дос­тупности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и класси­фикации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением докумен­тов» устанавливает категории документов, подлежащие обяза­тельному контролю, порядок постановки на контроль, техно­логию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за ис­полнением документов, порядок информирования руководите­лей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит прави­ла хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хране­нию, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В Инст­рукции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы до-кументопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых доку­ментов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с доку­ментами, все технологические операции в их логической после­довательности. Инструкция — регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специали­стов аппарата управления.

Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизвод­ства при участии архива, юридической службы. Инструкция ут­верждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные под­разделения для использования в работе.

В числе организационных документов делопроизводства с на­чала 1980-х годов применяется и такой нормативный документ, как Табель форм документов по типовым управленческим ситуаци­ям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управлен­ческой структуры, содержащий характеристику каждого докумен­та, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава при­меняющихся в аппарате документов, так и процедуры их подго­товки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Методика разработки табеля создана ВНИИДАД*. Она включает:

* Вялова Л.М. О введении табеля документов, реализующих функции управления// — Документоведение, документационное обеспечение управления. — 1985. — № 1(15), с. 10-14.

• предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному доку­ментированию. На этом этапе работы изучаются дейст­вующие государственные законодательные акты и норма­тивно-методические документы, регламентирующие про­цедуры документирования; организационные документы (устав, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в ор­ганизации (учреждении);

• определение структуры табеля. Как и любой классифика­ционный справочник, применяющийся в делопроизводст­ве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табе­ля будут управленческие функции, подразделами — зада­чи, свойственные аппарату управления, во втором — на­звания структурных подразделений. Внутри разделов до­кументы систематизируют либо по степени важности, ли­бо по алфавиту наименований;

• выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия доку­ментов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. На­пример, табель может иметь такие графы:

код формы документа,

наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа,

наименование структурного подразделения, ответствен­ного за подготовку, периодичность составления,

согласование (внутреннее и внешнее) — указываются ор­ганизации или структурные подразделения или должност­ные лица, участвующие в этом процессе,

подпись (должность лица, которое подписывает документ),

утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ),

печать (необходимость удостоверения документа печатью),

адресат — организация (структурное подразделение, в ко­торое предоставляется документ).

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изго­товления текста документа, его регистрации, количестве созда­ваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлин­ника и др.

Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должно­сти исполнителей и руководителей, принимающих участие в со­ставлении, подписании, визировании, утверждении, периодич­ность создания документа, характеристика применяемых техниче­ских средств создания, пересылки). После утверждения руководи­телем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводствен­ная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании — внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Применение табеля позволяет:

• исключить возможность неоправданного создания новых форм;

• установить единую классификацию документов организа­ции в соответствии с управленческими функциями и зада­чами;

• учесть количество видов и форм документов.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в.
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах. Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент.
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН.
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ. Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской.
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство. сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства.
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство. которое состоит в.

делопроизводство. которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов.
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без.
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в. Ведет делопроизводство. выполняет различные операции с применением компьютерной.
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm