Рейтинг: 4.0/5.0 (1877 проголосовавших)Категория: Инструкции
Делопроизводство в учреждениях здравоохранения
Делопроизводство в учреждении здравоохранения необходимо вести с соблюдением определенных требований, за невыполнение которых предусмотрена ответственность - уполномоченные органы могут проверить работу с документами. В статье рассмотрены сроки хранения документов, порядок их подготовки к постоянному или временному хранению.
Сроки хранения документов
Общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены ст. 16-20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации“ (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ).
В настоящее время документы хранятся в соответствии со сроками, регламентированными архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, с последующими изменениями и дополнениями, ст. 23 НК РФ и ст. 17 Федерального закона N 129-ФЗ*(1).
Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Согласно ст. 23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение четырех лет.
Сроки хранения трудовых книжек установлены в п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*(2): трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от других трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Перечнем типовых управленческих документов определены следующие сроки хранения первичных документов, в частности:
- лицевых счетов работников - 75 лет (п. 153);
- документов (актов, сведений, переписки) о взаимных расчетах перерасчетах между организациями - пять лет (п. 151);
- первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции явившихся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, актов о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) - пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п. 150);
- документов на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат - пять лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет (п. 155);
- доверенностей на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированных доверенностей, - пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п. 155);
- документов (протоколов, актов, расчетов, заключений) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации - постоянно (п. 166);
- документов (актов, выписок банков, ведомостей, расчетов, переписки) об амортизационных отчислениях - пять лет (п. 167).
Подготовка документов и дел к постоянному или временному хранению
Законченные делопроизводством дела по окончании календарного года (или периода, в котором они сформировались) должны быть оформлены и учтены.
Перед оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию документов. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, то есть в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве (в начале дела - сверху - располагается самый ранний документ, в конце - самый поздний). Одновременно проверяют документы на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу, изымают черновики, лишние экземпляры и т.п.
Оформление дел (полное или частичное) производят в зависимости от сроков хранения дел, указанных в номенклатуре или определенных экспертной комиссией организации. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела временного хранения (до 10 лет включительно). Полное оформление дела включает:
- составление заверительной надписи;
- составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);
- переплет или подшивку;
При частичном оформлении допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить дополнительную систематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Передача дел в архив и уничтожение документов
По окончании делопроизводственного года на все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляют опись. Описи согласуют с архивными учреждениями только те организации, которые являются источниками комплектования государственных архивов.
Для проведения экспертизы ценности документов в каждом учреждении формируется постоянно действующая экспертная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя. В состав комиссии обычно входят:
- заместитель директора, ответственный за делопроизводство;
- специалист, ответственный за архив учреждения;
- специалист по учебной, технической и другим видам документации и др.
Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается заместитель директора, секретарем - секретарь учреждения. Заседания комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения утверждает руководитель учреждения здравоохранения.
Экспертная комиссия учреждения здравоохранения ежегодно утверждает годовые разделы описей дел постоянного хранения. В соответствии с этими описями документы указанного учреждения поступают в государственный архив.
На основании экспертизы ценности документов и установленных сроков хранения экспертная комиссия учреждения здравоохранения выделяет для уничтожения документы, не подлежащие хранению. Акты на дела, подлежащие уничтожению, составляют, если срок хранения дел истек 1 января года, в котором составлен акт. Дела, включенные в акты, уничтожают после утверждения описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу.
Критериями, на основании которых осуществляется данная экспертиза, являются:
- происхождение (роль и место организации в системе государственного управления, экономики, социальной жизни общества, значимость ее деятельности, время и место образования документов);
- содержание (значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах; значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах; целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа);
- внешние особенности (юридическая достоверность - наличие необходимых подписей, печатей, дат, резолюций, отметок о происхождении и исполнении; особенности передачи текста, физическое состояние материальной основы носителя информации, способ передачи информации).
Объектами рассмотрения экспертной комиссии являются:
- ежегодно составляемая номенклатура дел;
- описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
- акты об аннулировании документов;
- изменение сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов (в сторону увеличения сроков), а также установление сроков хранения документов, которые присущи только данной организации и перечнями не предусмотрены;
- нормативные документы по совершенствованию делопроизводства.
Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению утверждает главный врач учреждения только после их согласования с соответствующим органом архивной службы. В организациях, не передающих документы в государственный архив, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу и их утверждения главным врачом учреждения.
Ответственность за организацию хранения документов
Ответственность за организацию хранения документов учреждения, включая первичные учетные документы, несет главный врач учреждения здравоохранения. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер.
Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то это должно быть подтверждено правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.
В случае утраты первичных учетных документов главный врач учреждения здравоохранения в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.
Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
За грубые нарушения к организации могут быть применены следующие санкции согласно ст. 120 НК РФ:
- если нарушение совершено в течение одного налогового периода - штраф в размере 5 000 руб. (п. 1);
- если нарушения совершены в течение более одного налогового периода - штраф в размере 15 000 руб. (п. 2);
- если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы - штраф в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. (п. 3).
В соответствии со ст. 111 НК РФ лицо не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения, если будет установлено, что совершенное им деяние, содержащее признаки налогового правонарушения, было обусловлено чрезвычайными и непреодолимыми обстоятельствами. Указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в СМИ и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания. Например, не считают обстоятельствами непреодолимой силы пожар, если не установлено, что сгоревший объект не был оснащен необходимыми средствами пожарной сигнализации, пожаротушения и т.п.
Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена также ст. 27 Федерального закона N 125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.
Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда. Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20, в соответствии с ч. 3 ст. 23.1 КоАП РФ рассматриваются мировыми судьями.
Согласно ст. 5 Федерального закона N 82-ФЗ базовая сумма, применяемая для исчисления штрафов, размер которых в соответствии с законодательством РФ определяется в зависимости от минимального размера оплаты труда, в настоящее время составляет 100 руб.
Административная ответственность на основании ст. 15.11 КоАП РФ применяется за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов, в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ.
Также установлена ответственность за нарушение порядка предоставления статистической отчетности, в том числе и за утерю документов. В соответствии со ст. 3 Закона РФ от N 2761-1 учреждения возмещают в установленном порядке органам статистики ущерб, возникший в связи с необходимостью исправления итогов сводной отчетности при представлении искаженных данных или нарушении сроков представления отчетности.
Юридические лица, их филиалы и представительства, граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны представлять в Росстат, его территориальные органы и находящиеся в его ведении организации, а также другие федеральные органы исполнительной власти, ответственные за выполнение федеральной программы статистических работ, их территориальные органы и подведомственные организации статистическую информацию, необходимую для проведения государственных статистических наблюдений, по формам государственного статистического наблюдения на безвозмездной основе. Основными требованиями при представлении указанной информации являются полнота, достоверность, своевременность. Состав и методология исчисления показателей, круг субъектов, представляющих статистическую информацию, адреса, сроки и способы ее представления, которые указываются на бланках форм государственного статистического наблюдения и в инструкциях по их заполнению, являются обязательными для всех отчитывающихся субъектов.
Статистическая информация по формам государственного статистического наблюдения может быть представлена отчитывающимися субъектами непосредственно или передана через их представителей, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи. Датой представления статистической информации по формам государственного статистического наблюдения считается дата отправки почтового отправления с описью вложения или дата ее отправки по телекоммуникационным каналам связи либо дата фактической передачи по принадлежности.
Представлением недостоверной статистической информации считается неправильное отражение отчетных статистических данных в формах государственного статистического наблюдения вследствие нарушения действующих инструкций по заполнению форм государственного статистического наблюдения, арифметических или логических ошибок. Отчитывающиеся субъекты, представившие недостоверную статистическую информацию, не позднее трехдневного срока после обнаружения этих фактов представляют исправленную статистическую информацию территориальным органам и подведомственных Росстату организациям и другим органам и организациям, указанным в адресной части форм, с копиями документов, содержащих обоснования внесения исправлений. При выявлении федеральными органами исполнительной власти, ответственными за выполнение федеральной программы статистических работ, и их территориальными органами фактов нарушения порядка представления статистической информации, необходимой для проведения государственных статистических наблюдений, представления недостоверной статистической информации они могут при необходимости вносить в Росстат и его территориальные органы предложения о привлечении нарушителей к административной ответственности.
Административная ответственность за нарушение порядка представления статистической информации определена ст. 13.19 КоАП РФ, согласно которой нарушение должностным лицом, ответственным за представление статистической информации, необходимой для проведения государственных статистических наблюдений, порядка ее представления, а равно представление недостоверной статистической информации, влечет наложение административного штрафа от 30 до 50 минимальных размеров оплаты труда (то есть от 3 000 до 5 000 руб.).
директор Нижегородского центра
экономики образования
“Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение“, N 10, октябрь 2007 г.
*(2) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках“.
ИНСТРУКЦИЯ. ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ. наименование учреждения, организации. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ. 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
5 #6[276651] 23 августа 2011, 9:41 очень актуально, сама в процессе подготовки такого документа))))
вот что я нашла по теме.
"Разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ). Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.
В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.
Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.
Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами). Цель разработки Инструкции по ДОУ – установить технологию работы с документами в организации. Содержание инструкции можно представить в виде следующих основных разделов:
? Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);
? Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);
? Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).
При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу".
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Муниципального общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 13» СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук От 05.06.2003 № 430-162.
5 #8[276655] 23 августа 2011, 9:46 инструкция по делопроизводству рассматривается как целостный локальный нормативный акт, позволяющий создать комплексную систему работы с документами, наиболее целесообразную для данной организации.
Общие положения
В разделе «Общие положения» устанавливается сфера действия инструкции, ответственность за несоблюдение ее положений; указывается должность работника, ответственного за делопроизводство в организации; приводится перечень законодательных и нормативных правовых актов, нормативно-методических документов межотраслевого действия, которые были использованы при разработке инструкции по делопроизводству, а также внутренние организационные и распорядительные документы, на основе которых подготовлена инструкция.
Основная часть
Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения. В связи с этим составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов. Количество и названия разделов основной части инструкции зависит от организации-разработчика.
Основная часть инструкции может включать три основных раздела: «Правила составления и оформления документов», «Организация работы с документами», «Документация по личному составу».
Раздел «Правила составления и оформления документов», как правило, включает несколько подразделов:
Приказ Минздрава России от 27.06.2012 N 19 (ред. от 19.08.2014) "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации".19 августа 2014
- «Виды и разновидности документов, используемых в организации для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности»;
- «Виды бланков организации и порядок их использования»;
- «Общие правила подготовки и оформления документов» (на основе ГОСТ Р 6.30-2003);
- «Правила подготовки распорядительных документов» (включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания);
- «Правила подготовки писем, докладных записок, иных информационных документов»;
- «Порядок изготовления и размножения документов»;
- «Правила оформления и заверения копий и приложений»;
- «Порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов»;
- «Порядок работы исполнителей с документами»;
- «Оформление документов, передаваемых по факсимильной связи».
Раздел «Организация работы с документами» традиционно начинают с подраздела «Организация документооборота», в котором отражают следующие вопросы:
- порядок приема, обработки, распределения входящих документов, организация их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое (от одного исполнителя к другому);
- основные инстанции движения документов;
- порядок подготовки и отправки исходящих документов (включая все виды связи, которые используются в организации (почтовая; телеграфная, факсимильная, курьерская и др.));
- порядок учета объема документооборота.
В подразделе «Регистрация документов» описываются процедура регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, а также приказов по личному составу и трудовых договоров, сроки, формы и методы регистрации, технология и порядок индексации документов. Как правило, в небольших организациях используется журнальная форма регистрации. В инструкцию по делопроизводству обязательно следует включить описание формы журналов (книг), используемых для регистрации каждой категории документов, порядок их ведения.
В подразделе «Организация контроля за сроками исполнения документов» перечисляются виды документов, подлежащих обязательному контролю, приводятся порядок постановки документов на контроль, технология контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использования форм и отметок на документах.
В подразделе «Оперативное хранение документов» содержатся общие правила хранения документов, определяется порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел, устанавливаются ответственность за сохранность документов. В данном подразделе инструкции должны содержаться также принципы систематизации таких документов, как личные карточки, трудовые книжки и др.
Особого внимания заслуживает вопрос о ведении личных дел работников организации. Решение о необходимости их ведения принадлежит руководству организации (если нет решения вышестоящей организации). Если такое решение принято, то личные дела следует вести по всем правилам, а порядок их формирования и работы с ними необходимо закрепить в специальном подразделе «Правила формирования личных дел». В этом подразделе устанавливают категории работников, в отношении которых ведение личных дел обязательно (например, все работники организации или только материально ответственные лица). Необходимо установить также состав документов личного дела, порядок их подшивки в личное дело, периодичность проверок личных дел и порядок их подготовки для сдачи в архив.
В подразделе «Подготовка документов к сдаче в архив» закрепляется порядок проведения экспертизы ценности документов (отбора документов для хранения и уничтожения). Отбор дел для хранения и уничтожения должен осуществляться в пределах организации по единым правилам. Следовательно, в инструкции необходимо установить ответственность отдельных должностных лиц за сдачу документов в архив.
В данном подразделе приводятся также правила подготовки дел к архивному хранению (включая оформление дела (подшивку или переплет), нумерацию листов дела, составление итоговой записи, внутренней описи, оформление обложки дела), закрепляются требования к составлению описей документов постоянного срока хранения и описей документов по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, устанавливается порядок передачи дел в архив и уничтожения документов.
При составлении третьего раздела «Документация по личному составу» следует учесть, что документирование трудовых отношений имеет специфику, определяемую профилем работы организации. Например, оформление трудовых отношений в научном учреждении и на промышленном предприятии, в медицинском учреждении или государственном учреждении будет различно, прежде всего, по составу необходимых документов.
Исходя из логики возникновения и развития трудовых отношений данный раздел может иметь следующую структуру:
- «Порядок оформления приема на работу»;
- «Порядок оформления перевода на другую работу»;
- «П
Организация делопроизводства в бюджетном учреждении. "Отдел кадров бюджетного учреждения", 2008, N 4. - Приказ Минкультуры России от 08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
Читать работу online по теме: Инструкция по делопроизводству №55. 7.Рекомендовать руководителям учреждений и дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД» при организации делопроизводства исходить из требований единой
от 29.12.2011 N 450. Инструкция. По делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры. разрешения суда, о помещении подозреваемого, обвиняемого, не находящегося под стражей, в медицинский или психиатрический
1.6. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Северный государственный медицинский 7 декабря 2015
На нашем сайте собрана вся информация по тематикам: инструкция по делопроизводству в медицинских учреждениях и инструкция kicx icq 250ba.
7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их сохранность в структурных Например: Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.
Отраслевое соглашение по учреждениям, организациям, предприятиям Российской академии медицинских наук на 2003 - 2005 гг. Инструкция по делопроизводству в учреждении общественного объединения Аппарат Федерации Независимых
2.3 инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все
Инструкция по делопроизводству. 8561. Темы: Медицинская документация. Если листок нетрудоспособности, выписанный в медицинском учреждении, не был востребован пациентом, какие документы должны быть заполнены в этом случае?
1.1. Инструкция по делопроизводству в учреждении (укажите полное официальное наименование учреждения, в скобке - сокращенное, далее - учреждение)
Утверждена Временная инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения России. Она должна исполняться всеми работниками ведомства.27 июня 2012
Делопроизводство в учреждениях здравоохранения Новосибирск, 2009 г. 2 Новосибирский государственный медицинский Инструкция по делопроизводству утверждается руководителем учреждения и вводится в действие приказом.
Несчастные случаи на производстве. Медицинские осмотры некоторых категорий работников. - инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии
Каждая медицинская сестра должна иметь на своем рабочем месте четкую инструкцию по делопроизводству Деятельность всех учреждений фиксируется в документах разного вида. Попытка определения видов документов, в том числе и
1.1. Настоящая инструкция по ведению делопроизводства в Муниципальном бюджетном дошкольном образовательном учреждении «Детский сад Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных органах управления.
Делопроизводство в учреждениях здравоохранения. Файл формата pdf. Приведена инструкция по документационному обеспечению лечебно-профилактического учреждения, требования к оформлению документов а
Делопроизводство в бюджетном учреждении необходимо вести с соблюдением определенных требований, за невыполнение которых предусмотрена ответственность: уполномоченные органы могут проверить работу с документами.
Требования делопроизводства в бюджетных организацияхРассмотрим основные требования к ведению делопроизводства в бюджетных организациях, а также возможные санкции за нарушение действующего порядка. Организация работы с документами направлена на создание оптимальных условий для всех видов работ с документами и включает организацию документооборота, хранение документов и их использование. Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Основные понятия делопроизводстваДелопроизводством называют отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке. К официальным документам относят управленческие, научные, технические, производственные и другие.
Типовая инструкция по делопроизводствуТиповая инструкция по делопроизводству, на основании которой издаются инструкции государственных и муниципальных органов исполнительной власти, включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, распоряжения, инструкции, протокола, служебных писем и т.д. На ее основе в регионе органами местного самоуправления создаются инструкции. Также она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретного учреждения.
Для бюджетных учреждений, не передающих документы на государственное хранение, а держащих их у себя, Основные правила работы архивов организаций являются базой для устройства их архива.
Обращаясь в компанию «Архивный Сервис», вы можете воспользоваться приездом специалиста в офис вашей компании, который оценит состояние документооборота на месте, изучит ваши схемы делопроизводства и предложит пути по их оптимизации. Мы систематизируем хранящиеся на вашем предприятии документы, сделаем новый переплет и выполним архивную обработку, а после систематизации всей отчетности создадим электронный архив, хранящийся как в компьютерах вашей организации, так и на съемных носителях.
Постановка кадрового делопроизводстваДругая услуга компании «Архивный Сервис» - быстрая постановка кадрового делопроизводства, выполняемая как разово, в случае смены вашего кадровика или его продолжительной болезни, так и на постоянной основе.
смотрите также:ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ___
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации; заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочными комиссиями (далее - ЭПК) соответствующего архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, кодов архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Организация оперативного хранения документов
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы организации после проведения экспертизы их ценности могут передаваться или в соответствии с действующим законодательством подлежат обязательной передаче на хранение в государственный архив.
Для хранения документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение организация образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) и при необходимости экспертные комиссии в структурных подразделениях.
Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем организации (для организации в целом) и руководителем структурного подразделения (для ЭК структурного подразделения).
ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе организации.
Для экспертизы ценности и отбора научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.
Постоянно действующая ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России (Росархив).
В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя организации, нормативно методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК организации.
Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя организации. Ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив организации.
Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Росархива. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
На основе Примерного положения о постоянно действующей ЭК учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом государственной архивной службы России от 19 января 1995 г. N 2, организация разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.
Основными задачами ЭК являются организация и проведение:
- экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
- экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;
- отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов организации (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и уничтожения.
2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам организации:
- по выявлению владельцев личных архивов в организации, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;
- по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;
- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своей организации.
4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
- На утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своей организации:
- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
- перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.
- На согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своей организации:
- сводную номенклатуру дел организации;
- описи дел по личному составу;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
- На рассмотрение ЭПК архивного учреждения:
- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
- На утверждение руководителя организации:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников организации консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.
5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
7. В установленном порядке представлять свою организацию в органах Государственной архивной службы России.
ЭК организации работает в тесном контакте с ЭПК учреждений Росархива, Центральной экспертной комиссией отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно методические указания.
ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство организации.
Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях организации непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
В каждом структурном подразделении организации описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приводится ниже) и представляются в архив организации через два года после завершения дел в делопроизводстве.
