Инструкция по делопроизводству в колледже

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления докумен­тов и работы с ними в организации является инструкция по делопроиз­водству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, пред­приятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стан­дартов на унифицированные системы документации, Типовой инструк­ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методи­ческих материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности по­становки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных опера­ций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или исполь­зование комплексной системы автоматизации делопроизводства и орга­низации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной органи­зации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой ин­струкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Россий­ской Федерации, взять из неё структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к ар­хивному хранению и т.д.

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов - положение и должнос­тная инструкция, с раздела "Общие положения". В нём должно быть ука­зано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

Например, общее положение можно написать так:

1.1 Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в органи­зации.

1.2 Инструкция определяет основные правила подготовки, оформле­ния, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях организации.

1.3 Инструкция разработана в соответствии с законодательными акта­ми Российской Федерации, актами Президента Российской Феде­рации и Правительства Российской Федерации, нормативно-мето­дическими документами Государственной архивной службы России, организационными документами организации.

1.4 Правила и порядок работы с документами, установленные насто­ящей инструкцией, обязательны для всех работников аппарата орга­низации. Все работники организации ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и не­разглашение содержащейся в них информации.

1.5 Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения современ­ных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделе­ниях организации осуществляется канцелярией.

1.6 Внедрение и сопровождение информационных технологий произ­водится во взаимодействии с Отделом программно-технических средств.

1.7 Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с докумен­тами несут руководители структурных подразделений.

1.8 Руководитель структурного подразделения определяет ответствен­ного за ведение делопроизводства в подразделении и согласо­вывает его кандидатуру с заведующим канцелярией.

1.9 Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организа­цию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников под­разделения с нормативными и методическими документами по де­лопроизводству.

1.10 При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, пере­мещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя струк­турного подразделения другому работнику (под расписку) с уве­домлением зав. канцелярией о передаче дел.

1.11 Задачи и функции канцелярии, обязанности, права и ответствен­ность зав. канцелярией регламентируются Положением о канце­лярии.

1.12 Обязанности, права и ответственность делопроизводственных ра­ботников определяются их должностными инструкциями. Следующие разделы инструкции обычно посвящаются порядку со­ставления и оформления документов. В их построении можно следо­вать Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ве­домствах Российской Федерации: сначала дать раздел - "Подготовка и оформление документов", а затем раздел - "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов".

При написании раздела - "Подготовка и оформление документов" за основу берётся ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов. Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТе, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации. В раздел "Особенности подготовки и оформления отдель­ных видов документов" выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договора, распоряжения, протоколы, акты, пись­ма, телеграммы и др. В этом разделе очень важно подробно расписать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидно­сти документов в организации. Например, какие визы должен иметь при­каз по личному составу, приказ о премировании, различные виды дого­воров, кто подписывает эти виды документов. В этом разделе указывается структура текста протокола, акта, порядок оформления телеграмм, раз­новидностей писем. Всё это сопровождается примерами из документов организации. Отдельно можно выделить раздел: порядок печатания и размножения документов. Наличие таких разделов в инструкции значи­тельно упростит порядок подготовки документов, характерных для дан­ной организации и исключит их многократные пересоставления и пере­оформления.

После разделов, посвящённых составлению и оформлению доку­ментов, следуют разделы, описывающие порядок работы с ними: приём и первичную обработку документов, регистрацию, направление докумен­тов к исполнителям, контроль исполнения документов, информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, те­кущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив.

Разделы по обработке документов пишутся с учётом технологии, при­нятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризирован­ная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традицион­ной технологии, так и автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

Например: раздел "Информационно-справочная работа" в автомати­зированной системе может выглядеть так:

1.1 В процессе регистрации создается база данных для информаци­онно-справочной работы по документам организации.

1.2 Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

1.3 Справка может выдаваться:

По конкретному документу:

- где (у кого) находится;

- стадия исполнения (подготовки);

- место хранения (для исполненных документов).

По теме (содержанию):

Инструкция по делопроизводству в колледже

Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)»
Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.

04 Окт, 2016 г. - 05:07

03 Окт, 2016 г. - 08:37

04 Окт, 2016 г. - 05:36

О сайте
Обсуждения, касающиеся работы сайта. Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.
Модераторы Skate. luna198. Евгений К.

08 Сен, 2016 г. - 16:53

Инструкция по делопроизводству в филиале колледжа - 7 Января 2016 - Персональный сайт

2.3 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления докумен­тов и работы с ними в организации является инструкция по делопроиз­водству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, пред­приятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стан­дартов на унифицированные системы документации, Типовой инструк­ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методи­ческих материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности по­становки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных опера­ций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или исполь­зование комплексной системы автоматизации делопроизводства и орга­низации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной органи­зации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой ин­струкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Россий­ской Федерации, взять из неё структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к ар­хивному хранению и т.д.

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов - положение и должнос­тная инструкция, с раздела "Общие положения". В нём должно быть ука­зано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

Например, общее положение можно написать так:

1.1 Инструкция по делопроизводству устанавливает единую инструкцию документирования и организации работы с колледжами в органи­зации.

1.2 Инструкция определяет основные правила подготовки, оформле­ния, колледжаделопроизводства и организации инструкции с документами во всех структурных подразделениях организации.

1.3 Инструкция разработана в делопроизводству с законодательными акта­ми Российской Федерации, филиалами Президента Российской Колледжу ­рации и Правительства Российской Федерации, нормативно-мето­дическими документами Государственной архивной службы России, организационными документами организации.

1.4 Правила и порядок инструкции с документами, установленные насто­ящей инструкцией, обязательны для всех работников филиала орга­низации. Все колледжи организации ответственны за делопроизводство требований инструкции, сохранность служебных документов и не­разглашение содержащейся в них информации.

1.5 Организация и совершенствование инструкцииделопроизводства на основе единой технической политики и применения современ­ных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделе­ниях организации осуществляется канцелярией.

инструкции по делопроизводству в филиале колледжа

1.6 Внедрение и сопровождение информационных технологий произ­водится во взаимодействии с Отделом программно-технических средств.

1.7 Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с докумен­тами несут руководители структурных подразделений.

1.8 Руководитель структурного подразделения определяет ответствен­ного за ведение делопроизводства в подразделении и согласо­вывает его кандидатуру с заведующим канцелярией.

1.9 Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организа­цию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников под­разделения с нормативными и методическими документами по де­лопроизводству.

1.10 При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, пере­мещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя струк­турного подразделения другому работнику (под расписку) с уве­домлением зав. канцелярией о передаче дел.

1.11 Задачи и функции канцелярии, обязанности, права и ответствен­ность зав. канцелярией регламентируются Положением о канце­лярии.

1.12 Обязанности, права и ответственность делопроизводственных ра­ботников определяются их должностными инструкциями. Следующие разделы инструкции обычно посвящаются порядку со­ставления и оформления документов. В их построении можно следо­вать Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ве­домствах Российской Федерации: сначала дать раздел - "Подготовка и оформление документов", а затем раздел - "Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов".

При написании раздела - "Подготовка и оформление документов" за основу берётся ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов. Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТе, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации. В раздел "Особенности подготовки и оформления отдель­ных видов документов" выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договора, распоряжения, протоколы, акты, пись­ма, телеграммы и др. В этом разделе очень важно подробно расписать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидно­сти документов в организации. Например, какие визы должен иметь при­каз по личному составу, приказ о премировании, различные виды дого­воров, кто подписывает эти виды документов. В этом разделе указывается структура текста протокола, акта, порядок оформления телеграмм, раз­новидностей писем. Всё это сопровождается примерами из документов организации. Отдельно можно выделить раздел: порядок печатания и размножения документов. Наличие таких разделов в инструкции значи­тельно упростит порядок подготовки документов, характерных для дан­ной организации и исключит их многократные пересоставления и пере­оформления.

После разделов, посвящённых составлению и оформлению доку­ментов, следуют разделы, описывающие порядок работы с ними: приём и первичную обработку документов, регистрацию, направление докумен­тов к исполнителям, контроль исполнения документов, информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, те­кущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив.

Разделы по обработке документов пишутся с учётом технологии, при­нятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризирован­ная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традицион­ной технологии, так и автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

Например: раздел "Информационно-справочная работа" в автомати­зированной системе может выглядеть так:

1.1 В процессе регистрации создается база данных для информаци­онно-справочной работы по документам организации.

1.2 Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

1.3 Справка может выдаваться:

По конкретному документу:

Инструкция по делопроизводству в филиале колледжа

Инструкция по делопроизводству махачкала 2009 - Инструкция

1. Общие положения 3-5 2.Документы университета 5-6 3.Правила подготовки и оформления документов 6-25 3.1Документирование управленческой деятельности 6 3.2.Бланки документов 6-7

3.3.Оформление реквизитов документов 7-14 3.4. Оформление отдельных видов документов 14-22 3.5. Порядок снятия и выдачи копий документов 22-23

3.6. Автоматизация документирования 23-24 4.Организация документооборота 24 5.Контроль за исполнением документов 24-26 6.Порядок прохождения и исполнения поступающей

7. Порядок подготовки и прохождения исходящих

и внутренних документов 27-28

8. Регистрация и индексация документов 28-29

9. Построение справочного аппарата 29 10.Работа исполнителей с документами 29-30

11. Печатание и тиражирование документов 30

12. Изготовление, учет и хранение печатей, штампов и бланков 30-31

13. Составление номенклатуры дел 31-33

14. Формирования дел 33-34 15.Экспертиза ценности документов 34-35 16.Оформление дел 35-36 17.Составление описей дел 36-37

18. Оперативное хранение документов и дел 37 19. Передача дел в архив 37-38 20.Приложения к инструкции по делопроизводству 40 - 104

1.1. Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в ГОУ ВПО «Дагестанский государственный университет» и составлена в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утверждённой приказом Министерства образования РФ от 24.07.2000 № 2286.

1.2. Инструкция предусматривает:

- порядок подготовки, оформления, прохождения распорядительной документации и поручений вышестоящих органов в соответствии с законодательством РФ;

- организацию учета, регистрации, контроля исполнения служебных документов;

- порядок размножения, копирования, тиражирования служебных документов, порядок их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования;

- сосредоточение всей технической работы с документами в отделе документооборота и других делопроизводственных подразделениях.

1.3. Руководство и контроль за правильным ведением делопроизводства в университете осуществляет отдел документооборота университета.

Отдел документооборота дает указания по вопросам организации и ведения делопроизводства обязательные для исполнения структурными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводства в подразделениях и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства. Управление правового обеспечения и безопасности разрабатывает локальные нормативные акты по делопроизводству.

1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц, а также опубликование в печати документальных материалов допускается только с разрешения руководства университета.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, в соответствии с нормативными требованиями по делопроизводству, их сохранность в структурных подразделениях возлагается на их руководителей (деканов, зав. кафедрами, начальников отделов и т.д.).

Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:

- обеспечивают ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями ГОСТ, Инструкции по делопроизводству и другими нормативными документами;

- обеспечивают своевременную передачу документов в иные структурные подразделения университета, должностным лицам и в иные организации;

- докладывают руководству университета о ходе выполнения данных им поручений;

- обеспечивают сохранность образующихся в текущем делопроизводстве документов вплоть до сдачи их в архив университета;

- принимают меры к сокращению объема переписки, не допуская ее по вопросам, которые возможно решить путем личных переговоров или по телефону;

- обеспечивают рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.6. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях университета возлагается на работников, назначенных ответственными за эту работу в соответствии с утвержденными должностными инструкциями, приказами и распоряжениями ректора, проректоров, деканов.

1.7. Работники структурных подразделений

- должны знать основы делопроизводства, правила составления основных видов документов, написания заявлений, анкет, писем и т.д.;

- несут ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, за сохранность находящихся у них служебных документов;

- должны обеспечивать прохождение своих заявлений, иных подготовленных ими документов до исполнителей (отдел кадров, бухгалтерия, и др.)

- об утрате документов докладывают руководителю подразделения, он назначает служебную проверку, которая проводится управлением правового обеспечения и безопасности.

1.8. Передача служебных документов и их копий лицам, не являющимися работниками университета, допускается с разрешения руководства университета.

1.9. В подразделениях университета, где по штату не предусмотрен специальный работник для ведения делопроизводства, распоряжением руководителя подразделения назначается работник, ответственный за эту работу.

1.10. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем подразделения со структурой университета, установленным порядком работы, Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел и должностной инструкцией.

1.11. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их сохранности и своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении работника, ответственного за ведение

делопроизводства, производится передача дел и документов иному назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи документов, который утверждается ректором (проректором), копия акта передается в архив университета.

1.12. Запрещается служебная переписка между структурными подразделениями университета.

Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректорами; с другими организациями, от имени университета - ректором, проректорами или по письменному поручению ректора - руководителями структурных подразделений (деканами, начальниками управлений, отделов и т.д.).

1.13. Положения данной Инструкции распространяются на все виды делопроизводства, в том числе и на организацию работы с документами, создаваемыми с использованием средств вычислительной техники.

1.14. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого работника университета, с ее требованиями работники должны быть ознакомлены под расписку руководителем структурного подразделения.

1.15. Порядок работы с документами секретного делопроизводства с грифом «Для служебного пользования», письмами и заявлениями и жалобами граждан определяется специальными нормативными актами.

2. ДОКУМЕНТЫ УНИВЕРСИТЕТА

2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным правилам необходимой для деятельности университета информации, т.е. в создании документа. Виды документов, создаваемые в университете:

- организационные документы (Устав, должностная инструкция, Положение, Правило, штатное расписание, структура и штатная численность;

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение);

- информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, заявление, письмо, факс, справка, доклад, телеграмма, международная телеграмма, телефонограмма ).

2.2. Комплекс документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых университетом для обеспечения уставной деятельности;

- объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями и организациями.

2.3. Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы университета, производится на основе, утвержденной ректором и согласованной с экспертной комиссией Комитета по делам архивов Республики Дагестан номенклатуры дел, с указанием сроков хранения, а также описи дел постоянного и временного срока хранения.

2.4. Распорядительные документы, поступающие в университет из вышестоящих организаций, доводятся до подведомственных подразделений, посредством:

- издания распорядительных документов, в которых излагается содержание документов вышестоящей организации применительно к задачам университета, и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

- ссылки на наименование, номер и дату документа вышестоящей организации, при издании документов на их основе.

2.5. С целью усовершенствования делопроизводства, в университете устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов используются унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», а также унифицированные формы первичной учетной документации по учёту труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1.

3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документирование управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов на бумаге или других носителях.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы и телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать, установленные ГОСТом и иными нормативными актами правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное исполнение, поиск и возможность обработки документов с помощью

Документ считается ненадлежащим образом оформленным, при отсутствии

реквизитов, обязательных для данного документа, (например: наименования министерства, агентства, наименования университета – автора документа, названия вида документа, номера, даты, индекса, заголовка к тексту, текста, виз, подписи и т.д.).

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен, если этого требует назначение документа.

3.2. Бланки документов.

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный набор реквизитов (приложение 1) и порядок их расположения (приложения 2, 3). Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Бланк придает информации официальный характер. Реквизит – обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», иным унифицированным формам.

В университете применяются бланки:

-общий бланк для создания многих видов документов, кроме письма, (приложение 4);

- бланк письма (приложение 5, 6,);

- бланк конкретного вида документа, кроме письма, (приложение 7, 8, 9,10).

Должностные лица могут иметь свои бланки – бланк должностного лица.

Бланки структурного подразделения или должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи документов.

Бланки каждого вида документа могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.

В случаях, когда реквизиты размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов.

Для бланков должна применяться бумага форматов:

- А4 (210 х 297мм) – для приказов, распоряжений, служебных писем и других текстовых материалов объемом больше 15 строк машинописного текста;

- А5 (148 х 210мм) – для выписок из приказов, сопроводительных писем и

других документов объемом до 15 строк машинописного текста, вместе с подписью.

Допускается также изготовлять бланки на бумаге форматов:

- А3 (297 х 420мм) – для оформления документов, содержащих таблицы с большим количеством граф (формуляры, расписания, графики и т.д.);

-А6 (105 х 148мм) – для оформления некоторых видов должностных бланков, для оформления резолюции, для карточек и почтовых открыток.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом.

Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного вида документа на персональном компьютере.

Для служебных писем используются бланки университета, изготавливаемые типографским способом, по заказу отдела документооборота, которые имеют в качестве реквизита герб ДГУ и являются бланками строгой отчетности. В структурные подразделения бланки выдаются в отделе документооборота по заявке, подписанной проректором или руководителем структурного подразделения. Испорченные бланки сдаются в отдел документооборота для отчета. Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Подразделения университета заказы на изготовление бланков структурного подразделения производят через отдел материально-технического снабжения по согласованию с отделом документооборота университета.

3.3. Оформление реквизитов документов.

3.3.1.Наименование организации – автора документа.

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов в Российской Федерации определен ГОСТом Р 6.30-2003.

В бланках университета полиграфическим способом печатаются следующие

герб, полное название вышестоящей организации (агентства), вуза, код

организации, ОГРН юридического лица, ИНН/КПП, код формы документа; справочные данные об организации: почтовый адрес, номера телефонов,

телефаксов, электронный адрес; наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, ссылка на номер и дату, заголовок к тексту.

Все реквизиты бланков и трафаретный текст печатаются в одну краску (желательно черную).

Изображение герба ДГУ на бланках (в университете используется бланк письма с угловым расположением реквизитов) помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации». Над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации, Агентства - мелким шрифтом строчными буквами. Наименование университета указывается в точном соответствии с Уставом ГОУ ВПО «Дагестанский государственный университет», прописными буквами, сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.

Наименование структурного подразделения университета указывается в том

случае, если оно является автором документа, и располагается, ниже наименования организации (университета), печатается мелким шрифтом строчными буквами.

3.3.2.Название документа должно соответствовать его содержанию, Табелю унифицированных форм документов.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиально – дата его принятия; для документа, требующего утверждения – дата его утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом, элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год, (если порядковый номер месяца или число состоит из одной цифры, то перед ним ставится 0), например: (08.09.2009г.).

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат,

например: 10 февраля 2009 г. или 2 сентября 2009 года .

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и

исполнением, датируются и подписываются.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов

является подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись - обязательный реквизит документа.

Документы, направляемые университетом в вышестоящий орган, подписываются ректором или по поручению ректора – проректором.

Документы, направляемые университетом в адрес других организаций, подписываются ректором, проректорами или по поручению ректора, руководителями подразделений университета.

Реквизит ”подпись” располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, в состав подписи входят:

наименование должности подписывающего документ, личная подпись, ее расшифровка и дата подписания.

Проректор по учебной работе

В документах, составленных комиссией, указываются в первую очередь их обязанности в составе комиссии, а затем должности.

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

При подписании документа несколькими должностными лицами разного уровня, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем .

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что

он временно исполняет обязанности должностного лица.

доцент М.М. Магомедов

При этом не допускается дописывание отметки «за» или проставление

косой черты перед наименованием должности.

Подлинная подпись может быть заменена факсимиле. Факсимильное

воспроизведение подписи (факсимиле) – штамп (клише) с воспроизводящей подписью лица. Факсимиле в университете может изготавливаться для ректора и проректоров, хранится в первом отделе и выдается начальником первого отдела.

Факсимиле проставляется на приглашениях, грамотах, благодарственных

письмах, иных документах, не носящих финансового характера и не являющихся распорядительными документами. Оно проставляется при отсутствии лица, для которого изготовлено факсимиле, а также по его распоряжению, или с его разрешения.

Подлинная подпись не может быть заменена факсимиле при заверке дипломов и иных документов об образовании, приказов, распоряжений,

Согласование документа проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам.

Согласование документа может проводиться, как внутри университета (подразделениями и должностными лицами), так и вне него (с подчиненными и не подчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования документа или проекта документа должностным лицом. Виза включает личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Визы проставляются на последнем листе подлинника распорядительного документа (или на обороте), на копии отправляемого документа (письма).

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «замечания прилагаются».

Замечания докладываются лицу, подписывающему документ.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования располагается ниже подписи в левой части последнего листа на лицевой стороне документа и включает слово СОГЛАСОВАНО,

которое пишут крупными буквами (без кавычек и знаков препинания на конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

и архивного дела

Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то согласование оформляется следующим образом:

использованием правовых актов по состоянию на 1 апреля 2009 года 2-е. г. о взыскании с АО "Радиотехника" (г. Махачкала ) в пользу государственного предприятия "Завод. лицам. В соответствии с п. 3.37 Инструкцииподелопроизводству копии решения по делу об.

использованием правовых актов по состоянию на 1 апреля 2009 года 2-е. г. о взыскании с АО "Радиотехника" (г. Махачкала ) в пользу государственного предприятия "Завод. лицам. В соответствии с п. 3.37 Инструкцииподелопроизводству копии решения по делу об.

поделопроизводству. Вып.1». Указанные книги по ногайской. Махачкала. Даггиз, 1934) и книгу И. Яковлева «Брюшной тиф» (Махачкала. Астрахань, АГОИАМЗ) В начале 2009 г. прошла презентация. декретов, циркуляров, инструкций и распоряжений по архивному делу.

М.В.Мельник. - М. ИНФРА-М, 2009. - 345 с. -. 235 Декларации по НДС и инструкциипо их применению. по дисциплине / [сост. М.Г. Нагдиева]; Федерал. агентство по образованию, Дагест. гос. ун-т. - Махачкала. поделопроизводству для специалистов по охране.

2009 г. Тобольск, 2009 ББК 63.3(0) -7 Печатается по. средневекового западноевропейского города. Махачкала. 2007. 3. Степанянц М.Т. Религия. инструкциях. правил внутреннего распорядка, инструкцийподелопроизводству [3. Ст. 3, 4, 8, 9, 10]. Делопроизводство.