Инструкция по делопроизводству санкт-Петербург

Инструкция по делопроизводству санкт-Петербург Санкт-Петербург 2014 СОДЕРЖАНИЕ

1. 
   ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 3
   
2. 
   ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5
   
   1. 
      Бланки документов 5
      
   2. 
      Оформление реквизитов документов 5
      
   3. 
      Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 15
      
3. 
   ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 23
   
   1. 
      Прием и первичная обработка поступающих документов 23
      
   2. 
      Предварительное рассмотрение документов 24
      
   3. 
      Регистрация поступающих документов 24
      
   4. 
      Порядок рассмотрения документов руководством университета и доведение документов до исполнителей 25
      
   5. 
      Порядок подготовки и регистрации отправляемых документов 25
      
   6. 
      Порядок отправки документов 26
      
   7. 
      Порядок регистрации и прохождения внутренних документов 26
      
   8. 
      Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции 26
      
   9. 
      Контроль за исполнением документов 27
      
4. 
   ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД УНИВЕРСИТЕТА 28
   
   1. 
      Разработка номенклатуры дел 28
      
   2. 
      Формирование дел и их текущее хранение 29
      
   3. 
      Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 30
      
   4. 
      Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения 35
      
   5. 
      Передача дел на архивное хранение 35
      
5. 
   РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ 36
   
6. 
   ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ,
   

ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ 36

1. 
   Виды печатей и штампов, порядок их изготовления 36
   
2. 
   Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечения их
   

сохранности 37

1. 
   Порядок использования печатей (штампов) 38
   
2. 
   Порядок уничтожения печатей и штампов 39
   
3. 
   Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение в их использовании 40
   
4. 
   Учет бланков 40
   
1. 
   ПРИЛОЖЕНИЯ 43
   

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности университета документов, совершенствования делопроизводства вуза, повышения его эффективности.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральными законами «О государственном гербе», «Об архивном деле в РФ»; Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76; ГОСТом Р 51511-2001; ГОСТом Р 6.30-2003; Инструкцией по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Минобрнауки России от 30 декабря 2010 г. № 2232; Основными правилами работы архивов организаций; Уставом университета.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в университете, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляется канцелярией университета.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, в соответствии с нормативными требованиями по делопроизводству, их сохранность в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным распоряжением руководителя подразделения (приказом ректора) и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

1.6. При увольнении или переходе на другую работу работников, занимающихся в структурных подразделениях университета ведением делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемым работникам производится по актам, которые утверждаются руководителями структурных подразделений, копии актов передаются в канцелярию университета.

Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства в канцелярии университета.

1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения ректора университета. Об утрате документов работники докладывают руководителю подразделения и сообщают в канцелярию.

1.8. Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в СПбГЭТУ «ЛЭТИ».

1.9. Порядок организации и ведения секретного делопроизводства в университете осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1.

1.10. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

1.11. Работники структурных подразделений университета несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

О случаях утраты зарегистрированного документа работник обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в канцелярию.

Канцелярия университета организует регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях. О результатах проверок докладывается руководству университета

1.12. Основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в вузе;

документ - официальный документ, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот университета;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - должностное лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в университет и созданных им за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в университете, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

1. 
   ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
   

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы, создаваемые в университете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210?297 мм), А5 (148?210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

2.1.2. Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», иным унифицированным формам.

2.1.3. В университете применяются бланки:

• 
  общий бланк (приложение № 1);
  
• 
  бланк письма (приложения № 2,3);
  
• 
  бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение) (приложения № 4,5);
  
• 
  бланк должностного лица, имеющего право подписи документов.
  

2.1.4. Образцы бланков университета утверждаются приказом ректора университета. 2.1.5. Для бланков должна применяться бумага форматов:

• 
  А4 – для приказов, распоряжений, служебных писем и других текстовых материалов объемом больше 15 строк машинописного текста;
  
• 
  А5 – для выписок из приказов, сопроводительных писем и других документов объемом до 15 строк машинописного текста, вместе с подписью.
  
• 
  Допускается также изготовлять бланки на бумаге форматов:
  
• 
  А3 (297?420мм) – для оформления документов, содержащих таблицы с большим количеством граф (формуляры, расписания, графики и т.д.),
  
• 
  А6 (105?148мм) – для оформления некоторых видов должностных бланков, для оформления резолюции, для карточек и почтовых открыток.
  

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета.

2.1.6. Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.

2.1.7. Бланки документов могут изготавливаться на персональном компьютере, типографским способом и с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии).

2.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые университетом, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках в соответствии с уставом университета.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование университета помещают в скобках ниже полного наименования или за ним. Над наименованием организации указывают сокращенное наименование вышестоящей организации (МИНОБРНАУКИ РОССИИ). Наименование филиала, структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об университете

Справочные данные об университете указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес университета, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет адрес, коды общероссийских классификаторов, идентификационный номер.

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2014 г. следует оформлять 05.06.2014.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, который может применяться при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм, например: 5 июня 2014 г. Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом: 3 января 2014 г. в январе 2014 г. в первом полугодии 2014 г. в I квартале 2014 г.; за 11 месяцев 2014 года, в 2014 году, на 2014 год, с 2006 по 2014 год, в 1993-2014 годах.

Если дата указывается в конце предложения, то слово «года» пишется полностью.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании; сотрудник канцелярии при регистрации документа; непосредственно составитель при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено – дата проставляется ниже подписи.

Элективный курс «Делопроизводство»

Элективный курс «Делопроизводство» в 10 – 11 классах. Пояснительная записка

В любой сфере деятельности существуют ключевые понятия. Не является исключением и делопроизводство. К таким понятиям следует отнести документ, делопроизводство.

Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

Цель курса предлагаемой программы: дать школьникам необходимый уровень знаний в области делопроизводства.

Опыт показывает, что умение грамотно, правильно в соответствии с действующими нормами и правилами оформить необходимый документ, наряду со специальными знаниями, является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалиста и руководителя. Возможно, кому-то из сегодняшних школьников придется в будущем работать с документами. Этот курс может дать стартовые знания для получения теоретических знаний и практических умений в области делопроизводства. Как дисциплина профессионального цикла делопроизводство предполагает постижение школьниками теоретических основ делопроизводства, овладение ими навыками правильного оформления различных творческих работ – учебно-исследовательских, рефератов, курсовых, что невозможно без достаточного усвоения основных нормативных требований к оформлению машинописных работ. Знание теории, умение применить эти знания на примере решения конкретных практических задач формирует представление о современных подходах к таким процессам, как получение информации и её обработка. В данном курсе также учитывается то, что компьютерные технологии стремительно входят во все области деятельности человека, обеспечивая необходимую эффективность труда, поэтому освоение курса предполагает овладение технологией ввода текстовой и цифровой информации с клавиатуры.

Таким образом, данный курс призван помочь обучающимся овладеть необходимыми навыками обработки различной информации в соответствии с требованиями стандарта в области делопроизводства.

Сформировать

• 
  представление о документе, и его функциях;
  
• 
  представление о технологии обработки информации;
  
• 
  представление о необходимости знаний для создания и оформления документов;
  
• 
  понятие клавиатурной культуры;
  
• 
  навыки работы с документами на примере решения конкретных практических задач.
  

Выработать:

• 
  устойчивые навыки работы на клавиатуре ПК;
  
• 
  устойчивые навыки оформления машинописного текста, используя возможности текстового редактора и в соответствии с требованиями делопроизводственного стандарта.
  

Данный курс построен на материале учебных пособий по делопроизводству для начального профессионального образования и содержит необходимые сведения для освоения начального курса делопроизводства. Содержание данного курса необходимо как для учащихся, занимающихся исследовательской работой, выполняющих различные письменные творческие работы, так и для учащихся, которые хотели бы после окончания школы учиться в ВУЗах и техникумах, он поможет им без проблем оформлять необходимые текстовые работы. Так же курс может помочь в профессиональном самоопределении учащихся, поэтому его изучение может быть рекомендовано тем учащимся, которые еще не определились с дальнейшим выбором жизненного пути.

Данный курс обеспечен:

вспомогательными материалами:

• 
  образцы документов;
  
• 
  инструкционные карты по оформлению документов;
  
• 
  клавиатурные тренажеры;
  
• 
  упражнения по форматированию текстов;
  
• 
  использование интерактивных технологий;
  

техническими средствами:

• 
  персональные компьютеры;
  
• 
  принтер;
  
• 
  сканер;
  
• 
  видеопроектор.
  

прочее:

• 
  освещение по норме;
  
• 
  учебная доска;
  
• 
  рабочие столы;
  
• 
  папки-накопители;
  

Возможные следующие виды деятельности учащихся:

• 
  контрольные вопросы;
  
• 
  практические работы;
  
• 
  самостоятельные работы;
  
• 
  анализ предложенных текстовых работ;
  
• 
  устные сообщения учащихся;
  

Динамика интереса к изучению данного курса будет фиксироваться с помощью анкетирования на первом и последнем занятиях, собеседований в процессе работы после выполнения каждого вида обязательных работ.

Форма итоговой отчетности – урок- деловая игра с соответствующей выставкой работ учащихся и презентацией.

Программа курса

1. 
   Задачи делопроизводства и немного истории. Информацион­ные технологии как средство повышения эффективности делопро­изводства. Основные правила техники безопасности (1ч).
   
2. 
   Виды документации (1 ч).
   
3. 
   Документооборот и классификация деловых документов.
   Функции канцелярии. Обязанности секретаря (1 ч).
   
4. 
   Реквизиты деловых документов. Бланки деловых документов
   Формуляр (1 ч).
   
5. 
   Правила оформления реквизитов. Примеры оформления не­которых реквизитов (2 ч).
   
6. 
   Виды документопотоков. Этапы обработки документов разных
   документопотоков (1ч).
   

7. Резюме. Заявления (1 ч).

8. Регистрация входящих и исходящих документов. Сроки ис­полнения деловых документов и контроль за исполнением (1ч).

9. Формирование дел. Номенклатура дел (1 ч).

10. Документы по личному составу (1 ч).

11. Оформление документов. Акты, доверенности (3 ч).

12. Деловая игра (2ч.)

Календарно – тематический план Методические рекомендации по реализации учебного курса

Урок 1. Задачи делопроизводства и немного истории

Цели урока: познакомить учащихся с понятием делопроизводство, историей делопроизводства и задачами делопроизводства.

Другими словами документ - это материальный носитель с за­фиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управ­ленческой) информации.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свиде­тельств о чем-либо и само латинское слово «documentum» означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизвод­ства, еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».

Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее оп­ределение:

Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи дело­производства заключаются в следующем:

- оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

- создание условий для движения документов.

Информационные технологии как средство повышения эффек­тивности делопроизводства.

Использование в управлении информационных технологий, об­ладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью при­спосабливаться к различным условиям работы является непремен­ным условием повышения эффективности управленческого труда.

Эффективность делопроизводства, как составной части управлен­ческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.
Урок 2. Виды документации

Цели урока: познакомить с видами документации.

Организационно-распорядительная документация выделяет­ся из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

К распорядительным документам, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.

Постановление определено как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципи­альных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения».

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым исполнительными органами власти. Решения оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов и т. п.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, име­ющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длитель­ного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения издают руководители кол­легиальных органов Государственного управления и администра­ция предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ для решения главным образом оперативных вопросов.

Приказ - акт, издаваемый руководителями министерств, ве­домств, местных органов власти, руководителями учреждений,
объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоналичия.

Приказ является самым распространенным видом распоряди­тельного документа, применяемого в практике управления. Посред­ством приказа руководитель ставить основные задачи перед работ­никами, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Все распорядительные документы должны строго соответство­вать закону, ни один из них не может содержать положений, про­тиворечащих закону.

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядитель­ных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановле­ния и решения добавляется стадии обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаи­мозависимых двух частей - констатирующей к распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматри­ваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет рас­порядительная часть, которая излагается в повелительной форме. Если распорядительная часть предполагает различные по характе­ру действия и нескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («ОБ») и формируется при помощи отлагательных существительных (например, «О назначе­нии. », «Об утверждении. », «О введении. »).

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению, Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб РФ, союзной или автономной республики, наименование ведомства, наименования учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Протокол - организационо-распорядительный документ, фик­сирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на соб­раниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющее его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание.

Уставы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д.

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодифи­кационный характер и определяющие порядок образования, струк­туру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства. Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждени­ями-разработчиками.

Инструкции - «правовой акт, издаваемый органом государ­ственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».
Урок 3. Документооборот и классификация деловых документов

Цели урока: познакомить учащихся с классификацией деловых документов и документооборотом.

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

На крупных предприятиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от характера выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты и технические исполнители.

Специалисты - это референты, методисты, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор. Технические исполнители - это секретарь-стенографист, делопроизводитель, эк­спедитор, курьер.

Урок 4. Реквизиты деловых документов. Бланки деловых документов. Формуляр.

Цели урока: познакомить учащихся с реквизитами документов их и их функциями, бланками деловых документов, схемой расположения реквизитов на бланке формата А4 и А5, формулярами.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые установлены государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т. д.), которые называются рек­визитами.

Реквизиты - обязательные элементы оформления служебно­го документа. Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003. Рекви­зиты располагаются на документе каждого вида в строго определен­ном стандартом порядке. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регист­рационный номер документа, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Бланком документа называется стандартный лист с воспро­изведенными на нем постоянными реквизитами и местом для пе­ременных реквизитов. Формуляром документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандар­том последовательности.
Урок 5. Правила оформления реквизитов и примеры оформления некоторых реквизитов

Цели урока: на основании правил и примеров оформления реквизитов оформить бланк.

Основные понятия.

1. 
   В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстроч­ными интервалами.
   
2. 
   При подготовке документов рекомендуется применять тексто­вый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использова­нием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформ­ления табличных материалов), 13,14,15, Times DL размером № 12,13, 14. (Рекомендация типовой инструкции по делопроизводству
   в федеральных органах исполнительной власти.)
   
3. 
   При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.
   

Урок 6. Виды документопотоков. Этапы обработки документов разных документопотоков

Цели урока: познакомить учащихся с видами документопотоков и этапами обработки документопотоков.

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. 
   Документопоток входящих в организацию документов.
   
2. 
   Документопоток внутренних документов, то есть создавае­мых внутри организации и передаваемых из одного подразделе­ния в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т. д.).
   
3. 
   Документопоток исходящих документов - информация, на­правляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т. д.)
   

Задача делопроизводственных служб предприятия заключает­ся в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки.
Урок 7. Резюме. Заявления

Цели урока: выработать у учащихся умение написания резюме и заявления.

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографи­ческого характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в инофирму. Резюме со­держит: название вида документа; дату; указание фамилии; имени; отчества; должности и почтового адреса претендента, телефона; текст и подпись.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу уч­реждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему, например, о приеме на работу или на учебу, об освобождении от занимаемой должности, о предоставлении оче­редного отпуска, о предоставлении какой-нибудь услуги: установке домашнего телефона или подключении к сети Интернет и т. д. Заявление является личным документом, оформляется на чис­том листе бумаги и подписывается лично человеком, подающим заявление.

Оформите заявление на имя СХПК «Сырдык аартык» Р.О. Ивановой, которое подает технолог с просьбой предоставить ему очередной отпуск с 10 апреля текущего года.

Урок 8. Регистрация документов

Цели урока: познакомить учащихся с правилами регистрации документов. Рассмотреть на примерах.

Регистрация документа - это фиксация факта его создания или получения путем присвоения документу уникального регист­рационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал. Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и ин­декса документа.
Урок 9. Номенклатура дел. Формирование дел

Цели урока: ввести понятие - номенклатура дел, видами номенклатуры дела, последовательностью оформления номенклатуры дела. По образцу оформить номенклатуру дел.

Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, снабжению, кадрам, сбыту и т. д.). Для того чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел.

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него. Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря).
Урок 10. Приказы по личному составу

Цели урока: у учащихся выработать умение оформлять приказы по личному составу на бланках предприятия.

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу. Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов.

Урок 11. Оформление документов

Цели урока: у учащихся выработать умение оформлять акты и доверенности.

Акты - это документы, составляемые специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначаемыми прика­зом руководителя и подтверждающие установленные комиссией

факты, связанные с деятельностью предприятия. Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

Во вводной части указывается основание для составления акта -указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия, и перечисляются составители акта - присутство­вавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также пере­числяются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установ­ленные факты и выводы.

Доверенность - это документ, выдаваемый организацией-дове­рителем физическому лицу - поверенному, на право выполнения от имени организации-доверителя указанных в доверенности дей­ствий. Доверенности оформляют на бланке организации-довери­теля.

Создать новый шаблон для доверенности на основе шаблона Угловой бланк.doс, который находится в папке Шаблоны. Для этого выполнить команду Файл, Создать, выбрать шаблон Угловой бланк.doс и установить флаг Шаблон.

Урок 12. Оформление трудовых соглашений

Цели урока: у учащихся выработать умение оформлять трудовые соглашения.

Трудовые соглашения - это документы, оформляемые между предприятием или организацией, в лице его руководителя, и фи­зическим лицом, не состоящим в штате этого предприятия, на выполнение единовременной работы. В тексте Трудового согла­шения оговариваются права и обязанности сторон на время его заключения.

Составьте и оформите трудовое соглашение в соответствии с образцом оформления трудового соглашения и сохраните оформленный вами документ в вашей рабочей папке.

Урок 13. Служебные письма и факсы.

Цели урока: у учащихся выработать умение оформлять служебные письма и факсы.

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть информаци­онные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма-за­просы, письма-приглашения и т. д.

Составьте и оформите деловое письмо в соответствии с образцом оформления служебных писем и сохраните оформленный вами документ в вашей рабочей папке.

Урок 14. Использование табуляции в оформлении деловых документов

Цели урока: у учащихся сформировать умение оформлять деловые документы с использованием табуляции.

Один из атрибутов форматирования абзаца - табуляция. Клавишей Табуляция (Tab) на клавиатуре можно перемещать текстовый курсор по строке слева направо сразу на несколько символов. По умолчанию это расстояние равно стандартному отступу первой строки 1,27 см.

Позиции табуляции на строке можно установить двумя способами:

• 
  с помощью команды Формат Табуляция;
  
• 
  с помощью координатной линейки.
  

Урок 15, 16. Деловая игра

Цели урока: закрепить навыки в нестандартной форме, полученные в ходе изучения курса. Создание «собственного предприятия», набора штата сотрудников, ответственных за обработку документов.

В деловой игре имитируется деятельность каких-либо организаций или предприятий (по выбору учащихся), а также деятельность делопроизводителя – тактика его поведения. В соответствии с разработанным сценарием игры учащиеся самостоятельно организуют группы (предприятия) и распределяют роли сотрудников предприятия. В процессе игры организуется деловая переписка между группами учащихся, представляющими различные предприятия, фирмы, органы управления (глава города, депутат Городской Думы, инспекции, контролирующие органы и т. п.).
Контрольные вопросы и задания для самопроверки знаний

1. 
   Перечислите задачи и функции службы делопроизводства.
   
2. 
   Назовите организационные формы работы с документами.
   
3. 
   Назовите этапы развития делопроизводства в России.
   
4. 
   Дайте определение понятия “делопроизводство”. Какие виды деятельности охватываются этим понятием?
   
5. 
   Что такое документ и каковы его функции?
   
6. 
   Перечислите способы документирования.
   
7. 
   Дайте определение понятия “информация”.
   
8. 
   Что такое формат бумаги, и какие форматы применяются для оформления служебных документов?
   
9. 
   Какие размеры полей установлены ГОСТ Р 6. 30-2003?
   
10. 
    Как оформляется нумерация страниц на служебных документах?
    
11. 
    Какие способы и разновидности оформления дат в документах вы знаете?
    
12. 
    Изложите известные вам виды сокращений слов и словосочетаний, приведите примеры.
    
13. 
    Какие виды технических средств находят применение в делопроизводстве?
    
14. 
    Какие технические средства в настоящее время используются для составления документов?
    
15. 
    Перечислите основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве.
    
16. 
    Назовите этапы компьютерной подготовки документов.
    
17. 
    Что понимается под форматированием документа?
    
18. 
    Какие существуют приемы эффективной работы с фрагментами текста?
    
19. 
    Назовите основные требования к форме и построению таблиц.
    
20. 
    Правила расположения заголовков и подзаголовков по отношению к тексту.
    
21. 
    Как оформляются примечания и сноски?
    
22. 
    Какие способы выделения отдельных мест в документе вы знаете?
    
23. 
    Что такое рубрики и как они оформляются в тексте?
    
24. 
    Что называется межстрочным интервалом?
    
25. 
    Что такое абзац и как он оформляется?
    
26. 
    Как нумеруются страницы в документах?
    

Список литературы:

1. Информатика. 10-11класс/ Под ред. Н.В.Макаровой. – СПб: Питер, 2005. – 300с.:ил.

2. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие/ О.В.Сологуб. – 3-е изд. стер. – М. Издательство «Омега-Л», 2008. – 207 с. табл.

3. www.directum.ru /339256.shtml - электронное делопроизводство и канцелярия

1. 
   www.directum.ru /340614.shtml - ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
   
2. 
   www.dis.ru/slovar/deloproizvodstvo - словарь по разделу «Делопроизводство»
   
3. 
   Примерная инструкция Минобразования РФ "По делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации" (утв. Минобразованием РФ 6 мая 2002 г.)
   
4. 
   Приказ Минюста РФ от 28 июня 2001 г. N 191"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации"
   

Элективный курс «Делопроизводство»

Элективный курс "Компьютерное делопроизводство"

Программа факультатива по информатике и икт и «Делопроизводство»

Элективный курс по латинскому языку в 9 классе

Элективный курс по латинскому языку в 9 ом классе

Элективный курс «Деловой английский»

Элективный курс по биохимии «биологически активные молекулы»

Элективный курс по алгебре Работу

Элективный курс по информатике «Методы решения математических задач» для учащихся 11 класса

Элективный курс «История отечественной физики»

Элективный курс «Основы саморегуляции»

Элективный курс имеет своей целью знакомство учащихся с основами компьютерной анимации с использованием технологии Macromedia Flash