Срок хранения инструкция по делопроизводству

198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509) необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы. до ликвидации данных организаций. что обусловлено действующим законодательством и / или длительным практическим значением указанных документов. В настоящее время для установления сроков хранения документов, созданных с 2012 года. применяется.

статью « Для каких организаций обязательны новые архивные правила? И у кого есть документы Архивного фонда РФ? » Документы хранить нужно. Несмотря на то что Правила-2015 говорят о том, что «организации вправе (выделено авт.) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов…», это право при ближайшем рассмотрении превращается в ­самую настоящую обязанность. Во-первых, если есть организация, то есть и работники, а значит, ­полный.

Конечно, нет никакого смысла принимать в архив подобные документы. Ведь в архивный фонд переходят из документального фонда организации ­официальные служебные документы, а не их проекты, варианты, копии и черновики. Пока кадровая служба занимается подготовкой документов к архивному хранению, архив выполняет свою функцию методического руководства и контроля за формированием дел и составлением описей дел по личному составу. Необходимо объяснить сотрудникам кадровой службы, что в архиве документы будут.

Что необходимо сделать службе документационного обеспечения управления в конце года, чтобы плавно перейти в новый? Статья поможет вам не забыть важные вещи в тех сферах, за которые традиционно ответственно именно ваше подразделение; а также понять, что делается в конце года, а что в самом начале следующего. Вы разберетесь с журналами регистрации (электронными и бумажными), с номенклатурами дел (уходящего и наступающего года), подготовите необходимую отчетность и сделаете на ее основе своевременные.

ПТУД дает простой ответ на данный вопрос. В его статьях 18 и 19 даны формулировки наименований категорий постановлений, приказов и распоряжений, которые могут издаваться в организациях, и документов к ним. К документам, которые можно рассматривать в качестве оснований для издания постановлений и распоряжений, а значит и для подготовки управленческого решения, и отражения последовательности и особенностей его разработки, указаны справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки. И.

Согласно Перечню 2010 года срок хранения должностных инструкций и положений о структурных подразделениях 75 лет, следовательно, они подлежат передаче в архив организации после 2-х лет окончания делопроизводством (хранения в структурных подразделениях). От какой даты считать эти 2 года: с даты отмены и замены новыми или с даты утверждения? Зачастую в эти документы вносятся изменения и дополнения, периодически происходит процедура ознакомления с ними вновь принятых работников. Прошу разъяснить порядок.

Описана практика работы некоторых ведомственных архивов (системы ОАО «РЖД» и других АО) по приему на хранение проектной документации на электронных носителях. Даны следующие рекомендации: что и в каком порядке переводить в электронный и бумажный вид; как систематизировать и описать накопленную информацию; какие форматы и диски использовать; как их потом хранить. С егодня архивисты все чаще сталкиваются с проблемой приема на хранение документов на электронных носителях или электронных.

(см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=60101 ). Представляется, что рекомендовать для широкого употребления не проверенную в отечественных условиях технологию, о которой ничего пока не слышали государственные архивы. некорректно. Если какое-либо тестирование было проведено, то необходимо было в «Рекомендациях» дать ссылки на соответствующие источники информации. Не ясно также, как такой подход будет стыковаться с распространенной практикой использования.

настоящие специалисты по делопроизводству и архивному делу, а соответствующие обязанности распределены между секретарем, бухгалтером и кадровиком, которые формируют документы организации в дела, систематизируют и обрабатывают их не оптимально. Более того, архивы оказывают не только консультационные услуги, но и весь спектр услуг относительно обработки документов, их упорядочивания, постановки на архивный учет, хотя это уже, как правило, за отдельную плату. Следующее преимущество: если ликвидируется организация.

Есть ли какая-то логика, в каких государственных или муниципальных архивах стоит искать документы по личному составу НИИ, ликвидированного в начале этого века в Нижнем Новгороде? Может, есть какие-то справочные данные в Интернете? Как начинать поиски? Конечно же, можно было бы посоветовать просто заполнить (по форме) заявление на соответствующую государственную услугу на портале государственных электронных услуг. В Москве, например, это возможно сделать в одном из многофункциональных центров обслуживания.

Нашему учреждению исполняется 50 лет. Меня попросили найти данные и заполнить архивную справку на учреждение. А у меня нет образца. Подскажите, как правильно оформить и заполнить архивную справку на учреждение и передать ее в вышестоящую организацию. Предполагаю, что автору вопроса надо не «заполнять архивную справку по форме», а представить в вышестоящую организацию историческую справку об учреждении, которое отмечает полувековой юбилей. Историческая справка является одним из элементов.

Что нужно понимать практикам, приступающим к задаче организации долговременного хранения электронных документов сейчас относительно физических носителей, аппаратного и программного обеспечения, электронной подписи? С чего начинать? На какие цифры и примеры опираться? Н и для кого не секрет, что системы электронного документооборота (СЭД) уверенно заняли свое место в жизни современной организации. Где-то с большим, а где-то с меньшим успехом они воплощают в жизнь обещания своих разработчиков, рекламщиков.

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Изучим, как назначить ответственное лицо по работе с книжками, что предусмотреть в приказе и должностной инструкции. Определимся с порядком учета как бланков, так и заполненных трудовых книжек. Научимся составлять документы в случае выдачи бланков под отчет, уничтожения испорченных, ежемесячного отчета об их использовании, а также книги учета.

Сначала – оптимистичный ответ на последний вопрос. От участников проекта разработки перечня документов кредитных организаций с указанием сроков хранения известно, что перечень подготовлен и представлен в Минкультуры России. Будем надеяться, что, когда данный номер журнала выйдет из печати, он будет утвержден. Пока точно не известен вид перечня: он может быть или примерным, или типовым (при условии придания ему соответствующего статуса Банком России). Минкультуры России действует на основании.

организовать, систематизировать, взять на учет, назначить ответственного за них и т.п. Собственность необходимо эффективно и рационально использовать, т.е. управлять ею. Для управления архивными документами организации имеют право (но не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ст. 13 ФЗ № 125). Но в то же время ст. 17 ФЗ № 125 устанавливает, что не только государственные органы.

Передачу документов на хранение в сторонний архив часто сдерживает беспокойство за их сохранность, безопасность. В статье мы рассказали, как все должно выглядеть в идеале: как обеспечивается физическая среда обитания документов; какие организационные меры безопасности возможны; что ответят работники стороннего архива, если ваши документы к ним придут изымать сотрудники «компетентных органов». Все это подскажет вам, на что обратить внимание при выборе поставщика подобных услуг. М ы.

Как можно хранить ваши документы силами сторонней архивной компании? Как не ошибиться в ее выборе? На что обратить внимание в ее договоре? Как контролировать работу удаленного архива? Если благодаря нашим советам вы выстроите работу грамотно, то нагрузка на ваши плечи уменьшится, а порядка в документах будет больше! Офисная драма сверхурочно Р абочий день давно подошел к концу, а вы судорожно продолжаете перебирать груду бумаг на офисном столе. При таком раскладе и личную жизнь не устроишь, и.

Автор статьи уже больше десятка лет участвует в разработке информационных систем управления документами (сначала в качестве руководителя Управления делами финансовой корпорации, а потом в качестве стороннего эксперта в крупных компаниях различных отраслей экономики). В этой статье сконцентрированы идеи систематизации документов (электронных оригиналов и электронных копий бумажных оригиналов), которыми сможете воспользоваться и вы, попутно прояснив для себя множество важных вопросов, таких, например.

себе на вооружение программу DROID, способную автоматически идентифицировать форматы передаваемых на хранение документов либо уже хранимых архивом файлов, что позволит выявлять файлы старых форматов, уже требующих обработки. Этой программой пользуются архивы многих стран, вы тоже можете присоединиться к их числу, скачав ее бесплатно. См. статью « Регулирование использования форматов электронных документов для оперативной работы: отечественный опыт » в журнале № 12’ 2012 В се более.

В предыдущих двух номерах журнала руководитель архивной службы банка объяснила, по каким принципам решили выстроить работу с электронными кредитными досье в одном из московских банков. Был подробно рассмотрен состав документов кредитных досье, а также способы привязки их электронных образов к конкретным досье; прокомментированы основные реквизиты регистрационной карточки кредитного досье, с помощью которых в дальнейшем можно реализовывать различные «архивные» функции: учет, прием-передачу.

Отсортировано: по релевантности по дате

Срок хранения инструкции по кадровому делопроизводству

СРОК ХРАНЕНИЯ. Обязательные документы. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. постоянно (ст. 576 ПТУАД). Должностная инструкция.15 августа 2014

Общие вопросы организации хранения документов .
В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.
Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает общую обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.
В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:
«Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению».
Под архивным документом понимается:
«материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».
В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации понимается:
«архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению».
Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Общества с ограниченной ответственностью «ЭлитМоторсДизайн». 7.2. - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения

После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда Российской Федерации их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Те архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, подлежат экспертизе и могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с ее внутренними правилами.
По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года №314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» на настоящий момент таким федеральным органом является Росархив.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. 1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Индекс «ЛС» прибавляется к номеру приказов со сроком хранения 75 лет, индекс «К» - к номеру приказов со сроком хранения 5 лет.

Основным нормативным актом, определяющим перечень и сроки хранения управленческих, в том числе кадровых документов, образующихся в деятельности организаций, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.
В пункте 1.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
Сроки хранения документов, данные в пункте 2.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Организации применяют указанные в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть источниками комплектования архивов.
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года). Например, Устав организации, Учредительный договор, Положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, описи дел постоянного и временного хранения; личные дела, списки (штатно-списочный состав) работников, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и (или) длительным практическим значением указанных документов.
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.
Таким образом, негосударственные организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить самостоятельно не менее 10 лет (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года).
Отметка «ЭПК», поставленная в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года к конкретным видам документов, предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений. Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов к документам с отметкой «ЭПК» относятся, например, личные дела работников, трудовые договоры, личные карточки работников, характеристики работников и дру

Инструкция по кадровому делопроизводству в ОАО "РЖД". 1. Общие положения. Срок хранения невостребованных трудовых книжек - 50 лет. 6. Порядок передачи документов на хранение.

по кадровому делопроизводству. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ … … 9.5.2.2. Перечень необходимых регистрационных форм: Журнал регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет; Журнал регистрации уведомлений и предложений

Инструкция по делопроизводству Общие положения

Администрация закрытого административно-территориального образования г. Заозерска

Управление образования Администрации ЗАТО г. Заозерска

муниципальное дошкольное образовательное учреждение

детский сад комбинированного вида № 4 «Сказка»

ЗАТО г. Заозерска Мурманской области

приказом от 31.01.2013

Инструкция по делопроизводству

1. 
   Настоящая инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.
   
2. 
   Руководство и контроль за ведением делопроизводства в муниципальном дошкольном образовательном учреждении детский сад комбинированного вида № 4 «Сказка» ЗАТО г.Заозерска Мурманской области (ДОУ № 4 «Сказка») осуществляет заведующая ДОУ № 4 «Сказка» и заведующая канцелярией. Они дают указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения сотрудниками ДОУ, проверяют состояние делопроизводства.
   

1. 
   На заведующую канцелярией возлагается:
   

и качественное исполнение документов, их сохранность.

1.3.2 Непосредственное ведение делопроизводства, обеспечение учета

и прохождения документов в установленные сроки,

информирование руководства о качестве их исполнения,

осуществление ознакомления сотрудников с нормативными и

методическими документами по делопроизводству.

1.3.3 Документы со сроком исполнения визируются заведующей

канцелярией или делопроизводителем в журнале входящей

корреспонденции с указанием срока исполнения. Работники ДОУ

№ 4 «Сказка» несут ответственность за выполнение требований

Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных

документов. Об утрате документов немедленно докладывают

заведующей ДОУ и заведующей канцелярией.

1.3.4 В журнале входящей корреспонденции, фиксирующем документы

со сроком исполнения, заведующей канцелярией или

делопроизводителем делается запись «исх №, дата», в графе

«краткое содержание ответа» или в графе «примечания».

1.3.5 При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся

у него документы по указанию заведующей ДОУ № 4 «Сказка»

передаются другому работнику, который обязан принять меры к их

своевременному исполнению. При увольнении или перемещении

заведующей канцелярией производится передача дел и документов,

о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается

1. 
   Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется заведующей ДОУ № 4 «Сказка», ее заместителем по ВМР, старшим воспитателем, заместителем по АХР по поручению руководителя.
   
2. 
   Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
   
3. 
   Выполнение утвержденной Инструкции обязательно для каждого сотрудника ДОУ № 4 «Сказка».
   
4. 
   Порядок работы с письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется настоящей инструкцией и законодательством РФ.
   

1. 
   Особенности подготовки и оформления
   

1. 
   Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы ДОУ № 4 «Сказка».
   
2. 
   Проекты приказов печатаются на бланке ДОУ № 4 «Сказка». Датой приказа является дата его подписания. Приказы по основной деятельности, командировкам (отпускам) и приказы по личному составу формируются отдельно. Нумеруются в пределах календарного года. Проекты приказов готовит сотрудник, назначенный ответственным за исполнение данного поручения или заведующая ДОУ № 4 «Сказка».
   
3. 
   Бланки ДОУ № 4 «Сказка» утверждаются приказом по основной деятельности. Копии приказов заверяют печатью ДОУ № 4 «Сказка» и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает руководитель дошкольного учреждения.
   
4. 
   Проект приказа во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение десяти дней, если не установлен другой срок.
   

2.2. Положение, правила, инструкция

2.2.1 Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются

системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к

компетенции ДОУ № 4 «Сказка». В правилах устанавливаются нормы и

требования, обязательные для выполнения.

2.2.2 В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо

деятельности или порядок применения положений законодательных и

1. 
   Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем.
   
   1. 
      Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении ДОУ № 4 «Сказка».
      
2. 
   Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции
   

1. 
   Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на бланке
   

1. 
   Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников, готовивших вопрос к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через три дня со дня заседания.
   
2. 
   Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
   
3. 
   Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний трудового коллектива, экспертных комиссий и др.
   
4. 
   Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылке; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель. Копии протоколов заверяются печатью. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.
   
1. 
   Служебные письма
   

- как ответы о выполнении поручений Министерства образования РФ;

- как ответы о выполнении поручений Министерства образования и

науки Мурманской области;

- как исполнение поручений администрации исполнительных органов

- как ответы о выполнении поручений Управления образования

Администрации ЗАТО г.Заозерска;

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

1. 
   Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем.
   
2. 
   Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
   
3. 
   Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
   

1. 
   Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма ДОУ № 4 «Сказка» оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ 6-30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методическими рекомендациями по применению ГОСТ 6-30-2003.
   
2. 
   Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.
   
3. 
   Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
   
4. 
   Подпись документа.
   

подписываются заведующей ДОУ № 4 «Сказка». Если должностное

лицо отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его

3.5 Адресование документа.

3.5.1 Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям

или конкретным лицам.

3.6 Согласование документа.

3.6.1 Согласование документа оформляется визой на документе или грифом

согласования. Визирование проекта документа проводится при

необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его

правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на

подпись документы визируются исполнителем и руководителем

3.7 Утверждение документа.

3.7.1 На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения

проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

3.8.1 В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия

исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием

регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция

3.9 Отметка об исполнителе.

3.9.1 Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу

лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника

1. 
   Оформление приложений к документу.
   
   1. 
      Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты
      

1. 
   Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя учреждения, в котором исполнен документ.
   

1. 
   Организация документооборота и исполнение документов
   

1. 
   Прием, обработка и распределение поступающих документов.
   
   1. 
      Документы, поступающие в ДОУ № 4 «Сказка» на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
      
   2. 
      Прием и первичная обработка документов осуществляются делопроизводителем. На полученном документе в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп.
      
2. 
   Организация обработки и передачи отправляемых документов .
   

1. 
   Документы, отправляемые ДОУ № 4 «Сказка», передаются почтовой и электронной связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется делопроизводителем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
   
2. 
   С помощью средств электронной связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
   
1. 
   Порядок прохождения внутренних документов.
   

1. 
   Оформленные документы передаются на подпись заведующей ДОУ.
   
2. 
   Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке раздаются сотрудникам, которым поручено исполнение документа.
   

^ 5. Поисковая система по документам

1. 
   Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
   
2. 
   Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.
   
3. 
   Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
   

^ 6. Контроль исполнения документов

1. 
   Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода результатов исполнения документов, информирование администрации и сотрудников ДОУ № 4 «Сказка» в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
   
2. 
   Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается заведующей ДОУ № 4 «Сказка».
   
3. 
   Контроль исполнения обеспечивает заведующая ДОУ № 4 «Сказка» и, по ее поручению, заведующая канцелярией или делопроизводитель, который осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляет заведующая и сотрудники ДОУ № 4 «Сказка».
   
4. 
   Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из органов управления образованием, организаций, а также обращений граждан – с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются заведующей ДОУ исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
   

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку

«срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку

«оперативно» - в 10-дневный срок, остальные в срок не более месяца;

- по обращениям граждан, поступившим в ДОУ № 4 «Сказка» и

требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца

со дня регистрации,

- по остальным обращениям – не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на

нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее

рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения

1. 
   При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечении этого срока.
   
2. 
   Снятие документа с контроля осуществляет заведующая ДОУ либо по поручению, заведующая канцелярией или делопроизводитель.
   
   1. 
      Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. В журнале входящей корреспонденции контроль фиксируется в виде «исх.№, дата» или записи делопроизводителя об исполнении.
      

^ 7. Организация документов в делопроизводстве

1. 
   Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
   
2. 
   При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о ДОУ № 4 «Сказка», штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности ДОУ № 4 «Сказка», их виды, состав и содержание.
   
3. 
   Согласовывается номенклатура дел с государственным архивом не
   

1. 
   Номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Если вносятся изменения, то номенклатура согласовывается с Архивным отделом города.
   
2. 
   Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры ДОУ № 4 «Сказка».
   

1. 
   Формирование и оформление дел.
   
   1. 
      Дела формируются в ДОУ № 4 «Сказка».
      
   2. 
      Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет
      

1. 
   Контроль за правильным формированием дел осуществляет
   

1. 
   При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
   

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с

заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за

исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного

-помещать в дела ксерокопии факсограмм, телеграммы на общих

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,

лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов.

7.2.4.1 При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок

1. 
   Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
   
   1. 
      Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
      
   2. 
      В отдельные дела по хронологии, в зависимости от видов документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его президиума, приказы Минобразования России, Министерства образования Мурманской области, административных органов.
      
   3. 
      Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
      
   4. 
      Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
      
   5. 
      Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
      
   6. 
      Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
      
   7. 
      Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
      
   8. 
      Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
      
2. 
   Дела ДОУ № 4 «Сказка» подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дел проводится заведующей канцелярией и делопроизводителем при методической помощи и под контролем архива.
   
1. 
   Организация оперативного хранения документов.
   
   1. 
      С момента заведения и до передачи в архив дела ДОУ № 4 «Сказка» хранятся по месту их формирования. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заведующей ДОУ № 4 «Сказка» с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
      

1. 
   ^ Порядок передачи документов на хранение в архив
   

1. 
   Документы ДОУ № 4 «Сказка» являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственный архив как государственная часть Архивного фонда РФ.
   
2. 
   Для хранения документов государственной части Архивного фонда РФ и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовке к передаче на государственное хранение ДОУ № 4 «Сказка» образует архив.
   
3. 
   Подготовка документов к передаче на хранение в государственный архив включает работу делопроизводителя, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
   
4. 
   Экспертиза ценности документов.
   
   1. 
      Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ДОУ № 4 «Сказка» создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
      
   2. 
      Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются заведующей ДОУ № 4 «Сказка». Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с республиканским, краевым, областным или городским архивом.
      
   3. 
      При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в ДОУ № 4 «Сказка»; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
      
   4. 
      По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению.
      
   5. 
      Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
      
   6. 
      Опись дел утверждается руководителем ДОУ № 4 «Сказка».
      
   7. 
      Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Согласованные ЭК акты утверждаются заведующей ДОУ № 4 «Сказка» только после утверждения ЭПК соответствующего архива описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
      

1. 
   В архив ДОУ № 4 «Сказка» передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только с описями дел, сформированными, пронумерованными, прошитыми.
   
2. 
   Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования сотрудниками. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. По истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
   
3. 
   Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителем ДОУ № 4 «Сказка».
   
4. 
   В период подготовки дел к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформление и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел ДОУ № 4 «Сказка». Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники ДОУ № 4 «Сказка» обязаны устранить.
   
5. 
   Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии заведующей канцелярией или делопроизводителя.
   
6. 
   В случае ликвидации или реорганизации учреждения заведующая канцелярией в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от срока хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
   

Инструкция по делопроизводству в профсоюзной организации работников образования
Данная инструкция разработана в соответствии с рекомендациями по делопроизводству в организациях профсоюза, утвержденными постановлением.