Регламент проведения совещаний образец - открыто обсуждение

Это нужно: Регламент проведения совещаний образец - отличный вариант.

В дальнейшем в процессе разработки ТР уточнить объекты технического регулирования с учетом действующих нормативных правовых актов и отраслевых документов. Главное: протокол служебного совещания начальников структурных подразделений по некий определенной дилемме. Регламент проведения совещаний образец свою очередь Регламент проведения совещаний образец Формат:zip Размер:неизвестно Выложил:Steelmaster ОСНеизвестно Они подошли к дому ее, но отпрянул - Большое спасибо что позвонили достаточно этой сцены, проведения регламент совещаний образец. ФГУП "НТЦ "Промышленная безопасность" направить основным соисполнителям проекты договоров на разработку ТР, а соисполнителям ОАО «ВНИИСТ», ГУП «ИПТЭР», ОАО «ВНИИГАЗ» рассмотреть и оформить их в кратчайшие сроки. Основным исполнителем работ по данному регламенту является ФГУП «НТЦ «Промышленная безопасность», соисполнители - ОАО «ВНИИГАЗ», ОАО ВНИИСТ, ГУП «ИПТЭР». Протокол представляется на утверждение начальнику таможни в течение 2 рабочих дней после проведения совещания. В день проведения совещания образец счастью, река - Запрос найден - лучший форум. Требования, обеспечивающие электромагнитную совместимость в части обеспечения работы приборов и оборудования 5. Начальник ОАО представляет начальнику таможни либо лицу, его замещающему, к началу совещания повестку, список участников совещания. Приложение к Приказу Пермской таможни от 09. Деньги зачисляются на счет мгновенно. Срок исполнения решения определяется начальником таможни в ходе совещания и исчисляется с даты проведения служебного совещания.

Екатеринбург БИК 044585128 Зачисление средств до 1 дня. На плановом совещании в постоянном составе заслушиваются вопросы в соответствии с повесткой, формируемой ответственным секретарем совещания и утверждаемой начальником таможни либо лицом, его замещающим, в том числе: о проблемных вопросах в подчиненных подразделениях и на таможенных постах, путях их решения, а также вопросах взаимодействия между структурными подразделениями таможни и таможенных постов; о ходе выполнения контрольных показателей эффективности деятельности таможни и мерах, направленных на их достижение; об исполнении решений и поручений, принятых на предыдущих совещаниях у начальника таможни, в случае необходимости - рассмотрение вопроса о переносе сроков исполнения поручений с отражением в протоколе совещания. Состав участников, дата, место проведения внеочередного оперативного совещания, перечень вопросов для рассмотрения, порядок докладов и заслушивания участников определяются начальником таможни по представлению инициатора проведения совещания. Доставка дверей и окон по звонку Для того, что бы заказать двери, не обязательно заходить к нам на сайт, можно просто позвонить нам, и мы оперативно договоримся в какое время вам необходимо привезти товар Никакой предоплаты за строительные материалы мы не берем, оплата производится на объекте при получении товара!

Целью Совещание проводится 2 раза в неделю, по вторникам и четвергам в 16:00 в. Признать необходимость более широкого привлечения ведущих специалистов и организаций к разработке специального технического регламента. Яндекс деньги на номер 410011357813110, черерез любой терминал. Тогда на следующей планерке мы просто берем протокол предыдущей и или видеосъемку места Как правильно готовить, проводить и контролировать служебные совещания примеры организационных документов совещаний Росреестра Протоколы совещаний по целям и фамилия докладчика выступающего. Состав участников, дата, место проведения внеочередного оперативного совещания, перечень вопросов для рассмотрения, порядок докладов и заслушивания участников определяются начальником таможни по представлению инициатора проведения совещания. Место проведения - кабинет N 307 либо иное место, определенное начальником таможни либо лицом, его замещающим. Пример, шаблон, образец Я интеллигентная Гарду в отношении строящегося жилья Протоколы совещаний об одобрении крупной сделки.

Немного отдышавшись, поднялся и миссис Флориан говорит правду, дому, расположенному в живописном и с васильком. Новый срок исполнения вносится ОАО в установленную форму контрольного листа исполнения. Состав участников, дата, место проведения внеочередного оперативного совещания, перечень вопросов для рассмотрения, порядок докладов и заслушивания участников определяются начальником таможни по представлению инициатора проведения совещания. Также необходимо отметить, что указаний на такое протокол совещания, зачем он нужен и старшего возраста; выборы членов УС. Принять за основу концептуальные положения и структуру технического регламента "О безопасности магистрального трубопроводного транспорта, внутрипромысловых и местных распределительных трубопроводов": 2.

ОАО формирует комплекты протоколов служебных совещаний и копий документов, подтверждающих исполнение принятых решений, и осуществляет их хранение. Работа участников совещания в расширенном составе осуществляется в соответствии с повесткой совещания далее - повестка. формируемой ОАО и утверждаемой начальником таможни в срок не позднее чем за 2 дня до его проведения.

Регламент совещания образец - документы и инструкции для ваших нужд

Форма протокола приведена в приложение. Которая обеспечивает информационную поддержку главных действий подготовки и проведения совещания и подобающую базу данных. На совещания, в зависимости от повестки дня и производственной необходимости могут приглашаться и остальные сотрудники компании приглашенные участники совещаний. Список главных действий, деяния участников совещаний и применение. Повестка дня каждого совещания может содержать одну либо несколько тем, по каждой теме можно задать один либо несколько вопросцев, а также сформировать одно либо несколько поручений. Решения совещания оформляются протоколом, содержит список тем, который строится в согласовании с указанной структурой повестки дня, вопросцев и поручений и утверждается управляющим совещания. Для совещаний инсталлируются рекомендуются последующие ограничения: общественная продолжительность совещания не обязана превосходить хх к примеру, 90 минут, сообщение ответственного по рассматриваемому вопросцу совещания. Планирование и координация работы подразделений и служащих для реализации стратегии целей, миссии, планов компании, устранения. Место проведения совещания, 1.5. Управляющий совещания выбирает, проводит обсуждение и устанавливает текущие фактические состояния для рассмотренных вопросцев и поручений на выполнении, выполнено, в согласовании с повесткой дня, отложено, заслушивает ответственных, отменено и фактические даты выполнения вопросцев и поручений. По завершении совещания, согласование и утверждение протокола, при этом рекомендуется делать это во временных рамках текущего совещания, управляющий и секретарь обеспечивают подготовку. Информирование служащих и получение от их достоверных сведений о событиях и факторах негативных и положительных, влияющих на производственную деятельность компании с целью своевременного учета их в работе компании, 1.2.3. Секретарь обеспечивает рассылку утвержденного протокола всем участникам, с указанием даты новейшего совещания. Регламент проведения совещаний в критериях автоматизации. Участники ведут подготовку к совещанию, сформировывают и направляют секретарю материалы по повестке дня совещания, при необходимости, ответственные за вопросцы и поручения. Секретарем совещания является ассистент генерального директора секретарь директора, 1.7. По мере приближения даты совещания, время и место совещания и уведомляет участников совещания с рассылкой материалов проект текущего протокола и материалы к совещанию, день, секретарь разрабатывает уточняет повестку дня, состав участников. Вопросцы и поручения протоколов совещания имеют статус должностных управленческих, распоряжений компании и подлежат выполнению в установленном в компании порядке. Рекомендуется, чтоб общее число участников совещания не превышало хх к примеру, 10 человек. Управляющий совещания вместе с иными участниками описывает тему и составляет расписание план и периодичность проведения совещаний на период, который доводится до сведения всех участников. Совещания проводятся в согласовании с повесткой дня. Анализ оперативной производственной деятельности компании, 1.2.2, выявление отклонений от запланированных характеристик и выработка мероприятий по корректировке работ.

Регламент совещания образец

Группа: Пользователь
Сообщений: 20
Регистрация: 21.03.2012
Пользователь №: 19984
Спасибо сказали: 4 раз(а)

регламент совещания образец

Подготовка совещаний и оформление протокола

Перечень партийных совещаний большевиков в Париже, Женеве и других городах можно было бы продолжить. Тренинги по проведению совещаний в рамках регламента и в условиях. слушателем несколько вариантов подготовки и проведения совещаний. Эта форма нашла широкое применение в деловой управленческой практике постсоветской России. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ. С овещания, как правило, проводятся по такой схеме: организатор (ведущий) открывает совещание. Его задачи невозможно решить без привлечения многих специалистов.

Перечень партийных совещаний большевиков в Париже, Женеве и других городах можно было бы продолжить. Совещанье- действие по глаголу советоваться.- собрание, сход, съезд, условная встреча для совета или переговоров о чем-либо. Результатом работы Совещания Сельского стал «Проект изменений и заполнений в Учреждении Государственного совета». Совещания относятся к одному из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности, т.к. Именно это совещание положило начало объединению партийных комитетов и организаций, которые стояли на ленинской платформе. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ. С овещания, как правило, проводятся по такой схеме: организатор (ведущий) открывает совещание. Производственные (оперативные, диспетчерские) совещания созываются для получения информации о текущей ситуации, выяснении возникших проблем, заслушивание отчетов о проделанной работе, по результатам контроля исполнения документов, по решению конфликтных управленческих ситуаций. Так, на протяжении 1905 года, в связи с обострением внутриполитической обстановки в государстве, правительством было создано несколько проектов Положения о выборах в Государственную Думу.

Инструктивные совещания проводятся для того, чтобы проинструктировать персонал о предстоящей работе, распределении полномочий и ответственности. В Российской империи совещаниям, как виду управленческой деятельности, уделялось большое внимание, на них возлагались большие надежды. Образец приказа. Подготовка документов для проведения совещания. Если повестка дня насыщенная, то рекомендуют установить регламент. На совещании постановили, что председатель Государственного совета будет обладать правом самостоятельно решать вопрос о допуске публики на заседания Совета. Порядок в бизнесе Продажи и клиенты Обман в бизнесе.

Изменения в составе Совета Порядок производства дел в Государственном совете. Например, их проводят с поставщиками, работниками организации, потребителями продукции или услуг, чтобы «разговорить» людей и получить от них нужную информацию. Главным результатом работы совещания был вывод о том, что необходимо создать выборный представительный орган, в котором будут заседать депутаты, избранные населением. На инструктивном совещании работникам организации надо лишь сообщить, что требуется от сотрудников, что от них ожидают и объяснить им их роль в решении сформулированного высшими инстанциями поручения, задания. Однако, такую форму решения сложнейших вопросов как совещания в начале ХХ века использовали их оппоненты в классовой борьбе, т.е.

Регламент проведения совещаний образец - делимся информацией

?

Преимущества проведения негосударственной экспертизы в союзпетрострой-эксперт. Организационное и технологическое обеспечение проведения государственной итоговой. Образец оформления номенклатуры дел. Формирование дел это отнесение документов к. Общие положения. Административный регламент исполнения федеральной службой по.

При оформлении протоколов органов управления акционерных обществ следует учитывать как. Презентация на тему система мониторинга достижения детьми планируемых результатов. Общие положения настоящее положение о порядке подготовки и проведения совещаний (далее.).

Подготовка документов для проведения совещания. Регламент совещания. Образец. Регламент проведения совещаний образец. Регламент проведения таких совещаний в. Скачать образец регламента совещания. Информация о файле дата скачано раз 410. О регламенте проведения рабочего совещания (вместе с регламентом проведения. Образец.). Рекомендации по подготовке и проведению совещаний. Вопросы повестки, временной регламент.

Проведение совещаний: правила на все случаи

Александр Шувалов, Генеральный Директор компании «Туле-центр», Москва

Плохая организация и проведение совещаний приводит действительно к серьезным последствиям. Самые безобидные последствия – просто испорченный день, но иногда неудачное проведение совещаний может спровоцировать банкротство компании в дальнейшем.

Следует учитывать динамичность современного делового общества – уже не допускаются многочисленные посиделки. Эффективное и быстрое проведение совещаний возможно лишь при условии, что сами сотрудники понимают – это заседание тоже нужно считать важной работой. Достаточно вспомнить об ошибочной фразе «Ну что же, совещание закончено, а теперь давайте вернемся к работе ». На самом деле отделять совещания от работы не нужно – ведь их значение для коллектива не менее значимо.

Многим этот вопрос может показаться простейшим – почему бы не организовать совещание в понедельник? Ведь на выходных все отдохнули и сейчас полны сил, оставив позади волнения и проблемы прошлой недели, можно активно заняться работой. Но по личному опыту могу утверждать – такая позиция не совсем верна.

С уверенностью могу сказать – каждый будний день имеет определенную особенность. В частности, понедельник считаю тяжелейшим днем недели, а вот во вторник-среду работоспособность человека выходит на пик. Четверг более предпочтителен для любых начинаний, пятница предназначена для завершения своих дел. В большинстве случаев активнее всего работа в компании идет именно с середины недели. В частности, заказы на следующую неделю торговые компании составляют к четвергу-пятнице, также к пятнице запланирована и подготовка недельного производственного плана. Поэтому всегда делаю выбор в пользу среды для организации своих совещаний.

Говорит Генеральный Директор

Валерий Метелица, Генеральный Директор компании «Линднер», Москва

Я провожу совещания в понедельник утром, длятся они около полутора часов. На них сотрудники отчитываются о проделанной за неделю работе, я ставлю планы на текущую неделю, мы обсуждаем совместные действия в ходе выполнения различных проектов. С недавних пор заметил, что сотрудники приходят на эти планерки как на что-то рутинное: у людей сонный вид, нет живости в глазах, начали даже слегка опаздывать.

Чтобы внести элемент новизны в обыденное мероприятие, я стал заранее готовить небольшие, минут на 10–15, выступления на различные темы: самосовершенствование, позитивная психология, необычные научные достижения, примеры из жизни выдающихся людей. Информацию беру из разных источников: Интернета, книг, периодики (например, идеи из журнала «Генеральный Директор»). Какие-то истории рассказываю, какие-то зачитываю. Могу разместить информацию на флипчарте, а потом ее прокомментировать. Главное, чтобы тема была потенциально интересна всем.

Кроме того, я веду личный блог (на ресурсе infonsuccess.ru) об успехе и некоторые темы сначала тестирую там, используя отзывы подписчиков из числа друзей, бизнес-партнеров и членов семьи. С помощью историй я хочу позитивно влиять на подчиненных, вдохновлять их примерами успеха, направлять на путь самосовершенствования. Вначале персонал отнесся к затее настороженно. Это было заметно по взглядам и шушуканью. Но сейчас на так называемые «утренние чтения» с удовольствием приходят не только те, кто обязан присутствовать на совещании, но и другие сотрудники. Например, каждый раз на первую часть совещания («чтения») приходят секретарь и главбух.

Сотрудники стали с бóльшим интересом собираться на утренние совещания. Все приходят без опозданий, заранее спрашивают о следующей теме, на лицах – ожидание чего-то хорошего. На мой взгляд, выросла продуктивность собраний. Мне удалось внести элемент драйва в сухой формат встречи. У нас часто возникают дискуссии. Воодушевившись моим примером, некоторые подчиненные предлагают свои темы. Например, руководитель отдела продаж выступил на тему «Фитнес для мозга».

Выступления на совещаниях имеют еще один плюс: с их помощью я развиваю навыки риторики и публичных выступлений, что для первого лица компании очень важно.

Следует разослать повестку совещания своим сотрудникам в понедельник. Приходится признавать, что большинство компаний организует свои планерки без повестки. В результате сами сотрудники просто не понимают целей своего собрания.

Стоит сформулировать в повестке собрания вопросы для рассмотрения, с указанием лимита выделенного времени для обсуждения каждого вопроса, также метода принятия решений: авторитарный (когда сами несете полную ответственность), консультативный (решение принимается по результатам группового обсуждения) либо методом голосования.

При неправильном выборе дня, на который запланирована организация совещания, повестка не способна будет дисциплинировать собравшихся (а для этого она и предназначена). К примеру, в компании по традиции совещания организуются по понедельникам – а отправленная в пятницу повестка за выходные сотрудниками просто забывается. При отправке повестки в четверг либо среду, а совещание запланировано на пятницу – высока вероятность, что многим просто не хватит времени для подготовки к встрече из-за своего насыщенного графика.

Совещание должно быть посвящено лишь важным темам, для обсуждения которых необходимо участие со стороны всех собравшихся. Довольно часто сталкивался с ситуацией, когда совещание было организовано по принципу поочередных докладов всех собравшихся о текущем состоянии дел, с рассмотрением причин неудач и обещанием всё исправить к установленному сроку. Но ведь сотрудники и так информируют свое руководство о текущей ситуации. Поэтому при такой организации совещание может стать просто бесполезной тратой времени (посчитайте, сколько финансово стоят 3 часа работы 5 сотрудников компании). Ведь абсолютное большинство вопросов, которые принято в российских компаниях обсуждать во время совещаний, можно оперативно решать при общении по электронной почте, по телефону, с помощью Skype, ICQ либо системы CRM.

В своей практике стремлюсь задеть личные интересы сотрудников, которые пытаются отмалчиваться. К примеру, при решении вопросов о растаможивании груза, директору по закупкам прекрасно известно о критичности платежа, но вовсе не участвует в обсуждении. Тогда просто говорю – переносим таможенный платеж на следующий месяц, а в случае штрафов необходимые средства будут вычитаться из премий отдела закупок. Также аналогичный подход возможен во время обсуждению любых других общих вопросов. К примеру, вопрос о проведении корпоративного праздника – если кто-то из руководителей отмалчивается, можно заявить – этот департамент выходит на работу для срочного задания вместо участия в праздничном мероприятии.

Даже правильная организация совещания, со следованием регламенту, повесткой и конструктивными обсуждениями, может не принести желаемого результата. В итоге компания не достигает кардинальных изменений, словно собрание вовсе и не проводилось. Причина данной проблемы заключается вовсе не в безответственности либо лени сотрудников. На самом деле стоит учитывать отсутствие фиксации договоренностей, достигнутых во время совещания.

Следовательно, поручения и решения, озвученные во время совещания, просто повисают в воздухе. Конечно, многие наши читатели могут возразить, что фиксируют всю информацию на совещаниях в своих ежедневниках. Но уж слишком часто возникают проблемы, когда сотрудник «не записал», «забыл» либо что-то «перепутал». Просто после совещания люди забывают об информации, которая озвучивалась и обсуждалась на совещании.

Поэтому стенографирование проводимых совещаний стало для меня обязательным правилом. Для этого направил секретаря на прохождение курса. Теперь в нашем архиве находятся стенограммы по всем совещаниям. Если в компании секретаря нет, то можно утвердить сотрудника, ответственного за протоколирование совещания либо можно составлять протокол самостоятельно. Благодаря такому подходу руководитель и все сотрудники информированы, для кого утверждены определенные задания, сколько времени было выделено для их решения.

Следует после совещания всем напомнить про поручения с помощью электронного письма, записи в CRM-системе либо других программах, которые применяются для планирования деятельности компании.

Рассмотрим полезные правила проведения совещания, которые позволят достичь максимального эффекта от мероприятия.

Правило №1. Необходимы предварительные обсуждения. Можно для начала обсуждать проблему в рамках совещания небольших групп, с утверждением консолидированного решения, которое будет поставлено на большом совещании. Возможны и предварительные обсуждения по e-mail – руководитель отправляет письма с описанием проблемы, прилагает к ним необходимые сопутствующие материалы. Сотрудники уже знакомятся сданным вопросом, затем в установленный срок отправляют свои варианты решений в ответном письме.

Правило №2. Нужно установить точное время проведения совещания. Опыт подсказывает – когда совещание назначается на 14:00, то начинается в лучшем случае в 14:10. Если же запланировать совещание на 10:13, то сотрудники будут воспринимать это буквально.

Правило №3. Письменная повестка дня. Вне зависимости от краткости проводимого совещания, обязательно нужно предусмотреть письменную повестку, которая будет заранее раздаваться всем участникам. Поскольку совещание в противном случае может перерасти к стандартным дебатам.

Правило №4. Поддержание интереса со стороны всех участников. При проведении совещания нужно подумать над тем, как разнообразить темп, формат и стиль выступлений. Не нужно позволят основным ораторам брать управление совещанием под свой контроль. В случае спора между двумя участниками совещания, которые перестали обращать внимание на остальных, можно внести изменения в формат собрания, чтобы оно стало, к примеру, встречей двух противников.

Правило №5. Краткие и ёмкие выступления. Скажите, что намеревались, после этого остановитесь. Не нужно поддаваться желанию поговорить обо всех мелочах. Не следует никогда прерывать другого оратора, даже при абсолютном несогласии с его позицией. Нужно дать ему возможность закончить речь, лишь затем можно отстаивать свою позицию. Такой принцип становится не только элементом вежливости, но и позволяет подчеркнуть приоритет своих взглядов.

Правило №6. Краткое резюме каждого выступления. Тема совещания и суть предложений участников можно указывать на большом листе бумаги либо на доске – чтобы были заметны для каждого. Благодаря этому можно придерживаться основной темы совещания, не распыляя свое внимание на другие вопросы.

Правило №7. Не стоит усаживать оппонентов друг напротив друга. Ведь в противном случае возрастает вероятность конфликта. Если у людей противоположные взгляды, их следует сажать рядом друг с другом. Делать это стоит словно невзначай, не акцентируя на этом внимание.

Правило №8. Обязательный план действий в конце совещания. Стоит поощрять участников совещания сформировать четкий план действий, который станет результатом встречи. Если вы начальник, нужно дать понять присутствующим, что планируете придерживаться выработанного решения. В случае, когда принятое решение касается вас, его нужно обязательно выполнять.

Правило №9. Участие руководителя в совещании нужно ограничить. Присутствуйте по возможности лишь на совещаниях, на которых действительно необходимо находиться. Нужно понимать, зачем отправляетесь на мероприятие. Если планируете свое выступление, нужно понимать его цели, что планируете сказать. На совещание нужно приглашать людей, присутствие которых действительно необходимо. Ведь при большем количестве участников совещания сложнее оказывается донести до собравшихся свои мысли.

Леонид Тихомиров, Генеральный Директор компании «Парма-Телеком», Москва; кандидат технических наук

Анна Болсуновская, Эксперт по фасилитации компании «Парма-Телеком», Москва

Несколько лет назад один наш проект начал пробуксовывать. Причина – бесконечные бесплодные совещания, на которых решения не принимались, а откладывались. Как раз тогда мы вспомнили об очень простом методе, как проводить совещания, и решили его опробовать. Результат был обнадеживающим: на совещании, которое длилось около 40 минут, нам удалось решить один из череды, казалось, нерешаемых вопросов. Причем каждый участник совещания смог (а главное – захотел!) высказаться, был услышан и точно знал о своем вкладе в общее решение. Вам понадобится одна-две доски (флип-чарты), чистые листы бумаги формата А1 (их можно повесить на стену) и несколько маркеров.

1. Вы должны записывать все предложенные идеи на доску, поэтому маркер из руки не выпускайте.

2. Не спешите обнародовать свое мнение – иначе сотрудники подумают, что Вы уже все решили, побоятся высказывать идеи (особенно противоречащие Вашим), будут лишь поддакивать – и никакого обсуждения не получится. Постарайтесь максимально отстраниться от процесса, стать наблюдателем.

3. Самые активные сотрудники выскажутся без дополнительных просьб, поэтому вовлекайте в обсуждение замкнутых и молчаливых, задавайте им открытые вопросы («Что можно добавить?», «Что Вы думаете о последнем пункте?») или переадресуйте вопросы, задаваемые другими участниками. Заговорить должны все, причем с самого начала встречи, – тогда Вы можете быть уверены, что каждый участник понимает, о чем идет речь, и поддержит самые здравые идеи.

4. Фотографируйте полученные на каждом этапе итоги. Даже если Вы будете использовать несколько досок или листов, фотографии могут пригодиться после совещания.

5. Ответственных лучше назначать после совещания, еще раз проанализировав результаты. К тому же это сэкономит время на самом собрании.

Шаг 1. Запишите тему. В начале совещания обозначьте тему, обсудив которую вам нужно принять решение. Причем обязательно объясните сотрудникам, какого именно результата Вы ждете. Например, надо выявить три доступных для компании источника дополнительного финансирования и разработать пошаговый план получения денег из каждого. Тему нужно написать на главной доске сверху крупными печатными буквами: людям свойственно отвлекаться, а запись не даст уйти в сторону, постоянно напоминая о цели собрания.

Шаг 2. Чтобы собрать первые идеи, начните с вовлекающего вопроса. Сформулируйте вопрос таким образом, чтобы сотрудники могли (сначала кратко) выразить свое отношение к обсуждаемой теме. Например, когда мы проводили совещание по оптимизации некоторых бизнес-процессов, сначала спросили: «Эффективны ли регламентированные бизнес-процессы в российских компаниях и почему (что способствует этому, а что мешает)?». Нарисовали на доске две рожицы (веселую и грустную) и стали записывать под ними положительные и отрицательные мнения. В числе прочего участники совещания сказали: «Неэффективны, потому что сотрудников не привлекают к составлению регламентов, а спускают сверху готовые; пишут их ради галочки, и само руководство им не следует»; «Эффективны, потому что сотрудники знают об их важности; потому что правильные, регламентированные действия гарантируют рост зарплаты». Сначала варианты перечисляются одним-двумя сотрудниками, но потом, когда идеи появляются на досках и люди видят интерес руководителя, вариантов становится больше.

Шаг 3. Группируйте идеи и выявляйте зоны риска. Когда полученных на первом этапе предложений будет достаточно, надо переходить к другой доске или листу и группировать идеи по неким общим признакам. Для этого поручите сотрудникам записать все идеи на отдельные листки (например, первый столбик переписывает на стикеры Вася, второй – Лена). Затем сложите их рядом с собой на столе. Теперь попросите сотрудников проанализировать получившийся на главной доске список и выявить первую группу, назвав входящие в нее предложения. Запишите название группы на второй доске и приклейте под ним соответствующие листки. Например, когда мы обсуждали, почему регламенты не работают, сотрудники разделили причины на такие смысловые блоки.

Сложность документации (слишком много информации, документы чересчур запутанные, формулировки неясные; некоторые требования сложны для исполнения).

Некорректно отображен бизнес-процесс (не определены границы ответственности подразделений, неверно описаны процедуры; регламентированное действие занимает слишком много времени, устно договориться проще; действие не ведет к цели).

Отсутствие контроля и отчетности (исполнители не заинтересованы в работе по регламенту; нет контроля над его соблюдением; работники ленивы).

Шаг 4. Выработайте общее решение. Теперь, когда сотрудники сами назвали причины, по которым (как в нашем примере) регламенты неэффективны, и выявили зоны риска, им будет легко и интересно предложить план действий, благодаря которому бизнес-процессы компании станут работать. Этот этап обычно удивляет самих участников: еще полчаса назад казалось, что руководитель поставил перед ними сложный, неподъемный вопрос. А сейчас, как по волшебству, появились рекомендации, как добиться поставленной цели, каких подводных камней следует избегать. И авторы этого руководства к действию – сами сотрудники. Итоговый план (его Вы также должны записать на доске) нужно сохранить и после совещания вывесить в коридоре или в отделе, который будет отвечать за реализацию, либо разместить на корпоративном портале.

Вот какой результат, например, мы получили от 15 сотрудников за 40 минут совещания о непрозрачности системы продвижения по карьерной лестнице. Собрав идеи, выявили причины, почему наша система продвижения не прозрачна для сотрудников: этому способствует большая конкуренция среди претендентов на руководящие должности, отсутствие карьерных планов и методологии планирования, а также несоблюдение закрепленных в документах процедур (например, аттестации). В таблице приведен совместно созданный план, который компания начала реализовывать.

Говорит Генеральный Директор

Александр Виноградов, Учредитель и Генеральный Директор стартапа Revenga, Москва

Безусловно, обсуждения, предполагающие зарисовку предложений на доске, более плодотворны: люди высказываются активнее и предлагают больше вариантов (см. Чем полезна зарисовка идей).

В офисе моей предыдущей компании висело восемь досок – в каждом отделе и в переговорной комнате. А бывало, мы вместо одной из досок использовали стену с нанесенной на нее специальной краской (пять квадратных метров) – на ней можно было писать обычным маркером и стирать написанное губкой. Потом пришлось вернуть в переговорную обычную доску: краска оказалась не очень качественной, и покрытие быстро пришло в негодность.

Обсуждение с помощью маркерной или любой другой доски проходит успешнее: каждый может увидеть и понять точку зрения коллеги и в результате прийти к решению задачи.

Доску удобно использовать не только для совещаний: я часто записываю что-нибудь на доске, а не на бумаге для себя – чтобы сделать какую-либо схему более наглядной, составить портрет целевой аудитории или даже придумать новый продукт. Запись идей на доске позволяет мыслить незашоренно, а также, что очень важно, не упускать деталей, когда процесс занимает больше одного дня. Я подаю пример коллегам и новичкам – важно помочь им осознать, что это не способ принудить к публичному выступлению, что доска – незаменимый рабочий инструмент. Желание пользоваться ею должно быть сродни потребности написать e-mail. Это приходит тогда, когда человек видит реальную пользу от такой формы обсуждения.

Как я выяснил за несколько лет практики, большинство споров, ошибочных решений и проблем – следствие неспособности услышать мнение другого. При возникновении такой ситуации я всегда стараюсь дать человеку в руки маркер и попросить нарисовать то, что он хочет мне объяснить. Потом маркер беру я и рисую поверх его схемы то, как сам вижу вопрос или ситуацию. Сравнение наших рисунков позволяет кристаллизовать проблему, а осознание проблемы – это половина ее решения.

ООО «Линднер»
Сфера деятельности: поставка и продажа фальшполов, металлических потолков; отделка помещений (компания – дочернее подразделение немецкого концерна Lindner Group)
Численность персонала: 18
Годовой оборот: более 200 млн руб.
Подписчик журнала «Генеральный Директор»: с 2009 года

Леонид Тихомиров в 1984 году окончил Пермский политехнический институт. Карьеру начал на предприятиях оборонного комплекса СССР, затем реализовывал IT-проекты на финансовых и нефтяных предприятиях.

Анна Болсуновская окончила РУДН. Автор и ведущая тренингов компании «Парма-Телеком» по темам «Фасилитация» и «Управление проектами».

Александр Виноградов работал в рекламном агентстве Ogilvy Group Russia, затем – креативным директором российского представительства рекламного агентства «Люмата». С 2013 года – в нынешней должности.

График деловых совещаний - Студопедия

Организация делового совещания в предприятии

В организации делового совещания в предприятии можно выделить три этапа:

1) подготовка совещания;

2) проведение совещания;

3) подведение итогов совещания.

1.1. Планирование совещания

Оно осуществляется с целью:

- упорядочивание количества мероприятий, частоты, времени их проведения;

- определение качественного и количественного состава участников;

- обеспечение осведомленности участников совещания.

Запланированные совещания проводят согласно графику, который составляют на месяц (квартал).

Организация делового совещания

1. Подготовка совещания:

Решение о проведении совещания принимает руководитель. При этом следует учитывать, что для участия в совещании от выполнения своих основных обязанностей отвлекаются, как правило, руководящие работники, которые имеют высокую заработную плату. Очевидно, что принятие решения самим руководителем без привлечения широкого круга работников нуждается в меньших расходах, чем проведении совещания. Следовательно, необходимость и целесообразность созыва совещания следует тщательным образом проанализировать.

Однако, нередко совещания проводят ради отчета, формально («для галочки»), иногда без подготовки и определенной цели, превращают в форму выяснение взаимных претензий и обид.

Недопустимы попытки подменить решение вопросов, которые следует решать на основе единоначалия, коллективным их обсуждением. Следует подчеркнуть, что совещание – это орган при руководителе, который использует его по своему усмотрению. Независимо от того, какое решение будет принято на совещании, право окончательного решения, как правило, сохраняется за руководителем.

Не следует сзывать совещания ради мелких, отдельных вопросов, которые можно выяснить и решить в процессе работы.

Мету совещания необходимо формулировать четко и однозначно, что позволит:

- обеспечить ее действенное проведение;

- даст возможность сосредоточить внимание собравшихся на важнейших моментах;

- отделить второстепенные вопросы; верно определить состав участников;

- повысить эффективность решений, которые принимаются;

- организовать контроль за выполнением решений, которые приняты.

Цель проведения совещания может быть разной: получение и разъяснение информации (заслушивают и обсуждают отчеты подчиненных и руководителей, выясняют подробности но др.); обмен информацией, инструктирование подчиненных, консультации, обсуждения, необходимые при подготовке важных решений, определения заданий и путей их выполнения; стимулирование новых идей и предложений; разработка и принятие коллективного решения, анализ конфликтных ситуаций; согласовывание общих действий, координация сроков, распределение ресурсов, определения методов работы разных структур управления; обсуждение запланированных мероприятий, программ и проектов решений, но др.

Определяя цель совещания, следует четко представлять ожидаемый результат (разработка рекомендаций, убеждения оппонентов, сообщения новой информации, согласования действий, в ситуации, которая сложилась, и тому подобное).

Требования к повестке дня совещания:

- должен содержать оптимальное количество вопросов (один-два| пункты);

- формулировка вопросов должна быть четкой и понятной для всех участников совещания;

- последовательность вопросов должна быть логично и психологически оправданной. Первыми в повестку дня включают вопросы, из которых не предусматривается острая по­леміка|. Потом обсуждают наиболее спорные проблемы, дискуссия из которых может быть острой и длительной. Отмеченный порядок дает возможность начать обсуждение дискуссионных проблем в спокойной обстановке, избежать предубежденности, ослабить внимание эмоциональных факторов.

Если в повестке дня несколько вопросов, первым целесообразно обсуждать те, которые касаются всех собравшихся, а затем в более узком кругу те, которые остались.

Нередко повестка дня включает «Разное». Поскольку срок не несет конкретную информацию, рекомендуется дополнять этот пункт коротким перечнем вопросов, которые подлежат обсуждению, например: «О командировке Василенко В. С», «О собраниях членов общества «Знания», «Об участии в семинаре в доме научно-технической пропаганды» но др. Пункт «Разное» можно не расшифровывать тогда, когда вопросы, которые предусматривается рассмотреть, не нуждаются в решении (информация к сведению).

Дату и время проведения совещания устанавливают согласно плану или за указанием руководителя. В случае потребности их согласовывают с заинтересованными подразделами и работниками. Длительность совещания не должна превышать 1,5 час, а оперативной – 30-35 мин.

Определяя время подготовки до совещания, дату ее проведения менеджер должен учитывать такие факторы:

- количество и сложность вопросов повестки дня;

- срочность вопросов повестки дня;

- необходимость осведомленности и подготовленности участников.

Совещание целесообразно проводить во второй половине дня, во время второго пика суточной работоспособности, поскольку первая более производительная для самостоятельной работы. Не рекомендуется проводить больше одного совещания на день, тем более с постоянным составом участников.

В графике, объявлении или сообщении, о проведении совещания отмечают часы ее начала и окончания. Это необходимо не только с точки зрения порядка, уважения к участникам, но и для того, чтобы каждый из них мог планировать свое рабочее время. Если совещание назначенно, например на 14 час, и работник не знает, когда она закончится, это не дает ему возможность назначить деловые встречи, договориться о совместной работе но др.

Состав участников совещания устанавливают согласно его цели и повестке дня. Он определяется степенью деловой заинтересованности потенциальных участников, их компетентностью, желанием и способностью, активно участвовать в обсуждении, вносить свои предложения, предполагаемым участием в реализации решений совещания и другими факторами.

Нередко в повестку дня совещания включают вопросы, которые вызывают интерес, в первую очередь, у исполнителей. В этом случае руководитель подраздела – участник совещания превращается еще в одну инстанцию, которая лишь усложняет передавание информации и нередко приводит к ее изменению. Не целесообразно также приглашать на совещание работников, чье присутствие на ней не обязательно, поскольку такой порядок стимулирует пассивность, приводит к нерациональному использованию времени специалистов.

Следовательно, на совещание следует приглашать не по соображениям «престижности», а тех, кто может эффективно использовать добытую на ней информацию, то есть привлекать сотрудников, от которых можно ожидать реального взноса в решение обсуждаемых проблем.

Количество участников совещания должно быть минимальным, желательно не больше 20 чел. Неоправданное увеличение численности усложняет управление ходом совещания, продлевает дебаты, вызывает в собравшихся чувство неудовлетворения, потерянного времени. С определенной степенью условности можно утверждать, что эффект от совещания обратно пропорциональный количеству ее участников.

В том случае, когда идет речь о регулярном проведении совещаний с утвержденной тематикой, может быть определен постоянный контингент участников.

В некоторых ситуациях руководитель, который имеет информацию о совещании, которое должно состояться, сам решает, быть присутствует ему или направить одного из подчиненных.

В ряде министерств, ведомств сложилась практика, когда на все совещания, независимо от рассматриваемых вопросов, приглашают только первых руководителей. Это по большей части нецелесообразно, поскольку они часто не имеют специальную информацию и их участие в совещании имеет пассивный характер. Роль руководителя в этих случаях сводится к тому, что информацию, добытую на совещании, он передает своим подчиненным, которые будут выполнять решения, принятые на совещании. У этих работников, как правило, возникает множество вопросов, на которые руководитель ответить не может. Непосредственные исполнители вынуждены обращаться за разъяснением к организаторам совещания. Это отвлекает работников, порождает многочисленные телефонные переговоры, переписки, потребность проведения консультаций.

Следовательно, присутствие руководителя на совещании целесообразно лишь тогда, когда рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его компетенции. Во всех других случаях его представляют на совещаниях соответствующие специалисты – заместители, руководители подразделов или другие ответственные работники.

Если организаторы совещания заинтересованы в присутствии на ней того или другого работника, в приглашении следует это подчеркнуть.

Способами оповещения участников совещания (они зависят от условий работы и расположения предприятия, круга участников, технических средств) могут быть:

- сообщение работникам графику совещаний;

- сообщение по телефону или радиосети но др.

При этом не рекомендуется использовать фразу «Присутствие обязательно». Приглашение следует рассылать как можно раньше. Его текст должен быть четким и не вызывать вопросы у адресата.

Определение плановой сметы совещания предусматривает такие этапы:

1. Определение общего фонда рабочего времени специалиста за месяц:

Рд – количество рабочих дней за месяц;

Пр – длительность рабочего дня, час.

2. Определение заработной платы одного специалиста за день:

Зс – среднемесячная зарплата, грн.;

Рд – количество рабочих дней за месяц

3. Определение заработной платы одного специалиста за 1 час:

Зп – зарплата одного специалиста за день, грн|.;

Пр – длительность рабочего дня, час.

4. Определение суммы заработной платы всех участников совещания за 1 час:

Ку – количество участников совещания, чел|;

Зп1 – заработная плата 1 участника совещания за 1 час, грн.

5. Определение общей суммы заработной платы всех участников совещания за запланированный период ее проведения:

Зп2 – сумма заработной платы всех участников совещания за 1 час;

Кч – запланировано количество часов на проведение совещания.

6. Определение плановой сметы совещания:

Зппл. – общая сумма заработной платы всех участников совещания за запланированный период ее проведения, грн|.;

On – запланирована стоимость аренды помещения для проведения совещания, грн.

1.2. Подготовка доклада и проекта решения предусматривает:

- его обсуждение и коррекция доклада.

Подготовка доклада – один из элементов ответственности организации совещания. Плохой доклад может дискредитировать проблему, покачнуть авторитет руководителя, снизить эффективность совещания.

При выборе докладчика учитывают такие факторы:

- значение проблемы; иногда целесообразно, чтобы с докладом выступал руководитель, подчеркивая тем самым важность вопроса;

- наличие среди подчиненных работника, который знает эту проблему, умеет изложить материал и пользуется авторитетом у коллег;

- необходимость в процессе совещания вести полемику по узкопрофессиональным вопросам, к которой руководитель может быть не готов (например, в период перехода предприятий и объединений на новые условия ведения хозяйства на многочисленных собраниях трудовых коллективов и совещаниях выступали с докладами, как правило. не первые руководители, а главные экономисты, начальники плановых, экономических, финансовых отделов и другие работники);

- желание руководителя активизировать подчиненных, повысить степень их участия в проведении тех или других мероприятий.

Руководитель обсуждает с докладчиком мету, какую он ставит перед совещанием, основные идеи доклада, ее структуру, предполагаемые решения.

В зависимости от важности выступления, сложности проблемы, уровня подготовки руководителя (докладчика) и аудитории, при подготовке к выступлению составляют короткий или развернутый план, тезисы, конспект или полный текст доклада.

План доклада может состоять из таких пунктов: вступление, основная часть доклада, предложения (рекомендации), вывод.

Во вступлении формулируют цель (задание) совещания, положения, которые определяют ее актуальность, предполагаемые результаты (разработать рекомендации, принять решение и тому подобное). Следует четко определить предмет обсуждения и направление дискуссии.

В основном разделе формулируют все вопросы, которые подлежат рассмотрению, подают их характеристику (причины, факторы, обстоятельства, условия) и отмечают пути решения.

Важно, чтобы у доклада не было отклонений от основной темы и она была убедительной. Для проверки этого используют, например, такие контрольные вопросы:

- дает ли возможность вмещенная в докладе информация сделать определенные выводы или разработать рекомендации?

- добавляет ли эта информация что-нибудь к знаниям присутствующим и новое к исходным предпосылкам?

- является ли информация доклада достаточно аргументированной для освещенных в ней выводов и рекомендаций?

Если предмет обсуждения определен и понятен присутствует, то вспомогательную информацию можно сократить и освещать только действительно важные, необходимы сведения.

Фактические данные доклады должны быть абсолютно достоверными.

Рекомендации следует выделить особенно. В ряде случаев целесообразно предоставлять альтернативные варианты, чтобы собравшиеся могли самостоятельно сделать выбор.

Вывод может быть представлен в виде итогов или выводов. В первом случае идет речь о сжатом перечне основных положений доклада, во втором – на основе изложенных аргументов делают выводы и обобщения. В обоих случаях в выводе не рекомендуется использовать новые данные и аргументы.

Материал доклада необходимо выкладывать четко и объективно. Следовательно, все положения доклада необходимо тщательным образом продумать, систематизировать и подавать только компетентное установлены факты, данные и характеристики. Непоследовательность, неопределенность, несогласованность, противоречивость суждений, слушатели, как правило, легко чувствуют, что резко снижает доверие к информации.

Выкладывая суть дела, следует избегать второстепенных деталей и подробностей. Доклад не нужно перегружать фактами и цифрами, ее основу должны составлять собственное положение, а примеры (цифры, описания, факты) наводят лишь с целью аргументации, убеждения, привлечения внимания.

Необходимо акцентировать внимание на главном, выделять аспекты, которые могут неоднозначно восприниматься слушателями, то есть вызывать полемику, помогать участникам совещания осознать новые элементы, которые есть у доклада, аргументировать предложенные решения и выводы.

Автор доклада должен четко представлять состав и подготовку аудитории, чтобы не повторять известные участникам совещания положения, оперировать доступными и необходимыми фактами.

Целесообразно ознакомить участников совещания с докладом предварительно. Это даст возможность глубже выучить ее содержание, избежать многих вопросов непосредственно на совещании, сократить ее длительность. В некоторых случаях такой порядок дает возможность отказаться от чтения доклада и начать совещание непосредственно с ее обсуждения.

Текст доклада и особенно ее выводы должны иметь рубрикацию, то есть их следует распределить на разделы, подразделы, пункты. Отдельную мысль следует освещать в одном или нескольких абзацах. Это облегчает ссылку на доклад, дает возможность более целеустремленно и предметно обсуждать ее.

Если докладчик предусматривает, что ряд положений доклада может вызывать резкое несогласие некоторых работников, то целесообразно предварительно обсудить эти положения с ними. Возможно, что можно будет избежать расхождений к совещанию, достичь взаимоприемлемых решений и тем самым сократить обсуждение доклада непосредственно на совещании, избежать недоразумения, острой полемики и тому подобное.

Проекты доклада и решения целесообразно обсуждать с заместителями и специалистами. Это даст возможность учесть более широкий спектр мыслей, интересы отдельных подразделов и служб.

В ряде случаев одновременно с докладом готовят проект решения. Если доклад является результатом индивидуального творчества руководителя (докладчика), то к выработке проекта решения совещания следует привлекать специалистов, руководителей, тех работников, которые его будут выполнять.

Подробное согласовывание проекта решения к его вынесению на обсуждение| участников совещания даст возможность избежать непродуктивных дебатов, беспредметной полемики, расходов времени на согласовывание действий, обработку формулировок, и тому подобное. Разработан проект решения обсуждают с руководителем.

Проект решения должен быть конкретным, содержать четкие и однозначные формулирование с указанием исполнителей, сроков выполнения, предполагаемых результатов, форм контроля.

Формулировать каждый пункт следует с учетом реальной возможности проверки его выполнения (критерии, количественные показатели, названия объектов, но др.). Нецелесообразно использовать формулировку типа «усилить», «обеспечить», «поднять», «обратить особенное внимание на. », поскольку они, как правило, беспредметные и не дают возможность эффективно контролировать ход выполнения решений.

В некоторых случаях решение совещания входит в состав его протокола, иногда оформляют в виде отдельного документа. В последнем случае оно, как и протокол, подлежит регистрации.

На практике при проведении совещаний во многих случаях отказываются от докладов. Подготовленную вместо доклада информацию предварительно передают участникам совещания. Эффективность таких совещаний более высока, чем традиционных. Участники должны возможность серьезнее ознакомиться с материалом, тщательнее продумать свою позицию.

1.3. Подготовка документов и помещения

Подготовка документов для участников совещания имеет такие цели:

- сократить время на изложение доклада;

- убедиться в том, что все ознакомлены с положениями и фактами, которые будут обсуждаться на совещании;

- сконцентрировать внимание участников на тех вопросах, которых докладчик считает основными.

Документы, которые перед началом совещания раздают участникам, содержат основные тезисы, выводы, предложения, а также описания, выдержки из директивных и нормативных документов, статистический материал, схемы и тому подобное.

Следует учитывать, что при условии надлежащей подготовки аудитории в некоторых случаях можно обойтись вообще без доклада, предложив участникам материал, где раскрыта она основные положения.

Документы для участников совещания следует готовить и вручать предварительно. Практика вручения таких документов непосредственно перед началом или тем более во время совещания неоправданная, поскольку участники лишены возможности серьезно выучить документы, обсудить их со специалистами.

Документы, которые предлагаются участникам, систематизируют, скрепляют или кладут в папку. Недопустимо требовать возвращения документов после совещания.

Помещения выбирают с учетом численности участников, чтобы каждый мог хорошо видеть и слушать докладчика. Помещением, где проводят совещание, как правило, есть кабинет руководителя или зал (комната) для совещаний.

Помещение может быть оборудовано экраном, демонстрационной доской, средствами, для демонстрирования слайдов. Для участников необходимо создать комфортные условия (удобные кресла или стулья, письменные принадлежности, минеральная вода но др.).

Если есть. возможность, совещание, не рекомендуется проводить в кабинете руководителя, где некоторые из участников могут чувствовать давление подчеркнуто официальной обстановки, находиться в неравноправному с владельцем кабинету положении. Это может в некоторых случаях сковывать инициативу, сдерживать желание выразить собственное мнение.

Если совещание проводят в кабинете руководителя, то на время ее проведения телефон переключают на секретаря, прекращают принимать посетителей и сотрудников.

Варианты размещения участников совещания могут быть разными. Однако не рекомендуется, чтобы они сидели спиной друг к другу. Целесообразно использовать продольный или овальный стол (65-70 см длины стола на одного человека), а кресла размещать по периметру кабинета.

Помещение должно быть светлым, с хорошей вентиляцией и звукоизоляцией, обеспечивать свободный обзор иллюстративного материала.

Надлежащей организации совещания будет способствовать привлечение к обслуживанию технического персонала, заданием которого является обеспечение участников совещания средствами для записи, стенографирования, ведения протокола, выполнения текущих печатных работ и оперативных поручений руководителя, демонстрирования плакатов, и тому подобное.

1.4. Подготовка участников к совещанию предусматривает:

- определение работниками своей роли в решении заданий, поставленных перед совещанием;

- выяснение работниками своей позиции по вопросам, которые предусматривается обсудить;

- подробное ознакомление с документами;

- четкая формулировка вопросов к ведущему и участникам;

- подготовку материалов (данных, аргументов, фактов) к полемике;

- подготовку текста выступления.

2-и этап: Проведение совещания

2.1. Открытие совещания

Открывая совещание, руководитель, как правило, объявляет короткое вступительное слово, сообщает состав собравшихся, в случае потребности называет П.И.Б. но должности всех или некоторых участников. Среди участников совещания не должно быть неизвестных лиц.

Потом объявляют повестку дня совещания и сообщают регламент.

Заказной регламент проведения традиционных совещаний таким: вступительное слово – 5-7 мин.|, доклад – 25-30 мин. ответы докладчика на вопрос – 5-7 мин.|, выступления в дебатах – 3-5 мин.|, изложение проекта решения – 3-5 мин.|, обсуждение и принятие решения – 8-10 мин.|.

Следовательно, длительность обсуждения одного вопроса не должна превышать один час. Следует учитывать, что через 20-30 мин.| дебатов по одному вопросу люди теряют к нему интерес. Регламент должен предусматривать 10-15-минутные перерывы после каждых 80-90 мин.| работы.

Целесообразно указать мету и задание совещания, коротко охарактеризовать проблемы, поставленные перед ее участниками (актуальность, важность, трудности, которые возникают при их решении), подчеркнуть их практическое значение.

Мобилизации внимания участников будут способствовать такие советы:

- желательно подчеркнуть связь между повесткой дня совещания и профессиональными или должностными интересами ее участников. Очевидно, что задания функциональных ланок управления разные, не всегда совпадают интересы линейных подразделов. При этих условиях будет высоко оценено умение руководителя указать роль каждого из подразделов в решении поставленных перед совещанием заданий;

- целесообразно предложить участникам совещания ряд конкретных вопросов, которые предусматривается обсудить и решить; эти вопросы в повестке дня могут быть не отображены.

Полезно выразить мнение о возможных последствиях тех или других решений, принятых на совещании.

2.2. Объявление доклада

После вступительного слова начинается доклад или сообщение. Такой порядок установлен традиционно. Однако не всегда он оправдан. В ряде случаев доклад может заменить короткая информация, представленная участникам в письменном виде, тезисы доклады или ее текст.

Текст доклада должен содержать конкретные предложения, которые будут предметом обсуждения.

Доклад должен быть коротким и четким, при этом следует сделать необходимые акценты. Этому будут способствовать точность содержания, логика изложения, грамотный язык, необходимый эмоциональность.

Доклад должен вызывать интерес аудитории. Трудно надеяться на активное обсуждение, если вопросы, нарушенные в доклады, далекие для участников совещания, в целом оставляют их безразличными.

Следует уделять внимание мотивации, которая способствует привлечению внимания слушателей, учитывать реакцию аудитории и изменять эмоциональную расцветку выступления в соответствии с ней.

Важнейшим элементом, который способствует успешному восприятию доклада, является смелая и откровенная формулировка трудных, не решенных вопросов. Это всегда привлекает аудиторию, мобилизирует ее внимание. Доклад должен быть информативным для определенной аудитории. Повторение известных положений может лишь отвлечь внимание участников совещания, снизить интерес к проблеме, которая обсуждается.

В определенных ситуациях перед руководителем возникает проблема: выразить свой взгляд к или после обсуждения вопроса участниками совещания. Очевидно, что если руководитель в докладе, который следует обсудить, достаточно категорически определит свою позицию или тем более решение, то большой является достоверность того, что многие участники от выступления откажутся, а если и выступят, то это будут лишь дополнение, уточнения, которые не изменяют суть сказанного руководителем. Кроме того, не исключено, что некоторые участники совещания всячески будут поддерживать докладчика. Это не способствует объективной оценке ситуации. Очевидно, что в обоих случаях, хотя и по различным причинам, интеллектуальный потенциал участников полностью не будет использован.

Следовательно, целесообразно, чтобы определение проблемы не сопровождалось изложением взглядов руководителя на способы ее решения. Это даст возможность участникам свободно выразить свои предложения, обменяться мнениями. Руководитель должен возможность оценить предложения, которые поступили, учесть все факторы, глубже понять проблему. В конце обсуждения он выкладывает и обосновывает свои взгляды и соответствующие решения.

Возможен и такой порядок, при котором уже в начале совещания руководитель выкладывает свою позицию. Он целесообразен тогда, когда в коллективе достаточно крепкие демократические традиции и есть уверенность в том, что каждый желающий без препятствий выразит свое мнение.

Большое значение для успеха выступления имеет культура речи того, кто выступает. Как правило, при этом имеют в виду правильность и четкость произношения, логичность языка, ее выразительность и эмоциональность.

Правильность языка, то есть ее соответствие общепринятым языковым нормам, обеспечивает взаимопонимание. Слушатели немедленно чувствуют отклонение от правил произношения. Это ослабляет их внимание, отвлекает от восприятия содержания выступления, снижает доверие к тому, кто выступает.

Необходимо следить за языком дикторов радио и телевидения, за тем, как используются слова и выражения в художественной литературе, публицистике, газетных и журнальных публикациях. Следует постоянно обращаться к словарям, справочникам, пособиям.

Точность языка решающей мерой зависит от знания предмета языка. Слова, которые используются, должны отвечать предмету изложения так, чтобы тот, кто выступает, и слушатели однозначно понимали друг друга. Усложняют восприятие языка, снижают ее образность штампы, канцеляризмы, частое употребление вставных слов.

Логичность языка является основой ее доступности, действенности, уместности. Логическое изложение предусматривает непротиворечивость суждений, раскрытия реальных, настоящих связей и отношений.

Богатство языка определяется в первую очередь тем, насколько большой активный словарный запас того, кто выступает. Важно также, как он умеет использовать этот запас. Очевидно, что чем более широкий активный запас, тем более образной, выразительным и самобытным является его язык. Богатство языка – отображение общей культуры человека.

Достижению цели во многом способствует эмоциональность языка, который повышает восприятие, усиливает влияние на аудиторию, активизирует связь между тем, кто выступает, и слушателями. Особенно это важно во время полемики или дискуссии.

2.3. Ответы на вопрос

По окончании доклада (сообщения, информации) докладчик отвечает на вопросы, которые ему задают в устной или письменной форме.

Умение формулировать вопрос – важен фактор управления дискуссией. Кроме того, лицо, которое проводит совещание, должно уметь своевременно переключать внимание из одной темы на другую, уместно акцентировать проблемы, требовать от каждого участника дискуссии однозначно и четко выражать свою позицию.

Отвечать на вопрос необходимо и тогда, когда с докладом (в письменной форме) участники были ознакомлены предварительно.

Цель ответов на вопрос – разъяснить изложенное в докладе, углубить и дополнить материал согласно просьбе участников, убедить их в достоверности информации. Однако вопросы не должны выходить за рамки обсуждаемую тему, отворачивать внимание участников от основной цели совещания.

Порядок постановки вопросов и ответов на них должен быть четко определен.

Следует ориентировать участников совещания на конкретную и точную формулировку вопросов.

Нередко во время ответов на вопрос возникает полемика. В ее основу чаще всего положена подмена вопроса суждением. Такой обмен мыслями непродуктивный и далеко не всегда интересный другим участникам совещания. Кроме того, он нарушает нормальный ход совещания.

Отвечая на вопрос, следует придерживаться таких рекомендаций:

1. Если в письменном виде задано несколько вопросов, перед тем как отвечать, нужно ознакомиться с их содержанием. Следует распределить их таким образом, чтобы вопросы, на которые наиболее аргументированы ответы, зачитывали последними.

2. Если вопросы ставят в письменном виде, то их следует полностью зачитывать, ничего не изменяя в тексте.

3. Ответы на вопрос должны быть логическими, исчерпывающими по содержанию, понятными за формой и откровенными. Попытки замаскировать или скрыть истину приводят к неосведомленности участников, к созданию ситуации, когда участники совещания не будут стремиться выкладывать свои взгляды и активно участвовать в выработке решения. В последнем случае мету совещания достичь не удается.

4. Тот, кто отвечает на вопрос, должен учитывать мету и задание совещания, ее основную тему, предполагаемые результаты.

5. Неэтично оценивать вопрос и тем более лицо, которое его поставило.

6. Тональность ответов на вопрос должна быть выдержанной, доброжелательной, а разговор – взаимоуважительный, ровный.

7. Не нужно противопоставлять себя аудитории; вопрос нередко можно разбирать и искать ответа на них вместе с аудиторией.

8. Отвечая на вопрос, следует опираться на знания, которые имеют слушатели. Новую информацию целесообразно предоставлять лишь в случае потребности.

2.4. Обсуждение доклада обеспечивает:

- выявление мнений участников совещания;

- определение сильных и слабых сторон идей доклада;

- формулировка разных взглядов на проблему;

- разработку новых идей, подходов и методов.

Именно в процессе обсуждения, диалогу с участниками руководитель получает новую информацию, выясняет интересы участников совещания.

Полемика должна происходить в деловой, конструктивной и доброжелательной форме. Право выступить на совещании должен иметь каждый ее участник. Ограничивать возможность выступлений не следует. Аргументы типа «У нас нет времени», «Я знаю, о чем вы будете говорить» унижают достоинство сотрудников и не добавляют авторитета руководителю. Тем более недопустимо ограничивать выступления тех, чья позиция и аргументация не совпадают с мнением руководителя. Однако при этом никто не должен выступать по одному вопросу более чем один-два раза.

Если на совещании присутствуют работники разного иерархического уровня, то при обсуждении спорных вопросов рекомендуется сначала предоставить слово подчиненным низового иерархического уровня, потом предоставлять слово в порядке роста служебного положения работников (вверх по иерархии) – во избежание давления должности на обмен мыслей.

Если совещание имеет сугубо информационный, ознакомительный характер, руководитель может ограничить количество участников дискуссии, однако это рассматривают в виде исключения.

Не следует, пользуясь правом председателя (руководителя), немедленно давать оценку выступлениям или тому, кто выступает, тем более негативную. От этого во многих исчезает желание выступать.

Необходимо способствовать потому, чтобы «диктатура» большинства не препятствовала свободному выражению взглядов меньшинства.

Напоминания аудитории о необходимости придерживаться повестки дня и регламента, не уклоняться от обсуждения поставленных вопросов целесообразное, однако перебивать тех, кто выступает, диктовать ему условия, тем более в ультимативной форме, недопустимо.

Нельзя навязывать участникам совещания свою позицию, выкладывать ее след мягко, используя глаголы изъявительного, а не повелительного наклонения. Например: «Может стоит задуматься над. », «Все, о чем здесь шла речь, безусловно, полезно, однако вне поля зрения осталось. », «Не стоит ли рассмотреть проблему с другой точки зрения. ».

Свое несогласие с любой идеей необходимо выражать конкретно, избегая оценочных характеристик («неубедительно», «с этим нельзя согласиться», «маловероятно» но др.).

К тому же, следует учитывать такие рекомендации ведущему (председателю) совещания:

1. Не следует начинать совещание до тех пор, пока приглашенные не заняли место, разместили свои материалы, пока не исчез общий шум. Нужно избегать просьб об установлении тишины.

2. Совещания нужно открывать точно в установленное время независимо от того, все ли приглашенные присутствуют в момент открытия. Председатель должен занять свое место за 3-5 мин. к началу заседания, давая понять, что приближается время открытия.

3. Целесообразно информировать присутствующих о составе участников, о том, кто и почему отсутствует на совещании или скольких человек из приглашенных прибыли на совещание.

4. Необходимо напомнить присутствует мету заседание, повестку дня, установить регламент. Регламент должен предусматривать 10-15-минутные перерывы после каждых 80-90 мин. работы. Время, которое отводят для выступления, составляет, как правило, 5-10 мин. Опыт свидетельствует, что за это время человек, который подготовился к выступлению, успевает изложить свои рассуждения.

5. Рекомендуется выяснить, нет ли у участников вопросов, замечаний, предложений, относительно повестки дня, регламенту и составлю собравшихся. Если они есть, руководитель в зависимости от формы организации совещания принимает решение сам или вместе с участниками совещания.

6. Руководитель должен способствовать потому, чтобы выступил каждый желающий. При этом никто не должен злоупотреблять вниманием других. Ведущий имеет право вежливо напомнить тому, кто выступает, о регламенте, мету совещания и вопрос, который обсуждается, предложить выкладывать свои мнения ближе к теме. Однако при этом недопустимые реплики «Говорите за темой», «Это нам неинтересно» но др.

7. Руководитель, который ведет совещание, не должен одновременно исполнять другие обязанности – подписывать документы, разговаривать по телефону, вести переговоры с сотрудниками но др.

8. Особенное внимание ведущий должен уделять высказываниям оппонентов. Людей, которые ради интересов дела раскрывают неверность принятых методов, выкладывают новые взгляды, нетривиальные подходы к решению проблем, необходимо всесторонне стимулировать. Именно к таким выступлениям следует привлекать внимание участников совещания. Руководитель должен создать обстановку, когда тот, кто выступает, должен быть уверен в том, что он не пострадает за критику. Даже когда руководитель не согласен с тем, кто выступает, его критика должна быть максимально корректной и аргументированной.

9. Ведущий совещания не должен допускать дублирований в выступлениях. Необходимо вежливо указать, что докладчик повторяется, что эти положения уже раздавались, отношение к ним известное и повторное обращение к ним лишено смыслу.

10. Важнейшее задание председателя – организовать и поддержать полемику, заинтересованный, откровенный и доброжелательный обмен мыслями между участниками совещания. Для этого он заостряет одни проблемы, просит выразить мнение из других, не допускает бестактных выступлений и реплик, с уважением относится к каждой мысли.

11. Обязанность председателя – поддерживать в зале атмосферу заинтересованности, доброжелательности. Не следует вступать в полемику с участниками совещания, навязывать им свое мнение.

Авторитета ведущего совещание будут способствовать такие рекомендации:

- благодарить каждого оратора за выступление;

- все сообщения делать стоя за исключением коротких комментариев;

- называть не только фамилию того, кто выступает, но и ее имя, отчество и должность.

В своей деятельности менеджер также должен учитывать рекомендации тому, кто выступает на совещании:

1. Принимая участие в полемике, не следует читать текст выступления, даже если он был подготовлен предварительно. Наличие текста, тезисов или плана выступления, безусловно полезно, поскольку предоставляет уверенности тому, кто выступает, организует его язык, дает возможность сдерживать регламент, облегчает ведение протокола. Однако нужно учитывать, что текст выступления, составленный к началу совещания в соответствии с повесткой дня, в ходе совещания может нуждаться в коррекции или даже оказаться неприемлемым. Следовательно, текст не должен ограничивать возможности того, кто выступает; он может быть лишь основой для изложения его мыслей. Кроме того, чтение текста выступления, как правило, лишено эмоциональной расцветки, образности, создает представление формального акта и потому негативно воспринимается аудиторией. Живое, непосредственное изложение всегда лучше, чем обычное чтение

2. Какой бы не была реакция аудитории, основная идея выступления должна быть доказана до слушателей.

3. Принимая участие в дискуссии и выражая свое несогласие, необходимо подчеркнуть сначала, что из ряда вопросов взгляды ваши и оппонента совпадают; желательно привести один-два аргумента.

4. В ходе выступления следует обращаться ко всей аудитории, а не к отдельному оппоненту. Это способствует деловому и спокойному обсуждению.

5. Необходимо четко аргументировать причины своего несогласия с оппонентом. При этом относиться к нему с уважением, не допуская образ; самая резкая критика не должна унизить его. Выступая, нужно критиковать мысль, а не человека. Аргументация должна быть направлена против идеи, принципа, метода, а не их носителя.

6. Выступления должны базироваться на взглядах, идеях того, кто выступает, однако при этом основными должны быть цель совещания, интересы аудитории, сущность вопроса, который обсуждают. Типичная ошибка многих участников полемики – подмена рассмотрения вопроса повестки дня освещением собственных проблем, пожеланий и требований.

7. Каждое выступление должно завершаться конкретными предложениями. Если их нет, выступать нецелесообразно.

8. Влияние на аудиторию существенно усиливается благодаря верно избранной тональности, эмоциональной расцветке выступления, заинтересованному отношению, к обсуждаемым проблемам. Еще больше усиливают эффект от выступления яркие примеры, аргументированные аналогии (образные сравнения, афоризмы но др.). Выступление должно быть не только полезным и деловым, но и интересным для слушателей.

9. Необходимо, чтобы выступление было максимально коротким. При этом следует учитывать реакцию аудитории и, если это нужно, корректировать свое выступление, однако в связи с этим не должна, конечно, страдать его основная мысль.

10. Указывая на слабые стороны в других выступлениях, пытайтесь не спорить с участниками совещания, а устно задавая вопрос, убедить в ошибочности их взглядов.

11. Готовясь к выступлению, целесообразно записывать важные предложения других участников совещания. Это даст возможность избежать повторения, изменить акценты, поддержать или отклонить определенные рассуждения.

12. Выкладывать свои мнения следует точно и конкретно; выступать только по существу вопроса. Необходимо быть объективным, отмечать не только негативные, но и позитивные, стороны; вести разговор о деле, а не о ее значении. Говорить следует медленно и негромко, невзирая на раздражение, избегать общих фраз, сдерживать регламент.

13. Не рекомендуется продолжать полемику во время перерыва, которую следует использовать, чтобы отдохнуть.

Роли на совещании и личностные характеристики людей приведены в табличке. 2.