Разработка должностной инструкции

Должностная инструкция — документ, который часто применяется на практике. Однако ТК РФ не содержит даже упоминания о ней. В связи с этим у работников кадровых служб возникают вопросы об обязательности ее применения, порядке составления и внесения изменений, а также о ее оформлении. На эти и другие вопросы ответим в настоящей статьей, а в качестве примера приведем образец должностной инструкции работника отдела кадров.

Обязательна ли должностная инструкция?

Законодательством не предусмотрена обязанность работодателя разрабатывать и применять должностные инструкции. Более того, на федеральном уровне нет единого правового акта, устанавливающего порядок ее составления. Есть лишь отдельные ведомственные приказы, регламентирующие процесс подготовки должностной инструкции работника соответствующего ведомства.
Что такое должностная инструкция и для чего она нужна? Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» (далее — Письмо N 4412-6) определил, что должностная инструкция является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Разберем содержание данного определения подробнее.
Трудовая функция согласно ст. 57 ТК РФ — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, а также конкретный вид поручаемой работнику работы. Длительное время трудовую функцию работника определяли лишь через указание в трудовом договоре наименования должности, профессии, специальности. Перечень обязанностей работника по конкретной должности устанавливался в квалификационных справочниках, которые создавались по отраслям производства с целью унификации известных тогда профессий и должностей, описания работ, их распределения и закрепления за конкретными профессиями рабочих и должностями служащих. Следует учесть, что при создании первых таких документов существовала централизованная власть, решения которой безоговорочно исполнялись на местах, а к претендентам на одинаковые должности предъявлялись единые требования — так устранялся субъективизм при назначении на должности.
Одним из действующих в настоящее время является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее — Справочник), утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, содержащий квалификационные характеристики различных должностей. Согласно п. 5 Справочника каждая квалификационная характеристика включает в себя три раздела:
— должностные обязанности (основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих);
— должен знать (требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей);
— требования к квалификации (требования к уровню профессиональной подготовки работника, необходимому для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом РФ «Об образовании»*(1)). Требования к квалификации работников определяются их должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливают наименования должностей (п. 2 Справочника).
Сведения Справочника можно брать за основу при составлении должностной инструкции по определенной должности.
Раздел «Должностные обязанности» имеет первостепенное значение как для работника, так и для работодателя. Нормативное закрепление обязанностей работника позволит работодателю требовать их исполнения и при отказе работника от этого применить дисциплинарное взыскание, в том числе в виде увольнения. Работник, в свою очередь, может защитить свои права в случае понуждения его работодателем к выполнению работ, не предусмотренных в должностной инструкции.
Отметим, разделы «Должен знать» и «Требования к квалификации» имеют большое значение при решении вопроса о приеме работника на работу и переводе его на другую должность.
Кроме указанного, можно выделить следующие преимущества наличия должностной инструкции:
— возможность грамотно провести аттестацию работников, то есть проверить их на соответствие занимаемой должности или выполняемой работе;
— возможность доказать при обращении работника в трудовую инспекцию или суд законность наложения дисциплинарного взыскания;
— возможность избежать дублирования функций внутри организации и отдельных специалистов;
— работник знает круг своих обязанностей и может более грамотно спланировать свою работу.
Строго обязательного перечня обязанностей, требований к специальным знаниям и уровню профессиональной подготовки по конкретным должностям не установлено. Указанный Справочник, как сказано в его преамбуле, рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров. Поэтому руководители соответствующих учреждений вправе самостоятельно устанавливать содержание названных разделов по каждой должности, основываясь на представленных в Справочнике. Вместе с тем в учреждениях, финансируемых из бюджета, необходимо более строго подходить к определению содержания названных разделов и учитывать отдельные ведомственные приказы, которые рассмотрим ниже.
Из вышесказанного можно сделать вывод, что должностные инструкции желательно составлять по каждой должности, предусмотренной в штате организации, тем более что отдельными ведомственными приказами это прямо указано.

Содержание должностной инструкции

Единого правового акта, устанавливающего порядок составления и оформления должностной инструкции, нет. За основу при рассмотрении данного вопроса возьмем методический материал, рекомендованный Управлением общеобразовательных учреждений и инспектирования Минобразования для использования при разработке локальных актов образовательного учреждения.
При составлении должностных инструкций работников необходимо учитывать уставные документы учреждения, в которых закреплены его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и квалификационные требования по должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы. При распределении между работниками обязанностей необходимо следить, чтобы не было их дублирования и сохранялась последовательность выполнения операций, причем сложные операции закрепляются за работниками более высокой квалификации. Каждый работник должен быть наделен правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.
Как правило, должностная инструкция руководителя или работника содержит пять разделов:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Требования к работнику.
В разделе «Общие положения» необходимо указать:
— точное наименование должности работника с целью определения роли должности в конкретных условиях деятельности учреждения, уровня оплаты труда работника, замещающего должность, условий премирования, а также для правильного решения вопросов социального обеспечения;
— подчиненность работника. В соответствии с принципами управления у работника должен быть только один непосредственный руководитель. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению ответственности и подчиненного, и руководителей;
— должностное лицо, которое назначает работника на должность и освобождает его от нее;
— наличие у работника подчиненных. При этом в разделе «Ответственность» в необходимо оговорить ответственность данного работника не только за его собственные действия, но и за действия его подчиненных;
— порядок замещения работника в случае его временного отсутствия (отпуск, длительная командировка, болезнь и т.п.). Этот пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей, поскольку отсутствие четких указаний о должностных лицах, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, дезорганизует работу учреждения;
— перечень документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности (например, законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации).
Раздел «Основные задачи и обязанности» раскрывает основные задачи работника, вытекающие из задач и функций данного учреждения:
— определяется содержание конкретной задачи или функции, выполнение которой возлагается на работника;
— записываются конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.
Раздел «Права» содержит перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. При составлении этого раздела необходимо учитывать фиксацию конкретных прав по направлению деятельности работника с учетом специфики его работы.
Четкое определение прав способствует разрешению спорных вопросов во взаимоотношениях между работниками в учреждении. Работник в необходимых случаях может отстаивать свои права на основании юридического документа, каким является должностная инструкция.
Предоставление работнику прав способствует полному исполнению возложенных на него обязанностей. Вот почему в следующем разделе должностной инструкции — в разделе «Ответственность» — предусматривается одинаковая ответственность как за невыполнение обязанностей, так и за неиспользование предоставленных работнику прав. В нем можно указать фразу: «Работник несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией».
Содержанием раздела «Требования к работнику» определяются требования к уровню образования и стажу работника, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности. Сведения данного раздела могут быть включены включены в раздел «Общие положения».
Отметим, чего следует избегать при разработке локальных нормативных актов:
— расплывчатости — чересчур общие формулировки задач и функций, не позволяющие их конкретизировать и понять;
— дублирования — возложение одних и тех же задач, функций на разных работников;
— вакуума — функции, которые необходимо выполнять, не закреплены ни за каким подразделением, работником;
— неувязок — не предусмотрена координация деятельности подразделений, работников. Задачи не выполняются до конца, а потоки документов не согласованы друг с другом;
— перегрузок или недозагруженности — количество функций, которые необходимо выполнять, определено нерационально, без учета реального объема работ, предусмотренных этими функциями, и нормативов времени на их выполнение;
— дисбаланса — несбалансированные функции (обязанности), права и ответственность (то есть множество обязанностей и минимум прав работника, что приводит к конфликтам в коллективах).
Невнимательное отношение к разработке должностных инструкций приводит к их несоответствию действительности, что, в свою очередь, вынуждает руководителей много времени уделять организации работы в отделах. В учреждениях, где положения и должностные инструкции рассматриваются не как документы «для полок», а как эффективные организационные методы, необходимо уделять внимание их периодическому уточнению, обновлению.

Порядок составления и оформления должностной инструкции

В качестве примера при определении порядка составления и оформления должностной инструкции рассмотрим Приказ ФТС РФ от 03.12.2004 N 355 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа Российской Федерации».
В приложении 3 к рассматриваемому Положению установлен типовой порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции, то есть указано, какие должностные лица ответственны за каждый этап создания должностной инструкции. Например, должностную инструкцию помощника первого заместителя руководителя ФТС разрабатывает начальник главного управления, управления, в штате которого находится должность, далее инструкция согласовывается в Правовом управлении и утверждается первым заместителем, заместителем руководителя ФТС. Если говорить в целом о различных учреждениях, разработка содержания должностных инструкций является обязанностью руководителей подразделений, в штат которых входит соответствующая должность, далее ее содержание проверяют сотрудники отдела кадров либо юристы, а утверждает должностную инструкцию руководитель организации или уполномоченное им на то лицо.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в установленном порядке. Требования должностной инструкции являются обязательными для должностного лица, замещающего соответствующую должность, с момента его ознакомления с инструкцией под подпись и до перемещения на другую должность или увольнения.
Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который в таможенных органах ведется по форме, установленной приложением 2 к рассматриваемому Положению. В других учреждениях лист ознакомления может быть аналогичным. Приведем его образец.

—-T—————————T—————————T——————T———————¬
¦ ¦ Фамилия, имя, отчество ¦ Дата и подпись ¦ Дата и номер ¦ Дата и номер приказа¦
¦ N ¦ должностного лица, ¦ должностного лица после ¦ приказа о ¦ об освобождении от ¦
¦п/п¦ назначаемого на ¦ ознакомления с инструкцией¦ назначении ¦ занимаемой должности¦
¦ ¦ должность ¦ и получения ее копии ¦ на должность ¦ ¦
+—+—————————+—————————+——————+———————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L—+—————————+—————————+——————+———————-

Согласно п. 3.2 Положения должностная инструкция (вместе с листом ознакомления) должна быть пронумерована, прошнурована и заверена печатью организации. На обороте последнего листа делают запись: «В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ______ листов» (количество прописью). Запись подписывает начальник таможенного органа (лицо, им уполномоченное) с указанием даты (п. 2 примечания к приложению 2 к Положению). Хранятся должностные инструкции, как правило, в отделе кадров. Пункт 3.2 Положения допускает их хранение также в соответствующем подразделении таможенного органа согласно установленному порядку. Для текущей работы используется заверенная копия должностной инструкции, которая выдается должностному лицу, проходящему службу в данной должности, и начальнику соответствующего отдела или структурного подразделения таможенного органа (п. 3.3 Положения).
Схожие положения содержатся и в других ведомственных актах. Кроме того, отдельными ведомственными приказами утверждены типовые должностные инструкции, которые можно использовать при подготовке должностных инструкций на местах. В качестве примера приведем следующие правовые акты:
— Приказ ФСИН РФ от 05.06.2008 N 379 «Об утверждении Порядка подготовки должностной инструкции работника уголовно-исполнительной системы»;
— Приказ МВД РФ от 12.01.1998 N 19 «Об утверждении типовых должностных инструкций некоторых категорий сотрудников отрядов милиции особого назначения органов внутренних дел Российской Федерации и типового положения о медицинской части отряда милиции особого назначения (ОМОН) органа внутренних дел Российской Федерации»;
— Приказ Минкультуры РСФСР от 05.11.1980 N 645 «Об утверждении типовых должностных инструкций работников музеев».

Должностной регламент государственного служащего

Статьей 47 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» предусмотрено, что профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа. Фактически должностной регламент ничем не отличается от должностной инструкции. Это видно из перечня пунктов, обязательных для включения в регламент:
1. Квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность гражданской службы, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности.
2. Должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы.
3. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения.
4. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений.
5. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений.
6. Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями.
7. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа.
8. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
Результаты исполнения гражданским служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы или включении гражданского служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.
Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой.
Как было сказано выше, в настоящее время приняты и действуют отдельные ведомственные приказы, устанавливающие порядок подготовки должностных регламентов. В качестве примеров можно назвать:
— Приказ ФСК РФ от 20.02.2007 N 40 «Об утверждении примерной формы должностного регламента федерального государственного гражданского служащего органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ»;
— Приказ Минздравсоцразвития РФ от 21.11.2006 N 793 «О должностных регламентах федеральных государственных гражданских служащих, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы в Минздравсоцразвития»;
— Приказ Федеральной антимонопольной службы от 28.04.2006 N 116 «Об утверждении типовой формы должностного регламента государственного гражданского служащего Федеральной антимонопольной службы»;
— Приказ Генпрокуратуры РФ от 16.10.2006 N 92 «Об утверждении примерных должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих органов Прокуратуры Российской Федерации»;
— Приказ Судебного департамента при ВС РФ от 31.03.2008 N 69 «Об утверждении типовых должностных регламентов заместителей начальников управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации»;
— Письмо Рособразования от 29.12.2006 N 17-3-09/164 «О должностном регламенте руководителей образовательных учреждений»;
— Приказ Судебного департамента при ВС РФ от 21.02.2006 N 18 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих аппаратов судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации».

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

В рассмотренном выше порядке принимаются должностные инструкции в виде отдельного документа. Возможен также вариант оформления должностной инструкции в качестве приложения к трудовому договору, однако он более приемлем для коммерческих организаций с небольшим количеством одинаковых должностей и возможностью установить должностные обязанности «под конкретного работника». В бюджетных организациях рекомендуется оформлять должностную инструкцию в виде отдельного документа.
На практике у кадровой службы возникает вопрос о порядке изменения должностной инструкции — нужно ли уведомлять сотрудника или возможно произвести ее изменение в одностороннем порядке? Ответ на этот вопрос был дан в Письме N 4412-6. В частности, указано, что если внесение изменений в должностную инструкцию связано с изменением обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ), работника необходимо заблаговременно письменно уведомить об этом. Тогда изменения в должностную инструкцию вносятся лишь после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений. Если же внесение в нее изменений не влечет за собой изменение обязательных условий трудового договора, можно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, необходимо подготовить дополнительное соглашение и внести одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию.
В указанном письме Роструд рекомендует при подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.
Этот государственный стандарт в разд. 2 определяет состав реквизитов документов. Требования к их оформлению приведены в разд. 3. В частности, в п. 3.11 указан порядок оформления даты утверждения документа, а в п. 3.16 даны образцы грифов утверждения документов. Пункт 3.18 устанавливает требования к заголовку текста, п. 3.20 содержит порядок составления текста документа, а п. 3.25 включает в себя сведения о заверении подлинности подписи должностного лица. В пункте 3.26 указан порядок заверения копии документа подлиннику, о чем важно помнить сотрудникам кадровых служб. Оригиналы должностных инструкций должны храниться в отделе кадров, а на рабочих местах находятся их заверенные копии. Требования к бланкам документов указаны в разд. 4. В приложениях приведены схемы расположения реквизитов документов и образцы различных бланков.

Утверждаю
__________________________________
наименование должности руководителя

___________________________________
личная подпись, расшифровка подписи
«__» _________ 2008 г. N ___

Должностная инструкция инспектора отдела кадров
_________________________
(наименование организации)

I. Общие положения

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность инспектора отдела кадров.
Инспектор отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя предприятия.
Инспектор отдела подчиняется начальнику отдела кадров Организации.
На должность инспектора отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.
Инспектор отдела кадров руководствуется в своей работе законодательством Российской Федерации, уставом Организации, нормативными документами Организации, документами отдела кадров Организации и настоящей Должностной инструкцией.
Инспектор отдела кадров должен знать: структуру отдела кадров Организации; распределение обязанностей между руководством; порядок учета личного состава, оформления пенсий, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников; тарифно-квалифицированные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих; порядок исчисления стажа работы; правила составления и оформления документов; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также обладать навыками работы на персональном компьютере, уметь работать с людьми и владеть нормами деловой этики.

7. Инспектор отдела кадров обязан:
— вести учет личного состава Организации, оформлять установленную документацию по кадрам;
— осуществлять оформление приема, перевода и увольнения работников Организации в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами;
— формировать и вести личные дела работников Организации, своевременно вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
— готовить необходимые документы для квалификационной и аттестационной комиссий и представления работников Организации к поощрениям и награждениям;
— изучать движение кадров и причины их текучести, принимать участие в разработке мероприятий по их устранению;
— заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о трудовой деятельности работников Организации;
— вести записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работников Организации;
— оформлять документы, необходимые для назначения пенсий работникам Организации, а также семьям, потерявшим кормильца;
— вести текущий архив личных дел и оформлять документы по истечении установленных сроков хранения к сдаче в архив;
— оформлять больничные листы на работников Организации;
— вести учет предоставления отпусков работникам Организации, осуществлять контроль за составлением и соблюдением графиков ежегодных отпусков;
— контролировать состояние трудовой дисциплины в Организации и соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка;
— вести учет нарушений трудовой дисциплины;
— обеспечивать составление установленной отчетности о работе с кадрами;
— вести учет прохождения медицинских осмотров работников Организации;
— вводить сведения работников Организации в электронную базу данных и поддерживать ее в актуальном состоянии;
— выполнять иные распоряжения начальника отдела кадров и руководителя Организации.

8. Инспектор отдела кадров имеет право:
— докладывать руководству отдела кадров обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции;
— вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

9. Инспектор отдела кадров несет ответственность за:
— за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством;
— за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии, — в соответствии с действующим законодательством РФ.

——————————————T——————-T————————————¬
¦С должностной инструкцией ознакомлен ¦ ¦ ¦
¦ +——————-+————————————+
¦ ¦ ¦ ¦
+——————————————+——————-+————————————+
¦ ¦ (подпись) ¦ (расшифровка подписи) ¦
+——————————————+——————-+————————————+
¦ ¦ ¦ ¦
+——————————————+——————-+————————————+
¦Второй экземпляр получил на руки ¦ ¦ ¦
+——————————————+——————-+————————————+
¦ ¦ (подпись) ¦ (расшифровка подписи) ¦
L——————————————+——————-+————————————-

К.В. Шестакова,
эксперт журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения»

«Отдел кадров бюджетного учреждения», N 6, декабрь 2008 г.

————————————————————————
*(1) Закон РФ от 10.07.1992 N 3266-1 «Об образовании».