Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

В разделе с образцами писем вы сможете увидеть разные примеры делового письма. которое также называют служебным. В данной же статье мы поговорим об основных правилах деловой переписки. Если вы освоите их, то сможете существенно снизть временные затраты на ведение делопроизводства.

Важно помнить, что при написании делового письма всегда необходимо брать фирменные бланки организации. Это поможет подчеркнуть солидность вашего предприятия, ведь в мире бизнеса так же, как и везде, встречают по одежке. Инструкции по делопроизводству, либо специальный приказ организации должны закреплять в себе такие параметры как вид используемых бланков, а также состав элементов оформления (реквизитов) делового письма.

При написании данной статьи были учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». В соответствии с упомянутым стандартом можно применять в работе бланк письма с угловым расположением реквизитов, а также бланк письма с продольным расположением.

В бланке письма должны быть данные о предприятии, благодаря которым его легко можно идентифицировать. Например, бланк должен содержать наименование и логотип фирмы, ее сокращенное наименование, если оно указано в учредительных документах, а также почтовый адрес, адрес официального веб-сайта и электронная почта, а также контактные телефоны и другие реквизиты. Некоторые из вышеперечисленных данных можно и не включать в бланк, ведь никакие нормативы это не регламентируют.

У каждого листа делового письма должны быть поля шириной от 20 мм слева, от 10 мм справа, и от 20 мм снизу и сверху. Если служебное письмо содержит больше одного листа, то со второго листа необходимо нумеровать их сверху и посередине. При наличии приложений, каждое из них необходимо нумеровать по отдельности.

Деловая переписка ведется с использованием традиционного официально-делового стиля, который характеризуется лаконичностью и ясностью изложения самой сути вопроса, а также соответствием общепринятым нормам этикета и использованием стандартизированных фраз.

Деловое письмо может быть составлено как по одному вопросу, так и по нескольким сразу, но в данном случае они должны быть взаимосвязаны. Даже если вы обращаетесь в одну организацию, но по нескольким вопросам, то следует написать в один адрес сразу несколько писем.

Правила ведения деловой переписки предполагают, что на все письма должен быть дан ответ, за исключением тех, которые присылают лишь для сведения. На все поставленные в деловом письме вопросы следует отвечать оперативно и четко. Если вы задержитесь с ответом, это будет расцениваться вашими контрагентами как отказ сотрудничать.

Текст служебного письма составляется с помощью простых фраз, следует избегать замысловатых оборотов речи. Письмо должно быть выдержано в нейтральном тоне, следует избегать проявления любых эмоций: как грубости, так и чрезмерной любезности. Деловое письмо также не должно содержать лишних подробностей, которые не имеют отношения к теме письма и рассматриваемому вопросу. Разумеется, письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических или пунктуационных ошибок.

При написании делового письма необходимо ясно видеть перед собой его цель, будь это завязывание новых деловых связей, увеличение объема продаж, изложение претензий, выражение соболезнования, приглашение на те или иные мероприятия, поздравление или выражение соболезнования, попытка ускорить оплату товаров или услуг и т.п.

Правила этикета при ведении деловой переписки допускают следующие формы обращения:

• «Уважаемая госпожа Кравцова!» – такое обращение носит наиболее официальный характер и предполагает наличие определенной дистанции.
• «Уважаемый Сергей Валерьевич!» – подобное обращение свидетельствует о налаженных деловых отношениях и демонстрирует уменьшенную дистанцию.
• «Уважаемые господа!» – такая формулировка используется для коллективного обращения.

Текст делового письма обычно имеет определенную структуру, которая включает несколько частей:

• вначале рассказывается о причинах или основаниях для написания письма;
• далее должны быть предложены выводы, решения, просьбы или рекомендации, которые вы можете предложить;
• письмо должно завершаться небольшим резюме, где подводятся итоги (здесь можно использовать такие обороты как «надеемся…», «уверены…»).

В тексте письма обычно используются следующие обороты. «Просим предоставить данные о…», «направляем на рассмотрение проект договора…», «Подтверждаем получение…», «ООО «Тюльпан» гарантирует оплату…», «ЗАО «Электроприбор» сообщает о получении…» и т.д.

Фразы этикетного могут использовать в заключительной части делового письма, в том числе над подписью, такие как «Искренне Ваш», «С уважением». Кроме того, могут использоваться и фразы с более позитивным настроем, например: «С наилучшими пожеланиями», «С интересом ждем от Вас новых предложений», «С надеждой на продолжение сотрудничества» и т.д.

Итак, мы рассмотрели минимум необходимой информации, которая понадобится вам при ведении деловой переписки. Чтобы продолжить изучение правил деловой переписки, вам должно быть интересно прочесть публикацию об оформлении делового письма. где также есть информация о требованиях к реквизитам служебных писем. В данной статье мы поговорим о том, как корректно указывать адресата, как правильно поставить подпись, а также и о других важных реквизитах. Мы надеемся, что данный материал будет вам полезен.

Образцы написания деловых писем

Здравствуйте, Уважаемые Читатели. Сегодняшняя заметка является продолжением предыдущей статьи, в которой я рассказываю историю трудовой деятельности моей клиентки А. и привожу много образцов написания деловых писем . Первую часть заметки Вы можете прочесть в статье « Письма Михаила Литвака », перейдя по соответствующей ссылке.

Уважаемые Читатели, если Вы на моем сайте впервые и не можете найти какой-либо материал или, перед тем, как начать читать, хотите вкратце ознакомиться с содержанием какой-либо статьи, рекомендую Вам перейти в Общий Навигатор . отображающий Краткое Содержание ВСЕХ Полностью Готовых Статей из ВСЕХ Рубрик и Ссылки на них. либо в Навигатор по Статьям Рубрики « Труд. Амортизация и Амортизационные Письма ». По мере выхода нового материала Общий Навигатор и Навигатор Данной рубрики регулярно будут Дополняться .

Если статья окажется для Вас интересной или полезной, Вы можете помочь проекту, поделившись данной ссылкой, т.е. распространив ее через социальные сети или любые другие интернет-ресурсы.

Итак, я продолжаю историю своей клиентки.
Через несколько дней я получил от А. следующее письмо:
«Юра, доброе утро! Я поговорила с юристами, я поняла, что они сами не знают, что делать, просто берут деньги за консультации. Как сказали юристы, нужно обращаться в профсоюз на предприятии))).Это я и сама знаю, и если б он был.
В общем, зря я к ним обращалась, потеряла время.
Т.е. сейчас я могу только как-то психологически на них повлиять.
Как Вы думаете, это поможет? Но даже не знаю, что еще сделать.
Зам. игнорирует меня, всю информацию для меня передает через мою непосредственную начальницу Б.
Я думаю, что они вряд ли будут платить.
Вы были правы. Они не поверили в серьезность моих намерений. До сих пор нет ответа. По рабочим вопросам пишут краткие письма.
Не могу понять их цели. (На мой взгляд, их цели более чем очевидны – максимально тянуть время и НЕ платить; Ю.Л.). Вероятно, они не хотят платить компенсацию или просто решать вопрос, так как, как я узнала от других сотрудников, сейчас в компании есть проблемы на проектах. Но начальница Б. в таком-то месяце уходит в декрет, а я могу просто хлопнуть дверью и уйти, все бросив. Я думаю, они знают, что у меня нет работы и денег на жизнь, и что успокоюсь.
Веду себя спокойно – пофигистически. Сижу и спокойно, не спеша делаю, что успеваю.
Я даже удивлена, что сам Генеральный ничего не предпринимает, я получила уведомление о том, что он прочитал мое письмо. Никакого от него ответа. Первый раз такое вижу, чтоб директор не мог принять решение.
У меня остается второй вариант — просто потрепать нервы, подать в трудовую комиссию. Есть еще мысль написать в головной офис, в отдел персонала, раздуть скандальчик.
Не знаю, что еще придумать, как вынудить их согласиться на мое предложение. Как вариант – часто уходить на больничные.
Как Вы считаете, стратегически это поможет? Спасибо!»

Я ответил ей так:
«Добрый вечер, А. Конечно, не поверили — я сказал Вам об этом еще в самом начале нашей с Вами консультационной работы по решению данного вопроса и предложил (но Вы с юристами выбрали другой вариант) сразу составить документ обращения в трудовую комиссию и, уже имея его на руках, действовать.
Скандал, может быть, Вы и раздуете, но толку он опять-таки, скорее всего иметь НЕ будет – руководство компании вновь сочтет все Ваши угрозы не более, чем пустым звуком.
С моей точки зрения, Вы смело можете подавать заявление в трудовую комиссию. Разумеется, если только это не обернется для Вас полным увольнением без выплаты компенсации.
А тактика работы с 9 до 6 и ни секундой позже, без напрягов — хорошая. Вам надо поправлять свое здоровье».

Через некоторое время я получил от А. следующий ответ:
«Да, я юристам тоже так говорила. Практика показывает, что хороший психолог лучше обыкновенного юриста. (Все специалисты и нужны, и хороши, если они являются компетентными профессионалами высокого уровня; Ю.Л.).
Я думаю, при плохом исходе, если трудовая ничего не выявит, то уволить они меня не смогут в любом случае. Просто скажут, что нарушений не было. Ну, я буду часто болеть при этом.
Я думаю, что не дождусь их ответа, нужно срочно писать письмо в трудовую.
Как Вы считаете, стоит ли что-то говорить начальнице Б. или Заму в разговоре о моей ситуации?
Или лучше молчать и ничего им не доказывать, а тихо отправить письмо в трудовую комиссию?
И стоит ли ждать истечения двух недель, как я указала в письме, для решения моего вопроса. Или уже готовить письмо?».

Я ответил моей клиентке, что:
«Юристы исходили из Юридических Законов (действительно, обратившись в трудовую комиссию, Вы, скорее всего, ничего не докажете), но Никак НЕ из черт Вашего характера (из чего исходил я, когда полагал, что без веских доказательств, напрямую свидетельствующих о серьезности Ваших намерений и желании отстаивать свои права до конца, руководство компании Вам попросту НЕ поверит).
Возможно, следует составить письмо, но НЕ отправлять пока, а скинуть Заму и Генеральному, чтобы они видели, что Вы не шутите? Письмо должно быть следующего содержания: «Если мою просьбу о компенсации в связи с резким ухудшением здоровья, которое было вызвано хроническим стрессом на работе и частыми переработками, в течение одной календарной недели компания выполнить откажется, то я вынуждена буду отправить это письмо в трудовую комиссию для дальнейшего разрешения моей ситуации». И вставите сюда копию письма, которое Вы с юристами подготовили для отправки в трудовую комиссию».

А. наконец-то отправила руководству компании нужный мне вариант делового письма и буквально на следующий день я получил от нее следующее письмо:
«Юра, моя компания ответила мне. Они согласились на выплату.
Генеральный написал мне, что они извиняются за поздний ответ. Поблагодарили за открытую беседу. Как мы и договаривались, они согласны на компенсацию при увольнении.
Юра, помогите мне составить ответ директору, сопроводительное письмо, что-то вроде «благодарственного письма». И, конечно, мое согласие.
Дополнительное соглашение я им вышлю по электронной почте. Вот текст их письма:
«Уважаемая А. такого-то числа такого-то месяца и такого-то года нами было получено Ваше заявление от такого-то числа такого-то месяца. После получения данного документа мы связались с Вами и предложили провести встречу, чтобы обсудить темы, обозначенные в Вашем заявлении. Данная встреча состоялась такого-то числа такого-то месяца. В данном разговоре со стороны Работодателя принимали участие Зам. Генеральный и Генеральная.
Во время разговора Вы несколько раз подчеркнули, что с Вашей стороны является невозможным продолжать работать в экономическом отделе такой-то компании. Кроме этого, в разговоре Вы упомянули о том, что Вы не видите для себя возможности продолжать карьеру экономиста также и в других компаниях.
На основании Ваших высказываний мы предложили Вам рассмотреть несколько вариантов работы в такой-то компании, принять которые Вы отказались (Ваше электронное сообщение от такого-то числа).
Дважды мы задавали Вам вопрос: можете ли Вы представить себе возможность работы в экономическом отделе в другом офисе нашей компании. Оба раза Вы ответили на данный вопрос отрицательно, объясняя это тем, что это будет обозначать для Вас продолжение работы в экономическом отделе.
Мы крайне сожалеем о проблемах с Вашим здоровьем, однако не можем связать их возникновение с Вашей работой у нас в компании. Также мы вынуждены выразить несогласие относительно Вашего мнения по поводу оказания психологического давления на Вас со стороны Вашей начальницы Б. Исполнение любой профессиональной деятельности подразумевает под собой определенный стресс. Естественно, что руководитель отдела имеет право проверять результат работы, выполненной сотрудниками, высказывать свое мнение относительно работы, выполненной ими, а также требовать исправления недочетов в выполненной работе. И мы считаем, что это не должно рассматриваться сотрудником, как личная неприязнь со стороны руководителя. Во время беседы такого-то числа такого-то месяца Вы подтвердили, что общаетесь с начальницей Б. в рамках производственных вопросов. Участвовать в беседе совместно с Б. Вы отказались.
Мы принимаем Ваше желание расторгнуть трудовой договор такого-то числа такого-то месяца такого-то года после надлежащей передачи дел названному нами сотруднику. Учитывая время, проработанное у нас, мы готовы выплатить Вам выходное пособие при увольнении в размере 4-х окладов. Необходимые документы для оформления данных действий прилагаем: дополнительное соглашение к трудовому договору и соглашение о расторжении трудового договора.
Генеральный директор. Дата. Подпись».

Это была наша общая, совместная ПОБЕДА! Пусть и долгая, пусть и трудная, пусть и стоившая моей клиентке целой кучи нервов и некоторой суммы денег (потраченной как на юристов, так и на оплату моих онлайн услуг психолога-психотерапевта ), но такая ДОЛГОЖДАННАЯ ПОБЕДА.

Уважаемые Читатели, далее я привожу мою переписку с А. (которая содержит еще несколько образцов написания деловых писем ) практически без комментариев.

Я: «Ответ Вы можете составить краткий (я не думаю, что здесь надо расписывать что-либо на 2 страницы, как это сделал Ваш Генеральный в своем письме). Также я не думаю, что при составлении ответного письма НЕ стоит сильно кривить душой и рассказывать о том, Как «Замечательно» Вам «работалось» (т.е. страдалось) все эти три года. В свете всех Ваших проблем со здоровьем, это будет выглядеть, как откровенная издевка.
Напишите Генеральному так:
«Благодарю Вас за то, что со вниманием и пониманием отнеслись к проблеме моего здоровья, а также к моей просьбе об увольнении и денежной компенсации вследствие возникших у меня проблем со здоровьем. Уточните, пожалуйста, за какое время я смогу передать дела новому сотруднику. (Эта информация Вам нужна для того, чтобы окончательно расставить все точки над «И» – т.е. чтобы Вы четко понимали, Сколько Вам еще необходимо будет на них отработать и на Каких Условиях; Ю.Л.)».
Также я не увидел в их письме даты Вашего увольнения, поэтому Вам желательно либо во время устной беседы, либо через электронную переписку согласовать с вышестоящим руководством официальную дату своего увольнения.
Ну и, собственно говоря, я Вас поздравляю с этой победой! Потому, что для Вас – это, безусловно, Победа :)».

А: «Юра, письмо по Вашему шаблону отправила. Работаю до такого-то числа такого-то месяца, все дела передаю новому сотруднику по акту до такого-то числа.
Юра, спасибо за поздравление, но радости не испытываю, какое-то облегчение. Теперь я знаю, когда мучения закончатся.
Конечно, обида есть, хотела отомстить. но они так мне надоели, что, кроме как уйти с деньгами, от них ничего не хочу. У меня была иллюзия, что в этой компании что-то можно структурировать, систематизировать, решить, обсудить, но последний разговор с тремя руководителями показал, что это болото и водятся в нем только лягушки, нормальные сбегают оттуда быстро.
Я думаю, что моя начальница Б. поняла, что я могу просто бросить все и уйти. И со мной уйдет очень много информации, которую только я знаю. На работу забила и не нервничаю, у меня полная апатия ко всему. Я и сама бы ушла давно, если бы не кредит».

Я: «Так а радости от своего ухода Вы и не испытаете. Разве что Псевдорадость – это когда ходишь весь день в тесной обуви, ноги натираешь, а потом приходишь домой, снимаешь ее – и такой кайф ?? — т.е. сейчас у Вас попросту ушла проблема, явившаяся для Вас источником хронического стресса. повлекшего за собой массу психосоматических расстройств. А истинная радость возникает, например, во время любви, или в сексе во время оргазма, или когда ты понимаешь, что творишь и создаешь что-то новое и полезное, получаешь реальные результаты от своей творческой деятельности. А то состояние, в котором Вы сейчас находитесь, и та «радость», которую Вы сейчас испытываете, Эрих Фромм называл Свободой ОТ (т.е. «Псевдорадостью») – свободой от каких-либо неинтересных, мешающих и вызывающих негативные эмоции, дел. Но я уверен, что уже совсем скоро при правильных шагах с Вашей стороны для Вас начнется истинная Радость и Свобода ДЛЯ – для творчества, для созидания, для любви и хорошего секса».

А: «Да, теперь я хочу работать только с радостью – ДЛЯ. Я только сейчас прочувствовала, как я мучилась столько лет, жила в кошмаре. Больше так не хочу. Мне еще нужно будет подумать о своих ошибках, позже, когда приду в себя.
Кстати, у нас одного очень ценного руководителя проекта увезли с инсультом в реанимацию. Пахал на нашу компанию 20 лет. На нем держался целый проект. Думаю, и это как-то повлияло на решение компании выплатить мне компенсацию.
Помогите, пожалуйста, составить 2 письма:
1) Благодарственное письмо для руководства Банка.
2) Прощальное письмо для любимой компании)).

Мы составили с А. следующие два амортизационных деловых письма:
Первое:
«Уважаемая Руководитель Банка, за период работы в такой-то компании с такого-то месяца и такого-то года по настоящее время я активно и тесно сотрудничаю с разными отделами Вашего банка. За все время работы сотрудники Банка показали очень высокий уровень профессиональных знаний, высокий уровень культурного и делового подхода в работе с такой-то компанией. Я, как представитель компании, очень благодарна и признательна сотрудниками Банка в решении сложных вопросов, оперативную поддержку, желание оптимизировать и улучшить документооборот между Компанией и Банком.
Я благодарна за тот личностный и профессиональный рост, которого мне удалось достичь, работая в такой-то компании. Спасибо Вам за опыт, который я здесь приобрела!
Я хотела бы особенно отметить работу и помощь мне в работе следующих сотрудников Банка: (далее шел перечень фамилий и должностей, который я опускаю; Ю.Л.).
Я вынуждена покинуть компанию (вследствие возникших проблем со здоровьем), мой последний рабочий день – такого-то числа. Приношу извинения за возможные неудобства вследствие моего увольнения».

Второе:
«Уважаемые Коллеги, сегодня мой последний день работы в такой-то компании. С большинством из Вас мы совместно прошли через сложное время за долгие 3 года. Спасибо Вам за то, что Вы помогали и поддерживали меня в сложных ситуациях. Я приобрела не только уникальный профессиональный, но и личностный опыт. Прошу у вас прощения за то, что не всегда была корректна в решении деловых вопросов, а также из-за разногласий, которые возникали из-за моей некорректности и невротических черт характера. Благодаря Вам и компании я многое переосмыслила в своей жизни и поняла, что мне есть еще над чем работать и в личностном, и в профессиональном плане!
Каждому из Вас я желаю профессионального развития, личностного роста и быть прекрасным примером высококультурного уровня для новых сотрудников команды такой-то компании.
С наилучшими пожеланиями, А.».

Моя клиентка отправила эти два письма адресатам, и уже через некоторое время я получил от нее следующее письмо:
«На работе более-менее сгладилось, но с начальницей Б. все-таки остался конфликт, она все еще цепляется по поводу и без. А все директора принципиально со мной не общаются)). Я оказалась одна такая за все историю компании». (Одна умная из нескольких тысяч дураков, которых компания имела, как хотела, заставляя их, как проклятых, вкалывать за гроши; Ю.Л.).

Я ответил А. следующее: «В общении с начальницей Б. используйте приемы психологического айкидо и, в частности, принцип амортизации. – Амортизируйте при общении с ней Издевочно (тон — спокойный, издевочный или гневно-агрессивный) и по полной программе — раз отношения так и не наладились, то надо хотя бы сделать так, чтобы у Вас на нее было поменьше обид. Стойте за себя, как следует и до последнего. Все равно эти отношения рано или поздно неизбежно пришли к разрыву – терпеть Вам когда-нибудь все равно бы надоело. Так что лишний раз поучитесь применению на практике издевочной амортизации. Если вспомните какие-то конкретные ситуации, где она цепляется (особенно Без дела) и не найдете, что ответить — напишите — я Вам подскажу, как ее уделать.
Что же касается директоров, то отправьте им тоже письмо, текст которого Вы отправляли своим коллегам по работе.
Кстати, не забудьте поблагодарить Вашу начальницу Б. Я серьезно. Без иронии. Если бы не она с ее бесконечными мелочными придирками — Вы бы так и продолжали «ишачить», как проклятая шестидневку по 12 часов. Поэтому все, что ни делается – все к лучшему».

А: «Юра, Вы абсолютно правы насчет Б. все началась с разговора с ней и я, при Вашей помощи, раскрутила эту историю и отстояла свои права.
Вообще-то, Юра, Вам отдельно спасибо нужно сказать, если бы не правильная психологическая поддержка, даже, если б был у меня другой характер, с этих козлов я бы мало что выбила.
Контрольным выстрелом было то самое жесткое письмо, которое Вы посоветовали отправить в пятницу.
И тогда они поняли, что я готова действовать. Они не ожидали, что я выдержку весь прессинг и не сломаюсь».

Я ответил ей так: «Вам очень важно поменять свое отношение к сложившейся ситуации. Поэтому Вам и надо поблагодарить свою начальницу. Недаром Литвак говорит, что наши враги, критиканы (которые критикуют НЕ по существо, а просто цепляясь ко всяким мелочам), психологические вампиры и хронофаги – это, на самом деле, наши друзья – они развивают нас и при психологически грамотном подходе и отношении к ним, дают нам иногда в 100 раз больше, нежели наши Друзья и Избавители. Поэтому и надо считать таких людей — Тренажерами — например, для отработки айкидо и умения отстаивать свои права. Поэтому Вам очень важно поменять отношение к таким людям и к ситуации в целом.
Спасибо, А. ). Да, мой вклад в Вашу победу, также, безусловно, присутствует. Но Вы правильно написали: «Они не ожидали, что Я ВЫДЕРЖУ весь прессинг и не сломаюсь». – Вы ДЕЙСТВОВАЛИ, и именно поэтому (а не потому, что Я ПОСОВЕТОВАЛ), ДОСТИГЛИ УСПЕХА. Потому, что мало продумать, мало решить — надо еще и решиться — СДЕЛАТЬ. Я не перестаю повторять и повторяться, что Выход из невротического жизненного сценария — это в первую очередь – ДЕЙСТВИЯ – Правильные Действия. Да, пусть они повлекут за собой какие-то ошибки, но ведь безошибочных действий НЕ бывает. А эти ошибки можно потом найти, учесть, исправить их и больше уже НЕ повторять, действуя в дальнейшем гораздо более ГРАМОТНО – с учетом анализа данных ошибок и оглядкой на прошлый опыт. А у человека, который БЕЗДЕЙСТВУЕТ, кто бы что ему не посоветовал, в жизни ровным счетом НИЧЕГО И НИКОГДА так и НЕ изменится. Потому, что он попросту СТОИТ НА МЕСТЕ.
Как говорит Борис Литвак: «Главное отличие зрелой личности от невротика — в реакции на неудачу — невротик лапки склеивает, и бездействует. Зрелая личность после анализа делает новые шаги на пути к достижению успеха»».

На мой ответ А. прислала мне следующее сообщение:
«Юра, доброе утро!
Помогите составить устную прощальную речь моей начальнице Б. Вот мой вариант: «Б. спасибо тебе, ты многое для меня сделала, многому научила. Спасибо за то, что благодаря тебе закончились мои мучения. Я уверена, теперь у тебя будет ответственный, исполнительный экономист, который не будет прыгать через твою голову, высококвалифицированный, неконфликтный, ты не будешь краснеть за нее, сможешь положиться, она будет все делать в срок, не будет завалов бумаг на столе».

На что я ответил А. что такая прощальная речь НИКУДА НЕ годится, и что расходиться следует на Хорошей ноте, и предложил ей свой вариант:
«Б. спасибо тебе, ты многое для меня сделала, многому научила. Я приобрела ценный опыт работы экономистом и личностно выросла. Я понимаю, что ты стремилась и старалась дать мне еще больше профессиональных знаний, умений, навыков, но с сотрудницей тебе, к сожалению, не повезло. Не в коня был корм.
Но я уверена, что теперь у тебя будет ответственный, исполнительный экономист, который не будет прыгать через твою голову, высококвалифицированный, неконфликтный, ты не будешь краснеть за нее, сможешь положиться, она будет все делать в срок, не будет завалов бумаг на столе и многих других нелепых для профессионала оплошностей, которые я нередко допускала в своей работе. За все это и за свою низкую квалификацию, Б. я прошу у тебя прощения — работая со мной, ты вынуждена была мучиться.
Б. я желаю тебе всех благ: счастья в личной жизни, успешного воспитания будущего ребенка, любви и успехов в работе».
Прощальная речь должна быть БЕЗ каких-либо психологических уколов, а тем более – намеков на окончание мучений. – На прощение надо говорить Только о хорошем, пусть его особо и не было. Какая уже теперь разница? Все уже закончилось. И надо поблагодарить ее за то, что Это было. После драки ведь кулаками НЕ машут. А своё Вы от компании все-таки получили. По крайней мере, финансово».

Через некоторое время А. прислала мне следующее письмо:
«Юра, добрый день!
Все, я уволилась, ушла как английская королева, со всеми раскланялась, прощальные письма произвели эффект. Я даже сама прослезилась. Некоторые в шоке, некоторые расстроились, некоторые рады, но рано, я думаю.
Во время увольнения я заметила, что очень-очень сильно недооцениваю себя, ведь умею и знаю намного больше, чем о себе думаю, и не умею себя продавать и презентовать себя. Генеральный был даже удивлен, когда узнал кое-что из того, что я делала.
Болты я им закрутила на прощение, построила немного, а сказать они-то толком не могли мне ничего, терпели, начальница Б. также колола напоследок, предродовые судороги, далеко ей до меня, даже ее хитрость не помогла ей, и это ее злило.
Юра, у меня есть вопрос психологически-этический. Если кто-то из моей бывшей компании будет звонить с каким-то вопросом, стоит ли мне отвечать на эти звонки? Перед уходом я предложила Б. свои консультации за плату, если нужна будет моя помощь, она ответила, что они насобирают вопросы и меня вызовут. Логично, наверно, не отвечать на их звонки. Перед уходом все рассказала и написала инструкции. Кто не понял, я не виновата. Тем более они принципиально аннулировали мою мед. страховку в день увольнения, даже до конца месяца не оставили за мной».

Я ответил ей, что: «На звонки Вы отвечайте, но скажите, что теперь Ваши консультации платные (о чем Вы, в принципе, и сказали Б.). Цена такая-то. Сразу скажите, что бесплатных телефонных консультаций Вы не даете. Пусть сосут лапу. Я думаю, что меньше, чем 20-30 долларов в час + оплата 10-20 долларов на проезд — с них брать не стоит. Они с Вас столько кровушки попили, что это самый минимум оплаты Вашего труда, который с них следует брать. Можно и 50 долларов в час :). В общем, смотрите сами, по обстоятельствам.

Моя клиентка ответила мне: «Насчет ставки за консультации — круто))). Но справедливо, с меня они выжали все соки перед увольнением».

Я ответил: «Конечно, справедливо. Если они будут нуждаться в Ваших услугах — для Вас это будет хорошей подработкой. Но здесь надо, чтобы уже ВЫ диктовали им условия игры, а не они Вам. Разумеется, условия должны быть разумными — без перегиба палки из-за желания им отомстить. В игре ведь побеждает не тот, кто играет по правилам, а тот, кто эти правила УСТАНАВЛИВАЕТ».

В конечном итоге от сотрудничества с данной компанией моя клиентка полностью отказалась. Хотя они еще несколько раз приглашали ее на работу, суля ей всяческие блага. Но нет. От их приглашений А. наотрез отказывалась, поскольку нашла себя в совершенной другой, уже по-настоящему любимой для себя работе. Поэтому больше она себе изменять НЕ стала, – и в экономику так и НЕ вернулась, а продолжила заниматься любимым делом, в котором за несколько лет упорного труда ей уже удалось достичь вполне определенных успехов.

Уважаемые Читатели, на этом на сегодня всё. В статье были приведены несколько образцов написания деловых писем в трудовой деятельности.

Если информация оказалась для Вас интересной или полезной, Вы можете поддержать мой научно-образовательный проект, развитием которого я занимаюсь с июня 2011 года, щелкнув 1-2 раза по рекламе от гугла (которая идет вверху справа, по середине или в конце статьи; кликать желательно 1 раз в 5-7 дней) или же перечислив любую сумму денег на любой из указанных реквизитов:

Номер Яндекс-кошелька 410011188544707

Номера кошельков системы WebMoney
R205274311238 (для перевода Рублей)
Z302112294428 (для перевода Долларов)
E186152531138 (для перевода Евро)
U394282857424 (для перевода Гривен)
B294345348664 (для перевода Белорусских рублей)

Денежные переводы от системы Western Union. Для оформления перевода необходимо предварительно связаться со мной по емейлу y.lemekhov@gmail.com. скайпу y.lemekhov или через социальные сети ВКонтакте или Фейсбук для получения всех необходимых данных.

ТОЛЬКО ДЛЯ ЖИТЕЛЕЙ УКРАИНЫ. Карта Приват-Банка Гривневая
Банк ПАТ КБ «ПРИВАТБАНК»
Получатель ПАТ КБ «ПРИВАТБАНК»
Расчетный счёт 29244825509100
МФО 305299
Код получателя (ОКПО, ЕГРПОУ): 14360570
Номер карты 5168757282814500 Лемехов Юрий Александрович (Лємєхов Юрій Олександрович).

Правила ведения деловой переписки

Достаточно часто первый контакт в деловом мире начинается с письменных коммуникаций – деловых писем. Но если оно будет написано без соблюдения правил этикета делового письма, то едва зародившиеся контакты могут прерваться, и вы потеряете клиента или делового партнера. Поэтому, наверное, не придется никого убеждать, насколько важно уметь писать деловые письма, которые помогут составить благоприятное впечатление о вас лично и о вашей компании в целом.

Основные правила деловой переписки. Современные формы переписки сложились более 150 лет назад. Принято считать, что их родина – Англия, где впервые были введены правила составления деловой корреспонденции.

Общие правила ведения переписки

1. Перед тем как начать составлять письма деловому партнеру, стоит для себя уяснить следующие моменты:

- вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и т.д.);

- предполагается ли ответ на ваше письмо (существуют условия, когда получение ответа на письмо не предполагается, например, письмо-презентация);

- будет ли содержание письма однозначно понятно вашему адресату, не оставит ли оно каких-то неясностей относительно вопроса переписки;

- уверены ли вы, что письмо, отправленное почтой, придет в срок (если нет, то лучше воспользоваться телефаксом, услугами службы DHL или отправить письмо через Интернет).

2. Тон письма всегда должен оставаться корректным.

3. Необходимо тщательно отбирать лексику, избегая неточностей, двусмысленности, излишнего употребления профессиональных слов. Текст письма должен быть прост для понимания.

4. Деловое письмо следует писать только на бланке организации, от имени которой вы выступаете. Так как внешний вид фирменного бланка – это своеобразная визитная карточка вашей компании, то к оформлению официального бланка следует относиться с особой тщательностью. Чем официальнее бланк письма – тем официальнее должен быть тон письма.

5. Содержание письма по смыслу разделяют на абзацы. Абзацы не должны быть слишком громоздкими, иначе даже один вид письма вызовет у респондента скуку. Чтобы этого избежать, лучше следовать правилу: первый и последний абзац должны содержать не более четырех машинописных строк, а все остальные – не более восьми.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

При оформлении делового письма номера страниц проставляют внизу с правой стороны страницы, а при оформлении других деловых документов - посередине верхнего поля листа.

Текст самого письма рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.

На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после получения.

На послания, полученные по факсу и электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных

Правила оформление делового письма в России

Автор считает целесообразным познакомить читателя с правилами составления деловых писем не только применительно к международной практике, но и к российской действительности.

ГОСТ установлено два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и не на нём, должен иметь поля не менее 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Данные требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но автор рекомендует использовать их и при составлении делового письма зарубежному партнеру.

В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом обращение может начинаться со слов «Уважаемый + фамилия (имя, отчество)» или «Дорогой + имя и отчество (имя)». Такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т.д. сокращать ни в коем случае нельзя. Иначе получатель вправе думать, что вы на самом деле не очень-то уважаете его. А заканчивать письмо следует словами благодарности за сотрудничество. И затем перед вашей подписью ставится выражение: «С уважением, …» или «Искренне Ваш. ».

В официальных письмах недопустимо обращение на «ты», даже если в жизни вы с этим человеком находитесь не только в деловых, но и в дружеских отношениях.

Обычно деловое или служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка.
В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

u предлог «О» + сущ. в предложном падеже: "О поставке автомобилей";

u по вопросу «О» + сущ. в предложном падеже: "По вопросу о поставке запчастей";

u касательно + сущ. в родительном падеже: "Касательно заказа на поставку" и т. п.

2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.

u Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

u Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

1. Наименование организации-отправителя.

2. Указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения фирмы, отдела и т.д.

3. Дата написания письма.

4. Адрес получателя письма.

5. Указание на конкретное лицо.

6. Вступительное обращение

7. Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.

8. Основной текст письма.

9. Заключительная формула вежливости.

11. Указание на приложение.

12. Указание на рассылку копий.

При оформлении делового письма российскому партнеру стоит помнить еще несколько правил.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору
ОАО "Альфа Бизнес"
В.А. Прохоров

АО "Бета Холдинг"
Главному бухгалтеру
В.М. Иванов

В случае если вы ставите сокращения «г-ну», «г-же», то вначале пишется фамилия респондента, после и инициалы.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При направлении письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: