Деловое письмо

Было бы грубейшей ошибкой недооценивать культуру деловой переписки. Грамотно составленное деловое письмо — это дополнительный плюс имиджу вашей фирмы, обеспечивающий преимущество в конкурентной среде.

• Для написания делового письма обычно используется фирменный бланк, на котором имеется эмблема фирмы, указаны ее полное название, почтовый адрес, номера телефонов и факса и при необходимости банковские реквизиты.
• Страницы делового письма должны быть пронумерованы, кроме первой, арабскими цифрами.
• Ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Текст печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля.
• В деловом письме следует избегать переноса слов.
• В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата его отправки. В международной переписке дату следует писать еле- дующим образом: 12 марта 2009 года; в нашей стране принято писать — 12.03.2009.
• Общее правило для любой корреспонденции — письмо должно свободно помещаться в конверт.
• Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Сначала пишут «кому», а затем «куда». Фамилию адресата необходимо писать с инициалами, причем инициалы пишутся перед фамилией. Перед инициалами лучше всего поставить вежливое обращение «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам».
• При написании на конверте фамилии вашего адресата следует указать его должность. Если вы направляете письмо кому-либо лично и не хотите, чтобы его вскрыли в отсутствие адресата, после фамилии адресата напишите: «лично», «private» «personal», «confidential».
• Подпись ставится на правой стороне листа под заключительной формой вежливости. Фамилия отправителя печатается на машинке или на компьютере под его личной подписью.
• Для отправки письма может быть использован стандартный конверт, но если ваша фирма достаточно крупная, то будет разумным выпустить конверты с логотипом вашей фирмы. Фирменные конверты, безусловно, поднимут престиж вашего предприятия в глазах любого партнера.
• Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать телеграмму.
• Оставляйте копии отправленных писем!

• Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.
• Напоминаем, что с правой стороны пишут дату отправки письма — день, месяц и год полностью. Ниже, с левой стороны — обращение. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед
• фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов.
• Следующие несколько строк посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведется конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне Ваш». В случае рассылки рекламной корреспонденции и других писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо.
• Наиболее приемлемая структура делового письма — это две части. В первой части излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма; во второй — предложения, решения, распоряжения и просьбы. Для лучшего восприятия текст разбивают на абзацы.
• Первое письмо к партнеру следует начинать с представления своей фирмы. Можно послать буклет, в котором подробно рассказывается о вашей фирме, но рекламный буклет не должен напоминать многотомный справочник. Как правило, он состоит из нескольких страничек и выполняет информативную функцию. Текст рекламы должен быть на языке адресата или на английском языке.
• Если вы пишете не первое письмо вашему партнеру, то его следует начать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо.
• Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но при этом нужно использовать в адресе оборот: «Генеральному директору», без указания его фамилии и инициалов.
• Завершить письмо следует также вежливой формулировкой.
• При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».
• В конце письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Если письмо
• рекламного характера, то фамилия и подпись не обязательны.

В бизнесе время ценится очень дорого. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу. Наилучший вариант — когда деловое письмо содержит ответ на один вопрос. В этом случае письмо получается точным и сжатым. Если все же в письме нужно охватить несколько тем, то их желательно разделить визуально, то есть пронумеровать.

Чтобы составить деловое письмо, вовсе не обязательно обладать литературным талантом. А вот четкость, конкретность, грамотность и вежливость — обязательны!

• Никогда не забывайте о вежливости, поздороваться и пожелать всего доброго, безусловно, нужно.
• Не стоит начинать письмо с местоимения «Я».
• Старайтесь записывать свои мысли четко, ведь здесь нет такой полезной иногда интонации голоса или выражения лица.
• Не забывайте о знаках препинания, поскольку есть возможность неверной трактовки, ведь утверждение и вопрос — две разные вещи.
• В отечественной практике после вступительного обращения ставится восклицательной знак, в международной — запятая.
• Не перенасыщайте предложения, поскольку часто очень трудно найти начало либо конец вашей мысли. Существует целый набор клише, штампов, стандартов, с помощью которых составляется деловое письмо.
• Постскриптум (Р. в.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.
• На поздравления отвечают коротко.
• Перед отправкой письма обязательно проверьте орфографию! Ваш деловой партнер не должен исследовать недописанные мысли или — ваши ошибки.

Т» ‘»Шльделовогописьмасостоитвтом,чтобыразъяс- ш Мн ить что-либо вашему деловому партнеру или |убедить его в чем-либо.Поэтомувданномслучае высокийстилъ, как,впрочем, иполноеотсутствиетако- вого, совершенно неуместны. При написании делового письмаиспользуетсяофициальныйязык,отличающийся точностью и ясностью мысли.

• Поздравление человека, которого вы хорошо знаете, письма с извинениями, выражением соболезнования, а также благодарственные письма лучше писать от руки.
• Если нет возможности написать соболезнование от руки, лучше послать телеграмму.

• Любое письмо, доверенное вам, требует немедленного ответа. Если вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это сразу же.
• Если вы не можете сразу дать ответ, обязательно объясните это при удобном случае.
• В переписке, как и в диалоге, в основном используются поочередность ответов, то есть «письмо на письмо». И помните, что в ответном письме принято делать маленькую вступительную часть, где нужно поблагодарить своего адресата за письмо.
• Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Коммерческие предложения должны выделяться среди прочих. Решающим в таком предложении будет, конечно же, его содержание, но форма и манера изложения материала также не безразличны для потенциальных заказчиков и клиентов.

• Тщательно готовьте материал. Ваше коммерческое предложение должно соответствовать специфическим интересам и нуждам вашего заказчика (клиента). Такая направленность вашего документа позволит добиться определенного преимущества, а на заказчика (клиента) произведут впечатление ваша инициатива и дополнительные усилия, которые вы приложили.
• Подготовьте профессиональное и вежливое сопроводительное письмо. Помните, что люди покупают в первую очередь у людей, а потом уже у фирмы.
• Получив телефонный звонок от вашего потенциального заказчика (клиента), обязательно выполните его просьбу как можно быстрее.
• Узнав о принятом решении, пошлите письмо с выражением благодарности. Если ваша фирма выиграла — выразите признательность, а нет, все равно, письменно поблагодарите за то, что ваша заявка была рассмотрена. Это письмо продемонстрирует ваше внимание к деталям и высокий класс работы, которые вы проявите в следующий раз (или могли бы проявить).

«Не допускайте небрежной корреспонденции и не позволяйте её своим подчиненным! Вы можете использовать тактический прием, чтобы показать штатному сотруднику, что он небрежно составил внутренний документ: обведите кружочком ошибку (ошибки) и верните бумагу человеку, который написал ее, с припиской: «К Вашему сведению».Если ошибки и небрежности упорно будут повторяться, то этому сотруднику необходимо позаниматься на курсах делового письма для того чтобы помочь вашим сотрудникам стабильно отправлять высококачественную корреспонденцию, подготовьте для них комплект писем-образцов.

Вы можете также ввести правило, по которому любая корреспонденция, выходящая из стен компании, должна быть проверена двумя грамотными сотрудниками. В этом случае количество опечаток и грамматических ошибок будет сведено к минимуму.

Если вам понравилась статья Деловое письмо. пожалуйста, оцените её!

(Пока еще нет оценок)

Культура деловой переписки

Рекомендации по составлению деловых писем…………………………17

Правила внешнего оформления делового письма………………………18

Список использованной литературы…………………………………….20

Переписка - это основа конструктивного общения. Правильное ведение деловой корреспонденции способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки самые, казалось бы, неразрешимые проблемы и вопросы. Неправильно составленное деловое письмо, напротив, вызывает у адресата раздражение, которое выливается и на автора послания. Поэтому к составлению такого документа необходимо подходить чрезвычайно аккуратно.

Необходимо помнить, что деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых - корректность и уважение к партнеру. Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, таким образом, сохраняется своё собственное.

Деловая переписка и деловые бумаги - неотъемлемая часть деловых отношений, которые имеют свои правила и установленные формы.

Все деловые бумаги должны быть лаконичны, конкретны, продуманны и соответствовать установленным нормам.

Стиль делового письма должен соответствовать требованиям русского языка и характеризовать смысл письма или документа.

Письмо не обладает качествами современной связи - немедленной скоростью доставки информации, но выигрывает как оформленный документ, который можно перечитать и хранить любое время, а в сочетании с новейшими средствами передачи копии превосходит все остальные виды деловой связи.

Виды деловых писем

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

- письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

- письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.). По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

Рассмотрим виды деловых писем.

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

- основания для предъявления претензий;

- доказательства произошедшего ущерба;

- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

Структура делового письма

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения.

Рассмотрим каждый из этих элементов подробнее.

Обращение - находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому.

Далее следует преамбула. Она составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая написать письмо. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.

Затем размещается основной текст письма - в 2х - 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Заключение необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора подписывается своим именем рядом с фамилией директора недопустима.

Постскриптум (P.S.) - приписка в конце письма после подписи - довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Приложения же являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах - каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Требования к тексту делового письма

Деловая корреспонденция должна обязательно соответствовать требованиям.

Точность, однозначность высказывания. Все слова должны употребляться в соответствии с их лексическим значением.

Каждое письмо представляет собой:

изложение сути вопроса;

Выношу на ваше решение деловое письмо образец

Образец для подражания – продающие статьи. Что партнер должен (вам бы этого хотелось) сделать в ответ на ваше письмо, если оно его заинтересует?

24 авг 2005. Письмо, Эта статья написана мною по результатам чтения форума « Виртуальное. Самое простое решение в данной ситуации и есть самое правильное. ДЕЛОВАЯ ЛОГИКА – болевая функция Дюма и Есенина. Действительно, я не выношу грубого давления (и неадекватно на него.

27 ноя 2015. С протестами по вашей линии как раз все в порядке. У нас нормальные деловые многолетние отношения. Было принято решение о подписании меморандума между. Этот документ я выношу на рассмотрение. Я не. но часть общественности пишет мне письма: куда вы спешите.

Юридическая служба «ПІДТРИМКА» Ваш корпоративный консультант. Многие интересуются моими блогами и той тематикой, которую выношу на. Решением Киевского областного апелляционного суда от 21.06.2012 года. истцу, существенно подорвана честь, достоинство и деловая репутация, что.

Многие интересуются моими блогами и той тематикой, которую выношу на. Решением Киевского областного апелляционного суда от 21.06.2012 года, решено. Хочу привлечь Ваше внимание на проблему, которая требует. истцу, существенно подорвана честь, достоинство и деловая репутация, что.

26 мар 2014. Минимальное количество рекламы в издании, что делает Ваше пред-. ное решение. Письмо 3. Они направлены на решение. стоимости их бизнеса и потеря деловой репу-. тельно выношу этот аспект.

При том, что она преуспевающая деловая дама, хорошо зарабатывает. Тогда давайте лечить вашего мужа, - предложила я и попросила Марину. мои разговоры по параллельному телефону, читает письма от моей подруги. Спохватившись, Игорь стал умолять её изменить свое решение, обещал.

Любой, кто так или иначе отравляет ваше существование, мешает добиваться. шанс устанавливать более продуктивные личные и деловые отношения. Семилетняя Эми Хагадорн из Индианы написала письмо Санта Клаусу. Ей. Ее подруга, полностью одобрявшая решение Хло, поделилась этим.

Отдохнуть, вкусно покушать, приятно провести вечер или деловой обед - все это можно сделать в замечательном японском ресторанчике «Банзай»!

5 сен 2011. Я иду с этим предложением к Ющенко. Выношу этот вопрос на. Я написала письмо Тимошенко: «А почему только Митталу смягчить условия. была предусмотрена коллективная форма собственности. на стол решение суда о покупке «Луганстепловоза» в 2001 году по цене 43 млн. грн.

27 жов. 2009 - повідомлень: 30 - авторів: 7

Не получили письмо с кодом активации? 1 час, 1 день. А вот последний Ваш пример заставил улыбнуться. Но в любом случае, если ее решения и будут приняты, что судя по форуму, слегка проблематично ;). Никам Федор, Мамай, salamiya, из Бердянска - выношу предупреждение.

Читать курсовую работу online по теме Процесс организации педагогического взаимодействия.

Выношу на ваше решение деловое письмо образец

Копия в 1 экз. Выражаем нашу признательность и самую искреннюю благодарность за уникальное сотрудничество в 2011-ом году. Stabilus - your expert for gas struts, dampers and electromechanical drives. As a world market leader in. Иногда в деловой переписке необходимо употреблять форму приветствия "Уважаемые господа" или подобное обращение. Если переписка неформальна или если деловой партнер ваш друг, допустимы менее формальные формы приветствия. Кроме того, тут может присутствовать наименование организации, а также этот раздел можно опустить.

На основании вышеизложенных обстоятельств, просим в течение дней: - Оплатить задолженность по Договору в размере руб. Структура, правила написания и пример делового письма, образец делового письма. Счет-фактура от г. Получатель претензии не исполнил следующие предусмотренные Договором обязательства: 1. Еще больше полезных файлов можно найти внизу страницы. Подтверждаем получение С благодарностью подтверждаем получение вашего заказа и приступаем к выполнению.

Образец письма приглашения на работу Скачать образец документа. Данные могут обозначать ответственность за невыполнение конкретных задач или указывать на дела, которые требуют завершения. Для примера благодарственного письма можно привести следующий образец: Благодарственное письмо. Вследствие нарушения Получателем претензии обязательств Заявитель был лишен возможности получать прибыль.