Виды опечатывающих устройств - это выбор людей

Rating: 5 / 5 based on 240 votes.

Виды опечатывающих устройств Наша компания «Мастер безопасности» поставляет и реализует сейфы, металлические шкафы, устройства для пломбирования и опечатывания, а также счетчики банкнот и детекторы подлинности банкнот. Готова ли «Мастер безопасности» предоставить их? Изготавливаются, как правило, круглой формы из латуни. Наши специалисты готовы изготовить для Вас на заказ необходимый Вам рисунок, большой опыт работы позволит нам сделать это быстро и профессионально. Экслибрис - это символ гордости владельца своей коллекцией. Флеш технология позволяет внести в экслибрис цветовое разнообразие, сделать графическое изображение четким и детальным. Нашей компании требуется пломбиратор с кулачковым механизмом. Устанавливая в своей организации детектор банкнот ценных бумаг, Вы обеспечиваете себя защитой от подделок и фальшивых купюр.

Шредеры продаются вместе со специальным мусорным ведром, без него, но со специальным раздвижным механизмом, позволяющим «надеть» уничтожитель бумаги на ведро, со специальной кнопкой реверса и с разным размером выбрасываемых кусочков. Наши специалисты готовы изготовить для Вас на заказ необходимый Вам рисунок, большой опыт работы позволит нам сделать это быстро и профессионально. Диаметр пломбира 5,5 мм, 6 мм, 8 мм, 10 мм. Также Вы можете позвонить нам по телефону +7 812 335-07-00 Оплата по безналичному расчету Доставка курьером Заказать металлические печати и пломбиры в компании «Ленпечати» удобно и просто! Пломбиры для пластилина применяются для опечатывания помещений, ключей. Компания «Мастер безопасности» специализируется на производстве сейфов, стеллажей, уничтожителей бумаг, также в каталоге имеется и пломбиратор с кулачковым механизмом. Пломбировать, опечатывать стало можно практически все. Материалом для плашек может служить пластик или дерево. Воспроизведение пломбиратора по образцу технически невозможно, только приблизительно. Если Вам нужно сохранить посылку или помещение закрытыми до востребования по назначению, отличными помощниками будут устройства для пломбирования и опечатывания. Изображение на металлической печати может быть выпуклым или вдавленным. Защита офиса В офисе при желании можно опечатать все.

Специальных требований к содержанию печати не существует. Опечатывающие устройства для защиты от несанкционированного доступа. В нашем каталоге доступны и сейфы, и шкафы металлические для разных целей, и уничтожители бумаг, и устройства для опечатывания и пломбирования, и многое другое качественное оборудование Подробнее. Здравствуйте, нам на вахту нужна новая ключница с надежным замком. Также в сферу деятельности нашей компании входит производство сургучных или мастичных печатей, при опечатывании оставляющих оттиск на специальной мастике или на пластилине.

Выбирать диаметр следует, исходя из размера опечатываемого винта.

Петербург: 812 646 72 96 952 264 21 13 схема проезда Новосибирск: 383 209-26-56 383 209-26-56 схема проезда Екатеринбург: 343 207 22 08 343 388 06 63 схема проезда Тольятти: 848 293 00 45 987 458 61 22 схема проезда Введение в сфрагистику Сфрагистика История печатей и пломб Цилиндрические печати Буллы Древние печати - виды изображений Древние печати - скарабеи Средневековые еврейские печати Функции печатей в средние века Древние индийские печати Древние китайские печати Перстни печатки Новости археологии: древние израильские печати. Факсимиле это штампы, точно воспроизводящие чью-либо подпись. На всю продукцию предоставляется гарантия. Такой прибор, как уничтожитель бумаги или шредер имеется в каталоге компании «Мастер Безопасности». Изготовление факсимиле от компании "Ленпечати" Компания «Ленпечати» - лидер рынка штемпельной продукции: производства печатей и штампов, поставки аксессуаров к ним. Для опечатывания помещений совместно с пломбирами применяются - специальные чашки для пластилина, которые крепятся на дверь, при открытии целостность пломбы нарушается. Самые распространенные средства защиты ценных бумаг — это сейфы, различных видов. Возможно только однократное применение пломбы. Если Вам нужна печать металлическая для опечатывания помещений, дверей, сейфов и пр. Чаще всего на пломбир требуемый текст наносится по всей его окружности, но по желанию заказчика возможно использование и других вариантов расположения текста и изображения. Если у вас уже есть свой пломбиратор вы можете заказать только гравировку плашек, стоимость гравировки одной плашки составляет 300 р. По данным западных фирм, до 20 процентов потерь происходит по вине сотрудников компании. Они используются вместе с пломбиром диаметром в 25 мм для опечатывания дверей, помещений, шкафов, сейфов, медицинских тумб, оружейных комнат, то есть объектов, где присутствуют распашные двери или створка. В пломбах имеются отверстия для или. Пломбы бывают разные Все пломбы объединяет одно свойство - их можно использовать только один раз.

Пломбиры для пластилина применяются для опечатывания помещений, ключей. Для чего хвостовая часть печати обязательно снабжается кольцом.

Устройство опечатывающее для дверей: виды, инструкция, отзывы

Современное устройство опечатывающее – это комплектующие, направленные на предотвращение несанкционированного доступна к ценным вещам, документам, деньгам. При экономичности это оборудование отличается эффективностью и надежностью работы. Рассмотрим самые популярные устройства для опечатывания дверей, сейфов.

Опечатывание сейфов чаще всего выполняется с помощью навесных устройств. Пломбировочные комплектующие позволяют защитить и проконтролировать помещения и сейфы на предмет их вскрытия. Опечатывающее устройство для сейфов создается на основе алюминия, а сам флажок чаще всего стальной. Устройство дополняется проушинами, поэтому может быть использовано как навесной замок.

По своей сути, оно выступает не только как индикатор, но и как запирающее устройство. На опечатывающее устройство наносится пластилин, после чего выполняется оттиск пломбиром. При малейших повреждениях будут заметны изменения на четком рисунке.

Сейфовые опечатывающие аксессуары используются для контроля хранилищ, шкафов, дверных конструкций. Так как изделия располагаются в подвешенном состоянии, их фиксация выполняется посредством перемычки, надежно соединенной с флажком устройства. Сейфовое устройство опечатывающее устанавливается следующим образом:

1. Сначала закрывается дверь сейфа.
2. Перемычка аксессуара продевается сквозь проушины.
3. Выполняется замазка пломбировочного устройства обычным пластилином.
4. На поверхности пластилина отпечатывается оттиск с помощью металлической печати-пломбиратора.

Штоковое оборудование целесообразно устанавливать на двери, которые открываются от себя или слишком утоплены в проеме. Опечатывающее устройство-шток предполагает крепление чашки к двери, после чего сверлится отверстие в стене. При закрывании двери шток перемещается в это отверстие, затем залепляется пластилином и опечатывается. После вскрытия шток отодвигается, поэтому оттиск теряет свою целостность. Сама чашка в таких моделях алюминиевая, латунная или пластмассовая, а шток – латунный. Установка изделия возможна на любой объект, где есть дверцы. При необходимости опечатывания выполняются следующие действия:

1. Чашка надежно крепится на двери.
2. Дверь закрывается.
3. После закрытия задвигается шток опечатывающего устройства.
4. Поверхность обрабатывается пластилином.
5. Металлической печатью выполняется опечатывание.

Устройство опечатывающее на основе штока имеет универсальный корпус. В нем создается радиальное отверстие, по которому и происходит движения штока в корпусе. Для надежной фиксации его выполняется прессовка штыря, задача которого в том числе и в разрушении пластилиновой печати при переводе штока в режим открытости. Если обратить внимание на отзывы пользователей, многие говорят о том, что штоковые устройства – одни из самых надежных и простых в эксплуатации.

Опечатывающее устройство-шток может быть откидным. Причем эти изделия получают все большее распространение. Данная модель является высокоэффективной защитой подконтрольного объекта – от сейфов и тумб до комнат. Инструкция установки простая:

1. Сначала чашку надежно крепят на наличнике двери.
2. Дверь закрывается.
3. После закрытия двери шток опускается.
4. Поверхность флажка равномерно обрабатывается пластилином.
5. Опечатывание и создание оттиска выполняется пломбиром или стандартной металлической печатью.

Флажковое опечатывающее устройство широко применяется при необходимости опечатывания дверей, которые открываются наружу. Наличник и сама дверь должны располагаться на одном уровне. Крепление устройства выполняется на дверном наличнике, после чего дверь закрывается. После этого флажок опускается, а его поверхность залепляется пластилином. Для опечатывания используется металлическая печать, оставляющая на поверхности пластилина характерный оттиск.

Пользователи говорят о том, что устанавливать подобное устройство легко и просто, к тому же оно обладает достаточной надежностью – в случае взлома можно будет легко это определить.

Опечатывающие устройства флажкового типа имеет корпус из латуни, но ключевым элементом системы является плашка-флажок – полированная полоска. Эффективность данного оборудования очень высока, так как при попытке открытия двери плашка будет сорвана, а целостность пломбы нарушена. Чаще всего востребованность в таких элементах возникает при защите шкафов и сейфов в государственных учреждениях, архивных или медицинских помещениях.

Использовать опечатывающее устройство с флажком особенно целесообразно при пломбировании распашных дверей, когда створки открываются на себя. Монтаж возможен как на обе двери, так и на проем. Большинство производителей предлагают плашки с пластмассовым, латунным или дюралюминиевым корпусом. Есть возможность выбора цветовых решений, что гармонично дополнит дверь в любом стиле.

Опечатывающее устройство с флажком считается самым распространенным. В его составе имеется цилиндрический корпус, в котором вырезан паз. Именно в него будет утапливаться флажок в рабочем положении. Он может быть самой разной формы, сечения и конфигурации.

Устройства под шпагат – это чашки, в которых есть два крепежных отверстия и прорезь в центре для нити. Данное устройство опечатывающее крепится по-разному, в зависимости от конструкции двери. Так, при наружном открывании двери один конец нити крепится на крючок или гвоздь, находящиеся в помещении на косяке конструкции. После закрытия двери конец нити натягивается, помещается в устройство и замазывается пластилином, после чего опечатывается. При внутреннем открывании чашка крепится на наличнике.

При необходимости опечатывания электрических приборов и кассовых аппаратов используется пломбировочная чашка под винт. Данное устройство заворачивается до упора, после чего пломбировочная чашка набивается пластилином. При попытке снятия винта придется очистить саму чашку от пластилина, поэтому вскрытие прибора будет сразу заметно. Кстати, покупатели говорят о том, что для защиты приборов это самый оптимальный способ.

Опечатывающие устройства для дверей может использоваться и для защиты самой замочной скважины. В данном варианте крепление устройства выполняется на двух шурупах с использованием пластилина и металлической печати. При установке требуется выполнение нескольких работ:

1. Сначала устройство прикручивается к замочной скважине шурупами. Основная задача данного этапа – предотвратить возможное снятие защиты без видимых признаков.
2. Врезной замок закрывается на ключ, после чего на скважину опускается крышка устройства.
3. На дне опечатывающего устройства укладывается нить или проволока, которые протягиваются в отверстия на штыре, замазывается все с помощью пластилина.
4. На пластилине делается оттиск с использованием металлической печати.
5. При малейшей попытке сдвига устройства будет нарушена целостность оттиска.

Опечатывающие устройства для дверей представлены в разных формах и конфигурациях. Нужно помнить, что сами чашки являются металлическими корпусами, размер которых совсем небольшой – примерно с грецкий орех. Необычность кроется лишь в технологии их крепления, которая к тому же отличается простотой. Опечатывание ведется не только на основе металлической печати, но и с использованием специальной мастики, пластилина, нити или проволоки.

Использование металлической чашки целесообразно при необходимости защиты дверей в различных помещениях или дверец шкафов, медицинских тумб, сейфов, где хранятся важные документы или деньги. При простом действии любого опечатывающего устройства обеспечивается надежная защита от несанкционированного доступа. Если же все-таки дверь будет взломана, об этом расскажет нарушенная целостность отпечатка.

Опечатываемый мягкий сейф-контейнер Дюрапак - Для хранения и транспортировки конфиденциальных документов, корреспонденции, ценных бумаг, материальных

Опечатываемый мягкий сейф-контейнер «Дюрапак» представляет собой многоразовую опечатываемую упаковку для хранения и транспортировки конфиденциальных документов, корреспонденции, ценных бумаг, материальных ценностей, секретной информации на магнитных и других типах носителей, денежных средств, пластиковых карт, мелкогабаритных ценных предметов и многого другого. Мягкий сейф-контейнер «Дюрапак» опечатывается номерными пластиковыми пломбами«Энвополисил».

Благодаря особой конструкции и технологии изготовления сейф-контейнера, а также наличию специальной молнии с камерой, опечатываемой номерными сигнальными пластиковыми пломбами "Энвополисил" , в опечатанном состоянии сейф-контейнер «Дюрапак» обладает высокой устойчивостью к несанкционированному вскрытию и позволяет легко определить факт доступа к хранящимся в них материальным ценностям.

Сейф-контейнеры «Дюрапак» изготавливаются из высокопрочного нетканого полипропилена или нейлона, различных типоразмеров. Молния сейф-контейнера прошита двойным швом полиэфирных ниток - снаружи и изнутри. Удобный, прозрачный карман с доступом изнутри дает возможность удобно разместить опись содержимого или адресную часть владельца (получателя). Существует несколько вариантов стандартных размеров «Дюрапак», рассчитанных на формат бумаги А5, А4, А3, объемный.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ

Опечатывание мягкого сейф-контейнера «Дюрапак» производится в следующем порядке:

• материальные ценности помещаются в сейф-контейнер;
• молния сейф-контейнера закрывается с помощью специального замка;
• в специальную опечатывающую камеру, находящуюся в замковой части молнии вставляется пломба «Энвополисил» таким образом, чтобы был виден его номер;
• номер пломбы записывается в журнал регистрации.

Сейф-контейнер опечатан, доступ к его содержимому защищен.

Открытие сейф-контейнера производится в следующем порядке:

• номер пломбы сверяется с номером, записанным в журнале регистрации;
• сейф-контейнер и пломба проверяются на отсутствие следов вскрытия;
• пломбы сламывается легким усилием, прикладываемым к ее квадратной части в направлении от устройства;
• молния сейф-контейнера открывается.

Визуальным признаком попытки вскрытия или повторного использования пломбы «Энвополисил» является:

• наличие механических повреждений или разрушений;
• наличие признаков термического воздействия или следов химических реагентов на поверхности пломбы в месте разлома;
• несоответствие номера пломбы номеру, указанному в журнале регистрации или сопроводительных документах;
• нечитабельность логотипа и номера пломбы;
• свободное перемещение (в направлении опечатывания) в опечатывающей камере в обе стороны.

В случае обнаружения следов вскрытия пломбы или признаков ее разрушения, вскрытие сейф-контейнера необходимо производить в присутствии специально созданной комиссии с составлением коммерческого акта в установленном порядке, либо акта общей формы, составленного произвольно или в порядке, установленном организацией, применяющей опечатывающие устрайства. Снятые с сейф-контейнера пломбы, сейф-контейнер и оформленные документы упаковываются в конверт и направляются на экспертное исследование. Те же действия необходимо произвести и в случае обнаружения недостачи груза, ценностей.

ВНИМАНИЕ! Для эффективного применения изделия необходимо разработать четкую процедуру опечатывания с момента приобретения опечатывающих устройств, установки на объект и до его снятия. Эта процедура должна быть закреплена в специальном регламенте или ином внутреннем документе.

Как опечатать ключи?

Наталья . Знаток (468), закрыт 5 месяцев назад

В нашей компании ключ от сейфа есть только у меня (бухгалтера-кассира) и у гендиректора (он же главбух). Но материальная ответственность лежит на мне. Директор свой ключ хранит в ящике стола. Говорит, что не хочет носить с собой, чтобы не потерять.

Я боюсь, что рано или поздно этим ключом кто-нибудь воспользуется, а выплачивать придется мне. Как опечатать ключи, чтобы быть уверенной в их сохранности?

Иван. Профи (942) 5 месяцев назад

Можно, конечно, опечатать стол директора. Но вряд ли ему это понравится. Поэтому лучше, действительно, защитить от несанкционированного доступа сам ключ. Для этого существуют специальные футляры, типа тубусов, в которые можно положить не только ключи, но и другие важные мелочи.
Пеналы для колючей в моспломбе есть из пластика и металлические. Отличаются они и размером. Поэтому можно подобрать оптимальный вариант. Каждая ключница имеет отверстия или ушки, куда продевается проволока, нить, шпагат и опечатывается пломбиром. Опечатанный ключ можно хранить не только в столе директора, но и оставлять у вахтера, ведь любая попытка несанкционированного доступа сразу будет заметна.
В крайнем случае, если ни вас, ни директора не будет на месте, ключом сможет воспользоваться любое доверенное лицо. Но вы всегда будете контролировать доступ к сейфу.

f f Мудрец (18597) 5 месяцев назад

договорись с ним что бы повесить туда джипиэс

когда ты на камерах и джипиэс будут в разных местах то всё станет понятно, и от тебя отстанут

ЗЛОЙ КЛОУН. Искусственный Интеллект (133534) 5 месяцев назад

Таскать с собой

Земля земля я луноход 1 прием. Гуру (3850) 5 месяцев назад

Вот по этому существует в продаже множество сейфов с двумя замками/ключами.
1 ключ у одного а 2 у второго, сейф можно открыть только когда оба человека, каждый со своим ключом соберутся у сейфа.
Рекомендую сейф к замене.
Удачи!

Опечатывающие устройства для дверей

Вопрос секретности во все времена волновал человечество. Для того чтобы сохранить в тайне какую-либо информацию или сберечь имущество, было придумано огромное количество замков. Но как оказалось, этого было недостаточно.

На любой замок можно подобрать отмычку для дверей и беспрепятственно покинуть место преступления, не оставив и следа. Однако люди изобрели очень простой и действенный способ доказать, что взлом был совершен. И этим открытием было опечатывающее устройство, или плашка.

Это опечатывающее устройство состоит из двух частей – корпуса (чашки) и подвижного элемента. В качестве второго используется веревка, флажок или шток.

Корпус этого устройства может быть изготовлен из различных материалов:

Подвижный элемент, как правило, изготавливается из латуни и может иметь различные формы. Самые распространенные из них – флажок и шток. Их применяют в различных ситуациях: если дверной блок расположен на одном уровне с наличниками, то используют модель с флажком, а если на разном (дверь углублена) – со штоком.

От этого зависит и специфика механизма их подвижности. В первом случае подвижный элемент смещается по вертикальной или диагональной оси, а во втором – по горизонтальной, как шпингалет.

Подвижный элемент имеет различные конфигурации:

• полоса прямая;
• полоса изогнутая;
• прут с круглым сечением;
• плотный цилиндр;
• сложные формы из проволоки.

В корпусе устройства для опечатывания предусмотрено отверстие со смещенной осью, куда запрессовывается стальная проволока. Важно, чтобы диаметр оси и отверстия для нее совпадали, в противном случае она может выпадать. На одном из концов флажка также проделывается радиальное отверстие.

Серийное производство запечатывающих устройств для дверей предусматривает выпуск трех различных плашек, отличающихся диаметром чаши. Наибольшим спросом пользуются конструкции с диаметром 25-26 мм. Реже используются устройства с диаметром углубления 30-32 мм. Наиболее редким случаем является использование 42-миллиметровой плашки. Обычно изделия таких больших размеров выполняются на заказ.

Стоит отметить, что существует некий бюджетный вариант этого устройства для опечатывания дверей, в котором предусмотрена пластмассовая чашка, с двумя отверстиями под саморезы и пазы для веревки.

Корпус этой модели практически не отличается от предыдущей и является универсальным. Однако при дальнейшей подготовке, во время обработки фрезером и получаются их отличия.

Если плашка-флажок подразумевает выпилку узкого паза, то в данной модели в корпусе сверлом делается круглое отверстие, по которому шток и будет перемещаться. Для того чтобы он не покидал свое место при нахождении в крайних точках, в него запрессовывается сдерживающий штырь, который располагается перпендикулярно оси.

Этот штырь выполняет очень важные функции:

1. Фиксацию штока в открытом и закрытом положениях.
2. Нарушение целостности пломбы при попытке переведения штока в открытое положение.

Опечатывающие конструкции этого типа имеют еще одну важную особенность – наличие так называемого окна. Оно задает направление и возможное расстояние, на которое шток может перемещаться. Также окно препятствует его свободному проворачиванию.

Принцип действия этого устройства для дверей состоит в том, что когда оно устанавливается на дверь, чаша заполняется определенной пластичной массой (пластилин, мастика) и на ней делается оттиск специальной металлической печатью.

Он называется пломбиром или пломбой. В случае если будет предпринята попытка открытия дверей, целостность отпечатка будет нарушена, что засвидетельствует факт несанкционированного доступа.

Устройства для опечатывания дверей, приспособления для опечатывания сейфов и дверей

Для предотвращения несанкционированного доступа к различным материальным ценностям, а также важной информации используется специальное приспособление для опечатывания. Оно необходимо при работе с такими объектами:

• двери помещений;
• сейфы, шкафы, ящики и другие контейнеры;
• контрольно-измерительные приборы;
• ключи в тубусах;
• почтовая корреспонденция и так далее.

Приспособление для опечатывания в общем случае представляет собой металлическую поверхность с нанесенной на ней гравировкой. В качестве расходного материала чаще всего используется пластилин, сургуч или специальная мастика. Материал наносится на устройство для опечатывания, которое обеспечивает непосредственное запирание объекта и пломбируется при помощи нанесения оттиска. Рисунок оттиска утверждается самой контролирующей организацией.

• Чашка-шток. Используется подобное приспособление для опечатывания дверей, которые открываются «от себя» либо утоплены в проеме. Шток выдвигается, и чашка пломбируется пластилином. Такое опечатывание дверей не позволяет открыть их без повреждения пластилина.
• Чашка-флажок. Используется такое устройство для опечатывания дверей, которые открываются «на себя» и не утоплены в проем. Флажок опускается, в чашу наносится пластилин и осуществляется пломбировка. Такое устройство для опечатывания дверей при попытке ее открытия гарантированно повредит целостность пломбы.
• Чашка под шпагат. Применяется данное устройство для опечатывания сейфов, шкафов и других контейнеров. Обычно используется две чашки, одна крепится на корпус контейнера, а другая на его дверь. Затем через обе чашки пропускается шпагат и пломбируется с двух сторон.
• Навесные приспособления для опечатывания сейфов. Такие устройства продеваются сквозь петли пломбируемого объекта, затем при помощи пластилина замазывается движимая часть механизма и ставится оттиск.
• Деревянная или пластиковая плашка. Простейшее устройство, с помощью которого можно осуществить опечатывание дверей, купить его можно очень дешево. Помимо соображений экономии такие устройства иногда могут быть полезны в случае невозможности закрепить стандартные металлические приспособления. Если необходимо осуществить опечатывание несколькими контролирующими лицами (например, для избирательных урн), могут использоваться модели с двумя, тремя и большим количеством углублений.
• Пломбировочные устройства для замочных скважин. Данные приспособления крепятся поверх замочной скважины при помощи шурупов, затем задвигается откидная часть, пропускается пломбировочная проволока, наносится слой пластилина и ставится оттиск.

Купить устройство для опечатывания дверей, сейфов, шкафов и других объектов по самым привлекательным ценам вы сможете в компании «Гравировщик». При заказе от 1900 рублей мы осуществляем доставку нашей продукции бесплатно по территории Москвы, Санкт-Петербурга, Новосибирска и Екатеринбурга. Также возможна доставка в другие города РФ и Казахстана.

Я знаю, как правильно… организовать кабинет отдела кадров

Работа службы персонала связана с созданием, обработкой, использованием и хранением значительного количества документов. Эти документы, как правило, содержат сведения, относящиеся к персональным данным сотрудников, и должны быть защищены от несанкционированного доступа.

Правительство РФ в своем распоряжении от 21.03.1994 № 358-Р рекомендовало организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты, где прописывать все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации.

Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные обязательства на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу. А значит, каждый работодатель должен разработать комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования подобных документов. О том, как организовать «идеальный» кабинет отдела кадров, нам расскажет тот, кто точно знает, как это сделать правильно.

Разговор о том, как правильно организовать пространство для хранения документов по личному составу, мы начнем с напоминания о том, что в кадровой службе фактически существуют две самостоятельные части документального фонда.

Часть 1. Создающиеся в организации и поступающие из других организаций и структурных подразделений подлинники и копии документов по всем вопросам деятельности организации, положения об отделе, его подразделениях, должностные инструкции сотрудников. Большое место в работе кадровой службы также отводится переписке с организациями и гражданами по различным вопросам, материалам проверок состояния документов, содержащих персональные данные, в структурных подразделениях организации.

Часть 2. Личные дела сотрудников и другие учетные документы, документы по аттестации работников и пр.

Документы кадровой службы после завершения исполнения подшиваются в дела в соответствии с их номенклатурой. Дела в течение определенных сроков (обычно это два-три года) хранятся в шкафах в отделе кадров. По истечении этого срока дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив организации, а дела временных сроков хранения могут оставаться в кадровой службе до истечения установленных сроков хранения, после чего выделяются для уничтожения с составлением специального акта.

Основной документ, устанавливающий порядок хранения кадровых документов, - это Федеральный закон РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Основным документом, устанавливающим сроки хранения документов, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень).

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации независимо от форм собственности (ст. 1.2 Перечня).

Хранение документов кадровой службы несколько отличается от общих правил хранения управленческих документов, поскольку они обладают высокой социальной значимостью, многие из них служат подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например по старости и инвалидности, а также подтверждением его трудового стажа. Большинство документов по личному составу имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Ответственность за сохранность кадровых документов несет руководитель кадровой службы, а там, где кадровой службы нет, -кадровый работник. Поэтому в его задачу входит не только правильная организация работы с документами, но и, прежде всего, создание условий, обеспечивающих их сохранность.

За утрату документов, а также за уничтожение бумаг ранее положенного срока действующим законодательством предусмотрена административная ответственность. Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностному лицу придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП). Если же налоговые инспекторы потребуют документы, а организация не сможет их представить, то штраф возрастет до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ) .

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, служат источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В идеале кабинет кадровой службы должен иметь хотя бы три смежных помещения: комната для сотрудников подразделения, кабинет руководителя и помещение, где размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотеки. При этом вход в кабинет отдела кадров может быть только один.

Если такая организация пространства невозможна, то следует выполнить хотя бы основные условия.

Условие 1. Помещение кадровой службы должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией.

Условие 2. Желательно, чтобы входная дверь кадровой службы была двойной металлической, а окна защищены металлическими решетками.

Условие 3. Помещение должно быть достаточно просторным, чтобы, во-первых, обеспечивались условия для работы персонала службы, а во-вторых, имелось место для размещения шкафов и сейфов для текущего хранения документов.

По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) необходимо запирать на надежные замки и опечатывать личной печатью руководителя кадровой службы. Ключи от дверей сдаются под роспись в специальном журнале. Одновременно включается и проверяется надежность средств охранной сигнализации.

Сдает на охрану и снимает с охраны помещения отдела кадров руководитель службы (иное должностное лицо, ответственное за ведение кадровой работы). Уборка помещений допускается только в присутствии этих лиц. Дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные журналы и книги учета, трудовые книжки хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металлических постоянно запертых шкафах. Желательно, чтобы у каждого работника был свой шкаф для хранения закрепленных за ним массивов документов. При этом печати, штампы, бланки документов и ключи от рабочих шкафов работников, как правило, хранятся в сейфе руководителя кадровой службы.

Чтобы обеспечить сохранность персональных данных при работе с документами, необходимо соблюдать следующие правила.

Правило 1. На рабочем столе держите только те документы, с которыми в настоящий момент работаете.

Правило 2. Остальные документы храните в запертом шкафу.

Правило 3. Исполняемые документы помещайте в папки, на которых указывайте вид производимых с ними действий, например «Для подшивки в личные дела», «Для отправки» и т. п. или фамилии сотрудников, к работе с которыми относятся данные документы. Хорошо, если в каждой папке будет опись находящихся в ней документов.

Правило 4. Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшивайте в соответствующее дело.

Правило 5. В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы убирайте в металлические шкафы, сейфы, запирайте и опечатывайте печатью.

Правило 6. В конце рабочего дня на рабочем столе не должно оставаться ни одной бумаги. Проверьте также урну для бумаг и убедитесь в отсутствии там документов, которые могут представлять интерес для постороннего лица.

Правило 7. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов храните только в сейфе начальника отела кадров.

Правило 8. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожайте в бумагорезательной машине - шредере.

Правило 9. Компьютеры в конце рабочего дня блокируйте и отключайте от сети.

Правило 10. Не оставляйте какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, не оставляйте шкафы незапертыми, а компьютер - незаблоки-рованным при выходе из кабинета.

Размещать документы на полу, подоконниках, в неразобранных кипах

В системе хранения кадровых документов можно выделить две стадии: текущее (оперативное) и последующее (архивное).

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в которое они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Так, документы, создаваемые в службе кадров, в ней же и хранятся.

Текущее хранение делится на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;
• хранение исполненных документов. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций приказы по личному составу хранятся в подлинниках.

Условия хранения должны обеспечивать защиту документов от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключать их утрату. Как правило, для этого в помещениях отдела кадров и архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п. Для облегчения поиска документов на шкафах размещают копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой.

Если вы знаете, что какой-то документ должен копироваться с определенной частотой, можно снять с него одну копию хорошего качества и в дальнейшем работать с ней

В помещении службы кадров, в котором хранится большое количество документов, должны поддерживаться стабильные значения температуры и влажности воздуха, так как для бумаги особенно опасны не столько высокие и низкие показатели температуры и влажности, сколько частое изменение этих показателей. Конечно, документы хранятся в специальных папках и за плотно закрытыми дверцами шкафов, чтобы до минимума снизить воздействие злейшего врага бумаги - пыли. Также целесообразно хранить документы в шкафу с непрозрачными дверцами. Дело не только в наибольшей безопасности хранения, но и в том, что для бумаги вредно воздействие света, особенно ультрафиолета.

Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции ГИТ были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т. д.)

Как ни печально признавать, но не меньший вред наносит документам ксерокопирование и сканирование. В целом не рекомендуется проводить подобные процедуры более пяти раз, так как и этого достаточно, чтобы вызвать значительное изменение цвета бумаги и снижение ее устойчивости к механическим повреждениям. Такое воздействие обуславливается тем, что при прохождении светового луча по страницам документов, уровень освещенности в двадцать раз превышает рекомендуемый.

Одним из этапов жизненного цикла кадровых документов является их уничтожение. Причины бывают разные.

Причина 1. Законное уничтожение в организациях после истечения установленного срока хранения.

Причина 2. Уничтожение или порча по неосторожности, в результате аварий и стихийных бедствий, природных и техногенных катастроф.

Помещение архива организации должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей - 120 см. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

В этой связи кадровой службе приходится решать две противоположные задачи.

Задача 1. Уничтожить документы, чтобы минимизировать (а лучше - полностью исключить) вероятность восстановления содержащейся в них информации.

Задача 2. Восстановить документы и содержащуюся в них информацию в случае порчи или уничтожения документов. Какие методы и технологии для этого можно использовать.

Первая задача связана с выполнением требований законодательства и деловых обязательств по надежному уничтожению документов, ставших ненужными для организации, а также для решения вопросов, связанных с информационной безопасностью.

Вторую задачу, к счастью, приходится решать гораздо реже. И желательно заранее продумать и составить планы действий по спасению поврежденных документов в случае возникновения пожара или затопления.

При уничтожении кадровой документации необходимо соблюдать ряд требований, определенных в Международном стандарте по управлению документацией ISO 15489-1-2001 и в Стандарте 15489-1-2007, а именно:

• уничтожение должно быть санкционированным (т. е. запрещается самовольное уничтожение документации без оформления соответствующих документов);
• запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предстоящему разбирательству по судебным искам или расследованию;
• уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации;
• должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые и резервные копии и копии для длительного хранения.

Шредирование - наиболее распространенный и популярный на сегодня метод уничтожения бумажных документов. Привлекают его дешевизна, «экологичность», достаточная надежность.

Главное достоинство - документы можно уничтожать поэтапно, кроме того, не требуется выделять много места для временного складирования отобранных на уничтожение материалов. В этом случае проще обеспечить безопасность документов и содержащейся в них информации. Именно этот вариант активно используется в работе, и во многих организациях требование обязательного уничтожения документов в шредере включено во внутренние регламенты.

При выборе шредера специалисты советуют принимать во внимание количество ежедневно ликвидируемых документов.

Рекомендованная дневная нагрузка - важный фактор, который стоит учитывать при подборе агрегата. Еще один принципиальный момент - насколько конфиденциальна информация. От этого зависят уровень секретности уничтожителя и тип порезки.

Уровень секретности, обеспечиваемый шредером, задается максимальным размером фрагментов, на которые режется бумага или другой носитель.

Согласно международному стандарту DIN 32757-1 различают пять уровней секретности:

• секретность первого уровня присваивается моделям, на выходе выдающим полосы шириной до 1,2 см. Восстановить документ из такой стружки можно, хотя придется повозиться. Поэтому подобные шредеры используют преимущественно для уборки рабочего стола;
• второй уровень секретности не намного серьезнее. Аппарат выдает полоски не шире 0,6 см. Такие устройства благодаря своей доступной цене распространены довольно широко;
• шредеры третьего уровня секретности можно использовать для уничтожения конфиденциальных, но не секретных документов. Бумага режется на полосы шириной 0,2 см или фрагменты размером до 0,4 х 6 см. Восстановить содержимое документа, уничтоженного таким способом, практически невозможно;
• для секретной документации рекомендуется использовать шредеры с еще более мощным, четвертым уровнем секретности. В этом случае документ режется на фрагменты не больше 0,2 х 1,5 см, т. е. в мелкую стружку, пригодную разве что в качестве стройматериала;
• и, наконец, для уничтожения совершенно секретных документов производятся шредеры, дающие на выходе фрагменты формата 0,08 х 1,3 см. Фактически документ превращается «в пыль» и не подлежит восстановлению даже в лабораторных условиях.

При выборе шредера нужно опираться только на действительно необходимый уровень секретности, так как от этого зависят цена и производительность машины.

Не будем забывать, что оргтехника - не только незаменимый помощник в офисе, но и немаловажная деталь интерьера. В ассортименте любого производителя можно найти темные и светлые модели классического или футуристического дизайна. В отделке применяется металл, прозрачный пластик, световые индикаторы различных цветов.

Помимо операций с документами, работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием граждан (сотрудников организации, бывших работников, кандидатов на работу и др.). Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, т. к. посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров.

В целях удобного доступа посетителей в отдел кадров желательно, чтобы помещения отдела располагались на первом этаже здания, поблизости от входа. В часы приема лиц, не являющихся сотрудниками предприятия, вход в отдел должен быть свободным.

Проход посторонних лиц в помещение отдела лучше контролировать: посетитель идентифицируется по паспорту или служебному удостоверению.

В часы приема посетителей выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону

Важно, чтобы прием посетителей проходил только в специально отведенные часы. В другое время в помещении отдела кадров не могут находиться посторонние лица, в том числе сотрудники предприятия. Приемные часы могут быть разными для сотрудников предприятия и лиц, не входящих в эту категорию. Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении отдела не было лиц, ожидающих приема.

Следите, чтобы в часы приема посетителей на вашем столе не было лишних документов.

Прием посетителей чаще всего связан с ведением справочной работы: ответов на вопросы посетителей и выдачей им справок о месте работы, занимаемой должности, стаже. Нелишним будет напомнить, что не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону.

Надеемся, что наши рекомендации помогут организовать помещение кадровой службы и работу с документами по личному составу таким образом, чтобы требования к сохранности этих документов были выполнены.

Журнал: Всё для кадровика, По состоянию на: 15.06.2012, Год: 2012, Номер: №7
Автор: Гущина Инна Александровна