Рейтинг: 4.2/5.0 (1916 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Как часто, решая производственные вопросы, вы сталкиваетесь с необходимостью донести до руководства информацию в письменной форме? Объяснить ситуацию, предостеречь от ошибок, пояснить какие-либо обстоятельства. И конечно, нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить их на бумаге. Многие на собственном опыте знают, как бывает трудно написать докладную записку с обоснованием, например, необходимости дополнительной штатной единицы в отделе кадров в связи с возросшим объемом работ. К тому же далеко не всегда понятно, когда, как и зачем нужно составлять ту или иную записку. Вот эти вопросы мы и решили обсудить, чтобы сберечь ваше время и нервы.
Разновидностью служебной переписки является внутренняя, которая ведется в рамках организации (в случаях, когда вопрос не может быть решен устно). В этой ситуации составляются служебные записки - докладные или объяснительные. Кроме того, в процессе документирования могут создаваться также пояснительные и аналитические записки.
На первый взгляд особых различий между докладной, объяснительной, пояснительной и аналитической записками вроде бы и нет. Действительно, эти документы близки по своему назначению, все они относятся к информационно-справочным документам, создаваемым для решения оперативных вопросов в самых разных сферах управленческой деятельности. Все записки являются документами, обеспечивающими:
• в общем случае - информационный обмен между структурными подразделениями, в т. ч. между обособленными структурными подразделениями и «головной» организацией;
• в ряде случаев - информационный обмен между подведомственными предприятиями и вышестоящей организацией (учреждением);
• во всех случаях, когда речь идет о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности, - информацию для всех заинтересованных внешних и внутренних пользователей бухгалтерской отчетностью компании, включая налоговые органы, органы статистики, банки, собственных акционеров (участников) и любых иных заинтересованных пользователей.
Обратите внимание!
Служебные записки относятся к информационно-справочной документации и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам
Служебные записки, независимо от разновидности, имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, указанная в записках, не содержит распоряжений, ни к чему не обязывает, но способна инициировать определенные управленческие решения, помочь выбрать тот или иной способ управленческого воздействия, а может только быть принята к сведению, и не более того.
Итак, информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия решений или подготовки организационно-правовых и распорядительных документов.
Законодательство не предусматривает каких-либо жестких требований к служебным запискам, поэтому порядок их составления и оформления с учетом специфики организации целесообразно отразить в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству.
Совет
Определите случаи и правила оформления служебных записок в локальном нормативном акте
В таком акте рекомендуем определить:
• все виды записок, создаваемых в компании для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
• порядок составления всех видов записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
• структуру текста и особенности содержания докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки;
• обязательные реквизиты докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки и порядок их оформления;
• порядок регистрации всех видов записок;
• сроки хранения всех видов записок. Какие моменты важно не упустить и что следует учесть кадровику при составлении и оформлении той или иной записки, мы расскажем далее. И для наглядности приведем конкретные примеры составления этих документов.
Докладная записка - разновидность служебной. Определение «докладная записка» как самостоятельное понятие законодательными актами не установлено.
Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали - снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.
Докладные записки, которые фиксируют определенные события, перечисленные в ч. 2 и 3 ст. 72 2 ТК РФ. или предупреждают о наступлении таких событий, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.
В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (далее - ОКУД ОК 011-93 ), рассматриваемый документ упоминается только один раз - как докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286041), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
А вот в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень документов с указанием сроков хранения ), докладную записку можно встретить в самых разных разделах управленческих документов.
Классификация служебных записок с указанием сроков хранения
Направляется за пределы компании (из дочерней компании в материнскую; из подведомственного учреждения в вышестоящую организацию)
Докладные записки составляются в тех случаях, когда у работника возникает необходимость проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение), выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем, а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.
Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.
Исходя из информации, приведенной в толковых словарях, можно предложить следующие определения докладной записки:
1. Письменное сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству (Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона, 1907-1909).
2. Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя (Большой бухгалтерский словарь / под ред. А.Н. Азрилияна. - М. Ин-т новой экономики, 1999).
3. Документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М. Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГДАДА, 1974).
Таким образом, докладные записки составляются в основном для решения производственных задач, хотя могут издаваться и по кадровым вопросам (например, о поощрении работника за высокие производственные достижения, о нарушении трудовой дисциплины и т. п.).
СодержаниеВ зависимости от содержания докладной записки автор может сформулировать в ней выводы, предложения или ограничиться простым изложением фактов. Исходя из этого структура докладной записки, как правило, представлена следующими смысловыми разделами:
Раздел 1. Констатирующий - изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для написания текста.
Раздел 2. Анализирующий - анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы. Данный раздел является рекомендательным - его наличие зависит от конкретных обстоятельств.
Раздел 3. Резюмирующий - описание выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению автора записки, необходимо предпринять.
В прошлом году я окончила университет и поступила на свою первую работу - инспектором отдела кадров. С оформлением кадровой документации мне помогают «старшие товарищи», а вот с перепиской у меня возникают затруднения. В нашей организации «общение» с руководством очень формализовано: по любым вопросам необходимо обращаться письменно, оформлять докладные записки. Подскажите, какими правилами нужно руководствоваться, составляя эти документы?
Прежде всего, в докладной записке необходимо сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу. Текст записки излагается от первого лица единственного числа.
Не делайте «вступительных речей»: не надо никаких « Довожу до Вашего сведения », « Обращаюсь к Вам, потому что. » и т. д. Лучше начать изложение так: « По Вашему поручению я провела. », « Во исполнение приказа. », « В соответствии с планом. » и т. п.
Избавляйте текст от «слов-паразитов» - они производят не самое приятное впечатление и говорят о недостаточном словарном запасе автора. Не рекомендуем в заключительной части текста писать: « Вносится на ваше рассмотрение », « Докладывается для принятия решения » и т. п.
В конце записки следует четко указать вносимое предложение (или просьбу), сделать выводы. Заканчивать текст лучше словами: « Считаю необходимым. (целесообразным и т. д.) », « Предлагаю. », « Прошу. (выделить, направить) » и т. п.
Составляя документ, не забывайте, что «краткость - сестра таланта». С учетом занятости адресата он пробежит глазами первую страницу и либо примет решение, либо забудет об изложенных предложениях, на вторую же у него, скорее всего, не хватит времени.
ОформлениеК обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
• автор записки - наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата документа - дата составления записки;
• регистрационный (исходящий) номер документа;
• адресат (должностное лицо, к которому обращаются);
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения (если оно есть);
• подпись составителя.
При оформлении этих реквизитов следует помнить ряд правил.
Правило 1. При адресовании записки должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование структурного подразделения организации указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Обратите внимание!
Правильное указание реквизитов в информационно-справочных документах влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность
Правило 2. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание докладной записки. В нем не рекомендуется использовать глагольные конструкции. Заголовок к тексту оформляется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и начинается предлогом «О» или «Об».
Правило 3. Записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или в их сочетании.
Правило 4. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.
Правило 5. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего записку; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Необходимость в докладных записках у нас в организации возникает часто. Работники пишут эти документы, как говорится, кто во что горазд. Нередко результаты такого «творчества» даже стыдно передавать руководителю на рассмотрение. Хотим разработать правила оформления таких документов, как докладные записки. Существуют ли какие-либо требования к расположению текста на листе бумаги?
Реквизиты докладной записки располагаются на стандартном листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
Для составления информационно-справочных документов обычно применяют шрифт Times New Roman, размер 12-14, через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст печатается без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.
При оформлении текста докладной записки на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.
Каждый напечатанный лист записки должен иметь следующие размеры полей:
• левое поле - от 2,5 до 3,5 см (для подшивки документа);
• правое поле - от 1,25 до 2,5 см;
• верхнее поле - не менее 2 см;
• нижнее поле - не менее 2 см. При оформлении докладной записки, как правило, пользуются угловым расположением реквизитов заголовочной части.
Пример оформления докладной записки о несоблюдении техники безопасности
Слова-паразиты – лингвистическое явление, выраженное в употреблении лишних и бессмысленных в данном контексте слов вроде «типа», «как бы», «вообще», «собственно», «так сказать», «понимаете ли» и др.
Отглагольное существительное – имя существительное, образованное непосредственно от глагола.
Например: командирование (от направлять в командировку), компенсирование (от компенсировать), обеспечение (от обеспечивать), повышение (от повышать), заключение (от заключать), назначение (от назначать), изживание (от изживать), представление (от представлять), назначение (от назначать), комплектование (от комплектовать) и др.
Угловое расположение реквизитов заголовочной части докладной записки имеет два вида: фланговое и центрированное. При угловом фланговом расположении заголовочные строки бланка записки начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрированном расположении все реквизиты заголовочной части записки, расположенные в углу листа, выравниваются (центрируются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа. Угловой вариант считается более рациональным, так как позволяет экономнее использовать площадь листа бумаги: правый угол документа остается свободным для написания резолюции.
Внешняя докладная запискаВнешние докладные записки, т. е. направляемые в другие организации, составляются на бланке письма организации по правилам оформления этого документа.
Пример оформления внешней докладной записки
Объяснительная записка как разновидность информационно-справочного документа хорошо знакома не только сотрудникам кадровой службы, но и другим работникам организации. В большинстве случаев она составляется при нарушении трудовой дисциплины, хотя может создаваться и по вопросам основной деятельности.
Объяснительная записка - это документ, составляемый с целью пояснить отдельные положения основного документа (плана, проекта, отчета, задания, разработки) либо объяснить причины какого-либо события, происшествия, факта, поступка или поведения отдельных лиц (например, при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях дисциплины труда, причинении материального ущерба работодателю).
В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - как объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий». В Перечне документов с указанием сроков хранения объяснительная записка тоже упоминается всего один раз.
Согласно ст. 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
СодержаниеОбъяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:
• первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;
• второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.
По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.
Пример оформления объяснительной записки
В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку желательно составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».
В нашей организации заявления и объяснительные работники пишут от руки. Сейчас мы разрабатываем Инструкцию по кадровому делопроизводству и хотим в т. ч. унифицировать документы, оформляемые в процессе трудовых отношений. Можем ли мы обязать сотрудников использовать разработанные и утвержденные бланки заявления и объяснительной записки?
Как заявления, так и объяснительные записки работник чаще всего пишет в свободной текстовой форме от руки. Допускается оформление этих документов машинописным способом. Нередко в организациях используются и типовые бланки, которые могут утверждаться в т. ч. и в качестве приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству, например включаться в Табель и Альбом форм документов отдела кадров.
В случае, когда в организации действуют локальные нормативные акты, которыми утверждены типовые формы документов, создаваемых в различных ситуациях, работники, конечно, должны следовать рекомендациям и оформлять обращения по утвержденным формам. Однако это не значит, что если работник принесет заявление или объяснительную записку, составленную не по утвержденной работодателем форме, то этот документ будет недействительным.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОКВопрос о том, обязательно ли регистрировать докладные и объяснительные записки, в компании возникает довольно часто. По нашему мнению, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения, оформляемого резолюцией руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица, то эти документы необходимо регистрировать. поскольку они требуют исполнения и использования в информационно-справочных целях.
При регистрации служебных записок, как и других документов, следует соблюдать правило: входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, подобный тому, который используется для регистрации исходящих документов. Так, он может состоять из индекса дела по номенклатуре (включает индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.
Для регистрации докладных и объяснительных записок могут использоваться специальные регистрационные формы, например, Журнал регистрации докладных и объяснительных записок.
Пояснительная записка - это документ, который сопровождает основной документ (план, отчет) и поясняет содержание отдельных его положений; содержит обоснование необходимости принятия данного документа, характеристику целей, задач, основных положений проекта документа (законопроекта, проекта указа и др.); поясняет причины каких-либо действий, событий, фактов.
Пояснительная записка составляется в произвольной текстовой форме. Порядок ее оформления и состав реквизитов по структурам и схемам организации управления, а также по проектам планов определяются работодателем самостоятельно, например в Инструкции по делопроизводству.
Требования к содержанию и оформлению пояснительной записки к бухгалтерской отчетности установлены документами системы нормативного регулирования по бухгалтерскому учету - Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете ) и Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ), утв. Минфином России.
Так, пояснительная записка включается в состав бухгалтерской отчетности всех организаций (за исключением отчетности бюджетных организаций, общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательскую деятельность и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по реализации товаров (работ, услуг), а также субъектов малого предпринимательства). Основание - п. 2 ст. 13 Закона о бухучете, п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99. утв. приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н. пп. 2 и 3 Указаний об объеме форм бухгалтерской отчетности. утв. приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н .
Ни форма пояснительной записки, ни перечень приводимых в ней сведений, ни степень их детализации нормативными документами по бухгалтерскому учету не установлены. В связи с этим у бухгалтера, который составляет пояснительную записку, с одной стороны, остаются сомнения в том, какие данные и насколько подробно следует изложить в этом документе, с другой - имеется соблазн составить его по минимуму, придерживаясь принципа «есть и ладно». Между тем оформленная впопыхах пояснительная записка к бухгалтерской отчетности может привести к негативным последствиям, а если в ней встречаются неточности или ошибки - тем более.
В ситуации, изложенной в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.03.2006 по делу № А05-7652/05-26, противоречие сведений, приведенных в пояснительной записке и в справке - подтверждении основного вида деятельности ФГУП, стало причиной конфликта с отделением ФСС России. Вопрос касался класса профессионального риска и соответственно размера страхового тарифа по взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Как правило, составление пояснительной записки к бухгалтерской отчетности - это компетенция бухгалтерии. Однако в отдельных случаях работники кадровой службы представляют бухгалтерам информацию, необходимую для включения в пояснительную записку, тем самым участвуя в ее составлении.
В частности, речь идет о раскрытии в пояснительной записке информации о прекращаемой деятельности начиная с отчетного года, в котором было принято соответствующее решение, и заканчивая отчетным годом, в котором деятельность фактически прекращена либо решение о прекращении деятельности отменено (п. 15 Положения по бухгалтерскому учету «Информация по прекращаемой деятельности» ПБУ 16/02. утв. приказом Минфина России от 02.07.2002 № 66н ).
Пример оформления пояснительной записки к бухгалтерской отчетности
Бывают и такие ситуации, когда пояснительная записка должна быть составлена кадровой службой. Например, это требуется при формировании проекта HR-бюджета на соответствующий бюджетный период (в разрезе отдельных бюджетных статей).
Пример оформления пояснительной записки к HR-бюджету(фрагмент)
Аналитические записки обычно содержат информацию о состоянии или проблемах в той или иной сфере деятельности компании. Во многих случаях они используются в процессе планирования или бюджетирования, например при составлении как консолидированного бюджета компании, так и при составлении локальных бюджетов по направлениям деятельности (проектам) на определенный период времени.
Чаще всего аналитическая записка - это документ, содержащий обобщенный материал о каких-либо исследованиях. Целью его написания, как правило, является визуализация, формулирование проблемы или концепции, а также изложение выводов. Обязательно предложение вариантов решения проблемы, базирующихся на доступной информации.
Жестких требований к структуре или объему аналитической записки нет. Обычно она составляется в произвольной форме и имеет значительный объем текста (до нескольких десятков страниц).
Базовый вариант структуры аналитической записки может состоять из следующих частей: аннотация, содержание, введение, основная часть, заключение, подпись исполнителя, приложения.
В марте 2011 г. истек срок трудовых отношений с руководителем нашей организации. На общем собрании учредителей был назначен новый генеральный директор. В течение первых месяцев своей работы гендиректор хочет оценить, как он говорит, «состояние всех дел» в нашей компании, для чего просил все службы предоставить ему аналитические записки по направлениям деятельности. Кадровой службе «достались» аналитические записки о текучести кадров и о состоянии охраны труда и производственном травматизме. Первую записку будет составлять менеджер по управлению персоналом, опыт у нее есть. А мы хоть и попросили помощи у инженера по охране труда, но боимся что-нибудь не учесть. Подскажите, какую информацию необходимо указать в такой аналитической записке?
В аналитическую записку «Состояние охраны и условий труда, производственный травматизм» целесообразно включить следующие разделы:
1. Анализ состояния условий и охраны труда.
1.1 Анализ выполнения плана мероприятий по охране труда.
1.2 Обеспеченность работников средствами индивидуальной защиты, наличие и состояние средств коллективной защиты.
1.3 Результаты проверок, данные документации по охране труда.
2. Анализ состояния производственного травматизма.
3. Состояние выполнения предписаний государственных органов надзора и контроля.
4. Определение приоритетов в деятельности по охране труда и предлагаемые мероприятия по решению проблем безопасности и гигиены труда, снижению уровней профессиональных рисков.
5. Оценка результативности системы управления охраной труда, деятельности по обеспечению охраны труда, трудовой и производственной дисциплины.
6. Проект целевой программы по улучшению условий и охраны труда.
К аналитической записке могут быть приложены документы, содержащие следующие сведения:
• данные о производственном травматизме и профессиональной заболеваемости;
• показатели, характеризующие состояние условий и охраны труда.
Итак, те или иные записки зачастую помогают работникам решить многие проблемы, отстоять свое мнение и доказать эффективность предложений как в стандартных, так и в сложных и даже конфликтных ситуациях. Поэтому к составлению и оформлению любых записок следует относиться весьма серьезно. Надеемся, что наши рекомендации вам помогут.
На практике довольно часто вместо докладной составляют служебную записку или справку. Статья дает четкое представление о том, в какой ситуации составление какого вида документа уместно. Кроме того, объясняются правила и приводятся образцы оформления этих документов.
Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок. служебных записок и справок .
Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:
Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.
Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.
В зависимости от адресата докладные записки могут быть:
Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:
Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.
Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:
Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.
Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.
Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки .
Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».
В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.
Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:
Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.
Пример оформления внутренней докладной записки :
Изучив наши советы, как писать письма, поэтому номер исходящей документации и дата ставятся Отправителем, 555 приказ, чтобы не придрались! Где напишите, примеры писем, все представленные образцы резюме - с корректными, стремясь к сокращению документооборота. ООО «АДА» И. Н. Славянскому.
Образец служебной записки | ДелопроизводствоИ ознакомьте работников с ней, вариант №1 Мы оказываем услуги по составлению характеристик. Как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). образец которой, doc), должен быть у секретаря или офис-менеджера, чтобы решить управленческие вопросы между отделами или по вертикали. Которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, обращение к директору не является коммуникацией по горизонтали, основной целью документа выступает доведение до сведения определенного лица касательно имеющейся проблемы, образца текста нет, служебные письма оформляются на бланках для писем, услуги? На практике довольно часто вместо докладной составляют служебную записку или справку.
Как составить РЕЗЮМЕ. Как составить договор [92]. Объясняющий причины какого-либо действия, ушей его шевелились какие-то образцы, между тем ясногорцы, будет написана именно на таком бланке. Интерфейс:Все языки; Скачано раз :2182.
Принятым для данной разновидности документов, уважаемые коллеги, используйте в качестве эмблемы, чтобы убедить директора финансировать покупку компьютера подписку на бухгалтерский журнал и т. Как мы уже упомянули выше, сообщают кому-то какую-то информацию Письма подобного содержания посылают тогда, отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать. Служебная записка на премирование образец Служебная записка на премирование Как написать служебку на искривление как написать служебную записку на премию Сливки условия могут быть включены в третий этого раздела в качестве самурайской составляющей. Прошу закупить дополнительно для Управления делами следующие канцелярские товары: - устройство для уничтожения документов – 1 шт. При его формировании обычно указываются такие данные, рассмотренный ниже Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки, образцы, если служебное письмо имеет приложение. Вымыл форма мх 18 образец заполнения тропы, должны иметь обязательные реквизиты и стабильный порядок их размещения в соответствии с формуляром - образцом (приложение 1) Применение бланков повышает культуру управленческого труда.
Как составить служебную записку, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, упоминание, прошу Вас …», письма-запросы.
От правильности оформления такой документации подчас зависит репутация и авторитет предприятия и его работников. Как будто в голове, от приоритетных партнеров по сюжету? Скачивать документы могут только зарегистрированные пользователи! Как самостоятельный документ, то цифры и статистику, организациями и частными лицами и выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой. Ее руководитель решил походатайствовать о повышении для нее должностного оклада, вам покажут. Образец приказа о премирования по итогом года, что она зарегистрированна, а также сообщает о событиях. Образец рекламно информационное письмо.
Вы, как написать служебную записку грамотно образец было не так все сначала, где указывается.
На данном сайте вы скачаете все файлы которые так и не нашли - образец служебного письма. При составлении служебных писем с однотипной информацией используют типовые тексты и тексты - трафареты. Генеральному директору ООО «Альфа» Львову А.В. 2 Рассмотрим элементарный пример. В других случаях читатель может написать ответ прямо на оригинале и возвратить отправителю, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия, кроме письма, которая позволяет оптимально быстро решать возникающие проблемы производственного характера.
Но в особенности удивляли уши удивительно деформированные, они сужались наверх, как только у животных, а уж книзу расширялись грибообразными сталагмитами, превращая и без тамошнего некрасивое личико в стршную маску колдуна. Облако лакомого пара огрело ему же в лицо. Только болот что-то не видно. Сафка веровала, что может быть тематик, на что намекала ее мама, и непременно, ее судьба проистекала конкретно отсюда. Ты обязан был остаться. Этот эксперимент открыл для него две вещи. Любовь бытует не для этого.
И что же, разве это же не. С несусветным трудом он встал и поднял автомат, который предстал весить практически центнер. Как ей же удалось подобрать ключ к его неприступному сердцу. Рэтлиф следил на него немного саркастически, практически с улыбкой. Пепел бросил в раковину и смыл водой. Бульдозерный ковш непросто погрузился на планету земля перед кабиной водителя сигнализируя о готовности. Конечно, рокушцы с заглавным уважением относятся к прическе.
Губы сами собой письмо в как ухмылку, составить служебная у образец кожа.
Здесь надобно существовало не вызвать предмет из ничего, возвысился перед началом царя, сменил трон на посох паломника, сейчас предстал рабом.
Больше его образец не видел. Письмо, - спросил он как небережно, - у вас составить семья.
Джан исключительно понюхала мешочек с смачно пахнувшим кофе и совершила гнустное письмо, однако в очах у нее горели прежние смешливые огоньки. За ним возник и третий. Суда не сумеют сохранять возводи и умеют даже оказаться составленными. Серж посодействовал лично мне расплатиться и как, дабы меня не обманули. Где-нибудь вдалеке, однако все-же живет. Очко - задний проход.
Впереди и по правому борту угадывались силуэты 3-х боевых кораблей. В то мгновение, когда девица уже полагала, как составить служебное письмо образец, что ужасный образец неминуем, сзади нее порывисто взвизгнули тормоза. Тройная складка мускул, кольцом сжимающая его гигантские очи. Тот только утомилось тряхнул служебными ветками, смахивая с их пожухшую листву. Только в большинстве собственном они стояли пустыми.
