Рейтинг: 4.5/5.0 (1849 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Новое за 03 октября 2016
Договоры по тегам
Советы работнику офиса
Плохие привычки, которые способны стать хорошими
Почему вы не любите свою работу?
Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации листов. Требования к оформлению обложки закреплены ГОСТ 17914 – 72.
Для изготовления обложек применяется только картон. Корешок обложки должен быть гибким, шириной 40 мм. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела.
При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел:
При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Дополнительно проставляются:
На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации.
Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.
На обложке дела обязательно указывается дата дела, т.е. год заведения и окончания деля в делопроизводстве. Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их дата отражается в заголовках дел. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначается арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела и срока хранения дела (переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации).
При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой определяют отсутствие дел согласно номенклатуре или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивным работником предприятия. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации. Приложение 1 к п. Работа с электронными документами. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам. Для учета документов дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения и документов по личному составу 75 лет составляется внутренняя опись. Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий. Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.
На дела временного менее 10 лет хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. Если объем переписки небольшой, то заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив дела постоянного, временного свыше 10-ти лет хранения и по личному составу. оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив - скачать бесплатноДело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Затем составляется сводная номенклатура дел. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи. Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов.
Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен Конституцией РФ и федеральными законами врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений и т. Номенклатура дел В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. При формировании дел с перепиской решающим фактором является ее объем. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив.
Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи. Следует учитывать, что для организаций — источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.
Posted on 08.05.2015 by admin Комментарии к записи Дело оформление — обложка дела — отключены
Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще. а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.
В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны. Так что представьте. что их вообще не существует. когда оформляете обложку при заведении дела ( далее обязательно будет образец).
Когда необходимы выделенные элементы обложки? Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела. коды организации и архива. куда поступят ваши документы. У нас в городе. например. при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место. затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.
Не хочу долго утомлять вас теорией. Просто посмотрите. как правильно оформляется обложка дела на представленном образце. Вам необходимо использовать все приведенные элементы. они все являются обязательными.
Обложка дела — образец оформления переписки
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ « БУГОРОК»
(ООО « Бугорок»)
ДЕЛО № 05−24 ТОМ № 1
Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному ( персонифицированному) учету и назначению пенсий
18 января 2012 г.
26 июня 2012 г.
На 242 листах
Хранить 5 лет
ст. 906
Обложка личного дела — образец надеюсь также вам будет полезен.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО « ПРИЛИВ»
(ОАО « Прилив»)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 05−28
Карапузов Максим Андреевич
06 апреля 2007 г.
17 августа 2012 г.
На 44 листах
Хранить 75 лет ЭПК
ст. 656 б
При оформлении обложки дела не пропускайте наименование структурного подразделения. Если дело передается в другой отдел. то ниже указывается новый. старый берется в скобки.
Индекс дела. заголовок. номер статьи и срок хранения уточняйте по номенклатуре дел. Крайние даты — обычно это даты самого раннего и позднего документов. Кстати. крайними датами личного дела будут даты регистрации приказа о приеме и приказа об увольнении. хотя в деле будут документы с более ранней датой.
Очень удобно. когда корешок обложки также содержит информацию. чтобы с легкостью можно было понять какая именно папка вам нужна из множества рядом находящихся на полке. Точной формы для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству говорят только о необходимости указания цифрового обозначения дела. Я так понимаю. здесь речь идет об указании индекса дела по номенклатуре.
Поэтому в зависимости от обстоятельств ( размера самого корешка. достаточного вам для работы объема информации о деле и т. д. ) в текущем делопроизводстве корешок папки можно оформить по следующей примерной форме:
Приказы о командировках
Думаю. что теперь вполне достаточно информации для правильного оформления обложки дела.
** Если вам необходима ПОМОЩЬ ЮРИСТА. получите online консультацию сейчас.
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 74 комментария
Post navigationВ период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2. В первую очередь возникает два вопроса — какие документы требуется подготовить и за какие годы. Специалисты структурных подразделений организации несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с ними. Каждое дело том вносится под самостоятельным порядковым номером. Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело дела. Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где имеется достаточное количество мест хранения шкафов, сейфов, стеллажей и т. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов например: 37, 37а, 37б и т. Документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. Другие сотрудники предприятия не имеют доступ к этому сейфу.
Глава 2. Номенклатура дел - Делопроизводство для секретаряВ архив организации передаются дела постоянного, временного свыше 10-ти лет хранения и по личному составу. Документы, поступающие на предприятие по каналам электронной почты или созданные в таком электроном офисе, уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив. Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела часто совпадает с составителем и принимающий дела с указанием должностей. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов. Основные требования к формированию дел 1.
Образец оформления обложки дела. Информационные технологии позволяют обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения; индекс дела по номенклатуре; заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле; крайние даты дела самая ранняя и самая поздняя даты ; количество листов в деле; срок хранения дела если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись. Если делопроизводство грамотно организовать, секретарю не придется, нервничая, разыскивать срочно понадобившийся документ во всех папках и ящиках стола.
В случае обнаружения нарушений они устраняются. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме приложение 2.
Совместные заседания
секций перинатальной
психологии РПО и
перинатальной
психотерапии ППЛ
Профессиональная
психотерапевтическая
лига (ППЛ)
Российское психологическое
общество (РПО)
Профессиональное
медицинское объединение
психотерапевтов, психологов
и социальных работников
(МОП)
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения. Документы со сроком хранения до 10 лет можно не подшивать в твердую обложку и не нумеровать листы. Образец обложки архивного дела утро туманное ноты скачать, сканов монастырь, правила оптовой торговли лекарственными средствами.
Включаете это дело в годовой раздел описи за 2007 год (всегда по первой дате). Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Я читала, что к оформлению обложки личного дела предъявляются определенные требования, даже видела образцы.
При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются крайние номера приказов, протоколов и т. Если нет номенклатуры дел, то как нумеровать дела? Скажите, пожалуйста, если, например у организации мало поставщиков, можно ли договоры подшить за 2 года? Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.
В первую очередь возникает два вопроса какие документы требуется подготовить и за какие годы. Рейтинг: 72 / 100
при: 54 голосах.
Другие новости по теме:
В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.
Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.1.
Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.
Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:
Вопрос: Как правильно оформить обложку личного дела работника? Какими нормативными правовыми актами регулируется этот вопрос? Допускается ли наклеивать на обложку дела лист бумаги с напечатанными на нем реквизитами обложки?
Ответ: Требования к оформлению дел, в том числе личных дел, содержатся в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь", и Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 N 5. Особенности оформления личных дел содержатся в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 N 2 "Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников" (далее - Инструкция N 2).
Указанные нормативные акты предусматривают оформление дел в два этапа: при заведении в делопроизводстве и при передаче в архив.
При заведении в делопроизводстве производится частичное оформление дела, которое включает оформление реквизитов обложки дела. На обложке личного дела согласно приложению 4 к Инструкции N 2 указываются:
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
индекс дела по журналу (книге) учета личных дел;
заголовок дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже);
дата начала (заведения) дела (указывается дата приказа о приеме на работу);
срок хранения дела (75 лет).
В процессе подготовки личных дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их обложек. При этом в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения. Прежде всего, если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялись в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение) (например, при реорганизации или ликвидации организации (структурного подразделения)), на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки. Например:
Комитет по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив)
(Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (Госкомархив))
Государственное учреждение
"Белорусский научно-исследовательский центр
электронной документации"
В данном примере старое название вышестоящей организации "Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь" заключено в скобки, а новое название "Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь" дописано выше.
После этого на обложке проставляется дата окончания личного дела, которой является дата приказа об увольнении работника. Например:
Начато: 29.03.1999
Окончено: 15.08.2004
Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа-заверителя дела, оформляемого при подготовке дела к передаче в архив.
Пример оформления обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив:
Ф. <*> ____________
Оп. ____________
Д. ____________
Комитет по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив)
(Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь (Госкомархив))
Государственное учреждение
"Белорусский научно-исследовательский
центр электронной документации" (БелНИЦЭД)
Личное дело N 115
Иванов Иван Иванович
Начато: 29.03.1999
Окончено: 15.08.2004
На 42 листах
Хранить 75 лет
Ф. <*> ____________
Оп. ____________
Д. ____________
--------------------------------
<*> Ф. (фонд) - указывается номер фонда; присваивается государственным архивом, источником комплектования которого является организация; в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, не заполняется;
Оп. (опись) - указывается номер сводной описи, в которую включено дело; проставляется в архиве организации;
Д. (дело) - указывается номер дела по сводной описи; проставляется в архиве организации после составления соответствующего годового раздела сводной описи дел.
Указанные реквизиты оформляются на обложке дела в левом нижнем и правом верхнем углах.
Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не запрещено наклеивать на обложку дела лист бумаги с отпечатанными на нем реквизитами обложки.
А.Е.РЫБАКОВ,
директор учреждения
"Белорусский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела",
кандидат исторических наук
«Архивный переплет дела», т.е. дело со сформированными архивными документами, является результатом выполнения работ по оформлению дел в процессе подготовки их к последующему хранению и использованию в архиве организации (или просто к архивному хранению, если архива в организации нет).
Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела (состава и содержания находящихся в нем документов) на обложке дела, т.е. оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, т.е. подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению (подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив). Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или, в крайнем случае, приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных в делопроизводстве дел, предназначенных для архивного хранения.
В зависимости от сроков хранения документов может проводиться или полное, или частичное оформление дел:
Установленные формы внутренней описи документов дела (единицы хранения) и листа-заверителя дела можно найти в:
Правила систематизации документов внутри дела, их нумерации и описания на обложке дела подробно рассматриваются в этих же нормативно-методических документах.
Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (брошюровке, переплету) все металлические скрепления документов (скрепки, скобы степлеров) должны быть удалены.
Требования к картону обложки и форме описания дела на обложке (расположению элементов описания) установлены ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», срок действия которого был продлен до 1985 г. и который без дальнейшего пересмотра фактически продолжает действовать до настоящего времени. См. Рисунок 2.
Так, картон, который применяется для обложки, должен быть толщиной от 0,35 до 1,5 мм (эти требования соблюдают архивные компании, которые оказывают аутсорсинговые услуги архивно-технической обработки документов), корешок обложки должен быть шириной 40 мм (т.к. толщина дела – примерно 250 листов документов, что и составляет 4 см), а форма обложки дела по данному ГОСТу рекомендуется в настоящее время и в Методических указаниях (приложение № 25).
Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, т.е. подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, но лучше всего использовать специальные устройства для брошюровки (переплета), которые имеются на рынке средств оргтехники.
Особое внимание необходимо уделить технике «архивного сшива», т.е. вопросу ремесла:
Порядок движения нити при прошивке пачки-дела
Так получается «архивный сшив» документов дела на 4 прокола, который может быть оставлен без корешка, только с картонной обложкой при частичном оформлении дел. При полном оформлении дел этот «архивный» сшив подлежит профессиональному переплету с оформлением корешка дела (из коленкора или иных специальных материалов), на котором в архиве будут проставлены поисковые реквизиты – номер фонда, описи, дела и тома дела.
Подобным «архивным сшивом» на 4 прокола (с картонной обложкой и даже без переплета) рекомендуется также прошивать дела с первичными бухгалтерскими документами дня, книги покупок и книги продаж (со счетами-фактурами) и т.п. документами, которые имеют в основном пятилетний срок хранения.
Форма описания дела на обложке
Наталья А.. 26 февраля 2014 08:37
Сдаю документы постоянного срока на архивное хранение, по ходу возник ряд вопросов (столкнулась со многими тонкостями, о которых ничего не знала до этого). Пересмотрела в сети Интернет много статей, но хочу особо отметить данную статью, которая смогла дать ответы практически на все мои вопросы. В частности возникал вопрос, как именно продевать нить в отверстия, выражаясь примитивным языком. В данной статье представлен вязуальный ряд, наряду с текстовым описанием. Благодарю за компетентную статью!
