Карточная форма регистрации документов образец

Марат Степанов
Это ИМЕННО репетиция принятия печати антихриста.

Людмила Лихачева
Просто церковь лишают некоторых хитрых способов отмывать деньги. Поэтому они протестуют против нововведений. На Вавилоне Великом давно эта печать стоит, только с идентификацией ничего общего не имеет Это развитие цивилизации. Близко уже.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Полина Герасимова (Мск)
за правильный ответ, мы активируем ваш мобильник на 200 рублей! одного чудилу посадили на 15 лет в тюрягу

Марат Степанов
Так не интересно, ответы не оригинальны, а вот мои: авизо, нескл. сущ. ариозо, нескл. сущ. долорозо, нареч. изо, предлог [без удар.]; изо, сокращ. лакримозо, нареч.(скорбно) ламентозо, нареч. (жалобно) мафиозо, сущ. нескл. м. маэстозо.

Людмила Лихачева
сизо железо пузо Карузо авизо железо, пузо, авизо,KENZO Железо, пузо, авизо (бухгалтерский термин). авизо пьезо ариозо мафиозо маэстозо шизо, пузо, сизо И не жаль тебе доллара было. Железо Сгоревший Лазо пузо Железо и пузо.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Вера Никифорова (Мск)
Почему у нас в России вечно всё через ж***? ". я другой такой страны не знаю".

Марат Степанов
Менталитет.щас все жадные,грубые за себя думают только,в Украине тоже самое так.

Людмила Лихачева
у россии особенное предназначение Всё через президента говорите. ахахах Война без фронта Борис Морозов Пришла весна, а с нею май. Мы славим наших ветеранов. Вновь на Арбате крепкий чай пьём из.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Макар Лебедев (Москва)
я не знаю, как дальше жить с этим одиночеством?

Марат Степанов
ты представить себе не можешь как круто быть одному лучше быть ни с кем, чем с кем попало. тебя больше угнетает безделье. не более того

Людмила Лихачева
Меняться. долго читать, но ты не ожинок Почему у тебя нет друзей и знакомых? Может дело в тебе? Посиди, подумай, исправь что то в себе, может тогда к тебе люди потянутся ну тыже не страшная? Найдите себе похожего на вас друга (.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Амелия Попова (Мск)
Что такое. по-вашему, заблуждение? Приведите, пожалуйста, пример:-)

Марат Степанов
Заблуждение это нечто противоположное истине Но что парадоксально, так это то, что иногда заблуждение становится истиной и наоборот) Чаще всего заблуждаемся. поверив Но и счастливы мы именно в своих заблуждениях Пример. Ну хотя.

Людмила Лихачева
ни малейшего понятия Вера в Бога это заблуждение Вспомнился анекдот - Научный эксперимент: отрываем у таракана две ноги, затем свистим, таракан бежит. Отрываем четыре ноги, свистим: таракан пытается убежать. Отрываем, наконец, у таракана.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Регистрируются все документы, требующие: - учета - исполнения - использования в справочных целях. Не подлежат регистрации: - Сообщения о заседаниях, собраниях и повестки дня - Графики, наряды, заявки - Учебные планы, программы

- Рекламные извещения, плакаты, программы семинаров - Прейскуранты, прайс-листы - Поздравительные письма - Пригласительные билеты - Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги) - Формы статистической отчетности - Корреспонденция с пометкой «лично» - Объяснительные записки. Регистрация может проводится централизованно (в канцелярии), децентрализованно (в структурных подразделениях), в смешанной форме (часть документов регистрируется в канцелярии, часть – в структурных подразделениях)

Формы регистрация документов: журнальная и карточная. Журнальная форма регистрации документов –книга с разграфленными страницами.

Карточка изготавливается из бумаги формата А5(148 х 210) или А6 (105 х 148) Для регистрации документов можно использовать карточки различного цвета (каждая группа документов имеет свой цвет, цветовую полосу по верхнему полю или по диагонали).

вместе с документом.

в данной системе

в которую заносятся

номер в соответствии

из среды текстового

на первых листах

или на отдельных

в нем информацией.

не один, а несколько

состав и содержание

задачу их поиска

в архив организации

вместе с документами

год. Они являются

слабым в службах

сразу же передает

70 % от общего объема

на оплату, товарные

акты об оказании

услуг и доверенности,

с помощью программы

в год) - относятся

а так же договора:

и с организациями,

работу по документам

от вида документа,

автора и возрастают

в пределах года

для учета, поиска

по заполнению Название

вида документа Заполняется

не заполняется Автор

При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г.

Если в организации внедрена СЭД, то

регистрация документов обязательно должна производиться в системе. Без

выполнения данного условия (создания и заполнения РК документа) не получится

автоматизировать в СЭД дальнейшую работу с документами. В настоящее время СЭД используются не во

всех организациях. Некоторые организации на начальном этапе формирования

системы делопроизводства не могут позволить себе приобретение и внедрение СЭД

или думают, что СЭД им не по карману. Но ряд СЭД (не все) позволяют внедрять их

на первом этапе можно купить несколько рабочих мест СЭД только для работников

службы ДОУ, автоматизируя некоторые процессы делопроизводства (в т.ч.

регистрацию документов) в службе ДОУ, или рабочие места для работников службы

ДОУ и работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных

подразделениях. Далее можно автоматизировать больше функций делопроизводства, к

тому же при таком внедрении пропадет потребность в повторной регистрации

документов, поступающих в структурные подразделения.

Электронные журналы регистрации удобнее

всего вести в табличном процессоре MS Excel.

Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д.

Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать

на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству.

Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub. html,

а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату.

Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!

Если возникла проблема

Регистрация документов. Регистрационные формы и их заполнение

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

- учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;

- контроль их исполнения;

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

- проставление отметки на документе;

- заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следующие сведения:

- дата получения и входящий индекс (номер);

- дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;

- автор (корреспондент), то есть чей это документ;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция (срок исполнения, исполнитель);

- ход исполнения (отметки о контроле);

- номер дела, куда подшит документ после исполнения.

Индексация документов - присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначении) при регистрации.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и электронная.

В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год используются журналы для регистрации всех видов документов.

А.И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бу­мажных

носителях // Секретарское дело.— 1999. — № 3, с. 30.

регистрационного журнала обычных входящих доку­ментов проста и может иметь

такие графы: Журнальная система удобна и в том случае, когда в

органи­зацию поступает очень незначительное количество документов. Для

организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации

в настоящее время не применяет­ся (устарела), так как имеет ряд существенных

запись в журнал ведется в последовательности поступления документов,

регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве

посту­пивших документов процесс регистрации занимает значи­тельное время, что

естественно приводит к задержке даль­нейшей работы с документом; • журнальная

система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как

данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных под­разделениях,

куда он передается для исполнения, и доку­мент регистрируется повторно во всех

отделах, через кото­рые проходит.

Формы регистрации документов

Форма регистрационного журнала обычных входящих доку­ментов проста и может иметь такие графы:

Журнальная система удобна и в том случае, когда в органи­зацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяет­ся (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

• поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве посту­пивших документов процесс регистрации занимает значи­тельное время, что естественно приводит к задержке даль­нейшей работы с документом;

• журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных под­разделениях, куда он передается для исполнения, и доку­мент регистрируется повторно во всех отделах, через кото­рые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных фор­мах журналов;

• журнальная система регистрации делает практически не­возможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

• при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявле­ния документов, срок исполнения которых истекает на оп­ределенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в орга­низациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распростране­ние в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизвод­ство с разработкой ЕГСД.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

• карточки можно изготовить в необходимом количестве эк­земпляров и, следовательно, отпадает необходимость в по­вторной регистрации документов в структурных подразде­лениях;

• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким обра­зом, карточная система регистрации обеспечивает инфор­мационно-справочную работу;

• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводствен­ного обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК — регистрационно-контрольной карточ­ки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148×210) или А6 (105×148):

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно ис­пользовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верх­нему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном ре­жиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой кон­трольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных кар­точек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справоч­ные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Есте­ственно, что создание и ведение больших картотек — это трудо­емкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учрежде­ниях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудо­емкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в.
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

Регистрация документов

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

- поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

- журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;

- журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительную дату получения документа;

- при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась. [6]

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале ХХ в. И находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД. [11]

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

- регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

- карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

- карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу:

- карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов. [2]

Форма карточки (РКК регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Рисунок 1. Лицевая сторона карточки

Рисунок 2. Оборотная сторона карточки

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210) или А6 (105х148):

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения карточной систему регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольный картотеке и справочной картотеке. [2]

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтоб экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастает до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших карточек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий. [6]

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

- автоматический контроль за исполнением документа;

- возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

- возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию. [7]

Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения. [2]

Обработка и систематизация больших массивов документов - неотъемлемые элементы деятельности любой организации (учреждения, предприятия). Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.

В наше время, с появлением персональных компьютеров, делопроизводство стало более организованным. Компьютеры облегчают работу и ускоряют процесс документооборота. Так же они упростили формирование дел и оформление документов. С помощью офисной техники можно быстро доставить документ адресату, сделать копию и т.д.

Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

документ регистрация электронный конфиденциальный

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие - М. ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009. - 268 с.

2. Делопроизводство: учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М. ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 359 с.

3. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 6-е изд. испр. - М. Издательство «Омега-Л», 2009.

4. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления / Под ред. Ю.А. Панасенко - 2-е изд. испр. - М. РИОР, 2009

5. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 6-е изд. испр. - М. Издательство «Омега-Л», 2009.

6. Кирсанова М.B. Современное делопроизводство: Учебное пособие, 4-е изд. - М-Новосибирск: ИНФРА-М - Сибирское соглашение, 2008.

7. Непогода, А.B. Семченко П.А Делопроизводство в организации (подготовка, оформление и ведение документации) - М. Издательство «Омега-Л», 2008.

8. Охотников А.В. Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения. Виды, функции документов. Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов - М: ИКЦ МарТ, 2004.-657 с.

9. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие для студентов. - М. Издательский центр «Академия», 2009.-176 с.

10. Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие, 2-е изд. стереотип. - М. МГИУ, 2008.

11. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М. ИНФРА-М, 2009.

Размещено на Allbest.ru

Формы регистрации документов и порядок их заполнения

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная (Рисунок 6.3).

Рисунок 6.3. Организация контроля исполнения

В небольших организациях (учреждениях) применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата отправки документа

Краткое содержание документа (заголовок)

Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел

Администрация Минской области

О совместно проведении региональной конференции

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс (номер) документа

Краткое содержание документа (заголовок)

Резолюция и кому направлен документ

Отметка об исполнении

Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала «Правоведение»

Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2001

Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2001

Рисунок 6.4. Примерный вид форм журналов регистрации
исходящих и входящих документов

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки – регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определено в организации (учреждении) и утверждено в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Регистрационные формы, Журнальная форма регистрации, Карточная форма регистрации документов - Делопроизводство - Студенческая библиотека онлайн

В учреждениях применяются три формы регистрации документов - журнальная, карточная и автоматизированная, с помощью компьютера.

Журнальная форма регистрации используется на украинских просторах со времен правления Петра i. Введена в Российской империи Генеральным регламентом в 1720 году. С того времени журнальная форма регистрации не претерпела принципиальных изменений. И до сих пор эта форма имеет много сторонников, которые видят в этом доказательство ее практичности и простоты.

Однако такую форму регистрации рекомендуется применять только в небольших учреждениях, с документооборотом 500-600 документов в год.

Этим учреждениям, как правило, присуща одна организационная дистанция выполнения, то есть документ после рассмотрения руководителем попадает до непосредственного исполнителя, дела формируются централизованно. Для таких учреждений журнал может обеспечить все три задачи регистрации: учет, контроль, поиск документов.

В журналах регистрации должно быть предусмотрено графы, содержащие основную информацию о документе (см. приложение 47).

Журнальная форма регистрации целесообразна также в тех случаях, когда учет документов играет первостепенную роль. Речь идет об учете документов, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера, например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков и т.д.

Во всех других случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. Журнальная форма регистрации масс существенный недостаток - в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании этой регистрационной формы приходится заводить отдельные журналы для регистрации входящих, исходящих и распорядительных документов, а также вести записи вручную.

При журнальной форме документы многоступенчатого исполнения регистрируются несколько раз (в службе делопроизводства, в приемной руководителя, приемных заместителей, группе контроля, структурных подразделениях).

Если в учреждении применяется журнальная форма регистрации, то журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в т. ч. с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

Карточная форма регистрации документов получила распространение в большинстве развитых стран в начале XX века.

Единая государственная система делопроизводства (ЄДСД), внедрена в СССР в 1975 г. предусматривала введение в учреждениях с документооборотом свыше 600 документов в год карточной формы регистрации документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК). Такая карточка заполняется машинописным или рукописным способом, на сегодня, как правило, - с помощью персональных компьютеров. Карточная система регистрации документов более удобна, ее преимущества по сравнению с журнальной бесспорны.

Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки. Количество экземпляров карточек определяется учреждением и зависит от централизации организации делопроизводства, количества исполнителей документа и справочных картотек и т.д. Обычно распечатывают три экземпляра карточек: два размешивают в справочной и контрольной картотеках, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей больше и справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, то количество карточек увеличивается.

Карточки можно группировать по какому-либо принципу: за авторами, корреспондентами, темой затронутых вопросов, видам документов, регистрационными номерами, датами, сроками исполнения, исполнителями. В журнале же запись ведется исключительно в хронологической последовательности, в порядке поступления документов.

При карточной форме регистрации может быть создано такое количество карточек, которая обеспечит все картотеки и освободит от регистрации те структурные подразделения, куда документ поступает на рассмотрение, исполнение, для контроля. Карточная форма регистрации дает возможность создать качественно новый аппарат по контролю за сроками исполнения документов. При такой форме регистрации возможно применение средств механизации и автоматизации. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Бланки регистрационной карточки могут изготавливаться типографским способом или с помощью средств оперативной полиграфии. В случае заполнения карточек на компьютере их можно распечатать на принтере. Карточки изготавливаются на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Регистрационная карточка - единственная для входящих, исходящих и внутренних документов - составляется по установленной форме (см. приложение 48).

Основным принципом регистрации документов при карточной системе является принцип одноразовости, то есть каждый документ регистрируется в учреждении только один раз. Исключается повторная регистрация с целью создания учетного, контрольного, справочного аппарата к документам. Все эти задачи должны решаться одновременно.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Регистрация документов

Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима: а) для обеспечения сохранности документов; б) для удобства поиска документов; в) для учета и контроля исполнения документов,

Формы регистрации документов. централизованная, децентрализованная, смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая их которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; контракты коммерческие; документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое был подшит документ или его копия.

Виды регистрации. журнальная, карточная, компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежная при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск.

Журналы регистрации включает следующие графы: номер документа; дата документа; дата поступления; автор документа (отправитель); адресат (получатель); количество листов документа; резолюция; исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела; имя файла; примечание.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. д. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.

Компьютерная регистрация наиболее оперативный и удобный вид регистрации, так как позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток — возможна потеря информации по техническим причинам.

Примерный список нерегистрируемых документов: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, печатные издания, извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний и т. п.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:

• учет документов,
• контроль за их исполнением;
• справочную работу по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
информационные материалы, присланные в копии для сведения;
поздравительные письма и телеграммы;
прейскуранты;
пригласительные билеты;
программы конференций, совещаний;
рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз. создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• код по тематическому классификатору;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений;
• должностное лицо, поставившее документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект, версия);
• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.