Шпаргалка для кадровика: формулировки записей при увольнении работника

Одна из трудностей, возникающая при заполнении трудовой книжки, – правильность формулирования причины увольнения работника. Казус заключается в том, что в данном случае Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69, может противоречить нормам Трудового кодекса.

Например, при увольнении по собственному желанию Инструкция рекомендует сделать следующую запись: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Однако запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона. При этом делается ссылка на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи (ст. 84.1 ТК РФ). А пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса звучит так: «Расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 настоящего Кодекса)». Получается, что правильно запись об увольнении должна выглядеть следующим образом: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Как видите, при этом не только дается другая формулировка причины увольнения, но и в ссылке на пункт Трудового кодекса добавляется часть статьи.

В Таблице 2 приведены примеры наиболее распространенных формулировок записей при увольнении работников, которые, по нашему мнению, соответствуют положениям Трудового кодекса. А на какую статью сослаться при внесении записи в трудовую книжку, можно посмотреть в Таблице 1.

Основание прекращения трудового договора

Заполнение и выдача трудовой книжки при увольнении

Заполнение и выдача трудовой книжки при увольнении

• проработавшего в организации свыше 5 дней. в случае,
• если работа в этой организации является для работника основной .

Документом, подтверждающим время работы у работодателя - физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, является письменный трудовой договор. Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст.309 ТК РФ ).

• в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона
• и со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

• трудовую книжку
• и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой
  • копии приказа о приеме на работу,
  • приказов о переводах на другую работу,
  • приказа об увольнении с работы;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате,
  • о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование,
  • периоде работы у данного работодателя
  • и другое.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст.84.1 ТК РФ ).

Оформление и заполнение трудовой книжки

9 мая 2014, просмотров: 3150, Раздел: Документы

Сегодня мы рассмотрим довольно интересную тему, а именно оформление и заполнение трудовой книжки. Все записи в книжке прописываются без сокращений и аббревиатур, каждая имеет собственный порядковый номер. Все даты записываются только арабскими цифрами: месяц и число – 2 знака, год – 4 знака.

Заполнение трудовой книжки

Шаг 1 - Заполнение 1й страницы трудовой книжки. Если записи уже имеются, необходимо их проверить на правильность.

1. ФИО по паспорту.
2. Дата рождения (арабскими цифрами).
3. Образование (полностью и прописью).
4. Специальность (именительный падеж) в соответствии с документом об образовании.
5. Дата заполнения книжки.
6. Подпись с расшифровкой.
7. Печать предприятия.

Шаг 2 - Ставиться штамп организации (данные прописать) перед тем, как проставляется запись о приеме на работу. После заполняются графы:

1 гр. - № записи по порядку.
2 гр. – дата записи (цифры арабские).
3 гр. – данные о приеме на трудовую деятельность, увольнении, переводе, переименовании организации или отдела без сокращений по приказу или распоряжении. Если работник был уволен, нужно указать собственную должность, поставить подпись и обязательно ее расшифровать, а так же ставить печать предприятия. В обязательном порядке должна проставляться подпись владельца книжки.
4 гр. – основание для записи (распоряжение, приказ, протокол), № документа и дата арабскими цифрами.

Шаг 3 - Сведения о государственных почетных наградах и грамот. Все должно соответствовать приказу. Денежные премии в трудовую книжку не вносятся.

Шаг 4 - Если работник желает можно оформить запись в книжке по совместительству. Данные действия делаются исключительно в отделе кадров по месту работы. Стоит обратить внимание на:

1. Не проставляйте запись о приеме работника на трудовую деятельность в книжке не раньше, чем через 5 дней вслед за, тем как прописывается дата приема.
2. Нельзя дальше прописывать записи о трудовой деятельности в разделе «Информация о награждениях».

Это следует знать! В графе № 2 проставляется только дата приема сотрудника на работу, а не сама дата заполнения книжки. На практике эти даты очень часто путают.

Информация о награждениях, которая заполняется в трудовой книжке:

• Награждения государственными наградами (почетные звания),
• Награждения почетными грамотами (присвоение званий, нагрудные значки, дипломы, почетные грамоты),
• Другие поощрения, которые предусматривает законодательство РФ.

Записи об увольнении в трудовой книжке

Записи об увольнении прописываются в книжке согласно соответствующему распоряжению (приказу) работодателя в тот день, когда состоялся факт увольнения, все записи должны совпадать с текстом приказа. Если трудовые отношения прекращаются в независимости от обеих сторон, в книжке прописывается запись на каких основаниях прекращен трудовой договор + ссылка на соответствующую статью 83 ТК РФ. При увольнении по причине перевода сотрудника на иную работу к другому нанимателю, в №3 графе «Информация о работе» прописывается в каком именно порядке осуществляется перевод (с согласия работника или по его просьбе). Если трудовые отношения прекращаются по причине перехода сотрудника на выбранную работу к другому нанимателю в иную организацию, в таком случае в книжке уволенного сотрудника делается определенная запись: «Уволен по причине перехода на другую должность (работу) в другую организацию (указывается наименование)».

Администрация предприятия обязана работнику выдать его трудовую книжку со всеми внесенными в нее необходимыми записями об факте в увольнения в день непосредственного увольнения.

Существует масса нюансов вовремя оформление и заполнение трудовой книжки, мы постарались рассмотреть самые основные.

Сделай доброе дело, поделись с друзьями:

Кадровый портал КАДРОВИК

Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

Интернет-площадка для общения, обмена опытом и профессионально значимой информацией в сфере кадрового менеджмента.

Официальный сайт Национального союза кадровиков

Ежемесячное издание профессионального сообщества специалистов по персоналу.

Официальный печатный орган Национального союза кадровиков.

Запись в трудовой книжке об увольнении за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения (Образец заполнения) - образец РБ 2016

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 05 октября 2016

Почему вы не любите свою работу?

Правила ведения

Ведение трудовых книжек обязательно для всех, кто нанят на работу на срок от 5-ти дней. Это правило также касается временных сотрудников и «сезонщиков». Исключение распространяется на предпринимателей, которые являются единственным сотрудником своего ЧП, а также совместителей и лиц, нанятых по трудовому договору.

Трудовая книжка признана основным документом работника, который хранит в себе записи обо всех трудовых достижениях специалиста и его трудовом стаже. Ее можно назвать своеобразным портфолио трудящегося человека, благодаря которому работодатель получает неопровержимые подтверждения трудового опыта и квалификации кадра.

Возникла проблема? Позвоните юристу:

8 (800) 333-45-16 доб. 187 (звонок бесплатен)

Если вы поступаете на свое первое рабочее место, работодатель обязан приобрести подобную книжку за свой счет и в дальнейшем заниматься ее ведением и заполнением. Обычно это становится прямой обязанностью отдела кадров. Хранение данного документа строгой отчетности также является обязанностью руководителя предприятия — местом хранения обычно выбирают надежный сейф или несгораемый шкаф.

Трудовую книжку запрещено выдавать работникам на руки, поэтому в случае необходимости используют выписки. Если вам понадобилась ваша трудовая, отдел кадров обеспечит вас выпиской, которая по юридической силе будет равна самой книжке.

Правда, в этом случае сотрудники отдела кадров должны сделать соответствующую пометку на титульном листе. Все это вызвано законом, по которому работник не имеет права выносить трудовую книжку за пределы предприятия. Исключение делают лишь для тех, кто уже разорвал свои деловые отношения с компанией.
Если ваш главный документ работника уже исписан от корки до корки, это отнюдь не значит что вам необходимо заводить новую. Такое часто случается с людьми, которые заключают множество трудовых договоров. Это делается для того, чтобы работодатель использовал некоторые лазейки в законодательстве — например, освободил себя от выплаты обязательных отпускных, премий и т.д. Когда места в книжке больше нет, заводят специальные вкладыши. Правила заполнения остаются те же, что и в случае с трудовой книжкой.

Не стоит забывать, что совершать все операции с трудовой книжкой уполномочено лишь отдельное должностное лицо. Обычно эта рутинная работа становится обязанностью отдела кадров. Как уже упоминалось, речь идет о документе строгой отчетности, и каждое изменение в нем должно быть утверждено контролирующими органами.

Когда требуется что-либо исправить, данные попросту перечеркивают, а новую запись делают сверху. Подобные меры осторожности необходимы в целях борьбы с мошенничеством и подделкой данных.

Порядок заполнения книжки не представляет сложности — нужно лишь заполнить дежурные поля. Это ФИО работника, его дата рождения и дата заполнения трудовой книжки. Как видите, даже несмотря на то, что это очень важный документ, система ведения и заполнения отличается завидной простотой.

При всей этой простоте, уровень безопасности данных находится на достойном уровне, что позволяет эффективно избегать несанкционированных исправлений.

Отсутствием должного багажа юридических знаний часто пользуются недобросовестные работодатели или сотрудники органов, которые отвечают за хранение подобных документов. Нередки случаи, когда работники отдела кадров продают работникам трудовые книжки по завышенной цене, хотя по закону предприниматель обязан приобрести книжку за свой счет.

Более того, подобные аферисты запрещают покупать трудовые книжки в других местах, мотивируя это несуществующими правилами и законами. Каждый гражданин должен стремиться повысить свой уровень правовой грамотности, чтобы защитить себя и своих близких. Только так можно обеспечить безопасность себе и своему окружению.

Наиболее распространены такие контракты в фермерской деятельности, когда нет смысла содержать постоянный штат сотрудников. Но не стоит относиться к таким документам халатно — их заполнение и ведение должно быть грамотным, так как отразится на вашей дальнейшей деятельности. Например, причина расторжения контракта. Когда вас освободили от обязательств по причине окончания сроков контракта, проконтролируйте, чтобы этот факт отметили в трудовой.

То же самое касается сезонной работы — при увольнении по причине завершения контракта делается соответствующая пометка в трудовой книжке. При ведении трудовой книжки не существует такого термина как временная работа — этот факт учитывается лишь в договоре.

Бесплатная юридическая поддержка по телефону:

8 (800) 333-45-16 доб. 187 (звонок бесплатен)

Дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка – это документ строгой отчетности. Она содержит записи обо всех рабочих моментах, включая принятие, повышение, перевод на новую должность, награждения, увольнения. Бывает, что человеку нужен дубликат трудовой книжки. Когда именно он может понадобиться, как правильно его оформлять – рассмотрим в статье.

Иногда можно услышать фразу о восстановлении трудовой книжки, что не совсем юридически грамотно. Подобная процедура не законна: она приравнена к подделке документов особой важности. А вот заполнение дубликата трудовой книжки – единственно верное решение.

Наиболее частной причиной завести дубликат служит утрата трудовой книжки либо ее порча. Все встречающиеся на практике случаи можно разделить на группы (см. таблицу).

По вине нанимателя

Здесь обычно имеет место:
• умышленная порча;
• потеря документа из-за халатности ответственного лица (в этом случае можно привлечь компанию к административной ответственности).

В этом случае выдача дубликата трудовой книжки происходит с подачи работодателя. Ему же придется собирать все необходимые справки.

Утеря документа самим сотрудником

Тут уже человек сам занимается сбором сведений о себе. При этом обратиться он может к нынешнему или прошлым работодателям.
Законодательство не предусматривает выдачу действующим сотрудникам оригинала трудовой. На руки можно получить только заверенную копию (за исключением ряда случаев). Поэтому привлечь к ответственности тут могут должностное лицо, которое инициировало выдачу дубликата трудовой книжки .

Возможно, он обгорел, был испачкан, порван. То есть имеет нечитаемое состояние.

Массовая потеря трудовых книжек, связанная с каким-либо чрезвычайным происшествием (стихийное бедствие, катастрофа и др.).

В этом случае работодатель обычно помогает своим сотрудникам в восстановлении документов или берет все заботы полностью на себя

Занесение в трудовую книжку записи, которая потом признана неправомерной

Оформление дубликата трудовой книжки в такой ситуации может инициировать только сотрудник. Это правило касается записей, связанных с увольнениями или переводами.

Чтобы понять, кто именно занимается оформлением дубликата, необходимо разобраться с возможными ситуациями.

Когда человек работает на организацию, его трудовая лежит у работодателя или ответственного лица (специалиста по кадрам). В этом случае дубликат трудовой книжки при утере делает сама компания, ведь в происшествии виновна она.

Иногда сотрудник получает трудовую на руки. Например, когда ему необходимо предоставить ее оригинал в Пенсионный фонд. В этом случае сам работник должен составить расписку о том, что получил трудовую книжку на руки.

При утере этого документа строгой отчетности ему необходимо составить заявление на дубликат трудовой книжки. Собирать подтверждающие справки придется самостоятельно.

Если человек сам потерял трудовую книжку и был в это время безработным, то обращаться за дубликатом необходимо к предыдущему работодателю.

Имейте в виду: при принятии на работу человек не может потребовать оформления дубликата на новом месте. Руководитель может лишь завести новую трудовую книжку. В ней будет сделана запись о приеме на работу.

Не все работодатели знают, как сделать дубликат трудовой книжки. Все хлопоты именно по его заполнению ложатся обычно на кадровых специалистов.

Для оформления второй трудовой пишут специальное заявление. Как уже было сказано, унифицированной формы для него нет, поэтому внутри организации может быть разработан свой образец (см. выше). Человек, желающий восстановить свой документ, может составить заявление в свободной форме.

Правила работы с бланками трудовых книжек – постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года – обязуют работодателя выдать своему нынешнему или бывшему служащему этот документ не позднее 15 дней с момента подачи соответствующего заявления. Также обратите внимание, что в 2017 году дубликат трудовой книжки оформляют, как и раньше. Каких-либо изменений закона по этой части не случилось.

Отмены трудовых книжек в 2017 году не будет! Подробнее об этом .

Если человек сам виновен в утрате трудовой книжки, то сбор подтверждающих материалов он должен делать сам. Запись в дубликате трудовой книжки делают как раз на основании таких бумаг. В качестве доказательств могут выступать:

• копии подписанных ранее трудовых контрактов;
• справки от предыдущих нанимателей;
• выписки из приказов или их заверенные копии (если речь идет о восстановлении записей про прием на работу, увольнение или перевод, то это одна форма приказов; для записей о награждениях и поощрениях могут использоваться внутренние приказы или распоряжения высшего начальства);
• справки из архивов;
• данные из ПФР, от налоговой службы, трудовой инспекции.

Дубликат становится таким же важным документом, как и первоначальная трудовая книжка. Действительным он будет только в случае соблюдения всех правил заполнения. Образец дубликата трудовой книжки. показанный ниже, поможет вносить все данные в этот документ правильно.

Самое главное: на титульном листе обязательно ставят надпись «Дубликат». Она должна быть расположена вверху. Личные сведения о сотруднике заполняют так, как и в изначальной трудовой книжке.

Перед внесением информации следует убедиться, что она актуальна. Возможно, у сотрудника изменилась фамилия, образование и т. п. Эти коррективы должны быть учтены. Образец заполнения дубликата трудовой книжки позволяет разобраться в нюансах ведения этого документа.

В разделе о работе в самом начале прописывают общий трудовой стаж человека, полученный им до момента оформления на работу к нанимателю, который заводит дубликат.

Далее указывают более детальную информацию: время работы в определенных организациях, ссылки на документы, ставшие основанием для внесения тех или иных записей. Учтите: эти записи нумерации не подлежат! Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2017 году служит наглядным подтверждением того, что первая пронумерованная запись будет о приеме сотрудника на работу в нынешнюю организацию, которая и делает ему дубликат.

Просто слова работника не являются достаточным основанием для внесения записей в трудовую книжку. Когда иных подтверждений им нет, такую информацию в документ не вносят.

Во время выдачи дубликата в специальной книге учета движения таких бланков указывают дату оформления документа. В отдельной графе сотрудник ставит свою подпись, подтверждая получение дубликата. Скачать этот регистр по можно на нашем сайте по ссылке .

Когда в потере трудовой виновата компания (ИП), то все хлопоты по сбору подтверждающих документов ложатся уже на нее. Для получения информации следует разослать запросы бывшим работодателям вашего сотрудника. А сам дубликат трудовой книжки заполняют в обычном порядке.

Если же восстановление потребовалось из-за внесения работодателем неверной записи, то тут даже не понадобится пример дубликата трудовой книжки. Ведь всю информацию можно будет перенести из оригинала. Не нужны и подтверждающие документы. Все записи (кроме неверно сделанной) будут отображены в дубликате полностью.

Обратите внимание: процедура составления дубликата в случае порчи трудовой книжки будет идентичной последнему случаю (если записи остались читаемыми).