Пример бланка для писем с продольным расположением реквизитов - К данным относятся и формулы

Пример бланка для писем
с продольным расположением реквизитов

Пример общего бланка
с угловым расположением реквизитов

Возврат на Общий тематический план по делопроизводству

1. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14. (Рекомендация типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

3. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания. (Пунктиром на рисунке показаны поля страницы)

Возврат на странцу задания по офрмлению реквизитов

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля. Гриф утверждения должен состоять

- из слова УТВЕРЖДАЮ.
- наименования должности лица, утверждающего документ,
- его личной подписи с расшифровкой (инициалы и фамилия)
- даты утверждения.

Если документ утверждается не должностным лицом а постановлением, решением, приказом или протоколом полномочного принимать такие решения органа, то Гриф утверждения начинается со слова УТВЕРЖДЕНО

Реквизит Адресат оформляется на письмах, факсах и содержит указание должностного лица - получателя документа. В состав реквизита Адресат рекомендуется включать почтовый адрес. Оформляется в правой верхней части документа с левым отступом 8 см.

Наименование вида документа

Реквизит название вида документа печатают ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках.

Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридичскую силу документу. Оформляется в левой части листа от границы левого поля под реквизитом Наименование вида документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения. В соответствии с Изменением N 1 ГОСТ Р 6.30-97 при оформлении реквизита Дата рекомендуется записывать дату в формате: ДД.ММ.ГГГГ, то есть 2 цмфры число, две цифры месяц и 4 цифры год, например 12.02.2002.

Если число или месяц состоит из одной цифры перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2002

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г.. а также оформление даты в следующей последовательности: ГГГГ.ММ.ДД, например: 2000.01.05

Этот реквизит оформляется от границы левого поля.
Пример :
г. Переславль-Залесский

Заголовок к тексту

Реквизит заголовок к тексту содержит краткое изложение основного смысла составляемого документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с название вида документа, отвечая на вопрос "о чем?" или "чего?". Например:
Приказ. О создании аттестационной комиссии
Договор. О поставке груза по контракту N 249/1
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Печатают с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке - шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.

Текст - основной и важнейший реквизит документа. Текст документов на бланках формата А5 печатают с межстрочным интевалом Одинарный. на бланках формата А4 - с межстрочным интервалом Полуторный. Все остальные реквизиты оформляются с межстрочным интервалом Одинарный .

Отметка о наличии приложения

Реквизит отметка о наличии приложения печатают под реквизитом Текст с 0-го знака ( от границы левого поля) в виде:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если вид документа, являющегося приложеним, не назван в основном тексте документа, то необходимо указать его наименование в реквизите Приложение. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например

Приложение: 1. Контракт от 20.07.2001 N21/3 на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приема работ от15.09.2001 N17 на 1 л. в 4 экз.

Реквизит Подпись состоит из 2-х элементов - наименования должности и расшифровки подписи. Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от границы левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от границы левого поля.

Реквизит Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и Подпись.

Реквизит Печать проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами. Подпись должностного лица должна быть заверена гербовой печатью.

Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизите Подпись лица, подписавшего документ.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу,например:

Петров
924 45 67

или
Петров Иван Васильевич
924 45 67

Идентификатор электронной копии документа

В соответствии с Изменением N1 к ГОСТ Р 6.30-97, введенным в действие с 1 апреля 2000 года в левом нижнем углу каждойстраницы документа оформляется реквизит Идентификатором электронной копии документа Этот реквизит оформляется в нижнем колонтитуле странице, и содержит
- наименование файла на машинном носителе,
- дату и
- другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

Отказ от прививок и права пациента. Часть 6
В связи с нехваткой мест в детсадах следует как можно раньше поставить ребенка на очередь. При этом обязательно потребовать письменное.

Заявка на участие в международной летней школе
Данные заграничного паспорта (номер, серия, кем и когда выдан, когда истекает срок действия)

Образец заполнения заявления
Паспортные данные (серия, номер, кем, где, когда выдан); данные св-ва о рождении детей до 14 лет

Наименования вложений можно использовать общие понятия например.
При сдаче груза на Калининград от юридических лиц или ип необходимо предоставить один из следующих комплектов документов

Если Вам плохо, если Вам нужна поддержка звоните по Телефону доверия.
Хорошо, когда в семье есть взаимопонимание и можно поделиться своими переживаниями с родителями, братом или сестрой. Некоторыми переживаниями.

Регламент, утвержденный приказом Минфина России от 29 июня 2012 г. №94н
Когда учет будет самым простым: Когда расходы на кассовый аппарат суммарно не превышают 40 000 руб. Тогда их можно признать в налоговом.

Контрольные вопросы 84 глава 2 инструментарий конкурентного анализа.
Использование «Сводных таблиц» ms excel для подготовки аналитических отчетов о состоянии конкурентной среды 87

Как выписать из квартиры бывшего члена семьи?
Бывший член семьи (например, бывший супруг) не имеет права пользоваться квартирой собственника, если семейные отношения прекратились.

Как выписать из квартиры бывшего члена семьи?
Бывший член семьи (например, бывший супруг) не имеет права пользоваться квартирой собственника, если семейные отношения прекратились.

4 Правила оформления деловой переписки - Документ

4.5. Правила оформления деловой переписки

4.5.1.Виды деловой переписки

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями .

Основной признак, по которому переписку выделяются в особую группу докумен-тов, - пересылка их по почте, с использованием телеграфа, радио, аппаратов факсимиль-ной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

К переписке прибегают для реализации информационных связей между органи-зациями – как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

Обмен информацией в процессе делового сотрудничества осуществляется в различных формах в зависимости от используемых средств связи. Использование этих средств регулируется Федеральным законом от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», в котором устанавливаются правовые основы деятельности в области связи на территории Российской Федерации и на находящихся под юрисдикцией Российской Федерации территориях, определяются полномочия органов государственной власти в области связи, а также права и обязанности лиц, участвующих в указанной деятельности или пользующихся услугами связи.

В качестве объектов средств связи, содержащих деловую информацию, обычно используются:

письменная корреспонденция (письма);

сообщения электронной почты.

4.5.2. Современное деловое письмо

4.5.2.1. Деловое письмо в условиях унификации

Деловое письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выяс-няются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модем-ной связи и т.п. - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Одна-ко диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное коли-чество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работ-ников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затруд-няет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы - вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютери-зация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в слу-жебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д. практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

4.5.2.2. Требования к оформлению бланка делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стан-дарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Бланк письма - это визитная карточка организации, которая при правиль-ном оформлении позволяет получить достаточно полную информацию об адресанте, его правовой основе, месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информа-ции, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальней-шее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении доку-мента в сторонние организации.

Современный бланк должен соответствовать правилам, установленными ГОСТами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются:

ГОСТ 9327-60 на формат бумаги;

ГОСТ 6861-73 на ее качество;

ГОСТ 8274-78 на шаг письма, т. е. размер букв и пробелов между ними.

Бумага, применяемая для изготовления бланков письма, должна быть белого, кре-мового или желтого цвета. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочтение документа. Однако следует помнить, что документы посто-янного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, желательно белого цвета.

Классификация бланков писем возможна по следующим признакам:

по автору документа;

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков писем:

ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл. 301264.

Обязательным реквизитом письма является дата . которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания . Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль . Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например N 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем . Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется.

Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

На N ________ от _______

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На N 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Кемеровское ОАО «Гранит»

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

экономики и управления

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены . Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую сте-пень), его следует указывать перед фамилией:

акад. А.Г. Иванову

проф. Н.Г. Кирсанову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотно-шений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «госпо-дину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контрактуN33-02/567

О покупке кирпичного завода

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

По делу гр. Круглова А.А.

Текст - основной реквизит делового письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на ______ л. в _______ экз.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школыПодписьН.К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действитель-ность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи распола-гают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор институтаПодписьА.Н. Марченко

Главный бухгалтерПодписьЮ.П. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар

ПодписьИ.В. ПетровПодписьГ.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать под-линные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсут-ствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не име-ет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Бланк письма может при необходимости реквизит30 - идентификатор электрон-ной копии документа.

4.5.2.3. Требования к тексту делового письма

Деловая переписка - это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитываться следующее:

При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он сос-тавляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста.

Он должен четко прояснить для себя:

- что адресату известно о предмете письма и на что он может опереться как на исходную точку;

- какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо

Бланки документов - реферат, курсовая работа, диплом

Хочу данную работу! Нажмите на слово скачать

Чтобы скачать работу бесплатно нужно подписаться на нашу группу ВКонтакте! Просто подпишитесь, нажав на кнопку внизу.

Через несколько секунд после проверки подписки появится ссылка на продолжение загрузки работы.

>>>>> Перейти к скачиванию файла с работой
Кстати! В нашей группе ВКонтакте мы бесплатно помогаем с поиском рефератов, курсовых и информации для их написания. Не спешите выходить из группы после загрузки работы, мы ещё можем Вам пригодиться ;)

Сколько стоит заказать работу? Бесплатная оценка

Повысить оригинальность данной работы. Обход Антиплагиата.

Сделать работу самостоятельно с помощью "РЕФ-Мастера" ©
Узнать подробней о Реф-Мастере

РЕФ-Мастер - уникальная программа для самостоятельного написания рефератов, курсовых, контрольных и дипломных работ. При помощи РЕФ-Мастера можно легко и быстро сделать оригинальный реферат, контрольную или курсовую на базе готовой работы - Бланки документов.
Основные инструменты, используемые профессиональными рефератными агентствами, теперь в распоряжении пользователей реф.рф абсолютно бесплатно!

Секреты идеального введения курсовой работы (а также реферата и диплома) от профессиональных авторов крупнейших рефератных агентств России. Узнайте, как правильно сформулировать актуальность темы работы, определить цели и задачи, указать предмет, объект и методы исследования, а также теоретическую, нормативно-правовую и практическую базу Вашей работы.

Как оформить список литературы поГОСТу ?

Документационное обеспечение управления

Тема: БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

• ВВЕДЕНИЕ
• 1.ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ БЛАНКОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
• 2.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
• 3.ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ И ХРАНЕНИЮ ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Цель нашей работы - описать виды бланков и принципы их построения.

1) выявить перечень реквизитов, относящихся к общему бланку, бланку письма и бланку конкретного вида документа;

2) описать правильное оформление этих бланков;

3) описать общие требования к оформлению, учету и хранению гербовых бланков

1.ТРЕБОВАНИЯК ОФОРМЛЕНИЮ БЛАНКОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 6.30-2003 содержит требования к бланкам, на которых, как правило составляются управленческие документы предприятия. Для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) по качеству используемой для изготовления бланка бумаги;

б) по характеристикам отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) по размещению полей и ограничительных отметок.

Рассмотрим перечисленные требования по порядку. Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов. Плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м 2. а ее белизна не менее 90%.

Бумага для бланков должна быть достаточной прочности, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной напылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере).

Текст, нанесенный на бланк должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков - темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различными очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля - свободное от текста пространство по краям листа - размером не менее с левого, верхнего и нижнего краев листа 20 мм, а с правого - 10 мм. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным, либо флаговым способом.

Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем (реквизит 15).

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.д.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при всём этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Реквизиты общего бланка:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 - наименование организации;

11 - дата документа;

14 - место составления или издания.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.

Реквизиты бланка письма:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации

Отметки на бланке письма для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19.

Реквизиты бланка конкретного вида документа:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа.

Отметки на бланке письма для расположения реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле.

2.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВуправленческихДОКУМЕНТОВ

Оформление реквизитов общего бланка:

01 - Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст. 5021).

Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 м, над серединой строки с наименованием организации. Допускается воспроизведение герба без изображения щита.

02 - Герб субъекта Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.

03 - Эмблема организации или товарный знак предприятия (знак обслуживания).

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации - автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации. (реквизит 08), слева.

04 - Код организации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Для органов государственной власти и управления код предоставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

08 - Наименование организации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

11 - Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь единую дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г. а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Оформление реквизитов бланка письма:

01 - Государственный герб Российской Федерации.

02 - Герб субъекта Российской Федерации.

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации.

05 - Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица предоставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН /КПП.).

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН / КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

08 - Наименование организации.

09 - Справочные данные об организации.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

11 - Дата документа.

12 - Регистрационный номер документа.

Реквизит состоит из трафаретной части «___________№______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.п.) регистрационный номер - это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/890, где 1 - индекс структурного подразделения; 26 - номер дела по номенклатуре дел; 890 - порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т.е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса: индекс организации - автора ответа и индекс документа организации - авторе запроса.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов (например письмо, докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа. Реквизит состоит из трафаретной части: «На №______ от__________», которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адреса или вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается данным вопросом.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

«Ломоносовский Фарфорный завод»

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Председателю садового товарищества

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

документоведения и архивного дела

Милютинский пер. д. 7а,

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Садовая, д.5. кв.12,

Киреевский р-н, г. Липки,

Тульская обл. 301264

При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержания поручения (при необходимости), срок исполнителя, подпись и дату, например:

Прошу подготовить проект

с фирмой «Гермес» к 21.12.2003

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименование вида документа

Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком). например: О порядке взимания налога на добавленную стоимость;

- чего (кого)? например: Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланке А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок располагается слева над текстом документа. Объем его не должен превышать 5 строк, каждая длиной по 28 знаков.

19 - Отметка о контроле.

Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или «были, «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоналичия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), использую форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», направляем на рассмотрение»).

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Деятельность зарубежных представительств Российской Федерации, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Российской Федерации оформляется документами на русском языке и на языке соответствующей страны.

Переписка в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.

Оформление реквизитов бланка конкретного вида документа:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» (08) и «Справочные данные об организации» (09). Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

3. Требования кизготовлению, учету ихранению гербовых бланков

Гербовые бланки документов, т.е. бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, является полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых банков производят по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров.

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации.

В случае обнаружения нарушений комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья.

Законом установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный варианта геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте, а также его воспроизведение без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла.

Государственный герб Российской Федерации (многоцветный вариант) помещается на бланках:

- федеральных конституционных законов и федеральных законов;

- указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

- постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

- решений Конституционного Суда Российской Федерации;

- решений Верховного Суда Российской Федерации;

- решений Высшего Арбитражного суда Российской Федерации;

- Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- Правительства Российской Федерации;

- Конституционного Суда Российской Федерации;

- Верховного Суда Российской Федерации;

- Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации; в одноцветном варианте помещается на бланках:

- Администрации Президента Российской Федерации;

- Полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

- Федеральных органов исполнительной власти;

- Генеральной Прокуратуры Российской Федерации;

- Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

- Счетной палаты Российской Федерации;

- Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

- Центрального банка Российской Федерации/

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещают на бланках:

- Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

- органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

- органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

- органов прокуратуры Российской Федерации;;

- дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изображения герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации - авторе документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов достаточной плотности.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового, так и продольного их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Бланки обычно изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

На бланках кроме постоянных реквизитов при изготовлении их типографским способом могут наноситься ограничительные отметки («уголки», отрезки прямой линии, «крестики») для обозначения мест расположения отдельных реквизитов.

Требования к оформлению бланков ОРД, а также требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков определяет ГОСТ Р 6.30-2003.

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Список использованной литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003): 100 экзаменационных ответов. Экспресс-справочник для студентов вузов. М.- Ростов на Дону. «МарТ». 2004.

2. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. С учетом новых правил ведения трудовых книжек и ГОСТ Р 6.30-1-2003. Проспект 2004.

3. Чуковенков А.Ю. Янковская В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Требования к оформлению документов». М. «Проспект». 2004.

контрольная работа по дисциплине Менеджмент и трудовые отношения на тему: Бланки документов; понятие и виды, классификация и структура, 2014-2015, 2016 год.