Работы на 5 для РФЭИ

10 Октябрь 2010, 11:01

ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ ИТОГОВОГО ЗАЧЁТА РФЭИ:" ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ", ДОУ 70 вопросов

Первые вопросы теста:

1. Понятие "делопроизводство" - это:
а) система хранения документов;
б) составление документов;
в) документирование и организация работы с официальными документами.

2. Понятие "документирование" - это:
а) оформление документа;
б) запись информации на различных носителях по установленным правилам;
в) исполнение документа

3. Закончите предложение. Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания до:
а) передачи на исполнение;
б) подшивки в дело;
в) завершения исполнения или отправления.

4. Как называется документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания)?
а) Черновой документ.
б) Беловой документ.
в) Подлинный документ.
и т.д.

ДЛЯ СВЕРКИ: 70 ВОПРОСОВ ТЕСТА РФЭИ "ДОУ"

1. Понятие «делопроизводство» - это:
а) система хранения документов;
б) составление документов;
в) документирование и организация работы с официальными документами.

2. Понятие «документирование» - это:
а) оформление документа;
б) запись информации на различных носителях по установленным правилам;
в) исполнение документа.

3. Закончите предложение. Документооборот - это движение документов организации с момента их создания до:
а) передачи на исполнение;
б) подшивки в дало;
г) завершения исполнения или отправления.

4. Как называется документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания)?
а) Черновой документ.
б) Беловой документ.
в) Подлинный документ.

5. Как называется документ полностью воспроизводящий информацию подписанного документа и все его внешние признаки или часть их?
а) Копия.
б) Черновик.
в) Оригинал.

6. Как называется совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности, единых требований к их оформлению?
а) Система документации.
б) Стандартизация.
в) Унификация.

7. Что такое «термин»?
а) Слово или словосочетание, применяемое для обозначения специальных понятий.
б) Мысль, в которой обобщаются и выделяются предметы некоторого класса по определенным общим и в совокупности специфическим для них признакам.
в) Форма, вид чего – либо, обладающая существенными качественными признаками: образец, модель для чего – либо.

8. К типам документов не относится.
а) текстовый,
б) печатный.
в) рукописный.

9. Носителем информации выступает:
а) файл;
б) память;
в) документ.

10. Приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию – это:
а) типология;
б) унификация;
в) сортировка.

11. К числу наиболее юридически значимых реквизитов не относится:
а) наименование организаций;
б) печать;
в) указание на вид документа.

12. Как расшифровывается аббревиатура ОРД?
а) Областной распорядительный департамент.
б) Организационно – распорядительные документы.
в) Организационно – распорядительные департамент.

13. Повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу - этo:
а) отпуск.
б) черновик.
в) дубликат.

14. Какая форма роботы с документами в управленческом аппарате не существует?
а) прямая;
б) Централизованная.
в) Смешанная.

15. В каких учреждениях создается управление делами?
а) На государственных предприятиях.
б) В исполнительных органах власти исполнительных структурах местного
самоуправления.
в) министерствах и ведомствах.

16. В каких учреждениях создаются канцелярии?
а) На государственных предприятиях.
б) В исполнительных органах власти и исполнительных структурах местного самоуправления.
в) В министерствах и ведомствах.

17. В каких учреждениях создается общий отдел?
а) На государственных предприятиях.
б) В исполнительных органах власти и исполнительных структурах местного самоуправления.
в) В министерствах и ведомствах.

18. Организация делопроизводства – это:
а) правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении;
б) указания руководителя организации;
в) желания начальника службы ДОУ.

19. Какая характеристика документооборота не является основной?
а) Маршрут движения.
б) Наличие курьера.
в) Время, затраченное на прохождение документов по маршруту.

20. Какие документопотоки по документу не существуют?
а) Горизонтальные потоки.
б) Вертикальные потоки.
в) Спиральные потоки.

21. Документы, создаваемые в данной организации и отправляемые за ее пределы, составляют:
а) входящий документопоток;
б) исходящий документопоток;
в) внутренний документопоток.

22. Документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы, составляют:
а) входящий документопоток;
б) исходящий документопоток;
в) внутренний документопоток.

23. Какое направление не образует входящие документы?
а) Руководству организации.
б) Непосредственно специалистам.
в) Секретарю начальника.

24. с чего начинается исполнение документа?
а) Со сбора информации по вопросу.
б) С совещания в кабинете руководителя.
в) С издания приказа об исполнении документа.

25. какие документы не регистрируются?
а) Документы, на которых нет почтовых марок.
б) Документы, адресованные руководителю.
в) Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исследования.

26. Сколько раз должны регистрироваться документы?
а) Один раз.
б) Два раза.
в) Три раза.

27. Когда должны регистрироваться внутренние документы?
а) В день создания.
б) В день подписания или утверждения.
в) В день обсуждения.

28. Какая форма регистрации документов не существует?
а) Журнальная.
б) карточная.
в) Газетная.

29. Какая форма регистрации документов не применяется в организациях, имеющих большой документооборот?
а) Журнальная.
б) карточная.
в) Автоматизированная электронная.

30. Как устанавливается срок исполнения документа, если его не указал руководитель?
а) По решению секретаря.
б) На основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов.
в) В зависимости от ситуации.

31. Что следует сделать с исполненным документом?
а) Передать руководителю.
б) Вернуть составителю.
в) подшить в дела в соответствии с номенклатурой дел.

32. Когда происходит снятие документа с контроля?
а) В конце календарного года.
б) только после полного исполнения документа.
в) По решению исполнителя.

33. Где следует зафиксировать результат исполнения документа?
а) В регистрационной карточке.
б) На самом документе.
в) Нигде.

34. Кто может снять документы с контроля?
а) Служба безопасности организации.
б) Дежурный по офису.
в) Должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель.

35. Кто выполняет работу с документами в организациях, не имеющих внутренней организационной структуры?
а) Секретарь.
б) Руководитель.
в) Начальник отдела кадров.

36. Специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции, - это:
а) экспедиция;
б) архив;
в) почта.

37. Другое название центра подготовки документов – это:
а) архив;
б) машинописное бюро;
в) бухгалтерия.

38. Подготовка должностной инструкции осуществляется службой делопроизводства без участия:
а) архива;
б) бухгалтерии;
в) юридической службы.

39. Кто утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов?
а) Руководитель организации.
б) Главный бухгалтер.
в) Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

40. Каким документом задается движение документов?
а) Резолюцией руководителя.
б) справкой с подписью главного бухгалтера.
в) Выпиской из архива.

41. Что означает сокращение «рп» в регистрационной карточке?
а) Рапорт.
б) распоряжение.
в) распорядительный приказ.

42. что не относится к видам обращений граждан?
а) Предложения.
б) Просьбы.
в) Заявления.

43. Какой формат бумаги не используется для изготовления регистрационных карточек?
а) А4.
б) А5.
в) А6.

44. Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку, - это:
а) дело;
б) индивидуальная номенклатура дел;
в) примерная номенклатура дел.

45. Какой вид номенклатуры дел не существует?
а) Типовая.
б) Примерная.
в) Ежегодная.

46. какое условие является обязательным при объединении нескольких дел в одно?
а) Дата составления документа.
б) Совпадение сроков хранения документов.
в) Содержание документа.

47. Какое требование не относится к составлению заголовков дел?
а) Образность.
б) Краткость.
в) Четкость.

48. Как устанавливается срок хранения документов?
а) По усмотрению руководителя кадровой службы.
б) при помощи перечня «Типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения».
в) По приказу руководителя.

49. Если дело формируется из документов, которые отсутствуют в «Перечне…», то сроки их хранения согласовываются с:
а) с начальником отдела кадров;
б) с руководителем организации;
в) с экспертной комиссией.

50. какая графа номенклатуры дел заполняется после окончания календарного года?
а) Первая (индекс дела).
б) Вторая (заголовок дела).
в) Третья (количество единиц хранения).

51. Когда дела делят на тома (части)?
а) Когда количество документов с постоянным и долговременным сроком хранения превышает 100 страниц.
б) Когда количество документов с постоянным и долговременным сроком хранения превышает 250 страниц.
в) а) Когда количество документов с постоянным и долговременным сроком хранения превышает 500 страниц.

52. Когда вводится в действие номенклатура дел?
а) С 1-го января следующего календарного года.
б) В конце календарного года.
в) В течение года.

53. Когда следует раскладывать документы в дела?
а) Ежегодно в течение года.
б) В конце месяца.
в) В конце года.

54. Куда передают документы, законченные делопроизводством?
а) Оставляют на месте.
б) Относят в кабинет начальника.
в) Сдают в архив организации.

55. как действует экспертная комиссия?
а) Постоянно.
б) 1 раз в полгода.
в) 1 раз в год.

56. Какие документы относятся к документам временного хранения?
а) Имеющие срок хранения до 10 лет.
б) Имеющие срок хранения до 15 лет.
в) Имеющие срок хранения до 20 лет.

57. Что является датой дела, содержащего распорядительную документацию?
а) Не имеет значения.
б) Даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
в) Расположение документов секретарем руководителя.

58. На обложках каких дел не указываются даты?
а) На обложках дел, имеющих постоянный срок хранения.
б) На обложках дел, имеющих срок хранения свыше 15 лет.
в) На обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты.

59. какие дела не передаются в архив организации?
а) По личному составу.
б) Имеющие срок хранения до 5 лет.
в) Дела постоянного хранения.

60. Что следует обязательно удалять при обработке документов постоянного и длительного хранения?
а) Все металлические скрепки.
б) Подписи работников.
в) Документы, созданные от руки.

61. Что вшивается в начале дела перед документами?
а) Лист для заверительной записи.
б) Листы внутренней описи дела.
в) Лист для подписи руководителя и начальника отдела кадров.

62. Какую информацию должна содержать внутренняя опись документов дела?
а) Ф.И.О. руководителя организации.
б) Ф.И.О. исполнителя каждого документа.
в) Сведения о порядковых номерах документа в данном описываемом деле.

63. Функцией службы ДОУ не является:
а) систематизация документов;
б) оформление документов;
в) хранение документов.

64. Срок хранения документов исчисляется:
а) с января того года, который следует за годом окончания дела;
б) с 31 декабря года окончания дела;
в) с момента окончания дела.

65. Когда заполняется третья графа номенклатуры дел?
а) Ее значение переходит из годе в год.
б) В конце года,
в) Сразу при заполнении номенклатуры.

66. Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами - это;
а) оформление дела;
б) архивация;
в) экспедиция.

67. Что составляется в делах для учета количества листов?
а) Содержание.
б) Внутренняя опись.
в) Заверительная запись.

68. Дела какого срока хранения могут оформляться частично?
а) Временного (до 10 лет включительно).
б) Временного (свыше 10 лет).
в) Постоянного.

69. Архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, - это:
а) каталог;
б) журнал учета;
в) опись дел.

70. Направление документов в электронный архив происходит:
а) сразу по завершении работы с ним;
б) при подведении годовых итогов;
в) при наступлении нагого отчетного года.

Организация служб делопроизводства

Организационное построение службы делопроизводства. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями. Организация работы секретаря-референта.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной формеоперации выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

снизить стоимость делопроизводственных операций;

улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

использовать прогрессивные и производительные технические средства;

обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении (см. прилож. 1.1).

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения (см. прилож. 1.2).

Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:

основные функции и задачи;

обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);

Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.

Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция,которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы (см. прилож. 1.3).

Инструкция состоит из следующих разделов.

Общая часть.Устанавливаются основные задачи работника (например, осн9вная задача делопроизводителя — регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать. должен уметь. ), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

Функции работника.Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.).

Обязанности работника.Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.

Права работника.Определяются права работника по реализации порученных ему функций.

Взаимоотношения(связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

Оценка работы.Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.

Наличие должностной инструкции — важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. Рассмотрим особенности должностной инструкции секретаря-референта (см. прилож. 1.4).

В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптимальное решение — непосредственное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен быть приведен максимально полный перечень инструктивно-методических документов, которыми руководствуется секретарь-референт в своей деятельности, справочных и иных пособий.

Следует определить требования не только к профессиональной грамотности секретаря-референта, но и к его профессиональному умению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и т.д.).

В разделе «Функции и задачи секретаря-референта» необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности секретаря-референта. Например:прием и регистрация документов; предварительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телетайпограмм; прием и передача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление листов временной нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руководителя; выполнение поручений руководителя и т.д.

С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопроизводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание руководителя и т.д.). При перечислении обязанностей, которые должны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие из тех или иных условий или результатов выполнения установленных обязанностей.

В разделе «Ответственность секретаря-референта» следует указать ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или неиспользование своих прав. При этом следует иметь в виду, что в аппарате управления не бывает работ, за выполнение которых никто не несет ответственность.

Помимо работы с документами секретарь в большинстве случаев выполняет функции, связанные с организацией приема посетителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и заседаний, ведет телефонные переговоры, занимается машинописью и" ксерокопированием документов.

Организация приема посетителей — одна из важнейших функций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, — это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при решении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.

Организуя прием сотрудников, целесообразно придерживаться следующих рекомендаций.

Руководитель должен информировать секретаря-референта о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предварительной договоренности. Прием остальных работников руководитель, как правило, осуществляет в установленные часы, о которых секретарь-референт обязан информировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию руководителя секретарь-референт может вести предварительную запись работников, что позволит сократить время ожидания приема; с этой же целью секретарь-референт может пригласить работника по телефону.

Если работник настаивает на необходимости встречи с руководителем в не отведенное для приема время, секретарь-референт обязан доложить об этом руководителю, сообщив фамилию работника и существо интересующего его вопроса; в дальнейшем секретарь-референт действует согласно указаниям руководителя, информируя о них сотрудника.

Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить только руководитель, секретарь-референт докладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.

Ни при каких обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю без предварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко назвать его фамилию, должность, организацию.

Во время приема следует переключить телефон руководителя на секретаря-референта.

Если в заранее назначенное для приема время руководитель отсутствует по причинам, известным секретарю-референту, то секретарь-референт обязан от имени руководителя извиниться, объяснить причину его отсутствия (задержки) и согласовать время следующей встречи.

Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря по организации приема граждан. В большинстве случаев он выполняет следующие функции:

ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) указываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь-референт может указать на отсутствие документов, необходимых для рассмотрения дела;

обеспечивает порядок в приемной во время приема (регулирует очередность, подбирает по требованию руководителя необходимые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);

при необходимости ведет запись беседы руководителя с лицом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

Значительную часть рабочего дня секретаря-референта занимают телефонные переговоры. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и при возможности интересующие его вопросы, а затем докладывает руководителю.

Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководителя на рабочем месте, а в некоторых случаях — о месте его пребывания и времени возвращения.

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.

Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание — исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования.

При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими:

информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.);

подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями;

оформление доклада руководителя, подготовка иллюстративных материалов;

регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

ведение протокола или стенограммы совещания;

подбор материалов для руководителя;

выполнение оперативных поручений руководителя, полученных в ходе совещания;

оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.

Качество секретарского обслуживания прямо зависит от уровня подготовки секретаря-референта. В России создана и развивается сеть учебных заведений начального профессионального образования, осуществляющих подготовку этой категории работников.

Для подготовки данной работы были использованы материалысайта http://www.i-u.ru/

Статья - Приказ по основной деятельности этапы подготовки, правила оформления

3 Нормативная регламентация службы ДОУ

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. [6]

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. [7]

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеетобязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций. [8]

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

3. Типовые долностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. [9]

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М. Росархив, 2004; [10]

ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. Главархив СССР, 1991;

Основные правила работы архивов организаций. М. Росархив, 2002.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности[11].

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.[12]

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель. [13]

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

4 СТРУКТУРА СЛУЖБЫ ДОУ
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли.[14]

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в Основных положениях ГСДОУ рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы:

— в федеральных органах исполнительной власти – управление делами;

— на различных предприятиях: государственных, негосударственных научно- исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях – отдел документационного обеспечения или канцелярия;

— органах местного самоуправления — общий отдел.

Такие службы, как канцелярия и общий отдел, могут состоять из участников, секторов, групп, каждый из которых обеспечивает выполнение тех или иных операций. Другим вариантом структуры службы ДОУ является ведение отдельного участка работы конкретным исполнителем. В этом случае служба ДОУ не будет иметь структурных подразделений.

Каждая типовая структура службы ДОУ имеет особые, характерные лишь для нее, структурные подразделения.

Управление делами осуществляет контроль и координацию делопроизводства в центральном аппарате и организациях отрасли и имеет следующий типовой состав структурных подразделений:

— секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемная и секретариаты заместителей министра.

Секретариат осуществляет подготовку документов к докладу и организацию работы с документами, поступающими на имя руководства;

— инспекция при министре, осуществляющая контроль за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

— секретариат коллегии осуществляет подготовку заседаний коллегий, их техническое и документационное обслуживание;

— канцелярия, в состав которой входят:

— экспедиция, выполняющая прием и обработку поступающих документов, упаковку и обработку отправляемых документов, учет входящих и исходящих документов;

-бюро правительственной переписки работает с документами, поступающими из Правительства, Государственной Думы, Аппарата Президента РФ;

— бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов, осуществляют контроль за их оформлением, формированием и ведением справочно-информационного массива;

— группа контроля осуществляет контроль за сроками исполнения документов и устных распоряжений руководителя, информирования руководства о ходе выполнения документов и заданий, анализ исполнительной дисциплины;

— машинописное бюро, основная задача которого – изготовление текста документов;

— копировально-множительное бюро, выполняющее работы по копированию и тиражированию документов;

— телетайпная осуществляет прием и обработку документов, передаваемых по телетайпу;

— отдел писем ведет все делопроизводство по обращениям граждан;

На практике в составе управления делами создаются и другие отделы. Например, группа приказов или отдел защиты информации и др.

В состав канцелярии, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировальное — множительное бюро, архив.[15]

Общий отдел – это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления. В ней создаются те же участки, что и в канцелярии. Отличительными чертами структуры общего отдела являются наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная.

Протокольный отдел выполняет следующие функции:

— подготовку проектов нормативно- распорядительных документов руководства органа местного самоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

— анализ справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним;

— прием, регистрацию, организацию хранения и справочно-информационную работу, рассылку принятых документов и их доведение до управляемых объектов;

— организацию и проведение заседаний органа управления, а также документирование их деятельности.

Группа писем ведет:

— прием учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

— подготовку обращений к рассмотрению руководством;

— контроль за сроками ответных документов в структурных подразделениях или в других организациях;

— извещение заявителей о результатах рассмотрения поданных ими обращений;

— формирование и хранение дел по обращениям;

— анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

— организацию приема граждан по личным вопросам руководством.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например инспектор, помощник руководителя или секретарь.

Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учереждения, в структуру службы ДОУ включают подразделения, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой совершенствования работы с документами[16].

Главное условие создания службы ДОУ, не зависимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: «Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации[17].
5 ДОЛЖНОСТНОЙ И ЧИСЛЕННЫЙ СОСТАВ СЛУЖБЫ ДОУ
Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).[18]

К категории руководителей, возлагающих делопроизводственную службу, относят:

— заведующий общим отделом;

— заведующий протокольным отделом;

— заведующий центром подготовки документов;

— заведующий копировально-множительным бюро;

— заведующий машинописным бюро.

В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и ее структурных подразделений, контроль за выполнением работ.

В категорию специалистов вошли:

— инспектор по контролю за исполнением поручений;

Функции специалистов заключается в выполнение технических и оперативных задач, творческих операций по анализ и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

К категории технических исполнителей отнесены:

— оператор организационной техники;

Задача технических исполнителей – передача, фиксация, учет, доставка и хранение документов.

Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например приказа.

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации.[19]

Определение оптимального количественного состава работников службы ДОУ возможно с помощью методики, основанной на типовых нормах времени.

В настоящее время существуют методики расчета штатной численности в делопроизводственной службе, разработанные Минтрудом России.[20]

Еще работы по производству

Реферат по производству

Исследование строения металлов