Смена фамилии в трудовом договоре образец

Милана Степанова (Мск)
Сокращение испытательного срока? как написать формулировку в приказе? Образец приказа?

Тимофей Соколов
Для изменения испытательного срока, ранее установленного трудовым договором необходимо: 1. Непосредственный руководитель( руководитель отдела) работника должен написать на имя ген. директора ходатайство о досрочном прекращении.

Марина Медведева
В соответствии со ст. 70 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Поэтому начинайте с.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Наталья Лазарева (Мск)
Сотрудница вышла замуж, сменила фамилию, что при этом надо делать-какие записи и куда? Я начинающий кадровик, путаюсь(((

Тимофей Соколов
Работник пишет заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение.

Марина Медведева
Из личного опыта - после того, как сотрудник предоставит св-во о браке и копию нового паспорта, я направляю его в ПФ и налоговую для смены данных. А уже после того, как работник приносит новое пенсионное св-во и ИНН, я делаю приказ о.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Ольга Пономарева (Мск)
Сотрудница поменяла фамилию(в связи с браком),как правильно оформлять на работе?

Тимофей Соколов
Обязательно необходимо доп.соглашение к трудовому договору. Исправлять в тр.договоре - ни в коем случае, это делается только в трудовой книжке с указанием основания. Прежде всего на основании свидетельства о браке составляют приказ.

Марина Медведева
заявление от работника прошу изменить фамилию на такую-то в связи с заключением брака и изменением фамилии или вообще на основании паспорта такой-то. прикладывает копию свид-ва о браке или копию паспорта. на основании заявления издаете.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Амина Пугачева (Мск)
Законна ли в данном случае неоплачиваемая стажировка?

Тимофей Соколов
В Трудовом кодексе НЕТ такого термина "стажировка". 1.Если компания хочет Вас чему-то обучить, пусть заключают с Вами договор на обучение (1 мес. они обучают Вас за свой счет, а Вы после обязаны отработать в этой компании не менее.

Марина Медведева
требуй с них трудовой договор. если не дают в тот же день - сто пудов развод. сваливай оттуда прям в прокуратуру с заявлением. тогда может и денег отдадут. Насколько я знаю, в законе вообще нет такого понятия как "стажировка". Есть.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Алла Баранова (Москва)
Как правильно составить заявление?

Тимофей Соколов
Начальнику отдела кадров название предприятия г. такому -то от такого-го такого занимающего такую-то должность заявление Прошу Вас внести изменения в мою трудовую книжку, медицинское свидетельство и соответственно внести коррективы в мой.

Марина Медведева
Так и напиши. Прошу внести изменения в. перечисли документы), в связи изменением фамилии - укажи прежнюю и новую, и приложи ксерокопию документа на основании которого произошло изменение. ( свидетельство о браке или решение суда.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Найденов Дмитрий

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки иличной карточки, потребуется внести изменения влицевой счет. График отпусков, карточку постраховым взносам, карточку по. Если насотрудника была оформлена доверенность, тоее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется набанковскую карту, оформленную работодателем, топридется инициировать процедуру замены карточки, аесли фирма предоставляет работнику страховку ДМС, тоипроцедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить вприказе, который будет выглядеть примерно так:

ктрудовому договору от12 июля 2008 года №24-тд Город Краснодар 20 декабря 2011 года Общество сограниченной ответственностью «Первый», влице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего наосновании Устава, именуемое вдальнейшем Работодатель, содной стороны, иДемина Раиса Константиновна, именуемая вдальнейшем Работник, сдругой стороны, совместно именуемые вдальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение кдействующему между Сторонами трудовому договору (от12 июля 2008 года №24-тд, далее— Договор): 1. Всвязи сизменением персональных данных Работника, потексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на«Демина» всоответствующих падежах. 2. Всвязи сизменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить вследующей редакции: «ООО «Первый», влице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего наосновании Устава, именуемое вдальнейшем Работодатель, содной стороны, иДемина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом №3 ФМС пог. Краснодару, проживающая поадресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая вдальнейшем Работник, сдругой стороны, совместно именуемые вдальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор онижеследующем:». 3. Подписи Сторон: Работник Демина Работодатель Мурашов

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим врамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как вэкстренном порядке— приутере, повреждении итп. так ивплановом— паспорта положено обменивать в20 и45 лет (п.7 Положения опаспорте, утв. постановлением Правительства РФ от08.07.97 №828). Впринципе, алгоритм действий вэтом случае схож стем, чтомы описали выше, вслучае сосменой фамилии.

Смена имени не является основанием для прекращения или изменения прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем

Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области ( п. 8 ст. 86 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ ). Это может быть отдельный локальный нормативный акт компании - Положение об обработке и защите персональных данных работников, Положение об организации работы с персональными данными работников и ведении их личных дел - либо самостоятельный раздел об обработке и защите персональных данных работников, содержащийся в другом локальном нормативном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Именно этими документами должен руководствоваться работодатель в случае смены работником фамилии и необходимости внесения изменений во многие кадровые, бухгалтерские и иные документы, содержащие персональные данные.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника ( ст. 85 ТК РФ )

Персональные данные работника содержатся в кадровых и бухгалтерских документах, и в случае их изменения требуется вносить изменения и в личные документы работника, в учетные документы, в регистрационные формы, например:

в трудовую книжку работника

в Книгу учета движения трудовых книжек

в личную карточку работника (форма № Т-2)

в лицевой счет (форма № Т-54)

в трудовой договор

Вносим изменения в документы

Сразу отметим, что независимо от должности, которую занимает работник, его пола и возраста общий порядок внесения изменений в документы в связи со сменой фамилии будет одинаковым. Дополнительные нюансы возникают, если фамилию меняют руководитель организации или главный бухгалтер. Но об этом мы поговорим в другой раз.

Итак, как мы уже сказали, для того чтобы были внесены изменения в кадровые документы, работник, сменивший фамилию, первым делом должен уведомить об этом работодателя.

Ознакомить работников с локальными нормативными актами, устанавливающими порядок обработки их персональных данных, под роспись при приеме на работу (до подписания трудового договора)

На практике в этих целях чаще всего оформляется заявление работника (пример 1 ).

Заявление о смене фамилии

Как правильно оформить заявление о смене фамилии в отдел кадров?

Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.

Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: "Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области".

Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.

2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему - уже с Рычковой.

Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае - в письменной).

Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть "Изменение к трудовому договору".

Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии работника в связи с заключением брака/переменой имени

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ N __

к трудовому договору об изменении фамилии работника в связи

с заключением брака/переменой имени

N __ от "__"_________ ___ г.

г. _________________ "___"_________ ____ г.

_______________________________, именуем__ в дальнейшем Работодатель, в

лице _____________________, действующ___ на основании __________________, с

одной стороны, и _________________________________, именуем___ в дальнейшем

Работник, с другой стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение о

1. На основании свидетельства о заключении брака/свидетельства о

перемене имени (нужное подчеркнуть) _______________________________________

(номер, орган и дата выдачи)

и в соответствии с приказом N ___ от "__"_______ ___ г. изменить в трудовом

договоре и во всех учетных документах Работодателя фамилию Работника ______

на фамилию ______________. Собственно имя и отчество остаются неизменными.

Имя Работника _____________ на имя _________________. Фамиля и отчество

Отчество Работника _________ на отчество ______________. Собственно имя

и фамиля остаются неизменными.

2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции:

паспорт: серия _____, N ________, выдан "___"_______ ___ г.

Дополнительное соглашение к трудовому договору составлено в двух

экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых находится

у Работодателя, другой - у Работника.

Смена фамилии в трудовой книжке, как сделать запись

Зачастую возникают ситуации, когда работник организации по каким-либо причинам меняет свою фамилию. В этом случае корректировке подвергаются все его документы. В их перечень входит и трудовая книжка. При этом одни необходимо переоформлять, а в других достаточно внести соответствующие изменения. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке, полезно знать как кадровику, так и обычному работнику.

Работник не должен пренебрегать оповещением работодателя о смене своей фамилии. В противном случае это может послужить причиной потери действительности документов, которые подтверждают факт трудоустройства. За внесение любой информации в трудовую книжку несет ответственность работодатель. Сотрудники кадрового отдела должны постоянно следить за всеми изменениями трудового законодательства, чтобы осуществлять правильное оформление всех документов и не отвлекать сотрудников от выполнения их прямых обязанностей.

Каждый работник и работодатель должны помнить о том, что смена фамилии или имени приравнивается к изменению личных данных сотрудника. Решение о смене фамилии никаким образом не должно сказываться на правах человека, что касается и рабочего места. При этом, человек, перед оформлением всех документов, обязан ознакомиться со всеми бумагами, которые содержат в себе информацию касательно порядка ведения и использования данных работников. Затем нужно ознакомиться со своими правами и обязанностями, после чего можно смело ставить подпись. Что касается работодателя, то он должен оповещать человека обо всех своих действиях и объяснить, что делать с трудовой книжкой при смене фамилии.

Личными или персональными данными принято называть информацию о работнике, которые нужны работодателю для официального оформления. Как правило, хранятся такие сведения в бухгалтерских и кадровых документах организации. При любых изменениях данной информации ее владелец должен внести соответствующие записи в свои личные документы, и бумаги, хранящиеся на предприятии. К ним относят:

1. трудовую книжку;
2. трудовой договор;
3. книгу учета движения трудовых документов;
4. личную карту сотрудника.

Чтобы не затягивать процесс внесения изменений, о смене своих личных данных сотрудник должен сообщать заранее. Лучше, если это будет заявление на имя директора, составленное в письменном виде. Можно также дополнить такое заявление документами, подтверждающими смену личных данных сотрудником. Сюда можно отнести такие документы, как:

• свидетельство о заключении брака;
• свидетельство о разводе
• паспорт;
• свидетельство о смене фамилии или других данных.

В законодательстве не указан полный перечень документов, обязательных к предъявлению сотрудником работодателю. Но правильнее будет поступить именно так, поскольку это не будет вызывать сомнений и лишних вопросов. После получения такого заявления руководителем, он должен поставить свою резолюцию, а работник кадровой службы – внести соответствующую запись в трудовой книжке. Поскольку все записи в трудовой должны вноситься на основании официальных документов, руководитель должен издать приказ соответствующего содержания. Только после этого можно будет продолжить свой трудовой путь в организации.

В случае изменении фамилии сотрудника корректировке подвергается информация на титульном листе трудовой книжки. Для этого старая фамилия зачеркивается одной линией, а рядом вписывается новая.

Запись о смене фамилии владельца трудового документа вносится и на внутреннюю сторону обложки. При этом указываются ссылки на соответствующие документы и все необходимые реквизиты. Это все в конечном итоге предоставляется руководителю или начальнику кадрового отдела, который должен заверить достоверность внесенных изменений своей подписью и печатью.

После решения вопросов о том, как сделать запись в трудовой книжке о смене фамилии, нужно обратить внимание на трудовой договор. Очень часто работодателей и работников волнует вопрос о том, стоит ли вносить аналогичные изменения личных данных в трудовой договор, и как все сделать правильно? На самом деле однозначного ответа на эти вопросы найти не получится. Решить проблему можно несколькими путями.

1. Некоторые специалисты, работающие в сфере трудовых отношений между работодателями и сотрудниками, утверждают, что такие сведения являются не настолько важными, чтобы они включались в условия заключаемого договора.
2. Другие же, наоборот, уверены, что трудовой договор должен предусматривать возникновение подобных ситуаций, и ссылаются на 57 статью ТК РФ. Здесь сказано, что договор составляется на основании сведений, действительных на момент его заключения, и при изменении каких-либо данных человек должен заключить с работодателем дополнение к договору.

Как видно, переоформления трудового договора можно избежать, но существуют и другие документы, которые придется исправлять. К подобным документам можно отнести свидетельство обязательного пенсионного страхования. О смене фамилии работодатель обязан оповестить местные органы Пенсионного фонда, после чего происходит переоформление этого документа.

Вместе с этим материалом часто читают:

Понравилась статья?
Поблагодарить просто - нажмите по любой из кнопок соцсетей.

Образец приказа о смене фамилии работника в связи с заключением брака

образец приказа о смене фамилии. и копыта» фамилию ИВАНОВОЙ Марии Ивановны, инженера проектного отдела на фамилию ПЕТРОВА в связи с вступлением в брак.

18 ноя 2014. Запись вносят в трудовую книжку на основании приказа. Образец записи об увольнении в связи с несоблюдением. от участия в переговорах по заключению коллективного договора или. Запись об изменении фамилии работника на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

5 фев 2013. Приказом Государственного комитета статистики Украины от 5. В каждой группе вопросов фамилии работников размещаются в алфавитном порядке. и «О внесении изменений в образец бланка трудовой книжки» от 2. о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии.

4) в случаях, когда работник настаивает на заключении трудового договора в. Ориентировочная форма такого заявления приведена в образце 1. 24 КЗоТ, трудовой договор считается заключенным и тогда, когда приказ или. о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени.

10 дек 2012. Однако перемена работником фамилии, имени, отчества влечет за собой. Изменения в трудовую книжку работники в связи с переменой имени. Кроме того, при смене персональных данных работника кадровой. Однако учитывая, что форма книги регистрации приказов не является.

Большинство вопросов заключения и расторжения трудового договора. между работником и физическим лицом, утвержденном приказом Минтруда и. В трудовую книжку работнику изменения о смене фамилии не заносятся. «Трудовой договор снят с регистрации в связи со смертью работодателя.

Смена фамилии после замужества: замена паспорта, прав, ИНН, СНИЛС, полиса ОМС, трудовой в 2016 году

Если, после похода с любимым в ЗАГС, единственное, что вас смутило в переходе на его фамилию – это волокита со сменой документов, то мы попробуем развеять часть ваших сомнений.

Даже если вы сейчас считаете замену документов «ненужной волокитой», то стоить помнить, что после рождения ребенка вы столкнетесь с другими юридическими проблемами до его совершеннолетия.

Итак, решение принято! Взвесив все «за» и «против», перебрав все варианты – остаться каждому на своей добрачной фамилии, присоединить фамилию жены к фамилии мужа (да-да, и вы вполне имеете на это моральное право, согласно ст. 32 Семейного Кодекса РФ), либо взять фамилию супруга – вы выбрали последнее.

Что дальше? Что из документов придётся менять срочно, лишь сняв подвенечное платье, а с чем вполне можно подождать?

Начнём по порядку:

Это то, что придётся сделать в самую первую очередь. Во-первых, на его основании вы будете менять все остальные документы. Во-вторых, для замены паспорта определены достаточно жёсткие сроки – 30 дней. После чего, согласно части 1 статьи 19.15 КоАП РФ, наступит административная ответственность за использование недействительного паспорта гражданина России. Штраф по этой статье определён в размере от 2000 рублей до 3000 рублей (и от 3500 рублей до 5000 рублей для городов Санкт-Петербурга и Москвы).

Замена производится в паспортном столе, либо другом территориальном подразделением ФМС по месту жительства.

Список необходимых документов должен быть предоставлен на стенде в паспортном столе. В стандартных требованиях значатся:

• Заявление о выдаче (замене) паспорта (скачать образец заявления );
• Свидетельство о регистрации брака;
• Паспорт гражданина Российской Федерации, подлежащий замене;
• Документы, предоставляемые для проставления полагающихся отметок в вашем паспорте (например, свидетельства о рождении детей, при их наличии, в возрасте до 14-ти лет, документы, подтверждающие прописку по месту жительства и др.);
• 4 фотографии 3,5 см X 4,5 см;
• Квитанция об оплате госпошлины (на этот год составляет 200 рублей).

Менять водительское удостоверение не обязательно, достаточно иметь при себе всё то же свидетельство о браке и смене фамилии. Но в случае оплаты страхового возмещения, могут быть проблемы и волокита с документами. Поэтому, водительские права, также лучше заменить.

Обращаться нужно в организацию, выдававшую ваше удостоверение. Чаще всего, это ГАИ либо МРЭО по вашему месту жительства.

Список документов стандартный:

• паспорт;
• свидетельство о заключении брака;
• удостоверение, подлежащее замене.

Также необходимо взять медицинскую справку формы N 083/У-89, о разрешении управлять транспортным средством.

Государственная пошлина на изготовление нового водительского удостоверения составляет 800 рублей .

По информации ФНС, замена свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе, при смене ФИО, даты рождения, пола, не является обязательной. Идентификационный номер налогоплательщика присваивается физическому лицу раз и навсегда, и не изменяется со сменой паспортных данных. Но если у вас возникнет желание избежать сложностей с постоянным предъявлением свидетельства о браке – будем менять!

Замену свидетельства должно произвести, по вашему желанию, отделение местного налогового органа.

Список документов для смены свидетельства стандартный:

• Паспорт гражданина РФ
• Свидетельство о заключении брака
• Старое свидетельство ИНН
• Заявление о замене свидетельства ИНН в связи со сменой фамилии (обычно бланки заявлений имеются в отделении ФНС)

Новое свидетельство, с указанным в нем, ранее присвоенным ИНН, выдается бесплатно. Срок замены от 1 до 10 дней.

СНИЛС, как чаще всего называют страховое свидетельство, также нужно поменять. При этом, сам номер вашего лицевого счёта останется прежним.

Для работающих женщин замену пенсионной карточки производит работодатель. Если приходится это делать самой – обращаемся в отделение Пенсионного фонда РФ по месту своей регистрации.

Документы, которые потребуются для замены Страхового свидетельства:

• Паспорт гражданина РФ
• Старая пенсионная карточка
• Свидетельство о браке и смене фамилии
• Заявление о замене Страхового свидетельства в связи со сменой фамилии

Замена свидетельства производится бесплатно. Срок замены от 1 до 3 месяцев.

Да, именно так правильно и называется загранпаспорт.

В отделении УФМС, известном как ОВИР, по месту постоянной регистрации.

Список документов для замены загранпаспорта:

• Заявления о выдаче паспорта, удостоверяющего личность гражданина России за пределами её территории
• Загранпаспорт, который подлежит замене
• Свидетельство о регистрации брака
• Паспорт гражданина Российской Федерации
• Квитанция об оплате госпошлины (на этот год составляет 1000 рублей за паспорт, так называемого, «старого образца» и 2500 рублей за паспорт со встроенным микрочипом)

Замена медицинского страхового полиса производится страховой компанией, выдавшей вам его. Для работающих женщин, замену полиса может произвести работодатель.

Список документов, которые будет нужно предоставить:

• Паспорт гражданина Российской Федерации
• Свидетельство о регистрации брака (копия)
• Медицинский полис, подлежащий замене

Замена полиса производится бесплатно. Срок замены полиса — около 2 месяцев.

Банковские карточки менять придётся. Обычно это не представляет собой больших сложностей. Замену зарплатной банковской карты чаще всего берёт на себя работодатель. В иных случаях, смена карточек производится в отделениях банков, выдавших их. Номер вашего банковского счёта, скорей всего, не изменится, лишь будут внесены изменения в клиентскую базу.

Список документов для этой операции привычен – паспорт, свидетельство о браке, карты, подлежащие замене и ваше заявление.

Здесь всё просто. Её действительно менять не нужно. По предъявлению уже привычного нам арсенала документов, отделом кадров вносится запись о перемене фамилии в связи с замужеством, в вашу старую книжку.

Это всё-таки сделать придётся. Может, и не так срочно, как с заменой паспорта, но… В общем, надо!

Изучаем часы приёма своей жилищно-эксплуатационной конторы, и идём к ним.

Наверняка, сумочку с «джентльменским набором» документов – паспорт и свидетельство о браке – вы ещё не разобрали после предыдущих походов. Сваливаем туда же все старые счета и договоры на оказание коммунальных услуг. Образец заявления, думаем, в вашем ЖЭУ имеется.

После очередей и мытарств в ЖЭУ, устраиваем себе законный выходной. Дипломы и свидетельства об образовании не меняются!

Единственное, что может потребовать замены – это студенческие и читательские билеты, если вы ещё продолжаете обучение.

Ура! И ещё один выходной! Все имущественные документы являются действительными, по предъявлении их вместе с паспортом и свидетельством о браке.

Вот, пожалуй, и всё. Не так уж и страшен чёрт, правда? Поздравляем! И пусть вам больше не приходится их менять!

Как отразить в документах смену фамилии - Все о кадрах

Вступление в брак (или развод) — одна из самых распространенных причин смены фамилии работника. В этом случае новые данные нужно указать в бухгалтерских и кадровых документах организации. Если фамилию поменял руководитель организации, об этом необходимо уведомить еще и налоговую инспекцию, ПФР, банк и деловых партнеров. Обо всем по порядку.

Согласно п. 2 ст. 19 ГК РФ любой гражданин РФ, достигший 14 лет, вправе изменить имя, фамилию и отчество. Причем фамилия может быть изменена как на основании актов гражданского состояния (заключение или расторжение брака), так и по желанию лица.

Руководитель, изменивший фамилию, должен подать в кадровую службу заявление о внесении изменений в документы. Данное заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений. К заявлению руководитель должен приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии). Подлинники документов достаточно просто предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

Далее на основании заявления руководителя необходимо подготовить и зафиксировать в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные. С приказом следует ознакомить под роспись самого руководителя, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии.

Обратите внимание, что приказ издается только при предъявлении руководителем нового паспорта (одного свидетельства о браке недостаточно), так как, пока работник не поменял паспорт, фамилия его остается прежней.

Согласно п. 12 Положения о паспорте гражданина РФ*(1) замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола. В соответствии с п. 15 Положения о паспорте гражданина РФ документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.

На основании представленных документов (свидетельства о браке и паспорта) необходимо внести изменения в «кадровые» документы, содержащие персональные данные руководителя. В первую очередь нужно скорректировать данные в трудовой книжке и личной карточке работника (форма Т-2 *(2)).

Обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек*(3) изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату.

Изменения указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.

Изменения в личную карточку работника можно внести двумя способами:

— прежнюю фамилию (имя, отчество) зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и сверху или сбоку написать новые сведения. Далее исправления заверить подписью уполномоченного лица*(4);

— распечатать личную карточку с новыми данными. Достаточно будет распечатать те страницы личной карточки, в которые вносились изменения. На прежней странице делается отметка, что она была заменена в связи с изменением фамилии. На новой странице тоже следует отразить факт замены.

Согласно ст. 72 ТК РФ внесение изменений в трудовой договор руководителя осуществляется в случае изменений определенными сторонами условий труда. Смена фамилии не изменяет условий труда, поэтому возникает вопрос — нужно ли вносить изменения в трудовой договор, заключать дополнительное соглашение к нему или же будет достаточно приложить к заключенному договору копии документов о смене фамилии? Однозначного ответа нет.

На наш взгляд, если зафиксировать смену фамилии в трудовом договоре с руководителем, это не будет нарушением законодательства. Внесение изменений можно произвести двумя способами.

Первый способ: указать новую фамилию в тексте трудового договора, отметив, на основании какого документа вносятся изменения (наименование документа, орган, выдавший документ, его номер и дата выдачи). Также внести исправления в раздел «Реквизиты сторон», так как вместе со сменой фамилии у сотрудника изменились и паспортные данные.

Обратите внимание, что исправлению подлежат оба экземпляра договора: и тот, который хранится в организации, и тот, что находится у сотрудника.

Второй способ: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где указать, что с определенной даты (даты изменения персональных данных) договор следует читать в новой редакции.

В Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), помимо прочих сведений, содержится информация о лице, которое вправе без доверенности действовать от имени организации. Это установлено п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон N 129-ФЗ).

Об изменении фамилии или других паспортных данных действующего руководителя нужно сообщить в регистрирующий орган по месту своего нахождения в течение трех дней с момента получения руководителем нового паспорта (п. 5 ст. 5 Закона N 129-ФЗ). Если срок пропущен, налоговые инспекторы могут привлечь к административной ответственности руководителя организации, осуществляющего руководство текущей деятельностью организации. То есть могут вынести предупреждение или наложить административный штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

Согласно п. 3 Требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», документы о смене фамилии в инспекцию можно представить одним из трех способов:

— через представителя;

— почтовым отправлением с уведомлением и описью вложения, которую заверяет работник почты.

Если документы в инспекцию представляет уполномоченное лицо, на него нужно в обязательном порядке оформить заверенную у нотариуса доверенность (абз. 3 п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Сменив фамилию, руководитель должен обратиться в свое территориальное отделение ПФР, чтобы внести в лицевой счет застрахованного лица информацию об изменении (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон N 27-ФЗ)).

Причем руководитель должен написать заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п. Получив такое заявление, организация-работодатель должна в двухнедельный срок передать его в территориальный орган ПФР вместе с описью необходимых документов.

На основании полученных документов работники ПФР в течение месяца отражают все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и выдают новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7 Закона N 27-ФЗ).

Бюджетное учреждение вправе сверх установленного государственного (муниципального) задания, а также в случаях, определенных федеральными законами, в пределах установленного государственного (муниципального) задания выполнять работы, оказывать услуги, относящиеся к его основным видам деятельности, предусмотренным его учредительным документом для граждан и юридических лиц за плату и на одинаковых при оказании одних и тех же услуг условиях (п. 4 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).

Также в соответствии с Федеральным законом от 08.05.2010 N 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» бюджетное учреждение нового типа вправе привлекать кредиты и заключать договоры финансового лизинга, которые дают руководителям бюджетных учреждений возможность приобретения транспортных средств или оборудования для оказания платных услуг, развития материальной базы для научных исследований и т.п.

Право первой подписи на документах по оплате или кредитам имеет руководитель организации, а следовательно, необходимо известить банк о смене фамилии руководителя и заменить банковскую карточку с образцами подписей (п. 7.14 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»).

Таким образом, организация должна представить в банк:

— банковскую карточку с указанием новой фамилии руководителя. Новую подпись нужно заверить либо у нотариуса, либо непосредственно в банке у уполномоченного сотрудника (п. 7.12 и 7.13 названной инструкции);

— документ, удостоверяющий личность руководителя, с новой фамилией.

Сроки уведомления банка о смене персональных данных работников и руководителей, имеющих право первой подписи, законодательством не установлены. Обычно этот срок указывается в договоре банковского счета.

Руководитель подписывает договоры бюджетной организации, поэтому об изменении его фамилии также необходимо уведомить всех партнеров, с которыми у учреждения заключены действующие на данный момент договоры.

Обычной практикой в договорах является пункт, что, если у одной стороны меняются какие-либо реквизиты (в том числе фамилия руководителя), она обязана сообщить об этом другим сторонам договора. За нарушение данного пункта могут предусматриваться серьезные штрафные санкции.

Для того чтобы сообщить партнерам об изменении персональных данных руководителя, достаточно направить в их адрес информационное письмо. Рекомендуем оформить его на фирменном бланке организации с новой подписью руководителя.

Данное письмо составляется в произвольной форме и отправляется по почтовому адресу, приведенному в договоре, или факсу (электронной почте), если такой способ обмена информацией зафиксирован в договоре. В случае, когда партнерская организация требует копию документа, на основании которого была изменена фамилия, к информационному письму необходимо приложить копию свидетельства о регистрации (или расторжении) брака или копию нового паспорта руководителя. По согласованию с контрагентом копию документа заверяет должностное лицо самой организации либо нотариус.