Гербовые бланки и печати

1. Понятие бланка

2. Сущность гербовых бланков

3. Гербовая печать

Список использованной литературы

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство -- ведение документации организации, предприятия, фирмы, прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений.

Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства. Оформление документов - одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Важнейшая задача секретаря, которая реализуется при выполнении многих функций, -- оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации, в частности ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Он утвержден и введен в действие C 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 взамен одноименного недолго просуществовавшего стандарта ГОСТ Р 6.30-97.

Требования настоящего стандарта являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Реквизит документа -- обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

1. Понятие бланка

Бланк -- белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией.

Большинство организационно-распорядительных документов - письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. - должны создаваться на бланках документов и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-2003.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам. Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

* наименование вида бланка;

* номер сопроводительного документа;

* серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

* наименование вида бланка;

* серию и номера бланков;

* наименование структурного подразделения;

* фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

* расписку в получении;

* примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации -- автора документа.

Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации -- автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации -- автора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72,8х88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаг и, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков.

* размещение на бланке только сокращенного наименования организации -- автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

* составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации -- авторе;

* «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

* размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;

* произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта;

* размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);

* размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

2. Сущность гербовых бланков

C 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Основное и главное отличие нового стандарта состоит в рекомендательном характере государственного стандарта.

Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации", а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.

Гербовые бланки изготавливаются по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Гербовые бланки нумеруются типографским способом, а при необходимости проставляются также номера серий. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков на карточках или журналах в службе делопроизводства. Правилами изготовления и использования гербовых бланков рекомендуется руководствоваться и организациям, для которых бланки с официально зарегистрированным логотипом или эмблемой организации являются, по существу, гербовыми (бланки организации).

Гербовые бланки и бланки организации хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются под расписку и при необходимости уничтожаются по акту с отметкой в регистрационно-учетной форме. Документы, изготовленные на типографских гербовых бланках, могут тиражироваться методом ксерокопирования и при помощи иных средств оперативной полиграфии и функционировать на правах тиражированного экземпляра, а при необходимости заверяться на соответствие подлиннику.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя органа. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя органа.

О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя органа.

Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 1) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и - над ними - одной большой короной, соединенными лентой.

В правой лапе орла-скипетр, в левой-держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона. Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов. многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

· федеральных конституционных законов и федеральных законов;

· указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

· постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

· постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

· постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

· решений Конституционного Суда Российской Федерации;

· решений Верховного Суда Российской Федерации;

· решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

· Президента Российской Федерации;

· Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

· Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

· Правительства Российской Федерации;

· Конституционного Суда Российской Федерации;

· Верховного Суда Российской Федерации;

· Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

· Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

· Администрации Президента Российской Федерации;
полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

· федеральных органов исполнительной власти;

· Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

· Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

· Счетной палаты Российской Федерации;

· Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

· Центрального банка Российской Федерации.

· органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

· органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

· органов прокуратуры Российской Федерации.

Изображение Государственного герба РФ, герба субъекта РФ на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита “Наименование организации”, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом “Наименование организации”.

В соответствии с Законом о Государственном гербе при одновременном размещении Государственного герба РФ и герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации Государственный герб РФ располагается с левой стороны от другого герба (геральдического знака), если держать бланк перед собой; при одновременном размещении нечетного числа гербов (геральдических знаков) Государственный герб РФ располагается в центре, а при размещении четного числа гербов (но более двух) - левее центра. При одновременном размещении Государственного герба РФ и других гербов (геральдических знаков) размер герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации не может превышать размер Государственного герба РФ, при этом Государственный герб РФ не может быть размещен ниже других гербов (геральдических знаков).

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Герб Российской Федерации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

Согласно кодексу «Об административных правонарушениях», нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации влечет наложение административного штрафа в размере от пяти до десяти минимальных размеров оплаты труда .

Согласно Уголовному кодексу, надругательство над Государственным гербом Российской Федерации или Государственным флагом Российской Федерации наказывается ограничением свободы на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

гербовый бланк печать документ

3. Гербовая печать

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых.

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 25.12.2002 № 505.

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.

Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях -- приравненной к ней) печати. Это-

· гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.;

· поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.);

· заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

· доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Таким образом, требования к оформлению, изготовлению, учету и хранению гербовых бланков определяет ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который был утвержден и введен в действие с 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65. Этот стандарт заменил одноименный недолго просуществовавший стандарт ГОСТ Р 6.30-97.

Отличие ГОСТ Р 6.30-2007 от ГОСТ Р 6.30-97 состоит в его рекомендательном характере, и из него были исключены пункты, регулирующие правовые вопросы, в том числе, исключен раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации", а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.

Тем не менее, стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М. Госстандарт России, 1998.

2. Основы законодательства РФ об Архивном фонде и архивах // Ведомости съездов народных депутатов и Верховного Совета РФ. - 1993. - № 33. - С.3.

3. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других предприятий, с указанием сроков хранения. - М. Росархив, 2000.

4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете/ Утв.Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М. Росархив, 2002..

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. - М. 1982.

7. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (утв.Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 223 «О трудовых книжках»).

8. Трудовой кодекс РФ. - М. Проспект, 2002..

Размещено на Allbest.ru

Гербовый бланк это

Бланк * - как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспро­изводится информация об организации - авторе, от имени которого доку­мент издаётся, появился в 30-х гг. XIX века и нашел повсеместное рас­пространение.

* ГОСТ P51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. так определяет бланк - набор реквизитов, идентифицирующих автора официаль­ного письменного документа.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправ­ляемые из организации, оформляются на бланках, как в государствен­ных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпе­чатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводить­ся при распечатке конкретного документа.

Однако, бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только поли­графическим способом. ГОСТ Р 6.30-97 содержит как общие требования к бланкам документов, так и специальный раздел с требованиями к изго­товлению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации.

Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бу­мага светлых тонов.

Можно проектировать бланки с угловым или продольным располо­жением реквизитов.

В организации обычно применяется два вида бланков -для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если известна по­требность, можно иметь и бланки конкретных видов документов (напри­мер, приказа, акта и т.д.).

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов;

^ Герб (реквизит 01 и 02)

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Рос­сийской Федерации помещается на бланках до­кументов государственных органов и учрежде­ний, определённых Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъек­тов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а так­же учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположе­ния. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименова­нием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации яв­ляются полиграфической продукцией, подлежащей учёту.

В новом ГОСТе Р 6.30-97 введён раздел Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Госу­дарственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российс­кой Федерации. В нём указывается, что гербовые бланки подлежат осо­бому учёту:

"На гербовых бланках типографским способом или нумератором про­ставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номе­ров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика гербовых бланков;

- серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надёжно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учётно-регистрационной форме".*

* ГОСТ Р 6.30-97 п. 5.4, 5.5, 5.6

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, помните, что Правительством Российской Федерации 27.12.95 издано Постановление "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государствен­ного герба Российской Федерации", в котором установлено, что "изго­товление. бланков с воспроизведением Государственного герба Рос­сийской Федерации осуществляют только полиграфические. предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовле­ния указанного вида продукции на должном качественном уровне".

^ Эмблема (реквизит 03)

В бланке, особенно коммерческих организаций, по­мещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изоб­ражение, отражающее направления деятельности орга­низации, предприятия или фирмы. Чаще всего в каче­стве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема мо­жет состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление ее дея­тельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Россий­ской Федерации или герб субъекта Российской Феде­рации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу опделить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наимено­вание организации. У нас в стране эмблема рас­полагается на верхнем поле бланка над середи­ной наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организа­ции. За рубежом эмблема в большинстве случа­ев располагается на левом или на правом поле бланка на уровне наименования фирмы.

^ Наименование автора документа (реквизит 06)

В бланке мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее дол­жностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразде­ления или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая ин­станция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих орга­низациях - наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприя­тий или организаций, которые имеют прямое или административное под­чинение.

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать требованиям установленным зако­нодательства, нормативных и учредительных документов т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наиме­нованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, уч­редительным договором).

Сокращённое наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе название организации было повто­рено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наиме­нованием на русском языке.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государствен­ного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках - национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

^ Справочные данные об организации-авторе (реквизит 07)

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизи­та входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефо­нов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW-страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер госу­дарственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (пло­щади), затем название города, штата или округа, почтовый индекс и в конце название страны. С 1 января 1998 года наша страна также перехо­дит на международную систему написания адреса.

В настоящее время быстро растет количество организаций, имеющих постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых наименование организа­ции и ее адрес воспроизводятся дважды на русском и иностранном (чаще всего английском) языках.

Имеют свои особенности и бланки совместных международных объединений, предприятий, фирм. В них указываются страны и адреса сторон, входящих в объединение. Реквизиты таких бланков также изго­тавливаются на двух языках.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль вер­хнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк).

В общем бланке на месте справочных данных указывается вид доку­мента.

^ Дата и регистрационный номер документа (реквизит 09 и 10)

В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки доку­мента. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди дру­гих аналогичных. Образно говоря, дата и индекс - "имя и отчество" доку­мента.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют ста­дии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опуб­ликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утвержда­ющим документ. Если авторами документа выступают несколько орга­низаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении докумен­та, отметка для автоматического поиска и контроля информации.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.98. Оформ­ленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Но можно писать год и полностью. Тогда дата выглядит так: 03.04.1998. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1998 г.) применяется в документах, содержащих сведения фи­нансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена обратная последователь­ность оформления дат: год, месяц, число. Например: 1998.03.08.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистра­ции. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Реги­страцию проводят децентрализовано по группам документов - обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. На­пример, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, при­казы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита "Регистрационный номер документа" является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних докумен­тов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавля­ются буквы К (кадры) или Л\С (личный состав). Например: Приказ №8к или приказ № 21 л/с.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составивше­го документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда под­шит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/ 89, где 02 - индекс структурного подразделения (например, бухгалте­рии), 15 - номер дела по номенклатуре, 89 - порядковый номер отправ­ляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии. Например: В-17, Д-124.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).*Например: № 463/162/298

* Государственная система документационного обеспечения управления. Ос­новные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М. Главархив СССР, 1994. п. 2.3.1.9. с. 16.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11)

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста пись­ма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой "На Ваше пись­мо от 12 апреля 1969 г. за № 0514.83 сообщаем. ". Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на ко­торый пишется ответ и включает регистрационный номер и дату доку­мента, на который даётся ответ.

Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руково­дителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информа­ция: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

В зарубежной коммерческой корреспонденции ссылка на индекс по­лученного документа и индекс самого документа выступают как один реквизит. Обычно он состоит из двух частей - ссылка на индекс входя­щего и индекс отправляемого документа. Индекс документа, на который ссылаются, оформляется первым и сопровождается словами "Ваш ин­декс. " Например: Your ref: ICL/RH - Ваш индекс: ICL/RH. Затем сле­дует индекс отправляемого документа, сопровождаемый словами "Наш индекс. ". Например: Our ref: EK/R - Наш индекс: EK/R. После сопро­вождаемых слов ставится двоеточие, после которого проставляется ин­декс. Он может быть цифровым, буквенным или буквенно-цифровым.

Этот реквизит в иностранной корреспонденции оформляется в левом или правом поле и ссылки располагаются друг под другом. В инициа­тивных документах будет только индекс отправляемого документа.

^ Место составления или издания (реквизит 12)

В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставля­ется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 он указывается только в тех случаях "если затруднено его определение по реквизитам "наименование организации" и "справочные данные об организации". Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местона­хождение вошло в название организации. АО Пермские авиамоторы не указывает в г. Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать - Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петер­бург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пун­ктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.

^ Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13)

В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (секретно, для слу­жебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения дос­тупа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземп­ляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.