Рейтинг: 4.8/5.0 (1858 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 17.04.2015.
1. Юристу: АО и ООО решат самостоятельно, иметь ли им печать >>>
1.1. О наличии печати у общества можно узнать из его устава >>>
1.2. Будет ли печать на договоре, по-прежнему зависит от решения сторон >>>
1.3. Можно ли не ставить печать на доверенности? >>>
1.4. В каких случаях можно не ставить печать, а в каких она обязательна? >>>
2. Кадровику: ставить ли печать при оформлении документов? >>>
2.1. В акте о несчастном случае печать работодателя может отсутствовать >>>
2.2. Как заверять записи в трудовых книжках, если нет печати? >>>
2.3. Заключить трудовой договор можно и без печати >>>
2.4. Ставить ли печать организации на листке нетрудоспособности - решать работодателю >>>
2.5. Документы о привлечении иностранных работников заверяются печатью, если она есть >>>
2.6. Чтобы утвердить штатное расписание, печать не нужна >>>
3. Бухгалтеру: повлияет ли на работу отсутствие печати? >>>
3.1. Для организаций, имеющих печать, сведения о которой есть в уставе >>>
3.1.1. Что будет с расходами, если у контрагента нет печати? >>>
3.2. Для организаций, имеющих печать, сведений о которой нет в уставе, а также для вновь создаваемых компаний >>>
3.2.1. Как быть, если без печати инспекция не принимает отчетность? >>>
3.2.2. Что делать с отчетностью по страховым взносам? >>>
3.2.3. Нужно ли заверять печатью копии документов, которые запросила инспекция в ходе проверки? >>>
3.2.4. Нужно ли ставить печать на доверенности представителя организации? >>>
3.2.5. Должна ли использовать печать организация, применяющая ККТ? >>>
3.2.6. Установленная в Налоговом кодексе РФ обязанность ставить печать при уплате акциза сохраняется >>>
1. Юристу: АО и ООО решат самостоятельно, иметь ли им печать
1.1. О наличии печати у общества можно узнать из его устава
С 7 апреля 2015 г. ООО и АО не обязаны иметь круглую печать (Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ, далее - Закон). Соответствующие изменения внесены в том числе в Закон об ООО и Закон об АО.
С этой же даты сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества. Отсутствие такой информации свидетельствует о том, что у юрлица нет печати. Вместе с тем обязанность уничтожить печать, если названные изменения не внесены в устав, не установлена.
В случае если печать требуется согласно федеральному закону. оттиск печати, информации о наличии которой нет в уставе, не может ставиться для исполнения названного требования. Однако запрета на использование такой печати или ответственности за это не предусмотрено.
Обществам, в уставе которых уже содержится информация о наличии печати, ничего делать не нужно. Остальным организациям рекомендуем включить в устав соответствующую информацию, поскольку зачастую необходимость поставить печать на документах предусматривается в законе или в договоре между сторонами. Что касается обществ, которые создаются с 7 апреля 2015 г. то они вправе, но не обязаны иметь печать.
Путеводитель. по корпоративным процедурам: какие риски стоит учесть вновь создаваемым ООО и АО при принятии решения по рассматриваемому вопросу
1.2. Будет ли печать на договоре, по-прежнему зависит от решения сторон
Скрепление договоров печатью как раньше. так и сейчас считается дополнительным требованием к их форме.
Следовательно, печать на договоре нужна только в том случае, если есть соответствующее указание в законе, ином правовом акте или договоре. Это подтверждается судебной практикой. Вместе с тем отказ общества от использования печати может привести к возникновению сложностей в отношениях с контрагентами, для которых подобное оформление сделки является решающим.
Не менее важен вопрос о том, надо ли ставить печать на актах, подтверждающих исполнение договора сторонами (например, на акте об оказании услуг или о выполнении работ), а также на расписке, подтверждающей передачу денежных средств по договору займа. Если стороны уже имеют печать и это отражено в уставе, они могут продолжать ее использовать при оформлении перечисленных документов.
Путеводитель по договорной работе: рекомендации по оформлению перечисленных документов с учетом нового Закона
Можно не ставить печать на договор, если контрагент не возражает и законом не предусмотрено обратное. Поскольку использование печати при заключении договора для многих компаний является сложившейся практикой, рекомендуем не отказываться от использования печати хотя бы первое время после вступления в силу нововведений.
Составить договор с учетом описанных новшеств поможет онлайн-сервис "Конструктор договоров". В анкеты (раздел "Заключительные положения") и шаблоны (раздел "Адреса и реквизиты сторон") к договорам поставки, подряда, возмездного оказания услуг, аренды нежилого помещения, займа, а также купли-продажи транспортных средств уже добавлено предупреждение, согласно которому скрепление договора печатью необязательно, если это не предусмотрено соглашением сторон, законом или иными нормативными правовыми актами. Кроме того, приведена соответствующая судебная практика.
1.3. Можно ли не ставить печать на доверенности?
Еще 1 сентября 2013 г. печать перестала быть необходимым реквизитом доверенности юрлица, предусмотренной Гражданским кодексом РФ. Доверенность от имени юрлица выдается за подписью его руководителя (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Ранее обязанность ставить печать организации на доверенности, выданной от имени юрлица, была установлена в п. 5 ст. 185 ГК РФ. Требование о наличии печати сохранялось для некоторых видов доверенностей, например для доверенности процессуальных представителей.
С принятием Закона даже процессуальные доверенности в большинстве случаев могут оформляться без печати, если ее у организации нет.
Вместе с тем в п. 6 ст. 57 Кодекса административного судопроизводства РФ установлено, что доверенность от имени организации должна быть скреплена печатью этой организации. Юрлицо, решившее не использовать печать, не сможет выдать такую доверенность.
Отсутствие печати у организации не помешает ей выдать доверенность на совершение сделки или на представительство в арбитражном суде. Однако для представительства по некоторым делам, рассматриваемым в судах общей юрисдикции (например, по делам об оспаривании нормативных и ненормативных актов), печать потребуется.
Рекомендуем не отказываться от печати, чтобы не усложнять подключение представителя к участию в таких процессах.
1.4. В каких случаях можно не ставить печать, а в каких она обязательна?
До вступления в силу Закона требование о наличии печати на документах содержалось в ряде федеральных законов, а также во множестве подзаконных актов. Согласно изменениям только установленное в федеральном законе требование о наличии оттиска печати является обязательным. В связи с этим перед обществами возникают два основных вопроса: в каких законах сохранилась обязанность ставить печать и как быть с аналогичными положениями подзаконных актов?
В ряде законов в положения о необходимости ставить печать внесены поправки, в соответствии с которыми печать ставится только при ее наличии. Например, теперь при подаче пакета документов для регистрации договора аренды зданий или сооружений, заключенного на срок не менее года, заверять печатью копии учредительных документов должны только те хозяйственные общества, в уставе которых есть указание на наличие печати. Для остальных обществ заверение печатью названных документов необязательно.
Путеводитель по договорной работе: подробнее о рассматриваемой ситуации
Полный перечень изменений, внесенных в конкретные федеральные законы, см. в Законе .
В то же время печать по-прежнему нужна, например, для того, чтобы оставлять предмет залога у залогодателя под замком и печатью залогодержателя, а также для заверения образовательными организациями документов об образовании.
Кроме того, до 18 мая 2015 г. сохраняется обязанность организаций, участвующих в таможенных правоотношениях, ставить печать в определенных Законом о таможенном регулировании случаях.
Сложнее ситуация с подзаконными актами, которые до сих пор предусматривают необходимость наличия у юрлиц печати. Например, для открытия расчетного счета юрлицо должно предоставить в соответствующий банк карточку с образцами подписей и оттиска печати.
Поскольку в Законе не указано, что обязанность использовать печать может быть закреплена в подзаконных актах, формально такие указания с 7 апреля 2015 г. не являются обязательными.
Если требование о наличии печати на документах установлено подзаконным актом, его стоит воспринимать как необязательное. Однако нужно быть готовым к тому, что госорганы, банки и иные лица могут по-прежнему требовать наличия печати на документах.
Организациям, которые участвуют в таможенных правоотношениях и в уставе которых нет сведений о наличии печати, необходимо внести в устав соответствующую информацию. В противном случае с 7 апреля по 17 мая 2015 г. они не смогут, в частности, оформить доверенность от своего имени для представительства при обжаловании действий и решений таможенного органа или его должностного лица.
Путеводитель по корпоративным процедурам: поможет ли избежать рисков наличие печати на документах после вступления в силу нововведений
Путеводитель по госуслугам для юридических лиц: о проставлении печати на уведомлении о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности
Путеводитель по госуслугам для юридических лиц: о проставлении печати на заявлении о выдаче лицензии на эксплуатацию взрывопожароопасных и химически опасных производственных объектов I, II и III классов опасности
2. Кадровику: ставить ли печать при оформлении документов?
2.1. В акте о несчастном случае печать работодателя может отсутствовать
При составлении акта о несчастном случае на производстве ставить печать организации теперь необходимо лишь при ее наличии (ч. 5 ст. 230 ТК РФ).
Ранее во всех случаях требовалось заверять данный акт печатью. При этом работодатель-физлицо, у которого она отсутствовала, должен был заверять свою подпись в установленном порядке.
Порядок составления акта о несчастном случае на производстве упрощен как для работодателей-физлиц, так и для работодателей-организаций. Теперь хозяйственным обществам, не имеющим печати, ставить ее на этом документе необязательно.
Путеводитель по кадровым вопросам. Охрана труда. Несчастный случай на производстве: об общих требованиях к оформлению акта о несчастном случае
2.2. Как заверять записи в трудовых книжках, если нет печати?
В связи с отменой обязательности печатей возникает важный вопрос о том, как оформлять трудовые книжки. По правилам их ведения при увольнении работника записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы, заверяются печатью работодателя.
Чтобы заверить данные о работнике на первой странице трудовой книжки или изменения, внесенные в эти данные (например, фамилии), можно воспользоваться печатью кадровой службы.
Ранее подобная альтернатива была предусмотрена для заверения записей, внесенных в трудовую книжку работника при трудоустройстве и в период его работы в организации. Сейчас такая возможность нормативно не установлена. Вместе с тем разъяснения Роструда позволяют сделать вывод, что заверение записей в трудовой книжке не круглой, а иной печатью работодателя не влечет нарушения прав работника, поскольку подтверждает факт его работы у данного работодателя. Печать должна содержать информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения.
Поскольку обязанность использовать печать устанавливается только федеральным законодательством, а требования о заверении печатью сведений в трудовых книжках закреплены на подзаконном уровне, соблюдение таких требований не является обязательным.
Тем не менее во избежание рисков работодателям (кадровикам) рекомендуем как и раньше заверять сведения в трудовых книжках работников печатью. При отсутствии круглой печати организация может применять другую печать, содержащую необходимые данные.
Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка: о порядке проставления оттиска печати
2.3. Заключить трудовой договор можно и без печати
По общему правилу трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается сторонами. На практике принято также ставить на трудовых договорах печать организации. Между тем законодательством требование заверять данный акт печатью не предусмотрено.
Отсутствие у организации печати, а значит, невозможность поставить ее на трудовом договоре не повлияет на его действительность.
Путеводитель по кадровым вопросам. Прием на работу: о заключении трудового договора (реквизиты трудового договора)
2.4. Ставить ли печать организации на листке нетрудоспособности - решать работодателю
На бланке листка нетрудоспособности предусмотрено отдельное поле для печати работодателя. Вместе с тем нет специальных правил, касающихся формы такой печати или информации, которую она должна содержать.
Работодатели-физлица ставят печать при ее наличии (см. Порядок выдачи листков нетрудоспособности).
Аналогичные правила, вероятно, будут действовать и в отношении хозяйственных обществ в связи с отменой норм о необходимости иметь круглую печать. Это представляется обоснованным, поскольку в данном случае федеральным законом обязанность ставить печать работодателя на больничном листе не установлена.
До тех пор пока бланки документов и порядок их заполнения не приведены в соответствие с изменившимся законодательством, решение вопроса о том, ставить ли печать на таких документах, остается на усмотрение работодателя. С юридической точки зрения требования подзаконных актов о наличии печатей на документах можно считать необязательным. Если работодатель готов отстаивать свою позицию в суде, он может не использовать печать в подобном случае.
Путеводитель по кадровым вопросам. Порядок оформления листка нетрудоспособности: о печатях медицинской организации и работодателя на листке нетрудоспособности
2.5. Документы о привлечении иностранных работников заверяются печатью, если она есть
Требование заверять печатью документы, необходимые для получения разрешения на привлечение и использование иностранных работников, на подзаконном уровне содержало оговорку "при наличии таковой" еще до отмены обязательности печатей.
Теперь АО и ООО могут не заверять печатью такие документы независимо от того, используется ли печать при осуществлении деятельности общества.
Путеводитель по кадровым вопросам. Иностранные работники: о документах для получения разрешения на привлечение и использование иностранных работников
2.6. Чтобы утвердить штатное расписание, печать не нужна
Отсутствие печати не помешает организации утвердить штатное расписание. В унифицированной форме этого документа не предусмотрено место для печати.
Штатное расписание по-прежнему можно не заверять печатью общества.
Путеводитель по кадровым вопросам. Штатное расписание: о проставлении печати на штатном расписании
3. Бухгалтеру: повлияет ли на работу отсутствие печати?
С 7 апреля 2015 г. компании не обязаны иметь печать. Организациям, в уставе которых есть сведения о печати, целесообразно ее сохранить, поскольку велика вероятность того, что бухгалтер столкнется с необходимостью заверять печатью документы (подробнее о таких случаях см. ниже ). При этом даже ее использование не гарантирует, что у бухгалтера организации не возникнут сложности, так как контрагент может отказаться от печати.
Кроме того, существуют организации, у которых имеется печать, но сведений о ней нет в уставе. Им, как и вновь создаваемым компаниям, следует обратить внимание на возможные последствия принятия решения не использовать печать.
3.1. Для организаций, имеющих печать, сведения о которой есть в уставе
3.1.1. Что будет с расходами, если у контрагента нет печати?
Ни в Налоговом кодексе РФ, ни в Законе о бухучете не установлено, что на первичных учетных документах, подтверждающих, в частности, расходы в целях налогообложения прибыли, должна быть поставлена печать организации. Однако требование обязательно заверять печатью первичный документ может следовать, например, из порядка заполнения формы такого документа, либо самой унифицированной формы, либо формы первичного документа, разработанной налогоплательщиком.
Если контрагент не заверит первичные документы печатью в тех случаях, когда это необходимо в силу применяемой формы, то налоговый орган, вероятно, будет чаще доначислять налоги, считая, что компания не проявила должной осмотрительности либо получила необоснованную налоговую выгоду. В случае если в первичных документах будут содержаться отдельные недочеты (например, отсутствие расшифровки подписи либо подписание документа неустановленным лицом), без печати организации, возможно, будет сложнее отстоять свою позицию.
В связи с этим во избежание рисков можно рекомендовать налогоплательщикам просить контрагентов ставить на документах печать, если в соответствии с формами такое заверение предусмотрено. В ином случае следует убедиться в том, что формы, утвержденные контрагентом, не требуют обязательно заверять их печатью. Для этого рекомендуем направить контрагенту соответствующий запрос. Даже если он не ответит, такой запрос, вероятно, может среди прочего свидетельствовать о проявлении должной осмотрительности.
3.2. Для организаций, имеющих печать, сведений о которой нет в уставе, а также для вновь создаваемых компаний
Помимо трудностей в отношениях с контрагентами, отказавшимися от печати, бухгалтер организации может столкнуться с рядом дополнительных сложностей, если компания решит не использовать печать.
3.2.1. Как быть, если без печати инспекция не принимает отчетность?
Налогоплательщик обязан подать в инспекцию декларацию по форме, утвержденной ФНС России по согласованию с Минфином России. В случае когда организация представляет отчетность на бумажном носителе, необходимо ставить печать. Такое правило содержится в утвержденных налоговым ведомством указаниях по заполнению форм деклараций (например, отчетности по налогу на прибыль или налогу на имущество организаций). Следует иметь в виду, что сейчас отсутствие печати на подаваемой организацией декларации является одним из оснований для того, чтобы инспекция отказалась ее принимать.
Поскольку теперь предусмотрено, что обязательные случаи использования печати должны быть установлены в федеральных законах, а названное требование предусмотрено нормами подзаконных актов, возникает противоречие. С юридической точки зрения оно разрешается в пользу закона, т.е. противоречащие ему нормы подзаконного акта не должны применяться. Однако во избежание рисков рекомендуем организациям до появления разъяснений компетентных органов или внесения изменений в соответствующие приказы ставить печать при подаче налоговой отчетности на бумажном носителе в инспекцию. При этом желательно внести соответствующие сведения о печати в устав (см. раздел 1.1 ).
3.2.2. Что делать с отчетностью по страховым взносам?
Закон о страховых взносах не содержит требования о заверении отчетности по взносам печатью. Отсутствует такое требование и в порядке заполнения формы РСВ-1 ПФР. При этом в самой форме указано поле для печати, а ее отсутствие на расчете, представляемом организацией в ПФР, является основанием для отказа в приеме документов. Кроме того, вносимые при заполнении расчета исправления должны заверяться печатью.
В порядке заполнения отчетности по форме 4-ФСС прямо указано на необходимость ставить печать организации. Аналогично форме РСВ-1 ПФР исправления в расчете по взносам на социальное страхование также следует заверять печатью.
Поскольку теперь предусмотрено, что случаи обязательного использования печати должны быть установлены федеральными законами, а названное требование предусмотрено нормами подзаконных актов, возникает коллизия. С юридической точки зрения она разрешается в пользу закона, т.е. противоречащие ему нормы подзаконного акта не применяются. Однако во избежание рисков рекомендуем организациям до появления разъяснений контролирующих органов или внесения соответствующих изменений заверять печатью отчетность по страховым взносам. При этом желательно внести соответствующие сведения о печати в устав (см. раздел 1.1 ).
3.2.3. Нужно ли заверять печатью копии документов, которые запросила инспекция в ходе проверки?
Согласно форме требования о представлении документов (информации) организация подает копии запрошенных инспекцией документов, которые заверяются подписью руководителя и печатью, если иное не предусмотрено законодательством РФ.
Из разъяснений Минфина России можно сделать вывод, что при представлении в налоговый орган копий истребуемых документов налогоплательщику следует руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003. В соответствии с ним документы заверяют печатью организации, однако на копиях компания может поставить печать, выбранную по своему усмотрению.
Установленные налоговым ведомством положения содержат оговорку. значит, теперь организация вправе не ставить печать на представляемых по требованию инспекции документах, если компания отказалась от использования печати. Однако во избежание рисков рекомендуем компаниям до внесения изменений в положения ГОСТа или до появления разъяснений компетентных органов заверять печатью копии документов, подаваемых в инспекцию по требованию в соответствии со ст. ст. 93. 93.1 НК РФ. Следует иметь в виду, что в этом случае компания может использовать не круглую, а другую печать по своему усмотрению .
3.2.4. Нужно ли ставить печать на доверенности представителя организации?
По общему правилу в налоговых правоотношениях от лица организации может участвовать уполномоченный представитель на основании доверенности, выданной в соответствии с гражданским законодательством. В настоящее время в ст. 185 ГК РФ отсутствует требование о наличии печати на такой доверенности.
Для того чтобы, например, подать отчетность либо принять документ (требование) от инспекции, представитель организации может иметь доверенность, не заверенную печатью. Следует, однако, отметить, что наличие печати послужит для контрагентов и налоговых органов дополнительным свидетельством того, что доверенность подписана уполномоченным лицом.
Подробнее см. Правовые новости. Специальный выпуск "Изменения положений Гражданского кодекса РФ о сделках, представительстве, решениях собраний, исковой давности и др. (Федеральный закон от 07.05.2013 N 100-ФЗ)".
3.2.5. Должна ли использовать печать организация, применяющая ККТ?
Несколько случаев использования печати установлены Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин (например, при подготовке журнала кассира-операциониста). Исходя из формулировки нового положения эти ситуации не подпадают под обязательные случаи использования печати, поскольку предусмотрены подзаконным актом, а не федеральным законом.
Возникшая коллизия с юридической точки зрения разрешается в пользу закона, т.е. противоречащие ему нормы подзаконного акта не должны применяться. Однако во избежание рисков рекомендуем организациям до появления официальных разъяснений или внесения изменений в упомянутые Указания ставить печать на формах первичной учетной документации при совершении операций с помощью ККТ, если такая печать необходима. При этом желательно внести соответствующие сведения о печати в устав (см. раздел 1.1 ).
3.2.6. Установленная в Налоговом кодексе РФ обязанность ставить печать при уплате акциза сохраняется
В Налоговом кодексе РФ предусмотрен единственный случай, когда следует обязательно заверять печатью документ. Печать организации должна быть поставлена на информационном сообщении, которое подается в таможенный орган среди прочих документов для уплаты акциза по маркированным товарам Таможенного союза, ввозимым в Россию с территории государства - члена названного союза.
Для плательщиков акциза в этой ситуации ничего не меняется. В данном случае обязанность заверять документ печатью установлена непосредственно в Налоговом кодексом РФ, что согласуется с предусмотренными теперь требованиями, т.е. без печати не обойтись. При этом желательно внести соответствующие сведения о печати в устав (см. раздел 1.1 ).
организация вправе поставить на доверенность печать «для документов», поскольку российское законодательство в настоящее время не регулирует, какая именно печать, основная или вспомогательная, должна быть проставлена на доверенности получателя ТМЦ (М-2), главное, чтобы она содержала полное наименование и местонахождение организации.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».
1. пункт 5 статьи 2 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»
«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества*. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации».
2. Справочная информация:Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации
Материальные документы по видам имущества
Документы по учету материальных запасов
3.Статья:Кому и зачем нужна доверенность
Доверенность на получение ТМЦ
Как составить доверенность на получение ТМЦ? Мы упомянули, что ее формы № М-2 и М-2а утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Инструкция Минфина СССР от 14.01.67 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» (далее – Инструкция) действует и сейчас, но только в части, не противоречащей законодательству. Формы № М-2 и М-2а одинаковы, разница лишь в том, что в форме № М-2 предусмотрен корешок. С какой целью? Если доверенность заполняется вручную, удобнее форма № М-2. корешок хранится в организации, выдавшей документ, используется для регистрации, и заводить журнал учета нет необходимости.
Предмет рассматриваемой доверенности – получение определенных ценностей от указанного в ней поставщика. Поэтому в форме имеются поля, куда вписывают наименование поставщика, номер и дату документа, по которому будет производиться отгрузка (накладной, акта, наряда и пр.).*
По одной доверенности допускается получать товар у поставщика по нескольким документам (п. 2 Инструкции ). В этом случае в ней указываются реквизиты всех этих документов. Обратите внимание, что если документ, реквизиты которого приведены на лицевой стороне накладной (акта, наряда), содержит перечень ТМЦ, то на обороте доверенности его не повторяют, а просто ставят прочерки. Когда же точного перечня нет (а, допустим, дается ссылка на договор, в котором не указан ассортимент), то на обороте доверенности перечисляют всю номенклатуру.
Получив ценности, доверенное лицо обязано не позднее следующего дня представить в бухгалтерию документы, подтверждающие, что поручение выполнено (п. 7 Инструкции ). Доверенность, которая не пригодилась, принято возвращать на следующий день, как окончится срок ее действия. На корешке или в журнале учета пишут «Не использована», а доверенность хранят до конца отчетного года и, составив акт, уничтожают. Лицам, которые вовремя не отчитались, новую доверенность не оформляют.
Несколько слов о сроке выдачи. В пункте 4 Инструкции указаны сроки – 15 дней, календарный месяц, квартал. Однако, как уже говорилось, согласно статье 186 ГК РФ сроки могут быть любые в пределах трех лет. То есть данное положение Инструкции противоречит законодательству и не имеет значения.
Л. А. Масленникова
эксперт журнала «Упрощенка», кандидат экономических наук
Журнал «Упрощенка», №7, июль 2010
4. Статья:Шесть заблуждений насчет того, какой может быть печать на документах и где ее ставить
Екатерина Савина. эксперт журнала «Главбух»
Чем поможет эта статья: Вы узнаете, какие претензии контрагентов к печати компании на документах несправедливы. И как это объяснить партнерам.
От чего убережет: От конфликтов с контрагентами, когда проще согласиться с их претензиями, чем доказывать свою правоту.
Если ваша компания на упрощенке
Выводы в статье актуальны для компаний на общем режиме и на упрощенной системе.
Законодательство содержит совсем немного требований к печатям компаний. Однако у контрагентов и порой у контролеров штамп на документах может вызвать нарекания. Мы расскажем, какие доводы помогут бухгалтеру справиться с претензиями партнеров и чиновников. Тем более что зачастую аргументы у второй стороны не что иное, как заблуждения по поводу печатей.
Заблуждение 1. У компании может быть только одна круглая печать
На самом деле круглых печатей может быть несколько. Как минимум — две круглые печати. Скажем, одна у главного бухгалтера, а вторая у руководителя. Несколько печатей удобно изготовить на тот случай, если директор постоянно разъезжает по командировкам. Правда, сделать две абсолютно идентичные круглые печати вряд ли получается. В частности, размеры могут отличаться на миллиметр. И вот тут уже особо въедливые представители контрагентов или сотрудники банков, таможни и других ведомств могут придраться. Правомерно ли?
Повторим, компаниям не запрещено делать несколько печатей. Из законов лишь следует, что все акционерные общества и ООО обязаны иметь круглую печать. На ней должны быть указаны полное наименование и местонахождение организации (ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Многие помимо таких обязательных реквизитов предусматривают в оттиске еще ИНН и ОГРН. Вообще в печать компании можно добавить любые другие данные.
Кроме основной круглой печати компании разрешено иметь другие штампы с фирменным названием. Причем они могут быть любой формы, не только круглыми.*
То есть количество нужных печатей, в том числе круглых, компания определяет самостоятельно. Однако только одна круглая печать может быть основной (!). Иначе руководство компании могут обвинить в подделке на основании статьи 327 Уголовного кодекса РФ. Чтобы этого не произошло, лучше изготовить две разные круглые печати на случай оформления важных бумаг. Например, на одной из них будет дополнительная надпись «Для документов».
Еще для удобства советуем прописать во внутренних документах, допустим в приказе руководителя, какую именно печать работники компании будут применять в том или ином случае.
Постоянных партнеров или контролеров насторожило то, что вы проставляете в документах разные печати? Чтобы убедить их в том, что все в рамках закона, предоставьте им пояснительное письмо от руководителя компании. Образец такого письма мы привели ниже. Воспользуйтесь им, чтобы ответить на претензии контрагентов.*
Заблуждение 5. Печать должна быть во всех первичных документах
На самом деле, если компания разрабатывает первичные документы самостоятельно, печать ставить не требуется.
На первичных документах, разработанных компанией самостоятельно, печати может и не быть.
А когда форму первичного документа утвердили чиновники, то печать надо ставить, если в бланке есть обозначения «М.П.». Например, она обязательна в товарной накладной по форме № ТОРГ-12. Причем печати в этом документе должны быть обеих сторон сделки — как продавца, так и покупателя.
Пользователь сайта Woman.ru понимает и принимает, что он несет полную ответственность за все материалы частично или полностью опубликованные им с помощью сервиса Woman.ru.
Пользователь сайта Woman.ru гарантирует, что размещение представленных им материалов не нарушает права третьих лиц (включая, но не ограничиваясь авторскими правами), не наносит ущерба их чести и достоинству.
Пользователь сайта Woman.ru, отправляя материалы, тем самым заинтересован в их публикации на сайте и выражает свое согласие на их дальнейшее использование редакцией сайта Woman.ru.
Все материалы сайта Woman.ru, независимо от формы и даты размещения на сайте, могут быть использованы только с согласия редакции сайта. Перепечатка материалов с сайта Woman.ru невозможна без письменного разрешения редакции.
Редакция не несет ответственности за содержание рекламных объявлений и статей. Мнение авторов может не совпадать с точкой зрения редакции.
Материалы, размещенные в разделе "Секс" не рекомендованы для просмотра лицам, не достигшим 18 лет (18+)
При посещении сайта woman.ru вы принимаете Правила пользования сайтом Woman.ru. в т.ч. и в части касающейся куки-файлов.
Сетевое издание «Woman.ru» (Свидетельство СМИ ЭЛ № ФС 77 - 65950, выдано Роскомнадзором 10 июня 2016 года).
Доверенность на получение материальных ценностей. Форма М-2
В последнее время часто приходится закупать для собственной конторы различное оборудование. По ходу дела начал вникать в бухгалтерские документы. И возник у нас с бухгалтером такой маленький конфликт по поводу доверенности на получение ТМЦ (типовая межотраслевая форма М-2, форма по ОКУД 0315001).
Есть на этой доверенности "корешок" для отрыва и наш бухгалтер настаивает на том, чтобы на этом "корешке" контрагент (поставщик оборудования) ставил свою печать после того, как забирал доверенность, а потом я этот корешок возвращал в бухгалтерию. Пару раз я так сделал и контрагенты ставили эту печать, но потом в один пасмурный день одна компания наотрез отказалась ставить печать. Товар я тогда получил, изрядно попортив нервы менеджеру поставщика, а корешок вернул в бухгалтерию без печати. На это бухгалтер мне заявил, что организация неправильно оформляет документы и мы с ней больше работать не будем. Я был очень огорчен, потому что с поставщиком этим мне было очень удобно работать. От огорчения залез в интернет и нашел вот такой текст.
Доверенность по форме № М-2 имеет корешок, который заполняется бухгалтером, подшивается и хранится в хронологическом порядке. Другая форма доверенности корешков не имеет, поэтому ее регистрируют в специальном журнале.
Насколько я понял. Данный корешок вообще не должен выходить за пределы нашей бухгалтерии, а я в нем лишь расписываюсь о том, что взял эту доверенность. Само название "корешок", насколько опять же я понял, возникло из-за того, что бланки этих доверенностей распространялись в виде книжек, и когда вырываешь доверенность из книжки, то в ней остается корень бумаги ближе к середине, на этом остатке листа и должна заполнятся информация о выдаче доверенности работнику.
Очень интересно ваше мнение по этой ситуации.
Каков порядок обращения с корешками на вашем предприятии?
P.S. Если не в тот раздел запостил, то прошу модераторов перенести тему куда надо.
Последний раз редактировалось Serex; 20.10.2010 в 19:23.
Re: Доверенность на получение материальных ценностей. Форма М-2
Нас проверяла аудиторская фирма и также сделала замечание, что нет печатей от поставщиков на корешке доверенностей. Где-то об этом читала, надо поискать, правила ведения учета меняются постоянно. Теперь требую от снабженцев проставлять печати.
__________________
"У вас не будет второго шанса произвести первое впечатление" Коко Шанель
Меню пользователя MARIN)
статус: начинающий бухгалтер
Re: Доверенность на получение материальных ценностей. Форма М-2
Сообщение от Марина Августовна
сделала замечание, что нет печатей от поставщиков на корешке доверенностей.
Еще бы на этом корешке фразу - "место печати" или "м.п.". как это принято.
Насчет правила о печатях яндекс ничего не находит :(
Re: Доверенность на получение материальных ценностей. Форма М-2
У нас на предприятии ведется журнал регистрации доверенностей. я не требую от сотрудников возврата корешков (их мне приносят правда не все, и печатей где ставят где не ставят, чтобы избежать нарушений решили вести журнальчик. )
__________________
Хотя и сладостен азарт по сразу двум идти дорогам, нельзя одной колодой карт играть и с дьяволом и с богом!
Re: Доверенность на получение материальных ценностей. Форма М-2
Доверенность на получение ТМЦ
Передача товара как исполнение обязательства продавца по договору в общем случае определяет момент перехода права собственности на него. Однако организация не может совершать физические действия - от ее имени выступают граждане. Следовательно, поставщик должен быть уверен, что передал товар надлежащему лицу. Один из вариантов удостоверения полномочий - доверенность. В статье рассмотрены вопросы использования доверенности на получение ТМЦ (типовая межотраслевая форма N М-2).
Зачем нужна доверенность?
Юридическое лицо может иметь гражданские права и нести обязанности (п. 1 ст. 49 ГК РФ). Приобретение гражданских прав и принятие обязанностей юридическим лицом возможно только через его органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Напомним, что действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей, называются сделками (ст. 153 ГК РФ). То есть сделкой считается договор, а передачу товара или перечисление денежных средств в оплату этого товара следует квалифицировать как действия по исполнению обязательства, возникшего из сделки-договора (п. 1 ст. 307 ГК РФ). Согласно ст. 402 ГК РФ действия работников должника по исполнению его обязательства считаются действиями должника. То есть если товар на склад покупателя привезли штатные работники организации-поставщика, значит, организация-поставщик исполнила свои обязательства по передаче товара. Аналогичным образом обязанность организации-покупателя принять товар исполнена, если товар приняли ее работники.
В свою очередь, ст. 312 ГК РФ дает должнику право при исполнении обязательства потребовать доказательств того, что исполнение принимается самим кредитором или управомоченным им на это лицом. Иначе говоря, работники поставщика вправе удостовериться, что передают товар именно представителям организации-покупателя. Как они могут это сделать?
Во-первых, следует помнить, что интересы хозяйственного общества представляет (в том числе совершает сделки) его единоличный исполнительный орган*(1). То есть водитель организации-поставщика, доставивший товар, может передать его непосредственно руководителю организации (перед этим удостоверившись, что конкретное лицо является единоличным исполнительным органом фирмы-покупателя). Обязательство в этом случае будет считаться исполненным надлежащему лицу.
Во-вторых, согласно п. 1 ст. 182 ГК РФ полномочие может явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир). Несмотря на то что в приведенной норме речь идет о представительстве стороны сделки, ее положения можно распространить и на отдельные действия по исполнению обязательства. Следовательно, привезя товар на склад покупателя по адресу, указанному в договоре (транспортных документах) как адрес грузополучателя, водители поставщика могут вручить его кладовщикам (естественно, убедившись, что граждане, находящиеся на складе, являются сотрудниками организации-покупателя). Работники-кладовщики - лица, имеющие право исполнить обязательство покупателя по принятию товара (постановления ФАС ВВО от 02.12.2009 N А38-2219/2009, ФАС ДВО от 31.07.2009 N Ф03-3482/2009, ФАС ЗСО от 10.12.2009 N А45-7221/2009, ФАС УО от 14.12.2009 N Ф09-8471/09-С3).
И наконец, в-третьих, когда полномочие не явствует из обстановки и гражданин не является единоличным исполнительным органом юридического лица, единственный и незаменимый способ подтвердить его полномочие как представителя интересов организации - доверенность (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Другими словами, если товар передается не на складе организации-покупателя, гражданину-получателю доверенность необходима. Имея доверенность, свидетельствующую о представлении гражданином интересов организации-покупателя, и товарную накладную с подписью такого гражданина, поставщик может быть уверен, что передал товар надлежащему лицу.
Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а утверждены две типовые межотраслевые формы доверенностей на получение ТМЦ: N М-2 и М-2а (образцы приведены на стр. 75 - 76). Сами формы одинаковы, отличие лишь в наличии корешка в форме N М-2, но об этом позже. Сейчас рассмотрим, на что следует обратить внимание при заполнении унифицированной формы доверенности. Сразу скажем, что до сих пор действует Инструкция Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (далее - Инструкция), но применяется она только в части, не противоречащей действующему законодательству (в частности, ГК РФ).
Дата выдачи доверенности является одним из ключевых реквизитов, поскольку в силу п. 1 ст. 186 ГК РФ доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. Срок действия доверенности ограничен Гражданским кодексом в три года, причем, если этот реквизит не заполнен, по прямому указанию закона доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Между тем в п. 4 Инструкции указаны сроки действия доверенности на получение ТМЦ (15 дней, календарный месяц, квартал). Ориентироваться на них необходимости нет, поскольку эти положения противоречат ГК РФ. Срок действия доверенности устанавливается в каждом случае индивидуально, исходя из возможности получения и вывоза конкретных ТМЦ. По истечении срока действия доверенность недействительна и не может служить основанием для получения ТМЦ.
Представитель
Доверенность содержит исчерпывающие сведения о представителе - его должность, ФИО, паспортные данные и личную подпись.
Эти данные позволят работникам организации-поставщика идентифицировать лицо, представившее доверенность, именно как названное в ней. Так, например, согласно пп. "в" п. 9 Инструкции поставщик может не производить отпуск ТМЦ при непредъявлении паспорта, указанного в доверенности. Выдав товар лицу, предъявившему доверенность без указания паспортных данных или подписи представителя, поставщик несет риски: он не удостоверился, что произвел исполнение обязательства надлежащему лицу (Постановление ФАС МО от 27.02.2009 N КГ-А40/12503-08).
Заметим, что в п. 1 Инструкции установлен запрет на выдачу доверенности лицам, не являющимся работниками организации. Однако Гражданский кодекс не содержит аналогичной нормы, поэтому в указанной части Инструкция противоречит ГК РФ и, следовательно, не применяется. Действительно, традиционно доверенность выдается штатным сотрудникам, которые направляются к поставщикам для получения ТМЦ по договору. Но бывает, что доставка товаров поручена транспортной организации и поставщик передает их лицам, не состоящим в штате организации-покупателя. В этой ситуации поставщик нередко требует доверенность, выданную компанией-контрагентом на конкретное физическое лицо. Норм, запрещающих организации выписать такой документ на гражданина, не состоящего в штате, в законодательстве нет (Постановление ФАС ПО от 02.03.2007 N А12-14441/06-С51).
На практике поставщики требуют доверенность на получение ТМЦ в любом случае, даже если товар приезжает получать руководитель организации (такое бывает в небольших торговых фирмах). Поэтому у бухгалтера возникает вопрос: выписывать ли доверенность на руководителя? На это можно ответить следующее. Единоличный исполнительный орган выступает от имени юридического лица без доверенности, на основании устава. Собственно, организация в лице директора выдает работнику доверенность (доверенность подписывается руководителем организации). Получается, что руководитель сам себе выдал доверенность. Полагаем, что это не соответствует гражданскому законодательству, следовательно, руководитель не должен предъявлять доверенность от возглавляемой им организации на представление ее интересов перед третьими лицами.
Предмет доверенности
Предметом рассматриваемой доверенности является получение определенных ТМЦ от конкретного поставщика. Поэтому в форме доверенности есть реквизит "Наименование поставщика", а также "Наименование, номер и дата документа". Таким образом конкретизируется, что гражданин представляет интересы организации-покупателя не перед неограниченным кругом третьих лиц, а только перед конкретным поставщиком и только в действиях по получению ТМЦ по конкретному документу (счету, накладной, договору, наряду, заказу, соглашению, заявке). Инструкция (п. 2) допускает выдачу одной доверенности на получение ТМЦ от одного поставщика (с одного склада) на основании нескольких документов, реквизиты всех этих документов нужно перечислить в доверенности. Значит, на получение ТМЦ от нескольких поставщиков требуется соответствующее им количество доверенностей.
Вписанные в доверенность реквизиты документов, служащих основанием для отпуска ТМЦ, заменяют собой перечень материальных ценностей, подлежащих получению, размещенный на оборотной стороне форм N М-2 и М-2а. В данном случае в таблице на оборотной стороне ставятся прочерки. Если же в распоряжении организации нет документа, на основании которого работник будет получать ТМЦ от поставщика, либо в этом документе нет перечня материальных ценностей и их количества, соответствующие данные следует внести в таблицу на обороте доверенности. Такая детализация необходима, чтобы проконтролировать работника, направленного к поставщику для получения ТМЦ. Если поставщик выдаст ему ценности, не включенные в поименованный на лицевой стороне доверенности документ либо в перечень на оборотной стороне, считается, что поставщик исполнил обязательство ненадлежащему лицу, поскольку конкретный работник уполномочен на получение четко оговоренного списка ТМЦ (Постановление Президиума ВАС РФ от 07.10.1997 N 3184/97).
Доверенность должна давать достоверную информацию о том, от какой организации она исходит, чьи интересы представляет лицо, указанное в доверенности. Для этого на лицевой стороне доверенности предусмотрены реквизиты "Организация" и "Наименование потребителя и его адрес". Строку "Наименование плательщика и его адрес" можно не заполнять, если покупатель является одновременно плательщиком и грузополучателем по договору.
Также на лицевой стороне доверенности указываются реквизиты банковского счета покупателя. В свою очередь, на оборотной стороне предусмотрены строки для подписей руководителя и главного бухгалтера организации и место для печати. С тем, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, не поспоришь - данное правило установлено п. 5 ст. 185 ГК РФ. В отсутствие подписи руководителя и печати организации либо при подписании доверенности неустановленным лицом она считается недействительной (постановления ФАС СКО от 24.09.2009 N А32-396/2008, от 14.04.2009 N А32-11083/2007-37/117), а если товар передан по такой доверенности, он считается врученным ненадлежащему лицу (Постановление ФАС СКО от 24.09.2009 N А32-396/2008). Можно ли то же самое сказать про доверенность без подписи главбуха?
Напомним, что в соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Доверенность не является ни денежным, ни расчетным документом, тем не менее она представляет собой первичный документ, унифицированная форма которого утверждена, следовательно, требуется заполнение всех реквизитов.
Регистрация оформленных доверенностей
Пункт 6 Инструкции обязывает бухгалтерию предприятия, на которую возложены функции по оформлению и выдаче доверенностей, регистрировать доверенности. Согласно общему порядку выданные доверенности регистрируются в корешке книжки доверенностей, то есть в отрывной части доверенности по форме N М-2. Предварительно все листы книжки доверенностей нумеруются (аналогичный номер проставляется на самой доверенности), на последнем листе за подписью главного бухгалтера делается надпись о количестве листов книжки.
Если же получение ТМЦ по доверенностям носит в организации массовый характер, то регистрацию доверенностей можно производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале "Учет выданных доверенностей", содержащем графы, аналогичные графам отрывной части доверенности по форме N М-2. В этом случае для составления самих доверенностей используется форма N М-2а.
Практически вся информация в корешках и журнале регистрации дублирует сведения, отраженные в доверенности. Особое внимание стоит обратить лишь на графу 8 "Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения". Так, п. 7 Инструкции предписывает лицам, на которых выписана доверенность, не позднее следующего дня после получения ТМЦ (неважно, полностью или частично) представить в бухгалтерию предприятия документы о выполнении поручений и о сдаче этих ТМЦ на склад или соответствующему материально ответственному лицу. Это отгрузочные документы, выданные поставщиком, а также приходные документы, выписанные складским работником.
Регистрация доверенностей реализует в первую очередь задачи контроля за движением ТМЦ и действиями работников (например, для целей применения мер материальной ответственности).
Действия поставщика
Итак, выше мы заметили, что доверенность на получение ТМЦ нужна не только покупателю (чтобы проконтролировать своих работников), но в большей степени поставщику, который должен быть уверен в том, что передает товар надлежащему лицу. На это указывает и п. 2.1.4 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утверждены Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5): если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.
Итак, получив доверенность, работник организации-поставщика должен в первую очередь идентифицировать гражданина, то есть проверить паспорт. Далее необходимо сверить реквизиты документов, на основании которых представитель компании-покупателя может получать ТМЦ, с имеющимися у работника поставщика документами. При непосредственной передаче товаров оформляется товаросопроводительная документация. При этом и в товарной накладной ТОРГ-12, и в товарно-транспортной накладной 1-Т предусмотрены строки для указания реквизитов доверенности лица, получившего ТМЦ. Следовательно, необходимо вписать данные реквизиты в накладные. Сама доверенность остается у поставщика и прикладывается к экземпляру отгрузочного документа, сдаваемого в бухгалтерию.
Инструкция (п. 10) предусматривает порядок действий в ситуации, когда одна доверенность выдается на регулярное получение ТМЦ по разным накладным в течение определенного периода времени. В этой ситуации уже при первой отгрузке поставщик должен забрать доверенность. При последующих отгрузках алгоритм действий тот же (идентифицировать представителя, сопоставить его полномочия на получение конкретных ТМЦ с перечнем товаров, планируемых к отгрузке) лишь с тем отличием, что доверенность хранится у поставщика до истечения срока ее действия (или до полной выборки предусмотренных в ней товаров).
Обращаем особое внимание: одной доверенности для подтверждения факта передачи товара и принятия его покупателем (надлежащим лицом) недостаточно. Только совокупность двух документов - доверенности и товарной накладной с подписью лица, на которого выписана доверенность, - может доказать искомое (постановления ФАС ПО от 30.11.2009 N А57-22681/2008, ФАС ВСО от 31.03.2009 N А58-1860/08-Ф02-1246/09).
__________________
Хотя и сладостен азарт по сразу двум идти дорогам, нельзя одной колодой карт играть и с дьяволом и с богом!
Re: Доверенность на получение материальных ценностей. Форма М-2
Вчера бухгалтерша повеселила
Ситуация была такая. Завод поставщика находится в Таганроге, а офис в Ярославле. Оплатили счет, компания-поставщик через компанию-грузоперевозчика отправляет товар. Я его получаю по доверенности, выданной для получения товара у грузоперевозчика, прошу поставить печать на корешке, все идет хорошо. Через три дня приходят накладные и счет-фактура по почте из Ярославля, отдельно от товара, я в них расписываюсь, что получил груз. И тут начинается вынос мозга )) Поскольку у меня не было доверенности на компанию-поставщика, то я не должен был расписываться в накладных, теперь будем высылать доверенность в Ярославль, а они поставят печать на корешке и пришлют его обратно. Причем поставщику эта доверенность совсем не нужна, как они сказали, просто просят назад накладную с нашей печатью ))
Что-то не в порядке в бухгалтерском царстве )))
На попытки что-то объяснить бухгалтеру, она отвечает четко "Я не такой человек, чтобы менять свои решения. "
