Рейтинг: 4.2/5.0 (1882 проголосовавших)Категория: Инструкции
Складской учет предшествует учету бухгалтерскому, которому поставляет данные о составе и стоимости материально-производственных запасов. Складской учет отличается от бухгалтерского тем, что совмещает в себе принципы и технологии финансового и оперативного учета. Если финансовый учет является главной составной частью бухгалтерского учета, то оперативный «противостоит» ему. Некоторые специалисты по этой причине находят оперативный учет излишним, не нужным для производства.(См. Медведев М.Ю. Теория бухгалтерского учета. М. 2007. стр. 15 ) Если для машинного производства (но не сельскохозяйственного!) и коммерции такой критический подход и оправдан отчасти, то в отношении складского хозяйства подобная позиция абсурдна.
Существует множество учетных объектов, к которым мало применима стоимостная оценка, каковой исключительно и оперирует бухучет. Есть важные для складского дела параметры учетных объектов, не имеющие стоимостной оценки совершенно: бухгалтер лишен возможности выразить через финансовые величины численность складского персонала, движение потоков сырья и готовой продукции, различительные свойства хранящихся материалов и изделий (такие как способы упаковки, цвет, сроки хранения и т. д.).(Палий В.Ф. Основы калькулирования. М. 1980. стр. 134 ) Однако в ряде случаев именно такие, нефинансовые параметры, играют исключительно важную роль. Так цвет тары под химически опасные вещества нельзя выразить в бухучете, однако цвет – ключевой момент, поскольку именно он по традиции служит опознавательным знаком для работников, имеющих дело с химикалиями.
Ранее рассматривался документооборот между складом и различными службами предприятия. Принципиальное отличие бухгалтерской службы от иных подразделений состоит в том, что на ней этот кругооборот замыкается – сюда стекаются разнообразные документы складского учета, формирующие базу первичной документации предприятия (см. рекомендуемую схему на рис. 6(По: Bondar G.H. Hopewood W.S. Accounting Information Systems. – New Jersey, 1995. Р. 259-261 )).
С точки зрения разделения складского и бухгалтерского учета учет материальных ценностей может вестись двумя способами – сортовым и партионным. Каждый из них включает в себя несколько разных методов.
Сортовой способ учета. Сортовой способ учета на складах применяется в том случае, если хранение материальных ценностей организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения. Данный способ включает в себя количественно-суммовой и сальдовый методы.
Количественно-суммовой метод состоит в том, что на складах и в бухгалтерии компании организуется одновременно количественный и суммовой учет по номенклатурным номерам ценностей. Возможны два варианта количественно-суммового метода. При первом варианте на складе ведется лишь количественный учет. Первичная документация по движению материальных ценностей сдается в бухгалтерскую службу. В карточках складского учета выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего периода, что позволяет составить оборотные ведомости по каждому складу. По итогам оборотных ведомостей складского хозяйства в бухгалтерии составляется сводная оборотная ведомость в целом по всем складам.
В случае с вторым вариантом количественно-суммового метода бухгалтерией не используются карточки, но имеет место группировка приходных и расходных документов по номенклатурным номерам, на основании чего производится подсчет итоговых данных за месяц (по приходу и расходу). Эти итоги заносятся в оборотные ведомости с последующим составлением сводной оборотной ведомости и сверкой ее данных с данными карточек складского учета.
Сальдовый метод отличается от количественно-суммового тем, что при нем на складах организуется только количественный учет по видам ценностей (номенклатурным номерам), а в бухгалтерии ведется только суммовой учет в денежном выражении. При сальдовом методе учета на складах ведется количественный учет в карточках или в книгах складского учета на основании первичных документов. По окончании отчетного периода первичные документы по движению материальных ценностей сдаются в бухгалтерию.
Количественные остатки материальных ценностей на основании карточек или книг складского учета по каждому номенклатурному номеру показано переносить в сальдовую ведомость или книгу завскладом (вариант – сотрудником бухгалтерии). На основании итогов сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость по группам материалов, субсчетам и синтетическим счетам учета материальных ценностей, а также сводная – по складу в целом. Информация из сальдовых ведомостей и сводной сальдовой ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета.
Допустимо применять в компании одновременно оба метода, если в одних складах учет выгоднее организовать с применением оборотных ведомостей, а в других – с применением сальдовых ведомостей.
Партионный способ учета. При партионном способе складской учет ведется в таком же порядке, как и при сортовом, но отдельно по каждой партии материальных ценностей. Применение этого способа должно осуществляться одновременно и на складе, и в бухгалтерии, поскольку в противном случае возникнет несогласование между данными складского и бухгалтерского учета.
Напомним, что партией в складском деле называется однородный товар, поступивший по одному транспортному документу.(Товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов, а также товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству допускается считать одной партией. См. Базарова А.С. Организация складского учета. – ЗАО «BKR-Интерком – Аудит» 2005. ) При партионном способе учета каждая партия ТМЦ на складе хранится отдельно и регистрируется в журнале поступающих материальных ценностей, причем порядковый номер регистрации служит номером данной партии и впоследствии указывается в расходных документах рядом с наименованием материалов/изделий, отпущенных из данной партии.
На каждую партию заводится партионная карта в двух экземплярах, один из которых нужен для склада, второй – для бухгалтерии. После полного отпуска со склада ценностей из данной партии ее партионная карта закрывается, а по факту израсходования материальных ценностей конкретной партии составляется соответствующий акт, который подписывается завскладом. Акт и карта передаются в бухгалтерию на проверку.
Партионный учет полезен тем, что позволяет определить результаты расходования партии без проведения инвентаризации, за счет чего усиливается контроль над сохранностью ценностей, а это в немалой степени предотвращает возможные потери. К сожалению, при таком способе учета трудно использовать складскую площадь рационально, а также отсутствует возможность оперативного управления запасами. Вот почему выбор в пользу того или иного способа складского учета делается исходя из расчетов потенциальных пустых расходов – выбирается тот способ, при котором в конкретном хозяйстве финансовые потери окажутся минимальны и будут с избытком покрыты доходами от применения выбранного способа.
(наименование предприятия, организации, учреждения) (руководитель предприятия, организации, учреждения)
ПОЛОЖЕНИЕ00.00.0000 № 00 (подпись) (Ф.И.О.)
00.00.0000
1.1. Склад сырья и материалов является структурным подразделением отдела материально-технического снабжения.
1.2. Склад сырья и материалов создается в составе отдела материально-технического снабжения и ликвидируется приказом директора предприятия по согласованию с начальником отдела материально-технического снабжения.
1.3. Склад сырья и материалов подчиняется непосредственно начальнику отдела материально-технического снабжения.
1.4. Руководство подразделением:
1.4.1. Склад сырья и материалов возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом директора предприятия по представлению начальника отдела материально-технического снабжения.
1.4.2. Заведующий складом сырья и материалов имеет ______ заместителя (ей).
1.4.3. Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) заведующим складом сырья и материалов.
1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе склада сырья и материалов, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела материально-технического снабжения и по согласованию с заведующим складом.
2.1. Структуру и штатную численность склада сырья и материалов утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела материально-технического снабжения и по согласованию с
(отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)
2.2. В состав отдела входят
(структурные подразделения, группы специалистов и пр.)
2.3. Заведующий складом сырья и материалов распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.
3. Задачи и функции склада сырья и материалов№ п/п Задача Функции
3.1 Прием, учет, хранение, передача сырья и материалов. Приемка сырья и материалов, их рассортировка.
Определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для погрузочно-разгрузочных работ.
Согласование планов и условий поставок сырья и материалов по договорам со сторонними организациями.
Контроль за режимами и способами хранения сырья и материалов.
Организация приемки сырья и материалов.
Подготовка справок о состоянии запасов сырья и материалов.
Составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о порче сырья и материалов.
Координация деятельности по закупке сырья и материалов с наличием свободных складских площадей.
Контроль качества, количества, комплектности материально-технических ресурсов при их приемке.
3.2 Создание условий для сохранности сырья и материалов, находящихся на временном хранении.
Обеспечение сохранности сырья и материалов.
Организация рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки сырья и материалов к использованию.
Обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.
Подготовка отчетов об объемах запасов сырья и материалов, находящихся на складе.
3.3 Учет сырья и материалов, находящихся на временном хранении.
Составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков сырья и материалов на складе.
Ведение учета сырья и материалов на складе.
Учет выполнения заказов по отпуску сырья и материалов.
Составление отчетов о загрузке складских площадей.
4.1. Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты.
4.2. Внутренние документы:
Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.
Для выполнения функций и реализации прав склад сырья и материалов взаимодействует:
№ п/п Подразделение Получение Предоставление
5.1 С производственными подразделениями заявок на материалы и сырье данных о запасах сырья и материалов;
- сырья и материалов
5.2 С производственно-диспетчерским отделом планов производства продукции;
- нормативно-плановых расчетов по определению норм запасов сырья и материалов сведений о принятии и отпуске сырья и материалов
5.3 С главной бухгалтерией данных о движении сырья и материалов;
- норм запасов сырья и материалов на складе;
- норм естественной убыли;
- итогов инвентаризации документации складского учета;
- отчетов об отпущенных материалах и сырье;
- сведений о состоянии запасов сырья и материалов на складе;
- информации о затратах, произведенных на разгрузку и отгрузку сырья и материалов;
- сведений о порче, повреждении, гибели сырья и материалов;
- актов о списании сырья и материалов
Склад сырья и материалов имеет право:
6.1. Не принимать на хранении бракованные материалы и сырье.
6.2. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на склад задач.
6.3. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию склада.
6.4. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц склада по результатам работы.
6.5. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по вопросам материально-технического снабжения.
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций склада сырья и материалов несет заведующий складом.
7.2. На заведующего складом возлагается персональная ответственность за:
7.2.1. Соответствие законодательству издаваемых складом инструкций, приказов, выписываемых счетов, нарушении правил учета и отчетности.
7.2.2. Составление, утверждение и представление достоверной сводной отчетности.
7.2.3. Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей.
7.2.4. Обеспечение руководства предприятия информацией по вопросам работы склада.
7.2.5. Достоверность и своевременность предоставления руководителям подразделений информации об объемах запасов сырья и материалов на складе.
7.2.6. Своевременное и качественное исполнение документов и поручений руководства предприятия.
7.3. Ответственность работников склада сырья и материалов установлена их должностными инструкциями.
8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел на складе сырья и материалов руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в
(службу персонала, отдел кадров, экспертную комиссию по положениям и должностным инструкциям и т.д.)
с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).
8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки.
По результатам рассмотрения выносится решение:
- принять изменение или дополнение,
- отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),
- отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).
8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается
( заместителем генерального директора, генеральным директором и т.д.)
(менеджера по персоналу, начальника отдела кадров, руководителя экспертной комиссии по Положениям и должностным инструкциям и т.д.)
Руководитель структурного подразделения
(подпись) (фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен:
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.00
- приход за отчетный период;
- расход за отчетный период;
- остаток на конец отчетного периода.
В графах "приход за отчетный период" и "расход за отчетный период" отражаются операции, а также итоги по приходу и расходу. В оборотной ведомости в указанных графах могут отражаться только итоговые данные по приходу и расходу. В этом случае при необходимости делаются отдельные табуляграммы (распечатки) оборотов по каждому номенклатурному номеру с указанием каждой операции по приходу и расходу.
Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты (т.е. без указания оборотов).
При ведении складского учета механизированным способом карточки складского учета могут не вестись.
При механизированной обработке операций бухгалтерской службой должен осуществляться надлежащий контроль за движением материальных ценностей, предусмотренный в настоящем разделе.
276. При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.
В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться несколько граф, в том числе для отражения сведений о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделений организации и т.д.), отпуск (производственным подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т.д.) и (или) для каких целей.
В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).
В материальных отчетах указывается также сумма (по приходу, расходу и остаткам) материальных ценностей. Сумма заполняется (таксировка) бухгалтерской службой организации или специалистом, осуществляющим бухгалтерскую функцию, или заведующим складом (кладовщиком).
Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.
277. В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функции по контролю движения материальных ценностей на складах организации и других местах хранения или часть этих функций может выполняться указанной службой. По решению руководителя организации указанная работа может осуществляться и аудиторской организацией в процессе оказания ею аудиторских услуг.
В данной ситуации имеет место нарушение пункта 3 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которому первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания .
Кладовщик – материально ответственное лицо. В трудовом договоре, в должностной инструкции прописаны его обязанности. Своевременное оприходование ТМЦ на склад – одно из обязательных условий для обеспечения достоверности данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов, их сохранности в местах хранения, своевременного выявления ненужных и излишних запасов, проведения анализа эффективности их использования. Т.е. для выполнения всех основных задач учета ТМЦ (п. 6 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119Н).
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. С целью организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации в организациях проводятся проверки (п. 21, 23 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).
В ходе инвентаризации или проверки в приведенной вами ситуации сразу же будет выявлено расхождение между фактическим наличием ТМЦ и документами. На основании этого к кладовщику, как к материально ответственному лицу, может быть применено дисциплинарное взыскание – увольнение (ст. 192, п.7 ст. 81 ТК РФ).
Для организации данная ситуация чревата неприятностями в случае проверки. Списать в производство материалы раньше момента их оприходования нельзя, т.к. будет нарушена хронология. Проверяющие в данном случае снимут расходы из-за путаницы в датах. Таким образом получается, что нарушение срока оприходования материалов влечет за собой следующие нарушения, что негативно отражается на учете организации в целом.
Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.
В каком порядке оприходовать товары
Порядок документального оформления поступивших товаров зависит от того, где они получены:
Если организация получает товары на складе поставщика и самостоятельно организует их доставку, то уполномоченному лицу организации нужно выдать доверенность (п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 ).
Доверенность на получение товаров можно составить по форме № М-2 или № М-2а. Форму № М-2 используют организации, которые выдают относительно немного доверенностей. При ее получении сотрудник должен расписаться в отрывной части документа, которая остается у организации. Если получение доверенностей носит массовый характер, то удобнее использовать форму № М-2а. В этом случае заводят книгу учета выданных доверенностей. в которой сотрудник расписывается в получении доверенности.
Доверенности по формам № М-2 или № М-2а можно выдавать только штатным сотрудникам. В доверенности должны быть заполнены все реквизиты, включая образец подписи сотрудника, на имя которого она выдана. Доверенности обычно выдают на срок не более 15 дней. Если товары поступают в плановом порядке, доверенность может быть выдана на месяц.
Одновременно с товаром поставщик должен передать получателю товаросопроводительные документы. Такими документами могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, другие документы, подтверждающие количество и качество полученных товаров.
Если приемка производится не на складе организации-получателя, а у поставщика или в другом месте (например, на железнодорожной станции), то товар допускается принимать по количеству мест, весу или по количеству единиц, указанных на упаковке (таре). Принять товар таким образом можно, если он находится в целой упаковке (таре). Такие правила установлены пунктом 2.1.2 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 .
Если приемка производится без осмотра каждой единицы товара, об этом нужно сделать отметку на товаросопроводительном документе (накладной). Такие правила установлены пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 .
Обычно передача товара от поставщика покупателю оформляется товарной накладной по форме № ТОРГ-12. В зависимости от способа перевозки наряду с товарной накладной к грузу может быть оформлена:
Ситуация: можно ли оприходовать товар без товарной накладной по форме № ТОРГ-12. На груз выписана товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т. Поставщик доставляет товар покупателю автомобильным транспортом
Чтобы отразить в бухучете получение товара, организация обязана использовать первичные документы. содержащие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ).
Помимо этого товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т ) является документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. п. 6 Инструкции от 30 ноября 1983 г. Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 ). Поэтому, если покупатель одновременно выступает заказчиком перевозки товаров, наличие у него товарно-транспортной накладной (формы № 1-Т ) необходимо (письмо ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195 ).
Товарная накладная по форме № ТОРГ-12 заполняется всеми организациями-продавцами при оформлении продажи (отпуска) товаров сторонней организации (указания. утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 ). Она является первичным документом, удостоверяющим передачу товара от продавца к покупателю (если в договоре не указан особый порядок).
Таким образом, товарно-транспортная накладная и товарная накладная – документы не взаимоисключающие, а дополняющие друг друга. Так, в товарной накладной есть место для отражения номера транспортной накладной. При этом товарно-транспортная накладная содержит не все реквизиты, касающиеся продажи товаров, указанные в товарной накладной (например, в ней не выделен отдельной строкой НДС). Поэтому, несмотря на то что принять товар на учет организация-покупатель может только на основании товарно-транспортной накладной (письмо Минфина России от 15 июня 2010 г. № 03-03-06/1/413 ), лучше такое поступление оформить двумя документами: и товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т. и товарной накладной по форме № ТОРГ-12. Это обезопасит покупателя от возможных налоговых претензий проверяющих. Для этих целей требуйте от поставщиков и обеспечивайте сохранность обоих товаросопроводительных документов.
Ситуация: можно ли оприходовать товар без товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т. Поставщик доставляет товар покупателю автомобильным транспортом. Покупателю представлена только товарная накладная по форме № ТОРГ-12
Можно, но только при условии, что покупатель не является заказчиком перевозки.
Первичным документом, на основании которого товар принимается к учету, может служить товарная накладная по форме № ТОРГ-12 (указания. утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 ). При этом если товар доставляется покупателю автомобильным транспортом, то наряду с товарной накладной необходима товарно-транспортная накладная, например, по форме № 1-Т (или транспортная накладная по форме. утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 ). Это связано с тем, что товарно-транспортная накладная является документом, предназначенным для расчетов за перевозки товаров автомобильным транспортом (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. п. 2 ст. 785 ГК РФ. п. 6 Инструкции от 30 ноября 1983 г. Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 ).
Но если покупатель не является заказчиком перевозки, то действующий порядок не предусматривает обязательного наличия у него товарно-транспортной накладной. В этом случае наличие товарной накладной по форме № ТОРГ-12 является достаточным условием для отражения прихода в бухучете (указания. утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Аналогичный вывод следует из писем Минфина России от 15 июня 2010 г. № 03-03-06/1/413 и ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195 .
Чтобы отразить в бухучете получение товара, организация должна использовать первичные документы. содержащие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Таким образом, товарно-транспортная накладная и товарная накладная – документы не взаимоисключающие, а дополняющие друг друга. Так, в товарной накладной есть место для отражения номера транспортной накладной. При этом товарно-транспортная накладная содержит не все реквизиты, касающиеся продажи товаров, указанные в товарной накладной (например, в ней не выделен отдельной строкой НДС). Поэтому, несмотря на то что принять товар на учет организация-покупатель может только на основании товарной накладной, лучше такое поступление задокументировать и товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т. и товарной накладной, например, по форме № ТОРГ-12. Это обезопасит покупателя от возможных налоговых претензий проверяющих. Для этих целей требуйте от поставщиков и обеспечивайте сохранность обоих товаросопроводительных документов.
Вклад в уставный капитал
Поступление товаров в качестве вклада в уставный капитал организации оформите актом приемки-передачи .
Закупка у населения
Первичным документом. подтверждающим закупку товаров у населения, является акт. Если приобретена сельхозпродукция, то можно использовать форму № ОП-5. При приеме металлолома от населения организация обязана составить приемо-сдаточный акт по форме. утвержденной постановлением Правительства РФ от 11 мая 2001 г. № 369. В остальных случаях составьте акт в произвольной форме с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ).
При закупке сельхозпродукции к закупочному акту приложите:
Приемка товаров на склад
Приемку товаров на склад должна осуществлять комиссия, назначенная приказом руководителя. После завершения приемки комиссия составляет акт, например, по форме № ТОРГ-1 .
Если в течение дня от одного и того же поставщика поступает несколько партий однородных грузов, то можно составить один акт о приемке товаров за день. В этом случае, принимая каждую отдельную партию, материально ответственное лицо фиксирует необходимые данные на оборотной стороне акта. В конце дня определяется общий итог, который переносится в акт о приемке. Такой порядок предусмотрен абзацем 3 пункта 49 и пунктом 224 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н .
Для сокращения документооборота акт приемки можно не оформлять, если отсутствуют расхождения по количеству и качеству товаров. Его может заменить штамп, поставленный на документе поставщика (например, на накладной). Штамп должен содержать те же реквизиты, что и форма № ТОРГ-1. Об этом сказано в пунктах 49 и 224 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н .
Если товары поступили без документов, то их также необходимо принять к учету. Обычно такие товары приходуют по рыночным или учетным ценам. Об этом сказано в пунктах 36 и 39 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н .
Товар, поступивший без товаросопроводительных документов, называется неотфактурованным. Принять его к учету можно на основании акта, например, по форме № ТОРГ-4. составленного комиссией с участием материально ответственного лица (указания. утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 ).
После получения товаросопроводительных документов сравните указанную в них цену с учетной ценой, по которой товары были оприходованы. Если учетная цена равна цене поставщика, ее корректировать не нужно. Если цены не совпадут, записи в учете по приходу товаров нужно исправить.
Порядок корректировки цены товара по неотфактурованной поставке зависит от того, остались товары на складе или уже были реализованы. Если на дату поступления документов вся партия товаров еще на складе, увеличьте ее стоимость на разницу между учетной стоимостью и стоимостью по документам поставщика. Если часть товаров реализована или списана в производство, корректировку проведите так:
1. Определите разницу между учетной ценой товаров и ценой по документам поставщика.
2. Определите долю товаров, которые остались на складе и которые списаны в производство.
3. Увеличьте стоимость товаров в части товаров на складе.
4. Увеличьте расходы в части списанных (реализованных) товаров.
Пример корректировки стоимости товаров после получения документов поставщика. На момент получения документов часть товаров реализована
ООО «Альфа» в сентябре получило от поставщика товары без документов. Товар оприходовали по учетной цене 300 000 руб. Накладные и счета-фактуры были получены «Альфой» в ноябре. По документам стоимость товаров оказалась выше по сравнению с учетными ценами. Разница составила 30 000 руб. На момент поступления документов часть товаров на сумму 80 000 руб. была реализована. Доля проданных товаров составила 27 процентов (80 000 руб. 300 000 руб. 100%). Доля товаров, которые числятся на складе, – 73 процента (220 000 руб. 300 000 руб. 100%).
Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие корректировки.
При оприходовании товаров:
Дебет 41 Кредит 60 субсчет «Расчеты по неотфактурованным поставкам»
– 300 000 руб. – оприходованы товары по учетной цене;
Дебет 60 субсчет «Расчеты по неотфактурованным поставкам» Кредит 60
– 300 000 руб. – отражена задолженность перед поставщиком.
После получения документов поставщика:
Дебет 41 Кредит 60
– 21 900 руб. (30 000 руб. 73%) – увеличена стоимость товаров на складе по неотфактурованной поставке;
Дебет 90-2 Кредит 60
– 8100 руб. (30 000 руб. 27%) – увеличены расходы в части проданных товаров по неотфактурованной поставке.
Ситуация: нужно ли распечатывать акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1), составленный в электронном виде
Акт о приемке по форме № ТОРГ-1 может быть составлен как на бумаге, так и в электронном виде (п. 12. 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н ). Независимо от этого он должен быть подписан лицами, которые сдают и принимают товары (п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Если организация ведет учет на основании электронных документов, то их заверяют электронными подписями в порядке, установленном Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Правомерность использования электронной подписи подтверждена письмом Минфина России от 19 мая 2006 г. № 02-14-13/1297 .
Если фактическое количество (качество, ассортимент) товаров не соответствует документам передающей стороны, то необходимо приостановить приемку товара и вызвать представителя организации поставщика (изготовителя). Если в установленные сроки представитель поставщика (изготовителя) не прибыл, то покупатель имеет право провести приемку этого товара без него с привлечением независимого специалиста. Такие правила установлены пунктом 2.1.7 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 и указаниями. утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 .
При выявлении недостачи (порчи) российских товаров комиссия составляет акт. Его можно составить по форме № ТОРГ-2. а при недостаче (порче) импортных товаров – по форме № ТОРГ-3 .
Ситуация: обязана ли торговая организация-покупатель проверять количество (качество) полученного товара в каждой упаковке. Приемка товара проводится на складе покупателя
Порядок приемки товаров получателем в каждом конкретном случае может регулироваться законодательством, государственными стандартами, договором или обычаями делового оборота (ст. 474. 513 ГК РФ).
По общему правилу торговые организации не проверяют количество и качество товара, если он поступил в невскрытой упаковке (таре). Проверку количества (качества) в этом случае можно провести при последующей продаже товара. Проводить приемку в таком порядке рекомендует пункт 7 Инструкции, утвержденной постановлением Госарбитража при Совмине СССР от 15 июля 1965 г. № П-6 и пункт 5 Инструкции, утвержденной постановлением Госарбитража при Совмине СССР от 25 апреля 1966 г. № П-7. Организации могут применять этот порядок по взаимной договоренности (п. 14 постановления ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18 ). В то же время в договоре может быть определен и другой порядок приемки товаров, в том числе предусматривающий обязательный осмотр каждой единицы товара.
Ситуация: нужно ли лицу, принимающему товар, подписывать накладную, по которой при приемке выявлена недостача
При получении товара ответственный сотрудник организации должен расписаться в товаросопроводительных документах. Объясняется это тем, что фактически передача товара состоялась, а значит, первичный документ должен быть оформлен. В частности, это означает, что на документе должны стоять подписи лиц, принимавших товар. Чтобы зафиксировать в документе недостачу, рядом с подписью сделайте пометку «Недостача (порча) товара отражена в акте № ___ от ________ 200 _ г.». Такие выводы можно сделать на основании статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и указаний. утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 .
Организация складского учета
Складской учет товаров организация может организовать двумя способами:
При сортовом методе учета поступление товаров отражается в карточке количественно-стоимостного учета, например, по форме № ТОРГ-28. На каждое наименование (сорт) товара заводите отдельную карточку. Для сокращения документооборота допускается учет нескольких однородных товаров с одинаковой ценой в одной карточке. Такие правила установлены указаниями. утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 .
Если организация учитывает товар партионным способом, поступление товаров отражается в партионной карте, например, по форме № МХ-10. Партионная карта заводится на каждую полученную партию товаров и оформляется в двух экземплярах. Один из них остается на складе, второй – передается в бухгалтерию. Складской экземпляр заполняет ответственный сотрудник по мере отпуска товара. После того как он будет заполнен, его тоже передают в бухгалтерию. Такие правила установлены указаниями. утвержденными постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 № 66 .
Руководитель организации должен установить периодичность передачи приходных документов со склада в бухгалтерию. Оформить решение руководителя можно графиком документооборота, отдельным приказом или Положением о складском учете. В зависимости от условий работы организации интервалы между передачей накопленных документов могут составлять от 1 до 10 дней. При передаче документов составляйте сопроводительные реестры, например, по форме № ТОРГ-31. Такие реестры готовьте в двух экземплярах. Один из них остается у материально ответственного лица на складе, а второй передается с документами в бухгалтерию. Обычно реестры сдаются одновременно с товарными отчетами, например, по форме № ТОРГ-29. Такие правила установлены указаниями. утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 и пунктом 2.2.8 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 .
Из Приказа Минфина России от 28.12.2001 № 119н
Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов
Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов
Раздел 1. Общие вопросы бухгалтерского учета материально-производственных запасов
II. Задачи учета материально-производственных запасов и основные требования, предъявляемые к нему
6. Основными задачами учета материально-производственных запасов являются:
а) формирование фактической себестоимости запасов;
б) правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;
в) контроль за сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;
г) контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;
д) своевременное выявление ненужных и излишних запасов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;
е) проведение анализа эффективности использования запасов.
7. Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов:
- сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов;
- учет количества и оценка запасов;
- оперативность (своевременность) учета запасов;
- достоверность;
- соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);
- соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.
IV. Инвентаризации и проверки
21. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
22. Проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров и материалов проводится в период их наименьших остатков;
- при смене материально-ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотреблении или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
23. С целью организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации в организациях проводятся проверки.
Порядок проведения проверок, в том числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п. устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.
Персональные консультации по учету и налогам
Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.
