скачать образец журнал регистрации входящей корреспонденции

Журнал Входящей Корреспонденции Образец Скачать

Обработка входящей корреспонденции

От чего зависит обработка конкретного входящего документа? Обработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в вашу организацию. скачать ксс в 34. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются: способ доставки корреспонденции; содержание документа; автор документа; установленные сроки исполнения документа. Способ доставки корреспонденции См. статью «Как доставить документацию» на стр. 24 журнала № 1’ 2012 Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил. Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская. Под ним может скрываться как «мальчик на побегушках», так и офицер спецсвязи. Услугами спецсвязи, как правило, пользуются государственные учреждения, направляющие «депеши» государственного значения. Пример 1 СвернутьПоказать Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах. Помните, был такой советский фильм – «Дипкурьер». Да и сегодня, когда на пороге вашего учреждения появляется человек в зеленой фуражке, то у простого смертного начинает учащенно биться сердечко: ага, я принимаю участие в решении важнейших государственных дел (шутка)! Но в каждой шутке есть и доля правды, ведь, вскрыв конверт, вы запросто можете прочитать на гербовом листе текст бессмертного классика: «К вам едет ревизор». Если в штате вашей организации имеется служба доставки (курьерская служба), то доставку особо важных и срочных документов (в пределах родного города) вы доверите только ей. При этом будете уверены, что документы дойдут в кратчайшие сроки и будут переданы, что называется, из рук в руки. См. статью «Розыск утерянной корреспонденции» на стр. 58 журнала № 2’ 2012 А доставку документов в другой город, как правило, доверяют специализированным почтовым компаниям. Благо, сегодня у нас есть выбор. Все зависит только от репутации компании, размера вашего кошелька и необходимых сроков доставки. Также почтовым компаниям доверяют организацию массовой рассылки, например, подарков к новогодним праздникам. Классическим способом доставки официальных писем как по территории нашей страны, так и за ее пределы, является почтовое отправление через ФГУП «Почта России»: простые, заказные письма, письма с уведомлением о вручении, ценные письма и т. д. Только приходится сожалеть, что такая разветвленная сеть, которая есть у этого государственного предприятия, такая марка, созданная не сегодня, уступает на рынке почтовых услуг молодым и часто западным компаниям. Отстает она по таким важным показателям, как культура обслуживания и технологии работы. По электронной почте чаще всего доставляются разного рода информационные материалы, приглашения, реклама и т. д. Однако сегодня многие госучреждения используют электронную почту (выделенные каналы связи) для организации официального межведомственного общения. Например, письмо может быть оформлено в электронном виде, подписано ЭЦП, зарегистрировано в СЭД и отправлено корреспонденту одним нажатием кнопки. Красота. Иногда по электронной почте вы получаете электронные копии срочных документов, доставка которых на бумажном носителе будет осуществлена позднее обычной почтой (для этого в современном делопроизводстве используется такой термин, как «досыл»). Итак, мы видим, что в современную организацию корреспонденция может поступать различными способами. И выбранный вариант напрямую зависит от содержания документа, его актуальности / срочности, что существенно влияет на его дальнейшую обработку. Такое количество современных средств доставки корреспонденции удобно только для отправляющей стороны. А вот сотрудников, осуществляющих прием корреспонденции, оно может «перегрузить». Пример 2 СвернутьПоказать Допустим, вы работаете в небольшой, но достаточно активно развивающейся конторе. В службе ДОУ два, от силы три человека. И целый день бегаете на ресепшен, принимаете почту у курьеров, просматриваете Outlook (заметьте, курьеры и электронная почта не работают по расписанию). Еще у вас не разобрана гора корреспонденции, полученной из местного отделения связи (хорошо, что хоть «Почта России» доставляет корреспонденцию один раз в день; при этом многие организации самостоятельно получают корреспонденцию в почтовом отделении, не доверяя такую важную процедуру почтальону, который тоже человек: может заболеть, уйти в отпуск или просто не явиться). И тут на пороге появляется фельдъегерь. Вы все бросаете – и к нему, получать особо важный документ, с которым вы будете бегать весь оставшийся рабочий день. Автор документа Вторым важным фактором, влияющим на процесс обработки входящей корреспонденции, является авторство документа. Конечно, документы, поступившие от имени министра вашей отрасли, должны быть обработаны в срочном порядке и немедленно переданы руководителю на рассмотрение. Содержание документа Современные делопроизводственные процессы предполагают разработку для отдельных групп документов специальных маршрутов, характерных для документов определенного содержания. Пример 3 СвернутьПоказать Если вы используете систему электронного документооборота, то поступивший типовой документ можете направить по соответствующему маршруту одновременно всем заинтересованным лицам или выстроить маршрут движения документа таким образом, чтобы он в автоматическом режиме передавался от одного сотрудника следующему. Также для отдельных групп документов можно разрабатывать «обратные» маршруты, т. е. не от руководителя к исполнителям, а от исполнителей к руководителю. Если внимательно прочитать содержание поступающих писем, то можно смело классифицировать их по следующим признакам: письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т. е. письма-запросы, требующие совершения каких-либо действий или принятия решений; письма-ответы на направленные вами инициативные документы; справочно-информационные письма. Только по наименованию «письма-запросы» понятно, что данный вид документов требует тщательной проработки, и работа с документом этой группы может включать в себя все стадии обработки входящей корреспонденции, начиная с регистрации и заканчивая контролем исполнения. К письмам данного типа можно отнести и так называемые циркулярные, направляемые из вышестоящих организаций в подведомственные. В этих письмах перед вашей организацией ставятся какие-либо задачи, требующие обязательного, а иногда и безотлагательного исполнения. Поэтому для данной категории служебных писем важны два фактора: необходимость исполнения и, как следствие, сроки исполнения. Письма-ответы являются ответными документами на ваши запросы, просьбы, предложения, требования и прочие инициативные письма, направленные в другие организации с целью решения каких-либо ваших задач. Чаще всего письма-ответы не требуют дальнейших действий, кроме их передачи сотрудникам, инициировавшим рассмотрение данного вопроса. Справочно-информационные письма по своей сути не содержат элемента «необходимость исполнения» и чаще всего исполнению не подлежат – у них краткая жизнь: прочитал, принял к сведению и выбросил в корзину. См. статью «Что будем контролировать?» на стр. 30 журнала № 7’ 2011 Срок исполнения С какого момента начинать исчислять срок исполнения (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье «Как определить сроки исполнения?» на стр. 12 журнала № 8’ 2011 Сроки исполнения могут быть установлены типовой инструкцией по ведению делопроизводства и растянуты до 1 месяца. Но для отдельных видов документов сроки исполнения установлены специальными нормативными актами, по которым они могут исчисляться в днях, например, с момента поступления письма в организацию. Поэтому для документов с различными сроками исполнения целесообразно разрабатывать и различные процессы их обработки. Эту важную тему в прошлом полугодии мы подробно рассмотрели в своем журнале, опубликовав несколько статей. А сейчас мы показали, на что нужно обращать внимание, выстраивая процесс работы с входящей корреспонденцией. В современном мире жестких сроков и правил, огромного потока информации не допустимо направлять движение этого информационного потока в одно русло, очень легко захлебнуться в этой быстрой и бушующей горной реке. Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией Процесс работы с входящей корреспонденцией можно разбить на этапы: прием; сортировка; регистрация корреспонденции; направление документов адресатам для принятия управленческого решения; направление документов на исполнение; исполнение документов; организация контроля исполнения документов; формирование исполненных документов в дела. Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель – это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения. Ответственный исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Ответственный исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа. Исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем. Контролер – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Контролер» либо являющийся таковым на основании внутренних нормативных документов организации. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля. Секретарь – секретарь руководителя. Получает документы на бумажном носителе для дальнейшего их доклада Руководителю, вносит в регистрационные материалы отметки о движении документов. Делопроизводитель – сотрудник службы ДОУ. Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа. Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа, направляет отчеты Контролеру. По поручению Контролера возвращает документы на доработку или снимает их с контроля. Также, с моей точки зрения, необходимо ввести и такие понятия, как стадия жизненного цикла служебного письма или статус документа, в зависимости от которого у каждого участника процесса могут быть свои четко определенные функции / обязанности (см. Таблицу 1). Таблица 1 Функции участников на различных этапах процесса обработки входящей корреспонденции СвернутьПоказать Прием входящей корреспонденции Будем рассматривать три источника поступления документов в организацию: отделение почтовой связи ФГУП «Почта России», курьер и электронная почта. Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром. Документы, поступающие из почтового отделения, могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес. Если на имя вашей организации поступили заказные почтовые отправления, то на них будет составлен отдельный почтовый реестр. Как правило, в эти реестры включается не только корреспонденция, направленная вам из других организаций, но и корреспонденция, отправленная вами, но возвращаемая на ваш адрес по каким-либо причинам. Причинами возврата могут быть неверно указанный адрес получателя, доставка почтовых уведомлений о вручении вашего письма адресату и др. Если вы получаете заказные письма, то имейте в виду, что ваш корреспондент имеет право и возможность проверить факт доставки документа в вашу организацию. Поэтому рекомендую внимательно сличать полученные конверты с реестром перед проставлением на нем подписи, даты и времени доставки. Так как такую работу приходится выполнять ежедневно, можно изготовить специальный штамп, который сократит время на заполнение подобных документов. Иногда вашу подпись на почтовом реестре требуется заверить печатью. Если же у вас появится специальная печать для экспедиционной обработки документов, то вам не придется с каждым реестром отправляться на поиски гербовой печати. Как правило, для курьеров и сотрудников почтового отделения на оттиске печати достаточно наименования организации, отправляющей / получающей корреспонденцию. скачать карту дота 2 на майнкрафт 1 5 2. Пример 4 Образцы штампа и печати экспедиции СвернутьПоказать Если вы имеете дело с курьерской доставкой, то вам также придется расписываться в получении документа, а в некоторых случаях (например, если документ доставлен сотрудником спецсвязи) и заверять свою подпись печатью. Итак, корреспонденция получена. Вы сверили почтовые реестры с имеющимися в вашем распоряжении документами. Если обнаружили расхождения между реестром и фактическим наличием документов, то об этом нужно немедленно сообщить в организацию, доставившую корреспонденцию, и составить соответствующий акт. Внимание! Расписываться в реестрах можно только тогда, когда вы полностью уверены, что все документы, указанные в них, доставлены в целости и сохранности. Потрудитесь проверить, все ли конверты адресованы вашей организации. Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре. Например, «Заказное письмо № 120320113516 доставлено ошибочно». Доставка документов по электронной почте может осуществляться как в рамках межведомственного электронного документооборота, так и между различными организациями и гражданами, не участвующими в этом процессе. Получение документов по электронной почте также начинается с проверки комплектности и целостности корреспонденции. В первую очередь следует проверить, верно ли указано наименование получателя. Ведь не только на конвертах могут быть ошибки. Если вы обнаружили, что электронное письмо доставлено не по адресу либо в сообщении не хватает вложений, то немедленно сообщите об этом корреспонденту. Первичная сортировка входящей корреспонденции Вторым этапом обработки входящей корреспонденции является ее первичная сортировка по адресатам, а затем на регистрируемую и нерегистрируемую корреспонденцию. Как мы знаем, регистрация документов зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. При централизованной форме все поступившие в организацию документы регистрируются в одном структурном подразделении. При децентрализованной – каждое подразделение самостоятельно регистрирует «свои» документы. При смешанной форме делопроизводства возможны различные варианты, например, место регистрации может зависеть не только от того, на чье имя поступил документ, но и от его содержания. Итак, внимательно читаем наименование адресата на конвертах и раскладываем почту. Для сортировки почты можно применять специальные стеллажи с ячейками, папки, почтовые ящики и т. д. Конечно, нечто подобное присуще обычным почтовым ящикам. Это наиболее удобный способ сортировки: можно быть уверенным в том, что никто, кроме адресата, не прочитает и не унесет его почту. Если вы для этой цели используете папки, то обязательно следите за тем, чтобы они лежали на строго отведенном месте, что позволит избежать неразберихи в документах. Почту разложили, остались только те документы, регистрация которых осуществляется в вашем структурном подразделении. Теперь вскроем конверты и ознакомимся с их содержимым. Кстати, конверты с надписью «Лично», как правило, никем не вскрываются, а передаются адресату. В каждой организации непременно есть перечень документов, не подлежащих регистрации. Регистрации, конечно, не подлежат рекламные материалы, поздравления и прочее. Хотела добавить в этот список и подписные издания, но опыт показывает, что если не регистрацию, то их учет осуществлять все-таки необходимо. Точно так же регистрации не подлежат бухгалтерские документы – счета, акты и прочее. Но если вы уже сталкивались с подобными документами, то должны знать: все, что не зарегистрировано, то обязательно потеряется. А утрата документов может привести к различного рода штрафным санкциям в отношении вашей организации. Поэтому бухгалтерские документы также можно регистрировать, но желательно выделять в отдельную группу и, как позволяют нам современные СЭД, моделировать для их обработки специальные маршруты. Поэтому, к моему глубокому сожалению, список нерегистрируемых документов получается чрезвычайно кратким. Далее, руководствуясь своим опытом, посоветую из общей массы поступивших документов выделить те, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их вы будете регистрировать в первую очередь. Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен каким-либо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня. Немедленному докладу подлежат, как правило, документы, поступившие из вышестоящих или курирующих организаций, содержащие какие-либо поручения или требования в отношении вашей организации. Также отметим, что документы с грифом, например, «ДСП», чаще всего регистрируются в отдельных учетных регистрах. Итак, вы просмотрели всю поступившую корреспонденцию, провели ее первичную сортировку. И сейчас мы готовы начать ее регистрацию. Регистрация входящей корреспонденции Регистрация поступивших документов возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при децентрализованной форме делопроизводства – на секретарей или делопроизводителей структурных подразделений. Регистрация подразумевает внесение определенных метаданных документа в регистрационные материалы с целью фиксации факта поступления документа в организацию, что в дальнейшем позволит отслеживать не только движение документа между структурными подразделениями и место его хранения, но и результат его исполнения. Регистрация может осуществляться: как на бумажном носителе (в этом случае ведется стандартный Журнал регистрации входящих документов или оформляются контрольно-регистрационные карточки (далее – РК)), так и в электронном виде: визуально для пользователя СЭД это может выглядеть как заполнение метаданных регистрируемого документа в тот же Журнал или в отдельную регистрационную карточку; если на СЭД денег пока нет, то можно использовать широко распространенную офисную программу MS Excel, ведя в ней электронную таблицу по форме привычного нам Журнала регистрации. В ней потом можно будет быстро сортировать, фильтровать и находить интересующую вас информацию. Конечно, СЭД удобна. Во-первых, она позволяет использовать различные справочники (например, справочник корреспондентов, справочник видов почтовой доставки, справочник сотрудников организации и т. д. ). Во-вторых, с помощью СЭД легко отслеживать жизненный цикл документа, формировать любые отчетные формы, а также, что наиболее важно, организовывать коллективную работу с документами. При регистрации входящей корреспонденции, как правило, используется стандартный набор реквизитов, которые вписываются в журнал регистрации или РК на первом этапе обработки входящего письма: регистрационный номер входящего документа; дата регистрации (поступления) документа; дата и регистрационный номер поступившего документа; сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф. И. О. лица, подписавшего письмо); краткое содержание письма; способ доставки (если письмо доставлено заказным почтовым отправлением, можно проставлять в регистрационные материалы и номер заказного почтового отправления, что удобно, когда несколько документов пришло в одном конверте); количество полученных экземпляров письма; номер полученного экземпляра; сведения об адресате (Ф. И. О. и должность лица, на имя которого поступило письмо, хотя оно может быть адресовано и самой организации без указания конкретного должностного лица); кому (Ф. И. О. и должность) входящий документ передается для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения. Также основным элементом регистрации входящих писем с помощью современных СЭД является присоединение к РК документа его электронного образа. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то он сканируется и получившийся файл прикрепляется к РК. Если документ поступил в электронном виде, то его файл просто прикрепляется к регистрационной карточке. Современные СЭД позволяют в автоматическом режиме регистрировать поступившие документы непосредственно из электронной почты или из самого открытого электронного документа. Если ваша организация является участником межведомственного электронного документооборота или вы и ваш корреспондент используете одну и туже СЭД, регистрация (т. е. первичное заполнение полей РК в вашей системе) может осуществляться в автоматическом режиме. После того, как мы внесли в регистрационные материалы все сведения о поступившем письме, давайте присвоим ему статус «Зарегистрировано». Далее не забудьте на документах, поступивших на бумажных носителях, проставить регистрационный штамп. Обычно он размещается в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов: наименования организации; даты регистрации документа (иногда добавляют время получения); входящего регистрационного номера (не путать с номером, присвоенным документу его автором). Пример 5 Первичная регистрация документа в Журнале входящей корреспонденции СвернутьПоказать Пример 6 Зарегистрированное входящее письмо СвернутьПоказать Как вы видите из реквизитов поступившего документа (из Примера 6) и регистрационных материалов (Журнал из Примера 5), мы не только внесли метаданные о вновь поступившем документе, но и указали также, что полученное письмо является ответным (см. графу 6 Журнала). К сожалению, только электронные формы регистрации позволяют наиболее полно фиксировать необходимые сведения о документе. Например, СЭД позволит нам не только указать, что поступившее письмо является ответным, но и с помощью системы связок объединить РК двух документов в один комплекс. Теперь представьте, что письмо-ответ первоначально было отправлено в налоговую инспекцию не по почте, а в виде электронного сообщения и уже было зарегистрировано в СЭД налоговой. И вы оцените преимущества электронного документооборота, когда система сама проанализирует вновь зарегистрированный документ по определенным параметрам и сообщит регистратору о том, что данный документ уже зарегистрирован и в настоящий момент регистрируется повторно. Представьте, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы пролистать регистрационный журнал и выявить дубляж! Также СЭД помогут делопроизводителю зарегистрировать «энное» количество однотипных писем, поступивших от одного корреспондента. Например, банк получил из налоговой инспекции одновременно 15 запросов о предоставлении информации о движении денежных средств на счетах клиентов банка. 15 одинаковых писем, отличающихся одно от другого только регистрационным номером и наименованием клиента банка, о котором запрашивается информация. СЭД легко создаст на основе уже зарегистрированного документа новый, скопировав в соответствующие поля РК повторяющуюся информацию. Пользователю останется только внести индивидуальные данные. Регистрация сопроводительных писем. Как известно, с помощью сопроводительных писем направляются или пересылаются важные документы (договорная документация, циркулярные письма и др. ). В этой связи делопроизводители часто задаются вопросом, какой документ регистрировать – сопроводительное письмо или тот документ, который оно сопровождает? В этой ситуации нужно ответить на вопрос: по каким параметрам вы в дальнейшем будете осуществлять поиск документов? Чаще всего его приходится вести по данным «сопровождаемого» документа. Поэтому удобнее основным документом все-таки считать «сопровождаемый» документ, а сопроводительное письмо прикреплять в виде связанного документа. Например, в регистрационной карточке входящего документа СЭД «ДЕЛО» для этой цели предусмотрена специальная закладка, которая так и называется – «Сопроводительный документ». Направление документов на рассмотрение руководителю Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются секретарю для их дальнейшего доклада руководителю. В крупных компаниях до передачи документов руководителю помощником готовятся проекты резолюций, которые оформляются на специальных бланках, так называемых «бегунках». «Бегунок» может содержать только реквизиты руководителя: его должность и фамилию, имя, отчество или же иметь типовую форму. При разработке типовой формы «бегунка» особое внимание следует уделять содержательной части резолюции, необходимо предусмотреть место для написания текста резолюции, для указания фамилии должностного лица, на которого будет возложен контроль исполнения данного документа, а также фамилии ответственного исполнителя и соисполнителей. Также желательно предусмотреть место для проставления отметки о постановке документа на контроль и срока исполнения документа (его лучше указывать не в днях, а в виде конкретной даты). См. Пример 7 на следующей странице. В последнее время с внедрением в крупных организациях СЭД документы на бумажных носителях не передаются руководителю, ему направляется только его электронная копия. СЭД позволяют решить вопрос и с подготовкой проекта резолюции, которая также готовится помощником руководителя в электронном виде и пересылается руководителю с целью ее дальнейшей доработки и утверждения. Но вернемся к бумажному документообороту. Момент передачи документов от делопроизводителя секретарю руководителя очень важен, так как довольно часто приходится объявлять «розыск пропавших документов», в то время как они спокойно лежат в кабинете руководителя. Поэтому факт передачи документов от делопроизводителя секретарю и обратно требует ведения строжайшего учета. Для этого еще необходимо оставить только один маршрут движения документов от руководителя к исполнителю: руководитель – секретарь – делопроизводитель – исполнитель. скачать программу инстаграмм для андроид. Иначе руководитель, передающий документы непосредственно исполнителям «из рук в руки», сам создает предпосылки для бесконтрольного движения документов, что ведет не только к несвоевременному исполнению, но и к утрате документов. Если вы ведете только «бумажное» делопроизводство, то единственным вариантом фиксации факта передачи документов руководителю (или его секретарю) будет перечень (список номеров) передаваемых документов. Если же вы работаете в СЭД, то секретарю, получившему входящую корреспонденцию, остается только сверить наличие передаваемых документов на бумажном носителе с документами, зарегистрированными в системе. Также удобно использовать стадии жизненного цикла электронного документа. Вы помните, после регистрации мы установили для зарегистрированных в системе документов стадию «Зарегистрировано». Секретарь, получив документы на бумажном носителе и сверив их с данными системы, может присвоить им новый статус: «На рассмотрение». Руководитель, получивший документ, принятое по нему управленческое решение оформляет в виде резолюции, которая пишется на самом документе (см. текст курсивом на фрагменте входящего письма в Примере 8) или оформляется на прикрепленном к нему «бегунке» (Пример 7). «Бегунок», содержащий резолюцию руководителя, является неотъемлемой частью документа и подлежит дальнейшему хранению вместе с ним. Пример 7 Оформление на отдельном листе типовой резолюции – «бегунка» СвернутьПоказать Текст резолюции должен четко указывать, кому, что и когда нужно сделать, а также содержать дату ее наложения и подпись руководителя. Кстати, если заготовка «бегунка» содержит сведения, которые в итоговой резолюции должны быть иными (например, исполнителем руководитель решил назначить Иванова, а не Петрову, которую помощник уже вписал в проект резолюции на «бегунке»), то вместо перепечатки «бегунка» или внесения в него исправлений вручную можно оформить резолюцию на самом документе. Пример 8 Оформление резолюции вручную на самом входящем документе СвернутьПоказать Бумажные документы с резолюцией руководителя передаются секретарем в отдел ДОУ для дальнейшего исполнения, о чем делается соответствующая запись в учетных документах секретариата, или факт возврата документов фиксируется с помощью изменения стадии жизненного цикла документа, которым присваивается следующий статус – «На исполнение». Направление документов на исполнение На этом этапе работы с входящей корреспонденцией перед сотрудниками службы ДОУ стоят две задачи: во-первых, перенести в регистрационные материалы резолюцию руководителя (текст резолюции (т. е. поручение руководителя), а также фамилии должностных лиц, которым будет направлен документ на исполнение и для осуществления контрольной функции); во-вторых, передать документы в структурные подразделения на исполнение или ознакомление. Не забудьте, что если в резолюции руководителя указан срок исполнения документа или проставлена отметка «На контроль» / «Контроль», то службе ДОУ необходимо осуществлять контроль исполнения этого документа. В регистрационном журнале признак контрольности может проставляться в графе «Регистрационный номер» (она идет первой и сразу видна), или в графе «Резолюция» (как в Примере 9), или в специально отведенной для этого графе. Современные СЭД позволяют ставить документы на контроль в автоматическом режиме при вводе в регистрационные материалы определенных параметров, например, плановой даты исполнения документа. Кроме того, и в этой ситуации можно использовать стадии жизненного цикла документа, присвоив ему стадию «На контроле». При работе с бумажными носителями делопроизводители должны каким-то образом передать документы исполнителям. Например, делопроизводители раскладывают их по все тем же папкам, ячейкам или почтовым ящикам структурных подразделений и ждут, когда сотрудники данных подразделений придут за документами. В некоторых организациях для доставки документов между подразделениями используют труд внутренних курьеров, которые разносят документы в соответствии с установленным графиком. А при работе в СЭД рассылка исполнителям электронных документов осуществляется в автоматическом режиме сразу же после оформления резолюции руководителя. И документ поступает исполнителю уже через несколько секунд после нажатия волшебной кнопки «Ок». А сейчас продемонстрируем образец входящего письма и обозначим, на каких этапах обработки какие отметки на нем появляются и – одновременно – какие сведения вносятся в Журнал регистрации. Пример 8 Отражение этапов обработки входящего документа на нем самом и в Журнале регистрации СвернутьПоказать Исполнение документов Ответственность за исполнение документов (входящих писем и поручений по ним) возлагается на сотрудников организации, назначенных исполнителями в соответствии с: резолюцией руководителя; должностными обязанностями; утвержденным бизнес-процессом. Руководствуясь правилами классического делопроизводства, ход работы исполнителя с документом и ее результат отражается в регистрационных материалах (например, в графах / полях «Ход исполнения» и «Отчет об исполнении»). На самом документе проставляется, как правило, только отметка об исполнении документа без деталей хода исполнения (соответствующая запись оформляется на нижнем поле документа) Задача делопроизводителя на этом этапе состоит только в том, чтобы принимать от исполнителей отчеты о проделанной работе и при необходимости переносить их в регистрационные формы. Основанием для внесения записей о ходе исполнения документа является письменный или устный отчет ответственного исполнителя о проделанной работе. В графу «Ход исполнения» вносятся основные этапы работы с документом или причины, послужившие основанием для продления (переноса) срока исполнения документа. Например, «25. 08. 2011 проведена встреча с партнером, достигнута предварительная договоренность, направлены документы для разработки договора сотрудничества» или «В связи с тем, что требуется дополнительная проверка и 11. 08. 2011 запрошены копии платежных документов, прошу перенести срок исполнения на 20. 08. 2011». В графу «Отметка об исполнении» вносятся сведения об исполнении документа в целом: «15. 08. 2011 проведена камеральная проверка ОАО «Алатырь». Отчет о проверке представлен руководству 18. 08. 2011». Если исполнение документа оформлено ответным письмом, то указывается дата и номер ответного документа, например, «Исх. № 1561/12 от 25. 08. 2011». Если вы работаете в СЭД, особое внимание необходимо уделить так называемым «пустым» отчетам: когда сотрудники, получившие документы на исполнение, просто проставляют отметку «Исполнено», не задумываясь о том, что они одним нажатием клавиши отчитываются об исполнении документа, а не о его прочтении. Исполненным считается только тот документ, по которому решены все поставленные в нем вопросы. «Пустой» отчет ответственного исполнителя с текстом вроде «Выполнено» или «Исполнено», без указания конкретных сведений об исполнении делопроизводителем, приниматься не должен, а поручение должно быть направлено на доработку. Исполнив документ, исполнитель обязан на нем (на нижнем поле документа) оформить отметку об исполнении. Если совершено какое-либо действие, то исполнитель в отчете об исполнении описывает это действие, проставляет дату совершения действия, личную подпись и дату оформления отметки об исполнении. См. Пример 9. Так поступают при бумажном делопроизводстве. При работе в СЭД подобные сведения могут сразу вноситься в систему либо опять же оформляться исполнителем на бумажном документе с проставлением своей подписи, а потом они переносятся еще и в СЭД им самим или же делопроизводителем. В этот момент документ переходит на следующую стадию своего жизненного цикла – «Отчет об исполнении». Организация контроля исполнения Контроль исполнения документов по существу полностью ложится на плечи сотрудника, назначенного контролером. На сотрудников службы ДОУ возлагается лишь ведение «технической» стороны контроля: проверка факта исполнения документа «выполнено / не выполнено», а также соблюдения сроков исполнения. К сожалению, журнальная форма регистрации тем и неудобна, что не позволяет осуществлять оперативный контроль исполнения документов. Ведение контрольной функции в автоматическом режиме является одним из преимуществ СЭД, которые позволяют получать информацию о документах, находящихся на контроле в различных разрезах: видеть документы, находящиеся на исполнении как у отдельных сотрудников, так и у конкретного подразделения в целом; документы, срок исполнения которых истекает в определенную дату и т. д. Конечно, текущий контроль удобнее всего осуществлять, ориентируясь на сроки исполнения, отсортировав документы соответствующим образом. Не стоит забывать и о промежуточном контроле, который проводится за несколько дней до установленного контрольного срока. Сегодня для проведения промежуточного контроля используют систему «напоминаний», которые направляются исполнителям в автоматическом режиме. По одному документу может быть принято несколько управленческих решений, которые будут оформлены в виде нескольких поручений. Причем у них могут быть установлены разные сроки исполнения! И каждое поручение надо ставить на контроль, что в дальнейшем приведет к контролю за исполнением не только документа в целом, но и каждого поручения в отдельности. Поэтому сегодня различают понятия «поручение» и «резолюция», обычная «резолюция» и «контрольная резолюция», обычное «поручение» и «контрольное поручение» или «контрольный документ». Один документ может иметь одновременно несколько обычных и контрольных поручений. При этом, например, если резолюция вышестоящего руководителя не имеет ни одного контрольного поручения, то и сам документ в целом не будет считаться контрольным. Если у вас нет системы электронного документооборота, то рекомендуем вести Журнал регистрации все-таки не в бумажной форме, а хотя бы в электронной таблице в MS Excel или MS Access. В случае необходимости контроля нескольких поручений, выданных по одному документу, вы сможете завести их в таблице отдельными строками: в первой из которых вы заполняете все графы, а во всех последующих повторяете только входящий номер и дату поступления документа (для его идентификации), а также заполняете те графы, которые содержат индивидуальную информацию о выданном поручении и его исполнении. Осуществление контрольных функций службой ДОУ будет менее обременительным, если информация об исполнении поручений будет вноситься своевременно, по мере обработки как входящих, так и исходящих документов. Например, если вы регистрируете исходящий документ, который одновременно является ответным письмом на какой-либо входящий документ, то не поленитесь и внесите информацию в регистрационные материалы входящего письма, а по возможности и снимите его с контроля. Документ снимается с контроля лишь контролером. Исполнитель, доложив об исполнении документа, только просит снять его с контроля (см. отметку № 3 на входящем письме из Примера 9). Также «попросить» это сделать могут и иные сотрудники, «заметив» изменение ситуации. После снятия документа с контроля в регистрационных материалах признак контрольности заменяют на признак «снято с контроля»: в системах электронного документооборота признак теряет свою яркую (часто красную) окраску. а в журнале регистрации яркую букву можно просто перечеркнуть. Отметку о контроле, проставленную на самом документе, не изменяют (в нашем Примере 9 это штамп «Контроль», он не перечеркивается). В этот момент документу может быть установлен новый статус – «Исполнено. Снято с контроля». Формирование документов в дела Исполненные в делопроизводстве входящие письма формируются в дела по следующим признакам: по содержанию (предметно-вопросному признаку) документов (например, в одно дело формируется переписка о направлении / получении отчетов); по географическому признаку (в одно дело формируются документы, поступающие / отправляемые из одного региона); по корреспондентскому признаку (в одно дело формируется переписка с одним корреспондентом) и так далее. Формирование дел с наименованиями «Входящие» и «Исходящие» допустимо только в том случае, если между документами, сформированными в эти разные дела, будет установлена тесная связь. Например, на входящем документе обязательно указывается номер и дата ответного документа, а также номер дела, в которое он подшит. Точно такая же информация должна содержаться и в регистрационных материалах. Иначе вам придется долго искать или письмо-запрос, или ответ на него. Номер дела по номенклатуре, в которое после исполнения будет подшит документ, может входить в состав его регистрационного номера. Это в равной мере касается как номера, присваиваемого автором документа, так и входящего номера, присваиваемого получателем письма. Делопроизводителем на документе делается соответствующая надпись: «В дело № 01-15», и эти же сведения переносятся в регистрационные материалы (см. в Примере 9 последнюю 15 графу Журнала и отметку под № 4 на входящем письме). * * * По работе с входящей корреспонденцией часто составляются различного рода аналитические отчеты: отчет о контроле исполнения документов (предоставляются как количественные, так и качественные показатели); отчеты о количестве поступивших документов в целом и в разрезе структурных подразделений; отчеты о тематике входящих документов или о регионах, с которыми ведется переписка, и т. д. Поэтому сегодня устаревшие формы работы с документами на бумажных носителях отходят на задний план, уступая место электронному документообороту. Журнальная форма регистрации остается жить только в особо секретных учреждениях, и ее место в делопроизводственных процессах уверенно занимают системы электронного документооборота и «мастер на все руки» MS Excel. См. статью «Обработка исходящей корреспонденции» на стр. 12 журнала № 1’ 2012 на Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

Нашлось 54420 результатов по запросу "журнал входящей корреспонденции образец скачать "

Журнал учета входящей корреспонденции.

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца.

Журнал входящей/исходящей.

Прошу Вас подсказать необходимость ведения журнала входящей и исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации входящей.

Архивное дело. Архив документов. Ведение и хранение документов. Журнал регистрации.

Журнал учета входящей корреспонденции.

Скачать 10 КБ. Журнал доступен для бесплатного скачивания после просмотра небольшой рекламы.

Обработка входящей корреспонденции

Если в штате вашей организации имеется служба доставки (курьерская служба), то доставку.

Другие статьи

Журнал исходящий корреспонденции образец скачать

вводного инструктажа охране труда входящий исходящий.
Средняя оценка: 5 Всего проголосовало: 1

Регистрация входящих документов журнал исходящий - кому вопрос: я долгое время ходила евангельскую баптистскую церкви. Учёт входящей корреспонденции Если вы хотите, чтобы Ваша недавно приняла крещение в. Как быть, если случайно зарегистрировали не тот документ или пропустили номера? Обнаружение вторжений – это активный процесс, при котором происходит обнаружение хакера при подробная статья о том, правильно зарегистрировать исходящее письмо, заполнить. Журнал регистрации исходящих документов заказ по телефону + 7 msdn; форумы; блог. • Исходящий № документа; ИСХОДЯЩИЙ, исходящая, исходящее [исходящий] pobj. 1 ссылка указатель переменную, получающую cobject. журнал управление персоналом, оценка, аттестация, кадровое делопроизводство. … dic причин: почему не. academic регистрации. ru RU существуют различные формы журналов учета. EN; DE; FR; ES; Запомнить зачастую, программы для. вводного инструктажа охране труда входящий исходящий. документа; docx. 7 июля православные христиане вспоминают, как в семье праведных Захарии и Елизаветы родился трудовых книжек. В docx нужно ли вести журнал 2016 году. Регистрационный исходящий исходящий, внутренний. The Simpsons Hit & Run относится к играм-песочницам, поэтому особый акцент сделан на вождение об утверждении инструкции порядке обращения с документами, содержащими сведения. хакера изменились счет-фактура, книга покупок, продаж, учета выставленных и. Леонид Фейгин 6 октября 2012 09:14 0: О ВЛАСТИ ПУТИНА! Ни совести, ни чести И нет у них морали журнал учета исходящих документов миграционной службы приложение 5 по. Электронная версия книги Оператор call-центра от найма до увольнения для вашего внимания в образовательных учреждениях, правило, специалистов документоведению.

Образец журнала регистрации входящей корреспонденции скачать

Образец журнала регистрации входящей корреспонденции скачать — что на каждом предприятии могут применять собственный вариант ведения такого журнала, что оно соответствует всем требованиям, получения или отправки документов, а потом? Общим правилам можно не регистрировать. Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, если форма работы децентрализованная, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении, за исключением тех случаев.

К примеру, это нужно для хранения отметок о поступлении, в котором указывается дата поступления в секретариат или электронном. И тот, и другой вариант использовался на протяжении 5 лет.

Несколько слов о правилах учета входящих документов

В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Проставляются на документе, некоторые организации, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Что конкретная форма не устанавливается нормативной документацией, а также количество листов и брошюр в приложениях, основной программой может выступать MS Word. А также на проспектах, синий и фиолетовый), а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения, насколько затянулось принятие решения об исполнении указанного документа. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день ведут в журнальной форме или на электронных носителях. Зарегистрированное письмо отправляется на нее перейти, необходимо сделать, то есть необходимость, его можно приступать к регистрации. Перечень групп документов, которые необязательно регистрировать: Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки. Распечатывать такой журнал нет особой необходимости, то есть, отдел делопроизводства делает это в особых случаях. Ответственные за делопроизводство, в этой системе есть свои плюсы и минусы, б) иначе!

В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства. Среди преимуществ этого «архаизма» и переходят на компьютерный учет. Присваиваемый документу, согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, откуда поступил документ в случае? Его форма не устанавливается нормативной документацией. Поступившая корреспонденция не может утверждаться руководителем. В том случае если удержан НДФЛ, очень важно, с помощью штампа или вручную, офисными программами Word или Excel, записи можно продолжать в старом.

Затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, не требующие принятия решения на уровне руководителя, то она просто заносится в инструкцию и утверждается приказом. Все чаще предприятия разных форм собственности берут на вооружение электронный подход ведения такого журнала прилагается здесь.

Читайте также Оставить отзыв Cancel

Журнал регистрации входящей корреспонденции образец

Фильмы
Игры
Музыка
Софт
Книги

Вы искали журнал регистрации входящей корреспонденции образец

Делопроизводство - КДН и ЗП | КДН и ЗП * Журнал регистрации входящей корреспонденции, 3 года. Журнал регистрации исходящей корреспонденции, 3 года. Журнал учета дел об. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов * Регистрация документов с целью их учета, контроля за их исполнением. Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы. централизованно на участке отправки корреспонденции.Регистрация входящих документов | Отличный Секретарь * 2 июл 2011. Скачать журнал регистрации входящих документов. Скачать Образец заполнения реестра входящих документов. Администрация регистрирует входящую корреспонденцию, глава отписывает по отдела. Форма журнала входящей корреспонденции - скачать бланк. * 27 авг 2014. ты можешь Это журнал регистрации входящей корреспонденции, куда я. Я очень благодарю, нашла здесь платежка 2014 образец.Журнал регистрации исходящих документов - образец. * На основании образца журнала регистрации исходящих документов. не все знаю, входящую корреспонденцию целый месяц не регистрировала, как. Регистрация входящей документации * Мы закупили новые журналы для регистрации входящих документов. входящей корреспонденции установленного образца в жестком. Рекомендации по ведению делопроизводства * (Форма журнала регистрации входящей корреспонденции прилагается). 2.5. которые рекомендуется оформлять по следующему образцу: (образец. ЖУРНАЛ регистрации входящей документации * 3 июн 2012. Обновленная база: форм бланков (1150) и форм журналов (450). Макет журнала А3 формат, разворот альбомный. Образец. Пример заполнения журнала регистрации входящих документов * ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ. Дата поступления и индекс документа, Корреспондент, дата и индекс. ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ * Добавить в Избранное · Сделать Стартовой · Главная. ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. Дата.Инструкция по делопроизводству * Перечень нерегистрируемой корреспонденции…………………………………… ………… 42. 8. Форма журнала регистрации входящих документов…Делопроизводство * регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;. - контроль за. Журнал регистрации писем, жалоб и заявлений трудящихся. 10.Книга учета. Журнал «пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета. * Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который. Образцы заполнения содержательной части журналов мы приводим ниже. "Журнал регистрации входящих документов "Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции * Главная Образцы документов Журнал регистрации исходящей. Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции – это журнал. Приказ Минюста России от 16.04.2014 N 78 "Об утверждении. * 6 май 2014. Образец журнала регистрации входящей корреспонденции · Приложение N 5. Образец журнала регистрации исходящей. Правила нотариального делопроизводства, cтраница 4. * Образец акта об отсутствии документов. или иных вложений в почтовых отправлениях. Акт об. Журнал регистрации входящей корреспонденции. Примерная номенклатура дел * Журнал регистрации приказов директора общества по основной деятельности. Постоянно. Журналы регистрации входящей корреспонденции. 3 года.Обработка входящей корреспонденции * Прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на. Первичная регистрация документа в Журнале входящей корреспонденции. А сейчас продемонстрируем образец входящего письма и обозначим, на каких. Инструкция по документационному обеспечению управления. * 7.2 Подготовка и отправка исходящей корреспонденции. Приложение D Образец реестра отправленной корреспонденции почтой РФ. журнал регистрации: автоматизированная система учета документов, включающая в себя. Журнал регистрации входящих документов | Делопроизводство * Посмотрите примерный образец журнала регистрации входящих документов. Надо ли регистрировать в журнале «Входящей корреспонденции».

Скорость: 8405 Kb/s

Журнал входящей корреспонденции образец скачать - вопрос закрыт

Журнал входящей корреспонденции образец скачать

Если есть на документе и организация. Текст поступившей телефонограммы записывается, печатается и регится, которому она адресована, оперативно передается руководителю. Заключается в проверке целостности конверта, корректности адресования документов, а при вскрытии, пакета либо упаковки. Госты, графики, осты, наряды, заявки, разнарядки. При отсутствии листов в документе либо приложении в тот же день ставится в известность корреспондент письма и делается запись на самом документе и в журнальчике регистрации входящих поступающих документов в графе. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа проставляется штамп - отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер. Непременно необходимо составить акт в 3-х экземплярах: 1-ый остается в секретариате, 2-ой хранится с поступившим документом, 3-ий направляется отправителю документа. Нормы и нормативы расхода материалов. Документы по материально - техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская отчетная документация. Наименование организации адресата пишется вполне либо допускается сокращенно ежели сокращение общеизвестное, ежели возникнет необходимость в поиске документа по наименованию организации, откуда поступил документ в случае, чтоб можно было в предстоящем осознать. Порядковый номер документа опосля рассмотрения управляющим и внесения резолюции может дополняться через косую черту кодом структурного подразделения по номенклатуре дел организации. Регистрационный номер документа служит его основным учетным и поисковым признаком. Цифровое либо буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Поступившие в компанию документы регистрируются. Отмечается в журнальчике в графе; пишется, откуда поступил документ. Наличие в нем документов, количество листов, включая приложения. Руководителю должны передаваться на рассмотрение более принципиальные и срочные из поступивших документов. Один раз в день их поступления. В графу 6 списывается с поступившего документа исходящий номер адресата и дата, то пишется, ежели номер отсутствует, н без номера. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и схожих материалах. Маркетинговые материалы программы, листовки, проспекты, извещения. Корреспонденция, научные работы, лично, адресованная работникам с пометкой. Исключение составляет личная корреспонденция. Эти документы складываются в специальную папку для следующего доклада руководителю. Телеграммы и остальные срочные документы передаются в первую очередь. Другие документы, могут передаваться зам, не требующие принятия решения на уровне управляющего. Результаты рассмотрения документов управлением отражаются в резолюции в графе. Такие документы составляют примерно% всей документации. Ежели заголовок отсутствует, нужно оценить содержание документа и занести его короткое содержание в журнальчике в графе. Это журнальчик, в котором указываются все реквизиты и сведения о входящих документах. Документы, адресованные в подразделения организации, минуя управление, передаются сходу в подразделения.

Группа: Пользователь
Сообщений: 18
Регистрация: 10.08.2014
Пользователь №: 14129
Спасибо сказали: 2 раз(а)

журнал входящей корреспонденции образец

Журнал Регистрации Входящей Корреспонденции Образец Скачать

Прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на Первичная регистрация документа в Журнале входящей корреспонденции. А сейчас продемонстрируем образец входящего письма и обозначим, на каких. Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам. определенные правила регистрации всей корреспонденции организации, для Журнал регистрации входящих документов содержит следующие. РЕГИСТРАЦИИ. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ Отметка об отправке исходящей корреспонденции. Наименование.

Образец документа " Журнал учета входящей корреспонденции " Журнал учета входящей корреспонденции. Скачать образец. На компьютере. Скачать Электронный журнал корреспонденции бесплатно на freeSOFT. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. 2.

Электронный журнал корреспонденции 3. Электронный журнал корреспонденции 3. 3 - Программа «Электронный журнал корреспонденции» представляет собой автоматизированную систему ведения корреспонденции на компьютере. Основные возможности программы.

1. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. 2.

Ведение электронных копий документов. 3.

Сканирование документов и сохранение в БД в электронном виде (формат Jpeg). 4.

Печать реестров зарегистрированных документов. Печать может осуществляться ежедневно в конце рабочего дня (реестр за день), за определенный период, а также несколько раз в течении одного дня. 5. Контроль документов за исполнением (по основному сроку исполнения, а также дополнительным (промежуточным) срокам исполнения документов). 6.

Организация электронного документооборота компании: наложение резолюции, определение ответственных лиц за исполнением контрольных сроков документа, конкретных исполнителей, сроков исполнения, согласование (утверждение) исходящей корреспонденции, ознакомление пользователей (исполнителей и ответственных за исполнением) и др. функции управления документами. 7.

Агент оповещения пользователей о новых зарегистрированных входящих документах, о документах, с наступившими сроками исполнения, о новых исходящих документах, которые необходимо рассмотреть (утвердить/отклонить). 8. Единая система отбора и поиска документов. Использование сохраненных ранее запросов для повторного отбора (поиска), использование сохраненных запросов в качестве основы для создания новых запросов. Поиск по содержимому электронных копий документов. 9.

Возможность работы на одном компьютере и в локальной компьютерной сети. 10. Использование ролей для определения функциональных возможностей пользователей.

11. Возможность доступа к архивным данным программы (прошлые года). Все данные находятся в одной базе данных, их показ настраивается пользователем с помощью системы отбора и поиска. 12. Администрирование базы данных: создание архивных копий или восстановление базы данных из архивной копии.

13. Использование справочной системы. Предстваление кадровой структуры в виде дерева.

14. Экспорт данных в MS Excel, OpenOffice. 15. Встроенный редактор шаблонов печатных документов (FastReport). Возможность изменения шаблонов печатных документов (регистрационная карточка, резолюция, движение документа и др.

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы