Документооборот 8 корп редакция 1.3 инструкция

Продукты, включающие редакцию 1.3 конфигурации, появятся в продаже по мере ротации складского запаса фирмы "1С".

Программы "1С:Документооборот 8" в комплексе решают задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.

"1С:Документооборот 8 ПРОФ" предназначена для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.

"1С:Документооборот 8 КОРП" рекомендуется использовать для автоматизации коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.

"1С:Документооборот государственного учреждения 8" предназначена для государственных и муниципальных учреждений.

Подробное описание функциональных возможностей решения "1С:Документооборот 8" см. на странице http://v8.1c.ru/doc8/ .

Редакция 1.3 является очередным этапом развития конфигурации "Документооборот". Ниже перечислены основные функциональные возможности, реализованные в данной редакции.

Новый дизайн карточек документов. Доработан вид карточек входящих, исходящих и внутренних документов: карточки разбиты на закладки, добавлена закладка Обзор. изменилось расположение реквизитов.

Электронная подпись для резолюций. Предусмотрена возможность заверять резолюции электронной подписью (ЭП). Необходимость подписания резолюций определяется правилами документооборота, установленными на предприятии.

Сохранение статуса проверки электронной подписи. Статус проверки электронной подписи теперь сохраняется в информационной базе и отображается на закладке ЭП в карточке документов, а также в карточке электронной подписи.

Многопредметные процессы. Процессы могут содержать несколько предметов. В качестве предметов выступают ссылки на различные данные (документы, мероприятия, файлы) и файлы с диска.

Отказ от регистрации документа. Если документ оформлен не по правилам, то ответственное лицо может отказать в регистрации такого документа и вернуть автору на доработку.

Окно "Мои задачи". Окно показывает списки задач текущего пользователя на закладках "Задачи мне" и "Задачи от меня". На закладке "Задачи мне" отображаются задачи, назначенные текущему пользователю напрямую, через роли или делегированием. Закладка "Задачи от меня" показывает задачи, автором которых является текущий пользователь.

Инструкции для сотрудников. Для карточек документов, процессов и задач предусмотрены специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с этими объектами. В комплект поставки уже входит 45 готовых инструкций.

Удаление помеченных объектов. Теперь удаление помеченных объектов не требует монопольного режима, поэтому его можно запускать в любое удобное время. Объекты, не имеющие самостоятельного значения, при удалении объекта-"родителя" удаляются автоматически. Более удобным стало редактирование связей, которые препятствуют удалению объектов.

Отзыв о программе. Появилась возможность высказать мнение о работе программы, передать разработчикам свои предложения или замечания.

В конфигурациях "Документооборот КОРП" и "Документооборот государственного учреждения" дополнительно реализованы перечисленные ниже возможности.

Мобильный клиент – отдельная тестовая конфигурация, которая демонстрирует возможности работы с почтой и задачами на мобильных устройствах под управлением iOs (iPad, iPhone) и Android. Конфигурация позволяет:

• получать и отправлять почту;
• выполнять задачи (например, согласовывать и утверждать документы);
• работать с записями календаря;
• начинать процессы вида "Исполнение".

Мобильный клиент работает автономно и не требует постоянного подключения к центральной базе.

Окно "Текущие дела" на рабочем столе открывается при старте программы. Оно показывает итоговую информацию по задачам пользователя и подчиненных (для руководителей), событиям календаря, сообщениям почты и форума, мероприятиям, работе с документами, учету времени.

Многосторонние договоры. В программе появилась возможность работать с договорами, заключенными более чем с двумя сторонами.

Переработан компонент распознавания штрихкодов. В частности, теперь распознаются коды на монохромных изображениях, файлах JPG-формата и картинках с принтера наклеек.

Прерывание процессов. Процессы, которые были запущены по ошибке или стали неактуальны, можно прервать.

Выполнение задач по почте. Задачи можно исполнять по почте, просто отвечая на специальные почтовые сообщения, автоматически рассылаемые программой.

Пометка задач флажками. Задачи можно помечать флажками различных цветов. Это удобно при работе с большим числом задач.

Встроенная почта. Внесено множество улучшений в работу встроенной почты "1С:Документооборота", в том числе:

• Поиск по тексту писем. Расширены возможности поиска писем по реквизитам и быстрого поиска. Теперь появилась возможность искать и по содержанию писем.
• Уведомления о новых письмах. Программа автоматически отслеживает почту и выводит всплывающее сообщение в правом нижем углу при поступлении новых писем.
• История переписки. Если по письму была переписка, то программа сообщает об этом, выводя гиперссылку в области чтения и карточке письма.
• Автосохранение текста писем. Программа может сохранять текст исходящего письма во временном каталоге на компьютере пользователя, а не только в информационной базе.

Развитие мероприятий. Мероприятия теперь организуются по папкам. Папки служат для упорядочивания данных и ограничения доступа к ним. Группы мероприятий больше не используются. Для быстрого просмотра тем и сообщений можно включить область чтения.

Календарь. Программа позволяет вести общий и персональный календари и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Записи календаря можно создать на основании любого другого предмета программы, например, задачи, документа, письма, мероприятия.

Пользователям программы "1С:Документооборот 8" всех версий рекомендуется выполнить переход на редакцию 1.3 конфигурации. Поддержка предыдущих редакций в дальнейшем не планируется.

Редакция 1.3 предоставляется зарегистрированным пользователям конфигураций "Документооборот ПРОФ", "Документооборот КОРП", "Документооборот государственного учреждения", заключившим договор информационно-технологического сопровождения 1С:ИТС.

Для обновления конфигурации до редакции 1.3 необходимо использовать версию 1.3.1.5 конфигурации, совместимую с версией платформы 8.2.18.104 и выше.

Версии 1.3.1.5 конфигурации и 8.2.18.104 платформы можно получить на сайте поддержки пользователей http://users.v8.1c.ru/ ; их также планируется опубликовать в составе августовского выпуска 1С:ИТС за 2013 год.

Описание новых возможностей включено в дистрибутив конфигурации в виде отдельного файла.

Переход на редакцию 1.3.1 выполняется как обновление версии конфигурации. При этом все накопленные учетные данные сохраняются. Автоматическое обновление конфигурации возможно с версии 1.2.6 и выше. Пользователям, у которых установлена более ранняя версия конфигурации, необходимо предварительно выполнить обновление конфигурации до версии 1.2.6.

Мобильный клиент 1С: Документооборот Корп

Рисуем процессы сами!

Новый модуль для "1С:Документооборот КОРП"

Фирма «1С» объявила о выпуске мобильного приложения «1С:Документооборот». разработанного на платформе «1С:Предприятие 8.3».

Мобильное приложение позволяет работать со встроенными в программу «1С:Документооборот 8» почтой и задачами с помощью планшета или смартфона в среде операционной системы iOS или Android. Мобильное приложение может работать в автономном режиме, не требующем постоянного соединения с информационной базой.

В мобильном приложении доступны следующие функции:

• Чтение входящих писем, полученных в программе «1С:Документооборот 8»,
• Подготовка и отправка писем,
• Подготовка и выдача поручений сотрудникам,
• Перемещение писем между папками,
• Выполнение задач, назначенных через «1С:Документооборот 8».
• Просмотр файлов, приложенных к письмам и задачам.

Планируется дальнейшее развитие функциональности, необходимой руководителям предприятий и рядовым сотрудникам в режиме удаленной работы.

Приложение может использоваться для реальной работы, однако при его использовании следует учитывать, что данный выпуск является тестовой версией.

Мобильное приложение «1С:Документооборот» планируется опубликовать на сайтах Goоgle Play и App Store. Версия для разработчиков доступна на сайте users.v8.1c.ru в составе дистрибутивов конфигураций «Документооборот КОРП» и «Документооборот государственного учреждения», редакция 1.3. Фирма «1С» разрешает использовать данное приложение зарегистрированным пользователям конфигураций «Документооборот КОРП» и «Документооборот государственного учреждения», заключившим договор информационно-технологического сопровождения 1С:ИТС.

В настоящее время мобильное приложение может использоваться с конфигураций «Документооборот КОРП» и «Документооборот государственного учреждения», редакция 1.3, опубликованными на сайте users.v8.1c.ru

Другой мобильный клиент на базе «1С:Предприятие 8.3» — мобльный клиент СЭД «Корпоративный документооборот». Подробная информация о нем размещена здесь:
документооборот.net/mobile

Модуль для 1С:Документооборот КОРП

Версия КОРП

"1С:Документооборот 8 КОРП" ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• учет обращений граждан;
• учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
• учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;
• использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;
• обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
• автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
• штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
• автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;
• условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;
• поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
• поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
• присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;
• контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
• шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;
• настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;
• автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
• загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников;
• онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;
• обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.

Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.

"1С:Документооборот 8 КОРП" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.

"1С:Документооборот 8 КОРП" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

"1С:Документооборот 8 КОРП" в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

"1С:Документооборот 8 КОРП" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

В конфигурации программы "1С:Документооборот 8 КОРП" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Дополнительно к этому все данные конфигурации "Документооборот КОРП" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
• автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
• оповещение исполнителей;
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
• формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
• последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.

Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".

В "1С:Документообороте 8 КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

• подготовка проекта договора;
• согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
• учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
• учет и контроль сроков действия договоров;
• автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
• многовалютный учет сумм договоров;
• учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
• контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
• контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
• расторжение договора.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Расторгнутые договоры".

В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.

Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.

Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.

Любой документ или файл "1С:Документооборота 8 КОРП" можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.

Для просмотра и редактирования документов "1С:Документооборот 8 КОРП" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

"1С:Документооборот 8 КОРП" обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

В "1С:Документообороте 8 КОРП" пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

При создании нового документа с использованием шаблона. реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

В "1С:Документообороте 8 КОРП" всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:

• распечатать на отдельном листе;
• распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
• распечатать на наклейке;
• вставить в электронный документ как изображение.

Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

В "1С:Документообороте 8 КОРП" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.

В карточке документа "1С:Документооборота 8 КОРП" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.

В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.

Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В "1С:Документообороте 8 КОРП" поддерживаются такие варианты согласования, как:
  • параллельное;
  • последовательное;
  • смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
• Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело.
• Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа - согласование, утверждение, регистрация.

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли "Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, - самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров - другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.

Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.

Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.

Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

В "1С:Документообороте 8" реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":

• "Управление производственным предприятием", 1.3.6;
• "Управление торговлей", 11.0.6;
• "Бухгалтерия предприятия", 2.0.15;
• "Управление небольшой фирмой", 1.2.2.

Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.1":

• "Бухгалтерия предприятия КОРП", редакция 2.0;
• "Комплексная автоматизация", редакция 1.0;
• "Зарплата и управление персоналом", редакция 2.5;
• "Управление производственным предприятием", редакция 1.2;
• "Управление торговлей", редакция 10.

"1С:Документооборот 8 КОРП" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "1С:Документооборотом 8 КОРП" и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе "1С:Предприятие 8.2") осуществляется при помощи веб-сервисов.