Рейтинг: 4.6/5.0 (1911 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Каждый работодатель в любой организации обязан составлять график отпусков форма Т-7 (приказ о предоставлении отпуска работнику). В противном случае за несоблюдение части 1 и 2 статьи 123 ТК РФ на руководителя предприятия будет возложен штраф до 50 тыс. руб. или деятельность предприятия будет прекращена на срок до 90 суток.
Длительность оплачиваемого предприятием отпуска сотрудника составляет 28 дней. Он возможен только после полугода непрерывной работы на данном предприятии.
График отпусков имеет унифицированную форму № Т-7. Он должен быть утвержден подписями руководителя кадровой службы и руководителя предприятия не позднее двух недель до наступления нового года. Если в структуре предприятия имеется профсоюзный орган, то график отпусков с данным подразделением должен быть обязательно согласован. Это должно быть засвидетельствовано датой и номером в графе «Мнение выборного профсоюзного органа» .
Основными графами Графика отпусков, которые должен заполнить кадровик в первую очередь, являются графы 1-6. Графа 4 заполняется на основании личной карточки работника. Графы 7-9 графика отпусков заполняются уже в процессе, когда работники начнут уходить в отпуск. В графе 7 делается отметка после того, как отпуск сотрудника фактически был закончен. Если работника предприятия не устраивает время отпуска, его можно перенести, а в графе 8 указывается ссылка на документ, подтверждающий перенос отпуска (приказ о переносе отпуска, личное заявление сотрудника и др.). Изменение даты отпуска фиксируется в графе 9. В графе 10 указываются необходимые примечания: отпуск не предоставлен или продлен на основании какого-либо приказа (к примеру, больничного листа), или перенесен по семейным обстоятельствам и т.п.
Все изменения в форме Т-7 графика отпусков вводятся с разрешения лица, который утвердил данный документ.
График отпусков форма Т-7 образец заполнения
Мы рассмотрим порядок заполнения именно формы № Т-7.
На начальном этапе планирования графика сотрудник по кадрам заполняет в форме Т-7 графы с первой по шестую включительно. При этом в графике должны быть указаны причины переноса отпуска, а также период, на который его переносят.
Руководитель своим распоряжением (приказом) утверждает график. Причем сделать все это нужно не позднее, чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ).
Оплачиваемый отпуск предоставляется по истечению годового стажа работы на данном месте.
График отпусков составляется работником отдела кадров ежегодно, не позднее, чем за 14 календарных до наступления будущего календарного года.
Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды также предоставляются в рамках графика отпусков на очередной календарный год. Трудовое законодательство не содержит требования использовать отпуска за рабочие периоды в хронологической последовательности (сначала за более ранний рабочий период, затем за более поздний).
Порядок внесения изменений в график отпусков для этой категории работников не установлен.
График отпусков форма Т-7 образец заполнения
График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации.
График планируемых отпусков относится к обязательным локальным нормативным актам по мнению Федеральной службы по труду и занятости.
В графике отпусков обычно указывают конкретную дату начала отдыха работника. Так работники подтвердят свое согласие с графиком.
Когда график отпусков будет составлен и для всех сотрудников будут указаны планируемые даты начала отпуска, документ дается на ознакомления сотрудникам, после чего каждый из них должен поставить подпись напротив своей фамилии. Наименования должностей в графе 2 указываются в соответствии со штатным расписанием.
В графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.
Если в дальнейшем появится ситуация, по которой работник решит изменить время своего отпуска (а такая ситуация возникает очень часто), то действовать нужно следующим образом. Нужно ли применять унифицированную форму графика отпусков? Если работника предприятия не устраивает время отпуска, его можно перенести, а в графе 8 указывается ссылка на документ, подтверждающий перенос отпуска (приказ о переносе отпуска, личное заявление сотрудника и др.). Это должно быть засвидетельствовано датой и номером в графе "Мнение выборного профсоюзного органа".
Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет в общем случае 28 календарных дней в году. В законодательстве также указаны группы работников, которым работодатель в любом случае обязан предоставлять отпуск до того, как они отработают 6 месяцев.
Изменения могут быть внесены в график отпусков в следующих случаях.
Несмотря на обязательность заполнения формы Т-7, многие этим пренебрегают и зря. Основанием для его издания будет являться приказ работодателя. Всего лишь то, что задолго до его опубликования каждый рабочий пишет собственное желание, в котором определено, в какой период он желает отдохнуть в течение года. Данные в них вносятся от руки в течение года по мере ухода работников в отпуск.
На основе опроса составляется предварительный план отпусков работников каждого подразделения.
Утвержденный график отпусков необходимо довести до всех сотрудников компании.
Графа 10 "Примечания" предназначена для особых пометок. Вывесить документ на видное место недостаточно, лучше ознакомить с ним каждого сотрудника лично под роспись.
График отпусков
В конце года, в ноябре-начале декабря перед всеми кадровиками нашей страны стоит одна и та же задача: составить и утвердить новый график отпусков. который в последствии станет основополагающим документов в период законного отдыха многих сотрудников. На год график отпусков надо было утвердить за 2 недели до нового года, то есть до 17 декабря.
Использование графика отпусков (Форма № Т-7) в качестве документа, регламентирующего очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, определяется законодательно, а именно прописана в статье 123 Трудового Кодекса Российской Федерации. Однако с недавних пор использовать для составления графика отпусков можно не только унифицированную форму, но и разработанную внутри компании, то есть работодатель решает самостоятельно, каким из документов пользоваться.
График отпусков - это не только кадровый документ. в котором компания планирует продолжительность и очередность предоставления отпусков. Это также и финансовый документ, который помогает бухгалтерии распределить расходы по оплате отпусков в течение года. Чем крупнее компания, тем этот процесс сложнее и занимает больше времени. Сбор информации от сотрудников о времени отпуска, анализ информации и составление графика, его утверждение и ознакомление с ним сотрудников - вот те этапы, которые придется пройти каждому кадровику.
Сотруднику кадрового отдела следует свою работу спланировать и провести поэтапно:
1. Встреча с сотрудниками фирмы на предмет сбора информации о времени отпуска.
2. Анализ данных и согласование оптимальных сроков.
3. Составление графика.
5. Предоставление графика к ознакомлению с документом всех сотрудников организации.
Трудовым Кодексом РФ обозначено, что для регламентации очередности оплачиваемых отпусков для сотрудников организации или предприятия обязательной и общепринятой формой оформления отпусков является график. Согласно 123 статьи Кодекса кадровый документ одновременно является и финансовым, на основании которого бухгалтерия, учитывая продолжительность и очередность отпуска каждого работника, распределяет расходы для начисления отпускных в течение всего года.
Порядок составления графика отпусков
Форма унифицированного бланка для графика отпусков утверждена Госкомстатом Российской Федерации в 2004 году. В бланке обозначены специальные разделы, в которых должны быть вписаны данные о сотруднике компании: ФИО, должность, структурное подразделение, число календарных дней и дата отпуска.
В случае изменения даты по каким-либо причинам, кадровому служащему следует указать не только фактическую дату отпуска, а и причину, которая вызвала необходимость внесения изменений.
Кроме этого работодатель в целях оптимизации производственного процесса имеет право дополнить документ новыми строчками и графами. Ответственный сотрудник обязан проследить, чтобы они были утверждены и отвечали требованиям Трудового кодекса, который задает алгоритм принятия нормативных актов.
В документе в обязательном порядке должна быть отображена следующая информация об ежегодных отпусках, оплачиваемых работодателем:
об остатках отпуска, которые человек не использовал за предыдущие периоды.
I. 1. Касаемо основного, 28-дневного в нашей стране отпуска, который согласно ст.115 ТК Российской Федерации оплачивается и начисляется сотруднику за рабочий год, следует учитывать некоторые детали. Отсчет рабочего стажа работы на предприятии нужно начислять с первого дня работы специалиста, но в него не входит время:
- когда сотрудник отсутствовал или был устранен от работы в принудительном порядке (ст.76 ТК РФ);
- также не учитывается время отпуска по уходу за маленьким ребенком, пока он не достиг установленного законом возраста;
- в случае если сотрудник воспользовался правом на отпуск на условиях без сохранения его средней заработной платы. а длительность отпуска составила больше 14 дней. При таких обстоятельствах очередной отпуск будет сдвинут дальше на то количество дней, которое превышает установленный период. Для тех, кто находился в отпуске, например, 15 или 17 неоплачиваемых дней, дата их очередного отпуска сдвинется на 1 или 3 календарных дня соответственно.
2. Выбирать себе время отпуска в России имеют право некоторые категории работников, это отображено в законодательстве Российской Федерации - необходимо сверяться с ст. 123 ТК РФ:
II. Дополнительный оплачиваемый отпуск не всегда положен и не всем работникам. Сведения о дополнительном отпуске, продолжительность его лично определяется работодателем отдельного предприятия в частности, также должны быть указаны в графике отпусков. Согласно кодексу минимальное количество дней (календарных) дополнительного отпуска соответствует 3 дням.
К категории работников, на которых распространяется действие федерального закона и постановлений Трудового кодекса, относятся:
III. В графике должны присутствовать сведения об оставшихся днях от предыдущего отпуска.
Ответственный за кадровую работу менеджер должен следить за тем, чтобы не нарушить закон, предписывающий предоставление оплачиваемого отпуска, положенного сотруднику каждый год, в том случае, когда он добровольно отказывается от отпуска. Законом запрещено пропускать ежегодный отпуск два года подряд.
Скачать график отпусков образец заполнения (Форма № Т-7).
Все остатки неиспользованного отпуска работником за предыдущие периоды должны быть учтены, обязательно указаны в графике отпусков, заблаговременно составленном на следующий год.
График отпусков в контексте Конвенции МОТ № 132 Об оплачиваемых отпусках
После принятия Россией Конвенции, которая определяет новые подходы и содержит некоторые нюансы в порядке оформления оплачиваемых отпусков, уместно пересмотреть порядок составления кадрового документа - графика отпусков на следующий год. Для начала нельзя не заметить отличия в том, как определяется очередность отпусков. В настоящее время все специалисты знают, что нужно уложиться со сдачей графика до середины декабря. Теперь работодателю рекомендовано проявить больше внимания к каждому сотруднику индивидуально. Следует рассмотреть все условия на предмет того, какими нормативами, арбитражными решениями, или, может быть, коллективным соглашением, устанавливается время предписанного отпуска. Если таковых нет, с работником (или его доверенным лицом, представителем) консультируются и только после этого определяют время отпуска, который будет предоставлен сотруднику.
У работника остается возможность (как и в ТК РФ) разделить свой отпуск на части при условии,что хотя бы одна из частей этого отпуска была не менее 14 календарных дней.
Кроме того, поправка касается временного критерия использования этих частей. Основную часть отпуска следует использовать за год. В последующие после запланированной даты отпуска 18 месяцев и сотрудник, и работодатель должны изыскать возможность, чтобы использовать полностью всю оставшуюся часть. Этот период - полтора года, согласно 2-го пункта статьи № 8 Конвенции, обусловлен и обязателен.
Относительно основной части требования ясны и строго обозначены: нельзя двухнедельный оплачиваемый период - часть ежегодного отпуска, прерывать. Его нужно использовать в течение года. На все дни, остатки отпуска - срок полтора года, но минимальная часть с согласия сотрудника может быть перенесена или отодвинута вперед. Это время может быть определено самим работником, руководством или характерным для обеих сторон способом, приемлемым и применимым, как дословно указано в Конвенции, в национальной практике.
Трудовым кодексом не запрещается иногда, заручившись согласием, передвинуть отпуск работника на будущий год, при условии, что он будет использован за этот год. Такое действие может быть обусловлено производственной необходимостью и сложившейся текущей ситуацией. Это касается основной части, относительно остальных (минимальных) частей, ограничений согласно ТК РФ нет.
При ведении учета дней, составляющих стаж для планирования отпуска, по Конвенции учитываются дни, когда человек отсутствовал на рабочем месте, в таких случаях:
- случился несчастный случай.
При сравнении условий Трудового кодекса и Конвенции, прослеживается перевес в количестве пунктов в списке российского законодательного документа, который расширяется за счет нерабочих праздников, общепринятых выходных и отгулов отдельных сотрудников. Гарантии ТК РФ более лояльны и предоставляют работнику больше льгот, что позволяет утверждать, что при составлении графика о нарушении Конвенции речи быть не может.
Процедура утверждения графика отпусков
Нормативный акт, каковым является график отпусков, требует принятия и утверждения работодателем. При этом он должен учесть мнение профсоюзной организации и постановление местного выборного органа о том, в каком порядке и очередности работнику будет предоставлен ежегодный отпуск.
Для указания этой информации (она называется Мнение выборного профсоюзного органа) в документе предусмотрена специальная графа, куда соответственно следует вносить реквизиты протокола заседания, на котором был решен вопрос очередности. В шаблоне также необходимо сделать пояснительную запись, если на предприятии нет профсоюзной организации.
Ознакомление работников с графиком очередности отпусков обязательно под роспись, вызвало некоторое недовольство сотрудников кадровых служб, особенно если предприятие крупное и на нем работает много людей. Работодатель оставляет за собой вес правомочия по решению этого вопроса и его актуальности для данного предприятия. Однако большинство предпочитает оформлять документы в полном соответствии требованиям, тем более, если они детерминированы законодательными положениями о защите персональных данных, а также правилами трудового распорядка.
Содержание изменений фиксируется и доводится к сведению работников в форме распорядительно-организационного документа. Ознакомление с графиком и подтверждение данного факта росписью рекомендовано производить непосредственно в самом документе, расширенном указанной графой.
Работодателю предписано ознакомить каждого работника письменным уведомлением о дате отпуска не позже, чем до этого времени останется две недели.
Для внесения новых разделов и граф в документ следует издать приказ, который объясняет эти изменения в унифицированной форме документа. Например, как это было сделано в ООО Правда.
Общество с ограниченной ответственностью Правда .
22.11. №19-ОД г. Самара
О внесении изменений в унифицированную форму Т-7
Для обеспечения оптимальных условий ознакомления работников ООО Правда с графиком отпусков
1. Внести в унифицированную форму Т-7 График отпусков дополнительную графу С графиком ознакомлен, дата, подпись
2. Инспектору по кадрам Инокентьевой Р.З. внести данные изменения в форму График отпусков и учесть эти коррективы при составлении графика на год.
3. Руководителю отдела кадров Батрутдинову И.А. ознакомить всех с графиком отпусков, после ознакомления сотрудникам поставить роспись.
Генеральный директор Алейников И.С. Алейников
С приказом ознакомлен (а):
Как отразить перенос отпуска в графике отпусков
Практически каждый работающий человек сталкивался с такой ситуацией, когда ему нужно было сместить или перенести запланированный отпуск. Это может потребоваться при определенных личных обстоятельствах или по инициативе руководства, когда того требует производственная целесообразность или необходимость. Не исключаются в практике случаи, когда сотрудника могут отозвать из отпуска.
Все эти обстоятельства определенным образом находят свое отражение в виде записей в унифицированном документе. Для этого следует внимательно заполнять все пункты шаблона графика, в котором при заполнении 6-й графы указывается дата запланированная, а в графе № 7 фактическая дата отпуска. Заранее предполагается, что эти даты могут быть изменены. Разделы 7-9 на момент подачи графика для утверждения его работодателем не заполняются, записи в этих графах производятся после выхода работника на работу.
Разрешающий перенос срока отпуска документ, составляется в произвольной форме. Для оформления такового необходимо согласие самого работника и его непосредственного руководителя. И только после согласования с работодателем и его разрешения в утвержденный документ вносятся актуальные изменения относительно даты очередного отпуска.
Существуют и иные причины, предусмотренные в Трудовом кодексе, которые могут повлиять на изменение даты, с которой должен был начаться оплачиваемый отпуск сотрудника. Под изменениями может подразумеваться перенос или продление отпуска при условии согласования пожеланий обеих сторон. Эти причины:
- проблемы со здоровьем, которые повлекли временную нетрудоспособность человека, сотрудника организации;
- государственные обязанности, за исполнение которых законом предписано освобождение от работы;
- особые случаи, которые попадают под данную квалификацию согласно трудовому законодательству.
При учете инспектор отдела кадров должен учитывать момент наступления и период длительности данных ситуаций: до или во время отпуска. Если причины имели место до отпуска, новый срок оговаривается, если во время - отпуск автоматически продлевается.
Основанием для переноса даты и продолжительности отпуска является документ: написанное заявление работника. В нем он должен указать причину, по которой был инициирован перенос. Эта информация вносится кадровиком в графу № 8. К заявлению следует приложить подтверждающие факт документы: справки, вызов в суд, лист нетрудоспособности и иные, в зависимости от каждого отдельного случая. Сразу же делается отметка в графе №9 о дате предполагаемого отпуска.
Высокая квалификация и ценность сотрудника в исключительных случаях может быть доказана его незаменимостью на рабочем месте и необходимостью задержаться с отпуском. Такие действия работодателя, который с согласия работника переносит отпуск на будущий год, правомерны и разрешены статьей 125 ТК РФ. Перенесенный отпуск следует использовать на протяжении последующего года в любое удобное и оговоренное сторонами время.
Также работодатель при определенных условиях может отозвать работника с отпуска, при условии, если тот по этому поводу не имеет возражений. Но если у человека не представляется такой возможности или он не согласен, его действия нарушением трудовой дисциплины не являются. Дисциплинарные или материальные взыскания в таких случаях незаконны, противоречат постановлению № 2 Пленума ВС РФ.
В случаях отзыва сотрудника из очередного отпуска в графике фиксируются все соответствующие изменения на основании распоряжения работодателя и письменного согласия работника. Такой порядок внесения корректирующих записей применяется и при разделении отпуска на части.
Щепетильная и выверенная работа сотрудника кадровой службы предполагает ответственность и знание законодательных документов Российской Федерации. Также в работе следует учитывать условия труда: вредные, опасные, территориальные. Кроме специфики производства и основной стратегии работодателя, в работе, согласно действующим положениям Конвенции, следует учитывать пожелания работников.
График отпусков форма т-7 образецГрафик отпусков служит для документального оформления очередности предоставления отпусков работникам предприятия, учреждения или организации, а также их отдельных подразделений. Документ оформляется по форме, утвержденной Постановлением Государственного комитета статистики России 05.01.2004г. (форма Т-7).
График отпусков составляется в кадровом отделе и утверждается первым лицом организации или предприятия. При этом необходимо учитывать мнение органа профсоюза, если таковой существует на предприятии. И если существует – поддерживать с ним дружеские отношения.
Форма Т-7 предназначена для оформления принятых решений о сроках предоставления отпусков работникам предприятия и содержит следующие обязательные элементы:
• наименование структурного подразделения;
• номер документа и дата его составления;
• указания года, на который составлен график;
• фамилии, имена и отчества работников;
• табельные номера работников;
• даты начала и окончания предоставляемых отпусков;
• данные о перенесении отпусков (в случае необходимости).
График отпусков
Посмотреть образец бланка Скачать бланк
График отпусков - это расписание предоставления ежегодных отпусков, которое обычно устанавливается администрацией по согласованию с профсоюзным органом. График составляется на каждый календарный год и утверждается в начале текущего года. Отпуска могут предоставляться в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы организации.
При составлении графика отпусков учитываются пожелания работников и особенности производственного процесса. Исходя из необходимости обеспечения нормальной работы организации, в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте может устанавливаться предельная численность работников того или иного подразделения, одновременно уходящих в отпуск. Отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.
Правила заполнения графика отпусковКаждый работодатель в любой организации обязан составлять график отпусков форма Т-7. В противном случае за несоблюдение части 1 и 2 статьи 123 ТК РФ на руководителя организации будет возложен штраф до 50 тыс. руб. или деятельность организации будет прекращена на срок до 90 суток.
Длительность оплачиваемого организацией отпуска сотрудника составляет 28 дней. Он возможен только после полугода непрерывной работы в данной организации.
График отпусков имеет унифицированную форму № Т-7. Он должен быть утвержден подписями руководителя кадровой службы и руководителя организации не позднее двух недель до наступления нового года.
Если в структуре организации имеется профсоюзный орган, то график отпусков с данным подразделением должен быть обязательно согласован. Это должно быть засвидетельствовано датой и номером в графе Мнение выборного профсоюзного органа. Если в организации нет профсоюзного органа, то в форме указывается: «Профсоюзная организация не создана».
Основными графами Графика отпусков, которые должен заполнить кадровик в первую очередь, являются графы 1-6 .
Графа 4 заполняется на основании личной карточки работника.
Графы 7-9 графика отпусков заполняются уже в процессе, когда работники начнут уходить в отпуск.
В графе 7 делается отметка после того, как отпуск сотрудника фактически был закончен.
Если работника организации не устраивает время отпуска, его можно перенести, а в графе 8 указывается ссылка на документ, подтверждающий перенос отпуска (приказ о переносе отпуска, личное заявление сотрудника и др.).
Изменение даты отпуска фиксируется в графе 9 .
Основой любого изменения графика отпусков является соглашение сторон. Это опять же следует из части второй статьи 123 ТК РФ, согласно которой график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника. Отступить от установленного времени использования отпуска можно только по договоренности сторон и при соответствующем отражении изменения в графике отпусков.
Если перенос отпуска или его части осуществляется в соответствии с частью третьей статьи 124 (когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации) и частью второй статьи 125 ТК РФ (отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год), то используется графа 10 «Примечание».
Также в графе 10 можно указать: отпуск не предоставлен или продлен на основании какого-либо приказа (к примеру, больничного листа), или перенесен по семейным обстоятельствам и т.п.
В отношении работников, принимаемых на работу после утверждения графика отпусков, практика выработала два подхода: первый заключается во внесении соответствующих изменений в сводный график отпусков, второй – в составлении дополнительного графика, который приобщается к сводному.
Все изменения в форме Т-7 графика отпусков вводятся с разрешения лица, который утвердил данный документ.
Каждый работающий гражданин Российской Федерации имеет право на ежегодный очередной оплачиваемый отдых. Эта привилегия гарантируется ему Конституцией России и действующим трудовым законодательством. Разберемся подробнее с наиболее распространенными вопросами на данную тему:
Статья номер 123 Трудового Кодекса России гарантирует всем труженикам предприятий, фирм и организаций, как государственной, так и частной собственности, право на оплачиваемый отдых длительностью не менее 28 дней один раз в год.
Когда составляется план отдыха?
Не позднее, чем за две недели до начала нового трудового периода (года). На текущий 2016 год кадровики должны были оформить график до 15.12 2015 года. Перед его составлением ответственный сотрудник должен обязательно провести опрос трудящихся о дате, когда кому удобно отправится отдыхать, поскольку их мнение при планировании обязательно учитывается. Если рабочий не согласен с принятой программой, он вправе сказать об этом и попросить о переносе отдыха.
Форма т 7 график отпусков, как заполнить?Составление плана происходит ежегодно накануне нового трудового года, но не позднее, чем за 14 дней до завершения предыдущего периода.
В тему: Как продать квартиру без посредников: пошаговая инструкция
Для того, чтобы разобраться, как составлять этот документ и грамотно его заполнить, рассмотрим действующий шаблон – унифицированную форму Т7.
В самом начале планирования календарного графика заполняются разделы 1, 2, 3, 4, 5 и 6, в которых должны указываться такие моменты:
Существует еще одно обязательное условие – рабочего необходимо предупредить о данном графике и его ежегодных выходных и отправить ему за две недели соответствующе уведомление. Для этого кадровый служащий самостоятельно производит опрос всех членов трудового коллектива. Декретников в планировании не учитывают.
Возникла проблема? Позвоните юристу:
+7 (499) 703-41-64 - Москва, Московская область
+7 (812) 309-86-25 - Санкт-Петербург, Ленинградская область
Оставшиеся графы формы т7 заполняются уже после начала отпускных дней. Срок хранения документа в организации не должен быть менее года.
Скачать бланк графика отпусков на 2016 год скачать бесплатно доступно в любое время в онлайн режиме на специализированных ресурсах. В конце статьи даны полезные ссылки для ознакомления с данными образцами и для их скачивания.
Планирование графика необходимо сделать не позже 15-го числа последнего месяца заканчивающегося трудового года. В случае, если на работу был принят сотрудник уже после утверждения плана, то данный лист не изменяют и не редактируют. Новенький по истечении шести месяцев работы просто пишет заявление на имя руководителя (директора) организации. После чего главный работодатель издает соответствующий приказ, заверенный подписью и печатью фирмы.
Внесение изменений (имеет ли работодатель право изменить, перенести отпуск)
Желание перенести сотруднику отпуск должно быть мотивированное. При внесении подобных изменений работодатель должен также учитывать мнение профсоюза организации. Согласование происходит на собрании профкома, на котором присутствуют все его члены и ведется специальный протокол. По итогам данного профсоюзного мероприятия принимается соответствующее решение.
В тему: Приказ 185 МВД РФ регламент ГИБДД на 2016г, закон
Могут ли отказать работнику в предоставлении ежегодного отпуска?
Нет, данное действие работодателя будет расцениваться, как нарушение действующего законодательства, и влечет за собой штраф в установленном размере. Подобное правило существует и у соседних государств – в частности, в Украине и в Казахстане.
Приказ об утверждении графика отпусков на 2016 год образецПриказ об утверждении распорядка предоставления ежегодного отдыха работникам пишется на специальном бланке, с примером которого в формате Word, можно бесплатно ознакомиться по ссылке ниже:
Скачать образец заполнения графика отпусков на 2016 год в формате excel (таблица в эксель) по общепринятой унифицированной форме можно тут:
По любым вопросам обращайтесь к нашим юристам через данную форму!
17 декабря – последний день утверждения графика отпусков, ведь он должен быть подписан руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Осталось совсем немного времени, чтобы успеть грамотно его составить.
Организуем работу по составлению графикаВ графике отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. Разработка графика отпусков занимает у кадровой службы много времени. Организовать работу по сбору и обработке необходимых данных можно по-разному. Кому-то удобно поручить это отдельному специалисту по кадрам, который будет занят графиком «от и до». Другим удобнее распределить обязанности: закрепить за каждым сотрудником отдела кадров по одному или несколько структурных подразделений.
Составление графика – дело ответственное, в нем нужно учесть многое: и пожелания работников о датах отпуска, и потребности производственного процесса, и нормы трудового законодательства. Порядок разработки графика, условия и правила предоставления отпусков целесообразно отразить в локальных нормативных актах организации (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре). В инструкции по кадровому делопроизводству можно подробно описать процедуру заполнения графика отпусков как на этапе его создания, так и в процессе ведения в течение года. Если в локальных нормативных актах организации порядок разработки графика отпусков не прописан, начать его подготовку стоит с издания приказа, в котором нужно указать:
График отпусков должен учитывать особенности производственного процесса организации, обеспечивать его непрерывность и взаимозаменяемость работников. Трудовой кодекс дает для этого все возможности, ведь очередность предоставления отпусков определяет работодатель (ст. 123 ТК РФ). Для того чтобы избежать споров и разногласий с работниками, порядок определения очередности отпусков следует прописать в локальном нормативном акте (ПВТР или коллективном договоре). Так, например, в нем стоит предусмотреть, что руководители структурных подразделений не должны находиться в отпуске одновременно со своими заместителями. В каких-то организациях может быть установлено, что ежегодный отпуск предоставляется работникам только в определенные месяцы (например, в образовательном учреждении предоставление отпуска в осенне-зимне-весенний период негативно повлияет на процесс обучения). Возможна ситуация, когда работодателю выгодно отправить в отпуск большую группу работников одновременно (например, производитель оконных конструкций в связи с низким спросом на продукцию может запланировать отпуск всех сотрудников производственного отдела на период с 12 января по 8 февраля). Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течение года.
Проект графика отпусков готовит кадровая служба организации. Удобнее всего делать это, используя видоизмененный бланк графика отпусков (Приложение 1). Прежде всего, необходимо проанализировать «отпускные истории» и определить на какое количество дней отпуска в следующем году вправе рассчитывать каждый сотрудник, есть ли работники льготных категорий, которые пользуются преимуществами при установлении очередности отпусков. После этого данные по сотрудникам передают руководителям структурных подразделений, которые должны выяснить пожелания работников о времени ухода в отпуск и разделении отпуска на части, а также согласовать эти пожелания с планами подразделения на год, установив оптимальную очередность отпусков. На основе проектов структурных подразделений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение руководителю.
Что включить в графикВ график отпусков нужно включить:
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает отпуска большей продолжительности – удлиненный основной отпуск. К таким категориям относятся в частности:
Помимо основного некоторым сотрудникам могут предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Такие отпуска предоставляются работникам:
Кроме отпусков, предусмотренных законодательными актами, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, утвердив порядок их предоставления в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).
При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным (ст. 120 ТК РФ).
Пример. Гражданский служащий Тропинин В.В. имеет право на:
Значит, в графике нужно запланировать отпуск продолжительностью 48 календарных дней (полностью или, по соглашению с работником, разделив отпуск на части).
При составлении графика нужно проверить, есть ли в организации работники, которые имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время – их отпуск планируют в графике в первую очередь. К таким работникам относятся в частности:
Однако стоит помнить, что даже в том случае, если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями работника, принадлежащего к вышеуказанной категории, он имеет право в любой момент года изменить свое решение и написать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать в переносе отпуска такому работнику нельзя.
График отпусков – сводный документ. И хотя он составляется на календарный год (в данном случае на 2015 год), планируемый период отпуска каждого работника относится к его индивидуальному рабочему году.
Пример. Секретарь Петрова И.В. принята на работу 19 июня 2014 года. В графике отпусков должен быть запланирован ее отпуск за период с 19.06.2014 по 18.06.2015. Отпуск за следующий рабочий год (с 19.06.2015 по 18.06.2016) может предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Его можно запланировать:
Как видим, отпуск работнику может быть запланирован как полностью, так и по частям. При разделении отпуска на части необходимо соблюсти требования статьи 125 ТК РФ. Во-первых, хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование обусловлено медицинскими причинами: для того чтобы восстановиться после трудовых свершений, человеку необходим полноценный продолжительный отдых. Во-вторых, разделение отпуска на части возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем. Если одна из сторон трудовых отношений против этого, то дробить отпуск нельзя. Согласие работодателя на разделение отпусков подтверждает подпись руководителя в графике (или в приказе на отпуск, если отпуск предоставляется не по графику). В каком документе должно быть отражено согласие работника – законодательством не установлено. На практике организации используют для получения подтверждения согласия работника разные способы:
Способ 1. До утверждения графика отпусков работник пишет заявление с просьбой о разделении отпуска на части, указывает даты начала и продолжительность частей отпуска, а работодатель ставит резолюцию «Разрешить. Подпись. Дата». Хороший способ, если инициатива о разделении отпуска исходит от работника. В противном случае речь идет о принуждении, что недопустимо.
Способ 2. Разрабатывая график отпусков, работодатель направляет работнику предложение разделить отпуск на части, указывает даты частей отпуска и их продолжительность, а работник ставит отметку «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи. Дата». Этот вариант предпочтителен, когда инициатива о разделении отпуска исходит от работодателя, и полностью соответствует духу закона: есть предложение, есть ответ на него, соглашение сторон налицо. К сожалению, этот способ самый затратный по времени.
Способ 3. Форма графика отпусков дополняется столбцом «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи». Предполагается, что одной своей подписью работник соглашается и с датами начала отпуска, и с самим фактом разделения отпуска на части. Это достаточно распространенный способ, требующий минимальных временных затрат. Однако он не совсем корректен. Представьте: десять работников отдела расписались в столбце, а один категорически отказывается, не хочет делить отпуск на части. Вы не имеет права его заставить. Что делать? Составлять новый график? Заново собирать подписи работников? Тем более что график уже утвержден руководителем (ведь знакомят с вступившим в силу документом). Да и как можно утверждать документ, если не выполнено требование законодательства о достижении соглашения между работником и работодателем?
Некоторые организации прописывают в Правилах внутреннего трудового распорядка пункты о том, что отпуск работникам предоставляется два раза в год продолжительностью 14 календарных дней. Предполагается, что подпись работника об ознакомлении с ПВТР и есть его согласие на разделение отпуска на части. Однако это ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, а значит, не может применяться согласно статье 8 ТК РФ. Не забывайте, что ПВТР – это документ, содержащий правила, установленные работодателем, и выражающий его волю, а вовсе не соглашение между сторонами трудовых отношений. То, что он принимается с учетом мнения представительного органа работников, ситуацию не меняет, ведь, например, приказы об увольнении, изданные с учетом мнения профсоюза, по-прежнему остаются распорядительными документами работодателя, а не становятся соглашениями о расторжении трудового договора.
Вопрос. Савельев А.В. принят на работу 12.12.2014. Нужно ли включать его в график отпусков на 2015 год?
Ответ. Право работника на оплачиваемый отпуск возникает через 6 месяцев его непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон работодатель может предоставить ежегодный отпуск и до истечения этого срока. Некоторым категориям сотрудников работодатель обязан по их заявлению предоставлять ежегодный отпуск независимо от стажа работы в организации (несовершеннолетним, совместителям и др.). В рассматриваемом случае право на отпуск возникнет у работника с 12.06.2015. В графике отпусков на 2015 год нужно запланировать его отпуск после вышеуказанной даты. Отпуск может быть запланирован полностью (28 календарных дней) или по соглашению с работником разделен на части (например, 14 календарных дней может быть запланировано в 2015 году, а оставшиеся дни в 2016 году).
Вопрос. Как запланировать отпуск совместителя?
Ответ. Бывает непросто запланировать отпуск совместителя, ведь точная дата его ухода в отпуск по основному месту работу известна не всегда (например, если разработка графиков отпусков ведется в организациях параллельно или на основной работе формально подходят к вопросу отпусков). Трудовой кодекс в этом случае категоричен: отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Запланируйте в графике начало отпуска со слов работника, но будьте готовы к тому, что его, вероятно, придется переносить, и учтите это при планировании отпусков других работников того же подразделения.
Вопрос. Обязательно ли включать в график отпусков женщин, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком?
Ответ. Многие организации включают в график отпусков всех работников, в том числе женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Законом это не запрещено, но и не обязательно. В сущности, невозможно реально запланировать их отпуска, ведь они могут прервать свой отпуск по уходу в любой момент, кроме того, неизвестно когда они захотят использовать ежегодный отпуск. В случае выхода такой женщины на работу удобнее предоставить ей отпуск по заявлению.
Вопрос. Как поступить с неиспользованными отпусками? Например, инженер-технолог Петров В.Г. не ходил в отпуск уже два года. Можно ли включить эти отпуска в график? И правда ли, что не использованный в течение двух лет отпуск «сгорает»?
Ответ. Не использованные ранее отпуска можно включить в график отпусков либо предоставить их по соглашению с работником по его заявлению (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Включение в график более удобно, так как позволяет наглядно оценить, сколько таких отпусков накопилось в организации. Отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ), в исключительных случаях перенесения отпуска на следующий рабочий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Например, если работник был принят 01.02.2014, отпуск ему должен быть предоставлен (а работник должен его использовать) не позднее 31.01.2016. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а работники в возрасте до 18 лет и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда должны использовать отпуск ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Конечно, если отпуск по каким-то причинам не был предоставлен, он вовсе не «сгорит», работник сохранит на него право, но работодатель в этом случае может быть наказан при проверке ГИТ или в судебном порядке.
После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для исполнения (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Это означает, что работодатель обязан предоставить работнику отпуск в срок, указанный в графике, а работник обязан этот отпуск использовать. Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике. Работников, принятых на работу после утверждения графика можно включать в график отпусков на основании приказа или предоставлять таким работникам отпуск по заявлению.
Оформляем документФорму графика отпусков организация может разработать самостоятельно, при этом необходимо соблюсти требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта статья содержит перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. При разработке своей формы графика за основу целесообразно взять унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в случае необходимости удалив из нее ненужную информацию и дополнив необходимыми графами. Например, можно удалить из формы графика отпусков коды по ОКУД, по ОКПО и реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Дополнить график можно визой согласования документа с юридической службой или другими структурными подразделениями организации. В письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится о допустимости дополнения формы № Т-7 графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (образец заполнения такой формы приведен в Приложении 2). Разработанную форму должен утвердить руководитель организации по представлению бухгалтера (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
На этапе составления графика кадровый работник заполняет графы 1–6. Наименование организации, структурных подразделений, должностей, фамилий, имен и отчеств работников указываются без сокращений. В графе 5 отражают продолжительность отпуска в календарных днях. Если отпуск предоставляется по частям, информация о каждой части отпуска оформляется отдельной строкой. В графе 6 ставят дату начала отпуска. В некоторых организациях принято указывать не дату начала отпуска, а весь его период, например, 01.04.2015–28.04.2015. Это не является нарушением.
График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза необходимо учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 ТК РФ.
Трудовой кодекс напрямую не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков. Мнения экспертов по этому вопросу расходятся. Часть экспертов считает график отпусков локальным нормативным актом, а следовательно, ознакомить с ним сотрудников необходимо. Другие считают, что локальный нормативный акт устанавливает нормы общего характера для неопределенного круга лиц, а в графике отпусков мы указываем фамилии конкретных работников, следовательно, график нельзя относить к локальным нормативным актам и знакомить с ним работников не обязательно. На практике большинство организаций все же собирают подписи работников, ведь в этом есть практический смысл: ознакомление с утвержденным графиком дает работнику возможность узнать, было ли учтено его мнение о дате отпуска и, если это не так, спланировать отдых иначе. Ознакомить работников можно по-разному: включив в график дополнительную графу, собрав подписи в отдельном листе ознакомления или разместив график на информационном стенде организации.
Графы 7–10 заполняют от руки в течение года по мере предоставления отпусков. В случае предоставления отпуска не по графику в графе 8 указывают наименование и дату приказа, на основании которого переносится отпуск. В некоторых организациях принято указывать в качестве основания переноса отпуска по инициативе работника его заявление. Это неверно, для внесения изменений в утвержденный график необходим распорядительный документ, то есть приказ. В графе 9 указывают дату предполагаемого отпуска (в текущем году или в следующем). Графу 7 заполняют по мере фактического использования отпусков работниками (ведь в разных ситуациях отпуска могут предоставляться раньше графика, по графику или позже установленного графиком срока).
Графа 10 «Примечание» может содержать любую информацию, главное, чтобы она была понятна кадровому работнику. Здесь, в частности, можно указывать причину переноса отпуска (например, по заявлению работника; ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска; ч. 3 ст. 124 ТК РФ – если отпуск не предоставлен, потому что это неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации).
Оригинал графика отпусков хранится, как правило, в кадровой службе. Копия графика может потребоваться бухгалтерии или финансовой службе для нужд бухгалтерского или управленческого учета (чтобы оценить, сколько средств необходимо зарезервировать для выплаты отпускных в разные периоды года). Для остальных структурных подразделений организации можно подготовить выписки из графика – так им будет удобнее организовывать свою деятельность в течение года.
Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2015 год нужно хранить до 31.12.2016.
В случае отсутствия графика отпусков виновные могут быть привлечены к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда. Эта статья предусматривает наказание:
Примечание: графы 1–7 заполняет работник кадровой службы, графы 8–10 работники
