Ведение, оформление личных дел сотрудников

В случае принятия на работу нового сотрудника кадровая служба учреждения, а если такой не имеется, то бухгалтерия, формирует его личное дело. При этом возникает ряд вопросов. Как правильно оформить и вести дело? Где хранить? В данной статье мы постараемся ответить на них.

Личное дело — подборка документов о сотруднике, содержащая его персональные данные. Оно формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает в учреждении, и завершается в момент его увольнения.
Обязанность вести личные дела предусмотрена только для государственных учреждений (ст. 44 Закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Другие организации могут самостоятельно разработать порядок сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого руководитель должен утвердить Положение о персональных данных работника. С 01.01.2007 вступил в силу Федеральный закон от 07.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», цель которого — защита прав и свобод человека при обработке его персональных данных. В соответствии с требованиями данного закона в учреждении должен утверждаться перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным сотрудников. Оформить этот документ можно либо приказом, либо приложением к Положению о персональных данных работника.

Формирование личного дела

Дело каждого сотрудника может включать следующие документы:
— заявление о приеме на работу;
— копию трудовой книжки;
— копии дипломов, свидетельств об образовании, документов о присвоении ученого звания, степени;
— медицинское заключение (если медосмотр обязательный);
— копию приказа о принятии на работу;
— анкету;
— копию паспорта;
— копию трудового договора;
— должностную инструкцию;
— копии приказов, связанных с трудовой деятельностью (переводом, командировкой, премированием);
— документы об аттестации, повышении квалификации.
В течение периода работы сотрудника в учреждении ответственное лицо учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи. Она составляется в соответствии с Приложением 10 к Основным правилам*(1). Сначала указываются документы, которые сотрудник заполняет при приеме на работу, далее описываются документы об образовании сотрудника, затем — документы о его приеме на работу, перемещениях и т.п. Завершается опись документами об увольнении сотрудника учреждения. В соответствующие графы вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках, номерах листов дела, необходимые примечания. В конце описи отмечается количество внесенных в нее документов и листов описи. Внутренняя опись заверяется подписью составителя с указанием его должности, ФИО и даты составления. Ниже приведен пример заполнения Внутренней описи.

—————————————————————————————————¬
¦ Внутренняя опись ¦
¦ Документов дела N ¦
+—-T——————T———————-T——————————T———T————+
¦ N ¦ Индекс документа ¦ Дата документа ¦ Заголовок документа ¦ Номера ¦Примечание ¦
¦п.п.¦ ¦ ¦ ¦листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ед.хр. ¦ ¦
+—-+——————+———————-+——————————+———+————+
¦ 1 ¦ 02-05 ¦ 19.05.2004 ¦Личный листок по учету кадров¦ 1-2 ¦ ¦
+—-+——————+———————-+——————————+———+————+
¦ 2 ¦ 02-06 ¦ 19.05.2004 ¦Автобиография ¦ 3 ¦ ¦
+—-+——————+———————-+——————————+———+————+
¦ 3 ¦ 02-04 ¦ 19.05.2004 ¦Копия трудовой книжки ¦ 4 ¦ ¦
+—-+——————+———————-+——————————+———+————+
¦ 4 ¦ 02-04 ¦ 19.05.2004 ¦Заявление о приеме на работу ¦ 5 ¦ ¦
+—-+——————+———————-+——————————+———+————+
¦ 5 ¦ 02-05 ¦ 19.05.2004 ¦Трудовой договор ¦ 6-10 ¦ ¦
+—-+——————+———————-+——————————+———+————+
¦ 6 ¦ 02-04 ¦ 19.05.2004 ¦Копия приказа о приеме на ра-¦ 11 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦боту ¦ ¦ ¦
+—-+——————+———————-+——————————+———+————+
¦ 7 ¦ 02-05 ¦ 02.04.2007 ¦Заявление об увольнении ¦ 12 ¦ ¦
+—-+——————+———————-+——————————+———+————+
¦ 8 ¦ 02-04 ¦ 02.04.2007 ¦Приказ об увольнении ¦ 13 ¦ ¦
+—-+——————+———————-+——————————+———+————+
¦ Итого 8 (восемь) документов. ¦
¦ Количество листов внутренней описи 1 (один). ¦
¦ Ответственный за составление ¦
¦ ДЮСШ N 37 ¦
¦ А.П. Сковородова ¦
¦ 03.04.2007 ¦
L—————————————————————————————————

После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, передается в архив учреждения либо государственный архив.
Согласно ст. 337 Типового перечня*(2) личные дела руководителей организаций, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся неопределенный срок (постоянно), а других работников — 75 лет.

Способы хранения документов

Как организовать хранение документов, каждое учреждение решает самостоятельно. Можно сдавать их в архив или организовать хранилище в помещении учреждения.
Если учреждение приняло решение держать документы в своем помещении, следует помнить, что нельзя хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях. Для хранилища необходимо выделить отдельный кабинет, который нужно оснастить стеллажами или шкафами. Если хранилище имеет окна, то лучше приобрести глухие запирающиеся шкафы, чтобы предотвратить попадание солнечных лучей и, соответственно, последующее выцветание документов. Не лишними будут меры по охране помещения (решетки на окнах, металлическая дверь).
Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, нужно разработать номенклатуру дел или опись. Это перечень документов с определенными характеристиками: номер дела, количество единиц хранения, срок хранения.

Оформление личного дела для передачи в архив

Обычно в процессе формирования личного дела документы располагаются внутри него в обратной хронологии, то есть вначале размещаются документы об увольнении, затем о переводе сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях, а за ними документы о приеме на работу. Два документа, которые ведутся ответственным лицом или кадровой службой, — внутренняя опись и дополнение к личному листку по учету кадров — чаще всего помещаются в начале дела для удобства их ведения.
Руководствуясь Основными правилами, при подготовке личных дел для передачи на архивное хранение документы каждого из них необходимо систематизировать по хронологии. Для личного листка по учету кадров и автобиографии будет значиться дата их заполнения. Эти документы необходимо поместить в начале дела, далее — копии документов об образовании сотрудника. После копий документов об образовании прилагаются документы о поступлении на работу (резюме, характеристики, рекомендательные письма), заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, типовая или индивидуальная должностная инструкция. Затем в прямом хронологическом порядке располагаются документы, которые составляются в учреждении в течение трудовой деятельности сотрудника.
Основными правилами описаны требования к формированию и оформлению личных дел. Исходя из пп. 3.6.3 данных правил, личные дела сотрудников нуждаются в полном оформлении:
— подшивке или переплете дела;
— нумерации листов дела;
— составлении листа-заверителя;
— составлении, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
— внесении необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнении названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

При завершении формирования личного дела для передачи на архивное хранение необходимо пронумеровать его листы. В соответствии с п. 3.6.8 Основных правил нумерация осуществляется простым карандашом в правом верхнем углу каждого документа.
Листов в деле должно быть не меньше их количества, указанного во внутренней описи. Хотя на практике иногда фактически листов оказывается меньше, чем указанно их количество во внутренней описи. В таком случае данное дело не следует сдавать в архив, а необходимо исправить допущенную ошибку. Руководителем назначается лицо, которому поручается расследование с целью установления причин недостачи документов. Далее возможны следующие варианты:
— документы обнаружены. Они оформляются и подшиваются должным образом в дело;
— документы не обнаружены. По факту их недостачи составляется акт, один из экземпляров которого вкладывается в личное дело. По нашему мнению, целесообразно составить новую внутреннюю опись документов данного личного дела, причем прежнюю необходимо оставить в деле.

Переплет личного дела

По завершении нумерации личного дела осуществляется его переплет и оформление обложки дела в соответствии с Приложением 11 к Основным правилам.
Личные дела уволенных сотрудников могут учитываться двумя способами:
— каждое по отдельности;
— по комплексам дел.
Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела — не более 250 листов.
Образец заголовка отдельного листа — «Личное дело Сергеева Алексея Николаевича, уволенного в 2006 г.», комплекса дел — «Личные дела сотрудников, уволенных в 2006 г. А-Я».
Если сотрудник в период работы в учреждении изменил фамилию, его личное дело учитывается по последней фамилии, а прежняя заключается в скобки. Заголовок личного дела в случае изменения фамилии выглядит так: «Личное дело Козловой (Галкиной) Марии Александровны, уволенной в 2006 г.».

Для передачи в архив личных дел необходимо оформить сдаточную опись. Она составляется по форме, указанной в Приложениях 12, 13 Основных правил. Сдаточная опись за определенный календарный год включает все дела данной категории. В первой графе указываются порядковые номера дел; во второй — индексы дел по номенклатуре; в третьей — заголовки дел; в четвертой — крайние даты (проставляются по документам дел); в пятой — указывается количество листов дел; в шестой — сроки хранения, в седьмой — необходимые примечания. Сдаточная опись должна быть оформлена передающей и принимающей сторонами и утверждена руководителем учреждения, являющегося источником комплектования архива.

Доступ к личным делам

Сотрудник имеет доступ к своему личному делу и вправе сделать копии нужных ему документов (ст. 89 ТК РФ). А вот работодатель обязан соблюдать режим секретности, поскольку все сведения о работнике можно получить только у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Если другой организации понадобились сведения о каком-либо работнике, то их можно предоставить только по письменному запросу. Запрос должен сопровождаться заявлением самого бывшего работника со словами: «Прошу сообщить обо мне такие-то сведения организации такой-то, в которой я работаю в настоящее время». В противном случае возможны судебные разбирательства.
Доступ к личным данным разрешен только специально уполномоченным лицам, например работникам милиции или прокуратуры.

Вопросы при формировании личных дел

При подготовке личных дел к архивному хранению в них нередко обнаруживаются документы, не имеющие дат (по вине лиц, которые оформляли документы сотрудника, принимавшегося на работу). Как сформировать такие документы? Для начала необходимо проверить, указаны ли рассматриваемые документы в описи документов личного дела. Если недатированные документы названы в описи, лучше сформировать их после основных документов дела, имеющих даты, но перед описью. В случае если данные документы не названы в описи — сформировать после нее.
В личном деле сотрудника приказ о приеме на работу датирован ранее его заявления. В каком порядке сформировать указанные документы в личном деле? Как правило, документы личного дела располагаются в хронологической последовательности. Следовательно, работник сначала пишет заявление, а уж потом издается приказ. Но поскольку ситуация выглядит иначе, в соответствии с Основными правилами следует указать причину непоследовательности операций в соответствующем предисловии, текст которого может выглядеть таким образом: «В личном деле работника приказ о приеме на работу датирован ранее заявления. Этот порядок не был сохранен в процессе систематизации документов данного личного дела. Документы представлены в логической последовательности, то есть в том порядке, который должен быть соблюден при оформлении приема на работу».

В. Прокофьев,
эксперт журнала «Учреждения физической культуры
и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение»

«Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение», N 5, май 2007 г.

————————————————————————-
*(1) «Основные правила работы архивов организаций» одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
*(2) «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. Росархивом РФ от 06.10.2000.

Личное дело сотрудника организации Общие требования к оформлению и

Все чаще в качестве основного источника документированных сведений о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника организации применяется личное дело — сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о сотруднике организации (учреждения).

Требования к оформлению и ведению личных дел устанавливаются организационно-распорядительными (организационнометодическими) документами ведомственных (территориальных) органов управления.

Как правило, в личные дела сотрудников из числа руководящего состава (и приравненных к ним категорий сотрудников организации, а также материально ответственных лиц) группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц на данном предприятии, в том числе:

а) анкета (с последующими дополнениями);

в) копия документа об образовании;

г) трудовой договор (второй экз.);

д) договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

е) выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на другие должности;

ж) выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Перечисленные (и иные необходимые) документы, отражающие сведения о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника, подшиваются в отдельную папку, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество сотрудника (в именительном падеже).

Помимо этих документов, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются):

а) справки о состоянии здоровья сотрудника;

б) справки с места жительства;

в) заверенные фотографии сотрудника.

В личное дело также помещается (отдельно от документов) внутренняя опись. Личное дело оформляется с момента приема сотрудника в организацию (т. е. со дня издания приказа о приеме на работу).

Оформление и ведение личных дел государственных служащих осуществляется в порядке, установленном Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 “О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы” (с изменениями от 31 мая 1999 г.). Статьей 5 данного Указа, в частности, определен перечень документов, приобщаемых к делу государственного служащего.

К таким документам отнесены:

а) заявление о согласии на замещение государственной должности Российской Федерации или о поступлении на федеральную государственную службу;

б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;

в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

д) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;

е) медицинское заключение установленной формы;

ж) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, по форме, установленной Президентом Российской Федерации;

з) копии решений о назначении лица на государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;

и) сведения о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;

к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы;

л) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку;

м) первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений;

н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений;

о) информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;

п) данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела;

р) аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;

с) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания;

т) копии решений о поощрении федерального государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

Требования к порядку оформления личного дела государственного служащего установлены ст.

6 этого же Указа. Документы, приобщенные к личным делам лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, говорится в статье, “брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись”.

Оформление и последующее ведение личного дела осуществляется сотрудником кадрового органа (специально уполномоченным сотрудником) организации в приспособленном для этих целей помещении на основании представленных документов (заверенных копий документов). Необходимые детали уточняются при оформлении записей в личной беседе с сотрудником, личное дело которого оформляется.

В обязанности кадрового органа по ведению личных дел входит:

а) приобщение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, к личным делам;

б) обеспечение сохранности личных дел;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;

г) предоставление сведений о доходах и имуществе, принадлежащем сотрудникам организации на праве собственности, в порядке, предусмотренном законодательством РФ (с сообщением об этом сотруднику);

д) ознакомление сотрудников с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также — по просьбе указанных лиц — во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Несколько слов — об организации хранения личных дел сотрудников организации. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от разглашения (хищения), поскольку в соответствии с законодательством РФ персональные данные сотрудника организации отнесены к категории сведений ограниченного доступа.

С этой целью хранение личных дел сотрудников организации организуется в несгораемых шкафах (металлических сейфах или ящиках столов), запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания. Доступ к личным делам должен иметь только сотрудник отдела кадров (иное уполномоченное лицо), ответственный за работу с ними и его непосредственный начальник.

Выдача личных дел сотрудников организации во временное пользование — для ознакомления с внесенными в них сведениями, для записи новых сведений и включения в личное дело новых документов — может производиться с разрешения начальника отдела кадров.

Подчеркнем, что личное дело может быть выдано только на время, которое фактически необходимо для ознакомления с записями личного дела и включения в него новых сведений (документов). Во всех случаях работа (ознакомление) с личными делами должна производиться в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) — ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня сотрудник, ответственный за работу с личными делами, обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены.

В организации хранятся только личные дела сотрудников, заключивших с организацией трудовые договора, действие которых не истекло. При увольнении сотрудника его личное дело может быть переслано к новому месту работы по запросу соответствующей организации либо, по истечении срока хранения, уничтожено установленным порядком. До этого момента в соответствии оно состоит на хранении.

При этом рекомендуется:

а) объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения;

б) располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника);

в) снабжать каждое дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Что касается личных дел государственных служащих, то, в соответствии со ст. 9 Указа Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 “личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Российской Федерации, хранятся кадровой службой соответствующего федерального государственного органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив”. 4.1.10.

1. Порядок хранения документов в личном деле сотрудника. Внесение записей в процессе ведения личных дел. Порядок включения и изъятия документов личного дела сотрудника
   Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Для хранения документов, приобщенных к делу, а также тех документов, которые в силу своей важности или иных обстоятельств следует хранить, не подшивая в дело, внутренняя сторона лицевой и
   
2. Оформление дел, подлежащих передаче на архивное хранение. Составление описей дел
   В общем случае дела предприятия подлежат первичному оформлению (в момент их введения в соответствии с утвержденной номенклатурой. — Авт.) и так называемому закрытию — оформлению по истечении срока, установленного номенклатурой (как правило, он составляет один год. — Авт.). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного и долговременного
   
3. Формирование и хранение дел, уничтожение документов, дел и носителей информации
   Формирование и хранение дел, уничтожение документов, дел и носителей
   
4. Формирование и оформление дел, подготовка дел к передаче в архив
   Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизованно в службе КД. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников организации не разрешается. В процессе формирования и хранения конфиденциальные дела и документы могут подвергаться следующим угрозам: — получение сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной информации, чем это
   
5. Оформление дел длительных сроков хранения
   Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат в соответствии с требованием Государственной архивной службы обязательному дополнительному оформлению и описанию в унифицированных учетных архивных формах. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, не содержащие сведений конфиденциального характера, могут
   
6. Составление номенклатуры дел и формирование дел
   Документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов по определенному вопросу или участку деятельности организации. В целях правильного формирования дел для обеспечения быстрого поиска документов по их содержанию и видам производится классификация документов в номенклатуре дел, являющейся систематизированным списком наименований дел с указанием сроков их
   
7. 4. Формирование и хранение дел
   Письма граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним материалами возвращаются исполнителем работнику, ведущему делопроизводство, для централизованного формирования дел. Формирование дел у исполнителей запрещается. На каждом письме после его исполнения делается запись "В дело" и проставляется личная подпись исполнителя. Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их
   
8. Особенности составления и ведения номенклатуры дел
   Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа. Вместе с тем задачами, решаемыми при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), являются не только эффективное использование этих документов в
   
9. ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
   Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела. Обложка дела имеет следующую форму (рис. 1). При заведении дела на обложке
   
10. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ
    В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения, в том числе: - изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового
    
11. Доверенность на ведение судебных дел
    Доверенность Город Екатеринбург, Свердловская область, Российская Федерация Тридцатого марта две тысячи второго года Я, Митяева Нина Васильевна, 17.01.1958 года рождения, проживающая в г. Екатеринбурге, по ул. Ленина, в доме N 18, кв. 91 (паспорт серии III-АИ, N 605849, выдан ОВД Чкаловского РИК г. Свердловска 20.02.74), настоящей доверенностью уполномочиваю Воронова
    
12. Тема 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ В АРХИВЕ
    Тема 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ В
    
13. § 1. Подведомственность юридических дел нотариусу и другим лицам, имеющим право совершения нотариальных действий. Критерии разграничения подведомственности юридических дел между нотариусами и судами
    1. Законодательство, устанавливающее подведомственность юридических дел нотариусу и другим органам Согласно сложившемуся пониманию подведомственность рассматривается как относимость нуждающихся во властном разрешении споров о праве и других юридических дел к ведению того либо иного государственного или иного органа, свойство юридических дел, в силу которых они подлежат разрешению
    
14. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ
    СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ
    

Личное Дело сотрудника

Актуальность: 2014 г.

Для большинства работодателей Личное дело сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни).
В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам. Данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и гл. 14 ТК РФ: персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Работодатель при ведении кадрового делопроизводства . должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.
Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу. На каждого сотрудника организации заводится много кадровой документации, это и первичные документы, предъявляемы при приеме на работу и документы, которые формируются самой организацией в процессе трудоустройства (приказы о приеме на работу, трудовые договора) и документы, которые создаются в процессе работы сотрудника (дополнительные соглашения, справки, заявления). Все эти документы имеют определенные сроки хранения, а некоторые документы должны храниться 75 лет. Таким образом, хранение документов по личному составу необходимо любой компании. Наилучший способ хранения и систематизации документов по личному составу организации в виде сформированного личного дела сотрудника. Срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.
Личные дела формируются на протяжении всего периода работы сотрудника, являются переходящими, не могут быть завершены по окончанию календарного года. Документы в составе личных дел работников группируются в прямом хронологическом порядке (т.е. по мере их приобщения к личным делам). Фактическое завершение личного дела в делопроизводстве предприятия наступает в момент увольнения из него конкретного сотрудника. После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение. Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

Состав личного дела для сотрудников коммерческих организации не регламентирован.
При оформлении личного дела можно руководствоваться «Положением о персональных данных государственного гражданского служащего российской федерации и ведении его личного дела», ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", а также перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000)

Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку.
При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись.
Поскольку делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку, прежде всего нужно оформить его обложку.
В «шапке» наименование организации полное и в скобках сокращенное.
Далее указывают номер дела (обычно табельный номер сотрудника), фамилию, имя, отчество сотрудника.
Датами начала и окончания личного являются даты приказов о приеме на работу и увольнении работника.
Кроме обложки, нужно оформить внутреннюю опись документов (оформляется при открытии дела и после издания приказа о приеме на работу) и лист-заверитель (оформляется после увольнения работника и закрытия дела), а также пронумеровать листы.
Внутренняя опись, представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. В нее необходимо вносить наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ. Внутренняя опись подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.
После увольнения работника дело закрывается, оформляется лист-заверитель и личное дело прошивается. Важно не забыть оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

1. в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
   
2. в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.

На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:

• внутренняя опись документов дела;
• копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
• трудовой договор;
• должностные инструкции;
• копия приказа о приеме на работу.

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.
При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.
На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.
Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден - только для государственных служащих - Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609. Организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела. Так, в состав личного дела рекомендуется включать:

1. Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу:

• паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  
• документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
  
• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  
• документов воинского учета для военнообязанных лиц;
  
• свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица;
  
• справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) (если требуется в силу закона).

2. Документы, возникающие в период деятельности работника в организации:

• заявление о приеме на работу (при наличии);
  
• справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
  
• копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельство о рождении ребенка;
  
• копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности;
  
• экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений;
  
• копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;
  
• должностную инструкцию;
  
• экземпляр договора о полной материальной ответственности;
  
• соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
  
• материалы аттестации;
  
• докладные и объяснительные записки, заявления работника;
  
• документы, подтверждающие анкетные данные (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене имени и пр.);
  
• копия трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу и расторжении трудовых отношений.

При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.
На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило - табельный номер).
Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.
При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела.
При ведении кадрового делопроизводства, работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.