Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств"

Инвентаризация товарно-материальных ценностей

3.15. Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

3.16. Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

3.17. Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

3.18. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

3.19. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

3.20. Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

3.21. Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

3.22. В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

3.23. Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

3.24. В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

3.25. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей - накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

3.26. Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Открыть полный текст документа

Процедура проведения инвентаризации на складе

На каждом складе хранения вещей встает вопрос о соответствии количества товаров и партий грузов, хранимых на территории, и отчетной документации в виде квитанций, ведомостей, электронных баз данных. В идеальном варианте эти данные должны совпадать абсолютно точно, однако в реальной жизни такое не всегда случается. Одним из факторов, которые значительно усложняют процедуру учета – это сложность отслеживания уменьшения количества органических грузов, вследствие естественных физических и химических процессов: усушка, порча и другие аспекты, которые характеризуются общим понятием естественной убыли.

Иногда случаются нераскрытые факты хищения имущества (естественно, при воровстве никто не будет документировать факт кражи). Кроме всего прочего персонал, работающий на складе, при получении и отгрузке товаров, время от времени допускает ошибки, которые ведут к пересортице, недостаче, либо излишкам (так называемым внутренним перетокам). Такие ошибки уменьшаются в разы, если используется метод адресного хранения. Также иногда бывают ситуации, когда в процессе оформления первичных документов допускается арифметическая, или иная техническая ошибка. Для устранения всех неточностей учета, используется инвентаризация хранимого имущества. Общая инвентаризация проводится для устранения расхождений между данными про учтенное и фактическое количество ценностей, а также для выявления фактов хищения и порчи имущества.

Количество инвентаризаций регулируется приказом об учетной политике предприятия, но оно должно соответствовать статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», согласно которому инвентаризацию необходимо проводить хотя бы 1 раз в год перед оформлением годового отчета. Но на практике, большинство складов, которые осуществляют временное хранение грузов. проводят полную инвентаризацию минимум один раз в месяц, а то и пересчитывают отдельные виды товаров (как правило, ценные грузы) при выходе на работу каждой новой смены кладовщиков (проводят частичную внеплановую инвентаризацию). Это производится для того, чтобы избежать материальной ответственности в случае пропажи или порчи ценных грузов.

Началу каждой плановой инвентаризации предшествует приказ, постановление, либо какой другой нормативный распорядительный документ о проведении инвентаризации, в соответствии с формой ИНВ-22, в которой утверждаются сроки проведения инвентаризации, инвентаризируемые объекты, а также утверждается состав инвентаризационной комиссии. В состав комиссии обычно входят:

• руководитель складского комплекса;
• либо его заместитель.

• главный бухгалтер, либо замещающее его лицо;
• заведующий складом;
• представитель общественности;
• представитель охранной службы, либо службы безопасности;
• дежурные кладовщики;
• представители правоохранительных органов, в случае проведения следственных действий;
• иные должностные лица, привлекающиеся для проведения данной процедуре.

Иногда к проведению инвентаризации привлекаются независимые эксперты и представители аудиторских служб. Если хотя бы один из членов утвержденной комиссии на момент начала инвентаризации отсутствует, то она считается недействительной.

К началу инвентаризации вся первичная отчетная документация должна быть сдана в бухгалтерию и проведена по базе данных учетной программы. Соответственно, все остатки должны быть подсчитаны, а известные факты нестыковок обоснованны и подтверждены документально. О фактах нестыковок материально-ответственные лица ставят в известность комиссию и дают расписку председателю инвентаризационной комиссии. Работники бухгалтерии подготавливаю распечатки сличительных ведомостей по форме ИНВ-19, в которых должны отображаться результаты инвентаризации. Для имущества, находящегося на ответственном хранении, должны распечатываться отдельные сличительные ведомости.

При пересчете хранимое имущество не должно поступать и отгружаться, а также запрещено перемещение товаром между складами. Запрещается и перемещение ТМЦ в пределах ячеек на самом складе. Если же товар поступил на склад, то на него составляется отдельная опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», форма ИНВ-3. Эти данные в дальнейшем, при подведении итогов инвентаризации, приходуются к товарному отчету склада. Если процесс инвентаризации идет длительное время, а отдельная группа товара требует срочной отгрузки, то руководитель и главный бухгалтер предприятия должны дать на это свое письменное согласие. На данный товар заполняется форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в данной форме указывается количество груза до и после отгрузки, а затем составляют форму ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных».

В процессе инвентаризации объекты могут пересчитываются как вручную, так и с помощью терминалов базы данных, работа которых основана на принципе сканирования штрихкодов. Также когда ассортиментный перечень складского комплекса небольшой можно обойтись ручным подсчетом. Если же, к примеру, необходимо пересчитать товар на крупном продуктовом складе, то использование терминала базы данных поможет увеличить скорость пересчета за счет значительной автоматизации идентификации товара.

Автоматизированный способ инвентаризации на порядок повышает качество ее проведения. Членам инвентаризационной комиссии раздаются такие терминалы, которыми они сканируют все объекты, которые есть в наличии на складе, а потом эти данные передают в основную базу склада. Сканировать вслепую категорически запрещено, так как не всегда штрихкоды являются корректными. Поэтому, всегда необходимо сравнивать этикетку и название, которое высвечивается на дисплее терминала. В случае, если при инвентаризации не использовали терминалы базы данных, то фактическое количество записывается в сличительные ведомости, а потом вручную вводится в учетную программу. При таких действиях необходимо быть очень внимательным и не допускать опечатки, так как это приведет к искажениям результатов инвентаризации.

Если же расхождения между учетными и фактическими данными на некоторые позиции велики, то их необходимо пересчитывать. Лучше всего, если для пересчета назначат другого человека. Если случаев расхождения много, то по инициативе руководства возможен вариант контрольной проверки результатов инвентаризации. Для этого по приказу руководителя создается новая комиссия.

После окончательного пересчета и выявления расхождений между учетным и фактическим количеством товаров, выводится результат инвентаризации. Он выводится в денежном эквиваленте. Это либо недостача, либо экономия. И то и то в больших количествах является предметом разбирательства для службы безопасности. Так как причиной недостачи может выступать факты хищения, халатности, а также ненадлежащего хранения (как правило, браки и просрочка падает на недостачу). Причиной большой экономии может являться обман клиентов (недовложение товаров при отгрузке), либо махинации с документами (сокрытие приходных документов), махинации с учетной программой 1С (есть методы, позволяющие искусственно увеличивать экономию склада).

Таким образом, выявляются виновные лица, к которым применяются различного рода взыскательные меры (от материальной и административной, до уголовной ответственности). Сумму недостачи компенсируют материально ответственные лица, путем вычета из своей заработной платы, что оговорено условиями трудового договора или контракта. В некоторых случаях, по результатам инвентаризации производятся кадровые перестановки (руководителей понижают в должности).

Проведение инвентаризации - единственный действенный метод контроля целостности хранения. Альтернативой ей может быть только полная автоматизация процессов обработки грузов с исключением человеческого фактора полностью. Примеры таких реализаций уже успешно инсталлированы и доказывают правильность принятых решений об инвестировании в новые технологии. Более подробно с ценами вы можете ознакомиться в прайсе ответственного хранения .

Расскажите о нас своим друзьям!

Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Правила инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) определены в пунктах 3.15-3.26 гл. 3 правил проведения инвентаризации. Порядок бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей определяется в ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов». Более подробно учет товарно-материальных ценностей рассмотрен в разделах справочника «Учет материалов» и «Учет товаров».

Перед проведением инвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо проверить наличие и состояние карточек складского учета, товарных отчетов и других регистров аналитического учета.

При инвентаризации комиссия должна в присутствии материально-ответственных лиц проверить фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем пересчета, перемеривания или перевешивания. При хранении товарно-материальных ценностей на разных складах с одним материально-ответственным лицом инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. В рамках одного склада пересчет ценностей проводится в порядке их расположения в помещении хранения.

Результаты инвентаризации заносятся в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием количества, вида, группы, артикула и прочих необходимых характеристик. В случае обнаружения расхождений и неточностей в наименовании или основных характеристиках товарно-материальных ценностей в описи указываются правильные сведения.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, должны приходоваться после инвентаризации по реестру или товарному отчету. Во время инвентаризации эти ценности заносятся в отдельную опись, которая называется «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма, а на приходном документе делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи. В случае, если в следствие производственной необходимости происходит отпуска ценностей во время проведения инвентаризации, отпущенные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации.

На товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, составляется отдельный акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути по форме ИНВ-6. В этом акте по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

На товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок, формируется акт инвентаризации товаров отгруженных по форме ИНВ-4. В акте по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

На товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, формируется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5. Записи в опись заносятся на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описи указываются наименование ценностей, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Суммы должны подтверждаться надлежаще оформленными первичными документами.

Тара отражается в описях по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Если в результате инвентаризации выявлены расхождения между фактическим наличием и учетными данными формируется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-19. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных ценностей должна быть произведена с учетом рыночных цен. Выявленные при инвентаризации излишки и недостачи ТМЦ отражаются в бухгалтерском учете организации.

Инвентаризация товаров на складе

1. Опись на складах проводится для проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей. В процессе выявляется соответствие наличия продукции на момент проведения процедуры и ее остаткам по БД 1С.
2. Инвентаризация инициируется приказом Генерального директора Компании.
3. Распоряжение о проведении этой процедуры определяет:
   • Сроки проведения;
   • состав и Председателя Комиссии;
   • закрепление подконтрольных складских зон за каждым членом, проводящим инвентаризацию.
4. Состав лиц, которые должны проводить опись:
   • Начальник – проводит организацию проведения описи в соответствии с регламентом копании и не может входить в состав комиссии;
   • Заместитель начальника – обеспечивает согласованную работу всех рабочих групп подразделения;
   • Счетная палата – это орган, создающий на момент проведения процедуры, контрольный обсчет фактических остатков. Состоит из Председателя и счетоводов. Количество и состав счетоводов определяет сам Начальник счетной палаты.

До 18:00 до начала проведения инвентаризации на складе, всем ответственным лицам необходимо:

• Перевести физически и по БД 1С все изделия в хранилище;
• Председатель с членами комиссии подразделяет сотрудников на рабочие группы и проводит инструктаж;
• Руководитель группы распечатывает номенклатуру без количественных остатков из БД 1С с разбивкой по зонам склада. Копии реестра передаются НС. Оригинал же с подписью всех ответственных подшивается в Дело “Инвентаризация 2014 года”;
• НС обеспечивает копиями все рабочие группы;
• В случае крупномасштабных изменений в справочнике номенклатуры БД 1С к реестру остатков для определения баркода, обсчитываемой позиции, прилагается реестр, предоставляемый начальником отдела логистики.

Во время проведения инвентаризации на складе, строго запрещается приходовать товар. Поддон с продукцией снимается со стеллажа. Ответственный кладовщик считывает с ярлыка название изделия и определяет по реестру остатков. Если данная позиция не найдена, то старший группы заносит ее в “пустографку”. До обсчета товарной позиции в спецификацию заносится:

• Дата обсчета;
• Номер группы;
• Фамилия лица, который заполняет спецификацию;
• Наименование продукции;
• Баркод изделия.

Ответственный кладовщик и контролер заполняют необходимые документы, опираясь на данные, считываемые менеджерами с ярлыков этикеток. Строго запрещаются исправления или пропуски в графах. Контролеры и кладовщики не подсчитывают итоги. После пересчета поддон упаковывается паллетной пленкой. Под пленку помещается отметка формата А4 с информацией о поддоне:

• Дата обсчета;
• Номер группы;
• Баркод продукции;
• Название изделия;
• Количество мест на поддоне.

Поддон возвращается на стеллаж. После пересчета одной позиции кладовщик и контролер подписывают свои экземпляры документов и передают их в комиссию, главному, кто отвечает за опись на данном участке. Тот в свою очередь подписывает спецификации и присваивает им порядковый номер. Документы, заполненные контролером, передает в счетную палату. Сотрудники счетной палаты должны провести итоги по спецификациям и заносят данные в БД 1С непосредственно после получения документов от лица, отвечающего за инвентаризацию на складе, НЕ ДОЖИДАЯСЬ пересчета всех позиций!

Для консолидации результатов описи формируется счетная палата из ли, не являющихся сотрудниками склада. Счетная палата обсчитывает документы, заполненные контролерами, а итоговые данные по ним заносятся в документ “Факт инвентаризации “Счетная палата””. При наборе данных, документ необходимо сохранять не реже, чем 1 раз в 10 минут. После внесения результатов описи председатель счетной палаты делает отчет по БД 1С “Расхождения в данных счетной палаты и группы учета”.

Если имеются расхождения:

• НС счетной палаты совместно с Руководителем группы должны провести проверку документов, в которых были выявлены расхождения;
• Спецификации пересчитываются и сравниваются по количеству и метражу;
• Если расхождение вызвано арифметической ошибкой, она исправляется в том документе, где была допущена;
• Если расхождения в данных документов, то спецификации отдаются обратно для фактического пересчета. Исправления в документе “Факт инвентаризации” вносятся после внесения исправлений за подписью члена комиссии, на участке которого были выявлены ошибки.

Для того чтобы проводить работу по выявлению ВСЕХ несоответствий в последние дни инвентаризации товаров на складе, проводятся промежуточные сверки. Работа по устранению несоответствий ведется на следующий день по аналогии с привлечением резервной группы под руководством лица, ответственного за опись соответствующего участка.

При отсутствии или устранении расхождений представителем комиссии формируется Акт инвентаризации в БД 1С. После того, как члены Комиссии убедятся в отсутствии не обсчитанной продукции, Акт распечатывается в следующих формах в 2 экземплярах. Акты подписывает Председатель комиссии, а также представитель счетной палаты, руководители групп, начальник складского хозяйства, ответственный кладовщик/начальник зон. После подписания актов Председатель комиссии утверждает Акт в БД 1С. Один пакет актов с оригинальными подписями подшивается в Дело “Инвентаризация 2014 года”.

Второй же пакет актов передается начальнику отдела логистики. Акты и Дело “Инвентаризация 2014 года” не являются документами строгой отчетности, поэтому подлежат хранению в делах инвентаризуемого подразделения до окончания следующей описи. Сроки хранения актов, Компания определяет сама. Инвентаризация считается оконченной после утверждения и проведения актов в БД 1С Начальником отдела логистики в срок не позднее 1 рабочего дня после принятия акта ответственными сотрудниками.

Председатель, отвечающий за инвентаризацию, несет ответственность за:

• организацию проведения данной процедуры;
• соответствие результатов инвентаризации фактическим остаткам на складе.

Председатель комиссии должен провести перед Генеральным директором Компании наложение административного взыскания на сотрудников, не исполняющих положение Регламента Компании и указаний.

Инвентаризация склада инструкция

1. Издание приказа о проведении инвентаризации.

Генеральным директором за неделю до предполагаемой даты проведения инвентаризации издается приказ, в котором определяется состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации.

2. Подготовка к проведению инвентаризации.

Председатель инвентаризационной комиссии осуществляет подготовку к проведению инвентаризации – затребует и собирает необходимые документы, отчеты:

2.1. За 1-3 дня до проведения инвентаризации главный бухгалтер предоставляет опись основных средств.

2.2. В день проведения инвентаризации:

2.2. 1. О фис-менеджер предоставляет:

· отчет БД 1СУТ «Реестр документов»;

· накладные на ответственное хранение;

· накладные по перемещению.

Все накладные в соответствии с реестром сложены по порядку и пронумерованы.

2.2. 2. Кладовщик предоставляет:

· акты приемки товара;

· акты отгрузки товара;

· акты приемки по количеству и качеству;

· акты списания боя.

Все акты в соответствии с реестром сложены по порядку и пронумерованы. 2.2.3. А дминистратор БД предоставляет отчеты БД 1С УТ:

· по электронной почте (под паролем):

· ведомость по товарам на складах;

· ведомость по взаиморасчетам с контрагентами

· с оздает архивную копию БД 1С.

Все документы должны отображать движение активов за период с момента сдачи последнего отчета до момента проведения инвентаризации, надлежащим образом авторизованы.

3. Проведение инвентаризации.

Председатель инвентаризационной комиссии при помощи заведующего склада организует проведение инвентаризации и непосредственно управляет бизнес-процессом аудита ТМЦ. Пересчет может б ыть проведень с помощью вспомагательного торгового оборудования, к примеру: сканеров штрих кода, терминалов сбора данных.

В ходе проведения инвентаризации движение товара на складе прекращается. Не производится и не регистрируется приемка и отгрузка до окончания процедуры пересчета, составления и подписания Акта инвентаризации всеми представителями инвентаризацион-ной комиссии.

В исключительных случаях, при поступлениях товара во время проведения инвентаризации, допускается его приемка по разрешению Председателя инвентаризационной комиссии. В этом случае товар складируется в отдельном месте, приходные документы не регистрируются до окончания проведения инвентаризации.

При проведении пересчета товара комиссия делится на две группы. Каждая группа пересчитывает продукцию по отдельности. Одна из групп может быть оснащена сканерами штрих кодов или прочим торговым оборудованием предназначеным для контролинга товаро-матиреальных ценностей.

По окончании пересчета результаты сверяются.

Несовпадающие позиции пересчитываются повторно.

Полученные данные о количестве товара по результатам пересчета сравниваются с количеством товара в соответствии с отчетом БД «Ведомость по товарам на складах».

По окончании пересчета председатель и члены инвентаризационной комиссии составляют и подписывают ин вентаризационную опись товаров.

3.1.1. Товары на ответственном хранении.

Председатель, члены инвентаризационной комиссии составляют и подписывают инвентаризационную опись товаров с указанием контрагента, у которого находится товар на ответственном хранении.

3.2. Проверка основных средств.

В ходе проверки основных средств производится сверка их фактического наличия с учетными данными (отметки о наличии заносятся в соответствующую графу описи основных средств). После проверки председатель и члены инвентаризационной комиссии подписывают опись основных средств.

4. Обработка результатов генеральной инвентаризации, подготовка отчета.

Председатель инвентаризационной комиссии при помощи администратора базы данных проводят обработку результатов и подготовку отчета о проведении инвентаризации в течение 3-х дней с момента проведения инвентаризации.

К отчету прилагаются:

- Акт инвентаризации товаров.

- Акт инвентаризации товаров, находящихся на ответственном хранении.

- Акт инвентаризации основных средств.

- Информация о наличии денежных средств.

- Отчет об оптимизации товарных запасов и предложениях совершенствования процесса складирования и хранения товаро-материальных ценностей.

Порядок проведения инвентаризации склада: приказ, сроки, правила, результаты

Порядок проведения инвентаризации товаров и других материальных ценностей регулирует законодательство. Однако учесть дух и букву правил при реальной инвентаризации ТМЦ на складе и в магазине не всегда просто. Как проводить инвентаризацию, уточните в этом материале.

Проведение инвентаризации товаров на складе – процедура масштабная и трудоемкая, но необходимая для корректного учета остатков на складе и управления продажами. Порядок инвентаризации материальных ценностей должен быть в подробностях известен вашему бухгалтеру, но вам нужно, как минимум, знать общие правила инвентаризации склада, чтобы проконтролировать процесс и результат.

Есть специальные организации, которые оказывают услуги инвентаризации на аутсорсинге. Вы можете обратиться к ним – если, конечно, у вас есть на это лишние деньги. Если же каждая копейка на счету, вполне реально провести инвентаризацию запасов на складе своими силами.

Периодичность инвентаризации в магазине и на складе устанавливается в учетной политике, которую вы переутверждаете ежегодно. Плановые инвентаризации ТМЦ рекомендуется проводить не реже раза в месяц. Одна инвентаризация в год – перед составлением годовой отчетности – для вас неизбежна. Кроме того, вам придется проводить ревизию в обязательном порядке при передаче имущества в аренду, его продаже или выкупе, при смене материально ответственных лиц, при реорганизации компании. Самые печальные поводы для обязательной инвентаризации склада – выявление порчи или кражи и форс-мажорные ситуации вроде пожара или наводнения.

Кроме того, вы можете устраивать внезапные проверки, чтобы держать в тонусе ваших сотрудников и обеспечивать постоянный порядок на складе. В отличие от периодических инвентаризаций, внеплановые проводятся без предупреждения и предварительной подготовки работников склада.

Учитывайте, тем не менее, что инвентаризация товаров и материалов на складе стоит вам живых денег. Если она организуется в рабочее время:

• ваши сотрудники заняты проверкой вместо основной работы;
• товары, которые вы инвентаризуете, нельзя комплектовать в заказы, отгружать клиентам или отправлять со склада в магазин на продажу;
• заказывать на день инвентаризации новые поступления тоже, по сути, нельзя, чтобы не спутать результаты инвентаризации остатков на складе.

Если же вы наметили проведение инвентаризации товаров на нерабочее время – например, на выходные, – придется выплатить сотрудникам сверхурочные. Поэтому не стоит увлекаться слишком частыми внеплановыми инвентаризациями – лучше грамотно подобрать персонал и наладить автоматизированный учет .

Для начала вам нужно издать приказ об инвентаризации материальных ценностей на складе по готовой форме ИНВ-22 и внести его в журнал учета контроля приказов об инвентаризации по форме ИНВ-23. В приказе фиксируются проверяемые объекты, сроки инвентаризации и состав инвентаризационной комиссии. Вы и ваш главбух, если он есть, обязательно должны входить в эту комиссию. Также в нее включаются материально ответственные лица. Составляйте список с учетом того, что во время инвентаризации продукции на складе все члены комиссии должны быть в сборе. Если кто-то будет отсутствовать, результаты инвентаризации будут недействительны.

Далее нужно проверить, чтобы до начала инвентаризации на складе документы на товары были проверены, учтены бухгалтерией и внесены в систему автоматизации. Если еще на этой стадии выявятся какие-либо расхождения между планом и фактом, материально ответственные извещают об этом инвентаризационную комиссию. В противном случае материально ответственные выдают расписку, о том, что все документы в порядке, председателю инвентаризационной комиссии, то есть вам. Вы же визируете все приходные и расходные документы, отмечая на них «до инвентаризации на такое-то число».

• Эффективное размещение товаров
• Перемещение товаров на складе
• Правильное хранение товаров
• Управление товарными запасами
• Порядок проведения инвентаризации

• Автоматизация учета на складе
• Оборачиваемость товаров на складе
• Контроль остатков товара
• Ведение складского документооборота
• Бланки и формы документов

Дальше инвентаризационная комиссия определяет план проверки, то есть отмечает, кто, в каких зонах и в какие сроки проводит инвентаризацию товаров. Если склад у вас большой, а то и вовсе несколько складов, инвентаризационная комиссия может не пересчитывать все собственноручно, чтобы не затягивать процесс, а назначить на каждом участке рабочие (счетные) комиссии из ваших сотрудников. Каждая счетная комиссия проходит инструктаж, после чего инвентаризует свой участок и отчитывается перед большой инвентаризационной комиссией.

Если вы проверяете не весь ассортимент, а какую-то его часть в рамках выборочной инвентаризации, убедитесь, что весь проверяемый вами товар собран в одном месте. Кстати, перед началом инвентаризации нужно опломбировать запасные входы-выходы.

Комиссия физически пересчитывает материальные ценности на складе и ведет инвентаризационную опись ТМЦ по форме ИНВ-3. Если на вашем складе есть товары, переданные на ответхранение, то они подсчитываются отдельно. Для них составляется опись по форме ИНВ-5. Описи нужно заполнять ручкой, причем очень внимательно, чтобы не переделывать заново, ведь исправлять их практически нельзя. Если нужно все же внести поправки, неверная запись зачеркивается строго одной чертой, поверх нее пишутся правильные данные. Незаполненных строк в описях быть не должно, пустые строки в конце документа перечеркиваются.

При выявлении просроченных или неходовых товаров их учитывают отдельно. На испорченные товары заполняется акт о порче, бое по форме ТОРГ-15. Кроме того, данные о таких товарах, не подлежащих продаже, заносятся в акт о списании по форме ТОРГ-16. на основании которого они будут потом сняты с учета.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы. Подробнее о программе >>

Ручная инвентаризация возможна, если у вас небольшой склад, где подсчитать товары можно за ночь. В других случаях не обойтись без технологий. Автоматизированный подсчет товаров при инвентаризации склада повышает качество проверки и точность информации. Члены комиссии сканируют коды на упаковках с помощью сканеров штрихкодов, и данные о товаре напрямую поступают в программу автоматизации. Вмешательство пресловутого человеческого фактора сведено к минимуму, поскольку данные и заносятся в систему, и анализируются автоматически. Для того чтобы установить персональную ответственность, можно закрепить каждый сканер штрихкодов за конкретным сотрудником с помощью личных паролей. В этом случае в системе отразится не просто общий итог, а информация о действиях каждого.

Во время инвентаризации нужно проверять товары внимательно. Нельзя сканировать штрихкоды вслепую, нужно обязательно сличать название на дисплее сканера и на товаре, чтобы выявить ошибки в маркировке товара, если они есть. Если часть товаров хранится в неповрежденных заводских упаковках, их допускается учитывать по количеству, указанному на упаковке, но несколько «порций» такой продукции все равно нужно выборочно вскрыть для проверки. Навалочные товары проверяются по обмеру и техническим расчетам. Если они принимались от поставщиков по теоретическому весу или метражу, то так же и инвентаризуются. Чего точно не стоит делать, так это заполнять инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц, без реального пересчета товаров. С таким же успехом можно и вовсе не проводить инвентаризацию.

Практики утверждают, что уже учтенную продукцию можно сразу после ее подсчета инвентаризационной комиссией передавать в магазин или для комплектации клиентских заказов. Такой подход позволяет уменьшить время простоя и удовлетворить покупателей даже при инвентаризации, но несет в себе дополнительные риски. Вы не сможете точно поручиться за качество инвентаризации склада, если какой-либо товар буквально будут выхватывать из рук членов комиссии, чтобы отправить клиентам. Традиционный подход к инвентаризации материальных ценностей подразумевает, что во время ее проведения товары не отгружаются и не поступают на склад. Также нельзя перемещать продукцию между складами или внутри ячеек на инвентаризуемом складе. Логика очевидна – любое товародвижение вносит путаницу в процесс и в документы, усложняет учет товарных остатков. Но вряд ли вы готовы полностью парализовать свой бизнес, особенно если ваша торговая точка обычно работает без выходных. Поэтому допустим, что некоторое движение товаров во время инвентаризации все же происходит.

Если продукция привезена на склад в течение инвентаризации, приемку проводят члены инвентаризационной комиссии. На такой товар оформляется опись ТМЦ, поступивших во время инвентаризации, по форме ИНВ-3. Информация о поступлениях приходуется при подведении результатов инвентаризации к товарному отчету склада.

Если в течение инвентаризации нужно произвести отгрузку какой-либо продукции, для этого сотрудники должны получить письменное разрешение у вас и главбуха. На отпускаемые товары заводится инвентаризационный ярлык по форме ИНВ-2, в который вносятся данные о количество товаров до и после отгрузки. Затем заполняется акт инвентаризации отгруженных товаров по форме ИНВ-4 .

Если какая-либо продукция уже учтена у вас, но фактически до вашего склада еще не доехала, на нее составляется акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, по форме ИНВ-6. Отдельная опись понадобится и для товаров, находящихся на момент инвентаризации на чужом складе. В нее сведения вносятся по подтверждающим документам о сдаче продукции на ответхранение.

По итогам инвентаризации материально ответственные лица расписываются в своем согласии с результатами проверки и отсутствии претензий, а также в том, что инвентаризация проводилась в их присутствии. Если они находят ошибки, материально ответственные обязаны сообщить о них сразу же, до того как склад начнет нормальную работу после инвентаризации.

Все члены инвентаризационной комиссии подписывают инвентаризационную опись. Дальше на основании сличительной ведомости по форме ИНВ-19 фактические остатки на складе сравниваются с данными учета в программе автоматизации .

При выявлении значительных расхождений между итогами инвентаризации и данными об остатках на складе в системе автоматизации проводится пересчет товаров. Лучше, если его будут проводить другие сотрудники, не те, кто входил в инвентаризационную комиссию. После сопоставления фактических и учетных данных оформляются окончательные результаты инвентаризации (акт инвентаризации склада) в количественном выражении и в денежном эквиваленте. Итоги инвентаризации включаются в данные отчетности за тот месяц, в котором она закончена (то есть за месяц ее проведения – вряд ли вы будете инвентаризовать склад несколько месяцев). Результаты годовой инвентаризации, естественно, входят в годовой отчет.

По итогам инвентаризации в учете могут образоваться излишки или недостача. Убытки взыскиваются с материально ответственных лиц.

Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг

• Торговый и складской учет
• Интеграция с фискальными регистраторами
• CRM, заказы и сделки
• Печать первичных документов
• Банк и касса, взаиморасчеты
• Интеграция с интернет-магазинами
• Интеграция со службами доставки
• Интеграция с IP-телефонией
• Email и SMS рассылка
• КУДиР, налоговая декларация (УСН)