Руководства, Инструкции, Бланки

образец составления сметы расходов на мероприятие

Рейтинг: 4.2/5.0 (55 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Образец составления сметы расходов на мероприятие - это выбор людей

Образец составления сметы расходов на мероприятие

Нормы расходов за проживание и проезд, связанных с командировками, в исключительных случаях могут быть увеличены в пределах выделенных на командировочные расходы ассигнований с разрешения начальника Главного управления МЧС России по Самарской области. Конечно, все сказанное справедливо только при соблюдении всех необходимых требований, а также при надлежащем документальном оформлении подобных затрат. Директор ООО «Энергостроймонтаж» Инокентьева Т. В подчиненных Главному управлению МЧС России по Самарской области подразделениях далее — отряд, центр, лаборатория разрабатываются: План основных мероприятий отряда, центра, лаборатории на год; План основных мероприятий отряда, центра, лаборатории на месяц. Разработка планов основных мероприятий и методическое руководство организацией планирования основных мероприятий в Главном управлении, в отряде, центре, лаборатории осуществляется подразделением или должностным лицом, на которых возложена функция планирования основных мероприятий. Это, как правило, приказы, регламентирующие: — перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет на представительские цели; — порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы; — порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам. Поэтому в отчете отражают: — цель представительских мероприятий и результаты их проведения; — дату и место проведения; — программу мероприятий; — состав приглашенной делегации; — участников принимающей стороны; — величину расходов на представительские цели. Организация развлечений К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний абз. Со стороны ООО «Кабельные сети»: А. С этой целью в отряде, центре, лаборатории целесообразно вести ведомости учета проведенных и планируемых к проведению мероприятий. Общий контроль организации и проведения данной работы возлагается на заместителя начальника Главного управления по антикризисному управлению.

План основных мероприятий отряда, центра, лаборатории на месяц - разрабатывается в целях детализации конкретизации мероприятий плана основных мероприятий отряда, центра, лаборатории на год, планового выполнения других задач, возложенных на подразделения в планируемом периоде. По окончании мероприятий главному бухгалтеру Счетоводовой С. Донесения подписываются начальником Главного управления МЧС России по Самарской области и представляются в Приволжский региональный центр к 25 числу текущего месяца по форме, определенной Табелем срочных донесений МЧС России. В тексте приказа о командировании и в прилагаемой смете расходов должны быть указаны: должность, воинское специальное звание если имеется. фамилия, имя, отчество командируемого сотрудника, место назначения, планируемая дата начала командирования, количество суток и цель командирования. К представительским расходам не относятся затраты на организацию развлечений, отдыха. Передача образцов продукции конкретным клиентам, лимиты функциональных затрат для смет расходов структурных подразделений и сводных Условно-постоянные расходы на маркетинг и рекламу. Целеустремленность заключается в точном определении действий мероприятий по достижению целей и выполнению задач на основе показателей деятельности, умении выделить главные задачи, определить особо важные мероприятия, на решение которых должны быть сосредоточены основные усилия в планируемом периоде.

При этом следует учитывать: если структурное подразделение ГУ МЧС России по Самарской области по Самарской области привлекается к реализации проведению мероприятий, проводимых Приволжским региональным центром МЧС России, Правительства Самарской области, Главным управлением МЧС России по Самарской области, то данное мероприятие включается в III, IV и V раздел проекта Плана структурного подразделения Главного управления МЧС России на год со словами «участие в проведении…», «участие в реализации…», участие в подготовке…» и т.

РЕКОМЕНДАЦИИ по организации планирования основных мероприятий и администрированию командировочных расходов в структурных и подчиненных подразделениях Главного управления МЧС России по Самарской области

Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет. А помимо них — сложный документооборот: от планирования представительского мероприятия до учета фактических расходов после его проведения. Организация командировок и оформление распорядительных документов на командирование должностных лиц. В зависимости от того, на что были потрачены представительские деньги, это могут быть копии билетов, кассовые и товарные чеки, чеки такси, счета ресторанов, накладные, авансовые отчеты, различные договоры, акты оказанных услуг. Москве от 12 апреля 2007 г. Сформированный проект Плана ГУ МЧС России по Самарской области Самарской области на год согласовывается со структурными подразделениями и заместителями начальника ГУ МЧС России по Самарской области по Самарской области в порядке, установленном начальником Главного управления. Не входят в расчет норматива и расходы на проживание. Юридический справочник руководителя Делопроизводство и документооборот на предприятии Кадровая служба и управление персоналом предприятия Налоговый учёт для бухгалтера Арсенал предпринимателя.

Если говорить о суммах расходов, то они должны быть в рамках утвержденной сметы, поэтому в акте целесообразно указать и фактически произведенные затраты, и сметный норматив, утвержденный при планировании встречи. Основными исходными данными для разработки проекта Плана Самарской области на год являются: Комплексный план МЧС России на год; План основных мероприятий Приволжского регионального центра на год; организационно-методические указания по подготовке органов управления, сил гражданской обороны и единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций на год, разрабатываемые МЧС России и Приволжским региональным центром; предложения органов местного самоуправления, соответствующих территориальных органов, федеральных органов исполнительной власти и организаций. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов. Организуя встречи или переговоры, предприятие несет определенные затраты.

Утвержденные планы основных мероприятий регистрируются в соответствии с требованиями руководящих документов по делопроизводству. Учет таких расходов имеет свои особенности. Судьи нередко встают на сторону налогоплательщика и считают, что если организация оплатила приглашенной делегации проживание в гостинице, то она может. Ответы на все эти вопросы содержатся в статье. Основные требования, предъявляемые к разделам Плана структурного подразделения ГУ МЧС России по Самарской области на год: а в I раздел проекта Плана структурного подразделения ГУ МЧС России по Самарской области на год включаются мероприятия Комплексного плана основных мероприятий МЧС России на год, в части касающейся структурного подразделения ГУ МЧС России по Самарской области. А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. В графе плана «Отметка о выполнении» указываются реквизиты отчётного документа с указанием номера дела, где он хранится. Если товары услуги на представительские цели приобрел подотчетник, оправдательными будут являться документы, выданные этому человеку соответствующими организациями например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров оказанных услуг. счета-фактуры и т.

Разности

образец составления сметы расходов на мероприятие:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Смета расходов на проведение мероприятия образец - Портал файлов

    Образец - смета расходов на проведение

    ?

    И сметы расходов на. Плана мероприятий. И сметы расходов на проведение. Сметы на проведение мероприятия. Составление сметы на проведение. Смета расходов на. С м е т а расходов на проведение городского (их) (полное название.). Образец сметы на выполнение строительных работ. Смета расходов на. Проведения мероприятия.

    Смета расходов на проведение. Смета расходов на проведение мероприятий author ольга. Мероприятия, проведение. Образец сметы расходов. Расходов на проведение. Главная типовые бланки защита прав потребителей образец (примерный). Смета расходов средств на мероприятия по борьбе с эпидемиями.

    Образец - смета расходов на проведение новогодних мероприятий (пример). Директор зао новый мир. Бланки смета расходов на проведение новогодних мероприятий. Расходов на проведение новогодних мероприятий. Смета расходов на проведение спортивного мероприятия. Приложение 2 к инструкции (пункт 7), утвержденной приказом фскн россии от г. N 395. Смета расходов на организацию и проведение мероприятия поддержка и развитие корпоративных ресурсов в сфере народного творчества и традиционной. Смета расходов на проведение мероприятий, связанных с празднованием юбилея школы 05. Наименование расходов количество цена сумма букеты 30.

    Пример сметы представительских расходов

    Похожие работы: Значение доходов и расходов в современной рыночной экономике огромно (1)

    доходов и расходов предприятия 12 2. Организация бухгалтерского учета доходов и расходов предприятия на примере ООО. в день. Для каждого мероприятия составляется сметапредставительскихрасходов. которая утверждается директором ООО «Комплект».

    от 19.11.2002 N 114н). ПРИМЕР учета представительскихрасходов Ситуация В январе 2009 г. организация. вопросы: - план представительского мероприятия с указанием цели, места и сроков его проведения; - сметапредставительскихрасходов ; - список.

    доверенность (формы N М-2 и М-2а); сметапредставительскихрасходов ; акт на списание представительскихрасходов ; прочие (счет, квитанция. Общехозяйственные расходы". счет 44 "Расходы на продажу", счет 97 "Расходы будущих периодов". В качестве примера.

    примера возгорания от детской шалости (поджигание деревянного домика) 7000 - общехозяйственные расходы. лица; - сметапредставительскихрасходов с разбивкой по конкретным статьям; - акт об осуществлении представительскихрасходов с указанием источников.

    наличных денег из кассы. Сметыпредставительскихрасходов. Приказы об утверждении сметпредставительскихрасходов. Заявления на выдачу. 199б. 6. Бычкова С.М. Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры. тесты: Учеб. пособие для вузов.

    Смета на проведение мероприятия

    Составление сметы на проведение мероприятия

    Как составить смету мероприятия? Знать ответ на этот вопрос должен не только представитель фирмы или предприятия, но и частное лицо, которое занимается организацией различного рода торжественных мероприятий: свадеб, семейных торжеств, детских утренников. Любой план расходов, иными словами смета расходов на проведение мероприятий, – это документ, однако выглядеть он будет по-разному, исходя из того, кто его составляет.

    Если речь идет о предприятии, то смета будет официальным документом, который подписывается главным бухгалтером или другим ответственным финансовым лицом, также директором. Окончательный вариант документа подтверждается печатью данной организации. Смета расходов на мероприятия составляется профессиональными экономистами, то есть людьми, которые являются специалистами в области маркетинга. В обязательном порядке в смете должны быть названы все запланированные расходы, которые предполагались бюджетом финансового отдела и директором.

    Смета мероприятия содержит наименования расходов, которые прописаны полностью в лаконичной форме.Кроме того, в ней указана сумма расходов, которая просчитана по каждому направлению. Чтобы правильно рассчитать смету на проведение мероприятий при условии, что предварительно предельные затраты не оговаривались, составитель этого финансового документа должен ориентироваться на средние показатели рынка. Предприниматели крупного и среднего звена составляют проектную смету мероприятия. в то время как частные лица должны всего лишь уметь составлять некие расходные планы.

    Нужно сказать, что их структура в основном повторяет смету фирмы. Однако частное лицо свои расходы обычно фиксирует в произвольной форме. Такое подобие сметы мероприятия необходимо для того, чтобы иметь хоть минимальную прибыль с каждого мероприятия, которое было организовано. Именно поэтому в своих расходных планах частные лица учитывают также возможные доходы.

    Просчитав разность показателей, мелкий бизнесмен будет знать уровень своей заработной платы. В составлении сметы мероприятия имеется маленький нюанс. Кроме основных расходных статей в смете учитывают также рисковую составляющую. Это позволит предотвратить финансовый крах предприятия, если появляются какие-то непредвиденные обстоятельства, к примеру, отмена мероприятия по какой-либо чрезвычайно важной причине.

    © 2014 О проекте Реклама Помощь Все проекты

    Как правильно составить смету расходов на мероприятие образец

    Составляем смету газета бухгалтерия: Как правильно составить смету расходов на мероприятие образец

    Смета доходов и расходов бюджетного учреждения, организации является. Разрабатывают программу мероприятий, включающую конкретные пути и. Попробуем теперь составить для этого же клуба смету на год при условии.

    Составляем смету газета бухгалтерия

    Из отчета о выполнении сводной сметы за год видим. что не выполнены доходная часть сметы на 510 грн. Предприятие Хайтек заказало у полиграфической компании предприятия на общей системе налогообложения плательщика НДС изготовление рекламных проспектов на сумму 6000. 00 грн.

    Налогового кодекса доходы. полученные втом числе. ноне исключительно вформе заработной платы. других поощрительных икомпенсационных выплат или других выплат ивознаграждений. которые выплачиваются предоставляются плательщику всвязи струдовыми отношениями ипогражданскоправовым договорам. облагаются налогом поставке 15. Поскольку принципы деятельности различных групп неприбыльных организаций очень отличаются. у нас нет возможности в этой статье осветить все нюансы составления и выполнения сметы. Вовторых. согласно квалификационной характеристике главного бухгалтера именно он принимает участие в подготовке и представлении других видов периодической отчетности. которые предусматривают подпись главного бухгалтера. Фактическое количество и стоимость размещений ежемесячно указывается в Акте приемапередачи. который складывается между рекламодателем и рекламным агентством в последний день каждого месяца. Особое внимание обращается на подтверждение таких расходов не только первичными документами. но также и иными документами. подтверждающими. что услуги были на самом деле оказаны эфирные справки. фотоотчеты и. Для наружной рекламы продукцией являются щиты и другие выносные конструкции. В случае если руководство предприятия решило израсходовать денежные средства предприятия напроведение новогоднего праздника. приобретение ивручение новогодних подарков. тоэти суммы расходов невключаются всостав расходов предприятия. поскольку они несвязаны сведением хозяйственной деятельности. Стоимость новогодних подарков. приобретенных заденежные средства предприятия. указывается вналоговом расчете поформе 1ДФ попризнаку дохода 160.

    • Смета доходов и расходов бюджетного учреждения. организации является. Разрабатывают программу мероприятий. включающую конкретные пути и. Попробуем теперь составить для этого же клуба смету на год при условии.
    • Стоимость таких презентов имеет смысл учесть в смете расходов на проведение. Ну и. конечно. правильно все оформить документально. Обозначьте в ней перечень планируемых мероприятий ( выступления.
      демонстрации образцов. Работники. ответственные за
    • Отражение расходов на проведение рекламных мероприятий возможно. При изготовлении рекламных образцов и щитов наружной рекламы и. Мероприятий одновременно), составить смету расходов с .
    • 148 ЖК РФ правление ТСЖ ( ЖСК) обязано составлять сметы доходов и расходов на каждый год.
    • Поэтому возникают вопросы об отражении таких расходов в учете. Прежде всего — приказ о проведении представительского мероприятия (
      образец 1). Плановой сметы расходов на проведение переговоров (
      образец 2). ( материалы. зарплата с начислением ЕСВ)

    Почему мы в некоторых случаях даем уклончивый ответ словно и не нужна. а не утверждаем безоговорочно не нужна. Потому что практика требует от неприбыльных организаций обязательного составления сметы. Для расшифровки определения представительские расходы. а также в налоговых целях не бюджетные предприятия могут использовать Нормы 1026как вспомогательный справочный документ. Кроме текущей деятельности. программа действий предусматривает систематическое осуществление и другой деятельности реклама в газете стоимость на год составляет 1000 грн. А тем. кто рекламу применяет. расскажем. какой она бывает и как вести налоговый и бухгалтерский учет расходов на ее изготовление. В случае если накануне новогодних праздников руководство предприятия решило собрать коллектив предприятия для их празднования. атакже пригласить намероприятия деловых партнеров. необходимо иметь ввиду следующее.

    Как организовать представительское мероприятие

    Смета доходов и расходов бюджетного учреждения. организации является. Поэтому расходы на распространение образцов товаров с. Прямые затраты это сумма расходов на покупку материалов. эксплуатацию техники. заработную плату рабочим. Плановой сметы расходов на проведение переговоров образец 2. При изготовлении рекламных образцов и щитов наружной рекламы и.

    Также рассмотрим как формируются доходы и расходы бюджетных учреждений. Важнейшим этапом проектирования любого здания или системы является составление сметной документации. Первым этапом составления сметы является определение габаритных размеров или объемов объекта.

    Как учитывать расходы на рекламу

    Как правильно составить смету расходов на мероприятие образец | Рейтинг: 8 / 10 ( 0 )

    Пример составления сметы

    Накладные расходы возмещаются на базе показателя рабочего времени основных производственных рабочих.

    Компания провела анализ рынка и разработала на его основе программу сбыта. Программа сбыта показывает количество каждого изделия, которое компания планирует продать, и планируемую цену реализации. В программе представляют прогноз совокупного дохода, на основе которого оцениваются наличные поступления от потребителей. Программа сбыта, представленная ниже, является основой всех других смет, т. к. все расходы непосредственно зависят от объема продаж.

    Начальники обоих цехов должны подготовить оценку материалов, которые требуются для выполнения производственной программы (табл. 7.2). За составление сметы затрат на приобретение основных производственных материалов (табл. 7.3) отвечает начальник отдела закупок, т. к. именно он несет ответственность за работу производства, а значит, и за обеспечение производства сырьем в необходимом количестве. Смета использования материалов и смета затрат на приобретение основных материалов представлены ниже.

    На руководителях цехов лежит ответственность за составление сметы по труду. Они подготавливают расчет затрат рабочего времени, которое необходимо для удовлетворения потребностей производства. Если на предприятии существует квалификационное деление труда, то такие виды труда в смете указываются отдельно. Сметные почасовые нормы определяет отдел труда. Смета по труду представлена ниже (табл. 7.4).

    Сметы отдела сбыта и администрации могут быть для простоты объединены в одну (табл. 7.1). На практике сметы должны составляться раздельно, т. к. за их составление отвечают начальники разных отделов.

    Годовая смета отдела сбыта и администрации, руб.

    Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы

    Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы

    Организация вправе учесть в налоговой базе по налогу на прибыль любые экономически оправданные расходы, если они произведены с целью получения дохода и подтверждены соответствующими документами. Разберемся, какие документы организации следует получить от контрагентов, а какие оформить самостоятельно, чтобы подтвердить расходы на представительские цели1.

    О составе и об особенностях налогового учета представительских расходов читайте на с. 34 этого номера. — Примеч. ред.

    В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, включаются лишь обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Применительно к представительским расходам это означает, что при расчете налога на прибыль можно учесть затраты только на те представительские мероприятия, проведение которых направлено на получение дохода. Кроме того, сами расходы должны быть подтверждены документально.

    Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ)

    Перечень необходимых документов

    В Налоговом кодексе не оговорен конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы. Примерный перечень таких документов приведен в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

    Назовем их:
    • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели
    • смета представительских расходов
    • первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров (услуг сторонних организаций или переводчиков), использованных для представительских мероприятий (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, наряд-заказы, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы)
    • отчет о фактических расходах по проведенным представительским мероприятиям

    Если расчеты за товары (услуги), приобретенные для проведения представительского мероприятия, осуществлялись через подотчетных лиц, то должны быть оформлены авансовые отчеты с приложением к ним подтверждающих документов.

    Целесообразно также иметь следующие документы (они помогут подтвердить официальный статус приема):
    • программу (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения
    • утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров (список может быть включен в приказ о проведении представительского мероприятия или в программу этого мероприятия)
    • отчет (акт) по результатам проведенных представительских мероприятий, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм расходов, фактически произведенных на представительские цели)

    Оформление подтверждающих документов

    Собственно представительские расходы (на проведение официального обеда, транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчиков и др.) подтверждаются первичными документами, составленными по унифицированным формам. При отсутствии таких форм документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

    Первичные документы, подтверждающие представительские расходы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ):

    • наименование и дату составления документа
    • наименование организации, от имени которой составлен документ
    • содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении
    • наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления

    Большинство из документов, рекомендованных Минфином России2 для подтверждения представительских расходов (приказ о проведении представительских мероприятий, смета расходов, отчет о фактически осуществленных расходах и др.), не имеют унифицированных форм. Поэтому остановимся подробнее на особенностях составления таких документов. Помимо включения в данные документы всех необходимых реквизитов, организации также следует обратить внимание на используемые в них формулировки.

    Речь о письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

    Так, в преамбуле приказа о проведении официального приема представителей другой организации обычно указывают, что прием проводится «в целях установления или поддержания взаимовыгодного сотрудничества», «в целях увеличения объема продаж» либо «в целях расширения рынков сбыта». Главное, чтобы формулировка в приказе свидетельствовала, с одной стороны, об официальности мероприятия, а с другой — о его экономической обоснованности. Примерный образец такого приказа приведен на рис. 1 (с. 43).

    Определенные затруднения могут возникнуть, если переговоры проводятся в том городе, куда работник направлен в служебную командировку. Ведь нередко организации командируют сотрудников для поиска клиентов в том или ином регионе и заключения с ними договоров. В подобной ситуации руководитель организации вряд ли сможет издать соответствующий приказ о проведении деловой встречи, поскольку заранее не известны ни участники переговоров, ни место и дата их проведения. Документами, подтверждающими необходимость проведения представительского мероприятия, будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку3 и служебное задание на командировку3. В них следует указать, что целью служебной командировки сотрудника являются поиск новых клиентов, проведение с ними переговоров о возможном сотрудничестве и заключение договоров.

    Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    По возвращении из командировки работник в трехдневный срок обязан составить письменный отчет о выполненной в командировке работе4, согласовать его со своим непосредственным руководителем и затем представить на утверждение руководителю организации (другому уполномоченному на то лицу). Основание — пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

    Отчет о выполненной в командировке работе составляется по форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    В приказе об осуществлении расходов на представительские цели, как правило, назначается работник, ответственный за проведение представительского мероприятия. Обычно этому же сотруднику поручается разработка программы мероприятия (образец — рис. 2 на с. 44) и составление сметы расходов (образец — рис. 3 на с. 45).

    В деловой практике принято заранее сообщать участникам о намеченной программе (плане) официального мероприятия. Данная информация поможет им лучше спланировать собственное время, а также продемонстрирует уважение к партнерам.

    Смета представительских расходов составляется на каждое мероприятие в отдельности. В ней отражаются перечень запланированных расходов и предельные суммы, выделяемые на эти цели. Если компания часто проводит официальные приемы представителей других организаций, ей целесообразно разработать дополнительный документ — положение о представительских расходах. Такой документ удобен тем, что в нем можно прописать не только порядок проведения представительских мероприятий, но и установить перечень расходов на представительские цели, а также утвердить предельные суммы по каждой статье расходов,

    например, на месяц, квартал или календарный год. Кроме того, в данном положении указываются лица, ответственные за организацию и проведение представительских мероприятий и за составление отчетных документов. Здесь же можно установить сроки представления отчетов о состоявшихся мероприятиях (например, три рабочих дня по окончании мероприятия), перечень необходимых подтверждающих документов, а также порядок рассмотрения и утверждения отчетов. Фрагмент положения о представительских расходах приведен на рис. 4 (с. 46).

    В отчете о проведенных представительских мероприятиях необходимо отразить цели представительских мероприятий, место их проведения, список участников (как от принимающей организации, так и со стороны приглашенных). Отчет должен давать представление о тематике вопросов, поднимавшихся на переговорах, и о достигнутых результатах (например, обсуждение условий и подписание договора или пролонгация контракта, срок действия которого заканчивался). Очевидно, что признать расходы на представительское мероприятие можно лишь в том случае, если вопросы, обсуждавшиеся в ходе его проведения, связаны с деятельностью принимающей стороны, направленной на получение дохода.

    Помимо этого, в отчете следует указать итоговую сумму расходов, осуществленных в связи с данным представительским мероприятием, а при необходимости — иные существенные сведения. Примерный образец отчета о представительском мероприятии приведен на рис. 5 (с. 47).

    Организация вправе оформить отдельный отчет (акт) о фактических расходах на представительское мероприятие (при значительном количестве информации).

    Если необходимые первичные документы, подтверждающие расходы на представительские цели, оформлены ненадлежащим образом, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, указанные расходы не могут быть учтены в целях налогообложения.

    Нормирование представительских расходов при расчете налога на прибыль.

    В целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4% от суммы расходов организации на оплату

    труда за данный отчетный (налоговый) период. Основание — абзац 3 пункта 2 статьи 264 НК РФ. Причем для расчета предельной суммы, включаемой в расходы, учитываются не только начисления по тарифным ставкам, должностным окладам,

    сдельным расценкам, но также и надбавки к ним, премии, отпускные и другие начисления стимулирующего или компенсирующего характера, стоимость коммунальных услуг, питания и продуктов, жилья, форменной одежды и обмундирования, бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с действующим законодательством РФ. Иными словами, в расчет норматива для отражения представительских расходов берутся все виды выплат в пользу работников, предусмотренные в статье 255 НК РФ.

    Предельный размер представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, определяется нарастающим итогом с начала года до окончания соответствующего отчетного периода (п. 3 ст. 318 НК РФ). То есть он рассчитывается на конец I квартала, полугодия и девяти месяцев календарного года. Окончательная сумма, включаемая в расходы, определяется по завершении календарного года — на 31 декабря.

    Если в отношении отдельных видов расходов в главе 25 НК РФ предусмотрены ограничения по размеру признаваемых расходов, то база для расчета предельной суммы таких расходов определяется нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ).

    Получается, что представительские расходы, осуществленные в I квартале и не признанные в данном периоде из-за превышения суммы норматива, могут быть полностью или частично включены в расходы по итогам полугодия, девяти месяцев или календарного года. При этом высока вероятность того, что к концу налогового периода (года) указанные расходы можно будет учесть в целях налогообложения в полном размере. Какие еще документы необходимо составить, чтобы отразить представительские расходы в налоговом учете?

    Прежде всего отметим, что представлять уточненные декларации по налогу на прибыль за предыдущие периоды текущего года не нужно. Ведь налог исчисляется нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).

    Единственный документ, который следует дополнительно оформить, — это расчет предельной величины признаваемых представительских расходов. Такой расчет составляется по окончании каждого отчетного периода (I квартала, полугодия и девяти месяцев), в котором производились представительские расходы.

    Итоговая сумма расходов, признаваемых за год, определяется в аналогичном расчете, составляемом по окончании календарного года. Образец расчета за год приведен на рис. 6 (с. 48).

    Обратите внимание: сумма представительских расходов, не учтенных в одном календарном году (из-за превышения суммы норматива), на следующий год не переносится.

    В апреле 2009 года ООО «Орион» принимало делегацию иностранных деловых партнеров. Общая сумма осуществленных представительских расходов равна 130 000 руб. (без учета НДС). Других представительских расходов у организации в 2009 году не было. Расходы компании на оплату труда составили:

    • за полугодие 2009 года — 1 720 000 руб.
    • за девять месяцев — 2 610 000 руб.
    • за 2009 год — 3 440 000 руб

    Предельная величина представительских расходов, которую ООО «Орион» вправе было учесть по окончании полугодия, — 68 800 руб. (1 720 000 руб. × 4%). Эту сумму организация включила в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль за полугодие 2009 года (рис. 6 на с. 48).

    Норматив признаваемых представительских расходов за девять месяцев 2009 года составил 104 400 руб. (2 610 000 руб. × 4%). Значит, при расчете налога на прибыль за этот период организация дополнительно учла в расходах 35 600 руб. (104 400 руб. - 68 800 руб.).

    По итогам 2009 года предельная величина представительских расходов составила 137 600 руб. (3 440 000 руб. × 4%). Поскольку фактические расходы не превысили указанной суммы, организация вправе признать в целях налогообложения всю сумму представительских расходов. В декабре 2009 года она дополнительно включила в прочие расходы оставшуюся сумму — 25 600 руб. (130 000 руб. - 68 800 руб. - 35 600 руб.).

    Специалисты компании «Финансовый Контроль и Аудит» оказывают аудиторские консультации по всем вопросам бухгалтерского и налогового учета, в том числе по оптимизации налогообложения, и по вопросам регистрации фирм.

    Будем рады сотрудничеству с Вами по любым направлениям наших услуг!

    Статья Черевадской О.Е. директора по аудиту ЗАО «Финасовый Контроль и Аудит», опубликована в журнале «Российский налоговый курьер», 2010 г. № 1-2.

    Документы по представительским расходам

    Документы по представительским расходам
    • Полухина Марина | руководитель Департамента методологии и консалтинга ЗАО «Деловой Профиль», действительный член Палаты налоговых консультантов России и ИПБ Московского региона, д.э.н.

    Если вы освоите эту тему, то сможете приносить дополнительный «доход» организации в виде «сэкономленных налогов». Ведь расходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль. Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно», а вам – получить заслуженную похвалу (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).

    П режде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.

    Понятие представительских расходов

    Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ 1. то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц :

    А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

    Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

    Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

    • транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
    • буфетное обслуживание во время переговоров;
    • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

    Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.

    • указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (письмо Минфина России и ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
    • финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).
    Что не входит?

    На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Попробуем с ними разобраться. Здесь важна позиция налоговиков о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.

    Аренда помещения

    Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов, аренды нет. Вот откуда весь «сыр-бор» про расходы по аренде помещения – налоговики не признают их представительскими.

    Организация развлечений

    К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

    А как быть с физлицами?

    В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. Т.е. это не касается физических лиц!

    Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (письмо Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.

    Транспортное обслуживание и проживание

    Налоговый кодекс в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение – доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).

    И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.

    Но при этом на практике налоговики отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию (см. письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306, аналогичную позицию высказал Минфин России в письме от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

    В тоже время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271).

    Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (письма Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, УФНС Росси по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748).

    Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27).

    Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.

    Сувениры

    В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских (согласно письмам МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.

    Питание представителей

    Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время. Как определиться с такого рода затратами?

    Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что организация должна оформить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:

    • приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели,
    • смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели,
    • а также первичные подтверждающие документы.

    Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

    А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно – в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно письму Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; в этом же письме приведен перечень документов, обосновывающих представительские расходы; такой же перечень дан в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807; на рассмотрении этих документов мы подробно остановимся ниже).

    Спиртные напитки

    Без алкогольной продукции во время проведения деловых встреч редко можно обойтись.

    Раньше разъяснения Минфина относительно расходов на алкоголь носили размытый характер (см. письмо Минфина России от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 № 03-02-051/49), но в более позднем письме было прямо сказано, что в расходах на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров учитываются в том числе затраты на приобретение спиртных напитков (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

    Оформление залов

    В приведенном выше письме № 03-03-06/1/176 финансовое ведомство затронуло еще один важный вопрос: расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

    Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.

    Официальный характер приема

    Еще раз обращаем ваше внимание, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится об официальном приеме. Это значит, что когда происходит встреча двух организаций, но она не носит официального характера, либо если вы не собрали документальных доказательств официальности деловых переговоров, то расходы по их проведению ваша организация не сможет учесть как представительские для целей налогообложения прибыли.

    При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат 3 .

    Следует отметить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:

    • программа (план) мероприятия (в нем важно указать цель, место и сроки его проведения);
    • список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или / и в программу этого мероприятия);
    • отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).
    Документальное оформление представительских расходов

    Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах (не платить с этих расходов налог на прибыль в размере 20%) и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.

    Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:

    • официальность проводимого мероприятия;
    • экономическая обоснованность производимых расходов;
    • документальное подтверждение понесенных расходов.
    • документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
    • документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
    • документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

    В ст. 9 нового Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

    • наименование документа;
    • дата составления документа;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
    • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    Обратите внимание: в прежнем Законе № 129-ФЗ говорилось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом Законе № 402-ФЗ упоминание об альбомах унифицированных форм отсутствует. Формы первичных учетных документов, применяемых организацией, теперь утверждаются приказом руководителя (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

    Мы уже приводили перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, который требует Минфин в своих разъясняющих письмах 7. Сведем все воедино, и у нас получится:

    • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
    • смета представительских расходов;
    • первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
    • отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:
    • цель и результаты мероприятия,
    • сумма расходов на представительские цели,
    • а также иные необходимые данные.

    При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

    Приказ (распоряжение)

    Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие (см. Пример 1).

    В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и /или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон. – в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между:

    • вопросами, являющимися предметом переговоров, и
    • служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами / должностными инструкциями участников переговоров.

    В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц – участников мероприятия с последующим начислением на эти суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-05/4-348). Если же вы документально докажете представительский характер этих расходов, то налоги с них не придется уплачивать ни организации (налог на прибыль в размере 20%), ни работникам (налог на доходы физических лиц в размере 13%).

    В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода ).

    С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.

    Программа мероприятия и Смета расходов

    В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.

    Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем. См. Пример 2.

    И уже на основании утвержденной программы составляется смета расходов. В ней перечисляются статьи затрат, которые будут произведены в рамках конкретного мероприятия, с указанием максимально предусмотренных сумм по каждой статье, а также итоговых данных.

    Следует отметить, что при отсутствии сметы представительских расходов могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов. Для них это будет означать ситуацию, когда предприятие даже приблизительно не имеет представления, во сколько ей обойдется запланированное мероприятие. и свою позицию организация будет вынуждена отстаивать в суде.

    Разрабатывается данный документ лицом, назначенным в приказе. Утверждается смета руководителем предприятия. См. Пример 3. Т.к. документ финансовый, то на него нужно поставить печать организации (ее оттиск удостоверяет подпись руководителя в грифе утверждения).

    После утверждения сметы лицу, отвечающему за проведение официального мероприятия, выдаются денежные средства под отчет по расходному кассовому ордеру.

    Для этого на предприятии оформляется письменное заявление подотчетного лица, составленное в произвольной форме и содержащее резолюцию руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются. Подотчетное лицо не позднее 3 рабочих дней после указанной даты должно отчитаться по этим деньгам, составив авансовый отчет.

    Отчет о проведении официального мероприятия

    По окончании представительского мероприятия составляется итоговый документ – отчет (см. Пример 4). Его готовит лицо, ответственное за организацию мероприятия, и утверждает руководитель. В отчете необходимо отразить: цель и результаты мероприятия; дату, место и время проведения; программу мероприятия; состав участвующих лиц .

    Следует отметить, что действующее налоговое законодательство не ставит в зависимость признание произведенных затрат представительскими расходами в целях исчисления прибыли от факта достижения поставленной перед мероприятием задачи. Например, если целью мероприятия было заключение договора, то затраты на его проведение в любом случае будут учтены как представительские расходы (при выполнении озвученных выше условий) независимо от того, будет ли заключен желанный договор.

    Отчет обязательно должен отразить результаты проведенных переговоров. А результатом может быть не только подписанный контракт или дополнительное соглашение к договору, но и документ о намерениях или запись о том, что стороны договорились рассмотреть предложения друг друга в течение определенного периода (например, месяца).

    Очень важно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью предприятия. Именно отчет должен это подтвердить.

    В нем же указываются и культурные мероприятия, проводимые для приглашенной стороны, т.к. все затраты на его проведение должны быть отражены в отчете (иногда для этой цели служит отдельный акт). А бухгалтерия потом сама будет разбираться, что из затрат можно учесть как представительские расходы, а что придется списывать за счет чистой прибыли (т.е. платить с этого 20% налога на прибыль).

    В любом случае все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, которые перечисляются и прикрепляются к авансовому отчету подотчетного лица. А в отчете о проведении представительского мероприятия достаточно указания общих сумм по каждой статье затрат. Удобно оба отчета составлять одновременно 8 .

    Для подтверждения расходов на товары, работы, услуги, необходимые для подготовки и проведения мероприятия, нужно собирать первичные бухгалтерские документы (кассовые, товарные чеки, накладные, акты приема-передачи, счета, договоры, заключенные в рамках мероприятия, счета-фактуры и т.д). Важно, чтобы эти документы были оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона № 402-ФЗ 9. В случае отсутствия или неправильного оформления какого-либо первичного документа проверяющие органы просто исключат соответствующие затраты из расходов и они подпадут под налогообложение прибыли.

    Прежде чем привести примеры различных ситуаций, демонстрирующих, когда какие первичные документы нужно собирать и сохранять, обратим ваше внимание на один принципиальный момент. В примерах будут приведены номера форм первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями Госкомстата России 10. Но с 01.01.2013 унифицированные формы не действуют, и каждая организация должна утвердить приказом руководителя свои формы первичных учетных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ. На практике организации продолжают пользоваться формами первичных учетных документов из ранее действующих альбомов унифицированных форм 11. просто утвердив их же своим приказом (тогда при распечатке такой формы в ее шапке больше не делают ссылки на постановление Госкомстата, которым она была утверждена).

    Для чего мы объясняем эти тонкости? Дело в том, что при сборе первичных документов вам необходимо будет не только обращать внимание на их наименование, но и проверять на предмет соответствия требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ (проверять наличие обязательных реквизитов).

    Если все обязательные реквизиты присутствуют, то проблем с контролирующими органами не возникнет. Если сами обнаружили ошибку, следует обратиться к поставщику с просьбой о замене документа на новый – правильно оформленный.

    Для подтверждения каких расходов какие первичные документы нужно собирать

    Если предприятие заказывало услуги такси для доставки приглашенных лиц до места официальной встречи, то целесообразнее всего заключить договор с транспортной компанией об оказании этих услуг. По окончании мероприятия от этой организации необходимо получить:

    • оригинал подписанного двухстороннего договора;
    • акт выполненных работ с отражением произведенных поездок по дням и времени;
    • счет-фактуру;
    • путевые листы автомобилей, оказывающих транспортные услуги (форма № 3);
    • счета на оплату.

    Если же вы обращались не в организацию, а к «простому таксисту», то у него нужно получить чек ККТ на оплату проезда.

    Цветы целесообразно заказывать у конкретных фирм, чтобы получить:

    • товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
    • счет-фактуру;
    • счет на оплату (при безналичном расчете) или чек ККТ (при наличном расчете).

    Если цветы приобретены в цветочном магазине, то необходимо иметь чек ККТ для подтверждения затрат.

    Обычно сувенирную продукцию с нанесенной символикой заказывают не под конкретное представительское мероприятие, а сразу для разных целей оптом, поэтому к моменту подготовки представительского мероприятия такая продукция уже лежит на вашем складе. Для ее получения (списания) необходимо требование-накладная (форма № М-11) – этим обычно занимается бухгалтерия.

    Закупка продуктов для кофе-брейка. Целесообразнее всего приобретать подобную продукцию в больших супермаркетах, где оплата производится по карте. Такие магазины выдают:

    • товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
    • счет-фактуру.

    Эти документы не вызывают подозрений у проверяющих органов. Кроме того, на основании полученного счета-фактуры уменьшается сумма НДС, подлежащая перечислению в бюджет.

    Если подобные товары приобретаются за наличный расчет подотчетным лицом, то ему необходимо сохранить полученный чек ККТ для оправдания произведенных расходов.

    Для внутреннего перемещения товаров служит накладная унифицированной формы № ТОРГ-13.

    Завтраки / обеды / ужины в кафе / ресторане, буфетное обслуживание силами сторонней организации. Данные расходы оформляются:

    • счетами,
    • договорами на оказание услуг,
    • заказ-счетами (форма № ОП-20),
    • актами на отпуск питания по безналичному расчету (форма № ОП-22).

    Для отражения расходов на проживание в гостинице вам нужно взять чек ККТ или БСО – бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

    Приобретение билетов в театр (на концерт). Прежде всего необходимо сохранить сами билеты, по которым приглашенные гости наслаждались культурной программой.

    Если билеты приобретались у фирмы, то можно также подтвердить расходы накладной на приобретение входных билетов (форма № ТОРГ-12).

    Оплата услуг переводчиков. не состоящих в штате предприятия. Если переводчик был нанят путем подписания договора с фирмой, оказывающей подобные услуги, то подтверждающими документами будут:

    • оригинал подписанного двухстороннего договора;
    • акт выполненных работ;
    • счет-фактура;
    • счет на оплату.

    Если переводчик нанимался лично по договору подряда, то необходимо иметь:

    • этот договор подряда;
    • акт выполненных работ с перечислением оказанных услуг (там должно фигурировать ваше мероприятие, его время и дата);
    • платежный документ за оказанную услугу (расходный кассовый ордер либо платежная ведомость, платежное поручение на перечисление денег по указанным переводчиком реквизитам).

    Обратите внимание: представительские расходы являются нормируемыми – включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором прошли представительские мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ). Это правило действует в организациях с обычной системой налогообложения.

    А вот налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), вообще не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. Т.е. расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог – и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ, а также письме Минфина России от 31.07.2003 № 04-02-05/3/61.

    Сноски

    Здесь и далее имеется в виду Налоговый кодекс РФ. Вернуться назад

    В данном случае и далее под данным термином в НК РФ подразумевается организация. Вернуться назад

    См. письмо Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759, а также письма УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 № 20-12/97007, от 16.05.2006 № 20-12/41851. Вернуться назад

    Данное мнение подтверждается письмами Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.10.2012 № 03-03-06/1/551, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675. Вернуться назад

    В НК РФ нет перечисления документов, служащих обоснованием представительских расходов, поэтому воспользуемся перечнем, представленным Минфином. Вернуться назад

    Крайний срок составления отчета о проведении представительского мероприятия обычно указывается в приказе о его подготовке. А крайний срок сдачи в бухгалтерию авансового отчета устанавливается в приказе, регулирующем порядок выдачи денег под отчет на данном предприятии. Вернуться назад

    О них мы говорили выше, когда начинали объяснять правила документального оформления представительских расходов. Вернуться назад

    Так профессионалу сразу становится понятно, о каком документе идет речь. Вернуться назад

    Тем более, что все предприятия пользуются в учете бухгалтерскими программами, где уже давно были настроены формы первичных документов. Вернуться назад