как правильно заполнять вкладыш в трудовую книжку образец

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку

При приеме на работу сотрудника каждым работодателем должна оформляться трудовая книжка. Ведение, заполнение, списание – обязанность специалиста отдела кадров. Работодатели обязаны их вести на всех работников, продолжительность работы которых составила более пяти дней, при условии — это основная работа сотрудника. Поэтому молодой специалист не должен волноваться, где ее взять.

Вкладыш в трудовую книжку как оформить образец

Принимая нового работника, работодатель должен:

Проверить на подлинность бланк ТК. Титульный лист содержит информацию согласно данным паспорта.
Проконтролировать, правильно ли оформлен документ (есть ли на титульном листе печать организации, виза уполномоченного лица).

Что такое?

Зачем нужен вкладыш? – его необходимо оформлять, если закончился хотя бы один раздел книжки. Действителен только с книжкой. Раздел «Награждение» не допускает записи о работе. Если предыдущий наниматель нарушил это правило, нынешний кадровый специалист должен вшивать вкладыш (ВТК) для внесения соответствующих записей, а не повторять ошибку. Как вести учет бланков, сделать перенос записей, начало, продолжение – все это знают опытные кадровики. Перед тем, как выдавать ВТК, обязательно поставить штамп «Вкладыш выдан», внести запись: номер, серия.

Как вшить?

При необходимости можно вшивать два и более вкладыша. За выдаваемый бланк с работника предусмотрено удержание его стоимости (может быть вычтена из зарплаты). Сотрудник для этого пишет заявление с соответствующей просьбой. Когда вносится следующая запись, порядковая нумерация продолжается.

Как его пришить?- серой плотной нитью между обложкой и последней страницей (можно в середине). Затем запломбировать печатью. В интернете много различных видео о том, как вшивается вкладыш. Приведен пошагово пример фото в картинках, как его заполнить, подшить.

Приходно расходная книга по учету трудовых книжек и вкладышей к ним

Чтобы знать, как правильно заполнять книгу учета движения ТК, приведем обязательные графы: дата; от кого получена либо кому выдана; основание выдачи; приход; расход. Поля приход/расход содержат сведения: серия, номер; сумма.

ПРК имеет строгий регламент, порядок ведения. Общие требования к ПРК:

предварительная нумерация страниц обязательна;
необходимо прошить журнал суровыми нитками;
опечатывание номерной пломбой;
постановка печати отдела кадров, организации с подтверждающей записью.

Оформление в журнале

Правительство РФ вправе утверждать законодательные акты, отчетность, регламентирующие должный порядок, как заполнять, хранить, учитывать ТК, вкладыши к ним. Журнал учета движения трудовых книжек — обязателен. Вносить туда сведения, заполнять должно ответственное лицо.

Каждая страница журнала должна быть пронумерована. ТК и вкладыши регистрируются без разделения (подряд). Если при заполнении неверно указан один из пунктов, стоит руководствоваться общепринятыми правилами исправлений регистрационных форм.

Кто должен покупать книгу?

Работодатель должен приобрести и хранить необходимое количество ТК. Выдавая новую ТК, наниматель вправе взимать плату с сотрудника. Стоимость определяется размером расходов предприятия на покупку бланков.

При неверно указанных данных, порче бланка без вины работника, работодатель самостоятельно возмещает их стоимость. Списать их нужно актом. Работник, чтобы узнать, сколько стоит ТК может обратиться к специалисту бухгалтерии, ОК.

Образец вкладыша в трудовую книжку образец

Когда заводится новая ТК, бланк может быть испорчен либо в организации имеются устаревшие бланки. Тогда составляется акт об уничтожении испорченных бланков. При поступлении бланков ТК в бухгалтерии составляются соответствующие проводки.

Сотрудник компании, приобретая бланки самостоятельно, должен иметь доверенность на покупку. У некоторых производителей предусмотрена доставка бланков, однако это не может являться обязательным условием деятельности подобных фирм.

Правила ведения: кто делает записи?

Срок хранения неполученных работниками ТК (при увольнении, смерти сотрудника) составляет два года у кадровой службы. Потом передается на хранение архиву предприятия (50 лет). По истечении этого срока ТК уничтожаются по Закону. Если имел место случай утери ТК, работник обязан сообщить об этом нанимателю с последнего места работы. Дубликат выдается не позднее 15 дней от подачи заявления, а не дня, с какого утеряна книжка.

Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним 2016

В РФ правила ведения (изготовление) трудовых книг регламентируют следующие нормативные правовые акты:

Трудовой кодекс РФ.
Постановление №225 Правительства РФ «О трудовых книжках» (принято в 2004 году 16 апреля).
Постановление №69 от 10 октября 2003 года «Об утверждении инструкции по ведению трудовых книжек».

При возникновении противоречивых ситуаций, неясностей приоритет отдается Трудовому кодексу РФ.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку образец скачать можно здесь:

Задать вопрос юристу

Вкладыш к трудовой книжке: правила заполнения, как внести запись, правильное оформление, порядковый номер

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Иногда в оформлении трудовой деятельности сотрудника возникает ситуация, что раздел сведений о работе заполнен до конца, и вносить новые записи некуда. В этом случае заводится вкладыш к трудовой книжке утвержденной формы. Кратко требования к его ведению можно сформулировать так:

Оформляется вкладыш, если в трудовой книжке все страницы раздела заполнены.
Заполнение и ведение его осуществляется работодателем по тем же принципам, что и сама книжка.
Вкладыш крепится к ней посредством вшивания и отдельно, без трудовой книжки, не является действительным документом.
При выдаче вкладыша в верхней части титульного листа трудовой книжки проставляется отметка с номером и серией заведенного вкладыша.

Несмотря на то, что правила оформления вкладыша в трудовой книжке широко известны и закреплены нормативными документами, существует ряд нюансов в его оформлении. У работников, занятых ведением трудовых книжек, периодически возникают вопросы, на которых стоит остановиться поподробнее.

Как вставить вкладыш в трудовую книжку?

Работник, которому предстоит оформление вкладыша в трудовую книжку. предъявляет паспорт с документами об образовании. На их основании будут заполнены сведения титульного листа вкладыша. Его датой заведения будет фактическая дата, когда были внесены первые записи.

Бланки вкладышей в трудовую книжку изготавливаются специализированными организациями. Они имеют соответствующую степень защиты от подделок. Работодатели обеспечиваются ими на платной основе по договору с распространителями или изготовителями. Работник возмещает работодателю средства, затраченные им на приобретение бланка вкладыша. Но если он был неправильно заполнен или испорчен в процессе первичного заполнения не по вине работника, то стоимость нового бланка оплачивается работодателем.

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Правила заполнения вкладыша к трудовой книжке строго не предписывают места, куда он должен быть вшит. Также не регламентируется качество используемых для этого ниток. Обычно его подшивают в самом конце трудовой книжки, между обложкой и последней из страниц. Хотя многие считают более удобным с технической точки зрения пришивание вкладыша к середине документа.

Первый лист вкладыша в трудовую книжку обязательно должен быть заверен разборчивой подписью лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, и печатью организации или кадровой службы. Это нужно сделать сразу при оформлении вкладыша. Ведь печати имеют обыкновение периодически меняться из-за реорганизаций, изменения названия или ведомственной принадлежности организации.

Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше?

Во избежание ошибок, нужно сначала завести вкладыш, и только потом внести соответствующую отметку в штампе на трудовой книжке. Ведь в случае неправильного заполнения испорченный вкладыш подлежит уничтожению, а в трудовой книжке останутся его номер и серия. При этом придется ставить новый штамп, места для которого на титульном листе книжки не так уж много.

Запись в трудовой книжке о вкладыше, как правило, представляет собой специальный штамп с оттиском «Выдан вкладыш…» размером 10х25 мм, проставляемый в книжке. В нем указываются данные документа, его серия и номер. Причем правила заполнения вкладыша в трудовую книжку говорят именно о штампе, а это значит, что будет не очень корректной запись этих данных от руки. Хотя если трудовая книжка уже имеет рукописную запись таких сведений, то это еще не является основанием признать такой вкладыш недействительным.

Также правила не регламентируют, где именно в трудовой книжке должен стоять такой штамп. Обычно он ставится в правом верхнем углу первой страницы (титульного листа) трудовой книжки. Причем делается это так, чтобы он не закрывал собой других записей, содержащих сведения о работнике.

Отметка проставляется при выдаче первого вкладыша и всех последующих. Сколько их будет, столько и штампов должно быть в трудовой книжке. Поэтому работодателю все же лучше иметь соответствующий требованиям штамп для этих целей.

Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку?

Нумерация записей вкладыша начинается не с начала, а является продолжением нумерации каждого из разделов книжки. То есть порядковый номер внесения записи во вкладыш трудовой книжки будет следующим после того, которым закончились записи по данному разделу в книжке. Нумерация сквозная, как и в трудовой книжке. В ней исключены номера с дробными, литерными и другими индексами.

Но в практике заполнения вкладыша в трудовую книжку номер записи может быть тем же, что и в книжке. Это возможно в случае, если текст ее, начатый в одном из разделов трудовой книжки, продолжается в соответствующей части вкладыша.

К примеру, запись под номером 28, начатая в разделе сведений о работе трудовой книжки, вместила в себя только сведения о приеме работника с указанием профессии (должности), а все остальное уже не поместилось. Тогда оставшиеся данные о структурном подразделении (месте работы) будут занесены уже в соответствующий раздел вкладыша. И номер записи будет тот же – 28.

Заполняем вкладыш в трудовую книжку без ошибок

Во избежание возможных проблем с трудовой книжкой в будущем, например, при оформлении пенсии, стоит знать, что в оформлении вкладышей категорически запрещено. К таким серьезным нарушениям относятся:

использование вместо вкладышей новых бланков трудовых книжек;
зачеркивание слов «о награждении» в наименовании соответствующего раздела и последующая их замена словами «о работе» с занесением в сведений о работе в полученный путем переименования раздел;
вшивание или вклеивание в качестве вкладышей чистых листов;
зачеркивание неточных или неверных записей.

Если в разделах вкладыша в трудовую книжку о работе или о награждениях обнаружена ошибка, ни в коем случае нельзя зачеркивать ранее внесенные сведения. Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку предписывает другой способ исправления ошибок. Он заключается в изменении записей путем признания неверных сведений недействительными с последующим внесением точных записей.

Так, к примеру, если допущена ошибка в графе 3 записи раздела сведений о работе, то она остается без изменения. А записью под следующим номером будет текст: «Запись за номером (указывается номер предыдущей записи)… недействительна». И здесь же должна быть занесена правильная формулировка графы 3 записи. В графе 4 все верные данные ранее сделанной записи повторяются. Таким способом нужно исправлять любую имеющуюся в трудовой книжке или вкладыше неточность. Даже если это будет всего лишь ошибочный номер записи во вкладыше в трудовую книжку.

Правилами предусмотрено исправление выявленных неточностей там, где неправильные записи были внесены, либо на новом месте работы при предъявлении работником официального документа с предыдущего места за подписью работодателя о допущенной ошибке. Вносимые изменения должны соответствовать подлиннику или заверенной копии приказа (распоряжения). В случае, если он не сохранился или содержит ошибку, то правильная запись делается на основании других подтверждающих сведения о работе документов. Показания свидетелей не могут служить таким основанием, за исключением случаев, в отношении которых имеется решение суда.

Как правильно заполнить трудовую книжку со вкладышем при изменении фамилии работника?

Если сотрудница, уже имеющая вкладыш в трудовой книжке, сменила фамилию в связи с замужеством, то соответствующие изменения необходимо внести не только в трудовую книжку, но и одновременно во вкладыш. Это касается любых сведений титульного листа: имени с отчеством, даты рождения и образования. Все изменения вносятся на основании соответствующих документов со ссылкой на их реквизиты. Для этого на титульных листах и вкладыша, и трудовой книжки одной линией перечеркиваются старые сведения, после чего рядом или выше (где есть место) вносятся новые. Ссылки на подтверждающие изменения документы наносятся на внутреннюю сторону обложки, заверяются подписью ответственного лица и печатью.

Нужно не забывать при оформлении вкладыша делать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек, указав его серию и номер. Ведь вкладыш, хоть и является дополнением трудовой книжки, все же – отдельный документ.

Вместе с этим материалом часто читают:

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы