Рейтинг: 4.1/5.0 (1826 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Глеб Архангельский,генеральный директор компании «Организация Времени», кандидат экономических наук, автор четырех книг по тайм-менеджменту, среди которых такие бестселлеры, как «Тайм-драйв» и «Корпоративный тайм-менеджмент». Руководитель проектов внедрения тайм-менеджмента в компаниях РУСАЛ, РАО "ЕЭС", "Северсталь", Pricewaterhouse Coopers и др.
Контроль поручений руководителя высшего звенаПерсональная эффективность руководителя, эффективное использование его времени – это на 30% вопрос его личной организованности, и на 70% - вопрос эффективного делегирования задач.
В менеджменте вопросы делегирования разработаны достаточно серьезно – как мотивировать подчиненных на исполнение задач, как наделять их необходимыми полномочиями, как назначать реалистичные сроки исполнения, и т.п.
Корпоративный тайм-менеджмент смотрит на проблему делегирования под своим углом. Как руководитель в своей личной работе справляется с огромным объемом разнородных задач и поручений, распределенных между подчиненными? Что позволяет ему не «потеряться» в этом хаосе, в нужный момент проконтролировать нужные поручения?
Если это топ-менеджер крупной корпорации – как правило, ему помогает формальная корпоративная система отслеживания задач, поручений, служебных записок, протоколов совещаний и т.д. Проблема в том, что такого рода бюрократические системы достаточно тяжеловесны, неповоротливы. При этом далеко не все задачи, поставленные руководителем, вообще целесообразно «прогонять» через эти бюрократические механизмы, стрелять из пушки по воробьям.
Руководителю нужна более простая система, охватывающая все аспекты его работы, в том числе неформальные взаимодействия с коллегами, не проходящие через бюрократические механизмы. При этом система должна быть максимально автоматизированной, «одним кликом мыши» давать ответы на вопросы «Какие задачи связаны с этим человеком?», «С этим проектом», «С этим периодом времени» и т.д.
Грамотно организованная система контроля поручений позволяет разгрузить голову руководителя, избавиться от многочисленных разрозненных напоминаний на разных электронных и бумажных носителях, при этом – имея полную уверенность, что каждое поручение будет выполнено в нужный срок.
Особенно эффективна система контроля поручений в связке с хорошо организованным секретариатом (заметим, что один секретарь, но снабженный правильными регламентами и системой работы – это тоже секретариат ). В такой ситуации основная нагрузка по «рутине контроля» поручений перекладывается на секретарей, без потери качества контроля.
ПРИНЦИПЫ КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ
Система контроля поручений строится на трех простых принципах, а именно:
Идеальным техническим воплощением для такой системы является Microsoft Outlook, поскольку он содержит чрезвычайно гибкие механизмы настройки так называемых «пользовательских представлений». Кроме стандартных представлений «По исполнителям», «По категориям», «По срокам», можно настроить любые другие представления задач – «По заводам», «По комитетам», «Только просроченные задачи, срок исполнения которых истек от 5 до 20 дней назад», и т.п. Один раз настроенное представление далее становится доступным «одним кликом мыши».
Иногда подобная система настраивается на базе Lotus Notes либо Excel, но ее функциональные возможности при этом, как правило, беднее.
Важно, что при наличии большого объема задач и поручений, руководителю часто необходимо представлять себе модель тех или иных ситуаций, иметь представление обо всей информации, касающейся определенного аспекта задачи. А чем сложнее управляемая система, тем сложнее должна быть система управляющая, тем сложнее должна быть модель ситуации. И тем менее приспособлено для создания такой модели наше мышление, поскольку возможности нашей оперативной памяти достаточно ограничены. Outlook, таким образом, позволяет руководителю охватить гораздо большее количество задач и поручений, потратив на это гораздо меньше интеллектуальной энергии.
КАК ПОРУЧЕНИЯ ПОПАДАЮТ В СИСТЕМУ КОНТРОЛЯ
Есть несколько способов, позволяющих комфортно для руководителя зафиксировать поручение.
1. Диктофон. Плюсы – простота использования, возможность зафиксировать поручение в любой обстановке (совещание, автомобиль, спортзал…). Естественно, следует быть осторожным с этической стороной использования диктофона, чтобы не возникло двусмысленных и опасных ситуаций.
При фиксации поручений на диктофон может пересылаться исполнителю непосредственно диктофонная запись. Но чаще само поручение дается руководителем устно (по телефону, при личной встрече), а на диктофон фиксируется лишь краткая информация, необходимая секретарю для внесения в Outlook: кому дано поручение, срок исполнения, краткое содержание поручения, его приоритетность.
2. Поручение устно озвучивается секретарю – это удобно в моменты нахождения в офисе, при непосредственном контакте.
3. Пометка на полях рабочих документов в ходе переговоров. Этот способ очень удобен и лаконичен, для него в проекте настройки секретариата необходимо предусмотреть разработку соответствующего перечня пометок.
4. Пересылкаe-mail’а с определенной пометкой «на контроль».
5. Запись руководителя в «бланке контроля поручений». Такие бланки разрабатываются в ходе проекта настройки секретариата.
Как правило, применяются несколько способов одновременно. Главное, чтобы в регламенте контроля поручений они были адекватно отражены, и существовало однозначное понимание процесса руководителем и секретарем.
ОТСЛЕЖИВАНИЕ ПОРУЧЕНИЙ СЕКРЕТАРЕМ
Настроенной на Outlook системой контроля поручений руководитель может пользоваться лично либо, если у него есть секретарь – с помощью секретаря.
В работе с любым поручением можно выделить две составляющие: собственно управление (замотивировать, наделить полномочиями, и т.п.) и «рутину контроля». Рутина контроля – это все действия из серии «дозвониться до исполнителя, выяснить статус процесса, если есть отклонения – установить их причину, напомнить о плановых сроках исполнения» и т.п. Проще говоря, в России мало поставить задачу и в заданный срок ожидать ее исполнения. Нужно совершить достаточно большое количество «телодвижений», чтобы задача была выполнена.
Именно эти телодвижения, эта рутина контроля, идеально делегируется секретарю благодаря настроенной системе контроля поручений.
Раз в день и раз в неделю секретарь открывает в Outlook соответствующие представления «Ежедневный контроль» и «Еженедельный контроль», которые автоматически обновляются, когда приближаются сроки исполнения новых задач. В соответствии с регламентом контроля поручений секретарь связывается с исполнителями, уточняет текущее состояние дел и вносит соответствующие пометки в систему. Руководителю представляется устный или письменный (автоматически формирующийся из Outlook) отчет. При необходимости руководитель отмечает те задачи, по которым необходим его контакт с исполнителем, и секретарь соединяет их в удобное для руководителя время.
Важно обратить внимание, что в системе контроля поручений секретарь не является передаточным звеном, фильтром между руководителем и исполнителем (это распространенная ошибка). Секретарь находится, так сказать, «рядом», а не «между», и позволяет руководителю не тратить силы на рутину контроля, сосредоточившись исключительно на содержательной стороне вопроса.
При этом удобство системы состоит еще в том, что с ней, благодаря грамотно сделанным настройкам Outlook и четко прописанным регламентам, может работать самый обычный секретарь уровня receptionist. Контроль поручений не требует дорогостоящего и сложного в поиске референта. Хотя если у руководителя есть именно референт (персональный ассистент), а не просто секретарь, то эффективность использования системы будет еще выше.
Рассказывает Валерий Ермаков, генеральный директор, «Мегафон-Поволжье».
Мне очень важно контролировать свое время — и при этом управлять системой времени коллег, с которыми я постоянно взаимодействую (ближний круг управления). Организуя какие-то встречи, совещания или конференции, я должен заранее знать, какие планы у моих подчиненных, чтобы мы согласовывали наши совместные дела, чтобы процессы не перекрывали друг друга. И, наоборот, когда мои сотрудники планируют свой день, они должны видеть мой календарь и соотноситься с тем, когда я свободен или занят. Это аксиома: если ты хочешь управлять своим временем эффективно, то можешь добиться этого только в том случае, если коллеги точно так же эффективно взаимодействуют с тобой. Теперь, когда компания использует Microsoft Exchange Server и ведение календарей в Outlook, я могу видеть, где находится, и где будет находиться в течение ближайших трех месяцев мой коллега, и могу планировать встречу с ним. Соответственно я показываю ему свой календарь на ближайшие три месяца, и он может планировать встречи со мной. Время — это такая категория, где нельзя управлять одному, все должны действовать совместно.
Для того чтобы система ТМ работала в рамках всей компании, нам нужно было в первую очередь настроить систему управления поручениями на Outlook в моем управлении делами. Что мы и сделали. Сегодня у меня есть четкая система поручений и контроля. Поручения даются мной устно, по электронной почте или на бумаге, и все попадают в единый список, по которому отслеживаются сроки исполнения. Если что-то не исполняется вовремя, я получаю уведомления, и на их основе секретариат запрашивает дополнительную информацию, почему случился сбой. Далее исполнитель отчитывается передо мной, и мы принимаем решение: либо переносим срок, либо предпринимаем что-то еще. Главное в том, что сегодня ни одно поручение не теряется, не забывается — потому что оно находится под контролем, а это, я считаю, очень важно.
Следующий шаг после налаживания системы контроля моих поручений — внедрение единых стандартов тайм-менеджмента в компании. Календари и задачи, хранимые на Exchange-сервере, синхронизируются с мобильными терминалами. Например, мне нужно назначить встречу. Я беру свой коммуникатор, смотрю числа, нахожу «окно» — и называю время. Эта информация сразу поступает на Exchange-сервер, и мой секретарь теперь знает, что с 11 до 12 я буду занят. Если какая-то встреча назначается не мной, то секретарь планирует ее, выбирая мое свободное время, а я вижу это обновление в своем календаре и уже знаю, когда и с кем мне предстоит встретиться. Соответственно я могу дать поручения своим подчиненным – подготовить материалы к этой встрече, чтобы я мог плодотворно пообщаться с собеседником. Таким образом, время не расходуется впустую. Все четко, все расписано, время каждого человека используется максимально эффективно. Я вижу календари всех своих подчиненных на три месяца вперед, и есть отдельная опция, показывающая, кто и когда бывает в командировках. Например, послезавтра я приеду в офис в Самаре — но уже сегодня я вижу, кто из моих подчиненных будет находиться на месте, и знаю, какие совещания я могу на этот период назначить. Не может случиться такого, что я назначу совещание, и вдруг выяснится, что два-три человека в командировке. Соответственно мой календарь тоже виден подчиненным, они знают, когда я уезжаю, когда буду в офисе, в какие временные интервалы со мной можно встретиться или связаться. И самое главное, — вся информация хранится на сервере. Если раньше почта скапливалась в личных ноутбуках и могла быть случайно удалена, то теперь все лежит в одном месте, на Exchange-сервере. Это значит, что электронное письмо не потеряется — оно стало полноценным документом. Сегодня на эту новую модель планирования и управления временем перешли все топ-менеджеры.
СЕКРЕТАРИАТ РУКОВОДИТЕЛЯ ВЫСШЕГО ЗВЕНА
Кроме помощи в контроле поручений, секретарь (или секретариат) руководителя может дать достаточно много для повышения комфортности, удобства и эффективности работы топ-менеджера. В стандартном варианте проекта «Настройка секретариата», осуществляемом компанией «Организация Времени», осуществляются следующие блоки работ: Настройка бюджетирования и планирования времени руководителя, Настройка режима прерываний и информационных сигналов, Настройка работы с «бытовыми» функциями.
На базе Outlook разрабатываются эффективные представления для планирования и бюджетирования времени руководителя, позволяющие проводить количественный анализ. Руководитель высшего звена, как правило, «не принадлежит себе», на его время претендует большое количество людей. Такая система позволяет вернуть управление бюджетом времени в руки руководителя, распределять это время более эффективно. В том числе, находить время на работы «важного, но не срочного» характера – чтение различных аналитических документов, разработку стратегически важных долгосрочных вопросов, и т.п.
Режим прерываний и информационных сигналов – это проработка всего круга вопросов «С кем, как и когда соединять или не соединять при входящем телефонном звонке», «Какие документы заносить на подпись немедленно, какие – в определенное время», какие ключевые слова может сказать руководитель секретарям, чтобы его отгородили от всего внешнего мира или его части, и т.д.
Наконец, «бытовые» функции – это все, что касается питания, водителей, бронирования авиабилетов, и т.п. Обычно представления о привычках и предпочтениях руководителя существуют в головах секретарей, и счастье, если секретарь толков, вменяем и не уходит в декретный отпуск. При настройке секретариата это знание перемещается в соответствующие регламенты, а также – в регулярные задачи Outlook. Если в пятницу утром на столе руководителя должна лежать газета «Ведомости – Пятница» отдельно от самой газеты «Ведомости», то это знание не должно быть в головах секретарей. Оно помещается в соответствующую еженедельную задачуOutlook. Таким образом, удобство работы руководителя становится не вопросом сознательности или толковости людей, оно становится вопросом работы правильно настроенной системы.
Все регламенты, разрабатываемые в проекте «Настройка секретариата», объединяются в корпоративную «Книгу секретариата». Она содержит лучший опыт и все ключевые регламенты, помогающие передать нужные знания новым сотрудникам.
В компании «РУСАЛ» (в настоящее время — «Российский алюминий») в аппаратах ряда высших руководителей были настроены системы контроля поручений на базе Outlook. Прежде, когда у руководителей возникали вопросы типа: «Что у нас по Саяногорскому комбинату?», «Что у нас на август?», «Что у нас по кадровому комитету?», секретарям и референтам приходилось производить обширный информационный поиск по электронным сообщениям, протоколам совещаний, пометкам в Outlook и т. п. После настройки системы все поручения стали в едином формате попадать в единые базы Outlook. За счет того, что названия поручений и присваиваемые им категории были стандартизированы, появилась возможность производить выбор по темам. Ответы на вопросы руководителей теперь формируются автоматически. При этом некоторые вещи даже не требуют запроса руководителей: помощники знают, что, приглашая руководителя на кадровый комитет, в соответствии с регламентом контроля поручений они должны распечатать соответствующее представление из Outlook. В ходе комитета руководитель полностью владеет ситуацией, делает на распечатке свои пометки и затем отдает их секретарям для внесения изменений в систему. При этом полностью уйти от бумажных носителей невозможно, поэтому система интегрируется с ними.
Если после переговоров руководитель просит сохранить какой-либо документ со своими пометками (которые несут много эмоционально значимой информации), его помещают в хранилище. Это отмечается в соответствующей задаче Outlook. На следующие переговоры с тем же человеком (или по тому же проекту) на стол руководителю ляжет не только распечатка задач по данному проекту из Outlook, но и лист бумаги с его пометками с прошлых переговоров.
Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений. А поручениями руководителей более низкого ранга. Вопрос-Ответ. Поручения руководителя, данные в устной форме, должны быть в последующем. К тому же, ответ на письма клиентов с резолюцией руководителя. Но ее полная форма, с указанием срока исполнения, используется лишь в. Руководитель должен оформить поручение письменно. Иначе. контроля предполагает обязательный письменный ответ исполнителя. Как эффективно проводить контроль исполнения поручений, какие же. это могут быть приказы руководителя, поступившие поручения вышестоящей. времени для нормальной подготовки ответа (сами понимаете, здесь уж речь не. просим Вас оформлять служебные записки по следующему образцу…». на инициативное письмо. В статье приведены оба образца письма-ответа. Здравствуйте, как грамотно ответить на учет поручений директора МУ. указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации. указанное в резолюции первым, который обязан при подготовке ответа учесть. исполнения документов по резолюции руководителей вносится в СЭДД. устного ответа заявителю по существу поставленных в обращении вопросов;. Поручение руководителя должно содержать: наименование.
Образец заполнения обращения главе администрации и заместителям главы. Каждое поручение руководителя, проводившего прием граждан. устный ответ, с согласия заявителя, на обращение в ходе проведения. продление сроков рассмотрения поручений по обращениям заявителей на. Специалист, руководитель структурного подразделения администрации. Ответ. Примерная форма должностной инструкции. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.
Помещено в тему: Данная публикация является продолжением, начало темы об поручений смотрите в первой части. Контроль исполнительской дисциплины проводить обязательно, но вот абсолютно все имеющиеся документы в организации ставить на контроль будет не вполне рационально. Какие документы следует ставить на контроль В каждом конкретном случае в зависимости от объема документооборота и существующих технических возможностей в организации необходимо определиться с перечнем документов, подлежащих постановке на контроль. Например, это могут быть приказы руководителя, поступившие поручения вышестоящей организации, касающиеся вопросов работы с важными контрагентами и т. Очень часто на практике подлежат постановке на контроль только документы: в тексте которого указан конкретный срок исполнения; руководителем в резолюции к документу указан конкретный срок исполнения. Сроки исполнения поручений Сроки могут быть установлены нормативно-правовыми актами — это типовые сроки исполнения. Организации не имеют право их увеличивать, по решению руководства допускается их сокращать исполнить быстрее. Иной срок может быть введен только другим аналогичным нормативно-правовым актом. Можно привести несколько примеров с типовыми сроками исполнения. Например, федеральные органы обязаны рассматривать обращения граждан в течение 30 дней ФЗ от 02. Имеет смысл в зависимости от образующихся типовых документов в каждой конкретной организации перечислить в инструкции по делопроизводству эти сроки, а также самостоятельно установить не нашедших отражение в нормативных актах сроки исполнения типовых документов для вашей организации. Сроки исполнения могут быть определены в соответствии с текстом документа или резолюцией руководства — это индивидуальные сроки исполнения. Изменять данные сроки увеличить, сократить, а также приостановить или вообще отменить исполнение может руководитель, который их же установил например, руководитель вашей организации, вышестоящей или контролирующих органов. Сроки исполнения принято считать в календарных днях: для внутренних документов организации — со дня подписания утверждения ; для входящих — с даты поступления для поступивших из вышестоящей организации — с даты подписания утверждения документа этой вышестоящей организацией. Если во входящем документе указана желаемая дата исполнения, то при вынесении резолюции часто устанавливают этот срок или сокращают его на 1-2 дня. Увеличивать срок исполнения стараются только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием или в запросе совсем уж предусмотрено недостаточно времени для нормальной подготовки ответа сами понимаете, здесь уж речь не идет о задании вышестоящей организации. Контроль исполнения «сложных» заданий допускается проводить в несколько этапов, создавая несколько поручений с различными сроками, при необходимости допускается направлять на исполнение поручение по одному и тому же сроку пункту документа нескольким различным работникам. Если срок специально не оговаривается ни в тексте, ни в резолюции, а также он не является типовым т. Например, если дата регистрации документа — 25. Но если срок обозначен — 30 дней, тогда в приведенном примере исполнение поручения ожидается — не позднее 23. Еще стоит оговорить следующий момент. Если срок исполнения выпадает на выходной или праздничный день, то его отодвигают на ближайший рабочий день. Как правило, переносят на ближайший день после выходных, но в некоторых организациях предпочитают закрепить в инструкциях по делопроизводству перенос срока на предшествующий день перед выходными. Стоит еще обратить внимание на дурацкую привычку указывать сроки исполнения с различными предлогами: до 25 октября, к 25 октября, по 25 октября и т. Таким образом, в первом случае фактический срок исполнения отличается от «25 октября», что может стать причиной появления в организации конфликтных ситуаций и ненужных споров. Поэтому рекомендуется, сроки указывать простой датой без использования уточняющих предлогов, наречий и вообще любых уточняющих словосочетаний. Евгения Полоса Добрый вечер! Хотела бы попросить помощи у Вас в написании объяснительной. В один день я приняла расходные документы на закрытие вклада у нашей постоянной клиентки. Вполне возможно, что я не запросила у нее паспорт, как того требует правило, да и народу в тот день было туча, я не могу наверняка утверждать был ли паспорт. Проблема в том, что, оказывается, эта клиентка сменила фамилию к тому времени. Сама же нам об этом не сообщила. Естественно в программе и в РКО ФИО было прежним, но клиентка в этом самом РКО расписалась старой фамилией. Стечение обстоятельств и невнимательность. Текст составляется в произвольной форме. В своем сообщении Вы всё подробно изложили. То же самое можете написать в объяснительной записке. Вашу ошибку можно объяснить загруженностью в работе, большим количеством клиентов и т. Есть инструкция по делопроизводству, кот-я действует. Необходимо ее обновление, поэтому «новая версия» инструкции сейчас в работе и пока трудно сказать когда она будет полностью завершена. К примеру в нынешней нет четкого прописания, как пишется служебная записка. А в новой инструкции это будет учтено. Проблема: как быть с теми же служебными записками которые приносят на подпись, ведь они написаны как попало. Сотрудники ссылаются на то, что в ныне действующей инструкции это не прописано, вот когда пропишите тогда и будем исполнять. Можно написать служебную записку в адрес руководителей структурных подразделений: «До утверждения новой инструкции по делопроизводству просим Вас оформлять служебные записки по следующему образцу…». Если это не номерные бланки документов строгой отчетности, то ничто не запрещает изготавливать остальные формы документов в организации.
Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.
Новосибирск Пятнадцатое мая две тысячи тринадцатого года ООО "Новации", в лице директора Петрова П. К исполнению Необходимо разъяснение, если в тексте документа конкретно не указано что, как и когда исполнять Изучить предложения Неясно, что делать после изучения предложений Прошу переговорить Необходимо уточнение, когда именно это следует сделать По согласованию с руководителем, в целях оптимизации использования его рабочего времени секретарь ассистент, помощник руководителя может готовить для руководителя проекты резолюций. Как правило, переносят на ближайший день после выходных, но в некоторых организациях предпочитают закрепить в инструкциях по делопроизводству перенос срока на предшествующий день перед выходными. В этом случае секретарь может и должен деликатно и тактично объяснить руководителю, что избежать многих проблем помогает написание резолюции. Очевидно, что для определения состава исполнителей, содержания поручения и сроков исполнения, секретарю необходимо четко знать структуру организации, функции структурных подразделений, полномочия и обязанности должностных лиц, а также состояние дел в настоящее время и перспективы развития компании. Секретарю должно быть известно, что процессу написания резолюции предшествует этап распределения документов. Настоящая доверенность выдана сроком на один год без права передоверия. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. Как и в распорядительном документе например, в приказе. в резолюции срок исполнения указывается только календарной датой. Должностные обязанности Секретарь: 2. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения. Текст составляется в произвольной форме. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
Рассмотрите и сообщите свое мнение…Согласовать с. Если окажется, что это выходной или праздничный день, необходимо предупредить об этом руководителя для того, чтобы он смог скорректировать сроки. Некоторые руководители частных компаний, в основном предприятий малого и среднего бизнеса, всю распорядительную деятельность осуществляют исключительно в устной форме.
Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации. Направлять запросы в подразделения организации по поручению руководителя или по личной инициативе на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей. Тем не менее соподчиненность должностных лиц организации может привести к последовательному написанию на документе нескольких резолюций: директор указывает в качестве исполнителя своего заместителя, заместитель — начальника отдела, начальник отдела — заведующего сектором, заведующий сектором — руководителя группы и т.
Образцы доверенностей на выполнение конкретных порученийПринимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Очень часто на практике подлежат постановке на контроль только документы: в тексте которого указан конкретный срок исполнения; руководителем в резолюции к документу указан конкретный срок исполнения. Естественно в программе и в РКО ФИО было прежним, но клиентка в этом самом РКО расписалась старой фамилией. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации. Помещено в тему: Данная публикация является продолжением, начало темы об поручений смотрите в первой части. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Руководитель вправе внести в проект любые коррективы: изменить состав исполнителей или ответственного исполнителя, детализировать поручение, сократить сроки исполнения и т.
Общие правила составления резолюции можно применять и для документов, созданных с помощью компьютерных технологий или полученных по каналам электронной связи. Директор ООО "Новации" Петров П. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. К исполнению Необходимо разъяснение, если в тексте документа конкретно не указано что, как и когда исполнять Изучить предложения Неясно, что делать после изучения предложений Прошу переговорить Необходимо уточнение, когда именно это следует сделать По согласованию с руководителем, в целях оптимизации использования его рабочего времени секретарь ассистент, помощник руководителя может готовить для руководителя проекты резолюций. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОЕ НАЛОЖЕНИЕ РЕЗОЛЮЦИЙ Резолюцию на документ вправе наложить любой руководитель, имеющий подчиненных. Выполнение служебных поручений руководителя. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий. Например: После того как руководитель внесет исправления, резолюцию не перепечатывают. Во время отсутствия секретаря отпуск, болезнь и пр. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
Ритм современной жизни диктует нам необходимость постоянно искать новые пути решения задач, вынуждает быть гибкими, подстраиваясь под бешеный темп. Вот почему все популярнее становится новая идеология организации труда, основанная на эффективном использовании современных онлайн-инструментов. Когда сотрудники все реже бывают на рабочих местах, находятся в командировках, на встречах с клиентами, могут время от времени пользоваться возможностью работы из дома, освоение таких инструментов становится необходимым. Полный или частичный переход на онлайн-методы работы предъявляет высокие требования к управленческой и информационной инфраструктуре компании. Необходима прозрачность времени и задач сотрудников, которые значительную часть времени проводят вне офиса.
Первый шаг в налаживании эффективной «удаленной» управленческой структуры – внедрение контроля поручений руководителя. Если мы не можем контролировать эффективность сотрудника по его физическому присутствию в офисе, мы должны научиться делать это по результатам исполнения поставленных задач.
Сразу оговоримся. В крупных и средних корпорациях под «контролем поручений» обычно подразумевают достаточно тяжеловесную систему документооборота, которая работает с приказами, решениями правления и т.п. Как правило, эта система позволяет контролировать только самые крупные, масштабные поручения первых лиц организации, полностью оставляя «за кадром» текущую работу, состоящую из множества небольших, но важных задач.
Здесь и далее мы говорим о контроле оперативных, повседневных задач и поручений, которых у любого топ-менеджера от нескольких десятков до нескольких сотен, и многие из них далеко не так масштабны, чтобы перегружать ими бюрократическую систему документооборота, а часть и в принципе туда не попадает – например, контроль необходимых повседневных действий поставщиков, журналистов, клиентов и других внешних контрагентов компании.
Случай из жизни. Автор на диагностической встрече с членом правления одной из крупнейших российских энергетических корпораций задает вопрос: «Как вы контролируете ваши поручения»? (мощная система документооборота в компании, естественно, имеется). «Видите на стенке листочки – распечатки из Word? Это протоколы заседаний правления. Желтым маркером выделено то, что касается моих департаментов, т.е. фактически поручения правления мне». «Хорошо, а как вы контролируете свои поручения, которые делаете на основе выделенных маркером строчек?» «Вот у меня пачка стикеров на столе. Правда, растет она быстрее, чем я ее контролирую, так что нижнюю часть пачки регулярно приходится отправлять в шредер…»
Через три недели топ-менеджеру была настроена система контроля оперативных поручений на Outlook (рис. 1), в любой момент дающая ему информацию по выбранному аспекту: проекты, заседания, подчиненные и т.п. Причем основную рутинную работу по внесению и обновлению поручений вел секретарь, а руководитель пользовался результатом.
Поручения генерального директора, выборка по отделамПринципы системы контроля поручений очень просты.
Если у руководителя есть секретарь, значительный объем технической работы можно делегировать ему. Как именно поручения от руководителя попадают к секретарю (через Outlook, с помощью диктофона, бланка контроля поручений и т.п.) – отдельный вопрос, требующий уточнения при настройке контроля поручений.
Идет презентация для клиента – строительной компании, работающей в одном из сибирских городов России. Наш консультант просит: «Вспомните, пожалуйста, случай, когда отсутствие системы контроля поручений привело к потерям компании». Генеральный директор: «Легко! Месяц назад из-за того, что несколько задач внутри компании было исполнено не в срок, мы сдали парковку позже и были вынуждены давать клиентам скидки со стоимости парковочных мест. Общие потери – около 600 тыс. рублей, для нашей небольшой компании это очень серьезная сумма».
Еще один пример. В одной из телекоммуникационных компаний служба, отвечающая за эксплуатацию системы охлаждения центра обработки данных, забыла заказать запасные комплекты для кондиционеров, которые по технологии необходимо менять каждые три месяца. Один сотрудник забыл выполнить, другой забыл проконтролировать. В результате из-за отсутствия комплекта стоимостью несколько сотен долларов вышел из строя кондиционер ценой в десятки тысяч долларов. Хорошо, что центр обработки данных был изначально запроектирован с резервом и выход из строя одного кондиционера не повлиял на работоспособность всей системы. Иначе убытки пошли бы по нарастающей: из-за кондиционера вышли бы из строя серверы, остановилась бы работа запущенных на них программ и т.д. В общем, лошадь захромала, командир убит, битва проиграна «от того, что в кузнице не было гвоздя».
Упрощение отчетности и усиление мотивации
Очень полезной функцией бывает автоматическая генерация из Outlook формальной корпоративной отчетности – планов, отчетов о выполненных задачах, протоколов совещаний и т.п. К сожалению, это не штатная функция Outlook, а надстройка-макрос, разработанная в нашей компании. Ее установка включается в общий список работ при настройке контроля поручений.
Пример из практики клиентов. Одним из резервов эффективности, названным в ходе диагностики членами правления «Байкальского банка Сбербанка России», было долгое формирование протоколов после заседаний, которое могло занимать несколько дней (уточнение формулировок, сроков и т.д.), что замедляло выполнение задач.
В ходе настройки контроля поручений была принята и внесена в регламент следующая модель действий: поручения создаются в ходе совещания сразу в Outlook секретарем правления, причем окно Outlook выведено на большой экран, все видят формулировки, сроки, ответственных, могут внести свои уточнения. В конце заседания протокол принятого в банке официального формата (рис. 2) на бланке Word создается автоматически из Outlook, подписывается и приобретает «силу закона».
Пример экспорта поручений из Outlook в документ официального формата
Для председателя Правления одного из российских банков была разработана система контроля поручений, позволявшая с помощью экспорта поручений в Excel и автоматизированного управленческого анализа (учитывающего «вес» поручения, просрочку в исполнении и т.п.) ежемесячно строить рейтинг эффективности сотрудников. Система оказалась настолько простой и прозрачной, что через некоторое время к этому рейтингу были привязаны элементы денежной мотивации – часть квартальной премии сотрудника стала зависеть от коэффициента исполнения поручений.
Календари сотрудников и учет времени
Любая «онлайновость» и «удаленность» в работе компании требует весьма трепетного отношения к учету времени и результатов. Если мы не можем физически видеть друг друга в течение рабочего дня, мы должны научиться точно ставить задачи и правильно оценивать трудозатраты.
Этот контроль очень важен, и вовсе не потому, что люди – злодеи, так и ищущие, как бы уклониться от работы. Все мы несовершенны, нам нужны «подпорки», помогающие заставить себя работать эффективно, преодолевать собственную лень.
Вопрос прозрачной и управляемой постановки задач решается с помощью контроля поручений, о котором мы уже говорили. Вопрос прозрачности и управляемости времени решается с помощью корпоративного стандарта планирования в календарях.
Принципы этого стандарта достаточно просты:
Такая система дает существенный прирост управляемости для руководителей и удобства работы – для всех. Всегда видно, кто чем планирует заниматься и где находится. Собирая совещание, вы можете легко включить календари необходимых вам людей и выбрать наиболее удобное время (в Outlook даже есть функция, облегчающая поиск подходящего времени; рис. 3).
Коллективная работа с календарями Отчет по поручениям
Через год после завершения проекта, мы спросили руководителя, директора по развитию сибирской производственно-торговой компании: «Теперь, через год, когда акты сдачи-приемки и благодарственные письма давно подписаны, каков реальный «сухой остаток»?»
В этой компании при внедрении тайм-менеджмента акцент был сделан как раз на календарях. Ответ руководителя был таким: «Вы знаете, я вспоминаю времена, когда мы жили без мобильных телефонов. Нужно было сообразить, что Коля сейчас в гостях у Феди, а, поскольку у Феди нет городского телефона, нужно позвонить его соседу и попросить позвать к телефону Колю… Нашу жизнь без общих календарей, прозрачных и понятных, я вспоминаю, как жизнь без мобильного телефона. Все эти ежедневники, бумажки, бесконечные звонки, чтобы назначить встречу, еще больше звонков, чтобы перенести встречу, накладки и нестыковки в совещаниях… В общем, жизнь без корпоративного стандарта планирования – это как жизнь без мобильного телефона. Теоретически возможно, практически – крайне неудобно и неэффективно».
Оцените эффективность. Внедрение корпоративного стандарта планирования и бюджетирования времени помогает высвободить в графике каждого руководителя, в зависимости от должности, порядка трех–шести часов в неделю, уходящих на непроизводительные расходы при планировании и организации встреч, что эквивалентно примерно 10% фонда оплаты труда. При этом рост эффективности управления за счет прозрачности времени и трудозатрат составляет от 10 до 25%.
Глеб Архангельский, генеральный директор ОАО «Организация Времени», Москва
