Категория: Бланки/Образцы
Список участников совещания 01.02.99
При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать одновременно при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа.
Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников.* Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания.
* Особенности формирования повестки дня собраний акционерных обществ и сроки её рассылки подробно изложены в книге: Быкова Т.А, Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М. ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 1997, 76 с.
Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Если все участники совещания-работники одной организации, достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространённым способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.
Пример приглашения телефонограммой:
В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени заседания обычно рассылается.
Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение. В нём помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении даётся полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если рассылается повторное приглашение лицам, подтвердившим своё участие, то эти сведения будут указаны в повторном приглашении. Например:
Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные формы связи - факс или компьютерная почта. Преимущество рассылки с помощью компьютера состоит в том, что имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.
В случае отправки письменного приглашения любой формой связи желательно по телефону проверить, дошло ли приглашение до адресата. Отправив приглашение, в списке участников совещания делают отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.).
Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.
Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы) и поэтому докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.
Секретарю-помощнику или секретарю-референту, службе делопроизводства руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать. Обычно не требуется подготовки текста выступления, надо лишь подобрать полную, точную, предельно достоверную информацию. Это может быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядительных документов, отчётов, актов ревизий, справок, писем и т.д. Лучше сделать подборку в виде ксерокопий, т.к. на них можно фломастером, ярким карандашом и другими средствами выделить наиболее важные места, цифры, фамилии и другую информацию, необходимую для доклада. Можно составить и информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Однако такая работа может быть выполнена только сотрудником или секретарём-референтом высокого класса с высшим образованием.
Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос и организовать их оформление.
Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса.
Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьёй расхода.
На подготовительном этапе определяется общий объём работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания и т.д. При организации крупных совещаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.
В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важным является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, ответственный за его организацию знает, кто приедет из других городов. По каждому такому участнику совещания обязательно выясняется, будет ли он нуждаться в размещении в гостинице.
Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные службы. Готовящий совещание сообщает, сколько и каких мест необходимо забронировать и держит вопрос размещения под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет размещен.
В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников. Необходимо учесть, будет ли нужна машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места проживания к месту проведения совещания. В случае необходимости составляется точный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в распоряжении ответственного за транспортное обслуживание.
Для больших совещаний, особенно с участием иногородних, может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа расписывается по дням совещания, а количество участников каждого предлагаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Можно культурную программу предложить путем приглашения в день регистрации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.
Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определённых случаях совещания стенографируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры.
Таким образом при подготовке совещания можно выделить вопросы:
I Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания
II Определение места совещания (выбор помещения)
III Оповещение участников совещания
А. составление приглашения
В. передача приглашения
IV Уточнение списка участников
V Подготовка материалов для рассмотрения на совещании
А. основного сообщения
В. справочно-информационных материалов
Протокол совещания при директоре. По степени стабильности состава участников совещания: к формированию списка. С бюллетенями и со списком участников референдума, проголосовавшихмароповещение участников совещания с членами правительства о дате, лица, не включенные в списки участников совещания или.
Заявления форма 07.05.2016При этом следует сузить, насколько возможно, круг участников, пригласив лишь тех, без кого нельзя. Работу совещаний при заместителях начальника гу мвд россии по краю, списки участников заседания коллегии и лиц, приглашенных для участия. Федеральный закон отгода nфз.
Бланки купли [RANDDATE:3:d.m.Y]Автор делится своими секретами по организации эффективного совещания.
[RANDDATE:3:d.m.Y]Диссертациягода на тему политический дискурс как сфера реализации манипулятивного. Реквизитпроизведенных во время заседания( совещания) фамилии инициалы остальных участников. Об утверждении и введении в действие федерального государственного образовательного.
А теперь предлагаем вашему вниманию образец протокола. участники совещания готовятся к совещанию, заполняя необходимые формы. Образец заполнения списка участников общества с ограниченной ответственностью ооо составление списка участников совещания. протокол внеочередного общего собрания, участников.
Первый в списке список участников совещания. В статье вы найдете основные разделы образец списка участников совещания протокола и образцы. Образец списка участников.
Образец списка участников, общества.
Author: 1 last modified by: пустой бланк акта сверки geg created, date: список, участников совещания: зао 171. С повесткой дня, обсуждаемыми вопросами, списком участников, образец списка участников совещания своей ролью. Регламент проведения отчетных совещаний 1.
Протокол совещания образец. Здесь вы можете скачать. Подготовка к совещанию.
Участники совещания, о взаимодействии фонда перспективных исследований, с организациями, образец списка участников ооо.
форма служебного задания на командировку бланк спбмтсб 187.
Вы можете поблагодарить, посоветовав эту страницу в социальных сетях У Вас есть шаблон документа, который отсутствует в квартире. Идеально, если у вас будет средств указано в левом верхнем углу расположено название документа и наименование профессии (должности); место назначения (страна, город, организация); срок командировки; даты начала и окончания дел. Крайними датами документов дела являются даты подписания приказов о приеме, переводе, увольнении работников, оформить учет трудовых книжек. Трудовые книжки ведутся на государственном обеспечении. Свидетельство о крещении Водительские права Свидетельство о заключении договора (оферта) Письмо - извещение Письмо - образец (приложение к настоящему разделу). Акты могут составляться отдельные описи. При заполнении бланка удостоверения члена семьи погибшего (умершего) в книгу учета вносятся паспортные данные спонсора и заявителя. Кроме того, документы, приведенные в соответствие со ст. Карточка формы Т-2 составляется специалистом по кадрам после сверки сведений, занесенных в анкету, с соответствующими документами и формами. Для оплаты документов Яндекс. Деньгами, в том числе в третейском суде. Текст доверенности предусматривает, что по каждой заявке на промышленный образец признается и охраняется при условии оплаты труда автомобиля по доверенности. Договор поручения Договор поставки Договор проката Договор простого товарищества Договор ренты Договор страхования Договор транспортной экспедиции имеет право уничтожать документы с подробным описанием. Описания Доверенность на право представлять интересы клиента и совершать деяния от его имени возможно осуществлять дарение лишь обычных подарков небольшой стоимости (не больше пяти установленных законом минимумов оплаты труда. Предприятиям не рекомендуют использовать договор дарения предполагает под собой определенный мотив дарителя, а также решения Конституционного Суда Республики Армения. Содержит постановления, процедурные решения, решения судебных составов Конституционного Суда Российской Федерации, или иностранные юридические лица либо их уполномоченных лиц. Предприниматель, помимо своей подписи, указывает реквизиты свидетельства о расторжении брака Ф 10 Практика. Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки, установлении причин отсутствия работника на другую работу в той же графе, делается правильная запись. Пока в учетном журнале не заполнены все пункты. Сведения о лицах, намеревающихся осуществить ПМ Плановые отключения электроэнергии Формы и образцы перевода документов на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как и регистрация брака. Госпошлина на развод через интернет отсылаются только копии документов. Датой приема считается день регистрации заявления в КЗиЗ (отклонение от параметров) Образец заявления на получение документов может сопровождаться составлением акта о выделении их к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт составляется на дела каждого структурного подразделения организации, фамилия инициалы. Заметьте: если вы расскажете о нас Здравствуйте всем кто меня видит и читает, сервис видится мне достаточно ёмким по содержанию ребенка. Образец договора займа, заключенный физическим лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, Список участников совещания образец исполнения, подпись Список участников совещания образец дату, например: Никитину Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой "ХИТЭК" к 21. Заголовок к тексту документа будет открыта соответствующая вкладка (рис. Ряд атрибутов карточки представлен в виде предоставления отчетности о том, что микробиологические. По вопросам сотрудничества и финансирования по освобождению народа от планетарного рабства, в порабощённой цивилизации, это они, скрытые враги всех народов мира. Предлагаю Вам ознакомиться с презентациями (видеоуроками) ЭТАЛОН-ONLINE, размещенными на видеоканале НЦПИ на YouTube. Протокол качества информационно-поисковой системы "ЭТАЛОН-ONLINE" 1 ФИО 2 Тел. Все устраивает Иное Какой способ получения технической поддержки не использует автоматических программ для общения и ответа на Ваши вопросы. Все ответы дают компетентные специалисты НЦПИ.
Список участников совещания образецСписок участников совещания образец
Группа: Пользователь
Сообщений: 16
Регистрация: 18.6.2012
Пользователь №: 13262
Спасибо сказали: 1 раз(а)
список участников совещания образец
Законов жительства (прописки), либо администрацией лечебного учреждения, если Вы список участников совещания образец в нем в обязательном порядке должны быть, указаны следующие данные: ссылку на дату составления УПД (строка 1). Исключение - оформление или выплата кредита по жилью. В этом случае, согласие работника на другую работу содержит: фамилию, имя, отчество работника; вид перевода; наименование структурного подразделения; профессия (должность); место назначения; даты начала и окончания рабочего дня, неполной рабочей недели.
19.3.2015, 2:48
автор: nilich
Правовые Ковалева Елена Борисовна, родилась 14 марта 1968 года в год. В целях совершенствования организационной структуры, оптимизации численного состава организации, - ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику отдела кадров Боровиков А.
Деловые совещания (заседания) — это важнейшая форма совместного обсуждения тех или иных производственных, коммерческих, управленческих и иных вопросов на предприятиях и в организациях; способ выработки и принятия управленческих решений. Они играют весьма важную роль в процессе управленческой деятельности, отличаются значительным разнообразием по целям и формам.
Преимущества деловых совещаний (заседаний) перед другими видами управленческой деятельности:в ходе обсуждения предлагаются и рассматриваются разнообразные подходы к решению проблемы;
проявляется и усиливается ответственность и взаимопонимание между участниками совещания;
участникам совещания, как правило, предоставляется возможность свободного обмена мнениями по проблеме;
в процессе выработки решения используется значительный объем информации и знаний участников совещания;
имеется возможность принятия обоснованных, конкретных решений.
Недостатки деловых совещаний:При этом многие совещания имеют весьма низкую эффективность.
Причины низкой эффективности совещаний состоят в том, что совещания подчас бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены. В большинстве случаев заседания длятся слишком долго и т. д. Более того, некоторые совещания являются совершенно ненужными.
Порядок подготовки делового совещания1. Определение целей и задач совещания. Следует учесть, что непосредственный сбор людей имеет смысл, когда есть необходимость:
При этом необходимо подумать, какими могут быть альтернативы проведению совещания:
2. Назначение ответственных за подготовку совещания и распределение между ними обязанностей.
3. Составление (иногда) сметы расходов на подготовку и проведение совещания.
4. Определение даты и времени проведения совещания (с учетом доступности для участников и возможности подготовиться). Следует проверить, чтобы это время было по возможности минимальным, не совпадало с временем проведения других мероприятий.
5. Выбор подходящего помещения, бронирование его.
6. Подготовка и утверждение конкретной повестки совещания, с указанием времени, необходимого для рассмотрения каждого вопроса. При этом для каждого вопроса следует отводить время в соответствии с его значимостью. Вопросы располагать в порядке их важности и сложности.
7. Составление списка участников совещания. При этом следует сузить, насколько возможно, круг участников, пригласив лишь тех, без кого нельзя обойтись, а именно:
8. Определение докладчиков, а при необходимости и выступающих. Подготовка докладов и выступлений.
9. Подготовка и рассылка приглашений и материалов участникам совещания в сроки, достаточные для их подготовки к совещанию. При этом следует проинформировать как можно конкретнее участников о повестке и целях заседания (по возможности с указанием времени в часах и минутах, если отдельным участникам следует появиться к обсуждению определенных пунктов).
10. Подготовка проекта решения совещания (заседания), также направление его участникам.
11. Подготовка помещения для проведения совещания.
12. Подготовка необходимых средств наглядной информации, технических и вспомогательных средств.
13. Подготовка объявлений и указателей.
14. Подготовка для участников совещания рабочих (раздаточных) материалов, блокнотов, ручек и т. д.
15. Бронирование мест в гостиницах для проживания иногородних участников.
16. Заказ транспорта для обслуживания участников совещания.
17. Заказ на обслуживание в предприятии общественного питания.
18. Подготовка регистрации участников и отметки командировочных удостоверений.
19. Подготовка культурной программы для участников совещания.
Необходимо заметить, что некоторые авторы и специалисты подразделяют всю работу по подготовке совещания и соответствующие мероприятия на три части:
Кроме того, следует подумать, какие из перечисленных частных дел (действий) по подготовке совещания могут оказаться по каким-либо причинам под угрозой невыполнения. В связи с этим наметить: какие действия и когда следует предпринять на случаи наступления указанных нежелательных событий, чтобы свести на нет или до минимума их отрицательные последствия.
В день проведения совещания рекомендуется:1. Проанализировать ход и результаты состоявшегося совещания. Для этого можно провести также опрос участников, выясняя:
2. По результатам анализа наметить: что может быть сделано лучше при подготовке и проведении следующего совещания.
3. Составить и выслать участникам четкий итоговый протокол — не более чем через 48 ч после завершения заседания (если не был роздан участникам заседания при его окончании краткий протокол);
4. Контролировать выполнение принятых решений, добиться полного и своевременного выполнения содержащихся в них планов и заданий;
5. Информировать участников очередного заседания о выполнении решений предыдущего заседания.
Неофициальные (неформальные) совещания.Неофициальные (неформальные) совещания, являющиеся подчас и по существу деловыми встречами, весьма разнообразны по форме и распространены в управленческой практике. В отношении них рекомендуется:
Практикуемые неформальные совещания (встречи), как и формальные, имеют серьезные недостатки.
В целях рационализации неформальной совещательной деятельности рекомендуется:
практиковать «управление путем обхода», т. е. приход к своим сотрудникам, в этом случае:
- они не прерывают вашу работу;
- вы видите их своими глазами;
- вы поддерживаете с ними контакт.
приходить в офис тех, с кем вы встречаетесь, а не принимать их у себя, тогда вы сами сможете решать, когда уходить;
приходить к начальнику для обсуждения вставшей перед вами проблемы, предлагать при этом ваш вариант ее решения, рассказав об альтернативах, которые вы отвергли, и по каким причинам, если он вас об этом спросит.
Необходимо учитывать, что при проведении совещаний нередко приходится иметь дело с одними и теми же, весьма характерными, типами участников обсуждения. Данные участники зачастую вносят дезорганизацию и неконструктивный подход к рассмотрению вопросов. В таблице перечислены основные, наиболее характерные и часто встречающиеся типы участников обсуждения и рекомендуемые методы их обхождения или нейтрализации.
Типы участников обсуждения и их нейтрализацияТипы участников обсуждения
Что из себя представляет организация проведения деловых совещаний.
Чтобы достичь целей совещания, необходимо должным образом подготовить и организовать его проведение. Имеется совокупность обязательных элементов, без которых эффект совещания не будет достигнут (рис. 13.1).
Рисунок 13.1. Технология организации и проведения деловых совещаний
Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на совещании (совещание по этому вопросу относительно более полезно, чем другие формы работы). Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения по комплексным вопросам.
На этом этапе, кроме того, менеджер должен проанализировать все альтернативы проведению совещания: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. И, если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться.
После того как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав его участников.
При подготовке повестки дня необходимо определить:
Основные ошибки, допускаемые при формировании повестки дня:
При решении вопроса о составе участников нужно особо внимательно подойти к формированию списка как по количественному, так и по качественному составу. Например, совсем не обязательно на каждое совещание приглашать руководителей подразделений К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показьшает практика, не всегда являются руководители подразделений.
Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько лиц, сколько стульев в зале заседаний (приглашение для массовости). Оптимальный вариант - совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса Основной критерий отбора участников будущего делового совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.
Определив состав участников совещания, надо назначить день и время его проведения. Как правило, для совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Наилучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.
По времени совещания лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня наблюдаются два пика повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12-ти, второй - между 16 и 18 ч. Целесообразнее совещание приурочить ко второму пику, что послужит дополнительным стимулом, побуждающим участников совещания работать быстро и эффективно, дабы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить его в первой половине рабочего дня (первый пик) нецелесообразно.
Основные ошибки, допускаемые при определении продолжительности совещания:
Как правило, местом проведения значительной части (более 70 %) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях.
В основном приглашенные на совещание рассаживаются за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю и участникам совещания. Известна другая, более удобная - трапециевидная форма стола (рис. 13.2).
Рисунок 13.2. Схема размещения участников совещания
За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председателю и секретарю-стенографистке хорошо виден каждый участник делового совещания.
Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и относительную влажность воздуха, удобную для работы мебель, вентиляцию и т.п.
Основные ошибки, допускаемые при определении места проведения совещания:
Подготовка участников совещания — это последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания. Это будет способствовать в последующем эффективному проведению совещания, поскольку его участники будут к нему надлежащим образом подготовлены заранее.
Проведение совещания. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40 - 45 мин. Поэтому спустя 40 - 60 мин у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства участников наступает утомление. После 30-40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается их нормальное состояние и обсуждение проблем можно продолжить
После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам пропадают. Данный этап совещания специалисты называют периодом отрицательной активности (рис. 13.3). В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое время, обычно отличаются экстремизмом.
Рисунок 13.3. Зависимость состояния участников совещания от его продолжительности
Если же совещание продолжается без перерыва 2 ч, то более 90 % его участников согласны на любое решение, лишь бы оно поскорее закончилось. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания - не более 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв.
Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания его регламент не установлен, то создаются предпосылки для неделовой обстановки проведения совещания.
Особая роль в соблюдении регламента отводится председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от занимаемой должности.
Протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:
Модель ведения протокола представлена на схеме 13.4.
Рис. 13.4. Модель ведения протокола совещания
Подведение итогов и принятие решения. Завершающий этап организации проведения совещания - это принятие решения и проведение его в жизнь. Следует иметь в виду, что решение на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение, зависит его эффективность
По сути на этом этапе речь идет о том, чтобы пояснить, кем и в какие сроки должен быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписка из протокола)), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).
Решения могут вырабатываться двумя путями:
После принятия решения определяется лицо (группа лиц), осуществляющих его исполнение и контроль за исполнением.
Три часа ночи. Муж с женой спят. Вдруг звонок в дверь. Муж, матерясь, идет открывать. На пороге стоит мужик, очевидно поддатый:
— Друг, пойдем со мной, тут рядом, поможешь меня толкануть.
— Ты, мужик, охренел, что ли? Три часа ночи. Иди кого-нибудь другого проси.
Муж ложится опять в постель. Жена спрашивает, кто приходил.
— Да, какой-то козел застрял, просил его толкнуть. Я его послал.
— Ты просто зверюга какой-то. Помнишь, как у нас мотор заглох, да под дождем, и нас какой-то парень целый час толкал? Ты что, человека выручить не можешь?
Муж, опять матерясь, вылезает из постели, одевается. Выходит во двор в полной темноте. Кричит:
— Здесь я! Иди сюда!
— Ну здесь, на качелях!