Рейтинг: 4.0/5.0 (1840 проголосовавших)Категория: Инструкции
"Торговый эксперт", 2008, N 3
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ: ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ
Несмотря на то что Трудовой кодекс РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. В статье разъясняются основные требования, предъявляемые к составлению должностной инструкции.
Должностная инструкция занимает важное место среди документов, разрабатываемых работодателями. Она подлежит применению в ходе осуществления деятельности по организации и управлению наемным трудом.
Задача должностной инструкции - установить функции, основные права, обязанности и ответственность работника в процессе осуществления им трудовой деятельности, а также квалификационные требования по предусмотренной штатным расписанием должности.
Значение должностной инструкции
Сложно переоценить значение должностной инструкции в сфере применения труда. Грамотное определение должностной инструкцией квалификационных требований по должности позволяет, например, объективно оценить деловые качества претендента при приеме его на работу, в т.ч. в процессе прохождения конкурса (избрания или выборов на должность), а также оценить деятельность работника в процессе его аттестации (соответствие его занимаемой должности).
В то же время четкое определение должностной инструкцией компетенции (прав и обязанностей) работника способствует, в частности, рациональному распределению трудовых функций между работниками организации (осуществлению разделения труда в целом) либо обеспечению осуществления надзора за соблюдением трудовой дисциплины работником (в т.ч. позволяет оценить поведение работника в случаях его наказания).
В ряде случаев должностная инструкция может служить доказательством правомерности поведения работника или работодателя. Именно поэтому необходимо иметь представление о порядке ее составления.
Разработка должностной инструкции
Перечислим основные требования, которые необходимо знать при разработке должностной инструкции.
Во-первых, должностная инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с учетом требований, предусмотренных Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих. Указанные Справочники и порядок их применения утверждаются Правительством РФ.
Примечание. Порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован. Работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 "О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" (ред. от 20 декабря 2003 г.) Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (далее - ЕТКС работ и профессий рабочих) состоит из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих характеристики основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности и соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих.
Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее - ЕТКС руководителей, специалистов и служащих) состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих.
Следует отметить, что в соответствии с п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" (в ред. Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.12.2006 N 63) работодатель вправе несколько расширить рамки квалификационных требований, установленных ЕТКС. Он вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, иные требования, обязательные для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона, либо которые необходимы в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям в силу специфики той или иной работы. Например, квалификационные характеристики, предусмотренные должностной инструкцией, могут содержать требование владеть одним или несколькими иностранными языками, уметь работать на компьютере и т.д.
Во-вторых, должностная инструкция составляется по каждой должности, имеющейся в организации. Она носит обезличенный характер. До заключения трудового договора работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись во всех случаях, предусмотренных трудовым законодательством:
- при заключении с работником трудового договора;
- переводе работника на другую работу (независимо от того, является ли перевод постоянным или носит временный характер, и т.д.);
- предложении работнику другой работы, вакантной должности (вакантных должностей) в порядке трудоустройства в случаях, предусмотренных ТК РФ.
В-третьих, структура должностной инструкции довольно четко определена. В ней должны быть указаны:
- наименование структурного подразделения;
- реквизиты согласования и утверждения.
В-четвертых, должностная инструкция подлежит утверждению работодателем самостоятельно без участия представительных органов работников. Это обусловлено тем, что должностная инструкция, вопреки бытующему мнению, не является локальным нормативным актом в силу того, что не отвечает требованиям такого акта.
При оформлении должностной инструкции используются реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов <1>.
<1> С 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который распространяется на все организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000), утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.
Разделы должностной инструкции
Должностная инструкция состоит из следующих разделов:
I. Общая часть (Общие положения).
III. Должностные обязанности.
VI. Взаимоотношения (связи по должности).
Раздел "Общие положения", как правило, предусматривает:
- квалификационные требования, предъявляемые к лицу, занимающему должность (см. схему 1);
- основополагающие организационные и правовые документы, которые обязан знать работник, поскольку, осуществляя свою деятельность, обязан ими руководствоваться.
¦ и служащих ¦ ¦ дополнены +----
При разработке раздела "Функции" следует учитывать положения, содержащиеся в ЕТКС рабочих и ЕТКС руководителей, специалистов и служащих. Здесь должна быть очерчена (отражена) трудовая функция, которую надлежит исполнять работнику, занимающему эту должность. Она не может превышать компетенцию структурного подразделения организации, за которым закреплена должность. Необходимо сформулировать основные направления деятельности работника.
Отметим, что трудовая функция работника (см. схему 2), предусмотренная трудовым договором, должна соответствовать функциям, предусмотренным в должностной инструкции. Трудовая функция работника, определенная соглашением сторон, может содержать не весь перечень, предусмотренный разделом "Функции". Таким образом, трудовые функции работников, занимающих одинаковые должности, могут быть неодинаковыми, но в пределах функции, предусмотренной должностной инструкцией по конкретной должности.
-----+ Трудовая функция работника +-------¬
¦¦ Работа по должности в соответствии со ¦ ¦
¦¦ штатным расписанием, профессии, ¦<--+
¦¦ специальности с указанием квалификации ¦ ¦
¦¦Конкретный вид поручаемой работнику работы¦<---
¦ Определяется +->¦ соглашением ¦ ¦предусмотрена+->¦ трудовым¦
¦в соответствии+--+ с функцией +--->¦ в должностной¦
¦ ---------------¬ ¦содержащихся в ЕТКС работ и¦
+->¦ Основана +---------+ профессий рабочих, ЕКС ¦
¦ ¦ специалистов и служащих ¦
L->¦ Ограничена +-------+(структурного подразделения),¦
L--------------- ¦ за которым закреплена ¦
Справка. Раздел "Общие положения" может содержать дополнительные требования, устанавливаемые работодателем к должности самостоятельно с учетом специфики деятельности организации.
Следует отметить, что при формулировании условия трудового договора относительно трудовой функции работника необходимо соблюдать принцип возможного (реального) исполнения работником возложенных на него трудовых обязанностей. Поэтому трудовая функция работника должна быть сформулирована четко по конкретной должности, предусмотренной штатным расписанием.
Нельзя не отметить, что раздел "Функции" является наиболее важным, поскольку работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, т.е. исполнения работником работы за пределами его трудовой функции. Так как в трудовых отношениях право одной стороны трудового договора корреспондирует с обязанностью другой стороны, то этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, изложенную в нем, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения.
Раздел "Должностные обязанности" представляет собой перечень обязанностей работника, предусмотренных ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также локальными нормативными актами, действующими в организации. Среди локальных нормативных актов можно назвать акты, устанавливающие дисциплину труда (Правила внутреннего трудового распорядка) или определяющие порядок обработки, хранения и использования персональных данных работников (Положение о персональных данных работников организации) и т.д. В то же время с учетом специфики работы (трудовой функции) могут быть установлены и иные обязанности. Например, обязанность работника повышать свой профессиональный уровень, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя.
Раздел "Права" охватывает перечень полномочий, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей.
Раздел "Ответственность" предусматривает меры юридической ответственности, которые могут быть применены к работнику в случае несоблюдения им требований должностной инструкции, установленных трудовым законодательством. Например, для отдельных категорий работников должностная инструкция может предусматривать полную материальную ответственность в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.
Раздел "Взаимоотношения (связи по должности)" устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и, как правило, содержит:
- перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей, которые непосредственно подчинены работнику в связи с его должностью (трудовой функцией) или которым он обязан подчиняться по работе;
- условия и порядок замещения временно отсутствующего работника. В этом разделе могут быть указаны иные дополнительные положения, уточняющие положение работника, занимающего указанную должность, регламентирующие условия его деятельности.
Должностная инструкция действует довольно продолжительное время, что вытекает из свойства трудового правоотношения, которое носит длящийся (продолжительный характер). В ряде случаев возникает необходимость внести в инструкцию соответствующие изменения.
Следует отметить, что работодатель вправе вносить в нее определенные изменения. При этом необходимо учитывать, что работодатель вправе единолично вносить изменения в должностную инструкцию относительно квалификационных требований; взаимоотношений (связи по должности), устанавливающих субординацию, подчинение, взаимозаменяемость при условии, что это не влечет за собой изменение условий трудового договора, определенных соглашением сторон. Трудовая функция работника, определенная соглашением сторон трудового договора в соответствии с функцией, определенной должностной инструкцией, может быть изменена только соглашением сторон.
Исходя из изложенного, представляется необходимым обратить внимание на Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников". Соглашаясь с мнением Роструда о том, что должностная инструкция является важным документом, нельзя признать убедительным утверждение о том, что работодатель вправе самостоятельно решить, как ее оформить и как вносить в нее изменения. Роструд полагает, что работодатель уполномочен решать эти вопросы, поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован. Однако это не так.
Заметим, что ТК РФ предъявляет достаточно жесткие требования к изменению определенных сторонами условий трудового договора, особенно это касается трудовой функции работника.
Так, согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, включая перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора. Исключение составляют случаи, предусмотренные ТК РФ, например временный перевод, связанный с производственной необходимостью. При этом соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
В силу ст. 74 ТК РФ работодатель вправе в одностороннем порядке изменить условия труда при наличии условий, предусмотренных ТК РФ. Так, в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя. Однако даже в этом случае изменение трудовой функции работника не допускается.
Исходя из этого, представляется ошибочным вывод, сформулированный Рострудом относительно порядка внесения изменений в должностную инструкцию.
Обратите внимание! Работодатель не всегда вправе единолично изменить в должностной инструкции трудовую функцию работника.
Примечание. Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.
Оформление должностной инструкции
Независимо от того, является должностная инструкция приложением к трудовому договору или утверждена как самостоятельный документ, она в любом случае подлежит утверждению как самостоятельный документ с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Разница состоит в порядке определения трудовой функции работника, его прав и обязанностей трудовым договором.
Если условиями трудового договора трудовая функция работника, под которой в силу ст. 57 ТК РФ понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы, предельно конкретизированы, то в ряде случаев необходимость ссылаться на должностную инструкцию работника отсутствует. Поэтому трудовая функция работника может быть изменена соглашением сторон в порядке, предусмотренном ст. 72 ТК РФ. При этом следует учитывать, что увеличение количественной составляющей трудовой функции (расширение объема полномочий работника) не может происходить без увеличения заработной платы работника. Поскольку это противоречит положению ч. 1 ст. 129 ТК РФ, согласно которой заработной платой работника является вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы.
Если трудовой договор содержит отсылочное условие, т.е. определяет трудовую функцию работника, его права и обязанности путем ссылки на должностную инструкцию, то конкретизация таких условий содержится в должностной инструкции, с которой работник должен быть ознакомлен при приеме на работу под роспись. При этом судебная практика, сложившаяся в ходе применения трудового законодательства, свидетельствует о необходимости в этом случае прилагать должностную инструкцию к трудовому договору, включая в его содержание условие о том, что должностная инструкция является неотъемлемой частью трудового договора. В этом случае работодатель обязан выдать работнику должностную инструкцию на руки, надлежащим образом зафиксировав факт получения им документа.
Следует подчеркнуть, что как в первом, так и во втором случае трудовая функция работника, его права и обязанности установлены соглашением сторон. Разница состоит лишь в способе оформления достигнутого сторонами соглашения. Если трудовая функция работника определена в виде отсылочного условия трудового договора, то это означает, что стороны достигли соглашения по этому вопросу. Поэтому внесение в должностную инструкцию изменений, особенно если это связано с изменением обязательных условий трудового договора, должно осуществляться с соблюдением требований, предусмотренных ТК РФ.
Таким образом, если работодатель имеет намерение изменить квалификационные требования по должности, он вправе это сделать в одностороннем порядке, поскольку они не влекут за собой изменения условий, определенных соглашением сторон. Между тем изменение данных относительно, например, прав и обязанностей работника в силу ч. 8 ст. 74 ТК РФ не должны ухудшать его положение по сравнению с установленным коллективным договором соглашениями. Кроме того, изменение таких условий допускается при наличии условий и в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ.
Если речь идет об изменении трудовой функции, то работодатель не правомочен изменить ее в одностороннем порядке, в т.ч. путем внесения изменений в должностную инструкцию, поскольку это нарушает требования, предусмотренные ст. ст. 72, 74 ТК РФ.
Анализируя заключение Роструда о возможном изменении содержания должностной инструкции путем "заблаговременного уведомления об этом работника" и получения его согласия на продолжение трудовых отношений, можно сказать следующее.
Трудовая функция работника может быть изменена исключительно соглашением сторон. Между тем должностная инструкция подлежит утверждению единолично работодателем (в одностороннем порядке). Уведомление работника об изменении трудовой функции работника, предусмотренной должностной инструкцией, не менее чем за два месяца, т.е. в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ, недопустимо, поскольку в этом случае происходит нарушение ч. 1 ст. 74 ТК РФ.
Мнение Роструда, что в этом случае не происходит изменения условий трудового договора, несостоятельно, поскольку при заключении трудового договора соглашением сторон была определена трудовая функция работника, которая была предусмотрена должностной инструкцией, действовавшей на момент заключения трудового договора (приема работника на работу). Следовательно, изменение трудовой функции работника, предусмотренной должностной инструкцией, является изменением определенных соглашением сторон условий трудового договора относительно трудовой функции работника. Поэтому получение от работника согласия на продолжение трудовых отношений не является законным основанием для внесения изменений в должностную инструкцию.
Кроме того, несостоятельным является вывод Роструда о том, что в случае, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Поскольку должностная инструкция является приложением к трудовому договору, она не может быть изменена соглашением сторон.
Учитывая изложенное, представляется необходимым руководствоваться разъяснениями Роструда, изложенными в приведенном выше Письме с большой осторожностью, тем более что это Письмо не является нормативным документом и носит рекомендательный характер.
кафедры трудового права
МГУ им. М.В. Ломоносова,
Подписано в печать
о порядке разработки должностных инструкций
1.1. Должностная инструкция – организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность работника ДОУ при осуществлении им деятельности в определенной должности.
1.2. Должностные инструкции на работников ДОУ разрабатываются руководителем. Должностные инструкции должны быть конкретны и фактически описывать рабочие места.
1.3. Должностные инструкции пересматриваются в едином порядке в соответствии с изменениями структуры и штатной численности ДОУ.
1.4. Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в следующем:
¾ закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
¾ определяет задачи, функции, права и обязанности работника;
¾ позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
¾ является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
¾ устанавливает организационные основы правовой деятельности.
Должностные инструкции пересматриваются, как правило, один раз в три года.
1.5. Срок хранения должностных инструкций в ДОУ составляет 3 года после замены их новыми.
1.6. Хранение оригиналов должностных инструкций осуществляет заведующий ДОУ.
2.Порядок оформления должностных инструкций
2.1.Должностная инструкция оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ДОУ.
2.2.Должностная инструкция согласовывается с профсоюзным комитетом ДОУ и утверждается приказом заведующего.
2.3.Текст должностной инструкции как организационного документа состоит из следующих разделов:
¾ Общие положения;
¾ Функции (младший обслуживающий персонал);
¾ Необходимые знания;
¾ Должностные обязанности;
¾ Взаимоотношения. Связи по должности.
3. Раздел должностной инструкции «Общие положения»
В разделе «Общие положения» необходимо сформулировать и закрепить следующий состав информации:
¾полное наименование должности (точное наименование в соответствии со штатным расписанием, с указанием категории работника в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), место в системе управления, основную задачу деятельности (в соответствии с одной из основных задач структурного подразделения);
¾в чьем непосредственном подчинении находится работник (кому подчиняется дополнительно на период отсутствия вышестоящего лица);
¾порядок назначения на должность и освобождение от нее (приема и увольнения – для работников ДОУ) – по представлению какого лица производится назначение, с каким должностным лицом производится назначение;
¾порядок замещения в случае временного отсутствия работника (закрепляется схема взаимозаменяемости или перераспределения обязанностей, в том числе и порядок приема – передачи дел материально ответственным лицам);
¾установлен ли работнику ненормированный рабочий день, если его должность, специальность или профессия включены в утвержденный приказом заведующего перечень должностей, специальностей и профессий с ненормированным рабочим днем;
¾входит ли работник в состав какого-либо коллегиального органа по должности – для руководителей особенно важно закрепить их членство в аттестационных, квалификационных комиссиях, а для работников – возможность их включения в состав комиссий по приему – передаче дел, проведению инвентаризации, списанию имущества и др.;
¾чем работник руководствуется в своей деятельности - указываются действующее законодательство, документы органов управления ДОУ, действующие нормативные и технологические документы, Правила внутреннего трудового распорядка и конкретная утвержденная должностная инструкция;
¾чьи устные и письменные распоряжения выполняет работник – дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие;
¾квалификационные требования к образованию, стажу работы – разрабатываются на основании разделов «требования к квалификации» квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, а так же Тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников отдельных отраслей;
¾что должен знать работник – по усмотрению руководителя могут быть сформулированы следующие пункты: краткий перечень общих требований к знаниям в соответствии с типовой квалификационной характеристикой специальности, типовой перечень знаний, необходимых для замещения должностей, конкретный перечень знаний и умений, необходимых для замещения должности в конкретном структурном подразделении на определенном рабочем месте.
4. Раздел должностей инструкции «Функции»
4.1. В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями или одним направлением деятельности структурного подразделения.
4.2. В формулировках функций четко отражается вклад работника в достижение поставленных перед структурным подразделением главных задач; указывается, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.
5. Раздел должностной инструкции «Должностные обязанности»
5.1. Раздел «Должностные обязанности» включает перечисление работ, операций и технологий, которые выполняются работником ежедневно или с общей периодичностью.
5.2. Должностные обязанности объединяются в однородные группы в соответствии с функциями работника, в начале текста перечисляются должностные обязанности, которые работник выполняет самостоятельно, а в заключении – те, которые выполняются в сотрудничестве с другими работниками.
5.3. Регламентация должностных обязанностей работника в тексте излагается в последовательности, соответствующей реализации им общих управленческих целей.
6. Раздел должностной инструкции «Права»
6.1. Раздел «Права» строится по следующей логической схеме:
¾ права работника на самостоятельное принятие решений – перечисляются вопросы, которые он имеет право решать самостоятельно;
¾ права и контроль – перечисляются вопросы и действия, исполнение которых работник имеет право контролировать, выполняя свои функциональные обязанности по поручению руководителя;
¾ права требовать выполнения определенных действий, права давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;
¾ права визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.
6.2. В тексте данного раздела закрепляются права работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей, по реализации функций и технологий, в выполнении которых он участвует; входить в состав рабочих групп по подготовке и реализации конкретных проектов и участвовать в разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главной задачи структурного подразделений или всего ДОУ.
7. Раздел должностной инструкции «Ответственность»
7.1. Раздел «Ответственность» предусматривает закрепление прежде всего ответственности за нарушение действующего законодательства, действий организационно-распорядительных и других документов в соответствии с разделом «Общие положения» должностной инструкции.
7.2. В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника, в случае, если его должность ее предусматривает.
7.3. Фиксируются конкретные формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах предприятия, нарушения сроков выполнения работы, отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технологических средств, отказ выполнять устные и письменные распоряжения руководителя, не противоречащие действующему законодательству.
8. Раздел должностной инструкции «Взаимоотношения»
8.1. Раздел «Взаимоотношения» должен содержать регламентацию информационно-документационных связей работника, которые он осуществляет для достижения цели деятельности ДОУ и для эффективного исполнения своих должностных обязанностей.
8.2. В начале раздела указывают связи внутри ДОУ, а затем связи с внешними организациями.
9. Раздел должностной инструкции «Должен знать»
В разделе «Должен знать» указываются нормативные правовые документы, которые должен изучить данный работник и использовать в своей работе.
10. Заключительные положения.
10.1. Руководители структурных подразделений несут отвтетственность за своевременную подготовку проектов должностных инструкций работникам своего подразделения и передачу их заведующему ДОУ.
10.2. Заведующий ДОУ производит корректировку текста и передает для согласования в Профсоюзный комитет ДОУ.
10.3. Должностные инструкции утверждаются, изменяются и отменяются по решению заведующего ДОУ.
10.4. Ознакомление работников с должностными инструкциями осуществляется при поступлении на работу в ДОУ заведующим – персонально под роспись. Должностная инструкция является обязательной для применения и соблюдения работником с даты ознакомления.
Статьи и интервью
Общие правила составления должностных инструкцийВы уже знаете, что при разработке должностных инструкций необходимо использовать нормативные документы, рассмотренные в предыдущем номере журнала, так как в них установлены общие правила определения наименований должностей, профессии и составления должностных инструкций. Каким образом оформляются должностные инструкции работников службы ДОУ? Какова их структура и основное отличие от должностных инструкций работников других структурных подразделений организации?
Составление и оформление должностных инструкций работников службы документационного обеспечения управления (ДОУ)
Работа по составлению и оформлению должностных инструкций работников службы ДОУ начинается с изучения штатного расписания уяснения состава и наименования должностей работников службы ДОУ вашей организации. Прежде всего, следует определить, какие категории работников трудятся в службе ДОУ.
Категорий работников организации три: руководители, специалисты, другие служащие (технические исполнители).
Необходимо также знать, что перечень наименований профессий, включенный в Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), представлен гораздо шире по сравнению с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Справочник), в котором помимо наименований профессий даны их квалификационные характеристики. Поэтому в перечнях должностей, распределенных по категориям, выделены наименования должностей, на которые в Справочнике даны квалификационные характеристики.
Оформление должностных инструкций
Как документ, входящий в систему организационно-распорядительных документов (ОРД), должностная инструкция на всех работников организации, включая работников службы ДОУ, оформляется на общем бланке организации.
В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" каждая организация независимо от формы собственности должна иметь общий бланк, на котором оформляются все виды ОРД (кроме писем), включая должностные инструкции.
На общем бланке указываются: наименование вышестоящей организации (если она есть), наименование организации - автора должностной инструкции, наименование вида документа - "Должностная инструкция", дата ее подписания, порядковый (регистрационный) номер (индекс) инструкции, место составления.
Расположение реквизитов в бланке может быть продольным или угловым. Выбор зависит от решения организации, хотя специалисты-документоведы рекомендуют использовать угловое расположение, т. к. должностная инструкция обретает юридическую силу после ее утверждения, то есть после оформления грифа утверждения, который располагается в верхней правой части первой страницы должностной инструкции. Заголовок должностной инструкции отвечает на вопрос "кого?". Например, "Должностная инструкция секретаря", "Должностная инструкция заведующего канцелярией" и т. д.
Структура должностной инструкции работников службы ДОУ
Отличие должностной инструкции работников службы ДОУ от должностных инструкций работников других структурных подразделений заключается в том, что Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) установила четкую структуру текста должностной инструкции для работников службы ДОУ (ГСДОУ, ВНИИДАД, 1991, с. 73-74).
Она включает семь разделов:
Отсутствие в организации должностных инструкций нарушением не является. Однако их наличие лишь облегчает задачу работодателя по обеспечению эффективности производственного процесса и дисциплины труда. Всегда можно понять, что сотрудник должен делать, с кем взаимодействовать и, если что-то пошло не так, виноват ли он на самом деле. В статье приводятся правила составления должностных инструкций
Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ компании, в котором:
Разработать ее можно самостоятельно или руководствоваться при этом тарифно-квалификационными справочниками. Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787, не единственный документ, который можно использовать. Существуют также соответствующие документы Минздравсоцразвития России, и более ранние – Минтруда, Госкомтруда и т. д. Они в основном регулируют правила, связанные с отраслевыми особенностями труда работников.
В шапке должностной инструкции пишут название организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.
Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.
Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы руководитель организации. Если есть необходимость, то их можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.
Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией под поспись, пометка о которой находится на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает:
Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: «выполняет», «организует», «составляет» и т. д. При споре сотрудник не сможет заявить, что действия из инструкции он делать «мог», но не был обязан. Требования к тексту должностной инструкции – полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей.
Заполнение основных разделов должностной инструкции
Теперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.
Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:
В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности.
Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.
В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.
Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.
Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся:
Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Оно устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника. В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.
Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.
Какие дополнительные разделы можно включить
Также в должностную инструкцию можно включить раздел «Взаимоотношения (связи по должности)», которым регулируются производственные контакты между сотрудниками одного и разных отделов. Раздел поможет определить круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Например, то, каким образом сотрудник обязан взаимодействовать с контрагентами и как информировать об этом своего руководителя.
Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в этом разделе порядок и периодичность представления (а также получения) работником отчетов, планов и других документов.
В должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, раздел «Оценка работы», где на основе разделов «Функции» и «Должностные обязанности» устанавливаются критерии оценки труда.
Советуем включать в должностную инструкцию раздел «Порядок пересмотра должностной инструкции». В нем можно установить срок действия или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых:
Данный раздел располагают в конце текста должностной инструкции.
