Правила составления доверенностей

Как известно, Гражданский кодекс не предъявляет каких-то особенных требований к оформлению доверенности, которую, как правило, можно составить в произвольной форме. При желании это можно сделать на бланке организации.

Но имейте в виду, есть исключение. Доверенность от имени компании на получение товаро-материальных ценностей (ТМЦ), по совместительству, является первичным документом бухучета. Такие доверенности бухгалтерия выписывает сама. Для этого предусмотрены две унифицированные формы: № М-2 и № М-2а (утв. постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Еще одна деталь оформления, которая напрямую не следует из ГК РФ – паспортные данные поверенного. Действительно, его полномочия не пострадают, если такие данные не указывать. Но ведь доверенность выдается, в том числе, и для того, чтобы контрагенты или чиновники могли убедиться, что перед ними именно представитель компании.
Поэтому не стоит пренебрегать указанием в доверенности этих сведений. Это избавит представителя от необходимости доказывать, что это именно ему выдан документ, а вас от хлопот связанных с тем, чтобы подтвердить этот факт. Юристам хорошо известно, что иногда упущенное время стоит слишком дорого.

СПРАВКА. Иногда паспортные данные в доверенности обязательны. Доверенность, выданная физическому лицу для голосования в общем собрании акционеров или общем собрании участников ООО должна обязательно содержать паспортные данные представителя (п. 1 ст. 57 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 2 ст. 37 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Данное соображение справедливо и в отношении других способов избежать разночтений в содержании документа: все даты и сроки нужно указывать не только цифрами, но и прописью. Особенно важно недвусмысленно указать дату выдачи, так как без нее доверенность ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ). А наименования организаций, фамилии, имена и отчества доверителей и представителей, иных лиц писать полностью. Проще говоря, нигде в тексте доверенности не следует допускать сокращения. «Все даты и сроки нужно указывать не только цифрами, но и прописью. Нигде в тексте доверенности не следует допускать сокращения»

Сама суть доверенности предполагает, что из нее должны быть четко видны воля доверителя и объем передаваемых полномочий. Возможен очень широкий спектр вариантов. От генеральной доверенности, (например, доверенность на руководителя филиала организации), до доверенности на совершение разового конкретного действия (совершить сделку, получить зарплату и т.п.).

На практике наиболее распространены доверенности, выдаваемые для совершения ряда однородных сделок или иных однородных юридических действий (специальные доверенности). Например, для защиты интересов организации в арбитражных судах и судах общей юрисдикции, на управление транспортным средством. Лучше не злоупотреблять расхожей фразой «и иные полномочия, связанные с доверенностью». Это лишний предлог для разногласий по поводу полномочий представителя. Действительно важные и конкретные полномочия лучше расписать подробно.

Обратите внимание, некоторые полномочия нельзя передавать по доверенности.

Например, уполномоченный представитель налогоплательщика не вправе платить за него налоги. Это непосредственная обязанность плательщика (определение Конституционного суда РФ от 22.01.04 № 41-О). Все обязательства по возмещению вреда, причиненного здоровью человека или его имуществу, виновник обязан исполнять лично (п. 1 ст. 1064 ГК РФ). А налоговики, заручившись статьей 9 Федерального закона от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», не станут регистрировать новую фирму, если заявление о регистрации подаст представитель учредителей по доверенности. При этом наличие судебной практики в пользу организаций (например, постановления Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 10.01.07 № А56-35539/2005, от 11.02.05 № А21-5471/04-С1) для них значения не имеет.

Придаем документу юридическую силу

Гражданский кодекс прямо требует, чтобы на доверенности от имени организации были ее печать и подпись руководителя (п. 5 ст. 185 НК РФ). В дополнение к этим реквизитам в доверенности на получение ТМЦ от имени государственного или муниципального предприятия свой автограф должен оставить главбух.

Судебная практика позволяет сделать весьма интересный вывод: подпись все-таки, важнее печати. Так, из постановления Федеральный арбитражный суд Волго-Вятского округа от 16 июля 2003 г. № А43-4692/02-26-180 следует, что при наличии оттиска подлинной печати, но без подписи руководителя, доверенность нельзя считать действительной. А вот в обратном случае, когда есть подпись, но нет печати, документ излечим. Например, в постановлении от 27 февраля 1996 г. № 19/96 Президиум ВАС РФ указал: доверенность с подлинной подписью руководителя и главного бухгалтера фирмы, но с поддельной печатью не свидетельствует о том, что представитель является неуполномоченным лицом. При возникновении подобных ситуаций следует учитывать все обстоятельства в совокупности: статус представителя, наличие трудовых отношений между ним и доверителем и т. п.

Заверять доверенность у нотариуса нужно лишь в случаях прямо прописанных в законе. Доверенность от имени юридического лица обязательно заверять у нотариуса, только если речь идет о передоверии (п. 3 ст. 187 ГК РФ). Остальные случаи обязательной визы нотариуса на документе относятся к доверенностям, выданным физическими лицами (например, доверенность на право представлять физическое лицо в налоговых отношениях; п. 3 ст. 29 НК РФ). «Судебная практика позволяет сделать весьма интересный вывод: подпись на доверенности все-таки важнее печати»

Особенности оформления доверенностей

Помимо основных правил составления доверенностей, о которых мы напомнили выше, полезно иметь в виду следующие особенности.

Договор с консалтинговой или аудиторской фирмой. Сейчас очень распространено сотрудничество организаций или предпринимателей с консалтинговыми и аудиторскими фирмами. Зачастую эти фирмы по договору обслуживания берутся защищать интересы своих клиентов в судах, налоговых и иных органах, на рынке ценных бумаг и т. п.

На кого в таких случаях клиент должен выдать доверенность: непосредственно на фирму или же на ее работника, который будет заниматься данным клиентом? В законодательстве РФ четкого ответа на этот вопрос нет.

Вариант передачи полномочий работнику фирмы не нарушает законодательство и является оптимальным для сторон представительства. Ведь если бы клиент выдал доверенность на имя фирмы, то ей пришлось бы передоверять полномочия своему работнику. А это возможно только, если в первоначальной доверенности предусмотрена возможность передоверия. Кроме того, передоверие нужно нотариально заверять.

Представление интересов в арбитражном суде. Для представительства в арбитражном суде также установлены особые требования к оформлению доверенностей (ч. 2 ст. 62 АПК РФ).

В такой доверенности должно быть специально оговорено право представителя подписывать исковое заявление, отзыв на исковое заявление, заявление об обеспечении иска. А также право отказываться от исковых требований, признавать и изменять их, обжаловать судебные акты арбитражного суда, передавать свои полномочия представителя другому лицу (передоверие). В противном случае считается, что представитель такими полномочиями не наделен. И суд, к примеру, вправе оставить без движения апелляционную жалобу, подписанную представителем на основании, так скажем, «неполной» доверенности. А если причины оставления жалобы без движения вовремя не устранены, – то и вовсе возвратить жалобу (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 6 сентября 2006 г. № А26-4719/2005-13).

В гражданском процессе действуют похожие требования о специальной оговорке ряда полномочий в доверенности (ст. 54 ГПК РФ).

Представительство в исполнительном производстве. Доверенность на представление и защиту интересов в ходе исполнительного производства составляется по тому же принципу, что и доверенность на представительство в арбитражном процессе.

Если вы хотите, чтобы представитель компании мог предъявлять и отзывать исполнительные документы, передоверять предоставленные ему полномочия, обжаловать действий судебного пристава-исполнителя и получать присужденное вам имущество (в том числе денежные средства), то об этом нужно обязательно указать в доверенности (п.2 ст. 35 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

Скрытие опасности доверенности

На практике, даже идеально оформленная доверенность может стать причиной ряда проблем. Как их решить?

Опасности в передаваемых полномочиях. Минус любой доверенности в том, что она не в силах объять необъятное. Поэтому на практике может возникнуть ситуация, когда представитель в целях обеспечения интересов представляемого будет вынужден превысить свои полномочия (например, заключить сделку, хотя доверенность ему этого не позволяет). Но, несмотря на то, что представитель действовал исключительно ради выгоды своего доверителя, все права и обязанности по совершенной сделке возникнут у представителя (ст. 183 ГК РФ). Естественно, такое развитие ситуации может быть невыгодно ни тому, ни другому. Но это исправимо.

Чтобы эта сделка имела юридические последствия непосредственно для доверителя, нужно чтобы он ее прямо одобрил любым из перечисленных способов (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23 октября 2000 г. № 57):

- письменное или устное одобрение, которое может быть непосредственно адресовано контрагенту по сделке,

- признание претензии контрагента,

- просьба об отсрочке или рассрочке исполнения сделки,

- акцепт инкассового поручения,

- совершение конкретных действий, которые свидетельствуют об одобрении сделки (например, полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки, штрафов за нарушение обязательств и т. п.),

- заключение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена с целью исполнения (изменения) первой.

При совершении любого из этих действий, будет считаться, что сделка одобрена, и все права и обязанности по ней перешли к доверителю.

Опасности в подписи. Если в организации сменился руководитель, лучше сразу поменять доверенности, подписанные прежним директором, на доверенности с подписью нового.

Дело в том, что некоторые юристы, в том числе и судьи, считают смену руководства организации основанием прекращения действия доверенности. Объясняют это тем, что именно законный представитель фирмы вправе решать, кому доверить те или иные полномочия. Новый директор может быть не согласен с тем кругом лиц, доверенности которым выдал его предшественник. Поэтому их нужно поменять на новые и только тогда они будут действительными.

На наш взгляд, эта точка зрения неверна. В статье 188 ГК РФ сказано, что доверенность досрочно утрачивает силу, когда прекращается юридическое лицо, выдавшее ее. А о его руководстве (законном представители) речи не идет. К тому же, если следовать той логике, что все доверенности, подписанные старым директором недействительны, нужно перезаключить и все договоры, заключенные им же.

Как бы то ни было, есть опасность, что доверенность, подписанную прежним руководителем, не примут в суде или иных органах с вытекающими отсюда правовыми последствиями (отказ в приеме документов, недопущение к участию в рассмотрении дела и т. п.). Без траты времени и сил предотвратить такие последствия можно, но только представив доверенность с подписью нового руководителя. «Некоторые юристы, в том числе и судьи, считают смену руководства организации основанием прекращения действия доверенности»

Опасности в самом представителе. Другую опасность несут в себе доверенности, выданные на длительный срок. Вполне вероятно, что доверитель может усомниться в честности своего представителя задолго до того, как срок доверенности истечет. Что можно сделать в такой ситуации, чтобы предотвратить дальнейшие недобросовестные действия (бездействие) представителя?

Нужно отменить выданную доверенность. И чем быстрее это сделать, тем лучше для доверителя. Ведь если представитель совершит нежелательную для доверителя сделку еще до того, как узнает про отмену доверенности, то именно у последнего возникнут все права и обязанности по этой сделке (п. 2 ст. 189 ГК РФ).

Чтобы зафиксировать дату, когда представитель узнал о лишении своих полномочий, письмо лучше вручить ему лично либо отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Вместе с тем об аннулировании доверенности необходимо известить третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность (например, органы Федеральной регистрационной службы). И опять же, чем раньше, тем лучше. Ведь имея такую информацию, эти лица могут предотвратить незаконные действия бывшего представителя.

НАНОСИМ УДАРЫ мошенникам ЖКХ по самому слабому месту - по ДОВЕРЕННОСТИ ПРЕДСТАВИТЕЛЮ

Эту статью могут комментировать только участники сообщества.
Вы можете вступить в сообщество одним кликом по кнопке справа.

по нанесению ударов в потенциально слабое место позиции противной стороны – 

ПОЧЕМУ НАДО ОТСЛЕЖИВАТЬ, как оформлена ДОВЕРЕННОСТЬ ПРЕДСТВИТЕЛЮ нашего противника?

1.1. Потому что можно  заявить в суде ходатайство об оставлении заявления без рассмотрения, поскольку оно подписано или подано лицом, не имеющим на это полномочий

“Суд оставляет заявление без рассмотрения в случае, если:…заявление подписано или подано лицом, не имеющим полномочий на его подписание или предъявление иска…”

1.2. Потому что можно  поставить перед судом первой инстанции, но лучше заявить во второй – об отсутствии важнейшего доказательства – Доверенности

“Исковое заявление подписывается истцом или его представителем при наличии у него полномочий на подписание заявления и предъявление его в суд”

"К исковому заявлению прилагаются: …доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочия представителя истца” (ст. 132 ГПК РФ);

1.3. Потому что можно  заявить в суде второй инстанции при обжаловании решения суда, например,

-         Доверенность просрочена или

-         Доверенность выдана неуполномоченным лицом или

-         Полномочия, указанные в Доверенности, не дают права на подписание (или на предъявление) иска 

-         Доверенность на представителя противной стороны выдана после начала процесса, поэтому все доказательства, представленные им на первых заседаниях, следует отнести к полученным с нарушением закона 

И настаивать на отмене состоявшегося решения по основанию:

“недоказанность установленных судом первой инстанции обстоятельств, имеющих значение для дела” (п.2 ч.1 ст. 330 ГПК РФ).

1.4. Потому что можно  при случае подать исковое заявление о признании договора, связанного с Доверенностью, или саму Доверенность недействительной. Даже если не удасться это осуществить, можно на полгода-год приостановить разбирательство по иску нашего противника

По сути наши действия в направлении “Доверенность представителя” можно уподобить действиями разведовательно-диверсионной группы в тылу противника – нам надо обнаружить “дыры” в обороне склада взрывчатых веществ и в нужный момент устроить взрыв

ЧАСТО ВСТРЕЧАЮЩИЕСЯ ПОРОКИ ОФОРМЛЕНИЯ

2.1. Из двух прав упомянуто одно

В доверенности указано право представителя на предъявление искового заявления в суд, но не отражено права на подписание искового заявления (или наоборот). Это значит, что исковое заявление подписано (или представлено) ненадлежащим лицом 

“Исковое заявление подписывается истцом или его представителем при наличии у него полномочий  на подписание заявления и предъявление его в суд ” (ч.4 ст. 131 ГПК РФ).

2.2. В доверенности не указано право представителя подписывать документы на бланке организации

Если исковое заявление представлено на бланке организации за подписью лица, статус которого в доверенности определен, как “гр.”(с очевидностью – гражданина гражданки), то такая доверенность ничтожна, поскольку право пользоваться бланками организации в Доверенности не оговорено. Только юридическому лицу принадлежит исключительное право использования своего фирменного наименования на бланках (ч.1 ст. 174 ГК РФ)

2.3. Не приложено документа, подтверждающего право на выдачу доверенности

Доверенность организация подписана не руководителем, а заместителем без приложения документа, подтверждающего права заместителя на подписание доверенностей.

“Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя  или иного лица, уполномоченного на это в соответствии  с законом и  учредительными документами” .(ч.1 ст. 185.1 ГК РФ)

“Доверенность от имени организации выдается за подписью ее руководителя  или иного уполномоченного  на это ее учредительными документами лица, скрепленной печатью этой организации (при наличии печати)“. (ч.3 ст. 53 ГПК РФ)

“При оценке документов или иных письменных доказательств суд обязан с учетом других доказательств убедиться в том, что такие документ или иное письменное доказательство исходят от органа, уполномоченного представлять данный вид доказательств, подписаны лицом,  имеющим право скреплять документ подписью,  содержат все другие неотъемлемые реквизиты данного вида доказательств”. (ч.5 ст. 67 ГПК РФ)

2.4. Вместо печати используется штамп, напоминающий печать

Согласно Федерального закона от 8 февраля 1998 года N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью” у общества с ограниченной ответственностью допускается только одна печать – в пункте 5 статьи 2 слово “печать” стоит в единственном числе:

 5. Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. 

Что касается штампов. то их количество не ограничено. Поэтому круглая печать с надписью «Для документов», «Филиал» или “Канцелярия”- это все штампы, не более того.

Правовой статус основной печати понятен - она используются для заверения подписей высших должностных лиц организации на документах, предназначенных сторонним пользователям

Так что, если в центре круглой печати указаны подразделения  организации, например, “канцелярия” или “Филиал №2”, то это значит – доверенность не заверена печатью организации, хотя

“Доверенность от имени организации выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного на это ее учредительными документами лица, скрепленной печатью  этой организации ( при наличии печати)” 

2.5. Используется чужая печать

Однажды получил письмо 

У нас есть в городе ОАО "ВУЖКС" и ООО "ВУЖКС". Последнее – “дочка” ОАО, но действует якобы самостоятельно. Обе организации сидят по одному адресу. Так вот иск подан от ОАО на основании доверенности от ООО

Ясно, что доверенность не той организации. Но вряд ли стоит об этом поднимать вопрос до окончания разбирательства дела. Если решение суда будет против вас, то в Апелляционной жалобе можно указать в качестве довода, что иск подан лицом, не имеющим надлежащих полномочий (в Приложении  приведен практический пример применения такого “засадного полка”)

Но случается вообще наглое использование «левой» печати. Из письма, полученного от одного из своих последователей, вижу, что и ск подается от имени ОАО "УЖХ Октябрьского района г.Уфы", а печать ООО "НефтеХимИнвест".

В таких случаях, на мой взгляд, надо сразу обратиться в прокуратуру с заявлением о совершенном администр ат ивном праволнарушении (ст.19.23 КоАП РФ). Подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт), указывая на факт подделки документа с использованием печати. 

Справочно: по этой статье предусмотрена максимальная санкция 40 тысяч рублей штрафа с конфискацией орудий совершения 

2.6. Не в том месте проставлена дата 

Доверенность оформлена на бланке организации, но дата проставлена не в зоне действия “Доверенности”, а в поле бланка (до слова “Доверенность”). Тогда как по закону дата проставляется внутри  доверенности – обратите внимание на предлог “в”: “Доверенность, в  которой …”

“ Доверенность,  в которой  не указана дата ее совершения, ничтожна” (ч.1 ст. 186 ГК РФ)

“Полномочия представителя должны быть  выражены в доверенности, выданной и  оформленной в соответствии с законом” (ч.1 ст. 53 ГПК РФ)

По закону требуется указать домашний адрес представителя, но, как правило, представители страются не “засвечивать” домашний адрес

В исковом заявлении должны быть указаны:… наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем   (п.2 ч.2 ст. 131 ГК РФ)

КОПИИ ДОВЕРЕННОСТИ вместо ОРИГИНАЛА

3.1. Доверенность или копия

Вместо доверенности в дело вложена копия доверенности. А по закону это недопустимо: 

“Полномочия представителя должны быть выражены в доверенности, выданной и оформленной в соответствии с законом” (ч.1 ст. 53 ГПК РФ)

“Суд не может считать доказанными обстоятельства, подтверждаемые только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа …”  (ч.7 ст.67 ГПК РФ) 

3.2. Копия заверена лицом, не имеющим полномочий на заверение копий 

В доверенности на представителя, как правило, не указано право заверять от имени руководителя предприятия копии с документов, находящихся на предприятии (лицевых счетов, протоколов, распоряжений и т.д.) 

Стоит внимательно посмотреть на ст. 54 ГПК РФ, в которой определен типовой набор полномочий представителя

  “Представитель вправе совершать от имени представляемого все процессуальные действия”. (ст.54 ГПК РФ)

Но заверение копий внутренних документов какой-либо организации не является процессуальным действием. Так что относительно полномочия заверять копии, то такое полномочие надо прописывать специально, как и специальные права участника гражданского дела

“ … право представителя на подписание искового заявления, предъявление его в суд, передачу спора на рассмотрение третейского суда, предъявление встречного иска, полный или частичный отказ от исковых требований, уменьшение их размера, признание иска, изменение предмета или основания иска, заключение мирового соглашения, передачу полномочий другому лицу (передоверие), обжалование судебного постановления, предъявление исполнительного документа к взысканию, получение присужденного имущества или денег должно быть специально оговорено в доверенности, выданной представляемым лицом”.

НЕДОПУСТИМОСТЬ выдачи  Доверенности ПРЕДСЕДАТЕЛЕМ ПРАВЛЕНИЯ ТСЖ

4.1. Председатель не является руководителем

Председатель правления не является руководителем организации, он всего лишь лицо, действующее от имени организации без доверенности. Тогда как 

“доверенность от имени юридического лица выдается за подписью  его руководителя  или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами” (ч.1 ст. 185.1 ГК РФ) 

4.2. Председатель не является органом организации, 

 “дела организаций ведут в суде  их органы,  действующие в пределах полномочий, предоставленных им федеральным законом. иными правовыми актами или учредительными документами, либо представители” (ч.2 ст. 48 ГПК РФ) 

4.3. Руководство деятельностью ТСЖ осуществляет правление

Руководство деятельностью ТСЖ по закону осуществляется  правлением

 “руководство деятельностью товарищества собственников жилья осуществляется Правлением товарищества” (ч.1 ст. 147 ЖК РФ);

“правление товарищества собственников жилья является исполнительным органом товарищества, подотчетным Общему собранию членов товарищества” (ч.4 ст. 137 ЖК РФ); 

“в обязанности правления товарищества собственников жилья входят … соблюдение товариществом законодательства и требований устава товарищества” (ч.2 ст. 147 ЖК РФ )

4.4. Председатель не может наделить доверенное лицо полномочиями, которых у него нет

Право на совершение процессуальных действий в суде является специальным, оно должно быть оговорено либо в законе, либо в учредительных документах, либо в решении собрания. Как правило, не существует записи в Уставе или решения собрания о предоставлении председателю правления особых полномочий, перечисленных в ст. 54 ГПК РФ (см. параграф 3.2 настоящего документа)

  Напомним, что по закону прав у председателя правления законом совсем немного:

“Председатель правления товарищества собственников жилья действует без доверенности от имени товарищества, подписывает платежные документы и совершает сделки, которые в соответствии с законодательством, уставом товарищества не требуют обязательного одобрения правлением товарищества или общим собранием членов товарищества, разрабатывает и выносит на утверждение общего собрания членов товарищества правила внутреннего распорядка товарищества в отношении работников, в обязанности которых входят содержание и ремонт общего имущества в многоквартирном доме, положение об оплате их труда, утверждение иных внутренних документов товарищества, предусмотренных настоящим Кодексом, уставом товарищества и решениями общего собрания членов товарищества” (ч.2 ст. 149 ЖК РФ)

Если у председателя правления нет специальных полномочий на процессуальные действия в суде, то он не может передать такие несуществующие полномочия своему представителю без нарушения ст. 201 УК РФ (Злоупотребление полномочиями)

Специально следует пояснить, что такое «полномочие» («уполномочие»)

“доверенностью признается  письменное уполномочие. выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами”  (ч. 1 ст. 185 ГК РФ)

ПОЛНОМОЧИЕ …. Официально предоставленное кому-нибудь  право какой-нибудь деятельности, ведения  дел. Превысить свои полномочия. Сложить с себя полномочия. (Толковый Словарь русского (государственного) языка)