Руководства, Инструкции, Бланки

эпк что это такое в делопроизводстве образец

Рейтинг: 4.5/5.0 (455 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Хранение документов в организации и перечень сроков хранения

Хранение документов

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Сроки хранения документов

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы. имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:
  • временным (до 10 лет);
  • временным (свыше 10 лет);
  • постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы. бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство. общество. науку. отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

  • отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
  • отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
  • выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
  • установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

  • при составлении номенклатуры дел ;
  • при формировании дел ;
  • при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.
Типовые перечни документов по срокам хранения

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Определение срока хранения документов

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение. а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел. и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

  • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
  • отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
  • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

  • документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
  • документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
  • документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
  • документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

Рис. 6.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

  • опись дел постоянного срока хранения;
  • опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
  • опись дел по личному составу;
  • акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.

  • Правоведение
  • эпк что это такое в делопроизводстве образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Делопроизводство и документооборот

    Виды документов с указанием сроков хранения

    Постановления, решения, рекомендации высшего органа организации (общего собрания, съезда, конференции, трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков)

    Постановления, решения, рекомендации коллегиального исполнительного органа организации (совета арендаторов, правления, совета директоров, дирекции)

    Учредительные документы (устав фирмы, учредительный договор и др.)

    Проекты устава; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, заключения, переписка) по его разработке

    Проекты положений об органах управления организации

    Приказы по основной деятельности, распоряжения, указания руководителя организации

    Протоколы заседаний и собраний акционеров, учредителей, совета директоров, трудового коллектива и т.д.

    Журналы (книги) учета работы с акциями

    Список аффилированных лиц

    Список лиц, имеющих право на получение дивидендов

    Журнал учета акционеров

    Дело приватизации (постановления, решения, приказы, протоколы, устав, план, баланс, акты, свидетельства, реестр акционеров, проспект эмиссии и др.)

    Свидетельства о регистрации организации

    Договор о слиянии, разделении, присоединении организации

    Договоры с членами коллегиальных исполнительных органов, руководителем, аудитором

    Договоры на аренду, наем и оперативное управление объектами госсобственности

    Книги регистрации договоров

    Проекты договоров; документы (справки, докладные записки, предложения, заключения, переписка) по их разработке

    Проекты штатного расписания; документы (справки, докладные записки, предложения, заключения, переписка) по его разработке

    Акты ревизий и проверок фирмы государственными инстанциями, о ликвидации, передаточные, приемо-сдаточные

    Правила, инструкции, методические указания, разработанные организацией

    Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации

    Доклады, докладные записки по основной деятельности организации

    Отчеты о командировках

    Предложения (письма) организации в государственные, муниципальные органы

    Документы (протоколы, стенограммы, доклады, тезисы, переписка) об организации и проведении различных мероприятий: конференций, съездов, семинаров, собраний и др. касающихся основной деятельности организации

    Документы (обзоры, исторические справки, газетные и журнальные статьи, заметки) по истории организации

    Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы об организации

    Свидетельства о праве собственности на землю, здания, имущество

    Заключения по серьезным нарушениям в соблюдении трудового законодательства

    Переписка по существенным конфликтам, спорам, претензиям

    Номенклатура дел организации, классификаторы, перечни документов, описи дел постоянного хранения, акты о выделении документов к уничтожению

    Документы (обзоры, справки) о составе и содержании документов организации

    Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов

    Переписка по основным вопросам защиты информации

    Прогнозы (перспективные планы) деятельности организации

    Концепции развития организации

    Долгосрочные экономические нормативы и лимиты

    Диагностика деятельности организации (аналитические обзоры, анализы выполнения планов)

    Планы экономического и социального развития организации

    Годовые планы организации по всем основным видам деятельности

    Прейскуранты, ценники, тарифы, разработанные организацией

    Справки, расчеты по прогнозированию и совершенствованию цен на перспективу

    Годовые (сводные) планы, отчеты, балансы, анализы

    Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, объяснительные записки к ним

    Документы (акты, заключения, сведения, ведомости, расчеты и др.) по оценке основных фондов; по определению износа основных средств; по расчету оценки стоимости имущества и др. вопросам производственной деятельности организации

    Проспект эмиссии акций

    Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры, разработанные организацией

    Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров)

    Протоколы (стенограммы) встреч, переговоров, отчеты

    Контракты, договоры, соглашения об установлении экономических связей с другими организациями

    Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам

    Аналитические, информационные обзоры (доклады по основным вопросам деятельности, составленные организацией)

    Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, каталоги, путеводители, буклеты, акты экспертизы. отзывы, отчеты; дипломы) об участии в выставках, ярмарках, презентациях

    Документы (буклеты, плакаты, статьи) по рекламе деятельности организации

    Документы (сведения, рапорты) о трудовых конфликтах

    Нормы, нормативы, тарифно-квалификационные справочники, ставки, разработанные организацией

    Документы (акты, заключения, отчеты, справки, переписка) о производственных авариях и несчастных случаях

    Записки о приеме, переводе, увольнении работников

    Программы, разработанные организацией

    Списки поставщиков и потребителей

    Протоколы разногласий по договорам

    Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов

    Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в постоянное или временное пользование, аренду

    Документы (договоры дарения, акты приема-передачи ценных вещей, обязательств, справки, отчеты) о благотворительной деятельности.

    Личные карточки (Т2, Т2А)

    Приказы о движении кадров

    Лицевые счета на выдачу заработной платы

    Контракты с работниками организации.

    Документы (справки, сведения, переписка) о разработке и изменении цен

    Документы (доклады, справки) о проведении встреч (переговоров)

    Документы (проекты, предложения, заключения, замечания) по подготовке контрактов, договоров, соглашений

    Документы (предложения, рекомендации, справки, расчеты, докладные записки, сведения) о разработке планов и выполнении планов экономического сотрудничества

    Документы (доклады, справки, сведения) об улучшении условий труда и состоянии техники безопасности

    Протоколы ревизионных комиссий.

    Лицевые счета акционеров

    Договоры с Российскими фирмами

    Свидетельства о внесении вкладов, паев

    Листы-подтверждения о доле в стоимости имущества товарищества

    Договоры на оказание юридических услуг

    Документы по разработке планов

    Переписка по основным вопросам планирования и финансирования

    Документы (расчеты, справки, таблицы, заключения, анализы) о финансировании всех видов деятельности организации

    Бухгалтерские регистры (Финансовые документы могут быть уничтожены после проведения по ним ревизии)

    Акты технического состояния зданий

    Договоры об организации и эксплуатации внутренней связи в организации

    Акты о нарушении правил внутреннего распорядка

    Договоры о медицинском и санитарно-курортном обслуживании работников организации

    Документы (сведения справки, переписка) о покупке и аренде жилых помещений для сотрудников организации

    Переписка о благотворительной деятельности.

    Основная часть справочно-информационных документов, в т.ч. переписка по организации досуга работников организации, квартальные планы, отчеты, балансы и т.д.

    Эпк расшифровка номенклатура

    Эпк расшифровка номенклатура это


    Номенклатура дел службы кадров выполняет следующие задачи: распределение исполненных документов в дела

    Доронина Л.А. | к.э.н. доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления Сейчас все озабочены составлением номенклатуры дел на следующий год. Кто-то актуализирует номенклатуру текущего года, а кто-то приступил к выполнению этой задачи на своем предприятии впервые. Предлагаем вам в помощь статью о разработке номенклатуры дел в жанре классического делопроизводства: здесь все «разложено по полочкам», даны образцы оформления номенклатуры дел, рекомендации по систематизации документов и формулированию заголовков дел, по определению сроков их хранения (в т.ч. отмечены послабления, предусмотренные «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов).
    Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.
    Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря
    1. Разновидности номенклатуры дел
    Номенклатура дел бывает трех видов:
    номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная ­номенклатура дел).
    Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».
    Номенклатура дел организации делится на:
    номенклатуру дел структурного подразделения.
    Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков. Требования к оформлению номенклатуры дел организации
    Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М. Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо ­от ведомственной принадлежности и формы собственности.

    Рассматриваемая номенклатура является основой для составления описей дел, а также основным учетным документом в делопроизводстве.

    Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел ­(сейчас на предприятиях составляют ­номенклатуры дел на следующий, 2008 год).
    Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.
    Пример 1
    Пример 2
    Как мы видим, номенклатура дел организации:
    если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.
    Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.
    Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.
    Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
    По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
    Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

    Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.

    итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.
    Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле. составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М. Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.
    Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М. 2006), отличаются от наименований граф таблицы. представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М. Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.
    Фрагмент документа
    Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (М. 2006):
    Индекс дела
    Заголовок дела
    (тома, части)
    Кол-во дел
    (томов, частей)
    Срок хранения и № статей
    по перечню
    Примечания
    1
    2
    3
    4
    5
    Наименование раздела
    Фрагмент документа
    Наименования граф номенклатуры дел в «Основных правилах работы архивов организаций» (М. Росархив, ВНИИДАД, 2003):
    Индекс дела
    Заголовок дела
    (тома, части)
    Кол-во ед. хр.
    Срок хранения и № статей
    по перечню
    Примечания
    1
    2
    3
    4
    5
    Наименование раздела
    Заполнение граф статьи номенклатуры дел Наименование раздела
    Номенклатура дел может быть построена по:
    функциональной схемам.
    В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.
    Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 – индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности. Графа 1. Индекс дела
    Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре.
    Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.
    В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.
    Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел. Графа 2. Заголовок дела
    Каждому делу должен быть присвоен заголовок.
    Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее – заголовки дел организационной документации. После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальны

    Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру


    о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

    Если организация стоит на учете в каком-либо государственном или муниципальном архиве, ее номенклатура дел должна быть согласована с ЭПК органа управления


    Номенклатура дел. Совершенствование работы управленческого аппарата отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

    В архивных учреждениях существуют экспертно-проверочные комиссии (ЭПК). Форма номенклатуры дел организации*.


    Номенклатуру пересогласовывают с ЭПК архивного учреждения не реже, чем раз в 5 Наименование должности руководителя Расшифровка службы делопроизводства

    Доступно о номенклатуре. Номенклатура дел Зачем нужна номенклатура дел? срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по


    Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Протокол ЭПК архивного учреждения.

    Руководитель канцелярии организации (подпись) Расшифровка подписи. номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного


    архив, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно. лица, передавшего сведения, с его личной подписью, расшифровкой подписи и датой

    Закрепленная отметка "ЭПК" переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел.


    Номенклатура дел структурного подразделения будет являться разделом сводной номенклатуры 15 л. ЭПК. Документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени и др.)

    Образец оформленной номенклатуры дел отдела кадров приведен в приложении 1. Для некоторых дел рядом со сроком хранения проставляют отметку «ЭПК».


    Составление номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется на предстоящий Отметка «ЭПК» («Экспертно-проверочная комиссия»), проставленная в Перечне к

    В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. 1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК.


    Отметка «ЭПК» означает, что часть документов в данном деле может иметь научно-историческое Подпись Расшифровка подписи. Дата. Форма номенклатуры дел.

    Номенклатура дел представляет собой систематизированный и оформленный в Наиболее важные дела имеют в Модели номенклатуры дел отметку "ЭПК".


    В индивидуальную номенклатуру дел необходимо перенести отметку "ЭПК", которая Должность лица, передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи. Дата.

    Делопроизводство и архив – нормативно-методические документы

    Делопроизводство и архив – нормативно-методические документы

    В список включены только самые необходимые нормативные документы, которые помогут в любой организации правильно наладить делопроизводство и обеспечить ведение архива. Также вам будут полезны статьи данного ресурса, написанные с учетом всех основных нормативных требований.

    • имеет нормативный статус для государственных организаций и обязателен для негосударственных в части работы с документами Архивного фонда РФ,
    • ожидается в ближайшее время вместо него (устарел) появление нового документа,
    • включает темы (и ссылки на статьи данного сайта): разработка номенклатуры дел. проведение экспертизы ценности документов, создание экспертной комиссии. составление акта на уничтожение дел и архивных описей. описывает организацию работы архива. передачу документов в архив. регламентирует обеспечение сохранности, учета и использования архивных документов.
    • документ имеет рекомендательный характер,
    • коммерческие структуры тоже могут использовать его как справочник (в том числе для разработки своей инструкции по делопроизводству), т.к. составлен на основании действующих норм по делопроизводству и архивному делу,
    • лаконично и доступно прописаны основные моменты работы с документами, исключите только ненужные вам разделы.

    Используют для определения сроков хранения документов в процессе составления номенклатуры дел, акта об уничтожении документов, отбора дел для передачи их в архив.

    • тем не менее, именно его следует применять для определения сроков хранения документов, образовавшихся в период его действия (годы 2000—2010 гг.), прежде всего речь идет об уничтожении документов за эти годы.
    • носит нормативный характер для всех и не зависит от формы собственности,
    • с его появлением отменен Перечень 2000 года (см. выше), поэтому применяется для определения сроков хранения документов, образовавшихся после 2010 года,
    • нормативный источник для установления сроков хранения документов, в том числе в номенклатуре дел, начиная с 2011 года (переоформляются ссылки на соответствующие статьи перечня).
    • применяется для специфических функций, если область деятельности организации можно охарактеризовать как научно-. производственно-техническую, проектную и строительную,
    • тем не менее, в указанных сферах деятельности для типовых управленческих функций распространяются требования Перечня 2010 года (рассмотрен выше).

    Также могут применяться в работе ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения (при наличии), типовые и примерные номенклатуры дел (при наличии). И еще следует руководствоваться существующими требованиями законодательных и других нормативных правовых актов в вашей области деятельности.

    Еще будут полезны в организации работы:

    • носит рекомендательный характер, но все уважающие себя организации стараются следовать требованиям этого документа,
    • статьи по оформлению документов на этом сайте написаны с учетом данных требований.
    • Термины, установленные указанным документом, носят официальный характер во всех видах документов по темам «делопроизводство» и «архивное дело», поэтому желательно ознакомиться для общего развития с принятыми «правильными словами» в данной области.
    • может быть использовано организациями всех форм собственности
    • может применяться организациями независимо от формы их собственности

    Методика составления и применения примерной номенклатуры дел

    Методика составления и применения примерной номенклатуры дел.

    Т.Р. Белая, М.Л. Гавлин, А.Н. Сокова
    Источник: Топ-Персонал

    • Значение примерной номенклатуры дел
    • Организация работы по составлению примерных номенклатур дел
    • Схема построения примерной номенклатуры дел
    • Составление заголовков дел
    • Определение сроков хранения дел
    • Оформление примерной номенклатуры дел
    • Применение примерных номенклатур дел

    В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

    Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел. Определение ее можно найти в ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Примерная номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов, носящий рекомендательный характер.

    Какие же цели и задачи преследуются при составлении Примерной номенклатуры дел? В первую очередь она предназначена для того, чтобы, как мы уже говорили, облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру. Примерная номенклатура дел в этом смысле является базой (основанием) для создания номенклатур дел конкретных организаций.

    Квалифицированно составленные примерные номенклатуры дел максимально полно отражают схему документирования деятельности всего ряда охватываемых ею организаций, всех их функций и задач, тем самым обеспечивая полноту сохраняемых информационных ресурсов организаций. Можно говорить о том, что примерная номенклатура дел является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации номенклатуры дел.

    Вместе с тем, примерная номенклатура дел способствует и решению задач унификации структуры государственных и негосударственных систем документирования, их сопоставимости в условиях информатизации. При проектировании автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ) примерная номенклатура дел и составленные на ее основе номенклатуры дел организаций могут быть использованы в качестве классификаторов документированной информации. В условиях развивающихся электронных делопроизводственных технологий примерная номенклатура дел, как и индивидуальная, должна включать документы как в традиционном, так и в электронном виде (о чем делается соответствующая отметка в графе "Приложения".) Примерная номенклатура дел может функционировать и использоваться как в традиционном (бумажном), так и в электронном виде.

    Не нужно сбрасывать со счета и то, что в результате использования примерных номенклатур дел организациями достигается существенный экономический эффект за счет снижения трудоемкости работ по составлению индивидуальных номенклатур дел.

    В качестве нормативно-методической базы при составлении примерных номенклатур дел следует руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (М. 2002), ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М. 2001), уставами или положениями об организациях, типовыми структурами организаций, планами и отчетами об их работе, ведомственными инструкциями по делопроизводству, в которых определяется состав документов и правила документирования управленческой и иной деятельности организаций.

    Когда необходимо установить круг вопросов, входящих в компетенцию конкретной организации, то он устанавливается на основании положений, уставов, учредительных и распорядительных документов о ее образовании или реорганизации, изменениях ее структуры.

    При составлении примерных номенклатур дел следует использовать индивидуальные номенклатуры дел базовых организаций, которые соответствуют требованиям, предъявляемым архивными учреждениями, и могут служить основой для составления примерной номенклатуры дел. При этом следует иметь в виду, что практически все организации, независимо от сферы деятельности, формы собственности и иных особенностей, имеют те или иные аналогичные типовые управленческие функции и, соответственно, типовые управленческие системы документации. К последним относятся те, которые в качестве унифицированных систем документации включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, ОК 011-93, с изменением на 2003 год, в действующей редакции):

    • организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;
    • первичная учетная документация;
    • банковская документация;
    • финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
    • отчетно-статистическая документация;
    • учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;
    • документация по труду;
    • документация пенсионного фонда РФ;
    • внешнеторговая документация.

    Типовыми для всех организаций являются также документы по долгосрочному и краткосрочному планированию их деятельности, административно-хозяйственному обслуживанию, налогообложению, учредительные, договорные и другие документы, которые не вошли в ОКУД.

    Названные управленческие функции документируются в принципе одинаково во всех организациях на основании имеющихся унифицированных форм и документов и в соответствии с делопроизводственной традицией. Поэтому однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры примерных номенклатур дел.

    В них определяется примерный перечень наименований дел, соответствующий порядку документирования типовых функций, а сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М. 2000), ведомственными перечнями и иными действующими нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.

    Наряду с этим, в организациях, кроме типовых документальных систем, имеются документы, отражающие специфику деятельности организаций. Например, в учебных заведениях это документы, отражающие учебный процесс; в организациях здравоохранения - оказание медицинской помощи; в научных учреждениях - документирование процесса научных исследований и т.д.

    В примерных номенклатурах дел программируется (определяется, проектируется) наиболее эффективная структура дел, их информативные наименования, порядок (очередность) расположения и сроки хранения на основании нормативных документов.

    Организация работы по составлению примерных номенклатур дел

    Для повышения качества примерной номенклатуры дел и успеха ее применения в практике учреждений важное значение имеет правильная организация работы по ее составлению.

    Примерная номенклатура дел должна разрабатываться на основе внимательного изучения функций и направлений деятельности, охватываемой ею категории организаций, состава и содержания образующихся в их деятельности документов.

    Сам процесс организации работы по составлению примерной номенклатуры дел включает несколько этапов.

    Вначале принимается решение о разработке примерной номенклатуры дел, которое следует оформить приказом. В приказе указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок. Определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел. Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год.

    Следующим необходимым этапом является уточнение сферы действия примерной номенклатуры дел, выбор на основании определенных критериев категории организаций и учреждений, для которых целесообразно ее составить.

    Главным критерием выбора является однородность стоящих перед этими организациями целей, выполняемых ими задач и, следовательно, однотипность состава образующихся в деятельности этих организаций документов. При этом сами организации могут различаться по структуре - отсюда вытекает неизбежная вариативность схем построения примерной номенклатуры дел.

    Примерные номенклатуры дел, как уже отмечалось выше, могут составляться как для одной группы, так и для нескольких групп организаций, входящих в одну систему, территорию. Так, например, примерные номенклатуры могут составляться для органов власти, общественных организаций, исследовательских институтов и др. Возможна разработка и внедрение в практику примерных номенклатур дел для массовых видов частных организаций, занимающихся новыми видами деятельности (страховых компаний, коммерческих банков, торговых или посреднических фирм и т.д.). В зависимости от объема документов организации, сложности структуры, наличия филиалов, территориальных подразделений и т.п. примерные номенклатуры могут составляться только для центрального аппарата организаций, только для филиалов или может быть составлена единая примерная номенклатура, упорядочивающая полностью отраслевой или территориальный документальный фонд.

    При этом в названии примерной номенклатуры дел должна быть отражена установленная система соподчинения или функциональной связи между собой органов управления и организаций, на которые она распространяется.

    Только после уяснения критериев выбора и четкого определения круга выбранных организаций можно приступать к разработке самой примерной номенклатуры дел. Одновременно с ее разработкой составляются методические указания по ее применению. Завершающим этапом подготовки примерной номенклатуры дел является ввод ее в действие после проведения необходимых действий по ее согласованию, подписанию, утверждению и регистрации.

    Схема построения примерной номенклатуры дел

    По завершении организационного этапа подготовки к составлению примерных номенклатур дел составители начинают ее разработку. Начинают они ее с выбора классификационной схемы построения примерной номенклатуры дел.

    Выбор схемы зависит от структуры организаций. При наличии достаточно стабильной типовой или сходной структуры при незначительных различиях обычно выбирается структурная схема номенклатуры. Если же структура организаций, при условии выполнения ими одинаковых функций, подвержена частым изменениям, или имеет значительные различия, или даже вообще отсутствует, выбирается функционально-производственная схема.

    Поэтому классификационными делениями (разделами и подразделами) примерной номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры организации, так и ее управленческие функции или направления деятельности.

    В схеме, построенной по структурному принципу, разделами примерной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организаций. Последовательность расположения разделов должна соответствовать типовому штатному расписанию.

    В номенклатуре дел организации, построенной по функциональному принципу, разделами служат основные ее функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство (организационно-распорядительная документация); планирование и отчетность (планово-отчетная документация); финансирование и бухгалтерская отчетность (финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация); работа с персоналом (документация по личному составу); контроль и учет (регистрационно-контрольная и учетная документация) и т.д.

    В примерную номенклатуру дел включаются все дела, присущие большинству организаций данной категории, наиболее полно отражающие документируемые участки работы и вопросы их деятельности, а также их общественных организаций, временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела профсоюзных органов, временных творческих коллективов, собраний учредителей, ликвидационной комиссии) и т.д.

    Составление заголовков дел

    После решения вопросов выбора схемы примерной номенклатуры составители приступают к формулированию заголовков дел. Этот этап является одним из наиболее ответственных, т.к. по существу, определяет действенность и полезность примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия для конкретных учреждений при составлении ими номенклатур дел.

    Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме, и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела. В заголовок вносят также уточняющие содержание дела данные о подлинности или копийности документов. Отметка о копийности документов в заголовке не указывается, если эта информация нашла отражение в установленных сроках хранения.

    Не допускается употребление в заголовке дела вводных слов и сложных синтаксических оборотов, неконкретных формулировок ("разная переписка", "общие материалы", "материалы Комитета" и т.д.). Правда, могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документации, к примеру отложившимися в архиве организации историческими комплексами документации, название которых уже нельзя изменить (например, картографические материалы, материалы земельного кадастра).

    Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки документов, как номинальный, авторский, корреспондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический.

    Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Автор определяется на основании таких реквизитов документа, как наименование учреждения, где составлен документ, подпись (в письмах, предложениях, заявлениях граждан, а также в распорядительных документах). Корреспондент определяется по реквизиту "адресат" и используется, чаще всего, при составлении заголовков к делам по переписке.

    Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем документы дела.

    Хронологический признак содержит указание о том, за какой период времени сгруппированы документы в деле. Как правило, в дела подшиваются документы одного делопроизводственного года, но есть и дела переходящие, т. е. такие, в которые подшиты документы за несколько лет. Географический признак используется реже, как правило, в тех случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных признаком территории, на которой они расположены.

    Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут такие его элементы, как автор документа (название организации, структурного подразделения, лица); корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы), краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности.

    В заголовках судебных, арбитражных, следственных, личных (персональных), других дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".

    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются их названия: например "Документы о проведении промышленных выставок (планы, списки, доклады, переписка, характеристики экспонатов)".

    Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу. Например "Документы к протоколам заседаний правления жилищно-строительного кооператива".

    В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: "Переписка с выставочным комитетом об участии в выставках".

    Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка.

    В заголовках группы дел может использоваться какой-либо обобщенный термин, например, "территориальный орган", "подведомственные учреждения", означающий, что данный вид документа формируется во всех органах системы (организации, объединения) и их филиалах. Например: "Документы проверок территориального органа (подведомственного учреждения) вышестоящей организацией (акты, справки, предложения и др.)", "Акты приема-передачи дел при смене руководителя территориального органа (подведомственного учреждения)" и др. Когда возможно установить название конкретного органа или должностного лица, указывается конкретный автор. Например: "Приказы Генерального директора ООО "Гелиос" по личному составу".

    По одному заголовку дела примерной номенклатуры дел может быть предусмотрено несколько заголовков дел в конкретной номенклатуре дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в индивидуальную номенклатуру дел как один заголовок.

    Заголовки дел по вопросам, которые ведутся в течение нескольких лет, являются переходящими. Их рекомендуется вносить в индивидуальную номенклатуру дел каждого года под одним и тем же индексом до решения вопроса и окончания по нему делопроизводства.

    Определение сроков хранения дел

    Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее в обращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.

    Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типового перечня, который необходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах дел является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М. 2000).

    Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом.

    Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание "Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00".

    Для обеспечения единства определения сроков хранения дел при разработке примерных номенклатур дел рекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения.

    При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными номенклатурами.

    Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.

    Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются также сроки "до минования надобности" (ДМН) и "до замены новыми". Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копии документов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года. Срок "до замены новыми" обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретной организации правоустанавливающий характер.

    Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка "ЭПК", которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

    В примерных номенклатурах дел отметка "ЭПК" делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории дел, содержащих отметку "ЭПК" перед их включением в номенклатуру с целью возможного переформирования дел и установления конкретных сроков хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Отметку "ЭПК" в примерных номенклатурах следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

    Закрепленная отметка "ЭПК" переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.

    Сроки хранения дел, устанавливаются в примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы, связанных между собой соподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следует согласовать эти изменения с архивом.

    Оформление примерной номенклатуры дел

    При оформлении примерной номенклатуры дел нужно помнить, что ее форма должна соответствовать формам конкретных индивидуальных номенклатур организаций, на которые она распространяется.

    Гриф утверждения оформляется распорядительным документом организации и проставляется на титульном листе номенклатуры. Если объем примерной номенклатуры до 5 листов (вкл.), титульный лист к ней не составляется, а гриф утверждения размещается на первом листе номенклатуры. Гриф согласования располагается в конце номенклатуры, ниже реквизита "подпись составителя".

    Применение примерных номенклатур дел

    Примерная номенклатура дел, как мы уже отмечали выше, служит методическим пособием для организаций, на которые распространяются ее положения и в которых на ее основе разрабатываются индивидуальные номенклатуры дел.

    Каким же образом осуществляется применение примерной номенклатуры дел?

    В номенклатуру дел организации из примерной номенклатуры переносятся предусмотренные ею заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации с учетом ее специфики, а также сроков хранения.

    При этом индивидуальная номенклатура дел должна включать все документы, образующиеся в деятельности организации (в том числе и не предусмотренные примерной номенклатурой дел, например, документы, отражающие особенности работы отдельной организации, не свойственные другим аналогичным организациям). Вместе с тем, не следует переносить из примерной номенклатуры дел в индивидуальную дела, которые в этой организации не образуются.

    Индивидуальная номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

    Графы индивидуальной номенклатуры дел в организациях заполняются, основываясь на указаниях примерной номенклатуры дел, но с учетом своей специфики.

    Так, при составлении заголовков конкретных номенклатур на основе примерной необходимо учитывать следующее.

    1. Большинство заголовков дел примерной номенклатуры переносится в конкретную с уточнениями (например, с указанием наименований конкретных организаций, временного периода, документы за который будут входить в дело).

    2. В заголовках дел с термином "документы" в конкретной номенклатуре указываются те виды документов, которые характерны для данной организации.

    3. По одному заголовку дела примерной номенклатуры могут быть предусмотрены несколько дел в конкретной номенклатуре (с более подробными заголовками).

    4. Несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело. 5. В конкретную номенклатуру не включаются дела, предусмотренные примерной номенклатурой, если в деятельности данного учреждения не образуется соответствующей документации.

    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

    Нужно помнить также, что в конкретной номенклатуре, в отличие от примерной, имеется графа (3), в которой против каждого заголовка дела, по завершению его делопроизводством, проставляется количество частей, томов. Эта графа заполняется по окончании календарного года. Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в индивидуальную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима учреждению в его практической работе. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения их определяются в соответствии с действующими ведомственными или типовыми перечнями, либо путем оценки документов специалистами и Экспертной комиссией (ЭК) организации, исходя из научной и практической ценности документов, по согласованию с ЭПК архивных учреждений.

    Записи, изложенные в графе "Примечания" примерной номенклатуры, в индивидуальную не переносятся (за исключением уточнений к срокам хранения дел), однако используются при ее составлении. В течение всего срока действия номенклатуры в этой графе проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. При включении в номенклатуру дел электронных документов в графе "Примечания" делается отметка "ЭД" (без кавычек).

    Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то для них, даже, если они не предусмотрены в примерной номенклатуре дел, заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в индивидуальную номенклатуру дел.

    По окончании делопроизводственного года в конце индивидуальной номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения, а также дел, переходящих на следующий год.