Правила написания инструкция - интересный материал

Должностная инструкция — это документ, носящий внутренний локальный характер и содержащий описание основных задач, квалификационных требований, трудовой функции и должностных обязанностей работника, соответствующих занимаемой должности, его ответственность за их ненадлежащее выполнение. Этот рабочий регламент разрабатывается в отношении всякой должности, которая указана в штатном расписании организации, вне зависимости от лица, ее занимающего, то есть обезличено. Кроме того, как правило, трудовые договоры при определении существенных условий отсылают к соответствующейи потому рассматриваемый документ с полным правом можно отнести к основополагающим, регулирующим трудовые отношения. Самым быстрым и легким способом зарегистрировать ООО онлайн, является. Сервис полностью бесплатен, и позволит Вам открыть ООО в кратчайшие сроки. Отличительные особенности рассматриваемой должности Оперативное управление хозяйственной деятельностью текущее руководство любой организации согласно действующему законодательству осуществляет ее единоличный исполнительный орган. Законодатель не определил жестко наименование соответствующей должности, если эти функции выполняет физическое лицо, и предоставил учредителям участникам, акционерам и т. Диапазон обозначений главы велик — директор, председатель, президент и т. Необходимо учитывать изменения в гражданском законодательстве, которые вступили в силу с 01. Согласно новой редакции ГК РФ в одной организации может существовать несколько директоров, выполняющих функции единоличного исполнительного органа. Особенности должности руководителя предопределены теми полномочиями, которые ему предоставлены в соответствии с законодательством и внутренними локальными актами. Именно генеральный директор вправе представлять интересы юридического лица, действуя без доверенности, в отношениях с государственными и муниципальными органами, другими организациями, самостоятельно принимая решения по многим вопросам и совершая различного рода сделки, передавать свои полномочия другим лицам. Скачать должностной инструкции директора ООО. От единоличного исполнительного органа зависит работа и других органов управления организации. В отношении этой категории управленцев установлены повышенные требования и ответственность за невыполнение должностных обязанностей. Все это обуславливает ту внимательность, с которой нужно подходить к решению вопроса о формировании трудового договора, должностной инструкции и внутренних локальных актов, регулирующих функции гендиректора и порядок их реализации. Более подробно о должности генерального директора рассказано в следующем видеоролике: Ответственные за составление и утверждение данного документа Законодатель не определяет, кто осуществляет формирование должностной инструкции генерального директора. Однако при ее составлении необходимо руководствоваться нормами действующего законодательства, а также или иного учредительного документа организации, так как именно они обычно по «остаточному принципу» определяют весь функционал руководителя. По общему правилу, утверждение всех должностных инструкций, действующих у одного работодателя, осуществляется его руководителем. Однако учредительными документами организации утверждение внутренних нормативных актов, касающихся полномочий генерального директора может быть отнесено, а в некоторых случаях должно быть отнесено, к компетенции высшего органа управления организации, поскольку затрагивают корпоративные отношения. Конкретное наименование такого уполномоченного органа зависит от организационно-правовой формы организации. Учитывая, что на те организации, где единственный учредитель участник, акционер и т. В целом анализ законодательных норм позволяет сделать вывод, об отсутствии ответственности, вследствие не утверждения положения о генеральном директоре должностной инструкции. Однако, в некоторых случаях, например, при прохождении аттестации по международным стандартам, формирование в организации соответствующего внутреннего акты становится необходимостью. Структура документа и требования к его оформлению При создании должностной инструкции, в том числе гендиректора, традиционно используют следующую структуру документа: Общие положения; Задачи и функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Заключительные положения. В первый раздел документа включаются общие нормы, содержащие указание на отнесение генерального директора к категории руководителей, а также описание основных требований к лицу, занимающему эту должность, в том числе опыту его работы, уровню знаний иным квалификационным характеристикам. Кроме того, здесь могут быть отражены основные правила, касающиеся порядка избрания на эту должность, а также вопросы замещения в периоды отсутствия лица, выполняющего соответствующие функции. В качестве основной функции и задачи генерального директора, как правило, указывается руководство хозяйственной, производственной и финансово-экономической деятельностью организации. Однако, перечень этих параметров более широк и должен формироваться в соответствии нормами действующего законодательства и внутренних актов организации. Список должностных обязанностей руководителя составляется, исходя из его компетенции и основных функций. Учитывая, что законодательство достаточно динамично, можно сделать вывод, что этот список не будет исчерпывающим и может быть дополнен новыми нормами закона, имеющими прямое действие. Генеральный директор, как и любой иной работник, наделен общими правами. Но, учитывая особый его статус, кроме традиционных общих положений в этом разделе должностной инструкции отражаются те права руководителя, которые следуют из его полномочий, например, действовать от имени организации без доверенности, заключать трудовые договоры и т. За ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей директор может быть привлечен к ответственности. Однако, по сравнению с другими работниками, в некоторых случаях его ответственность не ограничена трудовым законодательством. Так законами, регулирующими деятельность хозяйственных обществ, предусмотрены дополнительные основания привлечения лица, выполняющего функции единоличного исполнительного органа, к ответственности гражданско-правового характера вследствие причинения ущерба организации. Это также необходимо учитывать при формировании положений соответствующего раздела. Заключительная часть регламента трудовой деятельности директора может содержать указания на срок действия, порядок ознакомления, внесение изменений, а также иные процедурные вопросы. Параметры оформления должностной инструкции генерального директора аналогичны требованиям к оформлению инструкций в отношении иных должностей. Основные обязанности Определяя перечень должностных обязанностей генерального директора, необходимо учитывать, что некоторые из них должны быть включены в него в силу прямого указания закона, а часть решением собственников владельцев организации. Как правило, в число обязанностей включают: руководство деятельностью организации; организацию работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений компании; обеспечение выполнения юридическим лицом всех своих обязательств; обеспечение соблюдения законности в деятельности организации; защита имущественных иных интересов компании в органах государственной и муниципальной власти. В то же время ряд нормативных правовых актов указывают на необходимость включения в указанный перечень иных обязанностей директора организации. Подробнее об ответственности директора рассказано в данном видеоматериале: Отличительные особенности составления инструкций для его заместителей Осуществляя общее руководство организацией генеральный директор вправе делегировать часть своего функционала полномочий другим должностным лицам заместителям, директорам второго уровня, руководителям структурных подразделенийно при это сохраняя ответственность за выполнение должностных обязанностей и принятие решений. Работники, которым такие полномочия руководителем переданы путем включения соответствующих обязанностей в трудовые договоры, должностные инструкции либо издания соответствующего акта приказа, распоряжениянесут ответственность за их выполнение согласно действующему трудовому законодательству, и нормы о дополнительной ответственности, как для единоличного исполнительного органа, на них не распространяются. Особенности инструкций для разных сфер деятельности Необходимо также отметить, что специфика работы тех или иных организаций, также находит отражение и в должностных инструкциях регламентах руководителей, зачастую это выражается в предъявлении к ним особых квалификационных требований. Так в отношении работников высшего звена образовательных учреждений соответствующим квалификационным справочником предусмотрены особые критерии в части высшего образования и стажа работы, который не должен составлять менее пяти лет. К соискателю должности руководителя частного охранного предприятия также предъявляется требование о наличии высшего профильного юридического образования, а к генеральному директору единоличному исполнительному органу страховой организации закон предъявляет не только требование о наличии соответствующего образования, но и стажа работы в сфере страхового дела или финансов в размере не менее двух лет, и постоянного проживания на территории Российской Федерации. Директору строительной организации при получения допуска к работам потребуется подтверждение своего стажа в области строительства, в некоторых случаях он должен составлять не менее семи лет. Все вышеуказанные особенности требуется учитывать при формировании должностной инструкции генерального директора организации, работающей в определенной сфере. Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: +7 499 703-18-46 Москва +7 812 309-91-23 Санкт-Петербург 8 800 333-45-16 доб. При копировании материалов прямая индексируемая ссылка на сайт обязательна, разрешается копирование не более трех публикаций.

Такие сокращения допустимы только в том случае, если содержание сокращения ясно из контекста. Например, в случае с термином «» это и сооружение в Древнем Египте, которое называлось этим словом, и столбы особого вида. Пило?н от ?????, буквально — ворота, вход Для каких слов указывать этимологию Многие русские слова произошли от иностранных.

Жизнь по инструкции: возможны варианты

В отношении к должностным инструкциям существует два вида компаний: в одних весь функционал для работников описан, что называется «от и до», в других – никаких инструкций нет, но это не мешает организациям быть на рынке успешными. Тем не менее, наличие подобных документов позволяет защитить интересы как руководителей предприятия, так и его сотрудников, уменьшить число конфликтных ситуаций в коллективе, минимизировать текучесть кадров

Почему не работают действующие инструкции?

Должностные инструкции пишутся либо «на полку» (но «чтобы было»), либо для работы. Первые не требуют ни больших временных затрат, ни вдохновения. Достаточно лишь типовой формы, в которой перечисляются шаблонные обязанности. Вторые – содержат описание механизма работы компании, отражают реальное и согласованное распределение функций между сотрудниками. Действующие должностные инструкции упорядочивают работу всей организации, являются критерием оценки труда персонала и помогают создать ясную форму отчетности.

Однако и работающие инструкции могут пылиться на полках по ряду причин:

1. Организационная структура компании имеет вид сплюснутой пирамиды, руководящий состав малочисленный, стиль управления демократический, очень маленькая дистанция между властью и персоналом, одинаковый статус у большинства сотрудников. В таких фирмах написание должностных инструкций на полном основании считается бумагомарательством.
2. Руководители занимаются стратегическими вопросами, принимают всю ответственность на себя, ориентированы на людей и придерживаются гибкого стиля руководства. В таких компаниях должностные инструкции тоже зачастую отсутствуют или лежат без дела. Да и зачем они, если в организации существует высокая взаимозаменяемость сотрудников, отсутствует жесткий контроль (проверяются только результаты работы), инициатива поощряется, а заработная плата зависит от конкретных итогов?
3. В компании авторитарный стиль управления, власть сосредоточена в руках одного человека, приказы не обсуждаются, начальники отделов являются ими лишь формально, фактически не имея никаких полномочий, а критерием оценки деятельности персонала является «гнев или милость» шефа. Наличие или отсутствие должностных инструкций в такой компании никоим образом не влияет на работу, они «списаны из учебников», следование им доведено до абсурда, потому что «шаг вправо, шаг влево считается побегом». Пытаться убедить руководство (даже аргументировано) в том, что инструкции не соответствуют целям и задачам фирмы равносильно саботажу.
4. Руководство заинтересовано в разработке действующих должностных инструкций в том случае, если в соответствии со штатным расписанием люди занимают одни должности, а в действительности – другие; или в компании числятся «мертвые» души, обязанности которых выполняют «живые» сотрудники. Я сталкивалась с ситуацией, когда должность директора по связям с общественностью согласно штатному расписанию занимала супруга шефа, а реально ее функции выполнял директор по маркетингу. Таким образом, официальное переоформление должностных инструкций в соответствии с реальностью невыгодно (или по другим причинам нежелательно), а руководству может быть необходима «живая» карта компании и «черные» должностные инструкции сотрудников.

После того как менеджер по персоналу взвесит все «за» и «против» написания должностных инструкций, а также целесообразность их наличия в компании, и примет решение об их разработке, для начала ему необходимо сделать следующее:

• — составить схему штатной структуры организации («карту компании»), или, если она уже имеется, то изучить ее;
• — создать положение о разработке должностных инструкций, в котором нужно описать все необходимые для этого процедуры. Также следует составить план-график выполнения работ, где обязательно учесть, что положение об отделе и должностные инструкции его сотрудников – это единый пакет, который согласовывается и утверждается одновременно, а срок составления документов зависит не только от количества работников в отделе, но и от личных качеств его руководителя, а также его отношения к должностной инструкции как таковой.
• — подготовить положение о подразделении, в котором по аналогии с должностной инструкцией должны быть такие разделы, как «Общие положения», «Цели и задачи отдела» и т. д. В этот же документ можно вписать обязанности руководителя подразделения (тогда должностную инструкцию на данную позицию составлять не надо);

При разработке инструкций могут понадобиться следующие материалы:

• — внутрикорпоративные документы, в которых отражена стратегия компании, приведены схемы организационных связей, определены полномочия сотрудников и т. д.;
• — типовые формы (их можно найти в специальной литературе или в интернете).

Непосредственно разработкой должностных инструкций занимаются либо специалисты службы персонала, либо руководители подразделений. А зачастую, это совместный проект, т. к. обязанности сотрудника определяет, прежде всего, его непосредственный начальник (или сам директор компании, если она небольшая и в ней нет разделения на отделы), а HR-служба систематизирует эту информацию, вписывает ее в корпоративную форму должностной инструкции и придает ей законченный вид. Если документ разрабатывается службой персонала, его необходимо также согласовать с руководством соответствующего подразделения или лицом, курирующим данное направление деятельности компании. Желательно, чтобы инструкция была согласована с юристами организации и канцелярией (если таковая имеется).

С каких отделов нужно начинать работу? Если руководство компании первоочередной считает задачу обучения продавцов и их оценки, то и должностные инструкции следует разрабатывать сначала для этих сотрудников. В целом целесообразно, прежде всего, составить документы для «проблемных» отделов (отделов с неблагоприятным психологическим климатом или высоким уровнем текучести кадров) или для тех, кто взаимодействует с клиентами.

Структура текста инструкции, согласно УСОРД (унифицированная система организационно-распорядительной документации) должна включать следующие разделы: общие положения, задачи, функции, права, ответственность. Это костяк документа. Переименуете ли вы раздел «Задачи» в «Целевое назначение должности», раздел «Функции» – в «Основные или функциональные обязанности», вынесите ли вы требования к компетенциям из части «Общие положения» в самостоятельный раздел и т. д. – не принципиально. Все зависит от специфики компании и личных предпочтений.

Должностная инструкция не будет полной без таких разделов, как «Критерии оценки качества работы», «Внешние и внутренние взаимодействия», «Форма и сроки отчетности» и т. д. В разделе о взаимоотношениях с другими отделами и сторонними организациями описываются необходимые контакты при решении конкретных задач, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов или дается ссылка на уже разработанные регламенты компании. В разделе «Права» (полномочия) описывается, в каких случаях сотрудник может самостоятельно принимать решения, указываются его права на доступ к ресурсам компании (трудовым, информационным, финансовым, материальным, техническим, энергетическим и т. д.). А в разделе «Ответственность» перечисляются ее виды (финансовая, функциональная, организационно-управленческая) и устанавливается, за что и в каких пределах она возлагается на сотрудника (за несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей, за неиспользование предоставленных прав и др.).

Общие правила составления инструкций

При разработке документа лучше придерживаться простых коротких формулировок, не допускающих двусмысленного толкования. Например, в инструкции на должность руководителя службы персонала громоздкую фразу «Организовывает работу отдела в соответствии с общими целями развития предприятия и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников» лучше разбить на части и указать цель должности в соответствующем разделе, а в функциональных обязанностях написать так: «организовывает и контролирует работу отдела». Если в компании существует положение о проведении оценки персонала, о штрафах и премировании и т. д. то дублировать все это в инструкциях не надо. Достаточно лишь упомянуть, что сотрудник в своей работе руководствуется перечисленными документами.

Должностные инструкции для всех позиций должны быть выдержаны в едином корпоративном стиле и содержать одинаковое количество разделов с аналогичными названиями. При составлении документов необходимо соблюдать стандарт ГОСТа «Требования к оформлению документов».

Должностная инструкция в действии

Согласованную и утвержденную инструкцию обычно заверяют печатью организации, нумеруют, прошнуровывают и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком делопроизводства. Один экземпляр (заверенную копию подлинника), разумеется, лучше вручить самому сотруднику. При необходимости, вторые заверенные копии можно отдать руководителю соответствующего отдела.

Составленный свод правил становится обязательным для выполнения после ознакомления с документом и подписания его.

Инструкция может действовать годами, если она составлялась не на конкретного человека, а на должность. Ее корректировка требуется лишь в отдельных случаях, например, при изменении функций или названия позиции, переименовании организации или структурного подразделения т. д. Если на должность Петрова приходит Сидоров, а функции при этом не меняются, можно предложить ему только расписаться под уже имеющимся документом. Помните, что при обновлении названий отделов и должностей необходимо своевременно вносить изменения в штатное расписание.

Для внесения в документ корректировок и дополнений руководство компании издает соответствующий приказ, который доводится до работников также под расписку.

Существуют два подхода в разработке должностных инструкций:

• — снизу вверх – когда сотруднику предлагают самому составить список его сегодняшних обязанностей, и это служит основой для создания документа. «Минус» данного подхода – такая инструкция, скорее всего, будет только отражением уже сложившегося (возможно, неправильного) порядка;
• — сверху вниз – когда работа над должностными инструкциями является логичным заключительным шагом в процессе создания согласованной организационной структуры.

На практике, к сожалению, чаще встречается первый вариант. Составлена «карта компании», утвержден план-график работы. Но для службы персонала трудности только начинаются: HR-менеджеры услышат от некоторых руководителей коронное «нам некогда» или «у нас и так много бумаг», столкнутся с конфликтом интересов сторон и обидами сотрудников. Отчего так происходит? Ситуация, когда выясняется, что функции личного помощника руководителя более соответствуют секретарским, и поэтому его должность следует переименовать, конечно же, не радует человека, уже работающего в данной позиции. Возможно, реакцией этого сотрудника будет написание заявления об уходе. Специалисту HR-подразделения придется решать: оставлять все как было, расставаться с работником или убедить его остаться, обещая не вносить изменения в названии должности в трудовую книжку.

Менеджеру по персоналу стоит присмотреться к руководителям подразделений, саботирующих разработку должностных инструкций. Скорее всего, именно в их отделах все сотрудники, независимо от названий занимаемых ими должностей, выполняют одинаковую работу, а штат отдела «раздут».

Менеджеру по персоналу не стоит упускать из виду кропотливую работу над созданием положительного имиджа мероприятия. Это достигается простыми элементами внутреннего PR, разработкой мотивации руководителей подразделений (материальной и нематериальной), инициированием совещаний, посвященных отчету о выполнении плана работы над инструкциями и т.д. Единого рецепта безболезненного создания должностных инструкций не существует. Но есть эффективные средства, способствующие этому процессу: гласность, поддержка высшего руководства и достойный статус службы персонала в компании.

Стелла Зелепухина,
независимый HR эксперт
Справочник по управлению персоналом №6, 2006

Правила составления должностной инструкции

Правила составления должностной инструкции

Существует три основные разновидности таких документов: положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. В действительности, с точки зрения техники написания нет никакой разницы между положениями о подразделениях и регламентами операций. Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента.

Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается персональных должностных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.

Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять. Также, совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно – его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?

Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое должностная инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что должностная инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.

В действительности, единственное предназначение нормативного документа – ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции. Это первое правило.

Назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может!

В первую очередь оставьте иллюзию, будто прочитав должностную инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.

Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…». Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило.

Помните: вы пишете должностные инструкции конкретным людям
Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что это инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.

Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных должностных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете должностную инструкцию – и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то может вам обратить внимание на подбор кадров?

Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длинны!

Кто и зачем читает должностные инструкции, или цели, задачи, функции: от общего к частному
Итак, из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой должностной инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?

Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Оставим его на их усмотрение. Отметим только, что этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?

С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно написать «на автопилоте» или просто позаимствовать из другого документа, то к «Целям и задачам» нужно приступать четко понимая, зачем вообще вы взялись за этот документ. Следующий раздел «Функции» можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эти функции осуществлять, но «Цели и задачи» должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.

Правило четвертое: цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса: 1) починка сарая и 2) строительство коммунизма. Подумайте, если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если – починки сарая, то причем коммунизм?

Правило пятое: избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А – Б – В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б – вы и так там будете!

Правило шестое: избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей. Помните пословицу: «В огороде бузина, а в Киеве дядька».

И в заключение о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель – это то, что в боевом приказе на наступление называется «направлением дальнейшего движения». Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное – детали.

Правило седьмое: в отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.

Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время, докладывающего о выполнении этих задач. Какие доказательства успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сам не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе – значит вы плохо поставили задачу!

Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!

Правило восьмое: задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.

Продолжая аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.

Занимает по объему около 60% всего документа. Это важнейшая часть должностной инструкции. Однако, если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.

Правило девятое: задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте «самого» шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть как раз то, что в должностной инструкции будет называться «функцией».

Повторим правила семь и восемь. Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована по SMART, так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно. «Да, да», «нет, нет»; а что сверх этого, то от лукавого». Функции должны соответствовать задачам. Подумайте, если ваш подчиненный выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?

Теперь остановимся на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных инструкций.

Правило десятое. Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и туже конструкцию предложения.

1) ускорение развития страны

2) подъем трудовой активности масс

3) формирование нового человека

4) утверждение социалистического образа жизни.

1) поднять благосостояние советских людей на качественно новую ступень

2) обеспечить такие уровень и структуру потребления материальных, социальных, и культурных благ, которые…

Вытекающие из указанных целей и задач функции (действия):

1) намечается удвоить объем ресурсов, направляемых…

2) партия придает особое значение усилению…

3) предстоит осуществить комплекс мер…

4) будет проводиться линия на…

5) будет делаться все необходимое для…

6) будут продолжены ускоренный рост и совершенствование распределения…

7) партия считает задачей первостепенной важности…

8) намечается осуществление крупных мер по созданию современной сферы обслуживания

9) партия считает делом особой социальной значимости ускорение решения жилищной проблемы и так далее. -)

Обратите внимание: цели сформулированы с помощью предложений с подлежащими-существительными без сказуемых-глаголов. Задачи сформулированы иначе – с использованием глаголов в неопределенной форме. При формулировании функций использовано несколько конструкций: «намечается/предстоит осуществить то-то и то-то», «будет сделано то-то и то-то», «партия считает важнейшим делом/задачей то-то и тот-то». Возможно, различия имеют под собой какую-то основу, а может быть все это исключительно для красоты. Если вы пишете не новую программу КПСС, то лучше воздержитесь от лишних красивостей.

Почему важно придерживаться единого стиля? Да, просто потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла? Зачем забивать голову лишним – пишите проще!

Правило одиннадцатое. Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного. Как убедиться, что с этим все в порядке?

Есть один технический прием. Включите в регламент рабочей операции раздел «обязанности должностных лиц в связи с исполнением настоящего регламента». Аккуратно выпишите всех должностных лиц, упомянутых в разделах «Цели и задачи» и «Функции». Аккуратно распределите все функции между этими должностными лицами. Остались лишние функции, которые непонятно кто выполняет? Остались должностные лица, которым не досталось ни одной функции?

Обратите внимание, что система нормативных документов – это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами рабочих операций. Персональные должностные инструкции, по существу, представляют собой один из разделов положения о подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки – смотри правило десятое.

Правило двенадцатое: люди – для того, чтобы принимать решения. Многие авторы должностных инструкций стараются описать ситуацию, когда все нормально. Но должностная инструкция нужна как раз в тот момент, когда что-то происходит не так. Большинство должностных инструкций оказываются бессильными в этот момент. Что же делать?

Реакций на нештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить «по команде». Если вы не решаетесь прямо доверить подчиненному принимать определенные решения – не стесняйтесь включить в должностную инструкцию обязанность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова осла. Особенно важно обеспечить целостность регламента операции. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.

Мы рассмотрели двенадцать правил составления должностных инструкций. Мы утверждаем, что следование этим правилам сделает нормативные документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни. Что касается краткости, то приведем пример. Автору пришлось анализировать должностную инструкцию по кредитованию коммерческого банка. Исходный текст состоял из 13,026 слов или 92,187 символов. После обработки текст сократился до 6,011 слов и 42,246 символов.

Увы, проблема составления кратких и ясных нормативных документов не сводится к решению чисто технических вопросов. В большинстве случаев и заказчики и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, «размывают» и «раздувают» должностные инструкции. Тем самым они создают определенный «люфт» в отношениях. И начальники и подчиненные получают возможность маневрировать. Начальники избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные – безупречно их исполнять, и те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.

Правила написания инструкций

Кафе "Книги и кофе" опубликовали на своей страничке "золотые правила редактора". Прочла и поняла, что им срочно нужно обучить тех, кто пишет инструкции по охране труда. Это тем более важно, что при написании даже у самых скромных людей что-то внутри замыкает, они пытаются громоздить одну конструкцию на другую, и сводят читателей с ума. Прошу прощения у неизвестного автора, текст я адаптировала, убрав часть мата, и удалила лишние, не относящиеся к инструкциям темы.

Итог:
-Ув. авт. Так сокр. тольк. редиск.!

- Метафора — это гвоздь в ботинке, и лучше ее выполоть.

-Неуместная аналогия в тексте выглядит как шуба, заправленная в трусы.

-Кому нужны риторические вопросы?

-Если неполные конструкции — плохо.

-Нанизывание существительных друг на друга приводит к затруднению понимания метода решения уравнения.

-По нашему глубокому убеждению, мы полагаем, что автор, когда он пишет текст, определённо не должен приобретать дурную привычку, заключающуюся в том, чтобы использовать чересчур много ненужных слов, которые в действительности совершенно не являются необходимыми для того, чтобы выразить свою мысль.

-Никакой самовлюблённый Банк, его Президент и Председатель Совета Директоров не пишутся с заглавной буквы.

-Сдержанность изложения — всегда абсолютно самый лучший способ подачи потрясающих идей.

-Сознательно сопротивляйся соблазну сохранить созвучие.

-Нечаянно возникший стих собьёт настрой читателей твоих.

-Стих, где рифма на глаголах строится, самым первым на помойку просится.

-Уточнения в скобках (хоть и существенные) бывают (обычно) излишними.

-Если хочешь быть правильно понятым, не используй foreign language и варваризмы. Ферштейн?

-Ради презентативности будь креативным промоутером исконно русских синонимов на топовые позиции рейтинга преференций.

-Заканчивать предложение местоимением — дурной стиль, не для этого оно.

-Тех, кто заканчивает предложение предлогом, посылайте к. Не грубости ради, но порядка для.

-НИКОГДА не злоупотребляйте выделением слов. Человек, читающий текст с множественными выделениями, чувствует, что его собственному пониманию смысла н е д о в е р я ю т.
- Будьте более или менее конкретны.