Возмещение вреда, причиненного имуществу работодателя: правила оформления

Ситуация причинения работником вреда имуществу работодателя – одна из самых распространенных. Сотрудники с удивительной регулярностью «бьют» служебные автомобили, портят и ломают производственное и офисное оборудование. В настоящей статье мы рассмотрим порядок подготовки и оформления полного комплекта документов, необходимого для того, чтобы, во-первых, возместить ущерб, а во-вторых, снизить риск возникновения трудового спора
С оформлением приказов и служебных записок в большинстве организаций, похоже, разобрались. А вот оформление актов, всевозможных уведомлений, требований и предложений работникам пестрит разнообразием: состав используемых реквизитов разный, кто-то присваивает этим документам регистрационные номера, а кто-то нет, и до конца не понимает почему. Прочитав эту статью, вы все поймете.

В соответствии со ст. 232 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) стороны трудового договора обязаны возмещать причиненный друг другу ущерб. При этом договорная ответственность работодателя перед работником не может быть ниже, а работника перед работодателем – выше, чем это предусмотрено действующим законодательством. Эта норма отражает главный подход трудового законодательства – ответственность формально более «сильной» стороны не может быть ниже минимального предела, а ответственность «слабой» стороны – выше такого предела.

Для работодателя это выражается в наличии ряда ограничений. Прежде всего – в части возмещения размера ущерба. Так, в соответствии со ст. 238 ТК РФ, работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Кроме того, согласно ст. 241 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка,за исключением особо оговоренных случаев. Такие случаи наступления полной материальной ответственности можно разделить на два блока:

• первый, когда она наступает на основании заключенного между сторонами специального договора (обычно его так и называют – договор о полной материальной ответственности);
• второй включает в себя целый ряд оснований, которые можно условно объединить термином «виновные действия»:
  • умышленного причинения ущерба;
  • причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
  • причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
  • причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
  • разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
  • причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

В рамках настоящей статьи мы рассмотрим порядок оформления тех случаев, которые входят во второй блок. Список оснований привлечения к ответственности является открытым, то есть законодатель предусмотрел, что полная материальная ответственность наступает, «когда в соответствии с настоящим Кодексом (ТК РФ) или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере».

На Рисунке 1 изображен алгоритм документального сопровождения процесса возмещения ущерба. Здесь хорошо видна логика событий и то, в какой ситуации какие документы оформляются. Читая дальнейший текст, можете сверять его с этой наглядной схемой.

Рисунок 1
Алгоритм документального сопровождения процесса возмещения ущерба

Согласно ст. 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. С целью проведения такой проверки работодатель должен создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

Стоит заметить, что комиссия не может возникать на пустом месте, то есть действиям организации в этом направлении должен предшествовать документ, информирующий руководство о возникновении проблемы. Это может быть служебная записка от того, кто обнаружил факт причинения нанесения ущерба, либо от непосредственного руководителя виновного работника (она показана в Примере 1), заявление самого работника или любой иной документ. например, постановление о привлечении сотрудника к административной ответственности. из которого следует, что имуществу работодателя был причинен вред .

Пример 1
Служебная записка о причинении материального ущерба

Комиссия может быть:

• ситуативной, то есть созданной специально для расследования конкретного происшествия, или
• существовать на постоянной основе.

В первом случае ее образование и состав вошедших лиц назначается приказом руководителя (Пример 2).

Пример 2
Приказ о создании комиссии для расследования

Во втором случае комиссия тоже может быть сформирована приказом, но чаще она создается на основании локального нормативного акта (ЛНА). Как правило, отдельных ЛНА о порядке функционирования комиссии не создается – нормы, регулирующие ее работу, включаются в другие документы. Это могут быть правила внутреннего трудового распорядка (см. Пример 3), положение о дисциплинарной и материальной ответственности работников предприятия или другие ЛНА, относящиеся к взаимной ответственности сторон трудовых отношений. Обычно необходимость в постоянно работающей комиссии возникает на крупных предприятиях, где есть профсоюзные организации. С целью поддержания высокого уровня социального партнерства и снижения напряженности между сотрудниками и администрацией в такую комиссию имеет смысл включать и представителей профсоюза. Конкретные лица, входящие в такую комиссию, назначаются приказом работодателя на определенный срок или бессрочно. При этом стоит заметить, что если в должностные обязанности данных сотрудников участие в работе такой комиссии не входит, то имеет смысл смотреть на это как на расширение объема работы и устанавливать хотя бы минимальную доплату.

Пример 3
Фрагмент правил внутреннего трудового распорядка о работе комиссии

Одной из задач комиссии является определение размера причиненного организации ущерба. Это может быть как ущерб, причиненный собственному имуществу организации, так и ущерб, причиненный имуществу третьего лица и возмещенный организацией, если он возник по вине работника.

Обязательным является истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба. Причем слово «истребование» фигурирует в ст. 247 ТК РФ, поэтому документ, приведенный в Примере 4, называется «Требование».

Пример 4
Требование о предоставлении письменных объяснений

В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения данный факт нужно подтвердить подписями свидетелей, лучше – не менее трех (это могут быть и не члены комиссии). Для этого можно в самом требовании внизу или на обороте предусмотреть соответствующий раздел (он есть в Примере 4) либо составить об этом отдельный документ – акт (показан в Примере 5).

Пример 5
Акт об отказе от дачи объяснений

Пример 6
Фиксация результатов расследования факта причинения ущерба работником

Результаты расследования должны быть зафиксированы. Для этого можно оформить акт служебного расследования комиссии либо протокол ее заседания и заключение по расследованию факта причинения ущерба работником. Оформление акта более уместно, когда в одном документе просто фиксируются выявленные обстоятельства и выводы комиссии. Протокол уместен, когда важно зафиксировать ход обсуждения, особенно если у членов комиссии мнения расходятся и какие-то решения ставятся на голосование.

Пример 6.1
Изменение текста акта из Примера 6 в ситуации, когда среднемесячный заработок виновного меньше нанесенного им ущерба

Вариант оформления результатов работы комиссии актом показан в Примере 6, где отражена ситуация, когда размер причиненного ущерба меньше среднемесячного заработка виновного сотрудника. А в Примере 6.1 мы показали, как можно описать ситуацию и какие выдвинуть рекомендации в ситуации, когда нанесенный работником ущерб оказывается больше его среднемесячного заработка (текст из Примера 6.1 просто заменяет собой тот, что выделен заливкой в Примере 6).

Отметим, что среднемесячный заработок не всегда равен окладу работника. Он рассчитывается за последние 12 месяцев и включает фактически начисленные суммы (оклад, премия и т.п.). Чтобы не допустить ошибки при определении размера среднемесячного заработка работника, комиссии стоит обратиться за этой информацией в бухгалтерию и получить ответ в виде документа – справки.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится распоряжением (приказом). См. Пример 7.

Пример 7
Приказ о взыскании с работника ущерба в пределах его среднемесячного заработка

Такой приказ должен быть издан не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (ст. 248 ТК РФ). Стоит заметить, что законодатель, на наш взгляд, сформулировал данную норму не совсем корректно. Так, при взыскании с сотрудника ущерба, возникшего при совершении им административного правонарушения или уголовного преступления, сумма ущерба должна быть известна намного раньше, чем будут установлены факты, необходимые для его взыскания (вина работника и причинная связь между его действиями и возникновением ущерба). Это вызвано спецификой данных случаев, ведь взыскание возможно только после вынесения компетентным органом соответствующего акта (постановления или приговора), причем размер ущерба в этом случае может служить одним из квалифицирующих признаков отнесения поступка работника к сфере административного или уголовного регулирования. Поэтому логично, что на практике норма трактуется расширительно и отсчет месячного срока начинается с момента вступления в силу постановления о привлечении к административной ответственности или приговора суда.

Итак, если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб и сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание производится по иску работодателя в суд.

Теперь рассмотрим варианты действий и документов в ситуации, когда ущерб больше среднего заработка. Здесь нужно:

• либо полюбовно договариваться о возмещении ущерба (тогда составляется соглашение сторон),
• либо идти в суд,
• правда, есть еще третий вариант – работодатель может полностью или частично отказаться от возмещения ущерба, так сказать, учтя предыдущие заслуги.

По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей либо график платежей указывается в самом соглашении (Пример 9). С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное. Стороны могут договориться не только о полном, но и о частичном возмещении ущерба – часто для организации это все-таки лучше, чем идти в суд и там доказывать свою правоту.

Если договориться не удалось, то перед походом в суд нужно направить работнику предложение о добровольной компенсации ущерба. В нем должна стоять подпись о получении этого документа, либо можно оформить подписями свидетелей факт отказа работника его получить (Пример 8). Если сторонам удалось прийти к соглашению, которое документально оформлено, то дополнительно составлять такое предложение о компенсации нет необходимости, хотя некоторые это делают.

Пример 8
Предложение компенсировать ущерб в добровольном порядке

Пример 9
Соглашение о добровольном возмещении вреда

В соответствии со ст. 240 ТК РФ работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (такое решение оформляется приказом. см. Пример 10). Кроме того, работодателю необходимо учитывать содержание статьи 239 ТК РФ, согласно которой материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие:

• непреодолимой силы;
• нормального хозяйственного риска;
• крайней необходимости или необходимой обороны (текст приказа в этой ситуации показан в Примере 10.1 – здесь работника даже наградили);
• неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Пример 10
Приказ об отказе от взыскания ущерба с работника

Пример 10.1
Изменение текста приказа из Примера 10 (заменяемые фрагменты выделены цветной заливкой)

Вера Иритикова,заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии Управляющих документацией

Статья чрезвычайно интересна тем, что подробно представляет процесс формирования комплекса документов (функционального документного комплекса) по одной из управленческих ситуаций. Функциональный документный комплекс всегда рассматривается как совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых документов, возникающих в процессе реализации конкретной управленческой ситуации. Причем оформление одного документа (фиксация факта нарушения в служебной записке начальника упаковочного цеха ООО «Ромашка», инициативном документе) влечет создание последующей «цепочки» взаимосвязанных документов и базируется на единой организационной основе (утвержденные Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Ромашка»). В функциональный документный комплекс могут входить документы разного вида и разновидности, принадлежащие к различным системам и подсистемам документации и имеющие даже разный срок хранения, что предполагает в последующем их формирование в разные дела, когда вся управленческая ситуация будет успешно разрешена и документы будут исполнены. Но оформление реквизитов документов в данной «цепочке» должно быть единообразным и соответствовать установленным правилам.

Рассмотрим правила оформления реквизитов, в которых чаще всего допускают ошибки, в тех взаимосвязанных документах, что приведены в качестве примеров в данной статье.

В тексте раздела 7 Правил внутреннего трудового распорядка (Пример 3) предусматривается создание комиссии по установлению наличия вины и размера причиненного ущерба (далее – Комиссия ВУ), что предполагает и создание, и организацию ее работы по месту нахождения ООО «Ромашка», зафиксированному в Уставе организации. На основании официально зарегистрированного места нахождения оформляется и реквизит «место составления или издания документа». который в организационных, распорядительных, некоторых справочно-информационных и иных внутренних документах организации оформляется просто как наименование географического пункта с учетом принятого административно-территориального деления (ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизит «г. Пермь» единообразно должен быть оформлен в приказе (Примеры 2, 7 и 10), акте (Примеры 5 и 6), требовании (Пример 4), предложении (Пример 8) и соглашении (Пример 9). И только во внутренней служебной записке реквизит «место составления или издания документа» не оформляется, т.к. не входит в состав реквизитов типового формуляра документа данной разновидности.

В Примере 11 показано правильное оформление заголовочной части (так называемой «шапки») документа. В соответствии с рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003 в требовании, предложении, уведомлении место составления документа должно быть оформлено на отдельной строке ниже даты составления в виде наименования географического пункта. Но на практике эти виды документов часто направляются работникам предприятия по почте (особенно в случае их отсутствия на работе), поэтому появляется необходимость в оформлении этих видов документов на официальном бланке письма организации с указанием справочных данных, т.е. полного почтового адреса, на который работник мог бы направить ответ (а не просто «г. Пермь», как в общем бланке), и номеров телефонов. В этом случае возможны варианты оформления, показанные в Примерах 4 и 8, которые напоминают формуляр письма, что допустимо. Обратите внимание еще на один момент: если наименование подразделения (Комиссии ВУ) указывается в качестве составной части реквизита «автор документа» и оформляется отдельной строкой под наименованием организации, то в должности подписавшего документ (реквизит «подпись») оно не дублируется (сравните Примеры 11 и 4).

В актах и протоколах при необходимости место составления или издания документа подлежит конкретизации, вплоть до названия конкретного помещения, его номера (например, цех № 3 или комната № 17). Сравните Примеры 5 и 6.

Статус Комиссии ВУ (постоянно действующая или создаваемая для решения конкретных, разовых задач) влияет на наличие и оформление индексов, т.е. регистрационных номеров. документов, которые создаются в процессе ее деятельности:

• Если Комиссия ВУ является постоянно действующей, то ее акты, а также протоколы заседаний регистрируются (идентифицируются):
  • в пределах срока ее полномочий и
  • в пределах своих документопотоков (в каждом документопотоке – в валовом порядке, т.е. отдельно по порядку номеров актов и номеров протоколов заседаний).

  При этом индекс оформляется, как правило, целым числом, без дробей и косых линий. Естественно, Комиссии ВУ необходимо будет вести журналы регистрации протоколов заседаний и актов, формировать данные документы в дела (ответственность возлагается на председателя Комиссии ВУ или секретаря, если он есть).

• Если же Комиссия ВУ создана как разовая, то ее деятельность документируется, как правило, одним актом и одним протоколом. В этом случае на них не проставляются индексы (регистрационные номера), а документ идентифицируется по дате составления, наименованию комиссии-автора документа и, конечно, субъекту содержания (Ф.И.О. работника).
  Небольшое исключение составляют ситуации, когда в период работы подобной «разовой» комиссии различные факты документировались ею в актах несколько раз и несколько раз собирались заседания. Индексы в этом случае будут также представлять собой простые целые числа в соответствующем маленьком потоке документов (акт № 1, акт № 2 и т.п.; протокол № 1, протокол № 2 и т.п.).

Такие же правила соблюдаются и при индексации требований, уведомлений, предложений, которые Комиссия ВУ может оформлять в качестве внутренних документов организации:

• Если Комиссия ВУ постоянно действующая, то ее предложения, требования и уведомления могут составлять, в свою очередь, один или три отдельных документопотока (зависит от количества составляемых документов этих видов в пределах срока полномочий комиссии), и их индексация/регистрация должна осуществляться в пределах своего потока в валовом порядке.
• Если же Комиссия ВУ является «разовой», то на ее требованиях, уведомлениях и предложениях индексы не проставляются. Конечно же, и в этом случае могут встречаться исключения, например, когда комиссии приходится направлять повторные уведомления, их можно идентифицировать по датам, а можно и начать нумеровать.

Кстати, обратите внимание: в рамках одной управленческой ситуации возможно оформление требования Комиссии ВУ работнику (как в Примерах 11 и 4), а потом предложения ему же, но уже от имени всей организации, подписанное генеральным директором или его заместителем (как в Примере 8). Такие документы будут иметь разные линии индексации (нумерации), т.к. составляются и оформляются в пределах разных документопотоков.

В Примере 11 мы показываем, как оформить предложения, требования, уведомления и акты с использованием общего бланка организации, в котором на свободную площадь, предназначенную для оформления наименования вида документа, вносятся соответственно: ПРЕДЛОЖЕНИЕ, ТРЕБОВАНИЕ, УВЕДОМЛЕНИЕ или АКТ. При этом после наименования организации в общем бланке необходимо указывать наименование подразделения / органа, который является автором документа (в нашем случае это Комиссия ВУ).

Отметки работника об ознакомлении или получении уведомления (требования и т.п.) рекомендуется оформлять по образцу визы, т.е. с полным названием должности, специальности или профессии, личной подписью и расшифровкой подписи, которую рекомендуют также делать собственноручно (не печатать заранее в документе) и с собственноручно проставляемой работником датой получения или ознакомления (см. Пример 11 на следующей странице).

Все эти особенности документирования деятельности Комиссии ВУ должны быть установлены в небольшом по объему регламентирующем документе, например, Регламенте работы Комиссии ВУ, особенно если она создается в организации в статусе постоянно действующей. Издание подобных регламентирующих документов стало необходимостью в современных организациях, поскольку в Инструкции по делопроизводству (документе достаточно высокого уровня) невозможно предусмотреть всех конкретных случаев документирования и идентификации документов. Общие правила регистрации в каждой управленческой ситуации нуждаются в уточнении и конкретизации. А на правильном оформлении реквизитов документов строится их идентификация в системе делопроизводства и управления организацией в целом.

Пример 11
Требование, оформленное с использованием общего бланка организации с угловым расположением реквизитов

Россол С.В. корпоративный консультант Адвокатской конторы «Калинин и партнеры»
Источник: Объединённая редакция деловых журналов

Как оформить возмещение работником материального ущерба?

Уважаемый эксперт подскажите, пожалуйста, по следующей ситуации: В ходе инвентаризации была выявлена недостача в гараже, несколько водителей написали объяснительные (в которых признали свою вину и попросили удержать недостачу из з/п - сумма в пределах среднего месячного заработка) как следствие был издан приказ о возмещении ущерба, причиненного работником, согласно которому было принято решение об удержании этих средств из з/п. Вопрос заключается в том, что достаточно ли для удержания этой процедуры или в обязательном порядке нужно создавать комиссию, расследовать этот инцидент, составлять акт по результатам проверки, заключать соглашение о возмещении ущерба или описанного мной примера в первом случае будет достаточным, т.к. водители не возражают компенсировать деньги.

Порядок взыскания причиненного работником ущерба предусмотрен ст. 248 ТК РФ. Ущерб может быть возмещен в принудительном порядке или добровольно.

В рассматриваемой ситуации работники согласны добровольно возместить причиненный ущерб.

При этом, согласно ч. 4 ст. 248 ТК РФ работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Таким образом, соглашение о возмещении ущерба требуется в том случае, когда возмещение ущерба будет осуществляться с рассрочкой платежа. Форма такого соглашения законодательно не установлена.

В этом случае работник может представить работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. Никаких ограничений по сумме, периодичности, сроку добровольного возмещения законодательство не содержит. Это значит, что стороны сами должны договориться о порядке рассрочки. Отсутствие письменного обязательства работника означает, что соглашение о добровольном погашении ущерба с рассрочкой не достигнуто. В этой ситуации у работодателя есть только одна возможность - принудительное взыскание через суд.

Если же работник согласен добровольно погасить ущерб полностью (без рассрочки), то подтверждением этого, на наш взгляд, будет фактическое внесение им суммы возмещения в кассу или на расчетный счет организации. Соглашение в данном случае не требуется.

Добровольный порядок возмещения ущерба не предполагает никаких удержаний. Поэтому работодатель не имеет права удерживать из заработной платы работника какие-либо суммы в счет погашения ущерба, который возмещается в добровольном порядке.

Суммы погашения задолженности вносятся работником самостоятельно в кассу работодателя или перечисляются на его расчетный счет.

Для подтверждения суммы материального ущерба в организации можно создать специальную комиссию (ст. 247 ТК РФ). Ее состав утверждает руководитель организации. Создавать комиссию целесообразно при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей.

Если сумму материального ущерба можно установить на основании документов, полученных от контрагентов, комиссию можно не создавать. Например, при ДТП по вине сотрудника сумму материального ущерба можно установить по документам, полученным от страховой и ремонтной компаний.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Когда сотрудник несет материальную ответственность

Материальная ответственность возникнет, только если сотрудник виноват в причинении ущерба.

Если же сотрудник причинил ущерб при форс-мажорных обстоятельствах (пожар, наводнение, иное стихийное бедствие), его ответственность исключается. Он не будет признан виновным и в том случае, если причинил ущерб имуществу организации, используя его для необходимой самообороны. Об этом сказано в статье 239 Трудового кодекса РФ.

Если работодатель не обеспечит надлежащие условия для хранения имущества, в результате чего имуществу организации будет нанесен ущерб, то ответственность сотрудника за причинение такого ущерба также снимается (определение Московского городского суда от 12 января 2012 г. № 33-373/2012 ).

Чтобы установить причины возникновения ущерба, потребуйте от сотрудника объяснения в письменной форме (ст. 247 ТК РФ ). Если сотрудник откажется дать объяснения, составьте акт об отказе.

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

2. Ответ. Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации

Сумма ущерба и порядок возмещения

Как определить сумму ущерба, причиненного сотрудником организации

Прежде чем принять решение о взыскании ущерба с сотрудника, работодателю следует провести проверку, чтобы установить сумму убытка и причины его возникновения. Для проверки создайте специальную комиссию (ст. 247 ТК РФ ). Ее состав утверждает руководитель организации. Создавать комиссию целесообразно при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей. Ведь в этих случаях обязательно проводится инвентаризация с оформлением сличительных ведомостей, а для этого должна быть создана инвентаризационная комиссия (п. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. п. 27 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н ). Правомерность такой позиции подтверждает и судебная практика (см. например, п. 4 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52. апелляционное определение Челябинского областного суда от 30 июля 2013 г. № 11-7699/2013 ).

Если сумму материального ущерба можно установить на основании документов, полученных от контрагентов, комиссию можно не создавать. Например, при ДТП по вине сотрудника сумму материального ущерба можно установить по документам, полученным от страховой и ремонтной компаний.

Факт причинения сотрудником ущерба имуществу организации следует зафиксировать в отдельном акте. Действующее законодательство не обязывает работодателя составлять такой акт. Тем не менее своевременно составленный документ позволит зафиксировать факт ущерба, установить примерную или точную сумму и впоследствии подтвердить ее. Форма акта не закреплена нормативными документами, поэтому его можно составить в произвольной форме .

Сумму ущерба определяйте по рыночным ценам на день причинения ущерба (совершения сотрудником ДТП, обнаружения недостачи и т. п.), действующим в данной местности. При этом ущерб не может быть оценен ниже стоимости имущества по данным бухучета (с учетом износа). Такой порядок установлен статьей 246 Трудового кодекса РФ.

С виновного сотрудника можно взыскать любой прямой действенный ущерб, причиненный работодателю. А именно:

• сумму материального ущерба;
• расходы на приобретение или восстановление имущества (например, ремонт);
• расходы на возмещение ущерба, который сотрудник причинил другим гражданам или организациям (например, ущерб от ДТП в части, не покрытой страховым возмещением).

Об этом говорится в статье 238 Трудового кодекса РФ.

После определения состава и суммы ущерба возьмите с сотрудника письменные объяснения о причинах, по которым он возник. Если сотрудник отказывается это сделать, то составьте акт. Такой порядок установлен частью 2 статьи 247 Трудового кодекса РФ.

Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.

На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднего месячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба .

Если сумма ущерба превышает месячный заработок или пропущен месячный срок для издания взыскания, то возмещение ущерба возможно или в добровольном порядке (с согласия сотрудника), или через суд.

Добровольно сотрудник может возместить ущерб как полностью, так и частично. При этом по соглашению сторон допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае сотрудник должен представить работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. Если в дальнейшем сотрудник решит уволиться и откажется возмещать оставшуюся сумму ущерба, то непогашенную задолженность можно будет взыскать в общем порядке – через суд.

Следует отметить, что с согласия работодателя сотрудник может возмещать ущерб не только деньгами: он может и передать в счет погашения равноценное имущество или обязаться исправить поврежденное.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения сотрудника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия (бездействие), которыми был причинен ущерб.

Такой порядок установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Вопрос из практики: как определить средний месячный заработок при расчете суммы материального ущерба, которую можно удержать из дохода сотрудника

Законодательство не предусматривает методику расчета среднего месячного заработка. Для всех случаев сохранения среднего заработка установлен единый порядок его расчета на основании среднего дневного (часового) заработка (ст. 139 ТК РФ ). Поэтому при расчете суммы материального ущерба необходимо использовать именно его. Различные наименования, которые использованы при определении размеров выплат, не могут служить основанием для использования какого-либо другого порядка.

Стоимость ущерба, удерживаемого из дохода сотрудника, не должна превышать его среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ ). В данном случае средний месячный заработок следует рассчитывать на основании среднего дневного (часового) заработка и рабочих дней (часов) в течение того месяца, в котором был обнаружен материальный ущерб (ст. 139 ТК РФ. п. 9 и 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 ).

Пример расчета материального ущерба, взыскиваемого с сотрудника. Договор о полной материальной ответственности с сотрудником не заключен

В январе по вине сотрудника А.С. Кондратьева вышел из строя принтер. Сотрудник несет ограниченную материальную ответственность.

Размер материального ущерба оценен в 12 000 руб.

Средний дневной заработок Кондратьева составляет 900 руб./дн. В январе 17 рабочих дней.

Средний месячный заработок Кондратьева в январе составил 15 300 руб. (900 руб./дн. × 17 дн.).

Поскольку средний месячный заработок больше суммы ущерба, по приказу руководителя с Кондратьева удерживается 12 000 руб. При этом из каждой его зарплаты – не более 20 процентов.

Пример расчета материального ущерба, взыскиваемого с сотрудника. Договор о полной материальной ответственности с сотрудником заключен

В организации выявлена недостача денег в кассе на сумму 52 000 руб. С кассиром А.В. Дежневой заключен договор о полной материальной ответственности. Она признала свою вину.

Средний заработок Дежневой в месяце обнаружения недостачи – 10 000 руб. Поскольку средний заработок меньше суммы ущерба, по приказу руководителя с Дежневой удерживается 10 000 руб. При этом из каждой ее зарплаты – не более 20 процентов.

В течение пяти месяцев бухгалтер удерживал из зарплаты Дежневой по 2000 руб. Остальную сумму ущерба Дежнева возмещать отказалась и уволилась. За взысканием средств организация обратилась в суд.

Пример расчета зарплаты сотрудника с учетом удержаний в пределах его среднего заработка

12 января 2013 года по вине сотрудника А.С. Кондратьева вышел из строя принтер. С сотрудником не заключен договор о полной материальной ответственности.

Размер материального ущерба оценен в 10 000 руб.

За период с января по декабрь 2012 года Кондратьев отработал 250 дней. За этот период ему начислено 200 000 руб.

В январе 2013 года 17 рабочих дней.

Средняя зарплата Кондратьева за месяц, в котором был нанесен материальный ущерб (январь 2013 года), составляет:
200 000 руб. 250 дн. × 17 дн. = 13 600 руб.

Поскольку размер материального ущерба не превышает средней зарплаты Кондратьева, с его дохода можно удержать все 10 000 руб.

За январь 2013 года Кондратьеву начислена зарплата в сумме 15 000 руб. Кондратьеву предоставляется стандартный налоговый вычет по НДФЛ в размере 400 руб. (детей у Кондратьева нет).

Сумма НДФЛ за январь 2013 года составляет:
(15 000 руб. – 400 руб.) × 13% = 1898 руб.

Доход сотрудника после налогообложения равен:
15 000 руб. – 1898 руб. = 13 102 руб.

Максимальный размер удержаний с дохода сотрудника за месяц составляет:
13 102 руб. × 20% = 2620 руб.

Размер ущерба, нанесенного сотрудником, больше этой суммы. Однако в январе из зарплаты Кондратьева бухгалтер удержал только 2620 руб. Оставшиеся 7380 руб. (10 000 руб. – 2620 руб.) организация удержит из зарплаты сотрудника в следующих месяцах.

Вопрос из практики: кто возместит ущерб при ДТП, виновником которого признан сотрудник организации

Ущерб при ДТП, который сотрудник нанес третьим лицам (сверх возмещения по ОСАГО), возмещайте за счет средств организации (ст. 1068 ГК РФ ). При этом сотрудник, нанесший ущерб, обязан компенсировать такие расходы в полном объеме (подп. 6 ч. 1 ст. 243 ТК РФ ).

Сотрудник должен возместить:

• сумму, которую организация перечислила пострадавшей стороне сверх возмещения по ОСАГО;
• стоимость ремонта автомобиля организации (если организация не заключала договор добровольного страхования имущества или страховка не полностью покрыла расходы на ремонт).

Однако по решению руководителя организации сотрудник может полностью или частично не возмещать причиненный им ущерб (ст. 240 ТК РФ ).

Пример расчета материального ущерба, нанесенного сотрудником при ДТП. Сотрудник компенсирует причиненный ущерб в полном объеме

Водитель организации Ю.И. Колесов стал виновником ДТП.

Причиненный ущерб составил 130 000 руб. Страховая выплата пострадавшей стороне по ОСАГО составила 120 000 руб. Ремонт собственного автомобиля обошелся организации в 35 000 руб. Добровольного страхования имущества организация не производила.

Сумма материального ущерба, который сотрудник обязан возместить организации, составляет:
130 000 руб. – 120 000 руб. + 35 000 руб. = 45 000 руб.

Вопрос из практики: можно ли удержать сумму материального ущерба с компенсационных выплат сотруднику за пользование его личным имуществом и из суточных

Ответ на этот вопрос зависит от согласия сотрудника на удержание. По инициативе организации удержать сумму материального ущерба из таких выплат нельзя. Этот вывод можно сделать на основании статьи 137 Трудового кодекса РФ. В ней сказано, что удержания по инициативе организации следует производить из зарплаты. Компенсационные выплаты (суточные, компенсации за использование личного имущества), гарантированные Трудовым кодексом РФ (ст. 168 и 188 ТК РФ), к зарплате не относятся (ч. 1 ст. 129 ТК РФ ). Вместе с тем, в трудовом законодательстве не установлено никаких ограничений на удержания, которые организация осуществляет не по своей инициативе, а по заявлению сотрудника. Поэтому при наличии такого заявления удерживать сумму материального ущерба можно из любых выплат.

Если сотрудник не согласен на удержание, действуйте так. Предложите ему добровольно возместить сумму материального ущерба, превышающую его среднемесячный заработок. Он может:

• внести необходимую сумму в кассу;
• с согласия организации предоставить ей имущество, равноценное поврежденному (исправить поврежденное имущество);
• возместить ущерб с рассрочкой платежа.

Такой порядок предусмотрен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник отказался добровольно возместить ущерб или не согласился с его оценкой, то за погашением убытка придется обращаться в суд. В суд придется обратиться и в том случае, если приказ об удержании был издан позже чем через месяц после определения размера ущерба (ст. 248 ТК РФ ).

В то же время организация вправе полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с сотрудника (ст. 240 ТК РФ ).

Отказ от взыскания ущерба

Как работодателю отказаться от взыскания ущерба

Работодатель вправе отказаться от взыскания ущерба с сотрудника. Отказ от взыскания может быть полным или частичным с учетом конкретных обстоятельств, при которых причинен ущерб. Такое право предоставлено статьей 240 Трудового кодекса РФ.

Отказ от взыскания ущерба допустим независимо от следующих факторов:

• вида ответственности, которую несет сотрудник (ограниченной или полной материальной ответственности);
• формы собственности организации.

Об этом сказано в пункте 6 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52.

Пример отказа организации от взыскания материального ущерба из зарплаты сотрудника

В январе в организации выявлена недостача денег в кассе на сумму 52 000 руб.

С кассиром А.В. Дежневой заключен договор о полной материальной ответственности.

Сотрудница признала свою вину.

Средняя зарплата Дежневой в январе составила 10 000 руб. Это меньше суммы ущерба (52 000 руб.). Поэтому по приказу руководителя организации с сотрудницы удерживается только 10 000 руб. Остальную сумму в размере 42 000 руб. (52 000 руб. – 10 000 руб.) Дежнева выплачивать отказалась.

Чтобы взыскать эту сумму, организация должна обратиться в суд. Однако организация этого делать не стала.

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Алла Хрипушина,

эксперт Системы Кадры