Рейтинг: 4.8/5.0 (1892 проголосовавших)Категория: Инструкции
Распоряжение Администрации города от 05.11.2014 № 227
Об организации работы в системе межведомственного электронного документооборота и делопроизводства «Дело» в Администрации города
Во исполнение пункта 3 распоряжения Правительства Ростовской области от 23.08.2012 № 365 «О межведомственном электронном документообороте» и с целью организации работы в системе межведомственного электронного документооборота и делопроизводства «Дело» в Администрации города Новошахтинска:
1. Утвердить инструкцию по работе в системе межведомственного электронного документооборота и делопроизводства «Дело» согласно приложению.
2. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания и подлежит размещению на официальном сайте Администрации города Новошахтинска в сети Интернет.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управляющего делами Администрации города Ю.А. Лубенцова.
Мэр города И.Н. Сорокин
Распоряжение вносит:
общий отдел Администрации города
Приложение
к распоряжению
Администрации города
от 05.11.2014 № 227
Инструкция по работе в системе межведомственного электронного
документооборота и делопроизводства «Дело»
(далее – Инструкция)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет организацию электронного документооборота с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»).
1.2. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
участники межведомственного электронного документооборота (далее – участник) – структурные подразделения Администрации города Новошахтинска и отраслевые (функциональные) органы Администрации города Новошахтинска, подключенные к системе «Дело»;
корпоративная сеть телекоммуникационной связи (далее – КСТС) – территориально распределенная информационно-телекоммуникационная сеть, включающая в себя совокупность каналов связи, маршрутизирующего и сервисного оборудования, узлов доступа к сети, компьютеров и терминального оборудования, предназначенных для передачи информации;
пользователь – работник участника, наделенный в установленном порядке правами доступа по работе в системе «Дело»;
файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;
файл электронного образа документа – сканированный образ документа на бумажном носителе.
1.3. Межведомственный электронный документооборот с использованием системы «Дело» направлен на решение следующих задач:
объединение в единый процесс документационного обеспечения управления участников;
соблюдение единых правил регистрации, управления, доступа к электронным документам и проектов к ним (далее – электронный документ);
осуществление мониторинга, анализа и автоматизированного контроля хода исполнения электронных документов;
получение оперативной аналитической и статистической отчетности;
оперативная доставка электронных документов.
1.4. Основными принципами межведомственного электронного
документооборота являются:
обеспечение технологической возможности использования системы «Дело» с переменным числом участников;
применение участниками единых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;
правомерное использование участниками программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;
обеспечение целостности и доступности передаваемой информации;
минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия.
1.5. Учет, контроль и анализ обращений граждан в системе «Дело» осуществляются с учетом требований федерального и областного законодательства, а также методических рекомендаций управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, определяющих порядок работы и информационного обмена по работе с обращениями граждан.
1.6. В системе «Дело» создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;
электронные документы и сообщения, отправляемые и поступающие по защищенной федеральной системе межведомственного электронного документооборота (далее – система МЭДО) от Правительства Ростовской области.
1.7. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – ЭП) должностного лица – автора документа, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати при выполнении следующих условий:
электронный документ соответствует требованиям, установленным инструкциями по делопроизводству участников;
электронный документ соответствует требованиям к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати, установленным разделом 6 настоящей Инструкции.
1.8. При передаче электронных документов между участниками документы заверяются ЭП должностного лица – автора документа. Электронный документ, созданный в виде электронного образа документа, может быть заверен ЭП должностного лица, зарегистрировавшего его в системе «Дело», или ЭП юридического лица – участника.
Получение электронного документа, подписанного ЭП, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.
1.9. Риск неправомерного подписания электронного документа ЭП несет участник системы «Дело» в лице владельца ключа ЭП.
1.10. Участники обеспечивают достоверность и актуальность информации, содержащейся в системе «Дело», выполняют все организационные и технические мероприятия по доступу, уничтожению, модифицированию, блокированию, копированию, предоставлению, распространению информации, размещаемой в системе «Дело».
1.11. Порядок обмена электронными документами, отправляемыми и поступающими от организаций и граждан, не являющихся участниками межведомственного электронного документооборота, и обеспечение информационной безопасности при осуществлении межведомственного электронного документооборота определяются распоряжением Правительства Ростовской области от 23.08.2012 № 365 «О межведомственном электронном документообороте».
2. Функции и обязанности участников
обеспечение доступа к серверу баз данных системы «Дело» (под обеспечением доступа к серверу баз данных системы «Дело» понимается физическая доступность сервера на транспортном и сетевом уровнях);
управление выдачей и отзывом квалифицированных сертификатов ключа проверки ЭП (далее – квалифицированный сертификат) для пользователей системы «Дело» в целях обеспечения возможности криптографической защиты и формирования ЭП электронных документов. Смена сертификатов ключей производится ежегодно, как правило, за 10 дней до истечения установленного срока действия, по заявкам руководителей структурных подразделений Администрации города;
установка лицензионного программного обеспечения антивирусной защиты автоматизированных рабочих мест пользователей и поддержание в актуальном состоянии антивирусных баз;
установка и настройка программного обеспечения системы «Дело» и средств ЭП на рабочих станциях пользователей;
обеспечение работы пользователей в системе «Дело» по выделенным и защищенным с использованием средств криптографической защиты каналам связи, в случае использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
2.2. В отношении структурных подразделений Администрации города Новошахтинска сектор автоматизации обязан:
обеспечивать функционирование телекоммуникационного и маршрутизирующего оборудования, а также оборудования, обеспечивающего организацию защищенного канала связи. Зона ответственности сектора автоматизации – локальная вычислительная сеть здания Администрации города Новошахтинска, до Ethernet-порта сервера VipNet Coordinator;
по запросу руководителя структурного подразделения Администрации города предоставлять форму заявки на изготовление ключа ЭП;
обеспечивать выполнение технических требований к оборудованию автоматизированного рабочего места пользователя, установленных министерством информационных технологий и связи Ростовской области (далее – министерство);
предоставлять ЭП и квалифицированные сертификаты работникам согласно предоставляемой заявке на изготовление квалифицированного сертификата.
2.3. В отношении отраслевых (функциональных) органов Администрации города обязанности, перечисленные в пунктах 2.1 и 2.2, возлагаются на руководителей этих органов.
2.4. Участник обязан:
определить должностное лицо, ответственное за работу пользователей, и направить в министерство копию соответствующего документа;
предоставить министерству информацию, необходимую для информационного сопровождения системы «Дело»:
заявку на подключение к системе «Дело» своих работников по форме, установленной министерством;
заявку на изготовление квалифицированного сертификата для владельцев ключа ЭП, в случаях и по форме, установленной министерством;
оперативные сведения о работниках участника с целью поддержания в актуальном состоянии справочников системы «Дело» по форме, установленной министерством;
иную информацию, необходимую для функционирования системы «Дело», запрашиваемую министерством;
предоставить в сектор автоматизации заявку на изготовление ключа ЭП (в отношении структурных подразделений Администрации города Новошахтинска);
самостоятельно приобретать квалифицированную ЭП для работы в системе «Дело» (в отношении отраслевых (функциональных) органов Администрации города Новошахтинска);
обеспечивать достоверность информации, передаваемой по системе «Дело». Ответственность за неправомерное подписание электронного документа ЭП несет участник системы «Дело» в лице руководителя, работником которого является владелец соответствующего ключа ЭП;
обеспечивать работоспособность и безопасность всех программно-аппаратных средств, необходимых для функционирования системы «Дело», а также иных программно-аппаратных средств, обеспечивающих возможность подписания документов ЭП в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
принимать к исполнению электронные документы, зарегистрированные в системе «Дело» и заверенные ЭП при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи, а также дополнительных требований к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати;
обеспечивать строгое соблюдение установленного законодательством Российской Федерации порядка ограниченного доступа к отдельным видам информации и не допускать ее размещения в системе «Дело»;
при передаче электронных документов между участниками использовать, принимать и признавать квалифицированные сертификаты;
ознакомить пользователей с обязанностями, установленными настоящий Инструкцией.
3. Обязанности пользователей
3.1. Пользователи обязаны:
соблюдать порядок работы в системе «Дело», установленный настоящей Инструкцией;
содержать в исправном состоянии программно-технические средства, которые подключены к системе «Дело», принимать организационные меры для предотвращения несанкционированного доступа к данным компьютерам, а также установленному на них программному обеспечению и средствам криптографической защиты информации;
немедленно сообщать начальнику сектора автоматизации в отношении структурных подразделений Администрации города Новошахтинска или руководителю отраслевых (функциональных) органов Администрации города обо всех случаях, свидетельствующих о попытках несанкционированного доступа к компьютерам с установленными средствами криптографической защиты информации;
обеспечивать конфиденциальность пароля для авторизации в системе «Дело», а в случае нарушения его конфиденциальности немедленно уведомлять министерство;
пользователи системы «Дело» – владельцы ключей ЭП обязаны:
обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия в соответствии с законодательством Российской Федерации;
не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена;
незамедлительно уведомлять орган, осуществивший выдачу ключа ЭП, о нарушении конфиденциальности ключа ЭП;
незамедлительно сообщать министерству о прекращении полномочий должностного лица, владеющего ключом ЭП, и в день окончания полномочий сдать ключ ЭП в сектор автоматизации (для структурных подразделений Администрации города) и ответственному должностному лицу для отраслевых (функциональных) органов Администрации города для дальнейшей сдачи в министерство.
4. Порядок формирования, проверки и условия равнозначности ЭП
собственноручной подписи в системе «Дело»
4.1. Формирование ЭП электронного документа осуществляется с использованием средства ЭП и программного обеспечения системы «Дело».
4.2. Формирование ЭП может быть осуществлено только владельцем ключа ЭП, соответствующий квалифицированный сертификат которого действует на момент подписания электронного документа.
4.3. Подтверждение подлинности ЭП может быть осуществлено пользователем системы «Дело». Подтверждение подлинности ЭП электронного документа осуществляется с использованием средства ЭП и программного обеспечения системы «Дело».
4.4. Участники используют, принимают и признают квалифицированные сертификаты.
4.5. Идентификационные данные, занесенные в поле «Субъект квалифицированного сертификата», однозначно идентифицируют владельца квалифицированного сертификата и соответствуют идентификационным данным владельца квалифицированного сертификата, зарегистрированным в Реестре выданных и аннулированных аккредитованным удостоверяющим центром (далее – УЦ) квалифицированных сертификатов.
4.6. В качестве средства ЭП, обеспечивающего реализацию функций создания и подтверждения подлинности ЭП, в электронном документе используется средство криптографической защиты информации «КриптоПро CSP», сертифицированное в системе сертификации РОСС RU.0001.030001.
Средство ЭП должно использоваться совместно со средствами вычислительной техники, с общесистемным программным обеспечением и его компонентами, а также иным программно-аппаратным и информационным обеспечением, полностью соответствующим и удовлетворяющим требованиям к рабочему месту пользователя, устанавливаемым министерством.
4.7. Для определения действительности квалифицированного сертификата используется Реестр выданных и аннулированных аккредитованными УЦ квалифицированных сертификатов, издаваемый и публикуемый УЦ в порядке и с периодичностью, определяемой Регламентом УЦ.
4.8. ЭП в электронном документе, содержащемся в системе «Дело», равнозначна собственноручной подписи владельца ключа ЭП при одновременном соблюдении следующих требований:
ключ ЭП и соответствующий квалифицированный сертификат создан и выдан УЦ;
квалифицированный сертификат действителен (не прекратил свое действие, не аннулирован) на момент подписания электронного документа;
подтвержден факт целостности и аутентичности подписанного электронного документа после его подписания.
4.9. Квалифицированный сертификат действует на определенный момент времени (действующий сертификат), если:
наступил момент времени начала действия сертификата ключа проверки ЭП;
квалифицированный сертификат не аннулирован (отозван) и действие его не приостановлено.
5. Состав и перечни электронных документов
5.1. Состав документов, создание, хранение, использование которых в системе «Дело» осуществляется в форме электронных документов:
документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения: проекты распорядительных, организационных и иных документов; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам, в том числе переписка между участниками системы «Дело»; внутренняя переписка участников системы «Дело»; документы по регистрации, учету и контролю и др.;
документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, нормативными правовыми актами органов исполнительной власти Ростовской области, вне зависимости от сроков хранения.
5.2. Перечень документов участников, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, определяется в номенклатуре дел участников с указанием, что дело ведется в электронном виде (с отметкой – ЭД). Выписка из номенклатуры дел участника с указанием дел, которые ведутся в электронном виде, после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) комитета по управлению архивным делом Ростовской области предоставляется министерству.
5.3. При необходимости использования информации электронного документа для внутреннего бумажного документооборота участником допускается создание бумажных копий электронного документа.
5.4. Документы участников, не вошедшие в перечни электронных документов, создаются в виде электронных образов документов. Их передача между участниками системы «Дело», рассмотрение и обработка осуществляется аналогично электронным документам.
6. Требования к электронному
документу в целях признания его равнозначным
документу на бумажном носителе, подписанному
собственноручной подписью и имеющему оттиск печати
6.1. При создании, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. Для работы с регистрационными данными документа в системе «Дело» создается, отправляется и хранится регистрационная карточка (далее – РК) документа или регистрационная карточка проекта документа (далее – РКПД), которая является неотъемлемой частью документа.
6.2. Документы, создаваемые участником и (или) поступившие участнику на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему «Дело» допускается после его сравнения с подлинником документа. Ответственность за достоверность и полноту электронного образа документа несет участник в лице должностного лица – пользователя системы «Дело», внесшего (зарегистрировавшего) РК (РКПД) документа в системе «Дело».
6.3. В системе «Дело» существуют следующие виды документопотоков:
поступающая документация, в том числе обращения граждан, (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
внутренняя документация участника.
6.4. К РК (РКПД) документа в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) электронного документа или электронного образа документа. Файл электронного образа документа должен обеспечить визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество присоединенного файла электронного образа документа должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного файла.
Допустимый формат и размер прикрепляемых файлов определяется министерством.
6.5. Отчеты об исполнении поручений (резолюций) по электронным документам вводятся в РК документа и заверяются ЭП должностного лица – автора отчета. Отчет об исполнении поручения (резолюции), заверенный ЭП должностного лица – автора отчета, является неотъемлемой частью электронного документа и принимается к сведению всеми участниками при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи. Ответственность за достоверность и полноту соответствующего отчета об исполнении поручения (резолюции) несет участник в лице должностного лица – владельца ключа ЭП.
6.6. Визирование (подписание) проектов электронных документов осуществляется путем внесения информации о визировании (подписании) в РКПД, которая заверяется ЭП должностного лица, визирующего (подписывающего) проект электронного документа. Информация о визировании (подписании), заверенная ЭП должностного лица визирующего (подписывающего) документ, является неотъемлемой частью электронного документа и принимается к сведению всеми участниками при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи. Ответственность за достоверность и полноту соответствующей информации о визировании (подписании) электронного документа несет участник в лице должностного лица – владельца ключа ЭП.
При визировании (подписании) проектов электронных документов во внутреннем документообороте участника могут использоваться способы подтверждения действий по внесению информации о визировании (подписании), при которых ЭП не используется. Ответственность за достоверность и полноту соответствующей информации о визировании (подписании) электронного документа несет участник в лице должностного лица – пользователя, внесшего информацию о визировании (подписании) в РКПД в системе «Дело».
7. Порядок и сроки хранения электронных документов
7.1. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело».
7.2. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участника и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел учитывается перечень электронных документов участника, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, и указывается, что дело ведется в электронном виде (с отметкой – ЭД).
7.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях.
7.4. Включенные электронные документы подлежат хранению в системе «Дело» в течение сроков, определенных соответствующей номенклатурой дел. После истечения срока хранения, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, утвержденного участником.
7.5. Исполненные электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат хранению в системе «Дело» до передачи в архив соответствующего участника – владельца документов.
7.6. Срок хранения регистрационных карточек документов, не отвечающих требованиям настоящего раздела к электронному документу, устанавливается 1 год от даты регистрации. После истечения срока хранения они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, ежегодно составляемого министерством и согласованного с участником – владельцем соответствующих регистрационных карточек документов.
7.7. Ответственность за неправомерное уничтожение электронного документа несет участник – владелец соответствующих электронных документов.
8. Порядок уничтожения электронных документов
8.1. Участники являются владельцами своих электронных документов и несут ответственность за их сохранность.
Ответственность за определение срока хранения электронного документа несет участник-владелец электронных документов в лице работника, проставившего отметку о включении электронного документа в дело.
8.2. К уничтожению отбираются только электронные документы с истекшими сроками хранения. Отбор электронных документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период и утверждения их экспертной комиссии (ЭК) участника.
Управляющий делами
Администрации города Ю.А. Лубенцов
от 28 апреля 2010 г. N 990
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ
В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И
ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ ШИРИНСКИЙ РАЙОН
В целях реализации электронного согласования проектов документов с использованием электронной цифровой подписи в Администрации муниципального образования Ширинский район и ее структурных подразделениях постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Администрации муниципального образования Ширинский район.
2. Руководителям управлений и начальникам отделов администрации обеспечить исполнение требований Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Администрации муниципального образования Ширинский район.
Главы муниципального образования
от 28.04.2010 N 990
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ШИРИНСКИЙ РАЙОН
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к организации и технологии работы с документами в условиях использования в Администрации муниципального образования Ширинский район системы автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - система "Дело") и обязательна к исполнению ее пользователями.
1.2. Работа с документами в Администрации муниципального образования Ширинский район и ее структурных подразделениях, подключенных к системе "Дело", осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной Постановлением Главы муниципального образования Ширинский район от 10.06.2008 N 1006.
1.3. Система "Дело" предназначена для обработки документов, содержащих информацию открытого характера, и документов ограниченного распространения (имеющих пометку "ДСП"). При этом для документов с отметкой "ДСП" в системе "Дело" осуществляется только заполнение регистрационных карточек без сканирования в электронную базу данных текстов документов.
Документы, содержащие информацию, составляющую государственную тайну, в системе "Дело" не обрабатываются.
1.4. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией документооборота в Администрации муниципального образования Ширинский район (далее - Администрация) и ее структурных подразделениях в условиях применения системы "Дело" осуществляют управляющий делами Администрации специалисты системные администраторы Администрации (далее - системные администраторы) в части организации автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота, а также специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в Администрации и ее структурных подразделениях, которые включаются в число пользователей системы "Дело".
Специалисты - системные администраторы Администрации обеспечивают ввод в систему "Дело" персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей, а также установку клиентских мест системы "Дело".
Ответственность за соблюдение правил работы в системе "Дело" возлагается на пользователей системы в рамках предоставленных полномочий.
К работе с системой "Дело" допускаются специалисты, прошедшие специальное обучение.
Пользователям системы "Дело" запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам.
Изменение паролей осуществляется не реже 1 раза в квартал системными администраторами системы "Дело" по согласованию с пользователями.
1.5. В настоящей Инструкции применяются следующие термины и сокращения:
СЭД - система электронного документооборота Администрации муниципального образования Ширинский район;
электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме;
электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
закрытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата открытого ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;
открытый ключ электронной цифровой подписи - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
технолог системы "Дело" - специалист - системный администратор Администрации, ответственный за функционирование системы "Дело";
подсистема "Дело-Web" - web-интерфейс, обеспечивающий доступ к документам, хранящимся в базе данных Администрации. Подсистема функционирует в среде Интернет-навигатора MS Internet Explorer 5.5 (и выше), который входит в стандартную поставку Windows;
РКПД - регистрационная карточка проекта документа. Единица хранения информации о проектах документов в системе "Дело";
РК - регистрационная карточка документа;
кабинет - совокупность папок, в которых накапливается информация о документах, поручениях и проектах документов, направляемых должностным лицам для работы;
пиктограмма - элемент графического интерфейса (схематическое изображение), вызывающий действие, связанное с выбранным объектом.
2. Категории документов,
обрабатываемых в системе "Дело"
2.1. Система "Дело" позволяет осуществлять регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов. Каждый тип регистрационной карточки имеет свой реквизитный состав, основанный на требованиях нормативных документов и делопроизводственной практике (у исходящих и внутренних документов он одинаков).
2.2. Программное обеспечение системы "Дело" формирует следующие типы регистрационных карточек:
РК входящих документов;
РК исходящих документов;
РК внутренних документов;
РК писем и обращений граждан.
Принятая в Администрации классификация документов и связанных с ними регистрационных карточек отражена в справочнике "Группы документов" системы "Дело", который может дополняться другими видами документов по мере их поступления.
2.3. Первичная обработка документов независимо от вида (формирования РК) осуществляется специалистами общего отдела Администрации.
2.4. В системе "Дело" для регистрации документов Администрации установлены автоматическая индексация и номерообразование.
3. Виды работ, выполняемых в системе "Дело"
3.1. Виды работ, выполняемых в исполнительных органах муниципальной власти, ответственных за первичную обработку документов
3.1.1. Работа с входящей корреспонденцией
Входящая корреспонденция (служебные письма, копии федеральных и республиканских нормативных правовых актов, выписки из протоколов и др.) регистрируется специалистами общего отдела Администрации, ответственными за делопроизводство в Администрации, в электронной базе данных системы "Дело" в день поступления в соответствующей группе "Входящие документы" в зависимости от вида документа. Данные специалисты при подготовке документов к передаче осуществляют заполнение электронного журнала передачи документов. При этом учитывается вид передаваемого документа (оригинал, копия).
Зарегистрированная корреспонденция автоматически пересылается в кабинет системы "Дело" - Главе муниципального образования Ширинский район.
В ходе рассмотрения документов глава Администрации или специалисты общего отдела, которым делегировано право работы в системе "Дело", заносят резолюцию (поручение) в РК, при этом устанавливаются плановые сроки исполнения документов в соответствии с правилами контроля исполнения документов согласно Инструкции по делопроизводству.
После ввода резолюции и установления плановых сроков исполнения РК документа автоматически поступает исполнителю. Работа с данными документами осуществляется после их переноса из папки "Поступившие" в папку "На исполнении".
Документы, имеющие резолюцию руководителя "В дело", закрываются в электронной базе данных (вводится резолюция "В дело"). Списание документа "В дело" сопровождается добавлением в регистрационную карточку номера (наименования) дела, в котором будет храниться оригинал документа. Для списания документов пользователь должен иметь в текущей картотеке системы "Дело" соответствующее право. Отметка о списании документа "В дело" выполняется в журнале передачи документов из классификатора "Номенклатура дел" выбором дела, в которое требуется списать документ. Дата списания документа в системе "Дело" формируется автоматически.
3.1.2. Работа с исходящей корреспонденцией
Исходящая корреспонденция регистрируется в системе "Дело" секретарем приемной Администрации.
В процессе регистрации исходящего документа при открытии окна РК в нем автоматически заполняются поля:
N - регистрационный номер документа. Номер формируется автоматически по шаблону, заданному для выбранной группы документов;
От - дата регистрации документа;
Экз. N - номер экземпляра оригинала документа. По умолчанию устанавливается равным 1;
Доступ - гриф доступа. По умолчанию устанавливается значение "Общий". При необходимости установленное по умолчанию значение можно отредактировать, выбрав другой гриф из раскрывающегося списка.
Основные реквизиты РК документа заполняются выбором значений из справочников системы "Дело".
Обязательным является заполнение полей "Связки" и "Файлы".
Поле "Связки" заполняется путем прикрепления зарегистрированной в базе системы "Дело" РК, при этом появляется ссылка на связанный документ.
В поле "Файлы" прикрепляются отсканированные образы документов. Сканирование документов в базу выполняет секретарь приемной Администрации.
При списании документа в дело заполняются соответствующие реквизиты карточки ("Дело" и "Дата списания в дело") с использованием классификатора "Номенклатура дел".
3.1.3. Работа с внутренними документами
Для каждого вида внутренних документов предусмотрена регистрация в соответствующей подгруппе. Значение порядкового номера документа с заданной по виду индексацией формируется автоматически.
Обязательным при регистрации является заполнение таких полей регистрационной карточки, как "исполнитель документа", "визы", "файлы" и "адресаты". Заполнение информационных полей РК документов данной подгруппы осуществляется путем выбора нужных значений из справочников системы "Дело".
3.1.4. Работа с письменными и устными обращениями граждан
Информация о гражданах, с которыми производится или когда-либо производился обмен документами, содержится в справочнике "Граждане" системы "Дело". Если при регистрации вновь поступившего обращения информация о гражданине отсутствует в справочнике "Граждане", сотрудник, осуществляющий регистрацию, вносит ее в справочник.
При регистрации обращения РК документа присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной группы документов правилам.
Шаблон регистрационного номера состоит из следующих элементов:
индекс исполнительного органа государственной власти (для министерств и ведомств Республики Хакасия);
префикс обращений граждан - начальная буква фамилии гражданина в письме или обращении;
порядковый номер документа в пределах группы (установлено единое номерообразование).
3.2. Виды работ, выполняемых в Администрации при исполнении документов либо при осуществлении контроля за исполнением документов
3.2.1. Специалисты общего отдела Администрации в электронном "Кабинете" системы "Дело" начинают работать с просмотра перечня поступивших на исполнение документов (папки "Поступившие", "На исполнении"). В папку "Поступившие" попадают РК документов, по которым в соответствии с поручением исполнителем является сотрудник - владелец кабинета. В этой же папке накапливаются документы, направленные, например, для сведения.
Факт принятия документа к исполнению владельцем кабинета сопровождается "перекладыванием" РК документа из папки "Поступившие" в папку "На исполнении".
Исполнение поручения (резолюции) фиксируется вводом отчета исполнителя в РК документа в поле "Текст отчета" окна "Отчет исполнителя", открываемого по конкретной резолюции, адресованной конкретному исполнителю (если резолюции по документу подготовлены для нескольких исполнителей). В окне "Отчет исполнителя" кроме поля "Текст отчета" заполняются поля "Состояние исп.", "Дата". В отчете исполнителя кратко излагается, кому, когда и что было доложено по данному поручению.
Если во исполнение контрольного документа подготовлен исходящий документ (служебное письмо, постановление или распоряжение Главы муниципального образования Ширинский район) и он зарегистрирован в системе "Дело" со связкой с контрольным документом, то в "Отчете исполнителя" достаточно указать дату и номер документа-ответа.
Если о результатах выполнения поручения автору резолюции было доложено устно, то в отчете исполнитель указывает, кому, когда и что было доложено по данному поручению.
Если резолюция адресована одновременно нескольким исполнителям, то ответственный исполнитель (указанный первым в резолюции) осуществляет сбор информации и составляет сводный отчет об исполнении.
При закрытии окна "Отчет исполнителя" осуществляется возврат в окно папки "На исполнении". При этом, если резолюция по данному документу не была контрольной, РК документа автоматически удаляется из папки "На исполнении" кабинета исполнителя. РК документов, имеющих контрольные резолюции, вместе с внесенными отчетами не удаляются из кабинетов исполнителей до тех пор, пока резолюция не будет снята с контроля автором резолюции или ответственным за контроль лицом. После снятия документа с контроля его РК автоматически удалится из соответствующих папок кабинетов всех исполнителей.
После ввода отчета об исполнении контрольной резолюции в папке "На исполнении" в записи, соответствующей исполнителю, от имени которого был введен отчет, в графе "Исполнитель" будет установлена дата отчета. Дата в отчете исполнителя формируется автоматически, при необходимости корректируется путем выбора необходимой даты из календаря системы "Дело".
3.2.2. В своей работе исполнитель - сотрудник Администрации или ее структурных подразделений использует право поиска документов по доступным картотекам (картотека подразделения, центральная картотека). В центральной картотеке выполняется поиск нормативных правовых актов, зарегистрированных в Администрации.
В функции "Поиск" пользователь системы "Дело" может работать в двух режимах:
в режиме работы со списком найденных объектов (РК документов, поручений).
В системе "Дело" рабочее окно режима "Поиск" разбито на две части. В правой части окна формируется поисковый запрос. В левой части находится перечень реквизитов, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора при поиске нужных объектов (РК документов, поручений). Здесь же располагается перечень ранее сформированных и сохраненных поисковых запросов. Перечни реквизитов и сохраненных запросов сгруппированы по определенному набору критериев для поиска документов, зарегистрированных в системе "Дело", и представлены в виде иерархического дерева. Для поиска РК документа (или поручения) в системе "Дело" заполняется запросная форма, в полях которой указываются значения критериев отбора. В зависимости от вида вводимой информации значения выбираются либо из справочника, либо из раскрывающегося списка, либо из календаря. В подсистеме "Дело-Web" функция поиска выбирается из блока предполагаемых действий меню "Искать документы" либо выбором функции "Поиск" из меню подсистемы "Дело-Web".
В результате выполнения поиска формируется рабочее окно со списком РК документов, удовлетворяющих заданным критериям отбора. Перечень найденных РК документов представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одной РК.
При работе со списком найденных РК пользователь системы может выполнять сортировку элементов списка, используя заголовки столбцов, которые одновременно являются кнопками сортировки, распечатать перечень выделенных в списке регистрационных карточек. Открыв выбранную в списке РК в режиме просмотра, может перевести ее в режим редактирования и внести необходимые изменения и дополнения.
3.3. Контроль исполнения поручений в системе "Дело"
Электронная РК контрольного документа отображается с отметкой "К". Срок исполнения документа указывается в поле "Плановая дата", плановый срок контроля устанавливается в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
При постановке документов на контроль их РК накапливаются в папке "На контроле" электронного кабинета автора резолюции. Доступ к этой папке имеют только автор резолюции и специалисты, осуществляющие контроль за исполнением документов.
Специалисты, осуществляющие контроль, обязаны ежедневно просматривать папку "На контроле", а также, при необходимости, осуществлять рассылку "напоминаний" в установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство о ходе исполнения документов.
По контрольным документам исполнителем своевременно вводится отчет о ходе исполнения.
В случае неисполнения контрольной резолюции в установленный срок по объективным причинам исполнитель готовит информацию для автора резолюции либо лица, осуществляющего контроль, о продлении срока исполнения документа. После согласования нового срока информация о продлении вводится в регистрационную карточку документа в поле "Ход исполнения". Корректировка срока исполнения резолюции осуществляется в поле "Плановая дата".
Снятие с контроля документов осуществляет автор резолюции или специалист, ответственный за контроль, путем заполнения поля "Фактическая дата". Рекомендуется также заполнять поле "Основание для снятия с контроля".
3.4. Порядок пересылки РК документов
Для передачи электронных РК документов на ознакомление используется функция "Пересылка РК".
Осуществлять пересылку РК документов внутренним адресатам могут только пользователи, имеющие в текущей картотеке право "Пересылка РК".
Передача оригиналов и копий документов, зарегистрированных в системе "Дело", в обязательном порядке отражается в соответствующих реквизитах регистрационной карточки (журнал передачи документов).
При передаче документов с грифом ДСП под подпись формируется реестр.
После пересылки запись РК документа будет помещена в папку "Поступившие" электронного кабинета, владельцем которого является должностное лицо, указанное в качестве адресата.
4. Использование справочников системы "Дело"
Ведение справочников системы "Дело" и поддержание их в актуальном состоянии осуществляется технологом системы "Дело".
Специалисты Администрации, ее структурных подразделений, использующие в своей работе систему "Дело", обязаны знать основные разделы справочника "Организации", "Группы документов" и состав справочника "Подразделения".
Вносить новые организации в справочник "Организации" при регистрации документов могут специалисты, которым предоставлено соответствующее право, предварительно убедившись в отсутствии этой организации в классификаторе.
Номенклатура дел Администрации и ее структурных подразделений на очередной год вводится в справочник "Номенклатура дел" системным администратором системы "Дело" в соответствии с утвержденными разделами.
В случае изменений в номенклатуре дел они своевременно отражаются в справочнике системным администратором системы "Дело".
5. Контроль за правильностью заполнения
Контроль за правильностью заполнения информационных полей в Администрации возлагается на управляющего делами Администрации, системного администратора системы "Дело" и пользователей системы.
Системный администратор системы "Дело" периодически контролирует правильность заполнения информационных полей (при необходимости с использованием записей протокола системы о работе пользователей) и результаты докладывает управляющему делами Администрации.
6. Работа с проектами документов в электронном
виде с использованием системы "Дело"
Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:
регистрация проекта документа; согласование проекта документа; утверждение проекта документа;
- регистрация готового документа, созданного на основе проекта. Для работы с проектами документов используются следующие папки системы "Дело":
"Управление проектами" - содержит перечень РК проектов документов, исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета (открытого по умолчанию);
"На визировании" - содержит перечень РК проектов документов, присланных на визирование владельцам данного кабинета;
"На подписи" - содержит перечень РК проектов документов, присланных на утверждение владельцам данного кабинета.
6.1. Регистрация проектов документов
Проект документа можно зарегистрировать в функции "Кабинеты" системы "Дело" в папке "Управление проектами", в подсистеме "Дело-Web" из меню "Регистрация" или из блока предполагаемых действий меню "Регистрация проектов документов".
Чтобы зарегистрировать проект инициативного документа, необходимо выбрать группу проекта нового документа, например, "постановление Главы муниципального образования Ширинский район". Откроется РКПД выбранной группы в режиме регистрации.
Заполнение полей реквизитов формы РКПД:
- регистрационный номер РКПД формируется автоматически по шаблону, заданному для выбранной группы документов;
- дата регистрации РКПД устанавливается автоматически;
- гриф доступа - устанавливается значение "общий";
- поле "Исполнитель" содержит запись о должностном лице, являющемся исполнителем проекта документа. Поле заполняется автоматически выбором записи из справочника "Подразделения" системы "Дело". При двойном щелчке манипулятора "мышь" по фамилии исполнителя открывается окно, которое содержит информацию об исполнителе (сведения о структурном подразделении Администрации и контактная информация исполнителя: номер рабочего телефона, кабинета, адрес электронной почты - при наличии),
- поле "Плановая дата" - дата, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта, задается вводом с клавиатуры;
- поле "Состав документа" определяется количеством листов прикрепленного электронного документа;
- в поле "Содержание" необходимо ввести соответствующие сведения (краткое содержание проекта);
- поле "Примечание" - поле для заметок;
- в поле "Адресаты" вносятся адресаты из справочника системы "Подразделения" для рассылки им документа, зарегистрированного на основе проекта.
В блок "Файлы" РКПД прикрепляются электронные документы согласования. Например, файлы и их наименования: постановление, приложение, если их несколько, то приложение 1, приложение 2, пояснительная записка. Электронные документы подготавливаются в текстовом редакторе MS Word, формат бумаги А4, шрифт Times New Roman Cyr размером N 13, одинарный интервал. Размеры полей документа: слева - 3 см, справа - 1,5 см, сверху - 2 см, снизу - 1,5 см. Нумерация страниц выполняется сверху посередине, титульный лист не нумеруется. Для оформления табличных материалов допускается использование шрифта N 12.
При прикреплении файла его содержимое переписывается в специальное хранилище, и все дальнейшие изменения прикрепленной информации, производимые из системы "Дело", не затрагивают исходный файл.
Прикрепленные файлы должны быть подписаны ЭЦП руководителя структурного подразделения Администрации, подготовившего проект. Для этого необходимо:
выделить строку с файлом, который должен быть подписан ЭЦП.
Выбрать пиктограмму "Подписать файл" (в подсистеме "Дело-Web" - кнопка "ЭЦП").
В открывшемся окне с перечнем видов ЭЦП (Разработано, Согласовано, Утверждено, Заверено, Ознакомился) выбрать нужный вид подписи. Откроется окно о типе требуемого ключевого носителя.
Вставить ключевой носитель со своим персональным закрытым ключом в считывающее устройство, ввести пароль доступа к ключу и щелкнуть кнопку "ОК".
После формирования "ЭЦП" иконка файла будет отмечена красной "галкой".
В подсистеме "Дело-Web" файлы, прикрепленные визирующими должностными лицами, заверяются "Авторской" подписью. Файлы, прикрепленные к РКПД исполнителем проекта, заверяются "Согласующей" подписью (если их заверяет визирующее должностное лицо) или "Утверждающей" подписью (если их утверждает подписывающее должностное лицо). После формирования "ЭЦП" произойдет возврат к окну РКПД. Рядом с названием файла появится кнопка "Просмотр и проверка ЭЦП". Щелчок по этой кнопке позволяет перейти к проверке ЭЦП соответствующего файла.
Завершение регистрации проекта документа выполняется командой "Записать". Проект документа запишется в папку "Управление проектами". Дальнейшая работа с проектом документа будет осуществляться из указанной папки.
Чтобы добавить визирующих (подписывающих) должностных лиц, необходимо, находясь в окне РКПД, выбрать из меню действия "Добавить визирующего или подписывающего".
В разделе "Управление проектом" РКПД, содержащем перечень выбранных должностных лиц, необходимо выбрать одно из двух значений: "На визирование" или "На подпись", определив тем самым, какой именно список должностных лиц формируется: визирующих или подписывающих.
Ошибочно введенную запись о визирующем или подписывающем должностном лице можно удалить.
В подсистеме "Дело-Web" работа с файлами осуществляется в разделе "Общие реквизиты" РКПД. Прикрепленный файл можно просмотреть, переименовать, заменить другим файлом или удалить.
6.2. Отправка проекта документа на визирование или на подпись
Добавление визирующих или подписывающих должностных лиц может быть осуществлено исполнителем проекта как при создании РКПД, так и в дальнейшем в режиме редактирования РКПД.
Подготовленный проект отправляется на визирование.
Для того, чтобы отправить проект документа на визирование, в окне РКПД из меню "Действия" необходимо выбрать команду "Послать на визирование". В подсистеме "Дело-Web" в разделе "Визы" РКПД выбрать пиктограмму "Добавить визирующего". Щелкнув по имени визирующего должностного лица, можно получить более подробную информацию о данном лице.
Представление проекта документа на согласование осуществляется путем отправки проекта на визирование руководителям заинтересованных структурных подразделений одновременно. В этом случае для всех визирующих в поле "Направлено" будет установлена текущая дата, а в поле "Срок" - дата отправки плюс количество дней (часов), отведенное на визирование.
Если в процессе согласования проект документа получил какие-либо замечания и дополнения, исполнитель, учитывая все замечания, подготавливает вторую версию проекта документа. РКПД второй версии наследует часть реквизитов РКПД первой версии, а также список визирующих должностных лиц, добавленных исполнителем проекта. Файлы, прикрепленные визирующими и подписывающими должностными лицами, не передаются в новый вариант проекта. После создания второй версии проекта РКПД первой версии становится недоступной для редактирования, ее можно только посмотреть.
6.3. Визирование проекта документа
Для визирования проект документа поступает в папку "На визировании" владельцу кабинета.
Отказ в визировании не допускается.
В окне "Файлы" РКПД прикреплен вложенный электронный документ согласования. Для работы с документом необходимо щелкнуть мышью по названию файла.
Согласование проектов документов осуществляется путем визирования с указанием конкретной даты.
Для визирования документа необходимо щелкнуть мышью по записи РКПД документа, выбрать из меню "Действия" команду "Визировать". Для визирования в подсистеме "Дело-Web" в РКПД в блоке должностных лиц, визирующих проект, в строке с фамилией должностного лица нажать кнопку "Визировать". Откроется окно для ввода и редактирования информации о визировании. В поле, расположенном в левой верхней части окна, необходимо выбрать один из вариантов "Визы" (Согласен, Не согласен, Согласен с замечаниями, Отпуск).
Замечания к проекту документа (при их наличии) излагаются в поле "Текст". Если замечания существенные, то должностное лицо, визирующее проект, сохраняет электронный документ в папке своего компьютера, вносит в текст электронного документа свои замечания, используя инструменты текстового редактора MS Word. Текстовый документ, содержащий правки, именуется по фамилии должностного лица и прикрепляется к РКПД.
При закрытии окна "Визирование проекта" система будет требовать защиты файлов, прикрепленных к РКПД исполнителем проекта и визирующим должностным лицом, используя ЭЦП. Для осуществления этой процедуры вставьте закрытый ключ ЭЦП в считывающее устройство. В открывшемся окне, содержащем информацию о типе и номере ключевого носителя, введите пароль доступа к ключу и щелкнете по кнопке "ОК".
Для просмотра какой-либо версии проекта в поле "Версия" необходимо из раскрывающегося списка выбрать номер нужной версии.
В процессе визирования визирующее лицо может добавить дополнительного визирующего.
Статус РКПД, завизированный всеми должностными лицами, принимает значение "Завизирован".
6.4. Подписание проекта документа
На подпись проект документа поступает в папку "На подпись" кабинета Главы муниципального образования Ширинский район.
Чтобы подписать проект, необходимо открыть РКПД документа, подлежащего утверждению. В разделе "Управление проектами" в списке визирующих и подписывающих должностных лиц необходимо выделить строку с фамилией Главы муниципального образования Ширинский район и выбрать команду "Подписать".
При закрытии окна "Подпись проекта" система будет требовать защиты файлов, прикрепленных к РКПД исполнителем проекта и подписывающим должностным лицом, с помощью ЭЦП.
При подписании проекта используется одно из двух фиксированных значений: "Утверждаю" или "Не утверждаю".
Замечания к проекту документа излагаются в поле "Текст".
Статус РКПД, утвержденной всеми подписывающими должностными лицами, принимает статус "Подписан".
6.5. Отправка проекта документа на регистрацию
Проект документа в статусе "Подписан" можно отправить на регистрацию.
Чтобы отправить проект документа на регистрацию, необходимо в режиме просмотра РКПД выбрать команду "Направить проект на регистрацию".
После отправки на регистрацию статус РКПД принимает значение "На регистрации".
Исполнитель распечатывает лист согласования проекта документа, вложенные электронные документы согласования и передает их в общий отдел Администрации.
Для печати листа согласования необходимо выполнить команду "Печать Листа согласования" из основного меню РКПД.
6.6. Регистрация документа, созданного на основе утвержденного проекта
В папке "Проекты" специалист общего отдела, имеющий право регистрировать документы, созданные на основе утвержденных проектов, накапливает записи РКПД, готовые к регистрации. Указанный специалист выполняет проверку целостности файлов, прикрепленных к РКПД и заверенных ЭЦП исполнителем проекта и визирующими (подписывающими) должностными лицами.
Для регистрации документа необходимо выделить из списка запись соответствующей РКПД и выбрать команду "Регистрировать проект". Откроется окно РК документа, относящейся к той же группе документов, что и проект.
Реквизиты РК автоматически заполняются значениями, установленными в РКПД последней версии. Специалист, регистрирующий документ, заполняет недостающие поля РК и сохраняет документ в СЭД.
После регистрации документа, созданного на основе проекта, РКПД получает статус "Зарегистрирован" и удаляется из папки "Управление проектами" кабинета исполнителя проекта.
При необходимости РКПД можно найти и открыть для просмотра с помощью функции "Поиск". Редактирование РКПД со статусом "Зарегистрирован" не допускается.
