Изменение места нахождения организации: последствия для кадрового делопроизводства

Компании, как и люди, рождаются и умирают, меняют имена и переезжают с места на место. И так же, как и у людей, подобные изменения в жизни организации нуждаются в документальном оформлении. О том, какие последствия для кадрового делопроизводства влечет изменение наименования организации-работодателя (в т. ч. организационно-правовой формы), мы говорили в прошлых номерах «Справочника кадровика». Сегодня речь пойдет еще об одном нововведении, которое отражается в учредительных и регистрационных документах и не проходит бесследно для кадровой документации: переезде организации. Попробуем разобраться, каким образом изменяется место нахождения организации и что при этом может поменяться в документах работников, а также в условиях их труда.

Место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ ). При этом госрегистрация осуществляется по месту нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации. В случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа - по месту нахождения иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности.

Зачастую деятельность организации не связана с необходимостью находиться в определенном месте. Поэтому учредители предпочитают регистрировать организацию по одному адресу (так называемый юридический адрес), а офисы, производственные площади, т. е. помещения, в которых непосредственно трудятся работники, при этом располагаются по другому адресу (фактический адрес).

Место нахождения юридического лица обязательно указывается в его учредительных документах. Эти сведения вносятся в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) при создании юридического лица. Они являются открытыми и общедоступными.

Причины изменения адреса могут быть самыми разными. Например: истек срок договора аренды помещения, где находится офис, приобретены новые здания, сооружения под офисы и производственные площадки.

Изменение места нахождения юридического лица осуществляется на основании решения учредителей (участников) юридического лица или его уполномоченного органа управления. Поскольку сведения о месте нахождения юридического лица должны содержаться в его учредительных документах, то при изменении адреса организации в первую очередь вносятся соответствующие поправки в учредительные документы.

Когда все документы оформлены, изменения необходимо зарегистрировать. Причем государственную регистрацию нужно производить и в тех случаях, когда новый адрес организации будет находиться на территории, подведомственной другому налоговому органу, и тогда, когда изменение адреса к изменению налогового органа не приведет.

Обратите внимание!
Государственная регистрация изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, осуществляется территориальными органами ФНС России

Изменение места нахождения юридического лица может повлечь за собой изменение налогового органа, а значит, снятие организации с учета и постановку на учет в другом налоговом органе. Снятие с учета осуществляется налоговым органом, где организация состояла на учете, на основании выписки из ЕГРЮЛ, содержащей сведения об изменении места нахождения организации. Постановка организации на учет в налоговом органе по новому месту нахождения осуществляется на основании документов, полученных от налогового органа по прежнему месту нахождения налогоплательщика.

Датой постановки организации на учет является дата внесения в ЕГРЮЛ записи об изменении места нахождения юридического лица. Эта дата указывается в свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе. Налоговый орган, осуществивший постановку организации на учет, выдает ей (либо направляет по почте) такое свидетельство не позднее рабочего дня, следующего за днем постановки организации на учет.

Перечень документов, которые нужно представить в налоговую инспекцию по месту регистрации, приведен в п. 1 ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее - Закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ ). Итак, в налоговый орган нужно подать:
•заявление по форме № Р13001, утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 439;
•решение о внесении изменений в учредительные документы;
• учредительные документы в новой редакции;
•документы об уплате государственной пошлины.

Обратите внимание: идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места нахождения организации не изменяется.

Работодатель изменил место нахождения. Обязан ли он уведомлять об этом государственные внебюджетные фонды?

Федеральные законы от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (ст. 11 и 14), от 28.06.1991 № 1499-1 «О медицинском страховании граждан в Российской Федерации» (ст. 9.1) и от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (ст. 6) не предусматривают обязанности работодателя уведомлять эти организации о смене своего места нахождения.

В течение пяти дней с момента внесения изменений в ЕГРЮЛ налоговые органы представляют сведения о юридическом лице в территориальные органы ПФР, региональные отделения ФСС России, территориальные фонды обязательного медицинского страхования и территориальные органы Росстата (п. 3.1 ст. 11 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ. п. 19 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и представления содержащихся в нем сведений. утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 ).

Если изменился адрес организации, работодателю в первую очередь необходимо издать приказ. В нем следует указать:
• дату изменения места нахождения организации;
• мероприятия, которые необходимо провести в связи с изменением места нахождения организации (например, заказать новые бланки письма и печати, где указывается адрес);
• лиц, ответственных за соответствующие мероприятия.

Такой приказ оформляется на бланке приказа по основной деятельности. Ответственные работники должны быть ознакомлены с приказом под роспись

Пример оформления приказа об изменении места нахождения организации

Что касается трудовых отношений: для работников последствия наступают только в том случае, когда у организации меняется так называемый фактический адрес, т. е. если с переездом изменятся условия труда работников.

В связи с окончанием договора аренды офисных площадей и повышением стоимости аренды арендодателем руководство компании «Н» приняло решение о смене фактического места нахождения. В Москве арендная плата для компании оказалась слишком высока, поэтому был подобран подходящий офис в г. Мытищи Московской области. Нужно ли заранее предупреждать работников об изменении места нахождения организации?

Это главный вопрос, который стоит перед кадровиками в данной ситуации. Он связан с тем, что в одностороннем порядке и без соблюдения определенной процедуры работодатель не имеет права изменять условия, определенные сторонами в трудовом договоре. Ответ зависит от того, является место нахождения организации условием трудового договора или нет. А значит, в первую очередь необходимо выяснить именно это.

Часть 2 ст. 57 ТК РФ определяет, что обязательным для включения в трудовой договор является условие о месте работы. При этом не уточняется, что следует понимать под местом работы и нужно ли при закреплении в трудовом договоре этого условия указывать конкретный адрес, по которому будет работать работник. В указанной норме сделана оговорка, что место работы с указанием места нахождения должно закрепляться только в том случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности.

Обратите внимание!
Другая местность - местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта

На том, что понимается под другой местностью, остановимся подробнее, поскольку к этому еще вернемся. Итак, понятие «другая местность» в трудовом законодательстве не раскрыто, однако выработано судебной практикой. В пункте 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» сказано, что под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.

Таким образом, закон требует указания в трудовом договоре именно места работы, а не места нахождения организации. И только для работников, которые принимаются в филиалы, представительства или иные обособленные структурные подразделения организации, расположенные в другой местности, место работы должно быть конкретизировано путем указания на обособленное структурное подразделение и его место нахождения.

Это значит, что условие о месте работы может быть сформулировано по-разному, в зависимости от практики, принятой у отдельного работодателя, и соглашения сторон.

Наша организация зарегистрирована в Москве по месту нахождения главного офиса и имеет несколько структурных подразделений, расположенных в разных районах города. Многие работники, принимаемые на работу в главный офис, настаивают, чтобы в их трудовых договорах указывался адрес места нахождения организации, т. е. адрес главного офиса, где они будут работать. Обычно мы приводим в трудовых договорах место работы без указания структурного подразделения и тем более не указываем адрес места нахождения организации. Но если работники просят указать данное условие в трудовом договоре именно таким образом, мы можем это сделать?

В больших населенных пунктах для работника может быть важным месторасположение того объекта, где ему предстоит исполнять трудовую функцию, учитывая затраты времени и финансов на дорогу. Условие о месте работы в этом случае может быть сформулировано таким образом, чтобы было определено не только название организации, местность, но и конкретный адрес, по которому будет осуществляться работа.

Определяя условие о месте работы, можно указать и наименование структурного подразделения. Такая детализация необязательна, так как уточнение места работы в части указания структурного подразделения ч. 4 ст. 57 ТК РФ отнесено к дополнительным условиям трудового договора, но стороны могут договориться о такой формулировке.

Если вы конкретизируете в трудовом договоре адрес, а также указываете структурное подразделение, где трудится работник, условие о месте работы может быть изменено только по соглашению сторон, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

Работодатель может изменить определенные сторонами условия трудового договора по своей инициативе только в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия не могут быть сохранены. Очевидно, что изменение места нахождения организации относится к таким организационным причинам. Это означает: если место нахождения организации было указано в трудовых договорах работников как условие, о котором договорились стороны, и потом оно изменяется по инициативе работодателя, то должна быть соблюдена процедура, предусмотренная ч. 2 ст. 74 ТК РФ. О предстоящем изменении места нахождения организации, а также о причинах, вызвавших его необходимость, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца. Это можно сделать с помощью письменного уведомления.

Пример оформления уведомления об изменении условия трудового договора

Работники, которым сообщили, что будет изменено условие о месте нахождения организации, могут согласиться на такие изменения. И в этом случае должны быть оформлены дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых указывается новое место нахождения организации.

Пример оформления дополнительного соглашения об изменении условия трудового договора

Если работники продолжать работу в новых условиях не согласны, то трудовой договор с ними прекращается по основанию, предусмотренному п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Обратите внимание: это не касается случая переезда организации в другую местность, когда действуют особые правила, на которых мы остановимся ниже.

Другой случай: место нахождения организации указано в трудовом договоре в качестве сведения о работодателе, как чаще всего и бывает. Тогда необходимо зафиксировать изменение этих сведений, например, путем заключения дополнительных соглашений с работниками, указав в них новое место нахождения организации.

Пример оформления дополнительного соглашения об изменении сведений в трудовом договоре

Специальные правила предусмотрены для тех случаев, когда организация-работодатель переезжает в другую местность. Дело в том, что ч. 1 ст. 72 1 ТК РФ называет перевод в другую местность вместе с работодателем разновидностью перевода на другую работу. По закону перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. Поэтому необходимо: во-первых, уведомить работника о предстоящем переводе в другую местность вместе с работодателем, а во-вторых, получить согласие работника на такой перевод.

Пример оформления уведомления о необходимости перевода в другую местность вместе с работодателем

Обратите внимание!
Какие документы необходимо оформить, зависит от того, указано ли место нахождения организации в трудовом договоре и куда планируется переезд

Если работник согласен продолжать работу в другой местности, стороны заключают дополнительное соглашение, где указываются все условия труда на новом месте. Далее работодатель издает приказ о переводе работников.

Пример оформления дополнительного соглашения о переводе в другую местность вместе с работодателем

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы № Т-5 и № Т-5а. Данные формы применяются для оформления и учета перевода работника (ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с работодателем. Так как переезд в другую местность вместе с организацией касается всех работников, в этом случае удобно использовать форму № Т-5а .

Пример оформления приказа (распоряжения) о переводе работников в другую местность вместе с работодателем

Следует учитывать также нормы ст. 169 ТК РФ. при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить ему ряд расходов. К ним относятся:
• расходы по переезду самого работника, членов его семьи и провозу имущества;
• расходы по обустройству на новом месте жительства. Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.

В том случае, если работник не согласен на продолжение работы в связи с переездом работодателя в другую местность, трудовой договор прекращается по основанию, предусмотренному п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ .

Итак, изменение места нахождения организации может привести к необходимости оформления различных документов - в зависимости от того, переезжает ли организация в другую местность и является ли место нахождения организации условием трудового договора.

Изменение места нахождения организации: последствия для кадрового делопроизводства

Создание кадрового документа

Организация изменяет место нахождения в той же местности

Организация переезжает в другую местность

Место нахождения организации является условием трудового договора

Место нахождения организации не является условием трудового договора

Место нахождения организации является условием трудового договора

Место нахождения организации не является условием трудового договора

Издание приказа по основной деятельности об изменении нахождения деятельности организации

Перевод на работу в другую местность: особенности процедуры взаимоотношений с работниками

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2013, N 2

ПЕРЕВОД НА РАБОТУ В ДРУГУЮ МЕСТНОСТЬ

Автор рассуждает об особенностях процедуры взаимоотношений с работниками при осуществлении перевода работников на работу в другую местность вместе с работодателем.

Под переводом на другую работу законодатель, в частности, понимает перевод работника на работу в другую местность вместе с работодателем (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). При этом в отличие от других видов перевода, заявленных в этой норме закона, данный перевод вызывает на практике значительные трудности, так как ТК РФ не регламентирует его процедуру.

Совершенно справедливо замечают эксперты, что ". к большому разочарованию практиков, законодатель вместо подробной регламентации в Трудовом кодексе РФ механизма переезда работодателя в другую местность и изменения трудовых отношений в связи с этим просто воспроизвел соответствующие положения из КЗоТа РФ. Однако правовая и экономическая системы претерпели серьезные изменения, и порядок создания и размещения организаций в настоящих условиях существенно отличается от прежних правил образования и перемещения государственных" [1]. И эта неопределенность имеет практически вековую историю! Ведь термин "перевод" впервые в отечественном трудовом законодательстве был зафиксирован еще в КЗоТе 1918 г.

У работников службы персонала нередко можно наблюдать непонимание того, о чем идет речь в приведенной выше норме закона. А неверное толкование неизбежно порождает нарушение прав работающих граждан. Так, сложности вызывает ключевое понятие - "другая местность". Редко можно встретить менеджера по персоналу, который часто обращается в своей работе к судебной практике (полагая, что это занятие - обязанность юрисконсульта). Однако именно судебная практика дает ответ на этот вопрос.

Под другой местностью понимается местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта. Именно так обязывает понимать данный термин Пленум Верховного Суда РФ в своем Постановлении от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" (ред. от 28.09.2010).

То есть перевод на работу в другой город - это "другая местность" в понимании законодателя. А вот переезд в другой район (округ) в пределах города - это уже другая кадровая операция, влекущая совершенно иные последствия. Так что в процитированной нами выше положении ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ речь, по сути, идет о переезде работодателя в другой населенный пункт. Такое мероприятие почти всегда сопровождается многочисленными организационными сложностями, не говоря уже про решение кадровых вопросов с персоналом. Ведь далеко не каждый работник будет рад работе в другом населенном пункте. Поэтому, узнав о решении работодателя, часть сотрудников будет нацелена на поиск нового места работы по месту жительства. А это значит, что изначально немалая часть сотрудников будет настраиваться на увольнение.

Надо понимать, что и работодатель также не заинтересован в том, чтобы везти в другую местность весь коллектив. Действительно, зачем перевозить всех сотрудников (да еще с семьями!), если линейный персонал можно нанять уже на новом месте? Работодатель, безусловно, будет рассчитывать стоимость такого переезда, включая затраты на персонал. И экономически выгодно практически всегда получится принять на работу "местных", чем выплачивать необходимые компенсации "привезенным". Один уровень зарплат в разных российских регионах будет подстегивать работодателя к тому, чтобы расстаться как можно с большим числом прежних сотрудников.

С переездом работодателя тесным образом связано другое понятие - "место работы". Указание на место работы сотрудника является обязательным условием трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). При этом на законодательном уровне до конца не урегулирован вопрос, что указывать в качестве места работы при заключении трудового договора. Этот вопрос уточняется лишь применительно к тому персоналу, который будет трудиться в обособленных структурных подразделениях. В таком случае в трудовом договоре должны быть указаны место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождение.

В отношении других сотрудников на практике в качестве места работы, как правило, указывают наименование организации и ее юридический и (или) фактический адрес.

На первый взгляд урегулирование вопроса о месте работы не составляет никакой сложности. Однако в дальнейшем именно данное условие, точнее, его неоднозначная формулировка, может вызвать массу споров, решать которые часто приходится в судебном порядке. Речь идет о ситуациях, когда изменяется фактический адрес организации в пределах одного города, одной местности, поскольку переезд в другую местность вместе с работодателем или перевод для работы в обособленном подразделении, расположенном в другой местности, регулируются нормами ст. 72 ТК РФ.

Другое дело, если работодатель переезжает в другой район города, а в трудовом договоре кроме юридического адреса указаны конкретное фактическое место работы и (или) рабочее место сотрудника. В этом случае сотрудник может отказаться от переезда или от перевода на другую работу и потребовать денежной компенсации [2].

Мы не случайно начали наш разговор с анализа действующего законодательства и проблем, с которыми сталкиваются практики. Ведь существующая неопределенность породила по крайней мере два подхода к процедуре взаимоотношений с работниками при принятии решения о переезде организации:

1. Работников необходимо заблаговременно (минимум за 2 месяца) уведомлять о переводе на работу в другую местность.

2. Работников нет необходимости заблаговременно предупреждать.

Сторонники первой точки зрения в качестве аргумента ссылаются на то, что у работника меняется место работы - одно из обязательных условий труда, причем происходит это по инициативе работодателя, а это значит, что работодатель должен реализовать ту многоступенчатую процедуру изменения условий трудового договора, которая изложена в ст. 74 ТК РФ.

Их оппоненты считают, что ст. 74 ТК РФ применению не подлежит.

Менеджеру по персоналу приходится выбирать одну из этих полярных точек зрения. И в подобных обстоятельствах практически все менеджеры по персоналу предпочитают оградить себя и работодателя от возможных трудовых споров и претензий со стороны работника и прибегнуть к сложной, многоэтапной процедуре ст. 74 ТК РФ.

Итак, с чего начать?

Начать надо с решения организационных вопросов. Ведь переезд работодателя в другую местность не может осуществляться одномоментно, наспех. Конечно, не всегда служба персонала имеет к организации переезда прямое отношение. Но информация о будущих планах руководства должна быть получена своевременно. Чтобы переходить к уточнению мнения работников по вопросу переезда, надо вначале приказом определить последовательность мероприятий, сопровождающих это событие.

Общество с ограниченной ответственностью "Сантехстрой"

17 января 2013 г. N 1 Москва

О перемещении компании в город Химки

В целях оптимизации работы с клиентами для организации транспортной доступности вывоза товара из складских помещений компании

1. Организовать офисный комплекс и склад по оптовому отпуску продукции компании по адресу: Московская область, г. Химки, ул. Левобережная, д. 32, стр. 4.

2. Обеспечить функционирование офиса и организацию складского хозяйства и отпуск продукции клиентам по новому месту начиная с 1 апреля 2013 г.

3. Заведующему складом Бугрову М. П. обеспечить размещение продукции в соответствии с принятыми нормативами хранения.

4. Начальнику хозяйственного отдела Зайцеву С. С. организовать доставку мебели, оборудования, механизмов для организации рабочих мест сотрудников в срок до 15 марта 2013 г.

5. Главному бухгалтеру Самсоновой Е. М. обеспечить проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей в срок до 30 января 2013 г.

6. Начальнику службы безопасности Туманову Е. В. обеспечить вывоз продукции и проконтролировать его доставку по месту размещения нового склада.

7. Возложить контроль за соблюдением настоящего приказа на заместителя генерального директора по общим вопросам Буркина Г. В.

Генеральный директор А. А. Жданов

Вслед за "организационным" приказом должен последовать приказ о том, как построить работу с персоналом, выполняющим свои обязанности на складе. Такой приказ издается в произвольном виде, и с его изданием нельзя затягивать. Если, как в нашем примере, работодатель был намерен известить работников о новом месте работы заранее, то сделать это ему следовало до 1 февраля 2013 г.

Общество с ограниченной ответственностью "Сантехстрой"

18 января 2013 г. N 2 Москва

О новом месте работы сотрудников склада

В целях оптимизации работы с клиентами для организации транспортной доступности вывоза товара из складских помещений компании и на основании приказа от 17.01.2013 N 1 "О перемещении склада в город Химки"

1. Начиная с 1 апреля 2013 г. считать местом работы сотрудников, относящихся структурно к подразделению "склад", складское хозяйство, расположенное по адресу: Московская область, г. Химки, ул. Левобережная, д. 32, стр. 4.

2. Начальнику службы персонала Черниченко И. В. известить указанный в п. 1 настоящего приказа персонал об изменении места работы в срок до 30 января 2013 г. путем вручения персонального уведомления каждому сотруднику под роспись.

3. Возложить контроль за соблюдением настоящего приказа на заместителя генерального директора по общим вопросам Буркина Г. В.

Генеральный директор А. А. Жданов

Аналогичный приказ можно издать для персонала офиса.

И вот пришло время сообщить о переезде офиса и склада сотрудникам. В приведенном выше приказе был определен конкретный способ уведомления персонала - путем вручения персонального уведомления каждому сотруднику под роспись. В то же время ч. 2 ст. 74 ТК РФ не называет конкретный способ, а упоминает лишь о "письменной форме". Если следовать букве закона, то и подписание сотрудниками склада приказа можно считать надлежащим уведомлением. Ведь, по сути, текст персонального уведомления немногим будет отличаться от того, что будет написано в "базовом" приказе.

Общество с ограниченной ответственностью "Сантехстрой"

19 января 2013 г. N 23 Москва

О новом месте работы

Упаковщику 1 категории

Уважаемый Дмитрий Андреевич!

Уведомляем Вас о том, что в целях оптимизации работы с клиентами для организации транспортной доступности вывоза товара из складских помещений компании генеральным директором были изданы приказы от 17.01.2013 N 1 "О перемещении склада в город Химки" и N 2 "О новом месте работы сотрудников склада".

В связи с принятыми решениями начиная с 1 апреля 2013 г. Вашим местом работы будет считаться складское хозяйство, расположенное по адресу: Московская область, г. Химки, ул. Левобережная, д. 32, стр. 4.

Просим в срок до 30 января 2013 г. письменно известить службу персонала о Вашей готовности осуществлять должностные обязанности по новому месту или об отказе.

Уведомление составлено в двух подлинных экземплярах.

Генеральный директор А. А. Жданов

Экземпляр уведомления вручен Зубову Д. А.

- отправлен по почте

- вручен при свидетелях (нужное отметить)

Сотрудник, выразивший готовность трудиться по новому месту, может уже в тот же самый день подписать с работодателем изменения к своему трудовому договору. В таком случае менеджер по персоналу будет избавлен от необходимости создавать и подписывать массово дополнительные соглашения к трудовым договорам в последний день.

о внесении изменений в трудовой договор

от 18 марта 2011 г. N 12

г. Москва N 14 "01" февраля 2013 г.

ООО "Сантехстрой", именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Жданова А. А. действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин Зубов Д. А. именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:

1. Изложить п. 5.3 ст. 5 трудового договора от "18" марта 2011 г. N 12 в следующей редакции:

- с 1 апреля 2013 г. местом работы Работника считать складское хозяйство, расположенное по адресу: Московская область, г. Химки, ул. Левобережная, д. 32, стр. 4.

2. Предоставить работнику все гарантии и компенсации, предусмотренные для случаев перевода в другую местность, предусмотренные законом.

3. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора; составлено в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Ф. И. О. Юридический адрес:

Паспорт: Фактический адрес:

Постоянное место жительства Телефон:

Адрес проживания Генеральный директор

(если отличается от места регистрации): ____________ Жданов А. А.

(подпись) Фамилия И. О.

Принимая решение о том, как построить взаимоотношения с сотрудниками, эксперты [1] справедливо отмечают, что нельзя игнорировать следующий факт: территории отдельных населенных пунктов настолько велики, что перемещение работодателя в пределах этих населенных пунктов может куда как более серьезно отражаться на отношениях работодателя и работника, чем перемещение между рядом расположенными населенными пунктами, поскольку работник должен затрачивать существенно большее время на дорогу к месту выполнения своих трудовых функций (особенно это характерно для мегаполисов).

Так что неизменно встает вопрос о тех компенсациях, на которые вправе рассчитывать работник, пожелавший продолжить работу в новом месте. Им посвящена ст. 169 ТК РФ.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:

- расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

- расходы по обустройству на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.

1. Щур Д. Л. Щур-Труханович Л. В. Особенности перевода работника в другую местность вместе с работодателем [Электронный ресурс]. Режим доступа ограничен.

2. Селянина Е. Н. Кадровый аудит: изменения в условиях трудового договора // Аудиторские ведомости. 2011. N 12.

3. Иванова Т. С. Изменение условия трудового договора о месте работы: соотношение положений статьи 74 со статьями 72.1 и 81 Трудового кодекса Российской Федерации // Трудовое право. 2010. N 9.

4. Петров А. Я. Изменение трудового договора: вопросы теории и практики, совершенствование главы 12 Трудового кодекса РФ // Законодательство и экономика. 2009. N 5.

5. Коршунова Т. Ю. Изменение определенных сторонами условий трудового договора или перевод на другую работу: проблемы правовой квалификации и защиты прав работников // Комментарий судебной практики / Под ред. К. Б. Ярошенко. Вып. 17. М. Юридическая литература, 2012.

Менеджер по персоналу

ООО "Компания "Драмон-тест"

Подписано в печать 29.12.2012

Публикации юристов

Статья опубликована в журнале «Кадровое дело », № 9, сентябрь 2009г.

В условиях кризиса, когда многие организации снижают расходы на арендную плату путем перевода целых офисов или отдельных служб в регионы, где стоимость аренды может быть гораздо ниже, проблема переезда для многих компаний становится все более актуальной.

Любой переезд сродни пожару, что же говорить о переезде целой организации или ее отделов, где трудятся десятки людей, имеется масса документации, а возможно и склад продукции. Как должен быть организован переезд, как обеспечить сохранность документов, и самое главное, как сделать так, чтобы при переезде организация сохранила коллектив и не нарушить при этом трудовое законодательство?

А другая ли местность?

Если ваша организация планирует переезд, стоит вначале задуматься, может быть при этом местность вовсе не «другая», а та же самая. Последствия неправильного ответа, могут быть тяжелыми, поскольку переезд в «другую» местность строго регламентирован законодательством, в котором в частности, определены гарантии и компенсации для работников, при этом не всякий переезд является переездом в «другую» местность в смысле статьи 72.1. Трудового кодекса РФ.

Законодатель не дал нам определения «другая местность», зато такое определение выработано судебной практикой, и это местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Если новое место расположения организации или отдельной ее службы остается в том же населенном пункте, то необходимо внести изменения в трудовые договоры работников.

Если все-таки планируется переезд в «другую» местность, то необходимо определить дальнейшую последовательность действий по оформлению трудовых отношений работодателя и работника.

Необходимо ли уведомление работников?

После принятия руководителем решения о переезде организации, необходимо определиться, кто из работников готов переезжать, а с кем нужно расторгать трудовой договор, и выплачивать компенсацию. Для этого нужно уведомить работников о переезде и получить письменное согласие на перевод либо отказ от такого перевода.

На практике встречаются различные способы такого уведомления,( См № 5, 2009 )например ознакомление под расписку с приказом о переезде, публикация в корпоративном печатном издании, на интернет-сайте компании или направление почтового уведомления.

Представляется, что выбор способа уведомления работников во многом зависит от специфики организации и её размера. Представляется, что оптимальным способом уведомления работников небольших компаний будет ознакомление под расписку с приказом о переезде. В средних и крупных компаниях – направление уведомления по почте (письмом с уведомлением о вручении).

Желательно, чтобы уведомление содержало информацию о дате переезда организации, о том, что у работника есть право согласиться с переводом, и ему будет предоставлена компенсация расходов, связанных с переездом, либо отказаться от него, и при этом работник подлежит увольнению.

Необходимо отметить, что срок такого уведомления законодательно не определен, единственное, что нам говорит закон, это то, что перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. Есть мнение, что необходимо уведомлять работника за два месяца в соответствии со ст.74 ТК РФ, однако данная статья регулирует изменение условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и имеет отдельное основание для расторжения трудового договора, и поэтому в данном случае не применяется.

В любом случае, чтобы известие о скором переезде и о необходимости срочного принятия решения не привело к потере квалифицированных кадров, лучше направить уведомления работникам в срок, позволяющий все правильно взвесить и принять нужное решение.

Как быть с сотрудниками: оформление перевода или увольнения?

По истечению срока (если таковой имел место), предоставленного работникам для принятия решения переезжать ли на новое место или отказаться от этого, с работников необходимо получить письменное подтверждения принятого ими решения.

Если сотрудник согласен на переезд в другую местность, он должен дать письменное согласие, в ином случае - письменный отказ. Желательно, чтобы согласие или отказ были оформлены по формам, утвержденным локальными нормативными актами организации, для того, что бы в дальнейшем избежать неточных формулировок и спорных ситуаций между организацией и работником.

В случае, когда работник согласен переезжать вместе с организацией, необходимо внести в трудовой договор соответствующее изменение путем заключения дополнительного соглашения, в котором будет определяться новое место работы. Обратите внимание, что в дополнительном соглашении следует предусмотреть размер компенсации расходов на переезд работника и членов его семьи, а также размер компенсации расходов по обустройству на новом месте. После этого издается приказ о переводе на новое место работы, с которым сотрудника необходимо ознакомить под роспись. При этом забудьте внести запись в трудовую книжку и в личное дело.

В случае если работник отказывается от переезда, то трудовой договор расторгается на основании пункта 9 части первой статьи 77 ТК РФ.

Тем работникам которые отказались от переезда должны выплатить выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ст.178 ТК РФ) и компенсацию за неиспользованный отпуск ( ст. 127 и ст. 140 ТК РФ.)
Законодательством определено, что тем работникам, с которыми достигнута договоренность о переезде, необходимо возместить расходы по переезду и обустройству на новом месте жительства. При этом конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.

Законодательно закреплены минимальные размеры возмещения расходов, связанных с переездом только для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, тогда как для коммерческих организаций никаких минимальных размеров не предусмотрено.

Как правило, размер возмещения расходов обсуждается с каждым конкретным работником, в зависимости от его «ценности» для работодателя и закрепляется в дополнительном соглашении к трудовому договору. В любом случае работодатель может ориентироваться на размеры возмещения, установленные для организаций, финансируемых из федерального бюджета (Постановление Правительства РФ от 02.04.2003г. №187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом на работу в другую местность»).

Интересен тот факт, что законодательством определены случаи, когда работник такой организации обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность. Это происходит в случае, если он не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины или до окончания срока работы, определенного трудовым договором, а при отсутствии определенного срока - до истечения одного года работы уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия. В свою очередь, работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных расходов по переезду его и членов его семьи, а также по провозу имущества.

Все эти положения можно включить в дополнительное соглашение к трудовому договору или локальный нормативный акт и коммерческой организации.

Организация переезда кадровой службы.

Далеко не каждая компания может похвастаться наличием кадровой службы или даже кадровика, часто эти функции выполняет бухгалтер либо секретарь. Однако, как правило, переезд, это тот случай, когда работодатель осознает, насколько необходима организации такая служба.

Поскольку организация обязана обеспечить хранение документов, в том числе о перемещении и увольнении работников, их утрата или повреждение недопустима. В целях сохранности персональных данных работников все операции по формированию и подготовке кадровой документации к переезду должен выполнять работник кадровой службы, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах. Ответственный за переезд работник, например, начальник отдела кадров, должен удостовериться, что все личные дела работающих сотрудников укомплектованы требуемыми документами, а личные карточки уволенных сотрудников сформированы в отдельное дело и переданы в архив.

Документы, содержащие персональные данные работников являются документами длительного хранения, поэтому в организации может скопиться большое количество, как документов оперативного хранения, так и архивных документов, срок хранения которых не истек. Поэтому, готовясь к переезду можно передать документы в государственный архив, заключив договор с его территориальным отделением, либо частной фирме, оказывающей такие услуги (См. №11, 2008 ).

Обратите внимание, что до этого следует провести инвентаризацию архивных документов, для того, чтобы выявить документы с истекшими сроками хранения. Такие документы можно уничтожить, составив соответствующий акт (См. №4, 2009 ).

Обратите внимание, что при транспортировке вся документация должна быть тщательно упакована. При этом упаковки с документами должны быть опечатаны и на склейке должна стоять подпись ответственного лица.

В настоящее время на рынке услуг существует много компаний, оказывающих организациям профессиональные услуги по переезду, в том числе по перевозке документов. Данные компании часто предоставляют специальную упаковку для перевозки документов, осуществляют их погрузку и разгрузку, а самое главное несут ответственность за сохранность груза. Это особенно важно, в случае утраты либо повреждения документации, когда переезжавшая компания может доказать должную осмотрительность при организации переезда и обеспечения сохранности документации.

Требования к помещению

При подготовке переезда кадровой службы и перед перевозкой архива компании следует убедиться в том, что новое помещение пригодно для хранения документации. Помещение, в котором будут храниться документы должно соответствовать определенным требованиям, перечисленным в ГОСТе 7.50-2002 («Консервация документов. Общие требования. ГОСТ 7.50-2002» введены в действие Постановлением Госстандарта РФ от 05 июня 2002 № 232-ст.).

В соответствии с законодательством, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещении, отводимом под архив, не должно быть труб водоснабжения и канализации, а также технологических выводов воды.

Архив должен быть оборудован пожарной и охранной сигнализацией, а так же системой пожаротушения. Обратите внимание, что в смежных с ним комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. При этом место для хранения документов должно быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов.

В сегодняшний день, найти офисное здание, в котором при строительстве было предусмотрено специальное помещение для архива достаточно сложно. Поэтому архив можно расположить в приспособленном помещении, но только после экспертизы. Результаты экспертизы проверки пригодности помещения по таким критериям как огнестойкость, долговечность, прочность конструкций, наличие вентиляционных и отопительных систем должны быть оформлены специальным актом.

Мы рассмотрели, как подготовить сотрудников к переезду кадровой службы и как определить пригодность помещения. О том, как организовать рабочие места для сотрудников кадровой службы мы расскажем в одном из следующих номеров.

Руководитель юридической практики
Группы Компаний «URC Group» .

Более 15 лет опыта работы в области корпоративного права.
подробнее.