Рейтинг: 4.6/5.0 (1916 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
это может быть прописано в инструкции по делопроизводству (если есть такая).
• Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, а так же при необходимости расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:
Юрисконсульт
Личная подпись Н.И. Волков
08.06.2007
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись И.О. Громов
01.07.2007
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.
Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами, т. е. теми, кого затрагивает содержание документа. В обязательном порядке документы визируются:
- ответственным работником – исполнителем;
- начальниками отделов или подразделений, которые представили документ и (или) которым в документе предусматриваются задания и поручения;
- юрисконсультом (в предусмотренных случаях). Это выдержка из инструкции, но примерно так же можно сделать и распоряжение.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
« Первая ← Пред. 1 След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться .
© 2006—2016, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.
Для обеспечения экономической безопасности предприятия право подготовки и подписи договоров с юридическими и физическими лицами от имени предприятия предоставляется уполномоченным сотрудникам приказом по предприятию.
Сотрудники, не уполномоченные приказом по предприятию готовить и заключать договоры, не имеют права вести переговоры с возможными контрагентами и подписывать любые документы, налагающие обязательства на предприятие.
В соответствии с вышеизложенным ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Подготовку текстов договоров и переговоры по согласованию условий договоров с другими юридическими лицами ведет служба, в сферу деятельности которой входит исполнение договора, а также договорно-правовая служба (эксперт _________________, юрист ____________).
2. Тексты всех договоров до их заключения должны визировать службы, которые будут ответственны за исполнение договоров: коммерческая, логистическая, транспортная служба, бухгалтерия, склад, договорно-правовая служба.
3. Трудовые договоры (контракты) соглашения, договоры подряда с физическими лицами готовит кадровая служба.
4. Запрещается без тщательного анализа и переработки в интересах предприятия применять тексты типовых и других договоров, опубликованных в различны, в том числе юридических изданиях.
5. В случае представления текста договора контрагентами тщательно анализировать их, корректировать для соответствия интересам предприятия и визировать в соответствующих службах.
6. Договоры от имени предприятия имеют право подписывать сотрудники, которым настоящим приказом предоставлено такое право.
7. Оригиналы подписанных договоров и визовые экземпляры с визами только руководителей соответствующих служб хранятся в бухгалтерии как документы строгой отчетности. Визовые экземпляры служат источником информации в случае расследования причин убытков по тому или иному договору. Копии договоров хранятся в договорно-правовой службе и службе, ответственной за исполнение договора.
8. Право подписи договоров настоящим приказом предоставляется: генеральному директору _________, зам. генерального директора _________. Указанные сотрудники имеют право подписывать договоры только при наличии всех виз соответствующих подразделений. Нарушение этого указания преследуется в административном и уголовном порядке.
9. Учитывая полномочия и квалификацию, генеральному директору предоставляется право при нахождении в командировках готовить или изменять подготовленные службами условия договоров и подписывать их без предварительного получения виз соответствующих служб. Однако после подписания такого договора соответствующие службы должны завизировать договор, изложив в докладной свои замечания, если они есть.
10. Право подписи договоров может быть предоставлено отдельным приказом другим сотрудникам при необходимости заключения ими договоров с выездом в другие города. При этом сотрудникам выдается доверенность на право заключения сделок на определенный период. Указанные сотрудники не имеют права изменять условия договоров, подготовленных соответствующими службами без получения письменного согласия и нового текста условий от ответственной службы.
11. Право подписи доверенностей предоставляется генеральному директору, его заместителю, главному бухгалтеру и его заместителю.
12. Право подписи документов на оплату предприятием товаров и услуг, связанных с основной деятельностью, предоставляется генеральному директору, его заместителю, главному бухгалтеру и его заместителю.
13. Право подписи документов на оплату услуг и товаров сторонних предприятий, связанных с обеспечением жизнедеятельности предприятия, предоставляется, кроме лиц, указанных в п. 11, также заведующему хозяйством, начальнику транспортной службы (. и др.)
14. Право подписи выставляемых предприятием счетов предоставляется руководителям служб, выставляющих счета.
15. Печатью предприятия заверяются только подписи уполномоченных настоящим приказом сотрудников. Печать хранится у (. ) и применяется им строго в соответствии с установленным порядком.
16. В случае если сотрудники, не уполномоченные действующим приказом по предприятию и доверенностью готовить и заключать договоры, подпишут любые документы или дадут устные обещания, налагающие обязательства на предприятие, их подписи не будут заверяться печатью предприятия, а сотрудники подлежат наказанию вплоть до увольнения, даже если они ранее периодически получали право подписи. Если их действия нанесли материальный ущерб предприятию, возмещение ущерба может быть востребовано через суд.
Интересное1.1.1. Положение о договорной работе (далее – Положение ) в ________________________________ (наименование компании) разработан в целях определения порядка организации и осуществления Договорной работы в Компании.
1.1.2. Задачи Положения в сфере Договорной работы:
1.1.3. Действие Положения распространяется на любые договоры, за исключениями, установленными Положением и иными внутренним документами Компании.
Действие Положения не распространяется на трудовые договоры и другие соглашения, подпадающие под действие трудового законодательства.
На договоры, заключаемые в рамках проектов, действие Положения распространяется, если иное не установлено решением об открытии проекта.
1.1.4. Положение является локальным нормативным актом и содержит нормы трудового права, обязательные для исполнения всеми сотрудниками Компании.
1.1.5. На основании Положения или в соответствии с ним могут быть разработаны и утверждены иные локальные нормативные акты, в том числе субположения, инструкции и др.
1.1.6. Право толкования положений Положения, в том числе используемых в нем терминов и определений, право разъяснения порядка применения Положения принадлежит исключительно правовому подразделению.
1.2.ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ1.2.1. Для целей Положения термины и определения имеют значения, изложенные в настоящем разделе или далее по тексту Положения.
1.2.2.База данных договоров – база данных Договоров Компании в электронной форме.
1.2.3.Бухгалтерия – структурное подразделение Компании, осуществляющее ведение бухгалтерского учета.
1.2.4.Виза – надпись «СОГЛАСОВАНО », проставляемая в Результате согласования договора.
1.2.5.Визовый экземпляр - предназначенный для согласования экземпляр проекта договора в электронном виде (в редактируемом формате (Microsoft Word, Excel и т. д.) или в виде отсканированной копии при отсутствии документа в редактируемом формате).
1.2.6.Виды договоров – группы договоров в соответствии с частью второй Гражданского кодекса РФ (купля-продажа, поставка, розничная купля-продажа, аренда, аренда недвижимости, возмездное оказание услуг и т. п.).
1.2.7.Договор – аналогично действующему законодательству.
1.2.8.Договорная работа – комплекс мероприятий по заключению Договоров, в том числе по их изменению и дополнению, а также по исполнению, прекращению Договоров, их учету, хранению и т. д.
1.2.9.Документы по исполнению договора – документы, подтверждающие исполнение обязательств из договора, первичные учетные документы, иные документы, связанные с исполнение обязательств из договора: товарные, товарно-транспортные накладные, акты сдачи-приемки, акты о выполнении работ, оказании услуг, акты экспертизы или проверки товара по количеству, качеству, комплектности, таможенные декларации, платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы.
1.2.10.Досье договора – совокупность документов и материалов, относящихся к договору.
1.2.11.Запрос согласования договора – электронное сообщение, содержащее уведомление о необходимости согласования договора, с вложением в него Визового экземпляра (Приложение № 1).
1.2.12.Компания – _______________________________________ (наименование компании) .
1.2.13.Ответственное подразделение - подразделение Компании, на которое в соответствии с внутренними документами Компании возлагается обязанность подготовки, заключения договора и организации исполнения договорных обязательств.
1.2.14.Ответственный руководитель – руководитель Ответственного подразделения.
1.2.15.Ответственный исполнитель - сотрудник Ответственного подразделения, непосредственно на которого возложены обязанности по подготовке, заключению договора и организации исполнения договорных обязательств.
1.2.16.Параметры безопасности - критерии, по которым осуществляется проверка контрагентов Компании (Приложение № 2).
1.2.17.Парафирование – подписание Уполномоченным лицом каждой страницы договора, подтверждающее соответствие текста Чистового экземпляра выработанному в результате согласования Визовому экземпляру или стандартной форме договора.
1.2.18.Приложения – любые приложения к договору (приложения, спецификации, графики, протоколы разногласий, протоколы согласований, любые иные документы к договору об изменении (дополнении) его условий, а также любые иные возможные приложения). Все Приложения являются неотъемлемой частью договора.
1.2.19.Результат согласования договора – электронное сообщение, содержащее результат процедуры согласования договора, в том числе:
1.2.20.Уполномоченное лицо – сотрудник Компании, уполномоченный в установленном внутренними документами порядке рассматривать и согласовывать проекты договоров и фиксировать установленные Положением факты.
1.2.21.Чистовой экземпляр – предназначенный для подписания экземпляр проекта договора в бумажном виде.
1.2.22.Электронная карточка договора – элемент Базы данных договоров, обобщающий информацию о конкретном договоре.
1.2.23. Все термины и определения, предусмотренные настоящим разделом, могут использоваться как в единственном, так и во множественном числе без ущерба для их значения.
1.2.24. Термины и определения, значение которых прямо не определено для целей Положения, используются в его тексте в значении, закрепленном в законодательстве и иных внутренних документах Компании.
1.3.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ1.3.1. Заключение договора может быть инициировано:
1.3.2. Предварительно контрагент по Договору определяется Ответственным руководителем до момента направления договора на согласование.
Окончательно контрагент по договору определяется лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, до момента подписания договора.
Ответственный руководитель может согласовать контрагента по Договору с лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, в любое время до момента подписания Договора.
1.3.3. Перед направлением проекта договора на согласование должна быть осуществлена проверка контрагента по Параметрам безопасности, для чего Ответственным исполнителем в Блок безопасности представляется следующая информация о контрагенте:
При наличии, Ответственным исполнителем по электронной почте или в бумажном виде представляются документы, перечисленные в абзацах 3-10 пункта 4.1.3 Положения.
1.3.4. Проверка контрагента по Параметрам безопасности должна быть проведена Блоком безопасности в следующие сроки:
1.3.5. С контрагентом, в отношении которого выявлены безусловные Параметры безопасности, договор не может быть заключен.
1.3.6. С контрагентом, в отношении которого выявлены условные Параметры безопасности, договор может быть заключен под личную ответственность лица, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании.
1.3.7. Ответственный исполнитель обязан.
1.3.8. Если договор необходимо заключить при наличии условного Параметра безопасности, Ответственный руководитель должен в Результате согласования договора проставить следующую надпись: «РЕКОМЕНДУЮ ПОДПИСАТЬ ДОГОВОР ПРИ НАЛИЧИИ УСЛОВНОГО ПАРАМЕТРА БЕЗОПАСНОСТИ».
Наличие указанной в настоящем пункте надписи в Результате согласования договора означает наличие рекомендации Ответственного руководителя заключить договор при наличии условного Параметра безопасности.
Ответственный руководитель и лицо, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, обязано проявить разумность и добросовестность при определении необходимости заключения договора при наличии условного Параметра безопасности.
1.3.9. Запрещается направление на согласование проекта договора:
- органами государственной власти и местного самоуправления;
- контрагентов, с которыми у Компании на момент заключения Договора существуют заключенные и не исполненные полностью Договоры, если со стороны данного контрагента отсутствуют случаи неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору (проверка таких контрагентов должна быть осуществлена в течение 7 рабочих дней с момента направления на согласование проекта Договора).
1.3.10. Любой обмен информацией (документами) внутри Компании при осуществлении Договорной работы, в том числе при: проверке контрагента по Параметрам безопасности; согласовании проектов договоров; рекомендации к подписанию при наличии замечаний или условных Параметров безопасности и т. д. осуществляется при помощи электронной почты, если иное не предусмотрено Положением или не вытекает из существа информации (документа).
1.3.11. Договорная работа в Компании должна осуществляться с учетом.
1.3.12. Ответственные подразделения обязаны планировать и осуществлять Договорную работу с учетом обстоятельств, предусмотренных Положением, и других объективных обстоятельств.
Что такое визирование? Описание и определение термина.
Визирование – это подписание должностным лицом документа, которое означает согласие с содержанием данного документа, подтверждает действие документа, дает разрешение на выполнение описанных в документе процедур, операций, процессов и пр. Визирование может оформляться подписью, скрепляться штампом или печатью. Визирование, проставленное с учетом правил ведения делопроизводства также может обозначать ознакомление должностного лица с содержанием документа без дачи разрешения выполнять предписанные в нем действия. Визирование используется как термин при киносъемке и фотографировании, и обозначает процесс наблюдения за изображением, которое снимается.
Визирование — является заверен
ием документа официальным лицом с помощью простановки подписи, которая удостоверяет, что подписывающий ознакомлен с содержанием документа и согласен с ним. Визирование также может быть осуществлено с помощью штампа или печати. Можно удостоверить согласие с его содержанием или обязывать всех, кому адресован документ, заниматься исполнением или руководствоваться постановлениями, которые в нем изложены. Визирование нужно, чтобы устранить обезлички в процессе управления.
В официальных письмах и служебных записках это выражение «Визирование» писать некорректно и неправильно. Зачастую выражение «Визирование» в официальной переписке заменяют на «Согласование».
Визирование документа является согласованием документа внутри организации, когда лицо-исполнитель занимается оформлением документа листом (визой) согласования документа с указанием:
В случае необходимости указанные замечания оформляются на листе (замечания прилагаются на отдельном листе с подписью) следующим образом:
Их размещают на оборотной стороне последнего листа документа, который визируется, в нижней части, для оригинала. Этот документ сохраняют внутри организации. Для документа, отправляющегося из организации «визы» размещают на лицевой стороне копии документа, который визируется.
Согласование договоров
Чаще всего согласование проходят хозяйственные договоры а также приказы руководителя. Процедура согласования зачастую является добровольной. Исключением может быть разве что центральные органы исполнительной власти, и еще государственные предприятия, учреждения и организации. Данные субъекты могут подпадать под действие норм Общего положения о юридической службе министерства, который является другим центральным органом исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения, организации, утвержденного постановлением Кабмина от 27.08.95 г. № 690 (далее — Положение о юридической службе), в п. 8 которого указывается, что проекты приказов и других нормативных актов, которые могут быть поданы на подпись руководства, должны быть обязательно проверены и завизированы юридической службой данного органа.
Должен ли главный бухгалтер (бухгалтер) визировать документы, которые передаются на подпись руководству? Законодательством такая обязанность не предусматривается, но если ее предусмотреть в должностной инструкции или другом локальном акте предприятия, от главного бухгалтера (бухгалтера) можно потребовать завизирования документа. То же можно отнести к работникам юридической службы или другого структурного подразделения.
Споры по договорамНередко между работниками предприятия могут возникнуть споры по поводу того, в какой очередности необходимо визировать документы. Конечно же, этот вопросоставляется н
а усмотрение предприятия. Но принятым считается, чтобы юрисконсульт (иной работник юридической службы предприятия) проходил визирование документа последним. Это правило было установлено и в упомянутом нами п. 8 Положения о юридической службе.
Согласно п. 4.5.2 Примерной инструкции в визе должны быть: личная подпись, инициалы и фамилия лица, который визирует документ, и дата визирования. При необходимости можно было бы указать наименование должности этого лица. Визу проставляют на лицевой стороне последнего листа проекта документа, а если там не хватает места, ее можно проставить на оборотной стороне этого листа.
Хочется обратить внимание, что применение изложенных в Примерной инструкции правил не является обязательным, хотя бы потому, что распространяется она на ограниченный круг субъектов. Поэтому нельзя считать нарушением, если, к примеру, проставить визу на каждом листе проекта документа, а не лишь на последнем. Зачастую это делается для того, чтобы стала невозможной замена страниц в документе.
Ответственность завизировавших документМногих, конечно же, будет беспокоить вопрос об ответственности завизировавших документ лиц о содержании такого документа. Прежде всего может пугать перспектива уголовной ответственности. По свидетельствам практики, при исследовании и анализе документов следователями в процессе дознания или досудебного следствия, они имеют желание пообщаться не только с руководителем, подписавшим документ, но и с теми работниками, чьи визы стоят на этом документе.
К уголовной ответственности за преступления, связанными с принятием незаконных распорядительных решений (подписание договоров, приказов, распоряжений и т.п.) могут быть привлечены зачастую служебные лица. А на предприятиях служебными являются лица, постоянно или временно занимающие должности, которые связаны с выполнением организационно-распорядительных или же административно-хозяйственных обязанностей, или выполняющих такие обязанности по специальному полномочию.
Организационно-распорядительными обязанностями могут наградить руководителей предприятий и их заместителей, начальников структурных подразделений и их заместителей (может также подразумеваться присутствие главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера, начальника юридического отдела или его заместителя) и т.п. А говоря о административно-хозяйственных обязанностях, то их выполнение лежит на начальниках планово-хозяйственных, снабженческих, финансовых отделов и служб, которые заведуют складами и другие.
Субъекты служебных преступлений
Это значит что, тот факт, что к уголовной ответственности за служебные преступления привлекаются руководители и главные бухгалтера предприятий, особого удивления не вызывает. А вот то что может быть возбуждено уголовное дело относительно «простого» бухгалтера при указанных обстоятельствах — это уже из ряда вон выходящее. Это понятно, что обычно бухгалтер не обладает официальными полномочиями руководить работниками, предъявлять требования, а также требовать воплощения в жизнь его воли, распределения обязанностей между работниками и т.п. Кроме того бухгалтер, как правило, не обладает полномочиями в управлении или распоряжении имуществом предприятия, подписании финансовых документов. Таким образом, его нельзя считать служебным лицом предприятия а значит он не может быть субъектом служебных преступлений.
Но и главный бухгалтер, хотя и считающийся служебным лицом предприятия, не может подлежать уголовной ответственности за согласование (визирование) «сомнительного» документа. Потому что ответственность за служебные преступления должна наступать только при условии, что противоправные действия служебного лица обусловливались его служебным положением и связываются с его властными или служебными полномочиями.
Мы коротко рассмотрели понятие визирования, его методы и способы. Оставляйте свои комментарии или дoпoлнения к материалу.
Понравилось это определение бизнес термина? Теперь Вы знаете, что это такое, поделитесь и с друзьями.
Бизнес-Прост.ру создан в помощь малому и среднему бизнесу России. На сайте собраны лучшие бизнес идеи, примеры бизнес планов с видео, полные пошаговые руководства по открытию бизнеса с нуля, выбор старого и нового оборудования, каталог франшиз, образцы шаблонов документов, бланков и форм за 2016 год.
Если вы нашли ошибку, выделите ее и нажмите Shift + Enter или нажмите нажмите здесь чтобы оповестить нас.
Спасибо за ваше сообщение. В ближайшее время мы исправим ошибку.
Копирование страницы, переписывание полностью или частично - приветствуется, только с активной ссылкой на источник. Карта сайта
Подпишитесь на наши новостиСпасибо за ваше сообщение. В ближайшее время мы исправим ошибку.
Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить кпроверке документов контрагента. Учет, нумерацию, регистрацию заявок (заказов), оформляемых в рамках заключенных ранее договоров, осуществляют соответствующие структурные подразделения. Интеграцию управленческой системы планируется проводить с 1с торговля и склад 7. Как оформить выписку из спецификации, если в нее нужно включить приложение?
Приказами и распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы управления.
Ответственность за соблюдение установленных регламентом правил в подразделениях организации возлагается на руководителей структурных подразделений ооо. Компания итан завершила этап опытной эксплуатации автоматизированной системы управления денежными средствами в зао предприятие остек. При положительном результате согласования проект типового договора направляется на утверждение приказом генеральному директору компании.
В результате кпи получил современный средство по ведению управленческого учета, и формированию управленческой отчетности. 
Непосредственный контроль за исполнением обязательств по договорам, в том числе, возникающих на основании заказов (заявок), осуществляют руководители структурных подразделений. Ведь часто договоры заключаются нена один год, ас возможностью ихпоследующей пролонгации.
Рейтинг: 58 / 100
при: 23 голосах.
Другие новости по теме:
В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями). Внутреннее согласование называется также визированием, а отметка о внутреннем согласовании, проставляемая на документе или листе согласования, – визой. Рассмотрим особенности внутреннего согласования документов.
Круг лиц, визирующих документСогласование документа проводится до подписания или утверждения документа. Руководитель организации, подписывающий или утверждающий документ, всегда должен обращать внимание на наличие на документе необходимых виз. Согласование документа всеми заинтересованными лицами необходимо для принятия правильного управленческого решения, позволяет повысить качество принимаемых решений и ответственность работников организации за их выполнение.
Визирование документа проводится всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа, кому затем придется исполнять документ.
Визируются все документы, содержащие управленческое решение, принимаемое единолично руководителем, например правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, приказы, распоряжения, указания, договоры (гражданско-правовые, трудовые), деловые письма, акты, справки, докладные и служебные записки и др.
Не подлежат визированию документы, отражающие коллегиальную деятельность – деятельность по совместному принятию решений, например постановления, решения, акты.
Круг лиц, визирующих документ, определяется исполнителем (ответственным исполнителем). К визированию проекта документа, как правило, привлекаются должностные лица, компетентные в рассмотрении поставленных вопросов, и лица, которые будут исполнять принятые решения.
Например, приказы по основной деятельности, как правило, визируются:
Приказы по личному составу, как правило, визируются:
Деловые письма визируются:
Если в процессе согласования в проект документа вносятся значительные поправки, дополнения, замечания, документ подлежит доработке исполнителем, после чего – повторному визированию.
Процесс визирования документа
Визы могут проставляться: на самом документе (на лицевой стороне последнего листа документа под подписью), на обороте последнего листа документа или на отдельном листе согласования (визирования).
При визировании распорядительных документов виза чаще всего проставляется на обороте последнего листа документа (подлинника) или отдельном листе согласования. Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта приказа “О…”
Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия
Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия
Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия
…
Исполнитель – И.О. Фамилия, должность, подразделение, телефон
Под визами и указанием исполнителя на листе согласования могут указываться сведения о рассылке. Оформляется это, как правило, следующим образом:
РАЗОСЛАТЬ: (или: РАССЫЛКА)
Должность, фамилия работника, при необходимости – количество экземпляров.
Лист согласования является неотъемлемой частью документа и помещается в дело на хранение вместе с документом.
Если основной документ (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение и др.), подлежащий согласованию, имеет приложения, каждое приложение визируется руководителем подразделения-исполнителя.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” виза включает в себя: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату подписания.
Например:
Начальник коммерческого отдела
В.А. Сидоров
Если должностное лицо, визирующее документ, имеет замечания по проекту документа или в принципе не согласно с предлагаемым решением, визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник коммерческого отдела
В.А. Сидоров
Не согласен
Начальник коммерческого отдела
В.А. Сидоров
Виза может включать и иные записи, например: “С проектом не согласен”, “Имею замечания”, “Согласен с учетом замечаний и дополнений” и др. Мнение должностного лица оформляется на отдельном листе в виде справки и вместе с проектом возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель может согласиться с замечаниями и учесть их при доработке проекта документа, но может остаться при своем прежнем мнении и не учитывать высказанные замечания. Если при доработке проекта остаются неучтенные замечания, исполнитель обязан представить их руководителю вместе с окончательно оформленным проектом документа, поскольку окончательное решение всегда принадлежит руководителю. Не исключено, что руководитель может согласиться именно с мнением, не учтенным исполнителем, и тогда исполнителю придется еще раз дорабатывать проект документа с учетом мнения руководителя.
Документы, подлинники которых остаются в организации (организационно-правовые, распорядительные), визируются на первом экземпляре, то есть на экземпляре, который поступает на хранение в дело организации. Документы, подлинники которых направляют в другие организации, визируются на копии, остающейся в деле организации.
Прежде всего, это касается переписки. Но здесь возможны варианты. Так как для пересылки писем очень часто используется факсимильная связь, то возможны ситуации, когда подлинник письма передается по факсу и затем поступает на хранение в дело. В таких ситуациях исполнитель может ограничиться подготовкой только одного экземпляра письма (на бланке) и после передачи по факсу его же поместить в дело на хранение. Визы в этом случае проставляются не на копии письма (ее попросту нет), а на подлиннике, но на оборотной стороне (т. е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат “не считывает”).
Существуют некоторые особенности визирования таких документов, как договоры, протоколы. В частности протоколы визируются в особо важных случаях, когда точная передача текста выступления имеет принципиальное значение. Протокол в таком случае визируется лицами, выступавшими на заседании. Виза проставляется на левом поле документа, рядом с записью выступления и свидетельствует о правильности записи выступления.
При подготовке договоров, кроме визирования договора в обычном порядке заинтересованными лицами, может проводиться так называемое “полистное визирование”, когда визы проставляются на каждом листе документа. Приложения к договору также визируются.
При полистном визировании визы проставляются на нижнем поле каждого листа документа, включая приложения к договору. Полистное визирование проводится лицом, ответственным за оформление договора.
Документы, регламентирующие порядок визированияУстановленный в организации порядок согласования документов должен быть закреплен в Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. При подготовке соответствующего раздела Инструкции по делопроизводству следует руководствоваться нормативными документами, которые регламентируют порядок согласования документов, а также учитывать специфику деятельности организации. К числу нормативных документов, рассматривающих вопросы согласования документов, относятся:
1. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (положения этого стандарта рассмотрены в статье).
2. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, как следует из их названия, касаются, во-первых, только министерств и ведомств и, во-вторых, только шести документов, в форме которых могут издаваться нормативные правовые акты, это – положения, правила, инструкции, постановления, приказы, распоряжения.
В частности, в Правилах говорится:
“Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других министерств и ведомств. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.
Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта”.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок визирования документов, проекты которых готовятся в федеральных органах исполнительной власти, а именно: законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и приложений к ним, проектов актов Правительства Российской Федерации, а также документов, издаваемых министерствами и ведомствами, – приказов, распоряжений, протоколов.
В Типовой инструкции, в частности, отмечается (п. 2.7.1.2), что проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,
руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы документационного обеспечения управления и юридической службы.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Имеющиеся в нормативных документах положения в целом согласуются с положениями данной статьи.
Электронное согласование документаВ организациях, использующих системы электронного документооборота, согласование (визирование) документов может осуществляться в автоматизированном режиме. В этом случае проект документа рассылается всем заинтересованным лицам по электронной почте. Подтверждением доставки документа заинтересованному лицу является уведомление о прочтении, получаемое службой ДОУ. В соответствии с установленным в организации режимом доступа к системе электронного согласования должностные лица проставляют отметки о согласовании (“Согласовано”, “Согласовано с замечаниями” и др.), заверяемые электронной цифровой подписью. В системе электронного согласования лист согласования оформляется как отдельный лист, он может быть распечатан и приложен к документу, если документ оформляется как документ на бумажном носителе.
Несомненным достоинством электронного согласования является сокращение времени, затрачиваемого на эту процедуру. Оптимизация процедуры согласования по времени – одна из важнейших задач службы ДОУ. С этой целью в инструкции по документационному обеспечению могут быть установлены сроки согласования для отдельных, наиболее важных видов документов.
Например, при регламентации процедуры согласования распорядительных документов в инструкции может быть установлено, что проекты распорядительных документов:
Подобный порядок установлен, например, Регламентом правительства Москвы, утв. постановлением правительства Москвы от 21.04.2006 № 112-ПП (п. 3.2.3.4 “Сроки согласования и проведения экспертизы”).
