ГОСТ: Требования к оформлению документов

Дата введения 2003-07-01

стандарт Настоящий распространяется на организационно-распорядительные документы, отУнифицированной к носящиеся системе организационно-распорядительной документации (постановления), - УСОРД, распоряжения, приказы, решения, протоколы, письма, акты и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "классификатор Общероссийский управленческой документации" (ОКУД) (класс Настоящий).

0200000 стандарт устанавливает: состав реквизитов требования; документов к оформлению реквизитов документов; требования к документов бланкам, включая бланки документов с воспроГосударственного изведением герба Российской Федерации.

Схемы реквизитов расположения документов приведены в приложении А; образцы документов бланков - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта рекомендуемыми являются.

При оформлении и подготовке документов используют следующие реквизиты:

01 - герб Государственный Российской Федерации;

02 - герб субъекта Федерации Российской;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной регистрационный государственный номер (ОГРН ) юридического лица;

06 - номер идентификационный налогоплательщика/код причины постановки на ИНН (учет/КПП);

07 - код формы документа;

08 - организации наименование;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование документа вида;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер ссылка;

13 - документа на регистрационный номер и дату документа;

14 - составления место или издания документа;

16 - утверждения гриф документа;

18 - заголовок к тексту;

19 - контроле о отметка;

20 - текст документа;

21 - наличии о отметка приложения;

23 - гриф согласования визы;

24 - документа согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - заверении о отметка копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об документа исполнении и направлении его в дело;

29 - отметка о документа поступлении в организацию;

30 - идентификатор электронной копии Требования.

3.1. Государственный Российской герб Федерации помещают на бланках документов в ветствиисоот с Федеральным конституционным законом "О Государственном Российской гербе Федерации" (Собрание законодательства Федерации Российской, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2 Герб Российской субъекта Федерации помещают на бланках документов в правовыми с соответствии актами субъектов Российской Федерации.

3.3 организации Эмблему или товарный знак (знак помещают) обслуживания на бланках организаций в соответствии с уставом (организации об положением).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому предприятий классификатору и организаций (ОКПО).

3.5 Основной регистрационный государственный номер (ОГРН) юридического лица соответствии в проставляют с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 номер Идентификационный налогоплательщика/код причины постановки на ИНН (учет/КПП) проставляют в соответствии с документами, налоговыми выдаваемыми органами.

3.7 Код формы документа Общероссийскому по проставляют классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 организации Наименование, являющейся автором документа, должно наименованию соответствовать, закрепленному в ее учредительных документах.

Над организации наименованием указывают сокращенное, а при его полное - отсутствии наименование вышестоящей организации (при ее Наименования).

наличии организаций субъектов Российской Федерации, наряду имеющих с государственным языком Российской русским (Федерации) государственный язык субъектов Российской печатают, Федерации на двух языках.

Наименование организации на языке государственном субъекта Российской Федерации или языке ином располагают ниже или справа от государственном на наименования языке Российской Федерации.

Сокращенное организации наименование приводят в тех случаях, когда закреплено оно в учредительных документах организации. Сокращенное скобках (в наименование) помещают ниже полного или за Наименование.

ним филиала, территориального отделения, представительства том в указывают случае, если оно является документа автором, и располагают ниже наименования организации.

3.9 данные Справочные об организации включают в себя: почтовый номер; адрес телефона и другие сведения по усмотрению номера (организации факсов, телексов, счетов в банке, электронной адрес почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, или составленного изданного организацией, должно быть уставом определено (положением об организации) и должно соответствовать документов видам, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 документа Датой является дата его подписания утверждения или, для протокола - дата заседания (решения принятия), для акта - дата события. изданные, Документы двумя или более организациями, иметь должны одну (единую) дату.

Дату оформляют документа арабскими цифрами в последовательности: день месяц, месяца, год. День месяца и месяц двумя оформляют парами арабских цифр, разделенными год; точкой - четырьмя арабскими цифрами.

Например, июня 5 дату 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

словесно Допускается-цифровой способ оформления даты, июня 05 например 2003 г. а также оформление даты в год: последовательности, месяц, день месяца, например: Регистрационный.06.05.

3.12 2003 номер документа состоит из его номера порядкового, который можно дополнять по усмотрению индексом организации дела по номенклатуре дел, информацией о исполнителях, корреспонденте и др.

Регистрационный номер документа, составленного двумя совместно и более организациями, состоит из регистрационных документа номеров каждой из этих организаций, проставляемых косую через черту в порядке указания авторов в Ссылка.

3.13 документе на регистрационный номер и дату документа себя в включает регистрационный номер и дату документа, на должен который быть дан ответ.

3.14 Место или составления издания документа указывают в том если, случае затруднено его определение по реквизитам "организации Наименование" и "Справочные данные об организации". Место или составления издания указывают с учетом принятого территориального-административно деления, оно включает в себя общепринятые только сокращения.

3.15. В качестве адресата могут организации быть, их структурные подразделения, должностные или лица физические. При адресовании документа должностному инициалы лицу указывают перед фамилией. Наименование структурного и ее организации подразделения указывают в именительном падеже. здесь (Например и далее примеры наименования организаций, их данные справочные и др. являются условными):

Допускается оформление отдельном на резолюции листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в краткое себя содержание документа. Заголовок должен согласован быть с наименованием вида документа.

Заголовок отвечать может на вопросы :

о чем (о ком). например:

создании о Приказ аттестационной комиссии;

чего (кого). Должностная:

например инструкция ведущего эксперта.

К тексту оформленных, документов на бланках формата А5, заголовок допускается не Отметку.

3.19 указывать о контроле за исполнением документа обозначают словом "К", буквой или штампом "Контроль".

3.20 Текст составляют документа на государственном языке Российской Федерации государственных на или языках субъектов Российской Федерации в законодательством с соответствии Российской Федерации и субъектов Российской Тексты.

Федерации документов оформляют в виде анкеты, связного, таблицы текста или в виде соединения структур этих.

При составлении текста в виде наименования анкеты признаков характеризуемого объекта должны выражены быть именем существительным в именительном падеже словосочетанием или с глаголом второго лица множественного настоящего числа или прошедшего времени ("имеете", "или" владеете "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные должны, словесно быть согласованы с наименованиями признаков.

строки и Графы таблицы должны иметь заголовки, именем выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки строк и граф должны быть согласованы с заголовками. таблицу Если печатают более чем на одной графы, странице таблицы должны быть пронумерованы и на страницах следующих должны быть напечатаны только этих номера граф.

Связный текст, как состоит, правило из двух частей. В первой части причины указывают, основания, цели составления документа, во заключительной (второй) - решения, выводы, просьбы, предложения, Текст. рекомендации может содержать одну заключительную например (часть, приказы - распорядительную часть без письма; констатирующей, заявления - просьбу без пояснения).

В документа тексте, подготовленного на основании документов других или организаций ранее изданных документов, указывают их наименование: реквизиты документа, наименование организации - автора дату, документа документа, регистрационный номер документа, тексту к заголовок.

Если текст содержит несколько выводов, решений и т.д. то его можно разбивать на разделы, пункты, подразделы, которые нумеруют арабскими цифрами.

В приказ (документах, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах началияедино, а также документах, адресованных руководству текст, организации излагают от первого лица единственного приказываю ("числа", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных текст органов излагают от третьего лица единственного постановляет ("числа", "решил").

В совместных документах текст первого от излагают лица множественного числа ("приказываем", "Текст").

решили протокола излагают от третьего лица числа множественного ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В устанавливающих, документах права и обязанности организаций, их структурных ленийподразде (положение, инструкция), а также содержащих оценку, описание фактов или выводы (акт, используют), справка форму изложения текста от третьего единственного лица или множественного числа ("отдел функции осуществляет", "в состав объединения входят", "комиссия письмах").

В установила используют следующие формы изложения:

- от лица первого множественного числа ("просим направить", "рассмотрение на направляем");

- от первого лица единственного числа ("необходимым считаю", "прошу выделить");

- от третьего лица числа единственного ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает Отметку").

3.21 возможным о наличии приложения, названного в тексте оформляют, письма следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

письмо Если имеет приложение, не названное в тексте, то его указывают наименование, число листов и число при; экземпляров наличии нескольких приложений их нумеруют, Приложение:

например: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 Правила.

2. экз подготовки и оформления документов Управления кредитования регионального на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то листов число не указывают.

Если к документу прилагают документ другой, также имеющий приложение, отметку о приложения наличии оформляют следующим образом:

Приложение: Росархива письмо от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, Если на 3 л.

всего приложение направляют не во все указанные в адреса документе, то отметку о его наличии оформляют образом следующим:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый приложении.

В адрес к распорядительному документу (постановления, приказы, правила, распоряжения, инструкции, положения, решения) на первом листе его в правом верхнем углу пишут "указанием " с Приложение наименования распорядительного документа, его регистрационного и даты номера, например:

Замечания излагают на листе отдельном, подписывают и прилагают к документу.

Для подлинник, документа которого остается в организации, визы нижней в проставляют части оборотной стороны последнего подлинника листа документа.

Для документа, подлинник отправляют которого из организации, визы проставляют в нижней лицевой части стороны копии отправляемого документа.

оформление Возможно виз документа на отдельном листе Допускается.

согласования, по усмотрению организации, полистное визирование его и документа приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подписи подлинность должностного лица на документах, удостоверяющих лиц права, фиксирующих факты, связанные с финансовыми также, а средствами на иных документах, предусматривающих заверение подписи подлинной.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 заверении При соответствия копии документа подлиннику реквизита ниже "Подпись" проставляют заверительную надпись: "должность"; Верно лица, заверившего копию; личную расшифровку; подпись подписи (инициалы, фамилию); дату например, заверения:

Допускается копию документа заверять определяемой, печатью по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе себя в включает инициалы и фамилию исполнителя документа и его номер телефона. Отметку об исполнителе располагают на или лицевой оборотной стороне последнего листа левом в документа нижнем углу, например:

3.28 924 об исполнении документа и направлении его в включает дело в себя следующие данные: ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего о его исполнении, при или отсутствии такого документа краткие исполнении об сведения; слова "В дело"; номер дела, в будет котором храниться документ.

Отметка об исполнении направлении и документа его в дело подписывается и датируется документа исполнителем или руководителем структурного подразделения, в исполнен котором документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в содержит организацию очередной порядковый номер и дату документа поступления (при необходимости - часы и минуты).

отметку Допускается о поступлении документа в организацию проставлять в штампа виде.

3.30 Идентификатором электронной копии документа отметка является (колонтитул), проставляемая в левом углу нижнем каждой страницы документа и содержащая файла наименование на машинном носителе, дату и другие данные поисковые, устанавливаемые в организации.

4.1 документов изготавливают на бланках.

Устанавливают два формата стандартных бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

лист Каждый документа, оформленный как на бланке, без и так него, должен иметь поля не левое:

4.2 Бланки следует документов изготавливать на белой бумаге или светлых бумаге тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в приложением с соответствии А. Ориентировочные границы зон расположения обозначены реквизитов пунктиром. Каждая зона определяется входящих совокупностью в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения устанавливают реквизитов два варианта бланков - угловой (продольный А.1) и рисунок (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают серединой над реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на реквизита уровне 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для пределах 11, 12, 13 в реквизитов границ зон расположения реквизитов одним размещают из способов:

- центрированным (начало и конец строки каждой реквизитов равно удалены от границ расположения зоны реквизитов);

- флаговым (каждая строка начинается реквизитов от левой границы зоны расположения Для).

4.6 реквизитов организации, ее структурного подразделения, должностного устанавливают лица следующие виды бланков документов:

- бланк конкретного документа вида.

4.7 Общий бланк используют для любых изготовления видов документов, кроме письма.

бланк Общий в зависимости от учредительных документов организации себя в включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в учредительных от зависимости документов организации включает в себя или 01 (02 реквизиты 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки верхних для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

конкретного Бланк вида документа, кроме письма, в учредительных от зависимости документов организации включает в себя или 01 (02 реквизиты 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки границ для зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для субъектов организаций Российской Федерации, имеющих наряду с языком государственным Российской Федерации государственный язык Российской субъекта Федерации, целесообразно использование продольного при; бланка этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух русском: языках (слева) и национальном (справа) на одном При.

4.9 уровне изготовлении документов на двух и более вторую страницах и последующие страницы нумеруют.

Номера проставляют страниц посередине верхнего поля листа.

справочное А (ПРИЛОЖЕНИЕ)

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы формате на зон А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное)

Рисунок Б.1 - Образец общего организации бланка

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка организации письма
Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка организации письма
Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка должностного письма лица

Рисунок Б.5 - Образец бланка вида конкретного документа организации

УДК 658.002:516:006.354 ОКС 01.140.30 ОКСТУ Т54 0006

Ключевые слова: организационно-документы распорядительные, состав реквизитов документов, документ, гербовый, бланк бланк, учет, регистрация, контроль, Оставьте

реквизит свой отзыв:

Требования к оформлению реквизитов документов, Требования к бланкам документов - Основы делопроизводства

01. Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Законом о гербе. В соответствии с Законом воспроизведение Государственного герба РФ на бланках документов допускается в трех вариантах:

• в многоцветном варианте – на бланках федеральных конституционных законов и федеральных законов; указов и распоряжений Президента РФ; постановлений Совета Федерации и Государственной Думы; постановлений и распоряжений Правительства РФ; решений Конституционного Суда, Верховного Суда и Высшего Арбитражного Суда РФ; а также на бланках Президента РФ; Совета Федерации и Государственной Думы, Правительства РФ; Конституционного Суда, Верховного Суда и Высшего Арбитражного Суда РФ;

• в одноцветном варианте – на бланках администрации Президента РФ; полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах; федеральных органов исполнительной власти; Генеральной прокуратуры РФ; Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; Счетной палаты РФ; Центральной избирательной комиссии РФ; Банка России;

• в одноцветном варианте без геральдического щита – на бланках Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; органов, организаций и учреждений при Президенте и Правительстве РФ; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за ее пределами.

Законом также установлено, что Государственный герб РФ помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственновластными полномочиями.

Изображение Государственного герба РФ располагается на верхнем поле бланка документа.

02. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

На бланках документов могут также воспроизводиться гербы территорий или населенных пунктов, утвержденные в установленном порядке. Место расположения гербов – верхнее поле документа.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках документов в соответствии с уставом (положением) организации.

Эмблема организации представляет собой условное графическое изображение, утвержденное в установленном порядке в соответствии с уставом (положением об организации). В качестве эмблемы организации могут выступать товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и др. Например:

При угловом расположении реквизитов эмблема помещается в левом верхнем углу листа, при продольном – в середине его верхнего поля.

При наличии изображения Государственного герба РФ или герба субъекта РФ на бланке организации эмблема не воспроизводится.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) в соответствии с Положением о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторов. Код организации оформляется в виде восьмизначной цифры в правой верхней части первого листа документа. Он может быть проставлен типографским способом на бланке документа организации.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплателыцика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляется по ОКУД, при составлении конкретного вида документа только на унифицированных документах, названия форм которых включены в ОКУД. Он воспроизводится в виде семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ) в правой верхней части документа. Например:

08. Наименование организации включает полное и сокращенное (при наличии) наименование автора документа.

Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.

Пол полным наименованием организации указывают сокращенное (а при его отсутствии – полное) наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих в качестве государственного языка наряду с русским государственный язык субъекта РФ, печатается на двух языках. При этом наименование организации на государственном языке субъекта РФ располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

Сокращенное наименование организации – автора документа, если оно закреплено в ее учредительных документах, помещают ниже полного или за ним. Например:

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ

Наименование на иностранном языке, если оно закреплено в учредительном документе, располагают ниже наименования на русском языке.

Если автором документа выступает филиал, территориальное отделение, представительство или структурное подразделение организации, то его наименование помещают ниже наименования организации.

Сведения о конкретном авторе документа обязательны на внутренних документах организации.

09. Справочные данные об организации могут включать в себя по усмотрению организации: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты и другие данные. Этот реквизит указывается только в письмах. Его располагают в верхнем левом углу под реквизитом "Наименование организации" или на нижнем поле углового бланка документа. Например:

Профсоюзная у л. д. 82,

E-mail, Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script

На бланках для писем и факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью компьютерной техники.

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, является одним из важнейших реквизитов документа. Оно регламентируется уставом или положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Этот реквизит указывает на назначение документа, определяет состав его реквизитов и структуру текста.

Наименование вида документа печатается прописными буквами, например: Приказ, Распоряжение. Его располагают в заголовочной части документа ниже реквизита "Наименование организации".

11. Дата документа – один из основных реквизитов документа. Его отсутствие лишает документ юридической силы.

Датой документа считается: дата его подписания (для приказов, факсов, писем, справок); утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций) или дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов). Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Все даты в документе (в его заголовочной части, в тексте, в реквизитах "Резолюция", "Визы", "Гриф утверждения" и др.) оформляются цифровым способом арабскими цифрами в определенной последовательности: день месяца (2 знака), месяц (2 знака), год (4 знака). Например, дату 5 декабря 2014 г. следует оформлять:

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты без кавычек. Например: 5 декабря 2014 г., а также оформление даты в принятой во многих странах последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2014.12.05.

Дата документа проставляется в его верхней заголовочной части ниже реквизита "Наименование вида документа".

12. Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой документа. Он представляет собой условное обозначение документа, введенного в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) эго обычно порядковый номер документа с начала календарного года. Для исходящих документов регистрационный номер может складываться из нескольких составляющих: индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел, где будет храниться копия документа, и порядковый номер документа. Например: 02-12/11, где 02 – индекс структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре, 11 – порядковый номер отправленного документа.

На документах, авторами которых являются несколько организаций, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрационный номер документа помещается справа от реквизита "Дата документа".

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

проставляется только на ответных письмах на инициативный документ. Реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Например: на № 02-15/36 от 05.07.2014. Эта ссылка помогает организации, получившей ответ, быстро найти копию инициативного письма.

Реквизит размещается под реквизитами "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".

14. Место составления или издания документа целесообразно указывать на всех документах, но обязательным этот реквизит является в тех случаях, когда определение места составления или издания документа затруднено по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.

Если местом составления или издания документа является Москва или другой город, название которого оканчивается на "град", "город" или "бург" (например, Зеленоград, Ужгород, Екатеринбург), перед названием города не следует писать сокращение "г.".

15. Реквизит "Адресат" используется при составлении исходящих документов и служит средством контроля за правильностью указания адресата на упаковке.

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные лица или физические лица.

Состав этого реквизита может включать:

• наименование организации, учреждения (в именительном падеже), например: Министерство культуры Российской Федерации или Минкультуры России;

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже), например:

• указание должности лица, которому адресован документ, инициалов и фамилии должностного лица (в дательном падеже), например:

Главному редактору Издательского дома

Н. В. Светлановой

На документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, адрес не проставляется.

При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (в правом верхнем углу), а при отправлении документа за рубеж – Международными почтовыми правилами (в левом верхнем углу). Например:

Российская академия народного хозяйства и государственной службы

при Президенте Российской Федерации Проспект Вернадского, д. 82,

American National Standards Institute

11 West 42 nd Street

NEW YORK, N.Y.10036

На документах, направленных физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

ул. Гиляровского, д. 5, кв. 70,

Если документ направляют в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно. Например:

Допускается в реквизите "Адресат" центрировать его элементы относительно самой длинной строки.

16. Гриф утверждения документа придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер.

При утверждении документа должностным лицом этот реквизит должен состоять из слова "Утверждаю" (прописными буквами и без кавычек), наименования должности утверждающего документ лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например:

Если документ утверждается несколькими должностными лицами, реквизиты располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом или протоколом данный реквизит состоит из слова Утвержден (Утверждена, утверждены, утверждено) без кавычек, согласованного в роде и числе с наименованием вида документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

приказом Министерства образования и науки Российской Федерации

от 08.02.2014 № 536

Реквизит "Гриф утверждения" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Допускается в реквизите центрировать его элементы относительно самой длинной строки.

17. Резолюция пишется от руки соответствующим должностным лицом и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например:

Светлановой А. М.

Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой "Олимп" к 05.03.2014

Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Резолюция может оформляться и на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция.

18. Заголовок к тексту обязателен для всех документов, за исключением кратких (сопроводительных) писем, выполненных на бумаге формата А5. В заголовке должно отражаться краткое содержание текста документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа, отвечая на вопросы: о чем? (о ком?) или чего? (кого?).

Об укреплении исполнительской дисциплины и аппарате Министерства

Должностная инструкция секретаря-референта

Заголовок к тексту располагается ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа". На типографских бланках для этого реквизита устанавливаются ограничительные знаки.

19. Отметка о контроле оформляется буквой "К", словом "Контроль", которые проставляются цветным карандашом, фломастером или специальным штампом Контроль. Реквизит располагается на левом поле документа на уровне его заголовка.

20. Текст документа в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках составляется на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связный текст состоит, как правило, из двух частей: в первой указывают причины, основания, цели документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании ранее изданных документов или документов других организаций, указывают их реквизиты в последовательности: наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа: "приказываю", "предлагаю", "прошу".

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: "постановляет ", "решил".

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "решили".

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: "слушали", "выступили","постановили","решили".

В организационных документах, устанавливающих права и обязанности организации, ее структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справка, акт), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: "отдел осуществляет функции", "комиссия постановила", "в состав объединения входят".

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица единственного числа: "направляю", "считаю необходимым", "прошу меня освободить";

• от первого лица множественного числа: "просим направить", "направляем на рассмотрение";

• от третьего лица единственного числа: "Министерство не возражает", "Академия считает возможным".

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени: имеете, владеете, были, находились и т.д. Выраженные словесно характеристики должны быть согласованы с наименованиями признаков.

В тексте, оформленном в виде таблицы, графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Графы таблицы, располагаемой на двух и более страницах, должны быть пронумерованы; на каждой странице, начиная со второй, печатают только номера этих граф.

21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 6 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

1. Проект постановления Правительства Российской Федерации "О передаче. " на 3 л. в 1 экз.

2. Заключение на поручение Правительства Российской Федерации от 24.06.2014 №. на 2 л. в 1 экз.

Нельзя в одном пункте приложения объединять разные документы, например:

Приложение: письма Васильковой С. В. от 10.01.2014 № 27650 и Степановой 3. П. от 05.01.2014 № 27678, всего на 6 л. в 1 экз.

Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу (постановление, приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение, решение) в правом углу его первого листа помещается слово "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к распоряжению Минэкономразвития России от 30.05.2014 № 156-р

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Минсвязи России от 05.07.2014 № 03-12/94 и приложение к нему. всего на 20 л.

Если приложение отправляется не во все адреса, указанные в документе, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если к сопроводительному письму прилагается большое количество приложений, в самом письме их не перечисляют, а составляют на отдельном листе в произвольной форме опись приложений.

Опись подписывается составителем и датируется, а в сопроводительном письме делается отметка:

Приложение: по описи.

Во всех случаях слово "Приложение" всегда пишется в единственном числе.

22. Подпись – обязательный реквизит любого документа. Она проставляется на документе лицом, которое несет ответственность за содержание этого документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в той последовательности, которая соответствует занимаемой должности, например:

Если документ подписывают несколько должностных лиц равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Документы коллегиальных органов и комиссий также подписываются несколькими лицами (в первом случае – председателем и секретарем, во втором – всеми членами комиссии с указанием распределения между ними обязанностей). При этом фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Принципы, виды и порядок использования электронной цифровой подписи утверждены Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Закон об электронной подписи).

Если документ подписывает исполняющий обязанности должностного лица, указанного в реквизите "Подпись", не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием указанной должности.

23. Грифом согласования документа оформляется внешнее согласование с конкретным должностным лицом или с коллегиальным органом. Он выражает согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Реквизит состоит из слова Согласовано, наименования должности лица (в именительном падеже), с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки (в последовательности: инициалы и фамилия) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др„ гриф согласования оформляется следующим образом:

Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись".

Грифы согласования двух равнозначных организаций располагают на одном уровне.

Если содержание письма затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, составляется отдельный лист согласования, о чем делается отметка на месте грифа согласования: "Лист согласования прилагается".

При этом согласование следует осуществлять в следующей очередности:

1) с организациями, интересы которых затрагиваются в документе;

2) с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

3) с общественными организациями (при необходимости);

4) с органами, осуществляющими государственный контроль в данной области;

5) с вышестоящими или межотраслевыми органами, если законодательством предусмотрено получение разрешения этих органов.

Датой документа, согласованного с несколькими организациями, является дата последнего согласования.

24. Виза согласования документа предполагает внутреннее согласование документа, она выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Реквизит включает в себя наименование должности визирующего, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:

Виза согласования может включать указание на ознакомление работника с документом, на документ, подтверждающий согласование, или на решение профсоюзного органа (при наличии). Например:

Визы согласования документа, подлинник которого остается в организации, проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Замечания визирующего или дополнения к документу оформляются на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Внутреннее согласование (визирование) рекомендуется осуществлять в следующей последовательности:

1) составитель документа;

2) руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;

3) заинтересованные должностные лица других структурных подразделений организации;

4) общественные организации (при необходимости);

5) руководитель финансовой или бухгалтерской службы (на документах, содержащих финансовые вопросы);

6) заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности или данное структурное подразделение;

7) руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит "Виза" используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом, подтверждая факт доведения до сведения работника содержания документа. В этом случае реквизит "Виза" включает следующие элементы:

• слова "С приказом (постановлением и т.д.) ознакомлен";

• личная подпись работника;

Виза ознакомления располагается ниже реквизита "Подпись".

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на наиболее важных документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Применять гербовую печать с воспроизведением Государственного герба РФ имеют право организации, определенные в Законе о гербе: федеральные органы государственной власти, иные государственные органы, организации и учреждения, а также органы, организации и учреждения независимо от форм собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями.

Нормативные документы обычно не оговаривают место расположения реквизита "Печать".

26. Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику ставится для придания данной копии юридической силы. Она состоит из заверительной надписи "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты заверения. Данный реквизит располагается ниже реквизита "Подпись". Например:

Необходимо указывать дату, на которую заверение действительно, или срок, в течение которого данная копия действительна. Дата проставляется собственноручно. Если копия представляется в другие организации, обязательно проставление печати организации, выдавшей копию документа.

Копия исходящего документа, остающаяся в организации, может быть заверена в упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения.

27. Отметка об исполнителе проставляется для оперативной связи, разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Она включает в себя инициалы (или имя и отчество), фамилию исполнителя и номер его телефона. Реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Степанов С. И. (или полностью имя и отчество)

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для хранения и использования в справочных целях. Реквизит включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться данный документ, подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором был исполнен документ, и дату проставления отметки.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу первого листа документа, например:

В дело 05-30 за 2013 год

29. Отметка о поступлении документа в организацию включает в себя очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости также часы и минуты).

Допускается проставление отметки о поступлении документа в организацию в виде штампа.

30. Идентификатор электронной копии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые организацией.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003 все документы изготавливают на бланках. Установлены два стандартных формата бланков документов: А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм).

• Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов и оформляют в соответствии со схемой расположения реквизитов документа, установленной ГОСТ Р 6.30–2003.

В зависимости от расположения реквизитов используют два варианта бланков – угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения или должностного лица установлены три вида бланков:

• бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для изготовления любых видов организационно-распорядительной документации, кроме писем. В зависимости от учредительных документов организации он включает в себя следующие реквизиты:

• Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, эмблема или товарный знак);

• наименование организации – автора документа;

• место составления или издания документа;

• отметки для проставления даты и номера документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов

организации включает в себя следующие реквизиты:

• Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, эмблема или товарный знак);

• справочные данные об организации;

• отметки для проставления даты и номера документа, и также регистрационного номера и даты документа, на который дается ответ.

Образец углового бланка письма организации

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

• Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, эмблема или товарный знак);

• наименование вида документа;

• место составления или издания документа;

• отметка для проставления даты и номера документа.

Образец бланка конкретного вида документа

Для организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ государственный язык субъекта РФ, целесообразно использование продольного бланка. При этом реквизиты "Наименование организации", "Справочные данные об организации", "Место составления или издания документа" печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Номера страниц документа проставляют посередине его верхнего поля.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter